Unlimited WordPress themes, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Communication
Business

مناسب خط کی شکل: کاروباری خط درست طریقے سے کیسے لکھیں

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Urdu (اُردُو) translation by Asim Mughal (you can also view the original English article)

جب آپ جملہ کاروباری خطوط سنتے ہیں تو کیا خیال آتا ہے؟ فینسی خطوط کے ساتھ سفید لفافے کرتے ہیں اور بھرپور تحریر ذہن میں آتے ہیں؟ زیادہ تر مقدمات میں، آپ درست ہوں گے.

یہاں تک کہ اگر تقریبا سب کچھ ای میل کے ذریعہ کیا جاتا ہے، کاروباری خط ناپسندیدہ نہیں ہیں یا مکمل انداز سے باہر سمجھا جاتا ہے لہذا یہ اب بھی یہ بھی جانتا ہے کہ اسے مناسب طریقے سے لکھنا اور ان کی شکل کیسے دی جائے.

معیاری بزنس خط فارمیٹ کے حصے

جیسا کہ آپ نے بنیادی اسکول میں سیکھا ہے، کاروباری خط مختلف حصوں پر مشتمل ہیں. اس سیکشن کا احاطہ کرتا ہے جو ہر حصہ اور صحیح کاروباری خط کی شکل میں شامل ہے.

1. مرسل کی معلومات

کاروباری خط کو مناسب طریقے سے حل کرنے کے بارے میں جاننا ضروری ہے، خاص طور پر اگر آپ جواب کی توقع کر رہے ہیں.

اس سیکشن میں آپ کا پورا پتہ، فون نمبر، اور ای میل پتہ شامل ہے. کچھ لوگوں کو اس فہرست کے سب سے اوپر نام مکمل طور پر شامل کرنا پسند ہے، لیکن بعض لوگوں کو لگتا ہے کہ یہ بے حد ہے کیونکہ آپ بھی اپنے نام سے آپ کے نام پر دستخط کریں گے. آپ کو اس میں شامل کرنے کی ضرورت نہیں ہے اگر آپ کا استعمال کرتے ہوئے کاغذ ایک خط کا نشان ہے.

شامل اور فارمیٹنگ کیا کرنا ہے:

  • نام
  • گلی کا پتہ
  • شہر، ریاست، زپ کوڈ
  • ملک (اگر آپ کے وصول کنندہ کے طور پر اسی ملک میں نہیں ہے)
  • آپ کا فون نمبر
  • آپ کا ای میل

2. آج کی تاریخ

ماہ سے باہر نکلیں اور مکمل سال شامل کریں. اگر آپ امریکہ میں ایک کاروباری خط بھیجتے ہیں تو مہینہ، تاریخ، اور سال لکھیں، لیکن اگر آپ یو.ک. یا آسٹریلیا میں ایک خط بھیج رہے ہیں تو دن کے ساتھ تاریخ شروع کریں (مثال کے طور پر 18 اکتوبر 2018).

3. ایڈریسٹی کی معلومات (ایڈریس کے اندر A.K.A)

وصول کنندہ کی معلومات شامل کریں، ان کے نام سے شروع ہونے کے بعد، ان کے نوکری کا عنوان اور مکمل پتہ. محترمہ، مسٹر کا استعمال کرتے ہوئے وصول کنندہ کو ایڈریس کریں، یا لازمی طور پر کسی بھی نوکری مناسب عنوان کا استعمال کریں

  • نام
  • کام کا عنوان
  • کمپنی اسٹریٹ ایڈریس
  • شہر، ریاست، زپ کوڈ
  • ملک (اختیاری)

4. سلام

ایڈریس سیکشن میں استعمال ہونے والی سلامتی اسی طرح کی ضرورت نہیں ہے جسے یہاں استعمال کیا جاتا ہے. یہ سب پر منحصر ہے کہ آپ کے ایڈریس کے ساتھ کتنا قریبی یا واقف ہے، اور آپ کے خط کے تناظر میں. کالج آف سائنسز میں ڈین آپ کی چاچی ہو سکتی ہے، لیکن اگر آپ اسے کسی سرکاری صلاحیت میں لکھ رہے ہیں، تو یہ بہتر ہے اگر آپ "ڈین (آخری نام)" یا "ڈاکٹر" کا استعمال کرتے ہیں. (آخری نام) "کیونکہ اس کا ایک موقع ہے کہ دوسرے لوگوں نے اس کے خطوط کو سنبھال لیں. فوج اور مذہبی عنوانات کے طور پر لکھا جانا چاہئے.

