Advertisement
  1. Business
  2. Small Business

چھوٹے کاروبار کے لئے اہم انسانی ضروریات کیا ہیں؟

Scroll to top
Read Time: 14 min
This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
Small Business HR: How to Communicate With Employees Better
How to Handle Important Employees Who Want to Quit

Urdu (اُردُو) translation by Asim Mughal (you can also view the original English article)

اب تک اس سلسلے میں HR پر چھوٹے کاروباری ادارے میں، ہم نے انفرادی انسانی وسائل جیسے موضوعات کو ملازمت، تربیت، اور مواصلات جیسے دیکھا ہے.

لیکن کچھ بنیادی ضروریات بھی ہیں جو آپ کو ایک چھوٹے کاروبار کے مالک یا HR افسر کے طور پر پورا کرنا ہوگا. جب لوگ آپ کے لئے کام کرنے آئے ہیں تو، آپ کے ملک میں متعلقہ ملازمت کے قوانین کو پورا کرنے، اچھے ریکارڈ رکھنے اور فوری طور پر اور مؤثر طریقے سے تنخواہ اور فوائد ادا کرنے کے لئے آپ کو ایک محفوظ اور صحت مند کام جگہ فراہم کرنے کی ذمہ داری ہے.

Small business team human resourcesSmall business team human resourcesSmall business team human resources
کیا آپ کو اپنے ملازمین کی دیکھ بھال کرنے کے لئے چھوٹی کاروباری انسانی ضروریات کو معلوم ہے؟ (تصویر کا ذریعہ)

اس ٹیوٹوریل میں، ہم ان موضوعات میں ڈوبیں گے اور آپ کو اپنے چھوٹے کاروباری اداروں میں ان اہم انسانی وسائل کی ضروریات کی تعمیل کرنے کے بارے میں بتائیں گے. شاید وہ آپ کے چھوٹے کاروبار میں نہیں کر سکیں گے، لیکن وہ آپ کو خوشگوار، پیداواری ملازمتوں سے ہٹانے میں دلچسپی رکھتے ہیں اور سڑک کے نیچے کچھ تنظیمی یا قانونی سر درد سے بچنے کے خواہاں ہیں.

نوٹ: جب آپ یہ سبق پڑھ رہے ہیں تو، ذہن میں رکھو کہ یہ ایک عالمی سامعین کا مقصد ہے. روزگار کے قوانین اور دیگر قواعد و ضوابط وسیع پیمانے پر مختلف ملکوں کے لحاظ سے مختلف ہوتے ہیں جو آپ ان میں مبنی ہیں- اور بعض اوقات وہاں مقامی قواعد و ضوابط آپ کے شہر، ریاست، صوبہ وغیرہ کے بارے میں آگاہ ہیں. لہذا اگرچہ ہم یہاں کچھ عام مثالوں کے ذریعے جانے جا رہے ہیں، زیادہ تر امریکہ کے قواعد پر مبنی ہیں، اپنی مقامی صورتحال کو چیک کرنے کے لئے یقینی بنائیں، اور مثالی طور پر پیشہ ور قانونی مشورہ حاصل کرنے کے لۓ یقینی بنائیں کہ آپ اپنے علاقے میں تمام متعلقہ قوانین کے مطابق عمل کریں.

1. لوگ محفوظ رکھیں

اگر آپ سوچتے ہیں کہ پیشہ ورانہ حفاظت یا "صحت اور حفاظت" کے قواعد صرف ناراض حکومت ریڈ ٹیپ کے بارے میں ہیں، تو آپ کے لئے یہ ایک شنگھائی والی اعداد و شمار ہے: صرف 2015 میں ریاستہائے متحدہ میں، کام جگہ میں زخموں سے 4،836 ملازمین ہلاک ہوئے ہیں. (غیر مہلک معاملات کی تعداد کے بارے میں سوچنا؟ یہ 2.9 ملین ہے.)

ان تعدادوں کو تھوڑی دیر کے لئے ڈوب دو

یہ صاف ہونا چاہئے، پھر، کہ آپ کا پہلا اور سب سے اہم ذمے دار ایک چھوٹے سے کاروباری مالک کے طور پر اپنے ملازمین کو محفوظ رکھنے کے لئے ہے. لہذا اس حصے میں، ہم پیشہ ورانہ تحفظ کے کچھ بنیادی اصولوں کے ذریعے جائیں گے.

