Як захистити електронні листи Outlook за допомогою надійного паролю і налаштувань безпеки

() translation by (you can also view the original English article)

Якщо ви схожі на більшість людей, ваш акаунт електронної пошти Outlook сповнений важливих особистих і ділових даних. Найменше чого б ви хотіли, так це щоб якийсь незнайомець отримав доступ до вашого email чи, що навіть гірше, заблокував ваш акаунт Outlook без можливості розблокування.

Ні для кого не секрет, що хакери цікавляться вашими даними email. Щодня ми читаємо про витік інформації із-за зломів. І часто це виникає завдяки email. Міністерство охорони здоров'я і соціального забезпечення США для захисту громадянських прав веде список інформаційних порушень в сфері охорони здоров'я. У липні 2018 він надав список 22 порушень, які стосувалися тисяч людей. З 22 порушень 7 (близько третини) було здійснено за допомогою email.

На щастя, є декілька заходів безпеки Outlook, які ви можете застосувати і захистити свій email Outlook. В цій статті ми розповімо вам, що вам потрібно знати про безпеку Outlook. Дізнайтеся, як вибирати надійні паролі та безпечно їх зберігати. А також як використовувати параметри безпеки Outlook. І на кінець, дізнайтесь про деякі найкращі практичні заходи для електронної пошти Microsoft, такі як ідентифікація користувача.

Інструкція до Inbox Zero Mastery (завантажуйте електронну книгу безкоштовно).

Перш ніж ми дізнаємося, як захистити електронну пошту Microsoft Outlook, давайте розглянемо іншу важливу частину управління вашим акаунтом. Наша безкоштовна електронна книга The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery укомплектована організаційними стратегіями і "вбивчими" порадами для ефективнішого управління вхідними електронними листами.

Тепер давайте зануримось в тему нашої статті - безпека електронної пошти Microsoft.

Найкращі базові заходи для забезпечення безпеки електронної пошти

Першим кроком до забезпечення безпеки вашого email Outlook є застосування деяких найкращих заходів. Така практика застосовується до більшості програмного забезпечення електронної пошти, включаючи Microsoft Outlook.

Відмова від відповідальності: я не експерт з питань інформаційної безпеки. Даний пост базується на компіляції рекомендацій найкращих заходів і мого особистого досвіду, як користувача поштової скриньки Outlook.

Ось шість способів, завдяки яким ви можете допомогти захистити ваш акаунт Outlook:

1. Використання пароля.

Якщо ви використовуєте Outlook на сервері Microsoft exchange, ви можете налаштувати Outlook так, щоб він запитував пароль при кожному запуску (див. інструкцію нижче). Запит пароля з'являється автоматично для акаунта Outlook.com з моменту реєстрації на Outlook.com. Проте вам хотілося б встановити окремий пароль Outlook, який є частиною Office 365.

Примітка: якщо ви заходите в свій акаунт Outlook, коли знаходитесь на роботі чи в школі, ймовірно ви на сервері Microsoft exchange. Зверніться до вашого системного адміністратора, щоб дізнатися, як змінити свій пароль.

2. Обирайте надійний пароль.

Коли ви обираєте пароль для акаунта MS Outlook або Microsoft, будьте певними, що він є надійним. Уникайте паролів, які можна легко розгадати, такі як імена друзів, членів родини або домашніх тварин. Дні народження, адреси і номери телефонів також не є хорошим вибором для паролів, оскільки така інформація є доступною на інших ресурсах.

Коли мова іде про паролі, зловмисникам буде важче розгадати довші паролі. Найкращі паролі включають комбінацію велик і малих літер, цифр і символів. Тримайтесь подалі від автоматичних генерацій паролів, які інколи влаштовуються сумнівними сторонами, які прагнуть отримати доступ до інформації з паролем.

Також переконайтеся, що ваш пароль Outlook значно відрізняється від інших паролів. Якщо третя сторона отримає доступ до вашого акаунта, вам не хотілося б, щоб вони отримала доступ і до всіх акаунтів.

