Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Productivity
Business

Переважний список справ? Ось як це виправити

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called Build Your Own Productivity System .
How to Be Happy and Get More Done

Ukrainian (українська мова) translation by Nikita Dryabzhinskiy (you can also view the original English article)

Тепер люди не машини, і ніхто з нас не може бути абсолютно продуктивним.  Насправді, прагнення до досконалості є рецептом вигоряння.  Але є способи, як підвищити продуктивність.  Для початку вам потрібно зрозуміти, що вас приголомшило.  Як тільки ви це зробите, ви будете готові інтегрувати системи продуктивності в своє життя.

Чи готові зайнятися цією купою брудної білизни?  Тоді давайте повернемося до цього.

Крок 1. Діагностика проблеми продуктивності

Час від часу у нас занадто багато справ.  В деякі дні ми зайняті більше, ніж інші.  Але більшу частину часу ми справляємося просто відмінно.

Проблема виникає, коли занадто багато роботи стає занадто складною.  Можливо, терміни зростають, і вам шкода, що ви не використали останній тиждень, щоб змиритися і працювати, замість того, щоб бути впевненим, що ви виграли останню стикування зі зброєю в Нерф.  Або, може бути, ви провели кілька місяців в круїзному режимі, і раптом з'являється безліч прибуткових можливостей.  Особисте життя може також привести до кривизни продуктивності - новій дитині, переїзду на батьківщину, важкої втрати, розлучення - все це може залишити вас в подиві, як впоратися з ситуацією.

Крім того, також можливо, що ви хочете бути більш продуктивними, щоб ви могли досягти мети протягом усього життя, яку ви упустили на узбіччі.  Будь то починати бізнес, писати роман, вивчати нову мову або навчитися програмуванню, вам потрібно буде вирізати шматок часу зі свого тижня, щоб це відбулося.  Це особливо складно, якщо у вас є повний робочий день і діти.  Таким чином, навіть думати про досягнення цих цілей може бути настільки ж переважною, як великі проблеми життя.

Ще одне джерело для переповнення продуктивності може просто знадобитися, щоб дізнатися більше про продуктивність і про те, що потрібно для отримання мотивації.  Ви можете бути в такій ситуації, якщо:

  • Ви не знаєте з чого почати.  У вас так багато справ, ви не знаєте, з чого почати, тому ви нічого не робите.
  • Ви відкладаєте або саботуєте себе.  Можливо, ви кожен день спізнюєтеся на роботу або витрачаєте більшу частину робочого часу на перегляд в Facebook і Twitter.  Або, можливо, у вас є важлива мета, яку ви утримували роками, але ніколи нічого не робили.
  • Ви забуваєте важливі зустрічі.  Це можуть бути робочі зустрічі або особисті зустрічі, наприклад, шкільне уявлення, в якому бере участь ваша дитина.  Або, може бути, ви забули важливі дати, такі як ваш ювілей.  Бути забудькуватим може залишити у вас почуття переповнені провини.  Оскільки це те, що можна легко виправити, це знак того, що вам потрібно серйозно змінити підхід до продуктивності.
  • Ви не пам'ятаєте, що ви повинні були робити.  Як і при забуванні зустрічей, цього не повинно відбуватися.  Але якщо це так, це може викликати великий стрес і напруження.  Маючи приховане почуття, що ви забули щось, ви можете також турбуватися і відволікати вас від роботи.
  • Ви завжди зайняті, і при цьому ви завжди позаду.  Бути зайнятим - це не те ж саме, що бути продуктивним.  Можливо бути дуже продуктивним, але у вас ще багато часу для себе і своєї сім'ї.  Постійне прагнення є ознакою того, що ви можете поліпшити свій підхід до продуктивності.
  • Ви вірите, що у вас немає часу.  Швидше за все, у вас могло б бути час, якби ви цього хотіли.  У всіх нас є 24 години на день, і не хватка часу - це вибір.

Неможливість дізнатися, як бути продуктивним, дорого коштує.  Підприємства роблять більше грошей, коли вони ефективні і добре управляються.  Незалежно від того, чи володієте ви бізнесом, ви підвищите свій професійний потенціал і свій особистий потенціал, якщо навчитеся ефективно управляти своїм життям.

Будь-хто може зробити це, і шлях вперед - побудувати систему продуктивності, яка вам підходить.  Але перш ніж ви зможете побудувати таку систему, вам потрібно знайти вихід з непереборного безладу, в якому ви перебуваєте.  Давайте подивимося, як це зробити.

Крок 2: Запишіть його

Прийшов час почати війну з переважною кількістю речей, які ви повинні робити.  Що робить будь-який генерал, перш ніж повести свою армію в бій?  Він дізнається якомога більше про ворога.  Він отримує дані про своїх супротивників, тому він знає, з чим йому доведеться зіткнутися.

