Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Email
Business

25 швидких клавіш доступу до Outlook для прискорення роботи і економії часу

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Filter Emails in Outlook to Specific Folders (With Rules)
MS Outlook: How to Secure Your Account & Encrypt Emails

Ukrainian (українська мова) translation by Andy Yur (you can also view the original English article)

Якщо ви схожі на більшість з нас, електронна пошта займає багато вашого часу. Але якщо ви дійсно думаєте про це, ви, ймовірно, знову і знову використовуєте багато з одних і тих же завдань Outlook. Пошук цих завдань в спадному меню може зайняти трохи часу (особливо якщо ви не запам'ятали, де вони знаходяться).

outlook email shortcuts
Ви можете витратити багато часу на електронну пошту, якщо не знаєте швидкі клавіші швидкого доступу до Outlook. (Джерело зображення: Envato Elements)

Є спосіб краще!

Ярлики швидкого доступу швидше і простіше. Крім того, в меню, що розкриваються не йдуть пошуки. Клавіші швидкого доступу Outlook можна робити прямо з клавіатури. Є ярлики навігації, ярлики пошуку та багато іншого. Все, що вам потрібно зробити, щоб почати використовувати їх, - це вивчити кілька десятків гарячих клавіш Outlook.

У цьому навчальному посібнику я розповім про скорочують термін зберігання ярликах Outlook, які вам дійсно потрібно знати. Я відкрию гарячі клавіші Outlook для деяких найбільш часто використовуваних завдань Outlook.

Керівництво по Inbox Zero Mastery (безкоштовне завантаження електронних книг)

Перш ніж йти далі, дізнавшись, як використовувати швидкі клавіші Microsoft Outlook, обов'язково візьміть нашу безкоштовну електронну книгу: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Вона має стратегії організації вхідних повідомлень і підказки для більш ефективного управління усіма вхідними повідомленнями.

Ultimate guide to inbox zero

Тепер давайте розглянемо матеріал про те, як скласти повідомлення електронної пошти з Outlook. 

Економія часу за допомогою цих корисних і простих клавіш швидкого доступу MS Outlook

Згідно з дослідженням з Carleton University, середній працівник витрачає від двох до трьох годин на електронну пошту кожен день (30% свого часу). Якщо це схоже на ваш день, і ви не використовуєте ярлики Outlook, ви можете витрачати час. Хоча ми можемо говорити тільки про хвилину або дві за завдання, якщо ви є великим користувачем електронної пошти, ці хвилини могли б вам допомогти.

У цій статті ми розглянемо чотири найбільш поширених способу використання електронної пошти:

  1. Створення / відправлення повідомлень електронної пошти
  2. Управління поштовою скринькою електронної пошти
  3. Переміщення по різних розділів електронної пошти
  4. Пошук електронної пошти для елементів

Давайте подивимося, як швидкі клавіші Microsoft Outlook Keyboard допоможуть вам заощадити час в кожній з цих областей.

1. Як швидко створювати повідомлення за допомогою гарячих клавіш Outlook

Одне з найпоширеніших застосувань для електронної пошти пов'язано зі створенням відправки повідомлень. Однак ця категорія включає в себе не тільки твір і нове повідомлення. Він також включає в себе створення відповідей на повідомлення, пересилання повідомлень іншим і багато іншого. Ось сім швидких ярликів Outlook, які будуть забирати час з моменту створення повідомлення:

Дія

Швидкий доступ Outlook

Від

Результат

Створення нового повідомлення.

CTRL + Shift + M

Більшість екранів Outlook

Відкриється вікно New Messages

Відповідь на повідомлення.

CTRL + R

Outlook Вхідні, папка або відкрите повідомлення електронної пошти. Примітка: Це не буде працювати в порожній папці .

Відкриває вікно Reply

Пересилання повідомлення.

CTRL + F

Вхідні Outlook, папка або відкрите повідомлення електронної пошти. Примітка: Це не буде працювати в порожній папці.

Відкриває вікно Forward 

Дайте відповідь на групове повідомлення, надіславши відповідь всій групі.

Ctrl + Shift + R

Вхідні Outlook, папка або відкрите повідомлення електронної пошти. Примітка: Це не буде працювати в порожній папці.

