Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Email
Business

مناسب طریقے سے ایک رسمی ای میل لکھیں (جو نتائج پایا جاتا ہے)

by
Length:LongLanguages:

Urdu (اُردُو) translation by Mobin Ahmed (you can also view the original English article)

کیا آپ کو ایک رسمی ای میل لکھنے کی ضرورت ہے؟ اگر آپ دوستوں اور خاندانوں کو آرام دہ اور پرسکون ای میلز لکھنے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے، تو آپ یہ نہیں جان سکتے کہ مناسب طریقے سے ایک رسمی ای میل کیوں لکھیں.

پریشان مت کرو تم اکیلے نہیں ہو. بہت سے لوگ ایک رسمی ای میل لکھ کر جدوجہد کرتے ہیں. اس مضمون میں مدد ملے گی.

رسمی ای میلز اکثر آپ کے لئے ایک ای میل بھیج رہے ہیں جب آپ کو اچھی طرح سے نہیں جانتی ہے. کچھ کاروباری حالات کے لۓ ایک رسمی ای میل بھی صحیح انتخاب ہے. اگر آپ اس بات کا یقین نہیں کر رہے ہیں کہ آیا ایک رسمی یا غیر رسمی ای میل بھیجنے کے لئے، یہ عام طور پر ایک رسمی پیغام بھیجنے کے لئے بہتر ہے.

How to write a formal email
کیا آپ کو ایک رسمی ای میل لکھنے کے بارے میں سیکھنے کے لئے تیار ہیں؟ (گرافک ذریعہ)

اس آرٹیکل میں، آپ یہ سیکھیں گے کہ رسمی ای میل غیر رسمی ای میل سے مختلف ہے. ہم ایک ای میل کے مختلف حصوں کی مثالیں فراہم کریں گے تاکہ آپ غیر رسمی اور رسمی ای میل پیغامات کے درمیان فرق دیکھ سکیں. ہم آپ کو یہ بھی بتائیں گے کہ کس طرح مناسب ای میل لکھتے ہیں، ایک رسمی ای میل کی شکل میں، اور ایک رسمی ای میل بھیجیں. پلس، آپ سیکھیں گے کہ کس طرح ای میل دستخط ٹیمپلیٹس آپ کے رسمی ای میل کو زیادہ اثر دے سکتے ہیں.

ہمارے مفت ای بک میں مزید مددگار ای میل کی تجاویز اور پیشہ ورانہ حکمت عملی حاصل کریں، الٹی گائیڈ ان باکس جیرو ماسٹر.

Free professional email tips ebook download

اب آویں رسمی ای میل کیسے لکھتے ہیں کے بارے میں سب سیکھنے کے ساتھ شروع کریں.

1. رسمی ای میل کیا ہے؟

ایک رسمی ای میل عام طور پر کسی ایسے شخص کو بھیجا جاتا ہے جو آپ کو اچھی طرح سے نہیں جانتا ہے یا کسی شخص کو جو اختیار میں ہے. کسی ایسے شخص کی مثال جو آپ اپنے پروفیسر، ایک سرکاری اہلکار، یا اس سے بھی ایک کمپنی شامل کرنے کے لۓ ایک رسمی ای میل بھیج سکتے ہیں جو آپ کاروبار کے ساتھ کر رہے ہیں.

اگر آپ کے کام کی جگہ ایک رسمی ماحول ہے تو آپ کے باس اور ساتھیوں کے ساتھ رسمی ای میلز کا استعمال نہ کریں جب تک کہ آپ کو دوسری صورت میں نہیں کہا جائے. بہت سارے کام کی جگہ ایک اور آرام دہ اور پرسکون ماحول کی طرف بڑھ رہے ہیں اور یہ اکثر ای میل مواصلات تک پہنچتا ہے. اگر آپ اس بات کا یقین نہیں کر رہے ہیں کہ آپ کے کام کی جگہ کا کیا حق ہے، پوچھیں.

