() translation by (you can also view the original English article)
Thời gian. Dường như chưa bao giờ là đủ.
Là chủ doanh nghiệp nhỏ, chúng ta luôn tìm kiếm những cách để làm việc tốt hơn và tiết kiệm thời gian. Vì thường thì bạn càng làm được nhiều việc, bạn lại càng kiếm thêm được nhiều tiền hơn.
Sử dụng hợp lý, các ứng dụng cải thiện hiệu suất công việc giúp bạn trở nên làm việc năng suất hơn. Với thời gian bạn tiết kiệm được, bạn có nhận thêm nhiều dự án được trả tiền hơn hoặc hưởng thụ khoảng thời gian rảnh rỗi xứng đáng có được.
Kể từ khi hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ đều sử dụng một vài loại thiết bị, chúng tôi sẽ tập trung đề cập đến một vài các ứng dụng cải thiện hiệu suất tốt nhất trong bài viết này, có thể sử dụng trên thiết bị để bàn hoặc di dộng. Chúng tôi cung cấp ngắn gọn về cách mỗi ứng dụng này có thể giúp bạn làm việc năng suất hơn. Ngoài ra, đi kèm là những đường dẫn liên kết đến các bài hướng dẫn của Tuts+ về chọn lựa các ứng dụng cải thiện hiệu suất làm việc để bạn có thể làm chủ chúng một cách nhanh chóng.
Cách những ứng dụng cải thiện hiệu suất công việc có thể tiết kiệm thời gian cho bạn.
Nếu gần đây bạn không thay đổi cách giải quyết các nhiệm vụ công việc thường ngày, bạn có thể đang lãng phí thời gian và tiền bạc. Những ứng dụng cải thiện hiệu suất công việc mới nhất có thể giúp bạn phát triển luồng công việc của mình và tiết kiệm thời gian cho nhiều nhiệm vụ khác nhau. Và vì có thể bạn đang phải dựa dẫm nhiều vào các thiết bị di động cho công việc của mình, thì những ứng dụng công việc mới nhất cũng cho phép bạn lựa chọn để làm việc với nhiều loại thiết bị, từ thiết bị để bàn cho đến di động.
Trong bài hướng dẫn này, tôi đã cung cấp một cái nhìn tổng quát về các ứng dụng tốt nhất để hỗ trợ bạn với bảy kiểu mẫu đặc trưng nhiệm vụ sau:
- Giao tiếp. Trong môi trường công việc ngày này, bạn không thể lúc nào cũng chờ đợi một ai đó trả lời email ngay lập tức. Với những ứng dụng này, bạn sẽ có thể nhận được thông điệp ngay lập tức.
- Quản lý dự án. Cho dù bạn tự quản lý công việc cho mình hay cho một nhóm nhỏ, thi bạn cũng sẽ muốn có một ứng dụng quản lý dự án tốt để giữ dự án của mình đúng tiến độ.
- Quản lý thời gian. Một cách để quản lý ngày làm việc của bạn hiệu quả hơn là quản lý thời gian tốt hơn. Thật may mắn, có nhiều ứng dụng có thể hỗ trợ bạn phân tích và kiểm soát bạn đã sử dụng thời gian như thế nào.
- Danh sách làm việc. Nếu bạn vẫn phải dựa vào những mẩu giấy ghi chú để tạo danh sách cho mình, có một cách tốt hơn. Một ứng dụng danh sách những việc cần làm sẽ giúp bạn theo dõi những việc cần hoàn thành và những việc nào đã thực hiện xong.
- Luồng công việc. Luồng công việc là một qui trình mà bạn sử dụng để thực hiện các nhiệm vụ và các dự án hoàn thành. Với các ứng dụng cải thiện hiệu suất hơn cho công việc, bạn có thể tự động hóa các nhiệm vụ luồng công việc của mình và giảm thời gian sử dụng để đạt được những mục tiêu.