نوٹ: میں امریکی پیشہ ورانہ سیفٹی اینڈ ہیلتھ ایڈمنسٹریشن کے بہترین چھوٹے بزنس ہینڈ بک میں اس مشورہ پر بہت زیادہ معلومات کر رہا ہوں. کتاب خود کو بہت زیادہ تفصیل میں جاتا ہے، اور یہ پی ڈی ایف کے طور پر آن لائن یا ڈاؤن لوڈ، اتارنا پڑھنے کے لئے آزاد ہے، لہذا میں اسے دیکھنے کی سفارش کروں گا.

خطرات کا اندازہ کریں

اپنے کام کی جگہ کا تجزیہ اور عمل کا تجزیہ کرکے اپنے ملازمین کو عمل کرنا ہے. ممکنہ خطرات کی تلاش کریں اور ایک جامع انوینٹری بنائیں.

کچھ کام کی جگہیں دوسروں کے مقابلے میں زیادہ واضح طور پر خطرناک ہیں - مینوفیکچرنگ سائٹ پر خطرات جہاں کارکنوں کو زہریلا کیمیکلز اور بھاری مشینری کو ہینڈل کرنا آسان ہے وہ دفتر میں ان سے کہیں زیادہ دیکھنا آسان ہے. لیکن کسی بھی جگہ پر، چیزیں غلط ہو سکتی ہیں.

امریکہ میں ہر سال، مثال کے طور پر، ایلیٹرز کے ذریعہ 27 افراد ہلاک اور 10،000 سے زائد زخمی ہیں. ہزاروں افراد خود کو، کبھی کبھی سنجیدگی سے زخمی، ڈھیلا تار، کھلی میز دراز، پاسگواے میں باقی اشیاء، اور اسی طرح پر ٹپپ کرکے، اور اسی طرح. ناقص طور پر ڈیزائن کردہ کام کا کام اور آفس کرسیاں، ملازمتوں کو پیچھے درد، بار بار تحریک کے زخموں، اور دیگر سنگین بیماریوں سے محروم کر سکتے ہیں. ایک پرانی یا خرابی سے برقرار رکھنے والا عمارت چھت ٹائل کو ڈھونڈنے کے لئے ناقابل وائرنگ سے کسی بھی خطرے کا سبب بن سکتا ہے.

لہذا ممکنہ خطرات کی فہرست مرتب کرکے شروع کریں. آپ تجربہ کار صحت اور حفاظت پیشہ ور افراد کو اپنے کام کی جگہ پر ملنے کے قابل ہوسکتے ہیں اور سبسایڈڈ حکومت کے پروگرام کے ایک حصے کے طور پر مفت سروے کرتے ہیں. یا آپ اسے نجی کنسلٹنٹ کے لئے ادائیگی کر سکتے ہیں.

ملازمتوں کو حوصلہ افزائی کریں کہ وہ آپ کو ان کی ملازمتوں میں دیکھ سکیں جو ممکنہ طور پر غیر محفوظ ہیں- وہ ابتدائی حفاظتی انوینٹری کو مرتب کرنے میں مدد کرنے کے لئے بہترین ذریعہ ہیں اور پھر اسے اپ ڈیٹ رکھیں.

کنٹرول میں جگہ رکھو

ایک بار جب آپ نے خطرات کا اندازہ کیا ہے تو، آپ جیسے ہی خطرات کو ختم کرنے کی کوشش کریں، اور جہاں آپ ان کو ختم نہیں کرسکتے ہیں، کم از کم انہیں کنٹرول کرنے اور ان کی امکانات کو کم کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں.

عام طور پر اس میں خاص طریقہ کار قائم کرنے میں شامل ہے کہ ہر ملازم کو عمل کرنا چاہئے (مثلا جب آپ اس مشین کو کام کر رہے ہیں، تو آپ کو آنکھ کی تحفظ پہننا چاہیے اور چیک کریں کہ حفاظتی پکڑ مناسب طریقے سے کام کر رہا ہے). پھر اس بات کا یقین کر لیں کہ ہر ایک طریقہ کار کو جانتا ہے، کہ وہ مناسب طور پر دستاویزی کر رہے ہیں، اور لوگوں کو یاد دلانے کے لئے نشانیاں یا پوسٹر موجود ہیں.