Ось прекрасний ресурс, завдяки якому ви дізнаєтесь ще більше інформації про паролі:

Security

Picking Passwords: Pitfalls, Practicalities and Protection

Johnny Winter

3. Зберігайте паролі в безпечному місці.

Коли ви обрали надійний пароль, переконайтесь, що він зберігається в безпечному місці. Такі онлайн менеджери паролів, як Dashlane, Keeper, або ^{Sticky Password} - хороші опції для зберігання паролів подалі від сторонніх очей. Переконайтеся, що ви обрали для менеджера надійний пароль, який легко запам'ятати. Вам потрібно запам'ятати ось цей один. Нижче наведено статті про інші менеджери паролів, та як з ними працювати.

Що б ви не робили, ніколи не зберігайте ваші паролі на стікерах/записках на вашому ноутбуці, особливо, якщо ви працюєте в загальнодоступному середовищі. Також не зберігайте ваші паролі у вигляді списку в документі Word або Excel, за винятком якщо цей файл захищено паролем. Якщо раптом ваш ПК буде викрадено, вам не хотілося б, щоб злодій одним разом отримав всю інформацію.

4. Періодично змінюйте пароль.

Серед експертів немає єдиної думки щодо частоти зміни паролю, проте всі погоджуються, що періодична їх зміна запобігає використанню вашого акаунта сторонніми людьми. Таким чином, якщо хтось і отримав ваш пароль, є певний шанс, що він вже не актуальний. Звичайно, зміна паролю не може замінити його надійність.

Вам не тільки потрібно регулярно змінювати пароль для скриньки Outlook, але і оновлювати пароль акаунта Microsoft, якщо ви використовуєте Office 365. Пароль до акаунта Microsoft є важливим, оскільки він є ключем до всіх продуктів Microsoft, включаючи Outlook, Word, Excel, PowerPoint і т.д.

5. Додайте двоетапну перевірку.

Двоетапна перевірка - це тип ідентифікації користувача, при якому використовуються дві форми для підтвердження особистості. Форми ідентифікації можуть включати інформацію про вашу електронну адресу або номер телефону.

Двоетапна перевірка використовується при виконанні тонких операцій, наприклад, зміна паролю, а також відновлення інформації по акаунту. Як правило, відправляється код на телефон або email. Щоб ввійти в ваш акаунт, вам потрібно буде ввести код, а також пароль. Мета двоетапної перевірки - унеможливити доступ чи зміну вашого акаунта сторонньою особою.

6. Оновлюйте Outlook (і ваш браузер).

Оновлення програмного забезпечення є важливою частиною підтримки безпеки ваших даних. Часто оновлення випускаються для підвищення безпеки або виправлення слабких місць, що дали про себе знати. Якщо ви не будете оновлювати Outlook та браузер, вони будуть вразливими.

Як захистити ваш акаунт Outlook

Для Outlook 365 дії в цьому розділі будуть відрізнятися. Якщо у вас стара версія Outlook, працюйте на Outlook.com або, якщо ви заходите в акаунт Outlook через сервер Microsoft Exchange, в такому випадку ці кроки для вас не працюватимуть.

Крок 1. Встановіть пароль для папки Inbox.

Ви знали, що ви можете налаштувати Outlook, щоб він запитував у вас пароль, щоразу коли ви хочете відкрити його? Ось, що потрібно зробити для цього:

Почнемо з MS Outlook. Відкрийте його і клікніть на вкладці File зліва:

Open Outlook inbox — Використовуйте вкладку **File** для доступу до вікна інформації про акаунт, **Account information.**

Відкриється вікно Outlook Account Information:

Outlook Account Information Window — Виберіть **Account Settings > Account Settings**.

Клікніть на кнопці Account Settings і знову виберіть Account Settings зі спадаючого меню. З'явиться діалогове вікно Account Settings.