- Truyền thông xã hội. Bạn không phải mất hàng giờ đồng hồ vào các công cụ truyền thông xã hội để khiến nó trở thành một phần hiệu quả cho kế hoạch tiếp thị doanh nghiệp nhỏ của bạn. Sử dụng một trong những ứng dụng này để lên thời gian biểu cho các công cụ truyền thông xã hội của bạn và cải thiện sự tự động hóa tiếp thị của bạn.
- Quản trị hành chính. Mỗi doanh nghiệp đều có những công tác hành chính thường lệ mà họ cần phải thực hiện để giữ cho doanh nghiệp hoạt động. Bài viết này đề cập đến hai ứng dụng quản trị hành chính: quản lý mật mã và sao lưu tập tin.
Chúng ta hãy cùng xem kỹ hơn bộ tuyển lựa các ứng dụng cải thiện hiệu suất công việc này.
Các ứng dụng giao tiếp
Giao tiếp tốt là sự sống còn cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Sự hiểu lầm trong giao tiếp có thể gây tai hại. Một thông điệp chậm trễ có thể là nguyên nhân gây ra các vấn đề nghiêm trọng trong công việc.
Các nhóm làm việc từ xa đã trở thành môi trường làm việc mà chúng ta cần phát triển ngày nay. Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, các đồng nghiệp của bạn có nhiều khả năng là ở một quốc gia khác hơn là ở ngay bên kia sảnh văn phòng. Đó là lý do tại sao rất quan trọng để có một ứng dụng giao tiếp tốt.
Trong khi những bức thư gửi bằng bưu điện và những email vẫn hiệu quả cho một vài thông điệp, thì đôi khi bạn vẫn cần phải kết nối với một đầu mối liên lạc ngay lập tức. Bạn cần nhanh chóng giao tiếp với các thành viên nhóm, các khách hàng và những đồng nghiệp khác.
Đây là hai ứng dụng cải thiện hiệu suất tốt nhất để giúp bạn giao tiếp theo thời gian thực.
Skype
Skype, hiện đang được sở hữu bởi Microsoft, cho phép người dùng tạo những cuộc gọi điện thoại cho cá nhân hoặc nhóm, kết nối qua video hoặc gửi tin nhắn. Những tính năng khác của Skype bao gồm gửi tập tin và chia sẻ màn hình.
Skype tương thích với nhiều nền tảng khác nhau, do đó, bạn có thể sử dụng ứng dụng này để giao tiếp với gần như tất cả mọi người. Bạn thậm chí có thể gọi được cả những số điện thoại không thuộc Skype.
Slack
Nếu bạn thường giao tiếp với những nhóm hoặc cá nhân trong suốt ngày làm việc, Slack có thể là công cụ phù hợp dành cho bạn. Slack có thể gửi các tin nhắn cho các nhóm hoặc cá nhân sử dụng các kênh riêng tư hoặc công cộng. Slack cũng cho phép bạn chia sẻ các tập tin và cả những đặc tính gọi điện.
Slack tương thích với hàng tá các ứng dụng khác. Để biết thêm về cách sử dụng Slack, xem bài hướng dẫn dành cho người mới dùng của chúng tôi:
Các ứng dụng quản lý dự án
Các ứng dụng quản lý dự án giúp các dự án của bạn tiến hành một cách trôi chảy. Những ứng dụng này hỗ trợ cho quá trình quản lý dự án và giúp bạn đạt được các mục tiêu của mình.
Chúng không chỉ ghi chép lại thời hạn hoàn thành và các nhiệm vụ được giao, mà còn rất nhiều các ứng dụng quản lý dự án cung cấp cả một forum dành cho các câu hỏi và chia sẻ thông tin.
Để tìm hiểu thêm về quản lý dự án, xem bài hướng dẫn giới thiệu về quản lý dự án của chúng tôi:
Chúng ta hãy cùng xem một vài các ứng dụng quản lý dự án nhé.
Trello
Trelllo giúp bạn theo dõi các dự án và công việc được giao bằng hệ thống kiểu thẻ. Giao diện trực quan là một cách tốt để có thể xem tổng quát nhanh chóng quá trình thực hiện dự án. Để có thêm các thông tin chi tiết, người dùng có thể mở thẻ đó ra.