یہاں کچھ اور اہم اقدامات ہیں:

  • اس عمارت کی باقاعدگی سے بحالی اور کسی بھی سامان کا استعمال کرتے ہوئے ملازمین کا استعمال کریں.
  • طبی ہنگامی حالتوں اور فوری طور پر ہنگامی تعدادوں کے بعد ایک منصوبہ ہے.
  • پہلے امداد کے طریقوں میں کچھ ملازمین کو تربیت دیں اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ لوگ کون ہیں اور وہ کیسے پہنچیں.
  • زخموں کی اطلاع دینے کے لئے ایک طریقہ کار ہے اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ لوگ اسے جانیں.
  • صحت اور حفاظت کے طریقہ کار میں تمام ملازمین کو تربیت دینے کے لۓ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ کیا کرنا ہے.
  • ایک ہنگامی منصوبہ بنائیں اور باقاعدگی سے مشق کا انتظام کریں.

مندرجہ ذیل سبق مددگار ہو سکتا ہے:

اپنی عزم ظاہر کرو

خطرات کی شناخت اور جگہ پر کنٹرول ڈالنا اچھا ہے، لیکن اگر آپ کے ملازمین اب بھی صحیح طریقہ کار پر عمل نہیں کرتے ہیں؟ یہ بہت اہم ہے کہ ہر ایک کام کی جگہ کو سنجیدگی سے سنبھالتا ہے، اور آپ اس کے سر کو اپنے اعمال کے ذریعہ مقرر کرسکتے ہیں.

ملازمت کے کام کی جگہ پر اپنی عزم کا مظاہرہ کریں اپنے عملے کو اس موضوع کو سنجیدگی سے بھی سنبھالنے کے لئے حوصلہ افزائی کرے گی، اور یہ حادثات سے بچنے میں مدد مل سکتی ہے. اس کے سب سے اوپر، یہ ظاہر ہوتا ہے کہ آپ انہیں اور ان کی جسمانی صحت کی قدر کی قدر کرتے ہیں، لہذا یہ ایک طاقتور پیغام بھیجا ہے جو ان کی عام خوشی اور ملازمت کی اطمینان کو بہتر بنا سکتی ہے.

لہذا کام کی جگہ کی حفاظت اور صحت پر واضح پالیسی بناؤ، اور دفتر کے اندر اور انٹرانیٹ یا کمپنی کی ویب سائٹ پر اسے فوری طور پر پوسٹ کریں. کسی شخص میں پالیسی کو بات چیت کرنے کے لئے میٹنگ رکھو، اور مینیجرز اور ملازمین کو اس کے تعمیل کے لۓ جوابدہ بنانا.

باقاعدگی سے اپنی پالیسی اور طریقہ کار کا جائزہ لینے اور اپ ڈیٹ کرنے کے لۓ، ملازمین سے ان پٹ اور تجاویز کو فروغ دینے کے لۓ. اور اگر آپ کو اس بات کا یقین کرنے کے لئے لوگوں کو اضافی کام کرنے کی ضرورت ہوتی ہے تو اس بات کو یقینی بنائیں کہ وہ وقت اور وسائل کو مؤثر طریقے سے کریں.

ان تمام مراحل کے بعد آپ کو کاروائی کے حادثات سے چھوٹ نہیں ملیں گے، لیکن یہ ان کے امکانات کو کم کرنے میں مدد ملے گی اور ہر ایک کے لئے محفوظ کام ماحول پیدا کرے گا.

2. قانون جانیں

روزگار کے قوانین کو چھوٹے کاروبار انسانی وسائل کی ضروریات کا ایک اہم حصہ ہیں اور وہ بہت پیچیدہ ہوسکتے ہیں. یہ قوانین چھوٹے کاروباروں کو بھی حکومتی بناتے ہیں، لہذا آپ کو تیز رفتار اور اس بات کا یقین کرنے کی ضرورت ہے کہ آپ تمام قواعد و ضوابط کے مطابق عمل کر رہے ہیں. پھر، ہم یہاں امریکہ کے قوانین پر مبنی کچھ عام مثالیں ملاحظہ کریں گے، لیکن آپ کے اپنے کاروبار کی صورت حال کی جانچ پڑتال کرنے کا یقین ہو، اور اگر ممکن ہو تو انفرادی قانونی مشورے حاصل کریں.

