Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Freelance
Business

Một hướng dẫn toàn diện để bắt đầu sự nghiệp làm việc tự do của bạn

by
Length:LongLanguages:

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Giang Nam (you can also view the original English article)

Làm việc như một nhà thầu -- hoặc “làm tự do” như người ta vẫn gọi -- đều là điểm khởi đầu tốt để điều hành doanh nghiệp của riêng mình và là lựa chọn sự nghiệp khả thi. Với những người không quen, sẽ có một số rào cản cần vượt qua trên con đường khởi đầu một sự nghiệp freelance thành công.

Là một người trước đây từng làm freelance, và được thuê khá nhiều lần, tôi đã quan sát vài rào cản ban đầu. Bài viết này sẽ thảo luận về các điểm mạnh điểm yếu của cả việc làm freelance và tự điều hành doanh nghiệp.

Bài viết này cũng có cả phiên bản tiếng Pháp. Pour nos chers lecteurs de la langue Francaise, je suis heureux de vous informer que vous pouvez lire une traduction complete de cet article: Le guide complet du débutant freelance.

Lưu ý: cứ vài lần mỗi tháng chúng tôi điểm lại một vài bài post yêu thích của độc giả xuyên suốt lịch sử của FreelanceSwitch. Bài viết này được xuất bản lần đầu vào tháng 4 năm 2007, nhưng đến giờ nó vẫn chứa đầy những thông tin hữu ích và liên quan.

Làm việc tự do là gì?

Vào thời trung cổ khi các kỵ sĩ rong ruổi khắp các vùng đất và các cuộc chiến diễn ra trên lưng ngựa với cây gậy dài được gọi là giáo, lính đánh thuê thời đại đó được gọi là “free lances”.

Ngày nay freelance thường dùng để gọi các tác giả, designer, lập trình viên v.v… Người làm việc tự do (Freelancer) là những người cung cấp dịch vụ cho nhà tuyển dụng mà không có các cam kết lâu dài. Họ thường tính phí theo giờ, theo ngày hoặc theo dự án và về cơ bản là doanh nghiệp một thành viên. Họ thường tính phí theo giờ, theo ngày hoặc theo dự án và về cơ bản là doanh nghiệp một thành viên.

Các điều kiện ngành nghề freelance có thể khác nhau trên toàn thế giới, nhưng thường bao gồm cả một số cách đăng ký kinh doanh và thuế để thu phí dịch vụ của bạn. Điều kiện tiên quyết đầu tiên để trở thành một freelancer, tuy nhiên, lại là kỹ năng cấp cao trong ngành. Một khi bạn làm cho chính mình, sẽ chẳng còn nơi trú ẩn hay các nhân viên mới để sửa lỗi hay khỏa lấp sai lầm của bạn. Freelancer thường phát triển rất toàn diện các kỹ năng của họ, vì họ cần hoạt động như một team chỉ với một người.

Ngoài các điều kiện quy định, khát vọng được làm tự do và cấp độ kỹ năng cần thiết, còn có một số chi tiết bạn cần cân nhắc, từ làm thương hiệu cho tới đánh giá, từ bộ phận liên lạc khách hàng cho tới các cơ chế kế toán. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn tìm hiểu qua một số trong những vấn đề trên đây.

Tự xây dựng thương hiệu

Một trong những thứ đầu tiên bạn cần làm khi trở thành một freelancer, là quyết định thương hiệu của chính mình. Nó có thể là cái tên của bạn “Nhà thiết kế John Smith” hay thứ gì đó nghe sang hơn như kiểu “Dịch vụ Lập trình Eclipse”. Dù có là gì thì bạn cũng cần một nhận diện kinh doanh để khách hàng biết đến.

Bên cạnh cái tên mới, tự nhiên bạn sẽ cần logo, danh thiếp và website. Hãy nhớ rằng giờ bạn đã là một người làm kinh doanh, và tất cả các tài liệu của bạn phải thật đẹp và chuyên nghiệp. Có cá tính một chút cũng hay, nhưng đừng để sở thích, những lời tán dương hay ảnh chụp của bạn xuất hiện trên các bức ảnh, đặc biệt là đưa lên website.

Nếu bản thân bạn không phải một nhà thiết kế, hãy đầu tư chút ít vào ai đó am hiểu việc họ đang làm, vì sự khác biệt là không thể đo đếm được, và tác động của một vẻ ngoài chuyên nghiệp có thể tạo ra sự khác biệt mấu chốt khi khách hàng tiềm năng vẫn chưa có cơ hội biết đến chất lượng phục vụ của bạn.

Khi nói về website, hãy đảm bảo tên miền của bạn:

  1. Dễ nhớ. Một tên miền dài thượt có thể gây bối rối, cũng như các tên miền có chứa các từ viết tắt hay ký tự kỳ lạ.
  2. Dễ đánh vần. Nếu bạn cần đọc địa chỉ web hay email trên điện thoại, tốt hơn hết là không cần phải đánh vần nó từng chữ một với dấu gạch ngang hay gạch chân đầy trong đó.
  3. Được mô tả hợp lý. Một cái tên nói lên điều gì đó, hay có quan hệ với tên bạn hoặc tên doanh nghiệp của bạn là tốt nhất. Nó dễ nhớ và ngay lập tức giúp người ta nhận ra bạn

Đừng phạm sai lầm, có một website và đặc biệt là tên miền rất quan trọng. Làm công việc tự do mà dùng tài khoản Hotmail chỉ đơn giản là không có vẻ chuyên nghiệp, không nghiêm túc và cũng không ấn tượng.