وصول کنندہ جنس کی بات نہیں ہے؟ مسٹر یا محترمہ کو استعمال نہ کریں، صرف "عزیز" لکھیں ان کے پورا نام. اگر آپ کو پتہ نہیں ہے کہ کون سا درست رابطہ شخص ہے، "وہ کون کرے گا جس کا جواب" کرے گا. آپ اس ڈیپارٹمنٹ یا گروہ کو بھی اپنا خط لکھ سکتے ہیں، جیسے "حفظان صحت کمیٹی کے اراکین" یا "کمانڈومیم ایسوسی ایشن مینجمنٹ."

ہمیشہ ایک کالونی کے ساتھ سلامتی ختم نہیں کرتے، ایک کوما نہیں.

5. جسمانی متن

خط کا جسم عام طور پر ایک سے تین مختصر پیراگراف، ہر ایک مخصوص ارادے اور وضاحت کے لئے منظم کے ساتھ مشتمل ہے.

  • تعارف. خط کی وجہ سے بیان کرتا ہے اور آپ اس کے ساتھ کیا حاصل کرنا چاہتے ہیں. اگر وصول کنندہ یہ نہیں جانتا کہ آپ کون ہیں، آپ یہاں بھی باہمی رابطے کا ذکر بھی کرسکتے ہیں.
  • دوسرا پیراگراف. آپ کی درخواست کے بارے میں زیادہ تفصیل فراہم کرتا ہے، جیسے جیسے آپ نے لیا ہے یا فیس ادا کی ہے. مارکیٹنگ یا ملازمت کی درخواست کے خطوط کی صورت میں، دوسرا پیراگراف یہ ہے کہ آپ ایسی مصنوعات کو فروخت کریں گے جنہیں آپ کو فروغ دینے یا آپ کی درخواست ہو رہی ہے.
  • تیسری پیراگراف. اختیاری اور اس حالت میں شامل کیا جاتا ہے جہاں دوسرا پیراگراف پورا کرنے کی صورت حال کی وضاحت کرنے کے لئے کافی نہیں ہے.

بند

بند ہونے میں ایک یا دو سزائیں شامل ہیں جو وصول کنندہ سے درخواست کرتے ہیں جو آپ کے خط میں کیا کارروائی کی جاتی ہے، اور آپ کے میل کو پڑھنے کے لئے شکریہ.

کاروباری خط کو بند کرنے کی مثالیں:

  • میٹنگ شیڈول کرنے کیلئے مجھے (آپ کے ای میل) پر مجھے ای میل کریں یا مجھے (آپ کے کاروباری فون) پر فون کریں. غور کرنے کے لیےآپ کا شکریہ.
  • اگر آپ مجھے یا ٹیم کے ساتھ کسی چیز پر بات کرنے کی ضرورت ہے تو، براہ کرم ہمیں (آپ کے فون) پر فون کرنے میں ہچکچاتے نہ ہو. ہم ہمیشہ آپ کی خدمت میں ہیں.

تعبیر بند

معتدل قریبی آپ کے دستخط سے پہلے ایک نشان دستی جملہ ہے. آپ کے پاس بہت سارے اختیارات ہیں، لیکن عام طور پر آپ ان لوگوں سے بچنے کے لۓ جو تعریف کرتے ہیں یا خط میں شکریہ جہاں آپ کسی چیز کی درخواست نہیں کر رہے ہیں اس سے منسلک ہونا چاہئے.

مثال

  • حوالے
  • مخلص
  • سنجیدگی سے
  • شکریہ
  • آداب
  • تعریف کے ساتھ
  • آپ کے تعاون کا شکریہ

دستخط

معتدل قریب کے نیچے خط پر دستخط کریں. اپنے نام اور بند ہونے کے درمیان کم از کم چار واحد خالی جگہوں کو چھوڑنے کے لئے اس بات کو یقینی بنائیں تاکہ آپ کے دستخط کے لئے کافی کمرہ ہے. آپ اپنے کام کا عنوان، فون نمبر، اور ای میل پتہ بھی شامل کرنا چاہتے ہیں جو آپ کے مکمل نام سے بھی نیچے آتے ہیں.

