Як використовувати OneNote з Outlook Calendar

Ukrainian (українська мова) translation by Elen (you can also view the original English article)

Якщо ви схожі на більшість людей, тоді багато важливих завдань і записів надходять до вас по електронній пошті. Ви користувалися календарем Microsoft і списком "Що зробити" для відслідковування ваших завдань, але вам, напевно, хотілося б чогось більше.

Більшість людей не усвідомлюють що можуть використовувати MS OneNote як менеджер задач Outlook за допомогою інструментів Outlook Calendar To-Do-List. Додавши OneNote до MS Outlook, ви можете відстежувати не тільки ваші завдання, але і інформацію, яка надходить по email в зручному записнику з таблицями. Є навіть функції інтеграції OneNote, за допомогою яких можна ділитися інформацією з іншими.

У цій статті я покажу вам як активувати функцію OneNote в MS Outlook. Також ми розглянемо як більш ефективно керувати завданнями і записами за допомогою OneNote. Ми поділимося інформацією, як MS Outlook може допомогти вам зберігати і впорядковувати вхідні повідомлення електронної пошти. На останок ми розповімо вам один лайфхак в використанні MS OneNote разом з календарем Outlook: як формувати протоколи зустрічі і розповсюджувати їх серед її учасників.

Інструкція до Inbox Zero Mastery (завантажте безкоштовну електронну книгу)

У цій статті ви дізнаєтесь, як використовувати OneNote і Outlook для управління завданнями проекту. Ви можете отримати навіть більший контроль над проектами, дізнавшись, як управляти вхідними листами електронної пошти, тому обов'язково завантажте нашу безкоштовну електронну книгу: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Вона наповненена стратегіями по організації і "вбивчими" порадами для більш ефективного управління вхідними повідомленнями на пошту.

Тепер безпосередньо перейдемо до нашої статті: як використовувати Microsoft Outlook з OneNote.

Що таке Microsoft OneNote?

MS OneNote це інструмент для нотаток, списку справ "що зробити", який є частиною пакету MS Office. Він дозволяє вам організувати і зберігати інформацію, а також відслідковувати зустрічі і завдання. Коли ви вчилися в школі, ви зазвичай використовували блокнот з вкладками, щоб упорядковувати інформацію. OneNote працює практично так само, за винятком того, що тепер ваш блокнот віртуальний, а вкладки називаються розділами.

OneNote інтегрований в MS Outlook і ви можете використовувати його разом з MS Outlook Calendar і To Do List. Його також можна інтегрувати в інші програми. OneNote також включає в себе інші інструменти взаємодії.

Щоб дізнатися більше про Microsoft OneNote, перегляньте наступні статті:

Як активувати MS OneNote

Тепер, коли ви знаєте, що таке MS OneNote, ви готові почати використовувати його. Але перед цим вам потрібно переконатись, що MS OneNote Add-in активний. Якщо OneNote доступний, ви побачите іконку OneNote на стрічці вкладки Home, коли остання виділена:

OneNote icon — Якщо OneNote доступний в Outlook, ви побачите іконку OneNote на стрічці (панелі інструментів).

Якщо OneNote не є доступним в вашій версії Outlook, вам потрібно активувати його. Ось, що для цього потрібно:

Крок 1. Відкрийте вікно з налаштуваннями Outlook (Outlook Options Window).

Почніть з того, що відкрийте inbox вашого email Outlook. Клікніть на вкладці File. Відкриється вікно Account Information:

Account information window — Виберіть **Options** в вікні **Account Information**, щоб відкрити вікно **Outlook Options**.

Зліва клікніть на Options. З'явиться вікно Outlook Options:

Outlook Options window — Виберіть опцію **Add-ins** для активації OneNote.

Крок 2. Змініть статус OneNote на активний.

Зліва клікніть на опції Add-ins. В вікні View and manage Microsoft Office Add-ins ви побачите активні, неактивні і недоступні додатки:

View and manage Microsoft Office Add-ins window — Ви побачите списки активних, неактивних та недоступних add-ins.

Якщо OneNote в списку Inactive Applications Add-In, виберіть COM Add-ins в пункті Manage в нижній частині екрану. Далі клікніть на кнопці Go. Відкриється діалогове вікно Com Add-Ins:

Com Add-ins dialog box — Add-ins, які не відмічені галочкою - не активні.