Nói đến chuyện xây dựng website, có vài thông tin cốt lõi cần phải thể hiện, chúng là:

  1. Giới thiệu kiểu nào đó–thường thì tốt nhất là một tuyên bố.
  2. Dịch vụ của bạn, chứ không người ta biết bạn đang làm cái gì?
  3. Ví dụ về các công việc trước đó của bạn
  4. Chi tiết liên lạc

Bạn có thể mong muốn làm nhiều hơn với website của mình, tối ưu hóa công cụ tìm kiếm hoặc biến nó thành một phần quy trình công việc, nhưng 4 thông tin tối thiểu đó cũng đã là tạm đủ.

Bạn có thể tìm việc làm ở đâu?

Mấu chốt của việc khởi đầu như một freelancer là có đơn hàng. Nhưng bạn sẽ tìm đơn hàng đầu tiên ở đâu, và cả những đơn hàng sau đó nữa? Và bạn sẽ đưa gì vào portfolio nếu mọi thứ bạn từng làm đều thuộc về con người làm công ăn lương xưa cũ?

FreelanceSwitch cung cấp một danh sách tuyển dụng được quản lý thủ công, cho nên bạn sẽ chỉ tìm thấy những công việc thực thụ đáp ứng tiêu chuẩn của chúng tôi. Đăng ký tuyển dụng miễn phí và để nhận việc bạn chỉ cần trả 7$ 1 tháng, ngoài ra còn được xuất hiện ưu tiên trong danh sách freelancer của chúng tôi.

Khi nói về đơn hàng đầu tiên, sử dụng thông tin liên hệ của bạn là rất quan trọng, điều đó nghĩa là nói cho tất cả mọi người biết bạn sẵn sàng được thuê. Nếu bạn không có nhiều đơn hàng, bạn cũng sẽ muốn đảm bảo họ biết bạn sẵn sàng cung cấp dịch vụ. Có thể gửi mail cho gia đình và bạn bè sẽ là ý tưởng tốt, hoặc bạn sẽ thích nói chuyện trực tiếp với mọi người, dù sao thì hãy luôn nhớ, chả ai thuê bạn đâu nếu chả ai biết đến bạn.

Bạn cũng thường tìm được đơn hàng trên các diễn đàn hoặc danh sách tuyển dụng. Tìm kiếm các trang web địa phương cũng như quốc tế. Dưới đây là một số ví dụ mà bạn có thể xem qua:

  1. Các công việc FreelanceSwitch
  2. Bảng công việc 37Signals
  3. Krop
  4. Australian INfront (nơi tôi sống)
  5. Coroflot

Một nơi khác cũng khát tốt để khởi đầu, là những nơi bạn đã từng làm việc hoặc bạn biết vài nhân viên làm việc ở đó. Hai trong số các khách hàng đầu tiên của tôi là ông chủ cũ khi có công việc quá tải. Điều đó trải đường cho portfolio và giúp tôi vượt qua tháng đầu tiên khốn khó.

Nếu bạn không có gì để phô bày về bản thân vì bất cứ lý do nào, vậy tốt nhất bạn nên là một người giỏi giao tiếp hoặc tìm thứ gì đó để làm ví dụ. Điều này có thể là:

  1. Tạo ra một công việc tưởng tượng cho chính mình và thực hiện nó.
  2. Cung cấp dịch vụ miễn phí cho ai đó.
  3. Thuyết phục sếp cũ cho phép bạn trưng bày một vài công việc trước đó trong một thời gian cụ thể.

Trong mọi trường hợp, khá khó để thuyết phục khách hàng thuê bạn chỉ dựa vào lời nói. Hết lần này tới lần khác, bạn sẽ được yêu cầu làm thứ được biết đến như là “của làm tin”, khi các khách hàng tiềm năng yêu cầu bạn làm một phần công việc trước khi được trả tiền. Quan điểm của tôi là chuyện này làm giảm giá trị ngành nghề của bạn, và cho thấy khách hàng tiềm năng không coi trọng công việc của bạn. Thử nghĩ xem nếu bạn đến gặp bác sĩ, bạn có yêu cầu kiểm tra sức khỏe thử miễn phí trước không, hay bạn có thể đòi thợ cơ khí sửa xe cho bạn trước để xem có thích cách anh ta làm việc không? Những thứ này thường xảy ra trong các lĩnh vực sáng tạo như thiết kế và viết lách, nhưng không nên như vậy. Hãy luôn tâm niệm như thế, đặc biệt trong những ngày đầu khi đang chật vật.

Một khi bạn đã trải qua số lượng dự án kha khá, từ từ bạn sẽ thấy mình tăng số lượng đơn hàng lặp lại hoặc đơn hàng từ giới thiệu, và ngày càng bớt phụ thuộc vào việc tìm kiếm đơn hàng mới. Nếu mọi chuyện không xảy ra như vậy, có lẽ bạn đã đặt giá quá cao, chọn sai đối tượng khách hàng, hoặc không đủ giỏi trong lĩnh vực bạn đang hoạt động (mà chuyện này cũng có thể coi là đặt giá quá cao). Bạn có thể, và nên thường xuyên tìm ra các cách mới để có nhiều đơn hàng hơn – quảng cáo, đăng ký trang vàng, quảng bá website, vv…, nhưng nếu bạn gặp rắc rối trong việc giữ khách hàng hoặc nhờ họ giới thiệu, thì những điều sau đây là các chỉnh sửa nội bộ, và bạn nên tìm cách xác định vấn đề chính.

Báo giá và dự toán chi phí

Khi bạn nhận đơn hàng hoặc một yêu cầu tiềm năng, bạn sẽ cần cung cấp một dự toán hay báo giá do dự án đó. Các dự toán khác nhau trong báo giá tùy thuộc vào độ cố định của nó. Dự toán không đảm bảo về giá cuối cùng và về cơ bản xác định rằng chi phí cuối cùng của dự án sẽ dao động trong mức 20% dự toán nếu không có gì thay đổi. Báo giá lại khác, nó có nghĩa là giá cả báo dưới một con số cứng đã được đồng ý dựa trên lượng công việc cụ thể.