Signature

ملفوظات

ای میل کی عمر سے پہلے، لوگوں نے کاروباری خطوط کے نچلے حصے میں "ملفوظات" لکھا تھا کہ یہ اشارہ ہے کہ لفافے میں دیگر دستاویزات شامل ہیں. ای میلز کے لئے "منسلک دیکھیں" کے پرنٹ ورژن کے طور پر اس کے بارے میں سوچو.

خط کے سب سے نیچے بائیں، آپ کے دستخط ذیل میں ایک جوڑے کے خالی جگہوں پر ملفوظات کا ذکر کیا جاتا ہے، اس کے بعد شامل دستاویزات کی ایک فہرست. مثال کے طور پر:

ملفوظات:

  • بروشر
  • آرڈر فارم

کاروباری خط کی شکلوں کے 3 اقسام

کاروباری خطوط عام طور پر تین اہم فارمیٹس، مکمل بلاک، نظر ثانی شدہ، یا انڈور میں سے ایک میں آتے ہیں. اگرچہ کوئی صحیح یا غلط شکل نہیں ہے، وہاں یونیورسٹی ایپلی کیشنز میں ایسی مثال موجود ہیں جہاں مخصوص شکل کی ضرورت ہے. اگر آپ اس بات کا یقین نہیں کر رہے ہیں کہ کونسی فارمیٹ کی پیروی کرنا ہے، تو صرف ایسے خطوط چیک کریں جو آپ ادارہ سے موصول ہوئی ہے اور اسی فارمیٹنگ پر عمل کریں.

1. مکمل بلاک

کاروباری خطوط کے لئے مکمل بلاک سب سے عام شکل ہے کیونکہ یہ سب سے آسان ہے. آپ کو اندراج کے بارے میں فکر کرنے کی ضرورت نہیں ہے اور ہر چیز کو جائز قرار دیا جاتا ہے. نئے پیراگراف کے لئے انفرادی جگہوں کے بجائے واحد فاصلہ استعمال کیا جاتا ہے.

ذیل میں شمالی کیرولینا رائجنگ سینٹر یونیورسٹی سے مکمل بلاک خط کا ایک مثال ہے:

2. ترمیم

نظر ثانی شدہ شکل ایک یاد رکھنا مشکل ہے کیونکہ سب کچھ باقی نہیں ہے. ایڈریس، سلام، اور خط کا بدن صحیح ثابت کر دیا جاتا ہے، جبکہ مرسل کے ایڈریس، تاریخ، معتبر قریبی، اور دستخط حق سے منسلک ہوتے ہیں.

ذیل میں مثال کے طور پر، بھیجنے والا ایڈریس اور تاریخ کے درمیان دو جگہیں موجود ہیں جب خط لکھا گیا تھا اور وصول کنندہ کے پتے اور سلامتی کے درمیان تین خالی جگہیں موجود ہیں. خط جسم اور سلامتی کے پہلے پیراگراف اور ہر نئے پیراگراف کے لئے دو خالی جگہوں کے درمیان بھی دو خالی جگہیں موجود ہیں.

معتبر قریبی، دستخط، اور خط کے آخری پیراگراف کے تمام دو خالی جگہیں الگ ہیں.

سنی بزنس مکتب سے نظر ثانی شدہ شکل میں کاروباری خط کا ایک مثال ہے:

letter format

3. اشارہ

انفرادی یا نیم بلاک کی شکل میں نظر ثانی شدہ شکل کی طرح ہے، اس کے علاوہ ہر پیراگراف کا آغاز انفرادی ہے.

کاروباری خط فارمیٹنگ اور ڈیزائن تجاویز

آپ کے کاروباری خط کو ایک اچھا پہلا تاثر بنانے کی ضرورت ہے، کیونکہ بعض خطوط میں اس خط کو پڑھنے والا پہلی بار آپکی کمپنی "موصول ہونے والی" کی حیثیت ہوگی.

