Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Email

Як писати електронні листи, які люди прочитають і на які відгукнуться

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called Writing Effective Business Emails.
How to Write Clear and Professional Emails
Are You Making These Email Blunders?

Ukrainian (українська мова) translation by Dmitriy Sirosh (you can also view the original English article)

Ви використовуєте електронну пошту для роботи, вірно? Тоді, можливо, ви відправляєте та отримуєте понад 100 електронних листів у день. Це середня цифра для тих, хто використовує електронну пошту для роботи. Ви також, ймовірно, проводите чверть робочого часу - дві години на день - читаючи та пишучи електронні листи.

Іншими словами, більшість з нас потопає в електронних листах, але на них по-справжньому не вистачає часу.  Статистика електронної пошти співробітників, яку я згадав вище, означає, що ми, в середньому, приділяємо кожному отриманому електронному листу всього лише трохи більше ніж хвилину нашої уваги.

Подумайте про відправлені вами електронні листи. Ви коли-небудь думали «я, напевно, приділив йому лише одну хвилину своєї уваги»? Це твереза думка. Але якщо ви будете це розуміти, це поліпшить ваші уміння писати електронні листи.

Нам потрібно, щоб наші електронні листи помітили. Електронна пошта - це те, як ми досягаємо результатів. Якщо наші клієнти, колеги чи старші не звертають уваги на наші листи або нічого після них не роблять, наша робота зупиняється.

Для тих з нас, хто використовує електронну пошту в роботі, висновок очевидний: при написанні листів нам потрібно подбати про те, щоб вони виділялись на фоні інших. Нам всім потрібно писати листи, які відкриють, прочитають і на які відреагують дією.

На щастя, це простіше, ніж може здаватися. Все, що потрібно, - кілька нехитрих стратегій, які під силу кожному, і бажання застосовувати їх на практиці. Якщо ви ще їх не використовуєте, ви здивуєтеся тим змінам, які відбудуться у вашій роботі.

Нам всім потрібно розуміти, як писати ефективні електронні листи. Отже, давайте подивимося, як це зробити. Але спочатку…

Крок 1: Подумайте про одержувача

Сьогодні багато хто з нас працює в міжнародних компаніях з людьми, яких ми ніколи не зустрічали особисто. Цей інтернаціональний підхід приносить безліч переваг. Але оскільки ми не зустрічаємо людей, з якими працюємо, ми можемо забути, що наші колеги - реальні люди, такі ж, як і ми. У них, як і в інших, є надії, мрії та свої труднощі.

Якщо ви будете пам'ятати, що на тому боці кожного електронного листа - реальна людина, це допоможе вам поліпшити якість своїх листів. Особливо якщо ви можете навчитися дивитись на речі очима одержувача.

Всі люди відрізняються один від одного, тому погляд на речі з боку одержувача буде залежати від того, кому ви пишете лист. Разом з тим, деякі речі відносяться до більшості людей:

  • Люди зайняті, і вони отримують безліч електронних листів в день (близько 100 листів щодня, і більше, якщо вони займають керівну посаду).
  • Вони хочуть подобатися і робити гарне враження.
  • У них є турботи та речі, які важливі для них.

Майте це на увазі під час роботи над наступними пунктами, тому що ми розберемо кожен з них.

Крок 2: Зробіть так, щоб ваші електронні листи відкривали

Перш ніж хтось прийме якесь рішення отримавши вашого листа, спершу людина повинна його відкрити. У чому тут суть?

Коли ваш електронний лист з'являється в папці «Вхідні», все, що люди бачать - це ваше ім'я та назву листа.

Якщо ви - авторитетна, шанована людина, і той, кому ви відправляєте листа, відноситься до вас з повагою (за своїм власним бажанням або за робочих обов'язків), він відкриє ваш лист тільки тому, що він прийшов від вас. Навіть якщо це так, покладатися при відправленні листів лише на один авторитет - не така гарна довгострокова стратегія. В мережевому суспільстві авторитаризм - застарілий погляд на світ.

Ви не можете покладатися тільки на своє ім'я, для того щоб ваші листи відкривали. У нас залишається поле назви листа. Для більшості з нас це єдина можливість привернути увагу і зацікавити одержувача, щоб він відкрив лист.

