Контакти в Outlook: наводимо порядок

() translation by (you can also view the original English article)

Бізнес тримається на зв'язках. Втрачена контактна інформація означає упущену угоду. У вас не буде клієнтів, якщо ви не знаєте, як до них дістатися. У Microsoft Outlook список контактів розміщується якомога ближче до електронної пошти.

Якщо ви знаєте, як поводитися зі списком контактів MS Outlook, ви зможете багато. Можна обмінюватися ними з іншими користувачами електронної пошти, відправляти групові повідомлення. Користуйтеся можливостями Outlook для організації своєї роботи.

У цьому уроці ви дізнаєтеся, як додати контакти в Outlook і як створити контактну групу в Outlook. Розглянемо корисні функції, такі, як створення групи контактів в Outlook. Давайте почнемо.

Важливість ваших контактів з Microsoft Outlook

Контакти в MS Outlook бувають приватні і ділові. Для постійного зв'язку Outlook дозволяє зберігати адреси прямо всередині вашої електронної пошти.

Кожен запис в адресній книзі електронної пошти є контактом. Бізнесмену і кожному, хто користується email, зручніше мати адресні книги в Інтернеті. Тоді ви їх точно не втратите.

Для пошуку в Outlook клацніть значок Address Book (у вигляді розкритої книги) праворуч від вкладки Home. У діалоговому вікні Address Book: Contacts з'явиться основна інформація про контакт:

Address Book Contacts dialog box Інформація про контакт у вікні **Address Book: Contacts**.

Ваша адресна книга за замовчуванням - Contacts - [Your Email Address], але можна створювати і додаткові адресні книги.

Щоб знайти більш детальну інформацію про контакт, двічі клацніть його ім'я, щоб відкрити контактну картку:

A contact card in the MS Outlook address book — Детальна інформація в картці контакту MS Outlook.

Як бачите, картка містить не тільки адресу електронної пошти вашого контакту. Крім можливості зберігати до трьох адрес, є поля для введення такої інформації:

Місце роботи
Адреса веб-сторінок
IM адреси
Телефонні номери (робочий, домашній, факс, мобільний та інші)
Адреси (до трьох фізичних адрес на контакт)

Можна прикріпити зображення до картки контакту, якщо у вас воно є. Крім того, є поле Notes для додаткової інформації.

Адресна книга Outlook дозволяє не тільки зберігати і знаходити контактну інформацію, але використовувати її для відправки колективних листів за допомогою контактних груп. Детальніше про Microsoft Outlook читайте в посібниках:

Корисні поради для роботи з Email

Перш ніж ми поговоримо про роботу в MS Outlook, не забудьте підписатися на розсилку Tuts + Business і отримати нашу безкоштовну eBook: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. У книзі описані принципи організації вхідних повідомлень і дані підказки по управлінню ними.

Тепер перейдемо до створення контактів і контактних груп в MS Outlook:

1. Занесення нового контакту в MS Outlook

Усвідомлюючи важливість адресної книги Outlook, ви готові організувати свій список контактів. Існують два основні методи додавання контактів в Outlook:

з адресної книги
з електронної пошти

Розберемо кожен з них.

Крок 1. Як додати контакти в Outlook з адресної книги

Цей метод зручний, якщо ви хочете додати до своїх контактів в MS Outlook візитні картки. Мати акуратно організовану інформацію про контакти в поштовій скриньці набагато зручніше, ніж зберігати стопки карток, які можуть бути випадково втрачені.

Для початку відкрийте адресну книгу в MS Outlook і клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці. З'явиться спливаюче меню:

Address book pop-up menu — Натисніть **New Entry** для додавання нового контакту в свою адресну книгу.

Вибір опції New Entry. Діалогове вікно New Entry:

Outlook New Entry dialog box — Додавання контакту або нову контактну групу з діалогового вікна **New Entry**.

Виберіть параметр New Contact і натисніть OK. Ви побачите порожню картку Contact Card:

Заповніть усі поля контакту відповідною інформацією.