1. پیشہ ورانہ خطوط

کمپنیاں صرف وہی نہیں ہیں جو خطوط کا استعمال کرسکتے ہیں. سولپیرینئرز، ملازمت کے درخواست دہندگان، اور جو بھی خود کے لئے ایک برانڈ بنانا چاہتا ہے، وہ اپنے حروف کو منفرد بنانے کے لئے خط خط کا استعمال کرسکتا ہے. لیٹر ہینڈس بھی وصول کنندہ کو دستاویز کی صداقت کی توثیق کرنے کے لئے بھی استعمال کیا جا سکتا ہے، جو اکثر سرکاری خطوط اور بینک خطوط کا معاملہ ہے.

letterhead stationery
آپ Envato عناصر یا GraphicRiver پر پیشہ ورانہ خطوط سٹیشنری ٹیمپلیٹس تلاش کرسکتے ہیں.

Letterhead ڈیزائن مختلف ہوتی ہے، صرف ایک ہی بات یہ ہے کہ یہ آپ کی کمپنی کا نام اور علامت (لوگو)، ایڈریس، اور رابطے کی معلومات میں شامل ہونا لازمی ہے. اگر آپ کے پاس علامت (لوگو) یا کمپنی کا نام نہیں ہے تو، اس کے ساتھ اپنے پورے نام میں حصہ لیں. چونکہ کاروباری خطوط رسمی طور پر ہیں، ایک خطوط کا ڈیزائن منتخب کریں جو بہت مصروف یا رنگا رنگ نہیں ہے جس سے آپ پیغام بھیج رہے ہیں.

اسٹیشنری یا سنجیدہ کاغذ استعمال نہ کریں.

اپنا اپنا خط سر بنانے کے لئے چاہتے ہیں؟ Envato سے ان سانچوں کو چیک کریں:

2. کاروباری خط مارجن

درختوں کو بچانے کے لئے یہ اچھا ہے، لیکن ایک ہی صفحے میں بہت زیادہ متن نچوڑ نہیں ہے کہ کوئی مارجن بائیں نہیں ہے. ہر طرف 1 "سے 1.5" چھوڑ دو.

3. سادہ فونٹ

کرسی کے پڑھنے کے لئے فینسی فونٹ اور مشکل سے بچیں. کم از کم فونٹ سائز 12 کے ساتھ ویرانا، ایریری، کورئیر نیو، یا ٹائم نیو رومن پر چسپاں.

4. رسمی خط وقفہ کاری

خط آسان کرنے کے لئے پیراگراف کے درمیان واحد جگہ کا استعمال کریں. خط کے تمام عناصر کے درمیان آپ کو کم سے کم ایک ہی جگہ کا استعمال کرنا چاہئے، علاوہ میں آپ کے دستخط اور چھپی ہوئی نام کے درمیان جہاں چار سطروں کو توڑنے کی ضرورت ہوتی ہے.

5. اضافی صفحہ لیٹر ہیڈ اضافی صفحات کے لئے

کاروباری خطوط صرف ایک صفحے کی ضرورت کے لئے کافی جامع ہونا چاہئے، لیکن یہ ہمیشہ کیس نہیں ہے. قانونی معاہدے، شکایات، اور کچھ مشورتی حروف کبھی کبھی اضافی صفحات کی ضرورت ہوتی ہے.

اگر خط خط الگ ہوجائے تو الجھن سے بچنے کے لۓ، دوسرا اور اس کے بعد والے صفحے میں ایک خط کا نشان اور ایک صفحہ نمبر شامل ہونا چاہئے. آپ بھی تاریخ اور وصول کنندہ کا نام شامل کرنا چاہتے ہیں.

کاروباری خطوط کی اقسام

بزنس خط ہر طرح کے وجوہات کے لئے بھیجے جاتے ہیں. کاروباری کاروباری اداروں کو اپنے گاہکوں یا دیگر کاروباری اداروں میں بھیجتے ہیں جو وہ کام کرتے ہیں، جیسے وینڈرز یا لاجسٹکس شراکت داری. افراد کاروبار کے کاروبار کے خطوط اور کم رسمی مقاصد کو بھی لکھتے ہیں.