Trello thông báo đến các thành viên nhóm bằng cách email cho họ khi thẻ của dự án đó được cập nhật hoặc thay thay đổi. Để tìm hiểu thêm chi tiết về cách sử dụng Trello, xem các hướng dẫn của chúng tôi để bắt đầu sử dụng:
Asana
Asana hỗ trợ cách khác cho các nhóm dự án để ấn định và theo dõi nhiệm vụ. Asana xoay quanh khả năng tạo Workspaces, cho phép bạn theo dõi các dự án và nhiệm vụ cùng nhau.
Giao tiếp trực tiếp với các thành viên nhóm trong giới hạn Asana, và chọn để ứng dụng này gửi cho bạn các thông báo email. Đây là hướng dẫn giúp bạn bắt đầu sử dụng với Asana:
Các ứng dụng quản lý thời gian
Bạn có đang sử dụng thời gian của mình một cách hợp lý? Nếu trung thực, hầu hết chúng ta đều phải thừa nhận rằng chúng ta có thể sử dụng thời gian tốt hơn. Trong môi trường làm việc năng động ngày nay, quản lý thời gian tốt quan trọng hơn bao giờ.
Thời gian lãng phí có thể mang nghĩa là mất đi doanh số bán hàng hoặc các dự án bị chậm trễ. Quản lý thời gian không hợp lý thậm chí có thể là nguyên nhân làm bạn bị mất đi một khách hàng nếu bạn bị trễ thời hạn hoàn thành.
Thật may mắn, quản lý thời gian tốt sẽ dễ dàng hơn bao giờ với ba ứng dụng cải thiện hiệu suất công việc này. Các ứng dụng này giúp bạn theo dõi thời gian hoặc sắp xếp các buổi họp một cách hiệu quả. Hãy cùng tham khảo nhé.
1. Toggl
Toggl giíup bạn tìm hiểu cách bạn thực sự dùng thời gian của mình chỉ với một cú nhấp chuột. Theo dõi các dự án, hoặc bất cứ thứ gì bạn làm trên máy tính hoặc thiết bị di động. Những mã màu trên bảng thời gian tượng trưng cho dự án hoặc khách hàng, như vậy, bạn có thể chú ý thông tin mà bạn cần một cách nhanh chóng.
Nếu bạn là chủ một doanh nghiệp nhỏ, là người sẽ tính tiền cho khách hàng tính theo thời gian bằng số giờ thực hiện, Toggl sẽ giúp bạn theo dõi thời gian có thể lên hóa đơn. Xem thông tin theo dõi thời gian trên bảng thời gian hoặc xuất một bảng thời gian thành tập tin Excel, CSV hay PDF.
Harvest
Harvest là một ứng dụng cải thiện hiệu suất công việc theo dõi thời gian, cho phép bạn thiết lập các dự án và các tác vụ, và quan trọng nhất là theo dõi thời gian thực hiện của bạn. Sử dụng bảng thời gian để gửi đi các hóa đơn hoặc thực hiện thanh toán cho nhóm của bạn.
Hơn nữa, sử dụng Harvest để theo dõi chi phí. Harvest kết nối với rất nhiều các ứng dụng phổ biến cho công việc. Để bắt đầu sử dụng Harvest, theo dõi bài hướng dẫn theo dõi thời gian của chúng tôi:
Doodle
Họp nhóm lại với nhau thực sự là một thách thức. Tất cả chúng ta đều bận rộn với nhiều việc trước mắt. Nếu bạn chưa từng thử lên kế hoạch họp tại một thời điểm mà tất cả mọi người đều có thể có mặt, bạn sẽ biết được điều đó khó như thế nào.
Doodle đối mặt thách thức với việc lên kế hoạch họp và làm cho nó trở nên đơn giản. Ứng dụng này gửi đi một danh sách những ngày và thời gian khả thi cho những người tham dự họp (một cuộc thăm dò ý kiến của Doodle) và cho phép những người này chọn thời gian phù hợp cho họ. Khi bạn đã sẵn sàng mời những người tham dự, Doodle sẽ gửi thư mời cho họ.