Account Settings dialog box — Виберіть файл inbox (inbox.pst) з вкладки **Data Files** в діалоговому вікні **Account Settings.**

Виберіть вкладку Data Files. Ви побачите різні типи файлів даних Outlook (PST-файлів) у тому числі архівний файл і файл inboх. Для того щоб Outlook запитував у вас пароль, щоразу коли ви хочете відкрити вхідні листи, двічі клікніть на файлі даних inbox. З'явиться вікно Outlook Data File:

Outlook Data File box — Натисніть кнопку **Change Password**.

Натисніть кнопку Change Password. Введіть ваш новий пароль двічі і натисніть OK. І знову клікніть OK.

Примітка: якщо на даний момент у вас немає налаштованого паролю для inbox, залиште поле для старого паролю пустим.

Важливо: Microsoft не зможе відновити цей пароль, якщо ви загубите його, тому переконайтесь, що він у вас надійно зберігається.

Крок 2. Змініть пароль.

Паролі повинні оновлюватися на регулярній основі. В цьому розділі я покажу вам, як оновити пароль для папки вхідних листів Outlook і акаунта Microsoft.

1. Як змінити пароль до папки відправлені листи.

Коли ви створили пароль для папки вхідних листів, вам потрібно буде регулярно оновлювати його. В вікні Outlook Account Information, виберіть Account Settings > Accounting Settings. З'явиться діалогове вікно Account Settings.

Виберіть вкладку Data Files. Двічі клікніть на файлі даних inbox (inbox.pst). З'явиться діалогове вікно Outlook Data File:

Outlook Data Files box — Використовуйте кнопку **Change Password** для встановлення нового паролю для Outlook для inbox.

Клікніть на кнопку Change Password. Введіть ваш старий пароль в полі Old password. Введіть новий пароль в полі New password і ще раз в полі Verify password.

Примітка: не забудьте тримати цей пароль в надійному місці, щоб при потребі звернутися до нього. Microsoft не зберігає цю інформацію і не зможе відновити її, якщо ви її втратите.

Після того, як ви ввели новий пароль, натисніть ОК і Close. Ви щойно змінили свій пароль.

2. Як змінити пароль для акаунта Microsoft.

Якщо ви користуєтесь Outlook з Office 365, вам не тільки потрібно змінювати пароль Outlook для inbox, вам також слід міняти його для акаунта Microsoft на регулярній основі.

Щоб змінити пароль акаунта Microsoft, зайдіть в нього. Клікніть на іконці вашого профілю в правому верхньому куті. Зі спадаючого меню виберіть View Microsoft account. З'явиться інформація щодо вашого акаунта Microsoft.

Виберіть пункт меню Security вверху екрана. З'явиться вікно Security basics:

Microsoft account information — Пароль, який ви тут зміните буде для всього акаунта Microsoft.

Натисніть кнопку Change Password. Вам буде запропоновано підтвердити вашу особу через email або текст. Слідуйте інструкціям, щоб зробити цей крок. Ви побачите екран зміни паролю, Change your password:

Microsoft Change your password screen — Введіть поточний пароль один раз. Потім введіть новий пароль двічі.

Введіть ваш поточний пароль в верхньому полі. Введіть новий пароль в двох полях нижче.

Зверніть увагу на галочку біля Make me change my password every 72 days (змінювати пароль кожні 72 дні). Якщо ви залишите галочку, вам потрібно буде змінювати пароль кожні 72 дні. Це може бути хорошою ідеєю, якщо ви забуваєте регулярно змінювати пароль.

Коли ви закінчили, натисніть Save, щоб зберегти зміни.

Крок 3. Перевірте параметри безпеки.

Поки у вас на екрані відображаються параметри безпеки, Security basics, перевірити їх налаштування для акаунта Microsoft буде хорошою ідеєю. Натисніть кнопку Update Info для перегляду актуальної інформації по цьому питанню. Ці параметри мають важливе значення, оскільки визначають, як саме Microsoft підтверджуватиме вашу особу. Ось вікно параметрів безпеки Microsoft Security Settings:

Microsoft Security Settings window — Перевірте правильність вказаних даних.