یہاں کاروباری خطوط کی اقسام کے کچھ مثالیں ہیں:

1. شکایت کا خط

تمام شکایات کو نشر نہیں کیا جاسکتا ہے اور سوشل میڈیا پر مناسب طریقے سے خطاب کیا جاتا ہے، کچھ موضوعات تھوڑی سنجیدگی سے یا شرمندہ ہیں جو آپ کو اس وائرس کے خطرے کو نہیں چلانا چاہتے ہیں. اس کے بعد شکایات موجود ہیں جہاں کمپنی کی کسٹمر سروس ہاٹ لائن پر فون کافی نہیں ہے. ان تمام شکایات کے لئے، شکایت کا ایک چھپی ہوئی خط کا جواب ہے.

اپنی شکایت مختصر، پوائنٹ پر، اور سنجیدہ بنائیں. صرف اس بات کو نہ بنائیں کہ کمپنی نے کیا غلط کیا ہے، ان سے بالکل یہ بتائیں کہ آپ ان کے متعلق کیا کرنا چاہتے ہیں.

استعفی خط

استعفالیہ خط یہ ہے کہ ملازمت اپنے مالک کو بھیجتا ہے جب وہ اپنے کام سے نکلنا چاہتے ہیں. زیادہ تر معاملات میں، آپ کو کمپنی کے سرکاری روانگی کی تاریخ سے پہلے 14 دنوں یا دو ہفتوں کی اجازت دینے کی ضرورت ہوگی.

ذیل میں امریکی بھرتیوں سے استعفی خط کا ایک مثال ہے:

Resignation-letter

نوٹ: اگر آپ اس شخص کی جنس نہیں جانتے جو آپ کے خط وصول کریں گے تو بہتر ہے کہ "مسٹر / ایم ایس" کو استعمال کرنے کے بجائے "جن پر اس کا خدشہ ہے" یا "سر."

3. خط خط

ایک چھپی ہوئی کور کا خط دوبارہ شروع ہونے کے ساتھ ساتھ بھیج دیا جاتا ہے تاکہ مختصر طور پر وضاحت کریں کہ آپ کام کے لئے اچھے امیدوار ہیں. اچھا احاطہ خط اساتذہ کی طرح ہیں کہ یہ معالجہ آپ کو آپ سے توقع کرسکتا ہے کہ وہ آپ کو دوبارہ شروع کرنے کے لۓ، آپ کو دوبارہ سے توقع کر سکتا ہے.

ایک کور خط لکھنے کے بارے میں مزید معلومات کے لئے ان ہدایات پڑھیں:

4. سفارش خط

گذشتہ نجر یا مینیجر کے ساتھ درخواست دہندگان کے اچھے موقف کی توثیق کرنے کے لئے سفارش کے خطوط بھیجا جاتا ہے. کچھ معاملات میں، یہ سفارشات کسی ملازمت کے آغاز اور اختتام کی تاریخ کے بارے میں صفوں میں بھرنے کے بعد HR کے کسی کسی کی طرف سے پیدا ٹیمپلیٹ سے زیادہ کچھ نہیں ہیں. اگر آپ کسی اچھے ملازم کے لئے ایک کور خط لکھ رہے ہیں، تاہم، یہ بہتر ہے اگر آپ ٹیمپلیٹ سے باہر جائیں تو یہ بتائیں کہ آپ اس وقت کی تعریف کرتے ہیں جسے آپ نے مل کر کام کیا.

اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. اس ویڈیو پر غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے.

5. معلومات کی درخواست کرنے کا خط

جب معلومات کی درخواست کرنے والے خطوط اکثر انفرادی یا دیگر کاروباری اداروں کے نمائندوں کے ذریعہ کاروباری اداروں کو بھیجتے ہیں جب وہ کسی مخصوص مصنوعات یا سروس پر معلومات چاہتے ہیں. یہ خط خطوط کے لئے درخواست دینے کے بارے میں معلومات کی درخواست کرتے ہیں یا حکومتی دفاتر کے بارے میں انکوائری کرتے وقت بھی سرکاری دفاتر پر لکھا جا سکتا ہے.

لفظ مارٹ سے معلومات کی درخواست کرنے کے لئے ذیل میں ایک خط کی ایک مثال ہے.