Натиснувши на стрілці праворуч, ви можете дописати інформацію. У наведеному нижче прикладі є три типи адрес, які ви можете додати до контактної картки:

A closer look at the Address field on a contact card — Ви можете зберігати кілька адрес для кожного контакту.

Заповнивши поля, виберіть Save & New збережіть контакт і продовжуйте заповнення адресної книги. Або, вибравши Save & Delete, поверніться в Address Book: Contacts.

Крок 2. Як додати контакти в Outlook з Email

Отримавши листа від нового контакту, інформацію про нього легко зберегти в адресній книзі MS Outlook. Почніть з повідомлення, яке містить контактну інформацію:

Saving a contact from an email — Ви можете зберегти контактну інформацію з листів, отриманих в Outlook.

Після клацання правою кнопкою миші на адресу відправника, з'являється спливаюче меню:

Adding a contact to MS Outlook — Командою **Add to Outlook Contacts** додається новий контакт з електронної пошти.

Виберіть Add to Outlook Contacts. Відкривається контактна карта з уже заповненою ім'ям відправника і адресою. Якщо у вас є додаткова інформація про цей контакт, додайте її в картку.

Заповнивши, натисніть Save & Close або Save & New, щоб зберегти контакт в адресній книзі.

Крок 3. Як додати зображення

Якщо хочете, ви можете додати зображення або логотип. Відкрийте контактну картку людини, чиє зображення ви хочете додати. Натисніть значок Add Contact Picture одразу після назви користувача. Відкриється вікно браузера:

Browser window for adding image to Outlook contact — Можна додати зображення в MS Outlook.

Перейдіть до файлу із зображенням, яке ви хочете додати. Вкажіть на нього і натисніть OK. Тепер вибране зображення з'явиться на картці контакту:

MS Outlook contact card with image — Ви можете додати фотографію або малюнок в контактну картку MS Outlook.

Крок 4. Як видалити контакт

Іноді потрібно видалити контакт. Або інформація застаріла, або вам більше не знадобиться.

На щастя, в Outlook це робиться легко. Відкрийте вікно Address Book: Contacts. Виберіть ім'я контакту, який ви хочете видалити. Потім правою кнопкою миші в будь-якому місці. З'явиться спливаюче меню:

Address book with pop-up menu — Виберіть ім'я контакту в адресній книзі і натисніть **Delete**.

Виберіть Delete. Система запросить підтвердження:

Contact deletion prompt — Натисніть кнопку **Yes**, щоб видалити вибране контакт.

Після натискання Yes контакт буде вилучено з адресної книги MS Outlook.

3. Створення групи контактів

Якщо вам потрібно відправити повідомлення декільком людям, контактна група заощадить час для відправлення листа всім членам вашої групи. Використовуючи контактну групу, ви можете бути впевнені, що всі отримали одну і ту ж інформацію. Виключається ризик забути відправити електронний лист, якщо відправляти його кожному окремо.

(Примітка: Ця опція відома як the Distribution List в ранніх версіях Outlook.)

Розглянемо цю можливість уважніше.

Крок 1. Як створити групу контактів в Outlook

Відкрийте вікно People. Натисніть на три точки в нижньому лівому кутку MS Outlook. З'явиться спливаюче меню Navigation Options:

Navigation Options pop-up menu — Вибір опції **People** в меню **Navigation**.

У спливаючому меню виберіть People. Вікно People містить весь список ваших контактів:

People window in Outlook — Ви побачите повний список контактів Outlook у вікні **People**.

Натисніть New Contact Group в Ribbon. З'явиться порожнє вікно Contact Group:

Empty Contact Group window — Вікно Contact Group для створення групи контактів.

Введіть в поле Name ім'я для групи, яку ви хочете створити. Тепер, коли ви створили нову групу контактів, можна почати додавати адреси.

Крок 2. Як додати адреси в контактну групу Outlook

У відкритому вікні Contact Group натисніть значок Add Member на стрічці. З'явиться спливаюче меню:

Adding a member to an Outlook Contact Group Вибір учасників групи Outlook з контактів Outlook, адресної книги або електронної пошти.

