Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft
Business

201 + کے لئے 15+ فوری آؤٹ لک ای میل کی تجاویز اور وقت بچانے کے ٹیکنیکس

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Urdu (اُردُو) translation by Mobin Ahmed (you can also view the original English article)

ہم میں سے بہت سے، ای میل ہمارے وقت بہت زیادہ لیتا ہے. تخمینہ بالکل مختلف ہوتی ہے کہ ہم کتنی بار ای میل خرچ کرتے ہیں. لیکن نیچے کی لائن یہ ہے کہ آپ کا وقت قابل قدر ہے. اگر آپ بہت زیادہ کاموں پر بھی تھوڑا سا وقت بچا سکتے ہیں تو، ان بار بچت واقعی میں اضافہ کرسکتے ہیں.

Outlook tip email signature
ایک مفید ایم ایس آؤٹ لک ٹپ گاہکوں پر پیشہ ورانہ تاثر بنانے کے لئے ایک گرافک آؤٹ لک ای میل دستخط کا استعمال کرنا ہے. Envato عناصر میں سینکڑوں گرافک ای میل سانچے ہیں.

اپنے مائیکروسافٹ آؤٹ لک کی پیداوار میں بہتری اور آپ اپنے آپ کو زیادہ مؤثر طریقے سے کام کر سکیں گے. چاہے آپ Outlook ماہر بننا چاہتے ہیں یا صرف وقت بچائیں، آپ اس ٹیوٹوریل میں وقت کی بچت آؤٹ لک تجاویز کی تعریف کریں گے. اس سبق میں میں 16 بار بچت کروں گا آؤٹ لک تجاویز آپ کو یاد نہیں کرنا پڑے گا.

ہمارے مفت ای بک کے ساتھ بہتر آپ کے ای میل کو منظم کرنے کے بارے میں جانیں

ہم آؤٹ لک تجاویز کی ہماری فہرست میں شامل کرنے سے پہلے، میں آپ کو ایک آزاد وسائل کے بارے میں جاننا چاہتا ہوں جو ہمارے پاس ہے وہ آپ کو کم معطل ای میل ان باکس میں مدد کرنے میں مدد کرسکتا ہے. ان باکس زیرو ماسٹر کے الٹٹی گائیڈ ان باکس تنظیم کی حکمت عملی اور قاتل تجاویز کے ساتھ پیک کیا جاتا ہے جو آپکے آنے والی ای میل کو زیادہ موثر طریقے سے منظم کرنے کے لۓ ہے.

Guide to Inbox Zero Mastery

اگلا، چلو کچھ آؤٹ لک تجاویز اور چالیں تلاش کریں جو آپ کو وقت بچائے گی اور آپ کو مزید پیدا کرنے میں مدد ملے گی.

1. سب سے پہلے، آپ کے آؤٹ لک ای میل اکاؤنٹ کو محفوظ کریں

آپ کے ای میل اکاؤنٹ کی حفاظت کی آؤٹ لک تجاویز کی ہماری فہرست پر سب سے اہم وقت کی بچت میں سے ایک ہے. آپ کا ای میل اکاؤنٹ نازک ہے کیونکہ ذاتی معلومات (جیسے بینک اکاؤنٹس کے بیانات، بلوں، پاسورڈ ریفریٹس، اور زیادہ) آپ کو اکثر آپ کے ای میل سے منسلک کیا جاتا ہے. اگر کوئی اور آپ کے ای میل اکاؤنٹ تک رسائی حاصل کرنے کا اختیار کرتا ہے اور اس کے نتیجے میں پاس ورڈ یا مالی ڈیٹا تک رسائی حاصل ہوسکتی ہے، تو آپ لفظی نقصانات کو رد کرنے کے لئے گھنٹے میں خرچ کر سکتے ہیں.

Outlook tip secure your email
محفوظ پاس ورڈ آپ کے Outlook ای میلز کو محفوظ کرنے کا ایک بڑا حصہ ہے.

یہ ایک ایسا معاملہ ہے جہاں بہترین جرم اچھا دفاع ہے. آؤٹ لک سیکیورٹی اقدامات کے فائدہ اٹھانے کے ذریعے اپنے آؤٹ لک ای میل کو محفوظ کرنا مستقبل کے مسائل کو روک سکتا ہے. اس سبق میں Outlook سیکورٹی کے بارے میں جانیں:

2. ان کی حمایت کی طرف سے آؤٹ لک ای میلز کو محفوظ کریں

اگر آپ نے کبھی بھی اتفاقی طور پر کسی اہم ای میل کو خارج کر دیا یا غلط کردیا ہے، تو آپ جانتے ہیں کہ کس طرح تکلیف (اور کبھی کبھی شرمندہ) ہو سکتا ہے. اس کے علاوہ، اگر آپ اپنے Outlook ای میل تک رسائی حاصل کر لیتے ہیں، تو آپ اس کے اندر محفوظ کردہ ای میل پیغامات تک رسائی کھو دیتے ہیں - جب تک آپ بیک اپ نہیں کرسکتے.