Hầu hết khách hàng thích báo giá hơn, vì dự toán thường có xu hướng đắt đỏ hơn vào phút chót, và khó có cách nào để thay đổi chuyện đó. Dù vậy, dự toán vẫn hiệu quả nếu bạn có uy tín tốt hoặc thường xuyên làm việc với khách hàng đó. Chúng cũng có thể hiệu quả nếu bạn đảm bảo rằng mức chênh lệch giá nằm trong một biên nhất định (10% hoặc 20% chẳng hạn).

Phân loại các báo giá và dự toán, nghĩa là bố cục lại báo giá để mỗi phần của công việc có thể được nhìn thấy riêng biệt. Điều này không chỉ hữu dụng cho khách hàng của bạn, ví dụ họ sẽ biết tại sao chi phí cho logo lại cao, bạn đã làm những gì, mà nó còn tốt cho bạn nữa, vì nó sẽ buộc bạn phải nghĩ về từng bước của quy trình. Vào cuối dự án, ý tưởng tuyệt vời là hãy xem lại báo giá ban đầu và so sánh chi phí cuối cùng với dự toán của bạn. Điều này giúp bạn củng cố hiểu biết về chi phí của mỗi công việc, và cho bạn cơ hội nhận đơn hàng tốt hơn trong tương lai. Có rất nhiều ứng dụng theo dõi thời gian tốt như SlimTimer, Basecamp và một số cái nữa. Hãy thử tải về một cái và sử dụng.

Hết lần này tới lần khác, một dự án sẽ bị cháy lịch trình. Điều này xảy ra do một trong hai lý do;

1. Bạn đã đánh giá thấp khối lượng công việc liên quan

Thật không may, chả ai nói freelance là công việc dễ dàng cả, và 9 trên 10 lần bạn phải nuốt trái đắng, chịu chi phí vì sai lầm của mình. Nếu bạn làm rõ với khách hàng vì lý do này hoặc lý do khác từ đầu rằng bạn không chắc chắn, có thể họ sẽ chấp nhận chi thêm, tuy nhiên, nói chung nếu bạn chưa đủ sức cạnh tranh để ra giá cho dịch vụ của mình, bạn là người xứng đáng phải chịu chi phí.

2. Khách hàng nói chưa rõ về những thứ kèm theo dự án

Khách hàng làm vậy vì nhiều lý do – có thể họ không hiểu cái gì liên quan, không biết bạn phải làm gì, có thể họ quá bận hoặc chỉ đơn giản là phấn khích quá mức và bắt đầu thêm thắt vào dự án giữa chừng. Cho dù vì lý do gì, công việc của bạn là kéo họ lại. Và đây là lúc một báo giá có phân loại sẽ giúp ích cho bạn. Bạn có thể chỉ ra chính xác báo giá dành cho cái gì. Và có vài điều bạn làm không nằm trong báo giá, bạn có quyền yêu cầu tính phí cho các dịch vụ thêm.

Khi gửi đi báo giá đầu tiên, ý tưởng hay là hãy gửi kèm điều khoản dịch vụ. “Điều khoản dịch vụ” hay “điều khoản và ràng buộc” chỉ đơn giản là một tập hợp điều khoản bạn đưa ra để đồng thuận. Nhìn chung chúng bảo vệ bạn và khách hàng khỏi những giao dịch nhầm lẫn. Chúng có thể bao gồm những thứ như

  1. Khách hàng phải trả hóa đơn cuối cùng trong bao lâu – còn được gọi là điều khoản thanh toán.
  2. Xử lý chi phí phát sinh thế nào.
  3. Mức đặt cọc bạn nhận.
  4. Bản quyền sản phẩm của bạn.
  5. Quyền sở hữu trước và sau khi thanh toán.
  6. Quyền và nghĩa vụ của hai bên.

Bạn có thể chọn viết các điều khoản này thông quan cố vấn pháp lý của mình, hoặc chỉ đơn giản là trình bày trơn tru, rõ ràng và đúng ngữ pháp tiếng Anh. Khi đính kèm vào báo giá hay dự toán, các điều khoản sẽ được xem xét cùng báo giá.  Và khi báo giá được ký, nghĩa là điều khoản dịch vụ đã được đồng ý.

Dành chút thời gian để đảm bảo bạn đưa ra các điều khoản bảo vệ mình và khách hàng là rất quan trọng. Khi cả bạn và khách hàng cùng đồng ý nghĩa là bạn có một nền tảng vững chắc để làm việc. Là freelancer, đôi khi bạn cũng sẽ được yêu cầu ký hợp đồng hoặc điều khoản từ phía khách hàng, hãy đảm bảo bạn đọc chúng cẩn thận vì chúng thường có các điều khoản làm rõ rằng họ có quyền thay thế các điều khoản của bạn.

Hoàn trả dịch vụ thêm

Bên cạnh dịch vụ của mình, bạn có thể cần hoàn trả các dịch vụ khác nữa mà khách hàng yêu cầu. Ví dụ có thể bao gồm hosting, chi phí in ấn, phí chuyển phát, lưu kho và các công việc chuyên môn. Có vài vấn đề như sau:

  1. Không bao giờ chịu chi phí này trừ khi nó cực kỳ nhỏ.
    Có được một khách hàng thích được làm cho nhiều thứ miễn phí là ý tưởng tồi tệ, vì các khoản nhỏ sẽ nhanh chóng trở thành một danh sách dài ngoằng cho bạn cảm giác tồi tệ, cuối cùng dẫn tới một mối quan hệ tồi tệ.
  2. Thêm một mức % vào chi phí
    Thêm một mức khoảng 25% vào chi phí khi bạn nhận hoàn tiền là tiêu chuẩn khá công bằng và điều này bồi hoàn cho bạn chi phí ảnh hưởng đến nguồn vốn, và trong vài trường hợp là để tổ chức các hạng mục (ví như gọi giao nhận, định vị web host và một số thứ khác).
  3. Nếu chi phí cao, hãy nghiêm túc suy nghĩ việc để khách hàng đàm phán trực tiếp với nhà cung cấp.
    Cũng hấp dẫn như việc bạn nghĩ mình kiếm được 25% hoa hồng dễ dàng trên một mức chi phí lớn, ví dụ các hợp đồng in lớn, điều bạn thực sự đang làm là chịu một rủi ro lớn. Ẵm trọn một khoản chi phí lớn gặp vấn đề có thể kéo sụp một doanh nghiệp freelance rất nhanh. Ví dụ tốt nhất cho điều này là trong ngành in. Chi phí in ấn có thể dễ dàng lên đến vài ngàn, và nếu công việc gặp trở ngại gì vì lý do quái nào đi nữa và khách hàng quyết định bắt nạt bạn, bạn sẽ thấy mình kẹt cứng, cố gắng xoay xở xem làm thế nào bạn có thể trả tiền in lại từ túi của chính mình. Hoàn tiền trong loại chi phí cung cứng cực lớn này có thể thực hiện được, nhưng khi làm điều đó bạn tự chịu rủi ro.

Giá cả như nào là hợp lý?

Giờ chúng ta đến với phần khó nhất của việc freelance – quyết định xem sẽ tính tiền những thứ gì. Hầu hết freelancer nhận mức lương giờ. Họ hoặc sẽ cho thuê mình ở mức giá đó, hoặc sẽ dùng mức lương giờ đó để quyết định giá một dự án bằng cách dự toán nó sẽ tiêu tốn khoảng bao nhiêu thời gian.

Tìm hiểu mức lương theo giờ của bạn sẽ gồm những phần sau đây:

  1. Những người khác thu phí thế nào? Một cách tự nhiên, tìm hiểu mức chuẩn trong ngành là yếu tố quan trọng nhất, đặc biệt khi bạn mới khởi đầu. Nếu mọi người đều đang thu phí mức 50$/giờ và bạn đặt giá 200$/giờ, bạn có thể sẽ gặp khó khăn lớn đấy. Hãy tham khảo vòng quanh, đặc biệt là những người có cùng chuyên ngành và cấp độ như bạn.
  2. Mức tối đa bạn có thể thu phí là bao nhiêu? Nếu dịch vụ của bạn thực sự đáng giá 200$/giờ và có đủ lượng khách hàng chi trả được mức đó, thì có ngu ngốc mới không làm vậy. Về cơ bản thì chi phí là thứ thị trường có thể chấp nhận được. Tuy nhiên, tìm ra mức này có thể là vấn đề thử và sai thuần túy, và dự toán quá cao thường sẽ làm bạn mất đi các đơn hàng tiềm năng. Hãy tìm hiểu theo thời gian với mức tăng dần nhỏ thôi.
  3. Bạn có thể thu phí cho cái gì? Một trong những cách định ra mức lương giờ của mình là xem xét lại và tính toán xem bạn được trả lương bao nhiêu giờ trong một tuần, chi phí của bạn là gì và vì vậy bạn cần bao thu phí bao nhiêu để bù đắp khoản chi phí này. Cũng là một cách hay để tính toán, trừ khi, dĩ nhiên bạn chả có ý tưởng gì về chuyện sẽ làm bao nhiêu giờ một tuần vì bạn chỉ vừa mới khởi đầu.

Một điều quan trọng nữa cần tính toán là số giờ bạn được trả tiền chỉ là một phần trong số giờ bạn phải làm việc. Thường người ta sẽ nghĩ tới những con toán thế này: 40$/giờ x 40 giờ một tuần = $1600 một tuần. Trên thực tế cứ mỗi giờ bạn làm sẽ kèm theo một giờ khác những công việc không lương như kế toán, liên lạc khách hàng, tìm kiếm công việc, tự marketing bản thân và các nhiệm vụ khác nữa. Thêm vào đó bạn cũng cần tính toán thời gian bị bệnh, thời gian nghỉ lễ và khoảng thời gian mọi người đều ưa thích – thời gian trống mà bạn chả có công việc gì để làm. Vì những lý do này lương giờ của bạn thường nên cao hơn dự toán ban đầu khi bạn chỉ vừa khởi nghiệp.

Tuy vậy, có những ích lợi trong việc tính phí thấp, đặc biệt trong những ngày khởi đầu sự nghiệp. Mức phí thấp có thể mang công việc đến cho bạn, những đơn hàng lặp lại và điều quan trọng nhất là đơn hàng giới thiệu. Khi đơn hàng là mạch máu của freelancer, giá trị này không thể đánh giá thấp được. Nếu bạn làm việc tốt với mức phí thấp, bạn sẽ vượt lên thôi. Dĩ nhiên là ban đầu bạn sẽ phả làm việc rất vất vả để duy trì được, nhưng nếu bạn có thể tồn tại và nâng giá lên chỉ một chút với mỗi đợt hàng thành công. Cuối cùng bạn sẽ đến được vị trí có nhiều công việc ở mức lương hợp lý. Kinh nghiệm cá nhân của tôi ngày đầu khởi nghiệp cho tới lúc ngừng làm freelance, là mức lương giờ của tôi đã nhân lên gấp 6 – từ mức siêu rẻ cho tới mức khá mắc hiện giờ.