آرام دہ اور پرسکون ورژن رسمی ای میل: فرق کیا ہے؟

ایک رسمی ای میل ایک آرام دہ ای میل سے مختلف ہے. ایک آرام دہ ای میل عام طور پر ایسے شخص کو جاتا ہے جسے آپ اچھی طرح سے جانتے ہیں - اکثر یہ ہے کہ آپ اچھے الفاظ پر جیسے دوست یا خاندان کے رکن کے ساتھ ہیں. آرام دہ اور پرسکون ای میل بھیجنے پر آپ کو ڈھانچہ اور سر کے بارے میں زیادہ فکر کرنے کی ضرورت نہیں ہے.

دراصل، آرام دہ اور پرسکون ای میل سے کیا رسمی ای میل بنا دیتا ہے اس کا حصہ ڈھانچہ ہے. ایک رسمی ای میل میں ایک بہت واضح تعریف ہے، ایک واضح سلامتی (ای میل کا افتتاحی حصہ)، دستخط سیکشن، افتتاحی سزا، اور جسم.

آپ ایک آرام دہ ای میل کے مقابلے میں ایک رسمی ای میل میں مختلف زبان کو بھی استعمال کرتے ہیں. مخففات، سنکچن، سلانگ، جذباتی اور دیگر غیر رسمی اصطلاحات کو استعمال کرنے سے بچیں. ایک رسمی ای میل کا سر مختلف ہے. غیر رسمی ای میل شاید مکمل جملے یا مناسب گرامر استعمال نہ کریں، لیکن ایک رسمی ای میل ہمیشہ کرتا ہے.

یہاں رسمی ای میل کی زبان کا ایک مثال ہے:

یہ اجلاس 5 دسمبر کو صبح 9:30 بجے طے کی جائے گی. تمام طلباء میں شرکت کرنا لازمی ہے. آپ کے منصوبے کی اپ ڈیٹ کی ضرورت ہے.

اس ای میل میں غیر رسمی ای میل کی زبان کے ساتھ رسمی زبان کا موازنہ کریں:

ضروری ملاقات - 5 دسمبر، 9:30 ایم. تازہ کاری کی ضرورت ہے. وہاں دیکھو :)

دونوں بیانات اسی معلومات کا اشتراک کرتے ہیں. لیکن پہلے کا سر زیادہ رسمی ہے. غیر رسمی مثال میں نامکمل سزا، slang، اور emoticon کو نوٹس کریں.

2. رسمی ای میل لکھنا

جبکہ غیر رسمی ای میل اکثر جلدی بھیجا جا سکتا ہے، ایک رسمی ای میل لکھنا عام طور پر تھوڑا سا سوچ اور تھوڑا سا وقت لگتا ہے. ہر ای میل کے عنصر پر احتیاط سے غور کرنے کی ضرورت ہے.

اس کے ذہن میں، چلو رسمی ای میل کے کچھ عام عناصر پر قریب نظر آتے ہیں:

موضوع لائن

موضوع کی عبارت یہ ہے کہ قاری ان کے ان باکس میں کیا دیکھتا ہے. اگر موضوع کی لائن غلطی سے متعلق یا گمشدہ ہے تو، آپ کا ای میل نہیں پڑتا. پیغام بھیجا جا سکتا ہے سپیم پر بھیجا جائے. آپ کا ای میل زیادہ رسمی طور پر، آپ کی موضوع کی لائن ہونا ضروری ہے. لیکن آپ کے موضوع کی لائن بہت طویل عرصے سے بنانا ہے.

یہاں ایک رسمی ای میل کی موضوع لائن کا ایک مثال ہے:

لازمی طالب علم کا اجلاس: 5 دسمبر، 9:30 بجے

اس غیر قانونی ای میل کے موضوع کے ساتھ اس موضوع کی موازنہ کا موازنہ کریں:

آنے والے اجلاس

یاد رکھیں کہ پہلا موضوع لائن زیادہ معلوماتی اور مکمل ہے. غیر رسمی موضوع کی لائن، کسی کو بھیجا گیا ہے جو آپ اچھی طرح سے جانتے ہو، صرف موضوع پر سختی سے چھٹکارا دیتے ہیں.