Так як ми люди, наші мізки призначені для того, щоб вхопитися за негатив.  Це добре служило людського роду в минулому, але в сучасному світі воно часто марно.  Одним із наслідків цього зміщення негативності є те, що ми уявляємо собі, що наші проблеми будуть більше, ніж вони є насправді.  Оскільки проблеми або речі, які ми повинні робити, кружляють у нас в головах, вони починають виглядати більше і страшніше.

Прийшов час відкинути свій страх і отримати міру звіра, з яким ви збираєтеся зустрітися.  Давайте поглянемо в очі цьому звірові.

Візьміть ручку і папір і запишіть все, що проходить через ваш мозок, що, на вашу думку, потрібно зробити.  Дайте собі 20 хвилин.

Підказка: як тільки ви це зробили в перший раз, непогано почати носити ручку і блокнот з собою всюди.  Потім, коли вам приходить в голову будь-який предмет для списку справ, ви можете відразу записати його, щоб він не засмічував ваші ментальні радіохвилі.

Записуючи завдання, які ви повинні вирішувати, ви ставите себе на шлях, щоб почати щось робити з ними.  Ви приймаєте рішення.  Ви також очищаєте свій розум, що дасть вам додаткову енергію, необхідну для початку дії в вашому списку справ.  Як пише Дейл Карнегі в Як перестати хвилюватися і почати жити:

Досвід доводить мені, раз по разу, величезну цінність прийняття рішення.  Це нездатність досягти фіксованої мети, нездатність перестати ходити і крутитися в божевільних колах, що веде до нервових зривів і життя як в пеклі.  Я знаходжу, що п'ятдесят відсотків моїх турбот зникають, коли я приходжу до ясного, певного рішення; І ще сорок відсотків зазвичай зникають як тільки я починаю приймати рішення

Як Карнегі приймає рішення?  Його перший крок - записати те, про що він турбується.

Так що вперед і візьміть цю ручку і папір зараз.  Тоді ви будете готові до кроку 3.

Крок 3. Оцініть новий список справ

Наступним кроком буде пройти через ваш список, щоб розкласти його на необхідне і організувати його.  Прагніть зробити дві речі з елементами вашого списку:

  1. Вперед!  Усуньте будь-які завдання, які не повинні бути там.
  2. Встановіть пріоритет для інших завдань.

Щоб зробити цей процес якомога простішим, ви можете використовувати Матрицю Ейзенхауера.  Ця матриця виходить із цитати, приписується президенту США Дуайту Д. Ейзенхауера:

Те, що важливо, рідко актуально, а терміновість рідко важлива.

Перетворюючи цю цитату в діаграму, ви отримуєте наступний інструмент для прийняття рішення:

Ейзенхауер, як кажуть, використовував цей інструмент для своїх рішень.

Намалюйте діаграму на аркуші паперу або завантажте матрицю Ейзенхауера з Businesstuts + і роздрукуйте копію.  Потім помістіть кожен елемент в список справ в один з чотирьох розділів діаграми:

  • Терміново і важливо
  • Терміново, але не важливо
  • Важливе, але не термінове
  • Ні терміново, ні важливо

Чим відрізняються термінові і важливі завдання?

У термінових завдань є конкретний термін, який близький.  Цей крайній термін зазвичай нав'язується кимось іншим або обставинами.  Прикладами термінових завдань можуть бути: купівля бакалії (до того, як комора порожня) або відповідь на електронну пошту вашого боса.

Важливі завдання не мають певного терміну, але вони як і раніше важливі для вас.  Вони часто пов'язані з вашими особистими цілями.  Приклади важливих завдань включають вправи, запис у вашому щоденнику, вивчення нової мови і допомогу вашим дітям у виконанні домашніх завдань.

Термінові і важливі завдання важливі для вас і мають певний термін.  Приклади включають написання документа для курсу коледжу, який ви приймаєте, або подачі заявки на нову роботу.

Завдання, які не є ні терміновими, ні важливими, насправді не повинні бути на вашому списку справ, по крайней мере, поки ви не впораєтеся з труднощами.  Якщо ви хочете зберегти їх до відома, створіть новий список, званий прагненнями.

Якщо вам важко вирішити, де розмістити конкретні завдання на матриці, ви можете дати їм оцінку.  Оцініть кожну задачу між -5 і +5 за важливістю (при цьому +5 є найбільш важливою) і між -5 і +5 для терміновості.  Як тільки ви отримаєте цей рейтинг, ви дізнаєтеся, де розмістити завдання в своєму графіку.