Поставте галочку в чекбоксі OneNote Notes about Outlook items, щоб активувати його, потім клікніть OK. Система повернеться до inbox. Тепер ви повинні бачити іконку OneNote серед інструментів на вкладці Home (коли вона вибрана).

Як створити завдання Outlook в OneNote

Після того, як ви активували OneNote, ви можете використовувати його як менеджер задач в Outlook і зберігати їх в OneNote або створювати завдання в OneNote і зберігати їх в Outlook. Давайте почнемо!

Перше, що ви, напевно, хотіли б зробити, це відкрити OneNote на робочому столі:

MS OneNote — Зверніть увагу, що OneNote організований в вигляді **блокнотів**. Кожен блокнот складається з **розділів**, а кожен розділ містить **сторінки**.

Як бачите, у вас в OneNote уже є блокнот, Notebook, з іменем ^{Project XYZ}, з яким ви можете працювати. Я також додала в наш блокнот декілька розділів, Sections (часто їх називають папками). Ці розділи називаються Meetings, ^Minutes, Correspondence і Tasks. Справа ви побачите область для списку сторінок, Pages, в відкритому розділі - зеленому (поки що в списку немає жодної сторінки, тому що ми не створили їх).

Створіть і назвіть власні блокноти і розділи відповідно до ваших потреб.

1. Використовуйте OneNote, щоб додати нове завдання до їх списку в Outlook (Outlook Tasks List).

Ви можете додати завдання до вашого списку справ в Outlook з OneNote. Ось як саме:

Крок 1. Відкрийте ваш розділ в блокноті і додайте завдання.

Почніть з того, що відкрийте потрібний розділ в вірному блокноті. В даному випадку я почну з розділу Tasksopen в папці Project XYZ. (Я вже додав існуюче завдання з іменем File the XYZ Project Paperwork. Ви можете побачити його в списку праворуч).

Add a new task — Після того, як ви додали нове завдання, введіть його ім'я поруч з чекбоксом.

Поставте галочку поруч з іконкою To Do Tag в стрічці. Чекбокс, що відображає нове завдання, з'явиться на порожній сторінці в відкритому розділі.

Крок 2. Введіть опис завдання.

Введіть опис завдання в порожньому просторі поруч з чекбоксом.

Naming a task — Ім'я завдання повинно описувати його, щоб пізніше вам було легше його знайти.

Крок 3. Розмістіть завдання в розкладі, а також додайте деталі.

Коли ви закінчите, натисніть вкладку Outlook Tasks на панелі інструментів. В спадаючому меню виберіть часові параметри, коли ви б хотіли додати завдання в список завдань Outlook. Щоб вказати конкретну дату, виберіть опцію Custom. З'явиться вікно New Task:

Outlook task window open — Введіть дані в вікні Outlook **New Task**.

Тепер настав час, щоб ввести деталі завдання.

Використовуйте поля Start date і Due date, щоб розмістити завдання в розкладі.
Вкажіть ступінь важливості завдання, скориставшись полем Priority (виберіть між Low, Normal, і High).
Поставте галочку в чекбоксі Reminder, щоб Outlook нагадав вам про це завдання.
Визначте ступінь важливості завдання за допомогою поля Priority.

Коли ви закінчите вводити дані в вікні New Task, закрийте його, натиснувши на X в верхньому правому куті вікна. Переконайтесь, що ви зберегли всі внесені зміни, коли Outlook запропонує вам це зробити.

Крок 4. Перегляд завдання в Outlook.

Щоб переглянути завдання, яке ви щойно створили в OneNote, відкрийте список завдань MS Outlook. Ви побачите його в писку завдань. Деталі відображатимуться в праворуч:

Task created in OneNote — Зверніть увагу, що в описі завдання міститься гіперпосилання на сторінку OneNote, яку ми використовували для створення завдання.

Тепер ви можете працювати з завданням в Outlook так, наче ви створили його в цій програмі за допомогою інструментів Outlook. Для отримання детальнішої інформації про роботу в вікні New Task, перегляньте наступну статтю:

Microsoft Outlook

MS Outlook Calendar: How to Add, Share, & Use It Right

Laura Spencer

2. Додайте завдання Outlook до OneNote.

Використовуйте OneNote як менеджер завдань для Outlook, зберігши завдання, створені в Outlook, в OneNote. Ось, що для цього потрібно:

Крок 1. Відкрийте ваш список справ (To-Do-List) Outlook і виберіть завдання.