Відкриває вікно Reply

Дублювати повідомлення.

CTRL + C , а потім CTRL + V для створення копії повідомлення

Вхідні Outlook або папка з обраним повідомленням. Примітка: Це не буде працювати в порожній папці.

Створює копію вибраного повідомлення в папці з вихідним повідомленням.

Вставка гіперпосилання.

CTRL + K

Відкрите, невідправлений повідомлення електронної пошти (включаючи відповіді на повідомлення і вперед)

Відкриває діалогове вікно Insert Hyperlink.

Перевірка орфографії повідомлення.

F7

Відкрите, невідправлений повідомлення електронної пошти (включаючи відповіді на повідомлення і відправлені)

Програма Microsoft Outlook використовує перевірку орфографії

Ось приклад того, як це працює:

Припустимо, ви хотіли б відправити посилання на статтю, яку ви тільки що прочитали своєму босові.

Зазвичай, щоб зробити це, використовуючи систему меню Outlook, ви спочатку забираєте руки з клавіатури. Потім ви будете використовувати мишу, щоб натиснути вкладку «Insert». Нарешті, ви клацніть значок «Link», щоб відобразити діалогове вікно «Insert Hyperlink».

Ярлики швидкого доступу до Outlook можуть заощадити чимало часу. Щоб відкрити діалогове вікно  Insert Hyperlink, все, що ви робите, це тип CTRL + K.

Подивимося на діалогове вікно:

Insert hyperlink dialog box
Використовуйте CTRL + K, щоб відкрити діалогове вікно Insert Hyperlink.

Щоб дізнатися більше про те, як створювати і відправляти повідомлення за допомогою Microsoft Outlook, перегляньте цей підручник:

2. Як керувати вхідною поштою

Інший спільним завданням електронної пошти є управління повідомленнями. Це включає в себе відправку завершених повідомлень, видалення небажаних повідомлень, організацію повідомлень в папках, позначку важливих повідомлень та інше. Ось деякі швидкі клавіші Outlook, які допоможуть вам ефективно управляти вхідними поштовими скриньками:

Дія

Швидкий доступ Outlook

Від

Результат

Надіслати або отримати повідомлення

F9

Більшість екранів Outlook

Якщо коротко, ви побачите вікно Outlook Хід відправлення й отримання.

Видалити вибране повідомлення.

Для виділення повідомлення, натисніть клавішу Delete

Вхідні Outlook або папка. Примітка: Це не буде працювати в порожній папці.

Повідомлення буде видалено.

Створіть папку.

Ctrl + Shift + E

Більшість екранів Outlook

Відкриває діалогове вікно Create New Folder

Перемістіть повідомлення.

Ctrl + Shift + V

Вхідні Outlook або папка з обраним повідомленням. Примітка: Це не буде працювати в порожній папці.

Відкриває діалогове вікно Move Items.

Перейдіть до списку папок.

CTRL + 6

Більшість екранів Outlook

Видає бічну панель зліва від папки Outlook.

Відкрийте повідомлення.

CTRL O

Вхідні Outlook або папка з обраним повідомленням. Примітка: Це не буде працювати в порожній папці.

Відкриває вікно з обраним повідомленням в ньому.

Позначка повідомлення.

CTRL + SHIFT + G

Вхідні Outlook або папка з обраним повідомленням. Примітка: Це не буде працювати в порожній папці.

Виводить діалогове вікно Custom, яке дозволяє прикріпити прапор до вибраного повідомлення.

Ось приклад того, як це працює:

Припустимо, ви тільки що отримали дуже важливий лист, яке вимагає від вас стежити за ним. Але ви боїтеся, що забудете простежити. Знаки повідомлень ідеально підходять для цієї мети.

Зазвичай, щоб його позначити, використовуючи систему меню Outlook, ви спочатку забираєте руки з клавіатури. Потім ви використовуєте мишу, щоб переконатися, що ви перебуваєте на вкладці Home. Потім клацніть значок Tags. У спадному меню виберіть Follow Up > Custom ... , щоб відкрити діалогове вікно Custom.