Є можливість вибору адрес з існуючих контактів Outlook, з адресної книги або електронної пошти.

При натисканні From Outlook Contacts або From Address Book, відобразиться вікно Select Members: Contacts. Ви можете вибрати ім'я контакту.

Для прикладу візьмемо варіант New E-mail Contact. Замість повної картки контакту з'являється діалогове вікно Add New Member:

Add New Member dialog box — Вікно Add New Member для додавання контакту до групи Outlook.

Введіть ім'я та адреса контакту, який ви хочете додати до групи. Зверніть увагу, що за замовчуванням стоїть прапорець Add to Contacts. Якщо його прибрати, контакт буде додано до вашу нову групу контактів, але не в адресну книгу. Це може стати в нагоді, якщо вам потрібна зв'язок з цією людиною тільки в складі групи.

Після введення інформації натисніть OK. Контакт в групу доданий. Доповнюйте в групу стільки контактів, скільки знадобиться.

Після закінчення роботи натисніть значок Save & Close в верхньому лівому кутку вікна Contact Group.

Крок 3. Як використовувати контактну групу

Для відправки повідомлення членам вашої контактної групи введіть її ім'я в поле To. Натисніть кнопку Send. Повідомлення буде відправлено всім, хто вказаний в списку:

Type the contact group name into the To field — Вкажіть ім'я контактної групи в поле To нового повідомлення, щоб відправити його всім її членам.

Крок 4. Як перейменувати групу

Ім'я групи контактів можна змінити. Наприклад, після завершення одного проекту і переходу до іншого, ви можете перейменувати свою групу контактів.

Для цього відкрийте меню, що випадає вікно Navigation і виберіть People:

People option on the Navigation pop-up menu — Опція **People** в меню **Navigation** для доступу до вікна **Contacts**.

З'явиться вікно Contacts:

The Contacts window in Outlook — Ім'я групи контактів у верхній частині вікна **Contacts**.

Ім'я групи відображається у верхній частині списку контактів (поруч з позначкою людей). Натисніть туди, щоб вибрати. Двічі клацніть мишею на групі контактів і відкрийте вікно Contact Group:

Renaming a contact group — Ви можете перейменувати існуючу групу контактів.

Запишіть нове ім'я в поле Name. Закінчивши, клікніть по іконці Update Now. Для збереження змін і виходу, натисніть Save & Close.

Крок 5. Як поміняти адреси в контактній групі MS Outlook

Списки адрес часто вимагають змін. Електронна пошта Outlook допоможе вам йти в ногу з часом.

Склад учасників контактної групи змінюється в вікні Contact Group. Ви можете вказати нові адреси або видалити непотрібні. Відкрийте Contact Group window:

Open Contact Group window — Зміна адрес в групі контактів

Почнемо з додавання нового учасника. Двічі клацніть значок Add Members в стрічці. Можна додати учасника зі списку контактів Outlook, адресної книги або ввести новий контакт електронної пошти. Після закінчення натисніть на значок Update Now в стрічці.

Щоб видалити учасника з групи контактів, клацніть його ім'я. Потім натисніть значок Remove Member в стрічці. Інформація учасника видаляється з контактної групи. (Однак, не зі списку контактів електронної пошти Outlook.)

Після внесення змін і виходу з вікна натисніть значок Save & Close зліва в стрічці.

Крок 6. Як видалити контактну групу

Час від часу потрібно повністю видалити контактну групу. Можливо, вам більше не потрібно зв'язуватися з її членами.

Щоб видалити групу з електронної пошти MS Outlook відкрийте вікно Contacts. Імена груп відображаються у верхній частині списку.

Клацніть на ім'я групи, яку ви хочете видалити. Натисніть значок Delete (виглядає як X) в стрічці. Ваша контактна група видалена.

4. Поділитися контактною інформацією та контактними групами

В Outlook можна заощадити час, коли потрібно поділитися контактною інформацією з іншими користувачами MS Outlook, через Microsoft OneNote. В Outlook ви можете обмінюватися контактами в OneNote з іншими користувачами Outlook.