سلامتی

سلامتی براہ راست ایسے شخص سے خطاب کرتا ہے جو آپ ای میل بھیج رہے ہو. یہ ہمیشہ رسمی ای میل کے پیغامات میں استعمال ہوتا ہے، لیکن کبھی کبھی غیر رسمی پیغامات میں پھنس گئے ہیں. یہاں رسمی اور غیر رسمی سلامتی کے کچھ مثالیں ہیں:

اگر آپ کسی گروپ میں ای میل بھیج رہے ہیں تو، پورے گروپ سے خطاب کریں. یہاں ایک مثال ہے:

عزیز طلباء،

اگر آپ کے پاس شخص کا نام ملا ہے تو آپ بھی ای میل بھیجنا چاہتے ہیں، اس کا نام کسی بھی عنوان کے ساتھ ساتھ اپنا نام استعمال کرنا مناسب ہے. یہاں ایک فرد کے لئے باقاعدگی سے نمونہ نمونہ ہے:

پیارے پروفیسر سمتھ،

اگر آپ اس شخص کا نام نہیں جانتے تو آپ پہنچنے کی کوشش کر رہے ہیں، آپ کو اس معلومات کو دریافت کرنے کی ہر کوشش کرنا چاہئے. آخری ریزورٹ کے طور پر، آپ کو پہنچنے والے افراد کے عنوان کے ای میل کو ایڈریس کرنے کے لئے یہ ٹھیک ہے (لیکن کم موثر). یہاں نام کے بغیر ایک رسمی سلامتی کا ایک مثال ہے:

پیارے انسانی وسائل ڈائریکٹر،

غیر معمولی صورتوں میں جہاں آپ کسی شخص کا نام یا عنوان نہیں جانتے ہیں، تو یہ سلامتی کا استعمال کرنے کا ٹھیک ہے:

آپ کی بارگاہ میں عرض ہے،

مندرجہ بالا مندرجہ ذیل غیر رسمی سلامتی کے ساتھ رسمی سلامتی کی مثالیں متضاد کریں:

ایک گروپ کے لئے غیر رسمی سلامتی

ارے کلاس!

ایک فرد کے لئے غیر رسمی سلامتی

ہیلو ٹیلر،

جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، رسمی اور غیر رسمی سلامتی بہت مختلف ہیں.

تعارف

ایک رسمی ای میل کا افتتاح اکثر اپنے آپ کو متعارف کرانا چاہتا ہے. اس کے برعکس، غیر رسمی ای میلز کسی کو بھیجا جاتا ہے جو آپ جانتے ہیں اور تعارف کی ضرورت نہیں ہے.

ایک رسمی ای میل میں ایک افتتاحی کا ایک مثال یہ ہے:

میرا نام اردن سمتھ ہے. میں XYZ یونیورسٹی کے اعداد و شمار کے پروفیسر ہوں. یہ پیغام تمام موجودہ طالب علموں کے لئے ہے.

اس آرٹیکل میں، آپ ای میل کھولنے کے مزید مثالیں تلاش کریں گے:

جسم

ایک رسمی ای میل کا جسم عام طور پر ای میل کے مقصد پر بیان کرتا ہے. غیر رسمی ای میل میں وضاحت کی ضرورت نہیں ہوسکتی ہے. اگرچہ جسم میں تفصیلی معلومات شامل ہوتی ہے، اگرچہ یہ رسمی ای میل میں واضح طور پر اور جامع طور پر لکھنا ضروری ہے. یاد رکھیں کہ آپ کے قارئین آپ سے واقف نہیں ہیں اور آپ کے موضوع سے واقف نہیں ہوسکتے ہیں. آپ اپنے ای میل وصول کنندہ کو ایک اہم نقطہ نظر کو غلط سمجھنا نہیں چاہتے ہیں.