Doodle đồng bộ hóa với các chương trình lịch thông dụng như lịch Google, Office 365 Calendar, iCal và còn nhiều nữa.
Các ứng dụng lên danh sách và viết ghi chú
Mọi người đều cần một danh sách những việc cần làm. Những danh sách các việc cần làm là cách xuất sắc để theo dõi các nhiệm vụ, đặc biệt là những nhiệm vụ có vẻ như không phù hợp với bất kỳ dự án tiêu biểu nào đó.
Trong khi rất nhiều chúng ta đều cần các danh sách những việc cần làm, nhưng hầu hết chúng ta không tạo được cách sử dụng tốt nhất của chúng. Bạn sẽ hiểu ý của tôi khi bạn phải làm những nhiệm vụ được liệt kê trong những tờ giấy nháp nhỏ lên bàn hoặc trên những tờ giấy ghi chú dán lên màn hình vi tính. Đây không chỉ là cách yếu kém để theo dõi những việc mà bạn cần làm, mà nó còn rất bừa bộn.
Có một cách tốt hơn. Sử dụng những ứng dụng lên danh sách những việc cần làm để tăng hiệu suất. Hãy xem thử hai ví dụ này nhé.
Wunderlist
Wunderlist đưa những danh sách công việc cần làm đến một đẳng cấp mới. Tạo nhiều danh sách và nhóm các danh sách có liên quan với nhau thành một folder duy nhất. Chia sẻ danh sách với các thành viên nhóm. Bạn thậm chí có thể chuyển tiếp một email tới danh sách của mình để chuyển nó thành một mục hành động.
Wunderlist cho phép bạn cài đặt nhắc nhở và thông báo, như vậy, bạn sẽ không bao giờ bị trễ hoàn thành một nhiệm vụ. Và nếu bạn vẫn cần một danh sách trên giấy, hãy in ra Wunderlist của bạn. Bắt đầu với Wunderlist với bài hướng dẫn hữu dụng này:
Evernote
Evernote cho phép bạn ghi ghi chú, tạo ra các danh sách và lưu trữ hình ảnh. Lưu trữ thông tin từ trang web bằng Evernote Web Clipper. Khi bạn đã lưu một vài thứ vào Evernote, truy cập chúng từ bất cứ thiết bị nào với kết nối internet. Chia sẻ các ghi chú của bạn với các thành viên nhóm hoặc đồng nghiệp.
Một trong những mặt mạnh của Evernote là công cụ tìm kiếm mạnh mẽ hỗ trợ bạn tìm ra bất cứ điều gì bạn đã lưu lại. Không bao giờ bị mất đi các ghi chú quan trọng. Tìm hiểu cách sử dụng Evernote với bài hướng dẫn dành cho người mới dùng của Tuts+:
Các ứng dụng luồng công việc
Qui trình mà bạn sử dụng để thực hiện công việc được gọi là luồng công việc. Một luồng công việc tốt tiết kiệm thời gian cho bạn và giúp các dự án của bạn thực hiện được trôi chảy. Một luồng công việc kém có thể làm bạn mất thời gian và làm hỏng toàn bộ.
Phát triển một luồng công việc tốt dễ dàng hơn trước đây. Với các ứng dụng cải thiện hiệu suất công việc phù hợp, bạn có thể thiết kế một luồng công việc hiệu quả và bám sát theo nó. Một vài công cụ cho phép bạn tự động hóa các quy trình chung.