Заголовок електронного листа надзвичайно важливий для email-маркетологів. Вони заробляють, коли їхні листи відкриваються. Вони присвячують своє життя вивченню того, що потрібно й не потрібно писати в поле тема (subject) електронного листа. Цілі книги були написані на цю тематику.

Так яка порада номер один від email-маркетологів щодо заголовка листа? Він повинен бути доречним.

Як пише Олі Гарднер в книзі «Як написати ідеальний заголовок для електронного листа», коли ви вибираєте заголовок листа, ви повинні бути «максимально конкретні» та «переконатися, що він доречний».

Якщо заголовок листа актуальний і доречний для одержувача, він його відкриє. Іншими словами, доречний заголовок повинен відповідати інтересам одержувача та бути важливим для нього. Щоб йому було цікаво дізнатися більше.

Для email-маркетологів досить складно придумати доречну й лаконічну назву листа, тому що вони відправляють листи десяткам тисяч підписників.

Вам написати доречну назву листа буде простіше, тому що ви відправляєте його одній людині. Наприклад, ваш заголовок може стосуватися:

  • Проекту (або частини проекту), над яким ви спільно працюєте.
  • Спільного знайомого.
  • Єдиного робочого місця.

Крім доречності назви листи, потрібно мати на увазі, що одержувачі ваших листів - зайняті люди, і їм подобається, коли їх цінують.

Тому якщо ви задаєте в листі швидке питання (і, по можливості, так і повинно бути - ми підійдемо до цього), то так і вкажіть в темі листа. Наприклад:

  • "Невелике запитання по [проекту]"
  • "Потрібна відповідь так чи ні по [проекту]"
  • "[Проект]: Потрібна відповідь одним реченням"

Це дасть зрозуміти одержувачу, що відповідь на ваш лист займе у нього кілька секунд, тому, найімовірніше, воно буде серед перших листів, які він відкриє та на яке дасть відповідь.

Нарешті, якщо людина, якій ви пишете, допомогла вам, напишіть їй вдячність. У відповідних обставинах "Дякую" - це відмінна назва листа.

Ви повинні казати «дякую», тільки якщо ви по-справжньому маєте це на увазі. І ви спокійно можете залишити невеликий запит разом із запискою з вдячністю.

Крок 3: Наповніть свої листи добрими почуттями

Якщо ваші електронні листи залишають у людей приємне відчуття, то, найімовірніше, ви отримаєте на них живі та доброзичливі відповіді.

Як можна наповнити електронні листи добрими почуттями?

  • Почніть лист з імені одержувача. Це особливо важливо, коли ви пишете комусь в перший раз. Це необов'язково, коли ви ведете швидке листування з колегою (в будь-якому випадку, ваші листи відкривають і на них відповідають), але все одно було б непогано звернутися до них на ім'я в іншому місці листа. Як писав Дейл Карнегі, автор книги «Як завойовувати друзів і впливати на людей», «Ім'я людини - це найсолодший і найважливіший звук для нього будь-якою мовою».
  • Слідкуйте за своєю мовою. Етикет покликаний зробити так, щоб людина відчувала себе добре під час розмови з вами. Тому обов'язково дотримуйтесь мережевого етикету при написанні електронних листів. Написання електронного листа за стандартним шаблоном, наприклад, який ми пропонуємо в цій статті, допоможе вам стежити за своїми манерами.
  • При необхідності, скажіть "дякую". Я знаю, що вже згадував про це в Кроці 2, але це складно переоцінити. Якщо хтось вам допоміг, залиште йому або їй записку з подякою. Навіть якщо це була їхня робота, буде правильно подякувати цій людині. Пам'ятати про те, що сказати «дякую», - це довгострокове вкладення. Чим більше ви дякуєте людям за їхню допомогу, тим більше вони захочуть допомагати вам в майбутньому. Або словами Дейла Карнегі: «Якщо хочеш зібрати мед, не перекидай вулик».
  • Не соромтеся робити компліменти. Якщо ви будете щедрі на вдячність іншим за їх роботу, вони будуть з радістю відкривати ваші електронні листи.

Крок 4: Нехай ваші електронні листи будуть короткими

Гарна назва листа допомагає зробити так, щоб його відкрили. Але як зробити так, щоб його прочитали та на нього швидко відповіли?

