Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Numbers
Business

Як організувати дані в Numbers (по типу зведених таблиць)

by
Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Ukrainian (українська мова) translation by Valya (you can also view the original English article)

Зведені таблиці обожаеми користувачами Microsoft Excel або таблиць Google. Електронні таблиці є відмінним інструментом для збору і зберігання даних. Але, вони можуть так швидко розростися, що стає складно знайти в них сенс. Ось де на допомогу приходять зведені таблиці. Я завжди любив Apple Numbers за його простоту і інтерфейс, але в ньому немає жодної функції, які допомагали мені сортувати великі набори даних.

Без зведених таблиць, таблиці в Numbers це просто стіни даних. До недавнього часу в Numbers не було зведених таблиць. Коли Apple випустила останнє оновлення їх застосування для таблиць - Numbers , я помітив, як вони мигцем згадали функцію, яка за назвою нагадує зведені таблиці Numbers.

В Apple Numbers 5.2, додана нова функція, звана смарт-категорії , яка здатна внести якусь осмисленість в ваші дані. Ми з вами зробимо щось подібне на зведені таблиці в Numbers. Перш ніж продовжувати урок, переконайтеся, що у вас остання версія Numbers. Перевірте версію Numbers, відкривши додаток і перейшовши Numbers> Про Numbers .

Переконайтеся, що використовуєте хоча б версію 5.2. Ви завжди можете відкрити App Store на macOS і перевірити чи потрібні вам оновлення. Убедитесь, что используете хотя бы версию 5.2. Вы всегда можете открыть App Store на macOS и проверить нужны ли вам обновления.

Дивись і вчись

Категорії в Numbers майже як зведені таблиці, і це чисто нова функція. Я зробив відео-урок, подивившись який, то ви побачите всю силу організації даних. Подивіться це відео трохи нижче, щоб краще познайомитися з цією новою аналітичної функцією.

Хочете знати ще більше? Тоді читайте це ілюстроване керівництво, що пояснює те, як організовувати і підсумовувати дані.

Скачайте приклад даних

Це просто зразок даних, які ви можете використовувати, дотримуючись даної інструкції. Ось чому я заготовив книгу Numbers, в якій достатньо даних, щоб почати працювати з новою функцією Категорії. Скачайте дані за цим посиланням . Ви можете використовувати ці дані для створення зведеної таблиці в Numbers.

Щоб дізнатися більше про основи Numbers і про те, як працювати з даними, дивіться в керівництві нижче, яке допоможе вам з формулами:

Навіщо організовувати дані в таблиці?

По-перше, це допомагає зрозуміти чому так корисно організовувати дані в таблицях. Давайте почнемо зі знімка даних входять в цей урок. Кожен рядок - це запис окремої транзакції.

Sample Data to organize in Numbers
Кожен рядок в цьому зразку даних є окремою транзакцією з записом клієнта, суми та іншого.

Звичайно ви можете побачити окремі рядки і записи в цих даних. Але як ви знайдете в них сенс або знайдете підсумкову суму?

Використання функцію «Розумних» категорій в Numbers, допоможе вам відповісти на всі наступні (і інші) питання, щодо зразка даних:

  1. У яких штатах найбільшу кількість продажів?
  2. Хто наші кращі клієнти?
  3. Що найкраще продається?

Простіше кажучи, ця нова функція допоможе вам підсумовувати і розуміти ваші дані. Проблема не в нестачі даних, а в тому, що складно підсумувати 100 рядків з даними. Рішенням є використання зведених таблиць в Numbers, або, як називає їх Apple - смарт-категорії. У колишні часи, щоб вирішити такі завдання, ви б фільтрували, робили проміжні підсумки і окремі розрахунки (або просто б перенесли дані в Excel). Все змінилося, коли Apple додала «Розумні» категорії, які допомагають вам зрозуміти дані.

Як використовувати смарт-категорії в Numbers

Тепер, коли ви дізналися чому смарт-категорії і організація даних так корисні, давайте розглянемо це на прикладі.

Виберіть таблицю, натисніть кнопку Упорядкувати в правому верхньому кутку програми Numbers. Ви побачите нову панель з декількома опціями для роботи з даними.

В Numbers 5.2, коли ви натискаєте на кнопку Упорядкувати , там буде три параметра. Два з них вже були в Numbers і додався новий Категорії . Ось, що робить кожний пункт:

Категорії. Як ви вже зрозуміли, категорії можуть групувати дані. У цьому уроці ми розглянемо кілька прикладів, так що читайте далі.

  1. Категорії . Як ви вже зрозуміли, категорії можуть групувати дані. У цьому уроці ми розглянемо кілька прикладів, так що читайте далі.
  2. Сортування . Сортування може не впоратися з нашими завданнями, але може розставити дані по порядку. Вони можуть бути в алфавітному або хронологічному порядку (наприклад, якщо сортувати по датах).
  3. Фільтр. Фільтр теж не змінить вихідні дані, він всього лише показує і приховує дані на основі фільтрів.

