() translation by (you can also view the original English article)
Спілкування в діловому світі залишається спільною проблемою. В опитуванні, проведеному компанією Fierce Inc., 86% респондентів звинуватили в невдачах по роботі відсутність співпраці або погане спілкування.
Проблема спілкування зростає в міру зростання компанії і числа співробітників, але з нею стикаються і малі підприємства. Коли у вас всього один або два працівника, можна спілкуватися неформально, але в міру створення управлінської структури норми і порядок спілкування вимагають все більш серйозної уваги.
У цьому уроці ми розглянемо ефективні способи комунікації. Ми обговоримо стратегію подачі інформації, способи передачі ключових цінностей фірми, методи пошуку зворотного зв'язку і вирішення конфліктів.
Для ілюстрації візьмемо реальні приклади. До кінця уроку у вас з'являться тверді показники для поліпшення взаємодії співробітників в бізнесі.
Це частина серії статей по small business HR. Тут поради по найму і збереження кращих працівників, по гідну оплату та пільг, створення корпоративної культури і багато іншого.
1. Принцип загальної інформованості
Коли ви тільки починаєте, утримуватися в темі легко. Але в міру зростання, освіти численних команд в різних місцях, стає реальною проблемою інформування співробітників про те, що відбувається в інших областях бізнесу.
Навіть в невеликих фірмах відділи можуть замикатися в своїх "осередках" з обмеженим спілкуванням між собою. В цьому розділі показані деякі способи подолання бар'єрів в поширення інформації по компанії.
Старий добрий лист
Ймовірно, найпростіший спосіб оповіщення - розсилка оновлень поштою. Це популярний інструмент - дослідження Ragan показало, що 60% компаній розсилають email щонайменше один раз в тиждень, а 14% відправляють їх щодня.
Перевага в тому, що це простий і надійний спосіб охопити всіх співробітників компанії і створити групові списки email по необхідності. Люди постійно перевіряють свою пошту, тому цілком ймовірно, що ваші повідомлення будуть прочитані і ви можете легко відстежувати рівень взаємодії (оборотні ставки, ставки кліків і т. д.).
З іншого боку, масова розсилка email - метод спілкування, який навряд чи буде сприяти цікавим розмовам так, як це роблять деякі інші інструменти. Відповідь може бути тільки особиста або потрапить в страшний «Надіслати всім», що викличе громіздкі сміттєві потоки вхідних повідомлень. З'являється інша проблема - те ж дослідження Ragan показало, що 80% людей скаржилися на перевантаження пошти. Використання розсилки її посилює і ваші співробітники просто налаштують видалення повідомлень.
Для ефективного використання email постарайтеся зробити її привабливою для одержувачів - увімкніть корисний ресурс або інформацію, яку вони дійсно можуть використовувати по роботі. Не забувайте про зовнішній вигляд - використовуйте професійний emailnewsletter template:
Внутрішня мережа
Історії внутрішніх мереж вже багато років, і, на жаль, багато хто з них представляють собою кладовища застарілих документів і непрочитаних корпоративних блогів.
Але якщо все правильно налаштувати, цей інструмент може стати відмінним способом спілкування. Треба спростити людям можливість публікувати власні коментарі та статті і всіляко заохочувати використання. Якщо люди побачать, що тут цікаво, вони звідси не підуть. Коли все заповнено застарілими відомостями, навряд чи хтось ними зацікавиться.
Фірма Dex Media створила интрасеть під назвою The Buzz, на якій легко коментувати і ставити запитання. Їх віце-президент з корпоративних комунікацій сказав Interact Intranet:
"Тепер колеги мають голос і місце, де вони можуть ділитися своїми ідеями і думками ... Люди створюють сайти команд і проектів, коментують статті і задають питання, а ми розвиваємо вищу культуру бізнесу".
Хмарні технології і чати
Якщо вам не подобаються интрасети, аналогічного ефекту ви можете досягти за допомогою чату та хмарних технологій.