بند

آپ کو ایک رسمی ای میل کیسے ختم کرنا ضروری ہے. چونکہ ای میل بند ہونے کی آخری بات یہ ہے کہ آپ کے وصول کنندہ کو نظر آتا ہے، آپ کا ای میل بند کرنا دیرپا اثر سے نکل سکتا ہے.

ایک باضابطہ ای میل بند کرنے والے قارئین کو بھی یاد دلاتا ہے جو آپ اس کے بعد ہیں اس میں آپ کا پورا نام، رابطے کی معلومات، اور عنوان (اگر مناسب ہو) شامل ہو. اگر آپ کر سکتے ہیں، اضافی اثرات کیلئے پیشہ ورانہ دستخط سانچے استعمال کریں. (اگلے سیکشن میں سائن ان ٹیمپلیٹس کے بارے میں مزید جانیں.)

اس کے برعکس، ایک غیر رسمی ای میل کے لئے ایک ای میل کی بندش بہت آرام دہ اور پرسکون ہوسکتی ہے. بعض صورتوں میں جہاں وصول کنندہ آپ کو اچھی طرح سے جانا جاتا ہے، آپ بھی ای میل کو بند کرنے کو بھی ختم کرسکتے ہیں.

رسمی ای میل بند کرنے کا سب سے عام طریقہ لفظ کے ساتھ ہے "مخلص." یہ عام بند ہوسکتا ہے، لیکن یہ بھی ایک محفوظ بند ہے.

یہاں ایک رسمی ای میل بند کرنے کا ایک مثال ہے:

مخلص،
اردن سمتھ
اعداد و شمار کے پروفیسر، XYZ کالج
[ای میل ایڈریس یہاں جاتا ہے]
[فون نمبر یہاں جاتا ہے]

ان مضامین میں، ہم رسمی (اور غیر رسمی) ای میل کے اختتام کے مزید مثال بھی فراہم کرتے ہیں:

اب آپ کی معلومات ہے جو آپ کو ایک رسمی ای میل کے ہر حصے کو لکھنے کی ضرورت ہے. رسمی ای میلز پیشہ ورانہ ای میلز کے بہت ہی ملتے جلتے ہیں، کیونکہ پروفیشنل ای میل اکثر رسمی انداز میں لکھی جاتی ہیں. پیشہ ورانہ ای میلز پر لاگو اصولیں رسمی ای میلز کیلئے بھی مفید ہیں. جانیں کہ اس ٹیوٹوریل میں مؤثر پیشہ ورانہ ای میل کیسے لکھ سکیں.

3. رسمی ای میل کی تشکیل اور تشکیل

جبکہ بہت سے غیر رسمی ای میل غیر معقول ہیں، آپ کو آپ کا باقاعدگی سے ای میل کس طرح شکل اور ساخت کی ضرورت ہے. کم سے کم، ایک رسمی ای میل میں مندرجہ ذیل عناصر پر مشتمل ہونا چاہئے:

  • موضوع لائن. مخصوص، لیکن جامع ہو. بہت سے ماہرین اس بات سے اتفاق کرتے ہیں کہ مثالی موضوع کی لمبائی 6 سے دس الفاظ طویل ہے.
  • سلامتی اگر ممکن ہو تو نام سے وصول کنندہ کو بتائیں. مناسب طریقے سے عزت کا استعمال کریں. مثال کے طور پر، پیارے پروفیسر سمتھ لکھیں، نہیں.
  • جسمانی متن. یہ سیکشن ای میل کے اہم پیغام کی وضاحت کرتا ہے. ایک رسمی ای میل کے لئے، مناسب گرامر اور مکمل جملہ استعمال کریں.
  • دستخط آپ کا ای میل بند کرنا رسمی، غیر رسمی نہیں ہونا چاہئے. اپنے پہلے اور آخری نام کا استعمال کریں. اگر آپ کسی تنظیم کی جانب سے لکھ رہے ہیں اور آپ کو اس شخص کا عنوان معلوم ہوتا ہے جو آپ ای میل بھیج رہے ہیں تو اسے استعمال کریں.