برابر موقع قانون

ملازمت کے قانون کے سب سے زیادہ عام طریقوں میں سے ایک مساوی مواقع کے معاملات سے متعلق ہے. لازمی طور پر، آپ کو جنسی، نسل، مذہب، قومی اصل، عمر، معذوری، وغیرہ پر مبنی آپ کی ملازمت کے طریقوں میں فرق نہیں ہونا چاہئے. اور آپ کو کام جگہ میں امتیازی سلوک اور ہراساں کرنے کے خلاف حفاظت کے لئے واضح پالیسیوں پر ہونا چاہئے. آپ کو ان کے حقوق کے ملازمین کو مطلع کرنے اور متعلقہ قوانین کے مطابق آپ کے مطلع کرنے کے لئے کام جگہ میں نوٹسز ڈالنے کی بھی ضرورت ہوسکتی ہے.

اس علاقے میں اس علاقے کو متاثر کرنے والے قوانین کے چند مثالیں.

  • سول رائٹس ایکٹ
  • برابر موقع ملازمت کمیشن (EEOC) کے قواعد
  • یونیفارم سروسز روزگار اور ریفریجریشن حق ایکٹ
  • برابر تنخواہ ایکٹ
  • امریکی معذور قانون کے ساتھ

کارکنوں کے حقوق

بہت سے ممالک کے کارکنوں کو اجتماعی طور پر منظم کرنے اور کسی اتحاد میں شامل کرنے کا حق ہے. وہ اکثر اضافی ادائیگی کا حق رکھتے ہیں تو وہ اضافی گھنٹے کام کرتے ہیں، اور دن کے دوران کام کی ایک خاص تعداد کو توڑ دیتے ہیں.

قوانین ہوسکتے ہیں کہ آپ کتنے چھٹی کے وقت یا دوسرے فوائد کو فراہم کرنے کے لئۓ ہیں - اور اگر آپ ادا چھٹیوں اور ملازمین کو اس کا استعمال نہیں کرتے، تو آپ ان کو پیسے کے برابر ادا کر سکتے ہیں. اور بہت سے حقوق ہیں، دونوں بڑے اور چھوٹے، جو کارکنوں نے سالوں سے لڑے ہیں اور قانون میں ترمیم کی تھی.

کبھی کبھی استثناءات موجود ہیں- مثال کے طور پر، امریکہ میں، تنخواہ کارکن عموما اضافی وقت اور کام کے وقفے کے ارد گرد کے قوانین سے مستثنی ہیں، اور مستقل ٹھیکیداروں پر لاگو بہت سارے قوانین سے آزاد ٹھیکیداروں سے مستثنی ہیں. لیکن آپ کو محتاط رہنا ضروری ہے کہ آپ لوگوں کو کس طرح درجہ بندی کریں، کیونکہ اس کے بارے میں قواعد بھی موجود ہیں، اور یہ ان کے غصے میں گر کرنا آسان ہے.

اس کے علاوہ، والدین کی چھٹی اور طبی چھٹی جیسے چیزوں کے بارے میں مت بھولنا. آپ کو اپنے ملازمین کو اپنے ملک کے قوانین کے مطابق دور کرنے کی اجازت دینی چاہیے، اور یقینی بنائیں کہ جب وہ واپس آ جائیں تو ان کا کام ابھی تک دستیاب ہے.

کام کی جگہ سیفٹی

ہم نے گزشتہ سیکشن میں کام جگہ کی حفاظت کے اصولوں کو احاطہ کیا، لیکن آپ کو مخصوص جگہ اور قواعد بھی شامل ہوسکتے ہیں جو آپ کو عمل اور جگہ پر ظاہر کرنے کے لئے آپ کے ساتھ ساتھ عمل کرنے کی ضرورت ہے. لہذا آپ کو محفوظ کام کی جگہ فراہم کرنے کے لئے کام کے علاوہ، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ تمام متعلقہ قواعد بھی پیروی کر رہے ہیں.