З швидкими клавішами Outlook вам ніколи не доведеться складати руки на клавіатуру, щоб відкрити діалогове вікно Insert Hyperlink. Просто натисніть CTRL + Shift + G, і автоматично відкриється діалогове вікно Custom:

Custom dialog box
Використовуйте гарячі клавіші CTRL + Shift + G, щоб відкрити діалогове вікно Custom.

Ось підручник, який допоможе вам відкрити ще більше способів організації поштової скриньки MS Outlook:

Якщо ви хочете дізнатися більше про загальні принципи організації електронної пошти, обов'язково завантажте нашу безкоштовну електронну книгу: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery.

3. Як швидко переміщатися за допомогою клавіш швидкого доступу до Outlook

Їх в Outlook багато. Він включає не тільки вашу поштову скриньку, але також календар Outlook, список завдань, контакти та інше. Спираючись на систему меню Outlook, щоб потрапити в ту частину Outlook, де вам потрібно, ви можете уповільнити роботу. Спробуйте ці тимчасові клавіші швидкого доступу Outlook:

Дія

Швидкий доступ Outlook

Від

Результат

Перейти до нового завдання.

CTRL + Shift + K

Більшість екранів Outlook

Відкриється вікно New Task.

Перейдіть в уявлення пошти.

CTRL + 1

Більшість екранів Outlook. Примітка: Це не буде працювати з відкритого повідомлення електронної пошти.

Відкриється вікно Перегляд пошти.

Перейти до календаря Outlook.

CTRL + 2

Більшість екранів Outlook Примітка: Це не буде працювати з відкритого повідомлення електронної пошти.

Відкриється календар Outlook

Перейдіть до списку контактів.

CTRL + 3

Більшість екранів Outlook Примітка: Це не буде працювати з відкритого повідомлення електронної пошти.

Відкриється список контактів.

Перейдіть у вікно To-Do-List.

CTRL + 4

Більшість екранів Outlook Примітка: Це не буде працювати з відкритого повідомлення електронної пошти.

Відкриється вікно Outlook To-Do-List

Перейдіть у вікно Notes.

CTRL + 5

Більшість екранів Outlook Примітка: Це не буде працювати з відкритого повідомлення електронної пошти.

Відкриється вікно Notes.

Закрити лист.

ESC

Роботи в рамках відкритого повідомлення

Повертається уявлення пошти.

Ось приклад того, як це працює:

Припустимо, ви тільки що отримали повідомлення, яке містить важливу задачу в корені листи. Ви хочете негайно додати нову задачу, поки повідомлення залишається відкритим до того, як ви забудете. Ви не хочете перетворювати саме повідомлення в завдання, так як воно містить іншу, непов'язаний інформацію.

Я не зміг знайти спосіб зробити це за допомогою системи меню Outlook без попереднього закриття відкритого повідомлення. Отже, спочатку ви забираєте руки з клавіатури, щоб ви могли використовувати мишу. Потім ви закриєте повідомлення електронної пошти, натиснувши x у верхньому правому куті. Потім ви повинні використовувати мишу, щоб переконатися, що ви перебуваєте на вкладці Home. Потім клацніть значок New Items. У спадному меню виберіть Task, щоб відкрити вікно New Task.

Ось так! Якщо це звучить трохи складно, це тому, що це і в правду так!

На відміну від цього, щоб використовувати комбінацію клавіш швидкого доступу Outlook, ви просто натискаєте CTRL + Shift + K. Вікно New Task відкривається, не закриваючи адреса електронної пошти, на який ви дивитеся:

New task window
Використовуйте поєднання клавіш CTRL + Shift + K, щоб відкрити вікно New Task.

Детальніше про використання Outlook для управління розкладом і завданнями в цьому керівництві:

4. Поєднання клавіш, які допоможуть вам використовувати пошук

Можливості пошуку - одна з найважливіших функцій будь-якого програмного інструменту, і MS Outlook нічим не відрізняється. В електронній пошті Outlook інструмент пошуку включений в наступні області:

  • Календар
  • Контакти
  • Примітки
  • Завдання
  • Перегляд пошти

Незалежно від того, в якій частині Outlook ви працюєте, ярлики пошуку Outlook можуть допомогти вам швидко знайти те, що ви шукаєте:

Дія

Швидкий доступ Outlook

Від

Результат

Перейти до пошуку.