Hãy xem hai công cụ cải thiện hiệu suất luồng công việc trên web phổ biến
IFTTT
IFTTT là một ứng dụng cải thiện hiệu suất sử dụng các trường hợp "If (nếu điều này xảy ra), Then (thì sau đó)" để tự động hóa các quy trình chung và tổ chức hợp lý hóa luồng công việc của bạn. Bạn bắt đầu bằng cách xác định điều kiện "If", cũng được gọi là điều kiện kích hoạt (trigger). Tiếp theo, bạn xác định "Then", là hành động mà bạn muốn thực hiện khi điều kiện kích hoạt của quá trình đó giống nhau. Sự kết hợp tác vụ có điều kiện kích hoạt này được gọi là "Recipes (Công thức)"
Vì IFTTT tương thích với rất nhiều các ứng dụng phổ biến và các thiết bị có sử dụng ứng dụng, bạn có thể cài đặt các Recipes để thực hiện rất nhiều tác vụ thường lệ một cách tự động. Khám phá cách tự động hóa bất cứ việc gì với IFTTT trong bài hướng dẫn của chúng tôi tại Tuts+:
Zapier
Zapier là một ứng dụng công việc khác giúp bạn tự động luồng công việc của mình. Bạn định nghĩa điều kiện kích hoạt (trigger) và xác định hành động sẽ được tự động hóa cho mỗi điều kiện kích hoạt. Sự kết hợp của một điều kiện kích hoạt và một tác vụ được gọi là "Zap (vụt đi)". Zapier cho phép bạn định nghĩa các Zap phức tạp với nhiều bước.
Vì Zapier tương thích với hàng trăm ứng dụng, do đó, bạn có thể tự động hóa rất nhiều các nhiệm vụ lặp lại. Zapier cũng cho phép bạn đặt các bộ lọc trước mỗi tác vụ.
Các ứng dụng truyền thông xã hội
Vì là một chủ doanh nghiệp nhỏ, tiếp thị truyền thông xã hội là một phần quan trọng của chiến lược kinh doanh của bạn. Bằng cách kết nối với các khách hàng và các fan qua truyền thông xã hội, doanh nghiệp của bạn sẽ xây dựng được lòng trung thành của họ với thương hiệu và nâng cao uy tín của công ty bạn.
Nhưng bạn có dùng quá nhiều thời gian cho truyền thông xã hội không?
Nếu bạn vẫn vào từng nền tảng truyền thông xã hội để đăng bài, câu trả lời có thể là "có". Cân nhắc sử dụng một ứng dụng truyền thông xã hội để tăng hiệu suất của bạn.
Các ứng dụng truyền thông xã hội giúp bạn đăng bài lên nhiều hơn một nền tảng truyền thông xã hội chỉ với một công cụ duy nhất. Đăng các bài theo thời gian biểu, làm gọn URLs, theo dõi thống kê truyền thông xã hội. Thiếu một ứng dụng tăng hiệu suất truyền thông xã hội, những nhiệm vụ này có thể mất hàng tiếng đồng hồ.
Để tìm hiểu thêm về sự quan trọng của truyền thông xã hội trong chiến lược tiếp thị, đọc qua bài viết này nhé:
Chúng ta sẽ xem ví dụ của hai ứng dụng cải thiện hiệu suất tốt nhất cho truyền thông xã hội.
1. Buffer
Buffer cho phép lên thời khóa biểu cho bài đăng của bạn bất cứ lúc nào dù sáng hay đêm muộn. Gửi các bài đăng đến các nền tảng truyền thông xã hội. Quản lý nhiều hồ sơ truyền thông xã hội. Sử dụng các chức năng phân tích của chương trình đó để xác định thời gian tốt nhất để đăng bài.
Buffer cũng tương thích với rất nhiều các ứng dụng luồng công việc (như Zapier), do đó, bạn có thể tự động hóa tiếp thị truyền thông xã hội và thậm chí là tiết kiệm thời gian hơn.
2. Hootsuite
Sử dụng Hootsuite để quản lý các công việc truyền thông xã hội một cách hiệu quả. Lên thời gian biểu cho các bài post để đăng lên nền tảng truyền thông xã hội với nhiều tài khoản. Hơn nữa, học hỏi và rút kinh nghiệm từ các phân tích truyền thông xã hội trong ứng dụng này. Hootsuite theo dõi các luồng truyền thông xã hội khác nhau tại cùng một thời điểm, điều này thật tuyệt vời nếu bạn muốn xem sự tham gia của phương tiện truyền thông xã hội trong nháy mắt.