3. اچھے ریکارڈ رکھیں

ڈائلنگ آپ کو کبھی بھی ایسا ہی دلچسپی نہیں ہے، لیکن یہ ضروری ہے. اچھی خبر یہ ہے کہ ضروریات بہت آسان ہیں- آپ کو صرف ہر ایک ملازم کے لئے فائل (یا فائلوں، جیسا کہ ہم ایک منٹ میں دیکھیں گے) رکھنے کی ضرورت ہے، ان کے روزگار کے بارے میں اہم معلومات شامل ہیں. اور، سب سے اہم بات، آپ کو ان فائلوں کو بہت محفوظ رکھنے کی ضرورت ہوگی، کیونکہ ان میں حساس معلومات موجود ہیں.

مثالی طور پر، آپ کو ہر ملازم کے لئے دو علیحدہ فائلیں ملیں گی: ایک عام ملازمت کی معلومات کے لئے، اور ایک اور طبی معلومات کے لۓ. (اور کچھ ممالک میں، آپ کو امیگریشن سے متعلقہ ریکارڈ بھی رکھنے کی ضرورت ہوسکتی ہے.) یہاں ہر ایک میں کیا جانا چاہئے:

جنرل ملازم فائل

یہ فائل ایک مخصوص ملازم سے متعلق ایک ہی جگہ میں تمام معلومات جمع کرتی ہے. جب آپ ان کو کرائے جاتے ہیں تو آپ ان کو شروع کر سکتے ہیں، ان کے دوبارہ شروع اور کسی بھی ملازمت کے دستاویزات یا شکلوں میں گر کر ان پر دستخط کئے گئے ہیں.

اس کے بعد آپ دستاویزات شامل کر سکتے ہیں جیسے آپ ساتھ جائیں گے، جیسے:

  • تربیت ریکارڈ
  • کارکردگی کے جائزے
  • کوئی نظم و ضبط
  • ٹیکس فارم
  • تنخواہ کی تفصیلات
  • ملازم ہینڈ بک حاصل کرنے کا اعتراف
  • دوسرے معاہدے یا معاہدے پر ملازم نے دستخط کیا ہے

ملازم طبی فائل

اگر ملازم ایک طبی حالت یا معذوری رکھتا ہے جو ان کے کام کو متاثر کرتا ہے، تو آپ کو طبی ریکارڈ رکھنے کی ضرورت ہوسکتی ہے، لیکن آپ کو ہمیشہ ایک ہی محفوظ جگہ پر علیحدہ فائل میں رکھنا چاہئے.

یہی وجہ ہے کہ طبی معلومات بہت ذاتی ہے، اور جو شخص ملازم کی عام فائل تک رسائی حاصل کرنے کی ضرورت ہو سکتی ہے وہ اپنے میڈیکل ریکارڈ کو نہیں دیکھ سکیں. لہذا یہ معلومات الگ الگ فائل میں رکھیں، اور اس فائل کے بارے میں کون تک رسائی حاصل کرسکتے ہیں اور اس کے بارے میں بہت سخت رہیں.

امیگریشن ریکارڈز

کچھ ممالک میں، آپ کو ملک میں کام کرنے کے لئے کارکن کی اہلیت کا ثبوت رکھنے کی ضرورت ہوسکتی ہے. امریکہ میں، مثال کے طور پر، اسے فارم I-9 کہا جاتا ہے. چونکہ امیگریشن کے افسران ان فارموں کو چیک کرنے سے پوچھ سکتے ہیں، آپ کو ان کو ملازم کی دوسری معلومات سے علیحدہ رکھنا چاہیے، تاکہ آپ انہیں صرف ملازم کے ذاتی ڈیٹا تک رسائی فراہم کر سکیں.

4. ادائیگی اور فوائد فراہم کریں

ہر چھوٹے کاروبار کے لئے ایک اور بنیادی انسانی ضروریات وقت پر لوگوں کو ادا کرنے اور کسی بھی متعلقہ فوائد فراہم کرنا ہے. ہم پہلے سے ہی اس سلسلے میں پہلے سے ہی تنخواہ کی شرح اور فوائد کو کس طرح مقرر کرنے کے بارے میں نظر آتے ہیں، لیکن آپ نے ایسا کرنے کے بعد، آپ کو اس بات کا یقین کرنے کی ضرورت ہے کہ آپ اس کے میکانکس کو مناسب طریقے سے کریں.