Request-of-information-letter

نوٹ: اگر آپ اس شخص کی جنس نہیں جانتے جو آپ کے خط وصول کریں گے تو بہتر ہے کہ "مسٹر / ایم ایس" کو استعمال کرنے کے بجائے "جن پر اس کا خدشہ ہے" یا "سر."

6. ایڈجسٹمنٹ یا تبدیلی کا خط

کیا آپ نے کبھی بھی آپ کے فون بل کی تاریخ کی تاریخ کو ایک خط موصول کیا ہے، یا جس رقم آپ ادا کر رہے ہیں اسے تبدیل کر دیا گیا ہے؟ یہ ایک ایڈجسٹمنٹ خط ہے. اگرچہ تاریخوں اور مقداروں کے بارے میں یہ سب کچھ نہیں، ایڈجسٹمنٹ یا تبدیلی خط بھی بھیجا جاسکتے ہیں جب کاروباری اداروں کو مصنوعات یا خدمات میں تبدیلیوں کے بارے میں مطلع کرنے کے بارے میں مطلع کرنا چاہتے ہیں.

ذیل میں کارپوریٹ فنانس انسٹی ٹیوٹ کی تاریخ سے متعلق تاریخ ایڈجسٹمنٹ کا ایک مثال ہے:

adjustment-letter

7. کاروباری اعلانات اور دعوت نامہ

اسٹاک ہولڈر کے خط، نئی مصنوعات کے اعلانات، اور صدقہ کے واقعات کاروباری خطوط ہیں. خطوط کے نئے سی ای او، خطوط میں آپ کو بھی دعوت دینے والے خطوط بھی کاروباری اعلان خط کے تحت گر جاتے ہیں. یہ خط یا تو ایک داخلی میمو کے طور پر بھیجا جاتا ہے لہذا تمام ملازمین کمپنی کے اندر تبدیلیاں، یا کمپنی کے حصول داروں کے اعلان کے بارے میں واقف ہیں.

یہاں Letters.org سے ایک تعلیمی سیمینار کے لئے کاروباری دعوت نامہ کا ایک مثال ہے:

business invitation

نوٹ: اگر آپ اس شخص کی جنس نہیں جانتے جو آپ کے خط وصول کریں گے تو بہتر ہے کہ "مسٹر / ایم ایس" کو استعمال کرنے کے بجائے "جن پر اس کا خدشہ ہے" یا "سر."

کاروباری خطوط لکھنا پر تجاویز

صحیح حقائق کا استعمال کرتے ہوئے اور تمام دائیں عناصر سمیت اچھے کاروباری خط کے لئے کافی نہیں ہے. اس سے بھی زیادہ اہم دائیں سر پر حملہ کرنا اور اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ آپ کے وصول کنندہ اپنے خط کے ارادے کو سمجھے.

مندرجہ ذیل تجاویز کو ذہن میں رکھیں اگلے وقت جب آپ ایک کاروباری خط لکھیں.

1. مختصر اور سادہ

ہائی فالٹین الفاظ اور بہاؤ کی وضاحت سے بچیں. پہلے پیراگراف مختصر رکھیں. اگر آپ کو اس بات کا یقین نہیں ہے کہ کس طرح شروع کرنا، صرف "میں حوالہ میں لکھ رہا ہوں ..." پھر آپ کی درخواست سے وہاں کی وضاحت کریں.

2. ریڈر کے فوائد

وصول کنندہ کے تعاون کو حاصل کرنا آسان ہے اگر آپ ذہن میں ان کے فائدے کے ساتھ ایک خط لکھیں. زور دیتے ہیں کہ آپ ان کی بجائے ان کی پیشکش کر سکتے ہیں.

3. صحیح سر

آپ کو بھیجنے والے خط کا کیا مقصد ہے؟ کیا آپ کا شکریہ، ہمدردی، یا قرض کے لئے ادائیگی کا مطالبہ کر رہے ہیں؟ جو کچھ بھی ہے، آپ کو وصول کرنے والے کے لئے صحیح سر قائم کرنا ہے آپ کی درخواست کی فوری طور پر سمجھنے کے.

4. نہیں جرسن

جرگون سے بچیں جب تک آپ کو اس بات کا یقین نہیں ہے کہ وصول کنندہ اس بات کو سمجھے گا کہ آپ کیا بات کر رہے ہیں.