Наприклад, члени команди Envato Tuts + живуть по всьому світу, від Флориди до Таїланду. Ми використовуємо Slack для неформального спілкування за темами і інтересам, а веб-додатки на зразок Trello і Basecamp для проектів і спільної роботи. Всі використовують Google Docs і інші хмарні пропозиції для швидкого обміну інформацією.
Зрозуміло, якщо пошукати, знайдуться й інші варіанти для комунікацій. Перегляньте добірку додаткових можливостей:
Документація і підготовка
Особисті зустрічі та навчання теж допомагають залишатися в курсі подій. Ви можете організувати навчання співробітниками однієї області представників з іншого. Наприклад, продавець може провести тренінг для менеджерів продукту, розповівши їм про відгуки потенційних клієнтів і про тенденції, які вони бачать в галузі. Це виявиться цінним для тих, у кого мало контактів з клієнтами і може сприяти більш успішному просуванню продукту.
Надійна документація в руслі політики компанії дасть всім розуміння шляхів досягнення успіху без зайвих розпитувань. Відмінно працює грамотна посадова інструкція. На цю тему є уроки в інших розділах цієї серії:
Small BusinessHow to Make a Great Employee Training Plan (For Small Business)
Small BusinessHow to Write an Employee Handbook (For Your Small Business)
2. Об'єднання цінностей компанії
У кожної успішної компанії є свої цінності і цілі. Незалежно від формулювань, будь-яка компанія існує для певної мети (крім заробітків!) І у кожної свій спосіб ведення бізнесу, відмінний від інших.
Важливо, щоб всі однаково розуміли цінності і місію фірми, які можуть загубитися в повсякденній рутині, особливо в період зростання.
Для ефективного просування своїх цінностей і цілей їх слід прояснити. Якщо буде потрібна допомога, звертайтеся до посібників:
PlanningHow to Discover Your Business Values
Mission StatementHow to Write Vision and Mission Statements
Потім почніть процес, названий на найвищому статті Harvard Business Review "внутрішньої продажем бренду".
Це формулювання спонукає підприємців підходити до внутрішніх зв'язків з позицій зовнішнього маркетингу. Зрештою, мета одна, що для співробітників, що для клієнтів: просувати позитивний погляд на бренд компанії і піднімати рівень взаємодії та лояльності.
Власники бізнесу часто мають на увазі ці якості у своїх працівників, може бути, вважаючи, що вони повинні автоматично з'являтися замість зарплати, але це зовсім не так. Опитування після опитування показує, що більша частина робочої сили вважає себе вільною піти в будь-який час. Розташування і лояльність працівників, як і клієнтів, необхідно заробляти.
У статті HBR є цьому кілька відмінних прикладів. Вони в основному засновані на великих компаніях, але малі фірми можуть робити те ж саме, тому я б рекомендував її до прочитання.
Наприклад, деякі керівники Nike мають звання «Corporate Storyteller» і покликані просвіщати на теми ключових цінностей компанії Just Do It:
"Співзасновник Nike Bill Bowerman, намагаючись знайти кращу форму взуття, вилив гуму в домашню вафельницу, так з'явилася знаменита підошва Waffle Sole. Розповідаючи про це, компанія сподівається зберегти дух інновацій, який гарний як для рекламної кампанії, так і для фірми в цілому".
Звичайно, найкращий спосіб зміцнити цінності компанії - не говорити про них, а жити ними. У статті є посилання на Quality Bicycle Products з Міннесоти, де проголошені цілі охорони навколишнього середовища. Співробітникам, які живуть в радіусі десяти миль, надається щоденна доплата в $ 2 на велосипед, попутку або автобус для проїзду на роботу. Цінності в дії.
3. Пошук зворотного зв'язку
Спілкування - вулиця з двостороннім рухом. Крім спілкування в колективі, необхідно заохочувати звернення до вас, щоб отримувати важливу інформацію про настрої та ідеї по роботі.
Ми згадували про спільний чат та внутрішній софт. Але навіть в невеликих компаніях люди можуть боятися висловлювати свою думку на загальних зборах або перед начальством.