خوش قسمتی سے، MS Outlook میں آپ کا ای میل بیک اپ کرنا زیادہ سے زیادہ لوگوں کا احساس ہے. اپنے آؤٹ لک ای میل کو بیک اپ کرنے کے چھ مختلف طریقوں کو دریافت کرنے کے لئے مندرجہ ذیل مطالعہ:

3. واہ آپ کے رابطے پروفیشنل ای میل دستخط کے ساتھ

آپ کے ای میل آپ کے رابطوں پر ایک طاقتور اثر ڈال سکتے ہیں. اصل میں، بعض اوقات آپ کا ای میل آپ کا پہلا کلائنٹ ہے جس میں ممکنہ کلائنٹ آپ کا ہے. اور آپ کے ای میل کی ظاہری شکل آپ کے بارے میں کیا سوچ سکتے ہیں میں ایک بڑا حصہ ادا کرتا ہے. آپ کے ای میل پیغامات کو زیادہ کشش بنانے کا ایک طریقہ پیشہ ورانہ ای میل دستخط کو شامل کرنا ہے. آپ یہاں مرحلہ وار ہدایات تلاش کریں گے:

4. آسان کی بورڈ شارٹ کٹس کے ساتھ وقت محفوظ کریں

آؤٹ لک شارٹ کٹس سمیت Outlook تجاویز اور چالوں کی کوئی فہرست مکمل نہیں ہوتی. زیادہ تر سافٹ ویئر کے اوزار کی طرح، آپ مینو سسٹم کو بائی پاس کرسکتے ہیں اور عام کاموں کے لئے کی بورڈ شارٹ کٹ استعمال کرسکتے ہیں. اکثر، اگر آپ ای میل پیغامات ٹائپ کرنے کے وسط میں ہیں تو یہ ایک مینو اور بعض اوقات ایک ذیلی مینیو کھولنے کے بجائے کی بورڈ کو استعمال کرنا تیز ہے. آؤٹ لک کی بورڈ شارٹ کٹس پر اس آسان پریمر میں ہم عام آؤٹ لک کاموں کے لئے 25 سے زائد کی بورڈ شارٹ کٹس دیکھیں:

5. صاف اپ کمانڈ کے ساتھ اپنے ان باکس کو صاف رکھیں

اگلے آؤٹ لک ٹپ ای میل بات چیتوں میں ایک عام مسئلہ کو حل کرتا ہے (ای میل کے سلسلے میں بھی جانا جاتا ہے). اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. براہ مہربانی دوبارہ کوشش کریں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. یہ بے حد پیغامات آپ کے آؤٹ لک ای میل کے نظام میں جگہ لے سکتے ہیں، خاص طور پر اگر آپ کا ای میل مکمل ہونے کے قریب ہے یا اگر بہت سے ای میلز منسلک ہوتے ہیں. مائیکروسافٹ آؤٹ لک کے کلین اپ اپ ٹول کا استعمال کرتے ہوئے اس مسئلہ کو فوری طور پر درست کریں. مندرجہ ذیل سبق بیان کرتا ہے کہ صاف اپ ٹول کا استعمال کیسے کریں

6. MS آؤٹ لک قواعد ماسٹرنگ کے ذریعہ اپنے ان باکس کو مضبوط کریں

آپ کے مائیکروسافٹ آؤٹ لک کی پیداوار میں اضافے کا ایک اہم طریقہ MS آؤٹ لک کے قواعد و ضوابط کا استعمال کرنا ہے. قوانین آپ کو مناسب فولڈروں میں خود کار طریقے سے ای میل ترتیب دینے میں مدد کرسکتے ہیں، بعض پیغامات کو پرچم کریں، ایک پیغام کو پیغام کے طور پر موصول ہونے میں مدد ملے گی - اور بہت کچھ. دریافت کریں کہ کس طرح مندرجہ ذیل سبق میں قوانین استعمال کرنا ہے:

7. آؤٹ آف آف آفس پیغام کا استعمال کریں

اگر آپ ای میل کے ذریعہ روزانہ کی بنیاد پر گاہکوں سے نمٹنے کے لۓ، انہیں بتائیں کہ جب آپ آفس آفس ہوتے ہیں، تو آپ کو ایک اچھا خیال ہو سکتا ہے. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. اس ویڈیو پر غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. آپ کے گاہکوں کو جاننے کے لۓ کہ آپ کی غیر موجودگی میں کونسا رخ ہے، آپ کو ایک آفس آفس پیغام قائم کر سکتے ہیں. یہ سبق اور ویڈیو آپ کو کیا دکھائے گا:

8. مستقبل کی ترسیل کے لئے ایک پیغام شیڈول

کیا آپ جانتے تھے کہ آپ مستقبل کے ڈلیوری کیلئے ای میل شیڈول کرسکتے ہیں؟ یہ وہاں سب سے بہترین آؤٹ لک چالوں میں سے ایک ہے اور یہ واقعی واقعی مفید ثابت ہوسکتا ہے.

تصور کریں، مثال کے طور پر، آپ کل اپنے مالک کو ایک ای میل کی حیثیت کی رپورٹ بھیجنا چاہتے ہیں تاکہ یہ صبح کے ان ای میل ان باکس میں ہے. صرف ایک مسئلہ یہ ہے کہ آپ 9:00 بجے تک کام شروع نہیں کرتے ہیں اور آپ کا مالک صبح 7:00 بجے آتا ہے. مستقبل کی ترسیل کی خصوصیت کے ساتھ، صرف رات پہلے پیغام کو لکھیں اور اسے ترسیل کے لئے 6:45 بجے پر شیڈول کریں.

اس ٹپ کو استعمال کرنے کے لئے، عام طور پر آپ کے طور پر ای میل لکھیں. پیغام بھیجنے سے پہلے، اختیارات> ڈلیوری ڈلیوری پر کلک کریں. پراپرٹی ڈائیلاگ باکس ظاہر ہوتا ہے

outlook tip for scheduling future delivery

ڈیلیوری کے اختیارات کے تحت آپ کو آگے نہیں بھیجے جانے کے بعد ایک چیک باکس مل جائے گا. خصوصیت کو تبدیل کرنے کیلئے باکس چیک کریں. پھر ایک تاریخ اور وقت کا انتخاب کریں جو پیغام پہلے پیش نہیں کیا جا سکتا. پراپرٹی باکس کو بند کریں اور پیغام بھیجیں جب آپ عام طور پر کریں گے.

9. بڑے فائلوں کو بھیجنے کے راز کو جانیں

آؤٹ لک کی حد 20 MB تک منسلک ہے. یہ سچ ہے کہ آیا آپ 20 MB سے زائد فائلوں یا 20 سے زائد سے زیادہ فائلیں شامل کر سکتے ہیں.

اگر آپ کو بہت بڑی فائل بھیجنا ہے تو، آپ شاید سوچیں کہ Outlook کے ساتھ ایسا کرنے کا کوئی طریقہ نہیں ہے. لیکن سائز کی حد کے ارد گرد ایسے طریقے موجود ہیں جو آپ کو آپ کے فائلوں کو مطلوب وصول کنندہ میں حاصل کرنے کی اجازت دے گی.

  1. Outlook کا خود کار طریقے سے سائز کا استعمال کریں.
  2. فائل بھیجنے سے قبل اس فائل کو زپ کریں.
  3. مائیکروسافٹ OneDrive کے ذریعہ فائل بھیجیں.

بڑے فائلوں کو کیسے ہینڈل کرنے کے بارے میں تفصیلی ہدایات کے لئے، مندرجہ ذیل جائزہ لیں:

10. اپنے ڈیسک ٹاپ یا فولڈر میں آؤٹ لک اشیا کو محفوظ کریں

تمام آؤٹ لک چالوں میں سے یہ سب سے زیادہ حیرت انگیز ہوسکتا ہے. یا شاید میں کبھی ایسا نہیں سوچتا تھا. کیا آپ جانتے تھے کہ آپ اپنے ڈیسک ٹاپ پر آؤٹ لک اشیاء (ای میل پیغامات، کیلنڈر تقرریوں، یہاں تک کہ رابطے) کو محفوظ کرسکتے ہیں؟

شروع کرنے کے لئے، اس آئٹم کو کھولیں جسے آپ بچانا چاہتے ہیں. اس مثال میں میں کیلنڈر کی تقرری کا استعمال کر رہا ہوں. پھر آؤٹ لک اسکرین کے سب سے اوپر پر فائل مینو اختیار پر کلک کریں:

Save items to desktop or folder

اگلے اسکرین پر بائیں پینل سے محفوظ کریں کے طور پر آپشن کو منتخب کریں.

save item to desktop or folder

فائل ایکسپلورر کھولتا ہے اور آپ اپنی آؤٹ لک آئٹم کو بچانے کے لئے وضاحت کرسکتے ہیں. میں عام طور پر اس اسکرین پر بھی ٹی ٹی ٹی کی شکل میں تبدیل کرتا ہوں.