5. ذاتی نوعیت کا استعمال

یہاں تک کہ اگر یہ ایک کاروباری خط ہے، تو آپ ذاتی، جیسے، ہم، اور ہم جیسے ذاتی ضمیمہ استعمال کرنا چاہتے ہیں. "I" کے ساتھ چسپاں اگر آپ اپنی رائے پر مبنی لکھتے ہیں، اور "ہم" کا استعمال کرتے ہیں تو آپ کمپنی کی جانب سے لکھ رہے ہیں.

6. جب ضرورت ہو تو سی سی شامل کریں

کیا آپ جانتے تھے کہ "سی سی" کا مطلب یہ ہے کہ مجلس کاپی؟ واپس دن میں جب حروف لکھیں گے، "سی سی" کاربن کی کاپی کا مطلب ہے کیونکہ اس کی نوعیت کا کونسل استعمال کرتے ہیں جو ڈپلیکیٹ بناتے ہیں. کسی بھی طرح، یہ مختصر طور پر یہ ہے کہ آپ کو باڑہ لائن کے نیچے شامل ہونا چاہئے اگر آپ کسی دوسرے کو خط کی ایک نقل بھیجنے کی منصوبہ بندی کریں.

اگر آپ ایک سے زیادہ شخص کو ایک باطنی نقل بھیج رہے ہیں تو، "سی سی" کے بغیر سب سے پہلے دوسرا دوسرا نام درج کریں.

مثال:

"سی سی: مارک سمتھ، چیف فنانس آفیسر XYZ وگیٹس"

ای میل کاروباری خطوط کے لئے فارمیٹ

ٹیکسٹائل کے ماہرین، متن کی درخواست کے مطابق، ای میلز کا صرف 20٪ کھولے جاتے ہیں اور 95 فیصد ٹیکس رسید کے تین منٹ کے اندر پڑھتے ہیں، جبکہ بہت بڑی تعداد میں میل کھو جاتا ہے یا فوری طور پر ضائع ہوجاتا ہے، پرنٹ اور ای میل کے ذریعے ایک متن کے طور پر ایک مختصر ورژن کے بعد خطاط، صرف وصول کنندہ کو یقینی بنانے کے لئے یہ ہو جاتا ہے.

ڈیجیٹل درمیانے درجے میں موافقت کرتے ہوئے فارمیٹنگ اور پرنٹ کردہ کاروباری خط کے تمام عناصر اب بھی ای میل کاروباری خط میں شامل ہیں جبکہ دو چھوٹے اختلافات کے علاوہ فارمیٹیت کی ہوا کو برقرار رکھنے کے لئے. عنوان لائن ایک خط خلاصہ یا خط کے بارے میں کیا اشارہ کے طور پر کام کرتا ہے. مرسل کی معلومات صرف خط کے نچلے حصے میں واقع ہے، صرف بھیجنے والے کے چھپی ہوئی نام کے نیچے.

ای میل کے پیغامات کو فارمیٹ کرنے کے بارے میں مزید جاننے کیلئے مندرجہ ذیل سبق کا مطالعہ کریں:

بصیرت بھیجیں

اگر آپ پوسٹ کے ذریعہ ایک خط بھیج رہے ہیں، تو ایک کاروباری لفافے کا استعمال کریں. اپنی کمپنی کی علامت (لوگو) کے ساتھ ایک لفافے کا استعمال کریں تاکہ وصول کنندہ اسے فوری طور پر آپ کی کمپنی سے پہچان لے اور اپنے خط کو دوسرے پروموشنل جک کے ساتھ ساتھ ٹراش کرنے سے روک سکے.

اگر آپ اس بات کا یقین نہیں کر رہے ہیں کہ اگر آپ کا دستی تحریر جائز ہے، تو آپ اپنے پرنٹر کا استعمال کریں اور لفظ پروسیسر کو ایڈریس کو لفافے پر پرنٹ کریں. کورئیر کے ذریعہ اہم دستاویزات اور وقت حساس حروف بھیجیں.

اب آپ نے سیکھا ہے کہ ایک خط کی شکل کیسے بنائی جائے، آپ اپنے کاروباری خطوط کو بھیجنے شروع کر سکتے ہیں.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.