سب سے پہلے، اس وقت لوگوں کو وقت پر ادائیگی، اس سے کوئی فرق نہیں. جیسا کہ ہم نے اپنے نقد کے بہاؤ کے نصاب میں دریافت کیا، چھوٹے کاروبار اکثر کافی نقد بہاؤ کے ساتھ جدوجہد کرتے ہیں، لیکن اگر آپ اسے احتیاط سے منظم کرتے ہیں اور درست پیش گوئی کرتے ہیں تو، آپ کو یقینی طور پر آپ کو ہمیشہ ہاتھ میں کافی یقین ہے. اور اگر آپ کو کسی بھی ادائیگی میں تاخیر کی ضرورت ہے، تو ملازمین کی تنخواہ خراب نہیں ہوتی. کسی نے دیر سے ادائیگی کی ہے کہ انہیں احترام نہیں کیا جاسکتا ہے، اور / یا یہ کاروبار سنگین مصیبت میں ہے کسی بھی طرح، یہ ان کے CV کو اپ ڈیٹ کرنے اور ایک نئی ملازمت کی تلاش کرنے کا ایک یقینی طریقہ ہے.

لیکن اس کے علاوہ، آپ کو اس بات کو یقینی بنانے کی بھی ضرورت ہے کہ آپ صحیح رقم کا حساب لگائیں، صحیح ٹیکس کٹوتی کریں، صحیح ریکارڈ رکھیں اور صحیح ریکارڈ فراہم کریں، ٹیکس کے حکام کے ساتھ صحیح فارم درج کریں.

آپ کو فوائد کے سب سے اوپر رکھنے کی بھی ضرورت ہے- ملازمتوں کو صحیح معلومات فراہم کریں اور ان کے فوائد تک رسائی حاصل کرنے کے لۓ آسان بنائے، اور مثال کے طور پر، ہر فرد نے اپنی مجموعی استحکام سے کتنے چھٹیوں کا دن لیا ہے. تیسرے فریق کی طرف سے فراہم کردہ فوائد کہاں ہیں، جیسے ہیلتھ انشورنس کمپنی، آپ کو اس بات کا یقین کرنے کی ضرورت ہے کہ ہر شخص درجے کی جائے جسے اندراج کیا جانا چاہئے، اور سب کچھ آسانی سے چل رہا ہے اور لوگوں کو ان کی مدد تک رسائی حاصل ہے.

مؤثر طریقے سے چلنے والی ادائیگی کے بارے میں مزید معلومات کے لئے، مندرجہ ذیل سبق ملاحظہ کریں:

نتیجہ

اس ٹیوٹوریل میں، آپ نے دیکھا ہے کہ آپ کے چھوٹے کاروبار کے لئے کچھ اہم انسانی وسائل (HR) کی ضروریات کا اطلاق کیسے کریں. آپ نے سیکھا ہے کہ آپ کے ملازمین کو محفوظ رکھنے، ملازمت کے قوانین اور قواعد و ضوابط، کس طرح اچھے ریکارڈ رکھنے، اور کس طرح مؤثر طریقے سے ادائیگی اور فوائد کو فراہم کرنے کے لئے سب سے اوپر رکھنے کے لئے.

اس سلسلے میں اگلے سبق میں HR پر چھوٹے کاروبار کے لئے، آپ سیکھیں گے کہ اس بیماری سے نمٹنے کے لئے کس طرح کوئی چھوٹا کاروباری مالک کا سامنا کرنا چاہتا ہے: جب کلیدی ملازم کو چھوڑنا چاہتا ہے. پھر ملیں گے!

Advertisement
Did you find this post useful?
Want a weekly email summary?
Subscribe below and we’ll send you a weekly email summary of all new Business tutorials. Never miss out on learning about the next big thing.
Advertisement
Start your 7-day free trial*
Start free trial
*All Individual plans include a 7-day free trial for new customers; then chosen plan price applies. Cancel any time.