11. پی ڈی ایف فائل کے طور پر ایک ای میل محفوظ کریں

کیا آپ کو ایک اہم ای میل کی اپنی ہارڈ فائلوں کو اپنی فائلوں کے لۓ رکھنے کی ضرورت ہے، لیکن فی الحال پرنٹر تک رسائی نہیں ہے؟ پی ڈی ایف فائل کیوں بنائی نہیں؟ ایک بار جب آپ نے اپنے ای میل کو کسی پی ڈی ایف میں تبدیل کر دیا ہے تو آپ اسے بادل سٹوریج (یا دوسرے کلاؤڈ اسٹوریج) میں منتقل کر سکتے ہیں. بعد میں، جب آپ پرنٹر تک رسائی حاصل کر لیتے ہیں تو آپ بادل سے فائل تک رسائی حاصل کرسکتے ہیں اور اسے پرنٹ کرسکتے ہیں.

مائیکروسافٹ سپورٹ سائٹ میں پی ڈی ایف تک آپ کے پیغامات کو برآمد کرنے میں مدد کرنے کے لئے مرحلہ وار ہدایات ہیں.

12. OneNote کا استعمال کریں

زیادہ تر لوگ مائیکروسافٹ OneNote کو مددگار نوٹ لینے والے ایپ کے طور پر جانتے ہیں. اور جب یہ یہ ہے کہ، ایک آؤٹ لک چال چلتا ہے کہ زیادہ تر لوگوں کو آؤٹ لک کے ساتھ OneNote کے بارے میں معلومات سے آگاہی نہیں ہے. نتیجہ منٹ کے قیام کا ایک جدید طریقہ ہے. اس سبق میں ایک دوسرے کے ساتھ دو ٹولز کا استعمال کرتے ہوئے یہ OneNote / آؤٹ لک ہیک اور دیگر تجاویز سیکھیں:

13. آؤٹ لک کیلنڈر ماہر بنیں

یا کم از کم آؤٹ لک کیلنڈر کا استعمال شروع کرنا. جب آپ آؤٹ لک کے بارے میں سوچتے ہیں تو آپ شاید ای میل کے بارے میں سوچتے ہیں. لیکن آؤٹ لک کے لئے بہت زیادہ ہے. مائیکرو مائیکروسافٹس آؤٹ لک تجاویز میں سے ایک میں آپ کو دے سکتا ہوں آپ کو آؤٹ لک کیلنڈر کے مالک کو بتانا ہے. آپ نہ صرف اجلاسوں، تقرریوں اور کاموں کو ٹریک کرنے کے قابل ہو جائیں گے- آپ اپنے کیلنڈر کو بھی ڈاٹ فہرست بنانے کے لئے استعمال کرسکتے ہیں.

اس سبق کا مطالعہ کرکے کیلنڈر کو مزید موثر طریقے سے استعمال کرنا شروع کریں:

14. کیلنڈر کے لئے ایک سے زیادہ ٹائم زون مقرر کریں

اگر آپ ریموٹ کارکن ہیں جیسے میں ہوں، تو ممکن ہے کہ آپ مختلف وقت کے زونوں میں شریک ہوں. ان تمام وقت کے زون کے اختلافات کا سراغ لگانا مشکل ہوسکتا ہے. آؤٹ لک کے لئے یہ اگلی ٹپ مدد کر سکتی ہے. آپ اپنے آؤٹ لک کیلنڈر میں تین بار زون تک ڈسپلے کرسکتے ہیں.

ایسا کرنا آسان ہے کہ آپ یہ سوچیں کہ یہ ہے. اپنے آؤٹ لک کیلنڈر کے ساتھ شروع کریں. فائل ٹیب پر کلک کریں. اکاؤنٹ کی معلومات ونڈو سے اختیارات منتخب کریں. آؤٹ لک کے اختیارات ڈائیلاگ باکس ظاہر ہوتا ہے. بائیں جانب پینل سے کیلنڈر منتخب کریں. ٹائم زون کے تحت، آپ کو یہ مل جائے گا کہ آپ نے تین اختیارات حاصل کیے ہیں:

set up multiple time zones for calendar

لیبل فیلڈ میں آپ کو شامل کرنا چاہتے ہیں ہر وقت کے علاقے کے لئے نام ٹائپ کریں. ڈراپ ڈاؤن فہرست کا استعمال کریں ہر ٹائم زون فیلڈ کے دائیں جانب آپ کو اپنے آؤٹ لک کیلنڈر میں ڈسپلے کرنا چاہتے وقت منتخب کریں. پھر ٹھیک پر کلک کریں.