Переконайтеся, що дані, які відображаються на екрані, правильні. Якщо вони невірні, скористайтесь посилання Remove, щоб видалити некоректну інформацію. Клікніть на посилання Add security info, щоб додати нову або оновлену інформацію.

Крок 4. Налаштування двоетапної перевірки.

Ви також можете використовувати вікно Security Settings для встановлення двоетапної перевірки. Клікніть на посиланні more options в тексті внизу екрана. Ви побачите вікно Additional security options:

Additional security options window — Ви можете вказати двоетапну перевірку для вашого акаунта Microsoft.

Як бачите, доступно декілька опцій безпеки. В даній статті ми б хотіли акцентувати увагу саме на двоетапній перевірці. Це хороший "охоронець" для більшості користувачів. Натисніть на посиланні Set up two-step verification, щоб почати процес.

Система проведе вас через весь процес налаштування захисту з урахування специфічних ситуацій. Уважно читайте інформацію на кожному екрані і слідуйте даним інструкціям.

Крок 5. Перевірте оновлення MS Outlook і встановіть їх останню версію.

Часто інсталяція оновлень програмного забезпечення залишається поза увагою, проте це важлива частина в забезпеченні надійності і захисту вашого акаунта. Щоб переконатися, що у вас остання версія оновлень Outlook (і іншого програмного забезпечення MS Office Software), перейдіть до вікна Outlook Account Information. В лівій частині екрана клікніть на Office Account. З'явиться вікно Microsoft Product Information:

Product Information — Оскільки Outlook входить до складу MS Office, він буде оновлений разом з Office.

Як бачите, в вікні показана інформація про ваше програмне забезпечення Outlook, включаючи поточну версію. Щоб оновити Outlook, клікніть на кнопці Office Updates. З'явиться спадаюче меню:

Drop-down Update menu — Використовуйте спадаюче меню, щоб оновити MS Office, якщо такі оновлення доступні.

Відображатимуться декілька варіантів оновлення. В рамках нашої статті я виберу Update Now. Якщо у вас актуальна версія Office, з'явиться підказка: You’re up to date!

В іншому випадку система зробить спробу оновити ваші програми Microsoft Office, включаючи Outlook. Якщо одна із програм Office буде відкрита, з'явиться повідомлення з проханням закрити її:

Close open apps — Якщо будь-які програми Microsoft Office будуть відкритими, вам потрібно буде закрити їх перед оновленням MS Office.

Слідуйте підказкам системи. Ви отримаєте запит на перезапуск комп'ютера. Ваші програми Microsoft автоматично оновлені.

Не забувайте регулярно оновлювати і ваш браузер.

Дізнайтесь більше, як ефективно використовувати ваш еmail

Якщо ви власник бізнесу або професіонал в діловій сфері, email - це важливий спосіб комунікації. Важливо, щоб ваші електронні листи виглядали настільки професійно, на скільки це тільки можливо.

Якщо вам потрібно покращити навики користування MS Outlook, перегляньте нашу ретельну вибірку статей по темі Outlook з наступної серії: What Is MS Outlook? (Pro Email Software Tool).

Щоб краще управляти папкою inbox і упорядковувати вхідні листи, не забудьте підписатися на ділову розсилку Tuts+, а також завантажте безкоштовну електронну книгу: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. В ній ви знайдете інформацію про методи організації вхідних листів і беззаперечні поради по їх більш ефективному управлінню.

Захистіть ваш акаунт електронної пошти вже сьогодні

Тепер, коли ви знаєте деякі заходи безпеки для Outlook, ви можете захистити свою електронну скриньку. Ви дізналися, як обрати надійний пароль, а також налаштовувати параметри безпеки Outlook. Також ми розглянули найкращі практики в сфері безпеки електронної пошти, налаштування ідентифікації користувача тощо.

Ваш акаунт email Outlook - важлива частина ведення бізнесу. Переконайтесь, що ви використовуєте переваги Outlook в сфері безпеки по максимуму.