Кожен новий день буде додавати нові завдання для додавання в список справ.  Особливо термінові завдання, як правило, з'являються в останню хвилину.  З кожним новим завданням, що входить в неї, надайте їм рейтинг на своєму графіку.  Коли ви будете практикувати це, ви почнете робити це майже інстинктивно.

Коли ви почнете чесно ставитися до того, що потрібно робити, а що можна вирізати, ви почнете відчувати себе краще.  Те, що здавалося нездоланною скелею, щоб піднятися нагору, тепер всього лише кілька невеликих кроків вперед.  Тепер ви точно знаєте, які кроки зробити, і порядок їх прийняття.  Говорячи про вжиття заходів, давайте подивимося, як ви повинні підходити до очищення вашого списку.

Крок 4: очистіть свій список завдань

Перш ніж ми почнемо цей розділ, давайте з'ясуємо одне: список справ рідко буває порожній.  Як тільки ви очистите свою тарілку, нові завдання швидко прийдуть, щоб заповнити її.

Природа не терпить пустоти, як і людська душа.  Нам подобається щось робити.  Гарна річ у вашому списку завдань полягає в тому, що він показує вам, що робити далі.  Ви будете зосереджені замість того, щоб стрибати випадково від одного завдання до іншого.

Ось як ви повинні підходити до кожного типу завдання в своєму списку.

Актуальні і важливі завдання.  Зі зрозумілих причин, це ті, які потрібно очистити в першу чергу.  Вийміть свій календар (або купите календар, якщо у вас його немає), і заплануйте час в свій день, щоб зробити це.  У вас є час щоб зробити їх.  Якщо ви не можете знайти час, вони, ймовірно, не важливі або термінові, і вам потрібно змінити таким чином їх на Матриці Ейзенхауера.

Термінові (але не важливі) завдання.  Запитайте себе: Що робить ці завдання терміновими?  Вам дійсно потрібно це робити?  Якщо вони повинні бути виконані, ви можете делегувати їх комусь іншому?  Якщо ви повинні їх виконати, а делегування неможливо, додайте їх в свій календар, але тільки після того, як ви виконаєте термінові і важливі завдання.

Порада. Великий джерело так званих «термінових» завдань - електронна пошта.  Спробуйте зменшити кількість разів, коли ви перевіряєте електронну пошту кожен день.  Це звільнить додатковий час, щоб зосередитися на важливих завданнях.

Важливі (але термінові) завдання.  Відкладайте час кожен день, щоб зосередитися на важливих завданнях.  Будьте обережні, не перевантажуйте себе.  Якщо однією з ваших важливих завдань є вправа, але ви не виконували ніяких вправ протягом декількох місяців, то планування години в день може через чур для вас.  Замість цього намітьте десять хвилин вправ або налаштуйте свій день, щоб включити вправу.  Наприклад, ви могли б їздити на велосипеді замість роботи на автомобілі?

Нетермінові, які не важливі завдання.  Що вони все ще роблять в вашому списку?  Приберіть їх!

Можливо, ви думаєте: «Все це дуже добре, але моя проблема полягає в тому, щоб знайти мотивацію для досягнення мети».

Якщо ви думаєте про це, і ви ще не виконали кроки 2 і 3, поверніться і виконайте їх.  Мотивація часто є наслідком вживання заходів.  У міру того, як ви вживаєте дії по складанню списку справ, у вас з'являється бажання продовжувати діяти.

Тим не менш, мотивація і концентрація - важливі компоненти продуктивності.  У наступних статтях цієї серії ми розглянемо інструменти, які допоможуть вам зосередитися на завданні, а також методи, які допоможуть вам мотивувати вас.

Коли ваш список завдань очищається, ви готові до наступного кроку.

Крок 5. Створення системи продуктивності

Матриця Ейзенхауера є прикладом системи производительности.  Це не єдина система, але її легко освоїти, тому вона є хорошим варіантом для початку.  Було розроблено безліч інших систем продуктивності, включаючи «Getting Things Done» (GTD), «Техніка Помодоро» і «Не ламайте Ланцюжок»  Ми розглянемо ці системи в серії статей про продуктивність на Business Tuts +.

Зазнавши ці системи, ви разработаете набір інструментів для підвищення продуктивності.  Прочитавши цю статтю і навчившись використовувати матрицю Ейзенхауера, ви вже створили інструментарій своєї першої системою.  Тепер ви готові поекспериментувати з іншими системами продуктивності.

Коли ви спробуєте різні системи, ви почнете вивчати, що працює для вашого мислення і способу життя.  Потім ви можете взяти аспекти з різних системи, щоб створити вашу власну систему.  Ми покажемо вам, як розробити систему продуктивності відповідно до ваших потреб.

Так що залишайтеся з нами, і ви станете продуктивним ніндзя.

Ресурси

Графічний кредит: Паніка Розроблено Cédric Villain з проекту Noun.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.