Outlook calendar with three time zones

آپ کیلنڈر کو دیکھیں گے اب میں تین بار زونز کی طرف اشارہ کرتا ہوں، طرف کی طرف. آپ کبھی بھی وقت کے علاقے کو دوبارہ الجھن نہیں ملیں گے.

15. ڈیجیٹل چسپاں نوٹ بنائیں

آؤٹ لک کا استعمال کرنے کے لئے میری پسندیدہ تجاویز میں سے ایک ایک آؤٹ لک کے اندر سے ڈیجیٹل چپچپا نوٹ بنانا ہے. ایک ڈیجیٹل چپچپا نوٹ کے بارے میں اچھی بات یہ ہے کہ وہ چھیل نہیں لیں گے اور کھو جائے گا.

آؤٹ لک ڈیجیٹل چپچپا نوٹ بنانے کیلئے کی بورڈ شارٹ کٹ CTRL + SHIFT + N استعمال کریں. آپ کی ڈیجیٹل چپچپا نوٹ اس طرح کچھ نظر آئے گا:

Outlook digital sticky note

ایک اچھی چیز یہ ہے کہ ڈیجیٹل چپچپا نوٹ آپ کے ڈیسک ٹاپ پر رہتا ہے یہاں تک کہ اگر آپ Outlook کو بند کردیں.

15. سخت بجٹ کیلئے Outlook.com ہے

Outlook.com مائیکروسافٹ آؤٹ لک ای میل کے لئے مفت، بادل پر مبنی متبادل ہے. اگرچہ دونوں پروگرام اسی طرح کی ہیں، وہ بالکل اسی طرح نہیں ہیں. مثال کے طور پر، Outlook.com میں ظاہر اشتہارات ہیں. Outlook.com کے لئے کوئی تکنیکی مدد بھی نہیں ہے. دوسرے اختلافات بھی ہیں.

اگر آپ کو ایک ای میل سسٹم کی ضرورت ہوتی ہے اور آپ ایم ایس آفس کے لۓ نہیں کر سکتے ہیں تو Outlook.com ایک اچھا اختیار ہوسکتا ہے. آؤٹ لک بمقابلہ Outlook.com کی مکمل مقابلے کے لئے، یہ مضمون پڑھیں:

ای میل کے بارے میں مزید جانیں

آپ نے ابھی کچھ بہت اچھا Outlook تجاویز اور چالیں سیکھی ہیں جو آپ کو بہت وقت بچائے گی. لیکن جب یہ ای میل آتا ہے تو سیکھنا بہت زیادہ ہے. مثال کے طور پر، آپ سیکھ سکتے ہیں کہ کس طرح بہتر ای میلز لکھتے ہیں. یہاں آپ کی مدد کرنے کیلئے کچھ سبق ہیں:

اپنے ان باکس کو بہتر بنانے کے بارے میں مزید جانیں

ایک غیر آؤٹ لک مخصوص ای میل ٹپ جو میرے پاس ہے آپ کے ان باکس کو بہتر بنانے کے لئے. فولڈرز اور اقسام کو ترتیب دیں تاکہ وہ آپ کے لئے کام کریں. ہمارے ذریعہ ایک ایسا ذریعہ ہے جو آپ کو یہ کرنے میں مدد کرے گی. ٹیٹس + بزنس نیوز لیٹر کے لئے آپ کے ای میل ان باکس کو سائن اپ کرنے اور ہمارے مفت ای بک پر قبضہ کرنے کے بارے میں ایک مکمل گائیڈ کے لئے: الٹی گائیڈ ان باکس جیرو ماسٹر.

Free email ebook

ہمارے مائیکروسافٹ آؤٹ لک تجاویز کو وقت بچانے کے لئے استعمال کریں

معلوم ہے کہ کس طرح مؤثر طریقے سے آؤٹ لک استعمال کرنا آپ کی پیداوری میں اضافہ کرسکتا ہے. اب کہ آپ کو ہمارے کچھ بہترین آؤٹ لک کے تجاویز اور چالوں کی فہرست مل گئی ہے، آپ کو وقت بچانے کے لئے تیار ہیں. ایک یا زیادہ تجاویز اٹھاؤ اور ان کا استعمال آج شروع کرو.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.