Một mặt quan trọng khác trong việc thu phí là theo dõi chính xác xem thời gian của mình đi đâu, không chỉ trong các công việc của khách hàng, mà là tổng thể. Như đã đề cập trước, hãy tìm cho mình một chương trình nhắc giờ tốt và kiểm soát xem từng giờ của bạn đi đâu. Điều này sẽ giúp bạn hiểu mình nên thu phí cho cái gì cũng như điều gì đang thực sự diễn ra với thời gian của bạn, đối nghịch với điều mà bạn nghĩ nó đang diễn ra.

Lập hóa đơn

Giờ thì bạn đã làm tốt để định giá đúng, nhưng mà cuối cùng thứ được trả không phải báo giá, là hóa đơn – hầu hết mọi lúc. Làm hóa đơn đúng có thể tạo nên điểm khác biệt giữa một doanh nghiệp khỏe mạnh và một doanh nghiệp đã phá sản.

Vậy đầu tiên thì, hóa đơn là gì? Nó đơn giản là phần đối chiếu của báo giá. Trong khi báo giá là một tuyên bố về những thức cuối cùng khách hàng sẽ phải trả, hóa đơn là miếng giấy biết nói ‘vui lòng hãy trả khoản này’. Mẫu hóa đơn chính xác khác nhau ở từng quốc gia, nhưng nhìn chung liên quan đến một số yếu tố:

  1. Thông tin pháp lý và thuế. Nó có thể bao gồm cả thông tin đăng ký kinh doanh, địa chỉ và số ghi nhớ hóa đơn. 
  2. Trả tiền bao nhiêu. Chi phí cuối cùng, thường được viết một cách có phân loại để phù hợp với báo giá. 
  3. Thanh toán như thế nào. Nên làm cho phương thức thanh toán dễ hết mức có thể! Cung cấp nhiều lựa chọn như chuyển khoản, địa chỉ để gửi séc và một dịch vụ như PayPal để chấp thuận thanh toán qua thẻ.
  4. Thời hạn thanh toán. Cho khách hàng một thời hạn trả tiền cố định là điều mấu chốt để có gì đó dựa vào khi có tranh chấp. Thời hạn bạn đưa cho khách hàng có thể khác nhau, và thường là bất cứ thứ gì từ trả tiền ngay khi nhận hàng đến 90 ngày thanh toán.

Với những dự án lớn, bạn có thể sẽ muốn chia ra từng phần nhỏ và đặt các cột mốc, hoàn thành các mốc này liên quan đến việc thanh toán từng phần. Ví dụ bạn có thể chia công việc ra 3 giai đoạn, rồi yêu cầu đặt cọc 25% và thêm 25% vào cuối mỗi giai đoạn. Khi bạn đặt ra những cột mốc, hãy đảm bảo có những sản phẩm cụ thể mà khách hàng thấy được vào cuối mỗi giai đoạn. Bạn cũng có thể muốn áng chừng thời gian và cung cấp một lịch trình về việc mọi thứ diễn ra thế nào.

Ưu điểm của việc trả tiền theo giai đoạn là tình hình tài chính của bạn sẽ ổn định hơn đáng kể. Thay vì phải đợi cả tháng để hoàn thành công việc rồi đợi thêm tháng nữa để nhận được tiền, bạn có thể có những khoản tiền nhỏ để tiếp tục làm việc. Một lợi thế lớn nữa là bạn giảm khả năng bị quịt tiền trong một đơn hàng lớn.

Trong hầu hết các công việc, chuyện nhận khoản đặt cọc lúc đầu là rất tốt. Điều này đặc biệt đúng với những khách hàng bạn chưa quen hoặc những người có lịch sử thanh toán chậm. Mức đặt cọc có thể nằm torng khoảng 25% tới 50%. Không cần phải nói, một khi đã nhận đặt cọc, tốt nhất bạn nên hoàn thành công việc, và hoàn thành cho thật tốt.

Có lẽ điều quan trọng nhất về việc làm hóa đơn, là để nó lên đầu. Thi thoảng khi bạn có quá nhiều việc đơn hàng, nó có thể trở thành công việc tẻ nhạt hết mức, nhưng bạn càng gửi hóa đơn sớm chừng nào, bạn càng nhận tiền sớm chừng đó. Việc lập và theo dõi hóa đơn nên đứng ở một thứ tự ưu tiên rất cao trong danh sách việc phải làm.

Nhận thanh toán

Thật không may, trong sự nghiệp freelance của mình, có khả năng lớn bạn sẽ gặp những khách hàng hoặc từ chối chi trả, hoặc cố gắng giảm mức chi trả hay câu giờ hết mức có thể. Những khách hàng này có thể gây ra những vấn đề nghiêm trọng cho một doanh nghiệp freelance nhỏ, đặc biệt nếu đơn hàng của họ chiếm phần lớn thời gian nhận lương của bạn trong một giai đoạn nhất định.

Trước khi chúng ta thảo luận về những cách để bạn đảm bảo được chi trả, điều đáng ghi nhớ là vì lý do này mà bạn luôn phải giữ một mức dự phòng trong tài khoản công ty hoặc tài khoản cá nhân để vượt qua những giai đoạn khó khăn ấy. Không có đủ tiền cho chi phí hằng ngày khi đang đợi lương – còn được biết đến như vấn đề xoay vòng vốn, là nguyên nhân lớn nhất khiến các doanh nghiệp nhỏ đóng cửa.

Khi một khách hàng từ chối thanh toán, bạn thường sẽ tìm lại báo giá ban đầu, email và các hóa đơn để hỗ trợ. Sẽ rất tốt khi có các báo giá được phân loại để bạn có thể cho thấy mình đã hoàn thành các công việc được ủy thác. Cũng là ý tưởng tốt nếu hóa đơn của bạn có một ngày thanh toán rõ ràng để bạn có thể dựa vào. Nếu bạn có những email cho thấy khách hàng đã thỏa mãn với công việc, điều này cũng sẽ giúp khẳng định trường hợp của bạn. 