Практикуйте ефективні опитування співробітників
Введіть регулярні опитування співробітників. Для цього краще залучити зовнішнього консультанта, з двох причин:
- Для отримання правильних даних потрібно вміти ставити правильні питання і правильно аналізувати результати, тому корисно звернутися до того, хто має подібний досвід.
- Вам потрібні чесні, неприкрашені думки співробітників, тому вони повинні бути впевнені в анонімності своїх відповідей.
Якщо ваш колектив маленький, можуть знадобитися додаткові заходи до неможливості ідентифікації. Консультант з цим впорається. Подумайте як прив'язати результати до деяких стандартам, на зразок такої організації, як Great Place to Work. Це допоможе вам зрозуміти, де ви у вас усе добре, а над чим треба ще попрацювати. Регулярне дослідження цих питань допоможе вам згодом визначитися з тенденціями.
Неофіційні зустрічі
Як власник малого бізнесу, ви не повинні уникати зустрічей зі співробітниками. Навіть генеральний директор Facebook Mark Zuckerberg регулярно спілкується з новачками на так званих «Zuck Reviews».
Неформальне спілкування завжди корисніше офіційних зустрічей. Цукерберг - шанувальник walking meetings, як і інші зірки, на зразок Steve Jobs і Jack Dorsey. Людям легше висловлювати свою думку під час прогулянок на відкритому повітрі, а не сидячи за столом для переговорів.
Тому знаходите час на спілкування з кожним співробітником так часто, як можете. Хоча ми говорили про масштабні технологічних рішеннях, простий чат віч-на-віч часто може мати найбільший ефект. Спочатку це може здатися надуманим, але з часом з'явиться рівень довіри, який буде заохочувати співробітників до вільного бесіди з вами.
4. Вирішення конфлікту
У великій фірмі важливою функцією відділу кадрів є вирішення конфліктів між працівниками та розгляд скарг. Якщо співробітник відчуває образу або якщо два працівника просто не можуть вирішити свої розбіжності, їм буде потрібна допомога для вирішення проблеми.
Господар малого підприємства відповідає за це сам, тому розглянемо деякі правила:
По-перше, у вас повинен бути план. Конфлікти виникають в будь-якій організації, навіть якщо ділова атмосфера в цілому є здоровою, тому вам потрібно мати спосіб боротьби з ними. Якщо ви не можете призначити окремого функціонера для роботи з персоналом, то вам, можливо, доведеться визначити людей, які можуть володіти навичками дій в якості ефективних посередників.
Потім запустіть процес розв'язання конфліктів. Контрольний список з відділу кадрів Каліфорнійського університету в Берклі буде чудовою відправною точкою:
- Визнати, що існує складна ситуація.
- Дати людям висловитися.
- Визначити проблему.
- Визначити основні вимоги.
- Знайдіть точки згоди, як би малі вони не були.
- Знайдіть задовільне рішення.
- Визначте наступні кроки для перевірки дій.
- Визначте свої дії, якщо конфлікт не буде вирішено.
Підтримуйте здорові моделі спілкування, пропонуючи людям стримувати особисті якості і емоції, об'єктивно оцінювати розбіжності без пред'явлення звинувачень.
Конфлікт буває важко вирішити. Але, якщо його упустити, це може привести до посилювання образ і отруєної робочій обстановці.
Детально прочитайте статтю Берклі і цей пост про використання дивного, але потужного "мови жирафа" для ліквідації конфлікту. Якщо ви відчуваєте, що не справляєтеся або якщо ситуація вимагає неупередженості, подумайте про залученні зовнішнього посередника чи арбітра.
Висновок
З уроку ви дізналися про способи поліпшення співпраці у своїй фірмі. Побачили приклади успішного бізнесу і дізналися про деякі методи, які можете використовувати самі.
Незалежно від того, будете ви покладатися на програмні інструменти, опитування, листи, особисті зустрічі або на їх комбінації, підходите до цього творчо. Зрештою, робіть те, що здається вам більш природним для спілкування.
Далі в цій серії статей з кадрових питань малого бізнесу - деякі важливі вимоги до працівників. Потім ми розглянемо інші теми, такі як гірші проблеми з персоналом та кращі програмні рішення. Так що стежте за оновленнями!