F3

Більшість екранів Outlook

Відразу ж переміщує курсор в поле пошуку.

Перейти до Advanced Find інструмент

CTRL + SHIFT + F

Більшість екранів Outlook

Відкриває діалогове вікно Advanced Find.

Знайти повідомлення

CTRL + E

Перегляд пошти

Відразу переміщує курсор в поле пошуку.

Пошук тексту у відкритому електронному листі.

F4

Відкрити електронну пошту

Відкриває діалогове вікно Find and Replace.

Розгорнути вікно пошуку, щоб включити вкладені папки

CTRL + Alt + Z

Перегляд пошти

Курсор переміщається в поле пошуку, і з'являється спливаюче меню, що показує останні пошукові запити.

Очистити результати пошуку

Esc

Більшість екранів Outlook після запуску пошуку

Результати пошуку видаляються з екрану.

Нижче наведено приклад того, як працюють ярлики пошуку:

Ви можете використовувати Search box для цього.

Зазвичай для пошуку конкретного повідомлення ви спочатку забираєте руки з клавіатури. Потім ви будете використовувати мишу, щоб перейти в поле Search і ввести фразу. Потім ви клацніть під вікном Search, щоб відкрити список Advanced Search. У спадному меню виберіть Attachments, щоб переглянути список усіх повідомлень електронної пошти з вкладенням і слово, введене в поле Search.

За допомогою ярликів пошуку Outlook ви можете відкрити вікно Advanced Find. Просто натисніть CTRL + Shift F, і діалогове вікно Advanced Find відкриється автоматично. Введіть будь-які слова, які ви хочете знайти на вкладці Messages, потім перейдіть на вкладку More Choices, щоб вказати «Тільки елементи з: одним або декількома вкладеннями». Коли ви ввели всі параметри, натисніть кнопку Find Now. Подивіться на діалогове вікно Advanced Find:

Advanced find dialog box
Використовуйте CTRL + Shift + F, щоб відкрити діалогове вікно Advanced Find.

Детальніше про використання Outlook для пошуку повідомлень в цьому керівництві:

Як додати поєднання клавіш Outlook в щоденний встановлений порядок

Багато людей залякані величезною кількістю швидких клавіш, доступних в MS Outlook. У цьому підручнику порушено лише деякі з найбільш поширених ярликів.

Якщо ви не наважуєтеся використовувати гарячі клавіші Outlook, тому що боїтеся, що не зможете їх вивчити, пам'ятайте, що вам не потрібно їх вивчати. Вам просто потрібно вивчити ярлики, які допоможуть вам найбільше. І вам не потрібно вивчати їх всі відразу.

Ось простий спосіб почати роботу з ярликами. Виберіть кілька ярликів, які, як ви знаєте, заощадять найбільше часу. Помістіть ці ярлики на папері і розмістіть поруч з вашим комп'ютером. (Якщо вам подобається одна з таблиць поєднання клавіш в цьому підручнику, ви можете роздрукувати це і роздрукувати замість цього.)

Тепер можна поглянути на папір, щоб допомогти вашій пам'яті під час роботи.

Додаткові корисні поради та стратегії електронної пошти

Не забудьте зареєструватися в інформаційному бюлетені Tuts+ Business і отримати безкоштовну електронну книгу: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Він укомплектований стратегіями організації вхідних повідомлень і підказками для більш ефективного управління усіма вхідними повідомленнями.

Free email ebook

Висновок

Ви тільки що дізналися, як викликати команди Outlook, які ви найчастіше використовуєте швидко і ефективно, використовуючи швидкі клавіші швидкого доступу до Outlook. Ви можете знайти повний список всіх сполучень клавіш в MS Outlook на своєму сайті підтримки. Якщо Outlook є вашим поштовим програмним забезпеченням, має сенс вивчити поєднання клавіш Outlook для виконання поширених завдань. Чому б не почати використовувати гарячі клавіші Outlook сьогодні?

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.