Vậy hãy nhìn vào 3 kịch bản chính:

Khách hàng câu giờ hết mức có thể

Trên báo giá và sau này là hóa đơn, bạn sẽ phải viết “điều khoản thanh toán”, hay nói cách khác là khoảng thời gian từ khi xuất hóa đơn đến lúc thanh toán. Thời gian này khác nhau từ thanh toán ngay khi nhận hàng cho đến thanh toán trong 90 ngày. Rõ ràng việc chấp nhận thanh toán trong 90 ngày sẽ khiến khách hàng hài lòng hơn và với freelancer, tôi không khuyến khích các điều khoản rộng rãi như thế. Hầu hết các freelancer nên tìm điều khoản thanh toán trong 0 – 30 ngày. Các công ty lớn có thể chờ khoản thanh toán khá lâu, bạn thì không thể chịu nổi.

Giờ thì nếu một khách hàng chậm thanh toán quá thời hạn điều khoản, trách nhiệm của bạn là bắt đầu nhắc nhở họ và nhắc nhở họ liên tục. Hãy nhớ người duy nhất phải xấu hổ trong trường hợp này là kẻ chưa trả tiền, vì vậy nếu bạn thấy xấu hổ về việc gọi điện hay viết mail liên tục về chuyện tiền bạc, hãy nuốt chửng nó và quên nó đi.

Việc nhắc nhở mỗi tuần hoặc trong các trường hợp nghiêm trọng hơn là mỗi ngay về việc thanh toán hầu hết sẽ giải quyết được vấn đề. Có câu thành ngữ cổ là “bánh xe nào kêu nhiều sẽ được tra dầu mỡ” và điều này đặc biệt đúng trong chuyện nhận thanh toán. Nếu khách hàng thực sự thấy phiền toái vì bạn đòi thanh toán, hãy cân nhắc xem liệu đó có phải một phần torng chiến lược quịt tiền của họ, và họ cũng là khách hàng không đáng để bạn làm việc cùng.

Một giải pháp khác bạn cũng có thể thử để tránh chậm thanh toán là áp dụng một hệ thống phí quá hạn. Nó có thể nằm dưới dạng như 1% phí quá hạn hóa đơn, và thêm 1% nữa cho mỗi tháng quá hạn sau đó. Đừng đặt mức phí quá hạn cao thái quá, thường thị bạn sẽ không thể đặt mức phí cao hơn 12-15% mỗi năm – tương tự với mức lãi suất thẻ tín dụng.

Phí quá hạn có thể hiệu quả, tuy nhiên nhiều khách hàng sẽ nổi giận, và chúng có thể tạo ra thù hận, đặc biệt nếu bạn quá nghiêm khắc và ngay lập tức áp dụng phí quá hạn vào ngày trễ hóa đơn. Tương tự, nếu bạn áp dụng phí quá hạn với một khách hàng vẫn luôn đối xử tốt với bạn, cơ hội lớn là bạn sẽ nhận ngay một email hoặc cuộc gọi đầy giận dữ.

Khách hàng cố gắng trả thấp hơn cách này cách khác

Trong kịch bản này khách hàng thường sẽ tuyên bố là họ chưa nhận hết theo yêu cầu. Vì lý do này điều hết sức quan trọng là có một báo giá đã phân loại. Nếu tốt nhất có thể, hãy giữ một bản báo giá có chữ ký của khách hàng. Nếu bạn không có bản có chữ ký, thường thì tiền đặt cọc hay một loại giấy tờ đồng ý nào đó là đủ để cho khách hàng thấy họ đã chấp nhận báo giá.

Điều tốt nhất có thể làm trong trường hợp này là ghé thăm khách hàng trực tiếp. Thay vì có lập trường thù địch, hãy đi gặp họ với 2 ý nghĩ trong đầu: (a) bạn ghé thăm để chắc rằng mọi nhu cầu của khách hàng đã được thỏa mãn, và nếu họ đang yêu cầu giảm giá, thì họ cần có lý do hợp lý; và (b) bạn cần ghi nhớ bạn không đến đó chỉ để ve vuốt khách hàng, bạn phải đảm bảo thái độ cứng rắn mà không phản cảm.

Gặp khách hàng hoặc ít ra là nói chuyện qua điện thoại, là cách tốt nhất để giải quyết bất kì vấn đề gì đã tạo nên rắc rối. Nếu bạn cảm thấy khách hàng chỉ đang cố quịt tiền, thì chỉ vào báo giá hoặc bất kỳ giấy tờ gì khác chứng minh bạn đã giao hàng những thứ được yêu cầu. Nếu vấn đề không thể được giải quyết – trong một kịch bản khá hiếm gặp – thì bạn phải nâng nó lên mức kịch bản tiếp theo.

Khách hàng từ chối thanh toán hoặc tránh né bạn

Khi tình huống của bạn chuyển biến từ việc thanh toán trễ hoặc kì kèo mặc cả sang chỗ từ chối thanh toán, đây là lúc cần trợ giúp về pháp lý. Mọi tình huống đều có chút khác nhau và luật pháp ở nhiều quốc gia cũng khác trong việc xử lý vấn đề này. Nói chung bạn luôn luôn nên có thông tin liên hệ của một luật sư quen biết để gọi khi cần đến dịch vụ của họ.

Bạn cũng có thể cân nhắc việc thuê công ty thu hồi nợ. Công ty thu hồi nợ sẽ lấy một mức % trên khoản họ được thuê để thu hồi và thường rất có kinh nghiệm trong chuyện nặn tiền khỏi túi những khách hàng cà chớn về cả độ kiên trì lẫn mối đe dọa về sự phân chia trong các động thái pháp lý hoặc tài chính của họ.