جیسا کہ ہم نے پہلے ذکر کیا ہے، کاروباری ای میل اور ایک پیشہ ور ای میل کے درمیان بہت سے مماثلت ہیں. اس ٹیوٹوریل کو کاروباری ای میل کی تشکیل کرنے کا مناسب طریقہ بیان کرتا ہے:

جب آپ ایک رسمی ای میل کو تشکیل دے رہے ہیں تو آپ کے ای میل فونٹ کا انتخاب بھی اہم ہے. اگرچہ بہت سارے جدید ای میل پلیٹ فارمز آپ کو کئی مختلف فانٹ استعمال کرنے کی اجازت دیتے ہیں، یہ ایک عام، پڑھنے کے قابل فونٹ جیسے ویدنا، کیلبی، ٹائم نیو رومن یا جورجیا کے ساتھ رہنا بہتر ہے. ہیلیویٹیکا اور آریری عام سیان سرٹی فونٹ ہیں جو آپ بھی استعمال کرسکتے ہیں.

نیاپن فونٹس جیسے کامک سینز، ہینڈ لکھنا فونٹ جیسے برادلی ہینڈ، اور برش اسکرپٹ جیسے اسکرپٹ فونٹ سے بچیں. یاد رکھیں کہ اگر آپ اپنے رسمی ای میل کے لئے غیر معمولی فونٹ منتخب کرتے ہیں، تو اس فونٹ کو کچھ ای میل پلیٹ فارمز کی حمایت نہیں کی جا سکتی ہے.

اس کے علاوہ، آپ کے رسمی ای میل میں ایک یا دو فونٹ پر رہنا. بہت سے مختلف فانٹ کا استعمال کرتے ہوئے آپ کا ای میل بہت آرام دہ اور پرسکون نظر آتا ہے. بہت سے فونٹ بھی آپ کے رسمی ای میل کو کم پڑھنے کے قابل بنا سکتے ہیں.

4. رسمی ای میل بھیج رہا ہے

ایک بار جب آپ نے اپنے رسمی ای میل کو لکھا اور فارمیٹ کیا، تو آپ اپنے پیغام کو بھیجنے کے لئے تقریبا تیار ہیں. لیکن اس سے پہلے کہ آپ کو بھیجیں بٹن دبائیں، اپنے ای میل کو احتیاط سے جائزہ لیں. کے لئے دیکھو:

  • اسپیل غلطیاں
  • ایک نام میں غلطیاں
  • ٹائپس
  • گراماتی غلطی

یاد رکھو، غلطیوں سے بھرا ہوا ایک میلہ ای میل غلط تاثر بناتا ہے.

اس کے علاوہ، ای میل بھیجنے کے لئے آپ ای میل ایڈریس پر توجہ دیتے ہیں اگر آپ کو سنجیدگی سے لے جانا چاہئے. ہم میں سے بہت سے ای میل ایڈریس پیدا کیے گئے جب ہم چھوٹے سے رسمی ای میلز کے لئے مناسب نہیں ہیں. اگر آپ اسے حاصل کرسکتے ہیں تو، رسمی ای میلز کیلئے آپ کے ای میل ایڈریس کو آپ کے نام کی مختلف حالتوں کے بغیر کسی قسم کی تبدیلی ہونا چاہئے.

مناسب اور غیر مناسب ای میل ایڈریس کے کچھ مثالیں یہاں ہیں:

ای میل پتہ # 1

بلیٹن L0ver73٪@example.com

اس قسم کے ای میل ایڈریس کو آرام دہ اور پرسکون ای میلز کے لئے اپنے خاندان اور دوستوں میں محفوظ کریں.

ای میل ایڈریس # 2

ٹیلر جینسexample.com

یہ ای میل ایڈریس رسمی اور پیشہ ورانہ ای میلز کے لئے استعمال کیا جا سکتا ہے.

نوٹ: یہ ای میل پتے یہاں استعمال کیے گئے ہیں اور اس مضمون میں صرف مثال کے طور پر ہی ہیں. وہ اصل ای میل پتے کی نمائندگی کرنے کا ارادہ نہیں رکھتے ہیں.