OneNote - додаток для заміток в складі Microsoft Office. Щоб дізнатися більше про OneNote, перегляньте цей підручник:

Office

Getting Started with Microsoft OneNote

Matthew Guay

Крок 1. Як відправити контактну інформацію в OneNote

Відкрийте вікно Contacts. Виберіть адресу і клацніть по іконці OneNote в стрічці. З'явиться діалог Select Location в OneNote:

Sharing an Outlook contact to OneNote — Ви можете поділитися контактною інформацією Outlook в Microsoft OneNote.

Розгорніть опцію My Notebook і виберіть блокнот OneNote для збереження адреси. Натисніть OK. Ваша інформація додається в OneNote в обраний вами блокнот:

Outlook contact information in MS OneNote — Контактна інформація Microsoft Outlook внесена в OneNote.

Примітка: Можна обмінюватися інформацією про контактної картці Outlook з OneNote.

Крок 2. Як відправити контакт або групу контактів в Outlook

Якщо комусь знадобилася ваша контактна інформація або навіть ваша контактна група, ви можете зробити це швидко і легко через електронну пошту Outlook.

Відкрийте вікно Contacts. Натисніть на елемент Outlook для вибору. Це може бути контактною групою або індивідуальним адресою. У цьому прикладі я показую, як розділити контактну групу в Outlook.

Натисніть Forward Contact на стрічці, щоб відкрити спливаюче меню:

Forwarding contact information through Outlook — Ви можете пересилати адресу з Outlook або інформацію про групу кому завгодно.

Примітка: Групи контактів можуть бути відіслані тільки в якості контакту Outlook. Індивідуальні адреси можуть бути перенаправлені або у вигляді контакту Outlook, або візитної картки.

Виберіть опцію формату елемента. Відкриється вікно Compose з уже прикріпленим елементом контакту:

Outlook Compose wincow — Інформація про контактній групі Outlook додається до електронної пошти.

Введіть адресу людини, якій ви хочете відправити інформацію. Також непогано написати текст повідомлення, щоб ваше послання не потрапило в папку спаму. Коли все буде готово, натисніть кнопку Send.

Практика використання ваших контактних груп

Після занесення контактів в Outlook і організації їх в групи ви виявите, що для них в Outlook існує багато застосувань. Ось лише кілька ідей:

Повідомлення по проекту. Якщо вам потрібно відправити інформацію всім учасникам, контактні групи - відмінний інструмент. Переконайтеся, що всі члени команди вказані на потрібній сторінці.
Зустрічі. Поряд з іншими способами, відправка повідомлення про зустріч по електронній пошті через контактну групу дозволяє додавати файли у цьому і інші дані.
Оголошення. Якщо по роботі потрібно робити оголошення в масштабі всієї компанії, групове електронний лист, відправлений з використанням списку контактів, буде прочитано.
Відомості та попередження. Якщо вам необхідно попередити клієнтів про оновлення програмного забезпечення або інших системних змінах, список контактів гарантує, що ваше повідомлення досягне потрібних людей.
Громадські заходи. Контактні групи допомагають в організації громадських заходів: вечірок, зустрічей, спортивних турнірів.

Використання групи для відправки повідомлення кільком особам практично і раціонально. Як тільки ви навчитеся користуватися контактними групами, то зможете подумати про своїх власних унікальних цілях.

Організуйте свою електронну пошту з Inbox Management

Тримайте свою поштову скриньку MS Outlook в порядку, дотримуючись методам управління електронною поштою. Дізнайтеся з нашої безкоштовної електронної книги про те, як очистити свою корзину від сміття:

Висновок

Тепер, коли ви знаєте, як додавати контакти в Outlook і як організувати їх в групи, ви готові в повній мірі використовувати MS Outlook в своїй ділової та особистому житті. Почніть сьогодні з створення контактної групи в Outlook.

Як ви використовуєте контакти Outlook в своєму бізнесі? Чи використовуєте ви контактні групи MS Outlook? Поділіться своїми думками (або порадами) в коментарях нижче.