Давайте розглянемо приклад використання Категорій , або зведених таблиць в Numbers, щоб підсумувати таблицю в Numbers.

Для початку роботи з цією функцією, клікніть по таблиці, а потім натисніть кнопку Упорядкувати в правому верхньому куті вікна програми. Потім, виберіть Додати категорію і виберіть поле таблиці, за яким ви хочете організувати ваші дані. У першому прикладі, давайте виберемо Delivery State , щоб групувати дані по штату.

Organize data by Delivery State
Із списку Додати категорію виберіть поле, по якому потрібно згрупувати дані.

Тепер ваші дані згруповані і впорядковані, по тому критерію, який ви вибрали. Зверніть увагу на скріншот нижче, тепер таблиця зведена по штатам, де всі рядки відповідають критерію над ними. Для прикладу, дивіться знімок нижче.

Organized by State
У цьому прикладі по використанню «зведених таблиць в Numbers», все рядки відповідають критерію над ними.

Це лише основи того, як впорядкувати дані в Apple Numbers. Просто виберіть категорію, і ви побачите дані, зібрані під нею.

Раніше, я поставив три завдання, з якими функція «Розумні» категорії повинна нам допомогти. Тепер, давайте розглянемо на практиці те, як вирішити чотири поставлені завдання зі зразком даних.

У яких штатах найбільше продажів?

Отже, ми вже почали групувати наші дані по штатах. Але, нам все ще потрібно підсумувати підсумок по кожному штату.

У стовпці Order Amount , натисніть на значок шестерінки , а потім виберіть Подитог . Це додасть проміжні підсумки по штатам.

Тепер, нам потрібно все це звалити. Правим кліком по першій клітинці штату і виберіть Згорнути групи одного рівня . Це згорне все до рядків з назвою штату для простоти огляду і підсумовано.

Roll up by state
Спочатку виберіть Підсумок зі списку з іконкою шестерінки, потім правий клік по назві штату і виберіть Згорнути групи одного рівня , тоді побачите підсумки по штатам.

Тепер, я просто натисну правим кліком по заголовку стовпця Подитог , і виберу Сортувати «Order Amount» в порядку убування .

Sort by State in Numbers
Правий клік на слові Підсумок і виберіть Сортувати Order Amount по спадаючій , щоб впорядкувати за підсумками штатів

От і все! Тепер у нас штати відсортовані за підсумком. З можливістю зведення даних, ви можете швидко призвичаїтися і куди швидше розуміти, як йдуть справи.

Хто кращі клієнти?

Тепер, ми можемо створити щось подібне, щоб дізнатися хто наші найкращі клієнти. Замість угруповання по штату, на цей раз, ми будемо групувати по клієнту.

Все що вам потрібно зробити, це змінити Категорії зі списку з Delivery State на Customer Name . Всього в пару кліків, дані організовані і впорядковані по клієнту замість штату.

Потім, повторіть ті ж кроки з правим кліком по імені клієнта і виберіть Згорнути групи одного рівня.

Sorted by Customer Name
Просто змініть категорію зі списку на Customer Name , щоб упорядкувати підсумкові дані по клієнту.

Хочете спробувати подивитися на дані по-іншому? Замість того щоб дивитися на підсумок по клієнту, дізнаємося, який клієнт, розміщує найбільше замовлення, в середньому.

Review data by average order
Знову натисніть на значок шестерінки виберіть Середнє , потім правий клік і Сортувати «Order Summaries» по спадаючій »

Ну ось! Ми повторили кроки з першого прикладу і змінили відображення даних, сфокусувавшись на клієнті замість штату.

Що найкраще продається?

Цей приклад схожий на два попередніх. У нас є стовпець з даними того, що ми поставляли (business unit), тому, давайте просто змінимо категорію зі списку на Business Unit . Тепер результати даних зібрані по товару.

Тепер давайте поринемо трошки глибше і додамо два рівня даних. З правого боку, знову натисніть Додати категорію , але на цей раз виберіть Customer Name . Зауважте, що тепер ви бачите не тільки підсумок по товару, а також і на рівні клієнта.

Two layer data review
Додаємо другу категорію, щоб побачити підсумкові дані по декількох рівнях, для більшої наочності.

От і все! Ви можете додати безліч рівнів для упорядкування та підсумовано даних.

продовжуємо вчитися

У цьому уроці ви дізналися, як упорядкувати дані в Apple Numbers і зробити їх більш наочними. Таблиці призначені не тільки для збору даних, вони цілком можуть служити аналітичним інструментом, для наочного відображення даних.

Дізнайтеся більше про Numbers і про те, як інші додатки підсумовують дані, з додаткових уроків нижче:

Вы уже пробовали новую функцию сводных таблиц в Numbers? Узнать если знаете функцию или приём, который я ещё не описывал.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.