اگر آپ ایک طالب علم ہیں یا کسی تنظیم کی طرف سے لکھنا چاہتے ہیں تو، یہ آپ کے تعلیمی ادارے یا تنظیم کی نمائندگی کرتے ہوئے ای میل کو استعمال کرنے کا ایک اچھا خیال ہے. مثال کے طور پر، زیادہ تر کالجوں کو اپنے طالب علموں کو ای میل پتے کے ساتھ فارمیٹ میں فراہم کرتے ہیں:

firstnamelastname@collegename.edu

5. رسمی ای میل کے لئے سانچے کا استعمال کرتے ہوئے

اپنے رسمی ای میل پر اضافی اثر اضافی کرنے کا ایک طریقہ پیشہ ورانہ طور پر ڈیزائن شدہ دستخط ٹیمپلیٹ کا استعمال کرنا ہے. ایک دستخط ٹیمپلیٹ آپ کے ای میل کے لئے گرافک دلچسپی میں اضافہ کرتا ہے. ایک دستخط سانچے میں آپ کی مکمل رابطے کی معلومات بھی شامل ہے.

پیشہ ورانہ ڈیزائن کردہ دستخط سانچے کے ساتھ ایک ای میل بند کرنے کا ایک مثال یہ ہے:

formal email signature template example
یہاں ایک دستخط ٹیمپلیٹ کے ساتھ ایک رسمی ای میل بند کرنے کا ایک مثال ہے.

نوٹ: پچھلا مثال کے طور پر Envato کی گرافیکورور سے 1127 ای میل دستخط ٹیمپلیٹ استعمال کرتا ہے، جو پیشہ ورانہ ای میل سانچے کے لئے ایک اچھا ذریعہ ہے جیسا کہ اوپر مثال میں استعمال کیا جاتا ہے.

فرق کو نوٹ کریں کہ معیار کے سانچے بناتا ہے. ای میل دستخط ٹیمپلیٹس کے مزید عظیم مثال کے طور پر، مضمون کا جائزہ لیں:

نتیجہ

شاید آپ کو رسمی ای میل لکھ کر زیادہ تجربہ نہیں ہوسکتا ہے، لیکن اگر آپ کو لکھنے کی ضرورت ہے تو یہ درست کرنا ضروری ہے. جب آپ جانتے ہیں کہ کیا کرنا ہے تو ایک رسمی ای میل لکھنا مشکل نہیں ہے.

رسمی ای میل غیر رسمی سے مختلف ہے. ایک باقاعدگی سے ای میل کے لۓ مناسب ڈھانچہ، فارمیٹنگ، اور سر موجود ہے.

اب ہم نے وضاحت کی ہے کہ آپ کو باقاعدگی سے ای میلز کے بارے میں جاننے کی ضرورت ہے، آپ اپنی خودمختاری ای میل لکھتے، فارمیٹ اور بھیجنے کے لئے تیار ہیں. اچھی قسمت!

عظیم ای میلز لکھنے کے علاوہ، یہ بھی آپ کے ای میل ان باکس کے اوپر رکھنے کے لئے ضروری ہے.

ہمارے نئے ای میل مینجمنٹ ای بک ڈاؤن لوڈ، اتارنا (مفت)

ہمارے مفت ای بک میں پیشہ ورانہ ای میل مینجمنٹ کی حکمت عملی کے بارے میں سب کچھ سیکھیں، ان باکس زیرو ماسٹر کے الٹی گائیڈ.

Free professional email tips ebook PDF

ہم آپ کو دکھائیں گے کہ ان باکس زیرو کے ساتھ کس طرح شروع کرنا، اسے کیسے لاگو کرنا، اور صحت مند ای میل کی عادات کو کیسے اختیار کرنا ہے. ٹپس + بزنس نیوز لیٹر میں آپ کی سبسکرائب کے ساتھ اسے مفت کے لئے پکڑو.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.