Почніть з наступного: відкрийте inbox в вашому email і список To-Do-List. (Клікніть на іконці More внизу панелі Navigation і виберіть Tasks зі спадаючого меню).

Виберіть зі списку завдання, яке ви створили в Outlook. Для прикладу я створив завдання Attend Training Seminar в MS Outlook:

New Outlook Task — Ви можете додати завдання, створене в Outlook, в OneNote.

Двічі клікніть на завданні, яке ви створили в Outlook, щоб відкрити його.

Outlook task is open — Завдання Outlook містять іконку OneNote, яка дозволяє вам зберігати їх в OneNote.

Крок 2. Відправте завдання в OneNote.

Клікніть на іконці OneNote на панелі інструментів, щоб відправити завдання в OneNote. З'явиться діалогове вікно Select Location in OneNote:

Клікніть на блокноті, щоб обрати вкладку/секцію, таким чином зробивши вибір в списку Recent Picks. Після того, як ви обрали розташування, клікніть кнопку OK і закрийте відкрите завдання.

Крок 3. Перегляд завдання Outlook в OneNote.

Щоб побачити ваше завдання в OneNote, відкрийте блокнот і вкладку, в якій ви зберегли завдання. Клікніть по імені завдання на сторінці списку справа, щоб відкрити сторінку, яка містить завдання, яке ви щойно створили.

New task in OneNote — Ваше завдання додано до OneNote.

Як зберегти повідомлення електронної пошти Outlook в OneNote.

Ви можете зберігати email в OneNote, де ви можете додавати примітки, завдання, які на їх основі внесені в розклад, та багато ін.

Крок 1. Вибір електронного листа для відправки до OneNote.

Почніть з того, що відкрийте inbox. Виберіть лист або листи, які хочете зберегти в OneNote:

Select an email message — Виберіть повідомлення електронної пошти Outlook, які хочете зберегти в OneNote.

Крок 2. Відправка Email до OneNote.

Клікніть іконку OneNote на панелі інструментів, щоб відправити обрані листи в OneNote. З'явиться діалогове вікно Select Location in OneNote:

Select location dialog box — Виберіть розташування, де ви хотіли б зберегти обрані листи.

Виберіть місце, де ви хочете зберегти email і клікніть ОК. OneNote відкриває нову сторінку з вашими листами в блокноті, в обраному вами розділі:

Outlook email stored in OneNote — OneNote може допомогти вам зберігати і впорядковувати важливі листи Outlook.

Використання OneNote для пошуку завдань або повідомлень

Як тільки ви звикнете зберігати інформацію в OneNote, ваші блокноти почнуть заповнюватися. Можливо, ви почнете хвилюватися, що тепер не зможете знайти те, що вам потрібно. Проте OneNote має досить хорошу функцію пошуку. Давайте подивимося ближче.

Крок 1. Відкрийте OneNote і знайдіть інструмент пошуку.

Спочатку відкрийте OneNote:

Search tool in OneNote — Якщо ви забули, в якому місці зберегли інформацію в OneNote, інструмент **пошуку** допоможе вам знайти її.

Крок 2. Введіть пошуковий вираз.

Я хочу знайти електронний лист, який щойно зберіг в OneNote, але я не можу згадати, де саме. Я знаю, що він містить слово "дякую", тому я ввожу це слово в інструмент пошуку і тисну кнопку Enter - ось і все. Інструмент пошуку переносить мене безпосередньо до сторінки OneNote, на якій я зберіг лист:

Using the search tool in OneNote — Інструменту **пошуку** знайшов лист, який я шукав.

Як використовувати OneNote з зустрічами

Ви можете заощадити час на управлінні задачами, автоматизувавши процес протоколів зустрічей. Ви можете приєднати зустріч з календаря Outlook, зробити певні записи, примітки і надіслати їх по електронній пошті учасникам зустрічі після завершення останньої.

Давайте дізнаємося як:

Крок 1. Відкрийте календар Outlook.

Почніть з того, що відкрийте календар MS Outlook:

MS Outlook Calendar — Ви можете додавати зустрічі з MS Calendar в OneNote.