Các ứng dụng quản trị hành chính
Các tác vụ quản trị thường lệ như quản lý mật khẩu và sao lưu tập tin có thể mất nhiều thời gian trong ngày nếu bạn không cẩn thận. Nếu bạn làm mất mật khẩu hoặc một tập tin không có bản sao lưu, có thể mất vài giờ để lấy lại quyền truy cập vào tài khoản của bạn hoặc để tạo lại tập tin bị mất.
Các ứng dụng cải thiện hiệu suất giúp bạn tổ chức các tác vụ thường lệ này và tiết kiệm thời gian làm lại công việc của bạn trong tiến trình đó. Đây là danh sách các ứng dụng quản trị hành chính giúp tiết kiệm thời gian của chúng tôi.
1. LastPass
Quản lý mật khẩu là một công việc khó khăn. Bạn cần phải tạo và lưu mật khẩu để có thể tìm thấy chúng nhanh chóng khi cần. Tuy nhiên, mật khẩu của bạn cũng cần phải được an toàn. Vì vậy, tạo ra mật khẩu rõ ràng là hoàn toàn không thể.
Sử dụng LastPast, là nơi lưu trữ các mật khẩu một cách ăn toàn và giúp bạn tạo ra những mật khẩu mạnh bằng bộ tạo mật khẩu của nó. Hay nhất là , LastPass cho phép bạn đồng bộ mật khẩu của bạn giữa nhiều nền tảng và thiết bị. Vì vậy, bạn luôn luôn có thể truy cập vào thông tin của bạn.
Tham khảo bài hướng dẫn của Tuts+ này để tìm hiểu về LastPass:
2. Dropbox
Dropbox có thể giúp bạn lưu trữ các tập tin không kết nối mạng một cách an toàn. Vì Dropbox của bạn là dịch vụ lưu trữ đám mây, do đó, bạn có thể truy cập các tập tin của bạn từ các thiết bị bất kỳ có kết nối internet.
Dropbox cũng có thể được sử dụng để chia sẻ các tập tin giữa các thành viên nhóm làm việc từ xa. Hơn nữa, hiện tại ứng dụng này cũng cho phép bình luận trên những tài liệu được chia sẻ. Đây là một hướng dẫn về Dropbox để giúp bạn sử dụng công cụ này hiệu quả hơn cho làm việc nhóm:
Làm việc nhanh hơn với các ứng dụng cải thiện hiệu suất công việc phù hợp
Với các ứng dụng cải thiện hiệu suất phù hợp, bạn có thể tiết kiệm hàng giờ đồng hồ. Có những ứng dụng cải thiện hiệu suất chỉ dành cho mỗi khía cạnh công việc của bạn. Một vài các ứng dụng cải thiện hiệu suất tốt nhất có thể làm việc trên nhiều thiết bị, do đó, bạn có thể dễ dàng đồng bộ công việc của bạn từ máy tính bàn vào thiết bị di động của mình.
Mấu chốt để tiết kiệm thời gian đó là sử dụng các ứng dụng cải thiện hiệu suất trong luồng công việc thường ngày của bạn thường xuyên. Hãy dành thời gian để đánh giá xem những công cụ này có thể làm gì để giúp ích cho doanh nghiệp nhỏ của bạn và tìm hiểu cách sử dụng chúng một cách hiệu quả. Khám phá thêm các ứng dụng cải thiện hiệu suất công việc xuất sắc trong các bài viết này:
Task Management20 Best Online To Do List Apps for Freelancers
Apps15 Best Productivity Apps for Your Mac
AppsDiscover the Best, and Free, Alternatives to Well-Known Mac Apps
Ngoài ra, bạn có thể sẽ muốn tìm hiểu thêm về cơ bản của cải thiện hiệu suất và bắt đầu xây dựng cho mình hệ thống cải thiện hiệu suất mang tính cá nhân.
Đâu là ứng dụng cải thiện hiệu suất yêu thích của bạn? Ứng dụng nào mang lại lợi ích tốt nhất cho luồng công việc hàng ngày của bạn? Ứng dụng đó đã giải quyết được vấn nào cho bạn? Cách chúng tiết kiệm thời gian cho bạn và cho phép bạn hoàn thành trọn vẹn hơn trong công việc của mình?