Cũng có lúc – đặc biệt trong các khoản tiền nhỏ - khi bạn bỏ qua tổn tất đó như cái giá của việc kinh doanh, và bắt đầu né khách hàng đó cũng như loại khách hàng tương tự như né tà. Loại quyết định này thường là kết quả của việc chi phí thuê thu hồi nợ hoặc trợ giúp pháp lý lớn hơn số tiền có thể thu về. Nó thực sự gây bực bội và rất khó chịu nhưng đôi khi nó hóa ra lại đơn giản hơn cho bạn.

Nhận ra những khách hàng phiền toái

Không phải mọi khách hàng đều như nhau, và với kinh nghiệm học hỏi được khi trở nên tinh thông trong việc nhận diện những khách hàng có thể gây rắc rối về sau. Đây là vài dấu hiệu tiềm ẩn – tuy nhiên, hãy nhớ đây không phải những quy luật tiện dụng và cứng nhắc:

  1. Khách hàng bảo vệ bản thân quá mức. Đôi khi bạn sẽ gặp những khách hàng yêu cầu bạn ký hàng đống giấy tờ pháp lý, như là thỏa thuận không tiết lộ; thỏa thuận điều khoản cung ứng; hợp đồng và cả đống thứ lằng nhằng khác. Công bằng mà nói đây không phải ý tưởng tệ nếu bạn đọc cẩn thận; tuy nhiên theo thời gian và kinh nghiệm của tôi cho thấy, những khách hàng luôn lo sợ rằng mình bị lừa sẽ bắt đầu nghĩ họ đang bị lừa. Hầu hết như kiểu họ tự tạo ra tình huống hay tìm kiếm bằng chứng. Điều này không có nghĩa là bất kỳ khách hàng nào yêu cầu bạn ký thứ gì đó cũng là khách hàng tồi, nhưng tốt nhất nên cẩn thận với những khách hàng có vẻ đặc biệt lo lắng bạn sẽ chơi trên cơ họ.
  2. Khách hàng đặt cả đống câu hỏi về việc liệu họ có phải trả tiền khi họ không thích sản phẩm. Chuyện này xảy ra rất nhiều trong mảng ngành thiết kế, một khách hàng sẽ nói gì đó như kiểu “Chuyện gì xảy ra nếu tôi không thích thiết kế logo của bạn, tôi có phải trả tiền không?” Điều này cho thấy khách hàng không coi trọng thời gian của bạn, không tin tưởng dịch vụ của bạn, và hầu như luôn mang ý nghĩa là họ rất khó để chiều chuộng.
  3. Khách hàng nói rằng họ vừa có một trải nghiệm rất rất tồi tệ với người phát triển web/ cây bút/ designer mới đây. Đôi khi họ thực sự gặp phải một nhà thầu tệ, tuy nhiên đôi khi chính họ là vấn đề. Điều này hơi giống những người luôn có mối quan hệ tồi tệ; khi bạn nhìn nhận cẩn thận, thường sẽ có điểm chung nào đó trong mọi mối quan hệ họ có. Trong chuyện làm ăn, các khách hàng rắc rối thường sẽ gặp vấn đề với những nhà cung cấp và nhà thầu khác, trong nhiều trường hợp họ thậm chí sẽ nói với bạn điều này.

Chú ý tới những dấu hiệu cảnh báo này và những dấu hiệu khác nữa sẽ bảo vệ bạn tránh khỏi rắc rối trong tương lai. Mặc dù hãy luôn nhớ mọi khách hàng đều khác nhau và không có quy luật nào tiện lợi và cứng nhắc cả, vì vậy hãy luôn cho khách hàng có quyền nghi ngờ nếu chính bạn cũng không chắc chắn.

Phạm vi, giao hàng và khung thời gian

Khi một khách hàng trả tiền để bạn làm việc, trách nhiệm của bạn không chỉ là làm tốt, mà còn phải làm đúng thời hạn. Thực tế chất lượng của công việc và độ hiệu quả của nó hầu hết đều như nhau trong mắt nhiều khách hàng, và bạn sẽ có được uy tín cực kỳ cao nếu bạn luôn giao hàng đúng hẹn. Trong chuyện làm ăn hầu hết mọi người muốn thứ gì đó trông cậy được, thậm chí nếu nó có  nghĩa là phải hi sinh một ít về chất lượng. Dĩ nhiên một kết quả có chất lượng cao nhất mà lại đúng hẹn sẽ còn tốt hơn nữa!

Xác định deadline phải thực hiện ngay từ khi bắt đầu công việc. Vì lý do này, ý tưởng tốt là làm vài quy hoạch phạm vi để xác nhận các công việc kèm theo. Điều này quan trọng trong một vài lĩnh vực hơn các lĩnh vực khác; đặc biệt là lĩnh vực phần mềm và lập trình thường yêu cầu phân tích rất sâu trước khi bắt đầu làm việc.

Một khi bạn đã có ý tưởng tốt về khối lượng công việc cần hoàn thành, bạn và khách hàng đã đồng thuận về tính chất và thời hạn giao hàng cũng như khung thời gian của dự án. Những cột mốc này thường sẽ là san phẩm cho khách hàng kiểm tra và có thể bao gồm cả kế hoạch thanh toán như đã thảo luận trước.

Sau khi cam kết một lịch trình điều hoàn toàn bắt buộc là bạn phải tuân thủ nó. Tôi không thể nhấn mạnh đủ chuyện giao hàng đúng hẹn quan trọng tới mức nào, và bao nhiêu đơn hàng lặp lại hay giới thiệu mà nó có thể mang đến cho bạn.

Dịch vụ, Độ tiếp cận, và Anh hùng cứu rỗi

Có 4 yếu tố quyết định cho một doanh nghiệp: chất lượng, giá cả, độ tin cậy và dịch vụ. Nếu bạn có thể mang đến cả 4, bạn sẽ được săn đón hơn nhiều. Chúng ta giờ sẽ xem xét yếu tố thứ 4 và cuối cùng của những đặc tính này: dịch vụ.