Ось відповідь з 5 слів: Ваші листи повинні бути короткими.

Короткі листи не тільки швидше читати. Це очевидно. Короткі листи з більшою ймовірністю прочитають відразу. Як пояснює Тіна Су в блозі «Думайте простіше сьогодні»:

Коли ми відкриваємо дуже довгий лист, перша реакція - закрити його або повернутися до нього, коли у нас буде більше часу.

Іншими словами, довгий лист посилає миттєвий сигнал мозку одержувача: повернися до нього пізніше. Короткі листи посилають протилежний сигнал. Знову пояснює Тіна Су:

Це швидше приверне увагу або ми швидше відповімо на лист, який займе найменше часу на відповідь та обробку. Це означає, що цей лист потребуватиме якнайменше роботи думки.

Разом з цим, стислість - ще не все. Ваша мета - максимально спростити для одержувача можливість відповісти вам. Іноді це може означати, що ви повинні надати докладну інформацію або позначити можливі варіанти, щоб одержувач міг прийняти негайне рішення. Якщо через це у вас виходить довгий лист, ясно позначте в першому абзаці те, що ви зробили. Напишіть щось на кшталт:

  • "Я висловив все, що вам необхідно знати, щоб ви могли дати мені відповідь «так» або «ні»"

Наш шаблон електронного листа допоможе вам зробити свої листи якомога коротшими.

Ви також повинні поставити собі таке питання:

Крок 5: Яка мета цього електронного листа?

До того як ви напишете перше слово, вам потрібно розуміти, якого результату ви очікуєте від одержувача. Коли ви знаєте, навіщо вам потрібен цей лист, його буде набагато простіше написати.

Коли вам складно написати листа, або коли він виходить нескладним, це зазвичай означає, що, насправді, ви не знаєте, чого хочете від одержувача. Тому ясно уявіть собі, що вам потрібно, перш ніж почнете писати.

У кожного електронного листа повинна бути одна й та сама мета. Він повинен вимагати від одержувача однієї-єдиної дії. Якщо лист потребує більше дій, його слід розбити на кілька окремих листів.

Чому так? Тому що якщо ви запитуєте кілька дій в електронному листі, і одна з цих дій затримується, це затримує відповідь. Це також знижує підзвітність. З іншого боку, запит на одну дію електронною поштою означає, що дії, які можуть бути зроблені, будуть зроблені.

Лео Бебота говорить так:

Багато разів було так, що я читав листа, бачив, що від мене потрібно, йшов та робив це... а потім бачив, що від мене потрібно ще три речі, щоб відповісти на цей лист. Я відповідав на першу частину листа і не відповідав на інше, просто тому, що у мене не було часу.

Якщо ви пишете і просите відразу про кілька речей, швидше за все, відбудеться одне з двох: 1) або ваш лист не прочитають і нічого не зроблять; 2) або якщо на нього і дадуть відповідь, то зроблять щось одне.

Замість цього дотримуйтесь теми листа та робіть один запит. Коли вам дадуть відповідь, можна відправити ще одне, тільки, по можливості, не перевантажуйте одержувача листами.

Крок 6: Додайте заклик до дії

Ви пишете комусь, тому що ця людина повинна зробити щось конкретне. Не соромтесь просити його про це, і не думайте, що він сам зрозуміє, що саме вам потрібно і коли.

Якщо вам потрібно, щоб одержувач щось зробив, чітко опишіть, що вам потрібно.

В ефективному заклику до дії є п'ять складових:

  • Дія. Що необхідно зробити?
  • Дійова особа. Хто повинен це зробити? Ясно скажіть одержувачу, якщо ви хочете, щоб це зробив він.
  • Підзвітність. Що йому потрібно зробити після закінчення? Кому потрібно сказати, що він все виконав?
  • Терміни. До якого терміну це потрібно зробити?
  • Невеликий бонус. Який зиск в цьому для одержувача? Навіть якщо він отримає лише вашу подяку, дайте йому знати, що подякуєте йому.

Як переконатися, що ваші електронні листи закликають до дії?

Які стратегії ви використовуєте, щоб ваші листи відкривали та потім діяли? Є стратегії, які здаються вам особливо дієвими? Дайте нам знати в коментарях нижче.

Джерела

Зображення: електронного листа - Simple Icons з Noun Project.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.