Щоб отримати більш детальну інформацію, як використовувати інструмент Microsoft Outlook Calendar, перегляньте наступну статтю:

Microsoft Outlook

MS Outlook Calendar: How to Add, Share, & Use It Right

Laura Spencer

Крок 2. Додайте зустріч в OneNote.

Знайдіть зустріч, яку ви хочете додати в OneNote і двічі клікніть по ній, щоб відкрити вікно Invited Event. В даному випадку ми відкриємо зустріч Computer Training on New Software, яку я встановив в якості прикладу:

Open calendar meeting — Дана зустріч відкрита в вікні Invited Event в Outlook.

Після відкриття вікна Invited Event, підключіть її до OneNote, клікнувши на іконці OneNote на панелі інструментів. Зверніть увагу на Meeting Notes. В діалоговому вікні, що з'явилось, у вас запитують: чи хочете ви поділитися примітками з учасниками зустрічі (Share notes with the meeting), чи зробити записи тільки для себе (Take notes on your own):

Meeting notes dialog box — Діалогове вікно **Meeting Notes** дозволяє вам зробити вибір: чи ділитися нотатками через спільний блокнот зібрання OneNote, чи тримати їх в особистому блокноті.

Виберіть одну з наступних дій:

Щоб поділитися протоколом зустрічі в спільному блокноті, виберіть опцію Share notes with the meeting. Примітка: у вас повинен бути спільний блокнот OneNote, заздалегідь встановлений для цієї функції.
Щоб зберегти ваші записи приватними, виберіть опцію Take notes on your own. Дані примітки будуть тільки в вашому особистому блокноті, поки ви не передасте їх через email. Для прикладу ми скористаємося саме цим варіантом.

Виберіть опцію Take notes on your own. З'явиться діалогове вікно Select Location in OneNote:

Select a OneNote location — Виберіть відповідний блокнот і розділ для нотаток зустрічі.

Крок 3. Ведення нотаток в OneNote.

Клікніть на блокноті, щоб обрати один з його розділів, або зробіть ваш вибір, скориставшись списком Recent Picks. Після того, як ви обрали розміщення, натисніть кнопку OK і закрийте зустріч. Відкриється нова сторінка в розділі і блокноті OneNote, яка містить інформацію про вашу зустріч:

Meeting in OneNote — Інформація про зустріч була додана до OneNote.

Додавайте записи на відкритій сторінці OneNote під заголовком Notes.

Крок 4. Розповсюдження протоколу зустрічі за допомогою Outlook.

Після закінчення зустрічі ви можете поділитися записами з усіма її відвідувачами, клікнувши на іконці EmailPage на панелі інструментів:

Email your notes to attendees — Використовуйте іконку **Email Page,** щоб відправити записи учасникам зустрічі.

Відкриється повідомлення Outlook з інформацією щодо зустрічі і її учасників вверху і вашими записами внизу.

Meeting minutes email — Ви можете додати до протоколу зустрічі email.

Коли все готово, клікніть кнопку Send зліва, щоб відправити записи зустрічі її учасникам.

Дізнайтесь більше про ефективне використання еmail

Якщо ви маєте свій бізнес, або, якщо ви професійний спеціаліст, email - важливий для вас інструмент комунікації.

Ще більше корисних порад і стратегій щодо еmail

Не забудьте оформити підписку на Tuts+ Business newsletter і завантажити безкоштовну електронну книгу: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Вона наповнена організаційними стратегіями по управлінню вхідними повідомленнями і "вбивчими" порадами для більш ефективної з ними роботи.

Висновок

Як бачите, OneNote і Outlook разом можуть виконати багато завдань проджект-менеджменту. Сумісне використання цих інструментів допоможе вам працювати більш ефективно. Щойно ви дізнались як активувати MS OneNote і використовувати його разом з Microsoft Outlook для впорядкування Outlook email, Outlook задач, зустрічей та ін. інформації.

Також ви дізнались, як використовувати OneNote в якості менеджера здач Outlook. Я пояснив вам, як зберігати email в папці OneNote. Плюс, ми розглянули декілька чудових порад щодо економії часу при зберіганні інформації зустрічей в OneNote, а також використання OneNote як для протоколу зустрічей, так і для розповсюдження їх серед учасників.

А ви використовуєте OneNote і Outlook разом? Якщо так, якими поради щодо ефективного використання інструментів проджек-менеджменту OneNote ви можете поділитися? Напишіть в коментарях нижче.