Trong mọi ngành nghề khác, dịch vụ là thứ làm bạn khác biệt, giữ khách hàng và các mối quan hệ hài lòng, và biện minh cho giá cả của bạn. Trong ngành freelance nó nằm ở 4 dạng:

  1. Mối quan hệ chung. Nghĩa là chất lượng của mối quan hệ mặt đối mặt, các cuộc trò chuyện điện thoại và qua email. Nó nghĩa là dễ tiếp cận, dễ chịu và dễ nói chuyện. Nó nghĩa là quan tâm hơn đến khách hàng và công việc của họ, xa hơn và sâu hơn chỉ một dự án. Nó nghĩa là trở thành người khách hàng muốn làm việc cùng.
  2. Độ tiếp cận. Khách hàng luôn muốn có thể liên lạc với bạn. Không có gì tệ hơn là mất liên lạc với một người trong một khoảnh khắc quan trọng, vì vậy hãy đảm bảo bạn luôn sẵn sàng qua điện thoại, email, internet chat hay thậm chí cả ở địa chỉ công ty của bạn. Các loại công việc khác nhau sẽ kéo theo mức độ khác nhau về tính tiếp cận dưới dạng việc ngoài giờ, nhưng mọi freelancer nên luôn sẵn sàng ít nhất vào giờ hành chính. Quan trọng hơn nữa, nếu không thể liên lạc, hãy đảm bảo bạn có hệ thống trả lời tự động – mà bạn có thể trả lời sau đó! Nếu bạn đang đi nghỉ dưỡng hay nghỉ bệnh, thêm một tin nhắn trả lời đặc biệt và/ hoặc có mail trả lời tự động để khách hàng biết bạn đang ở đâu. 
  3. Đôi khi giao hàng ngoài định mức. Giao hàng ngoài định mức trong một dự án nghĩa là thêm vài thứ ngoài thỏa thuận cho khách hàng, nó có thể là một tính năng thêm trong ngành phần mềm, một ứng dụng thêm về nhận diện đồ họa cho họ, hoặc một vài bản sao văn bản họ cần nhưng quên yêu cầu. Đó là những thứ nho nhỏ mà khi nhận được khách hàng sẽ thấy được quan tâm hết mức, và bạn sẽ có được sự yêu thích của họ từ tận đáy lòng.

    Nhưng cũng chú ý rằng tôi đã nói “đôi khi”. Nếu bạn liên tục giao nhiều hơn mức đã thỏa thuận, khách hàng sẽ chỉ đơn giản là quen với điều đó và nó không còn là “ngoài định mức nữa”. Thêm nữa, hãy đảm bảo (một cách tinh tế) rằng khách hàng nhận ra điều bạn dành cho họ, nếu không bạn sẽ mất đi một số lợi ích – mặc dù bạn vẫn được thừa nhận đã hoàn thành tốt công việc.

  4. Anh hùng cứu rỗi. Trong nghiệp freelance bạn thường sẽ có cơ hội trở thành anh hùng cứu rỗi cho khách hàng, và tôi khuyên bạn nên tận dụng ưu thế của các cơ hội này khi chúng xuất hiện. Nó xảy ra thường xuyên với một freelancer vì khách hàng của bạn cũng thường sẽ có những khách hàng họ cần nâng niu, và mọi khách hàng đều có thời hạn hoàn thành. Vì vậy khi khách hàng của bạn tìm đến bạn với deadline khẩn cấp mà không ai khác có thể làm nổi, sẽ rất tuyệt nếu bạn có thể cho kết quả vào những khoảnh khắc quan trọng. Nhưng cũng cảnh báo trước, trở thành anh hùng cứu rỗi hết lần này đến lần khác sẽ thành điều gì đó khách hàng dựa dẫm vào. Vì vậy hãy dùng sức mạnh của mình ít thôi để chúng trở nên hiệu quả nhất!

Mở rộng quy mô và trở thành một doanh nghiệp hoàn chỉnh

Mở một công ty freelance thành công và mở rộng nhó để thuê mướn nhiều lao động hơn, để biến nó từ dàn nhạc một người thành một doanh nghiệp hoàn chỉnh, có thể có, hoặc có thể không là ý định của bạn từ lúc bắt đầu. Tuy nhiên nó vẫn là thứ khá thường xảy ra và theo một cách tốt để có một doanh nghiệp lớn hơn khởi đầu mà không yêu cầu quá nhiều nguồn vốn.

Cái bẫy quy luật ở đây là khi bạn tự làm cho chính mình, bạn chỉ có một con người để chăm sóc – bản thân. Bạn biết khi nào mình thích làm việc, khả năng của mình đến đâu, bạn cần bao nhiêu tiền, khi nào bạn lười nhác và khi nào làm việc hăng say. Nói cách khách chính bạn tạo nên thành công cho doanh nghiệp freelance của bạn và bạn hoàn toàn nằm trong sự kiểm soát của bạn thân. Khi bạn quyết định bắt đầu thuê các freelancer và nhân viên khác, bạn đang bước vào một sân chơi rộng hơn nơi bạn sẽ ngày càng tập trung vào công việc quản lý, thay vì thực hành các kỹ năng chính của mình.

Có rất nhiều điểm mạnh và điểm yếu khi phát triển thành doanh nghiệp lớn hơn, và có có thể rất xứng đáng. Với mục đích của chuyên mục này, tôi chỉ có thể nói lời khuyên của tôi là hãy đi thật chậm, và đừng mở rộng quá mức kiểm soát của mình. Bên cạnh đó bạn nên đọc quyển sách tên là E-myth, nhắm trực tiếp đến tình huống này.

Hình ảnh từ iStockPhoto

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.