Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Small Business
Business

10 giải pháp phần mềm nhân sự tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ của bạn (năm 2018)

by
Length:LongLanguages:
This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
How to Hire Workers With Disabilities (+5 Business Benefits)

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Na Dang (you can also view the original English article)

Nếu "giải pháp nhân sự" của doanh nghiệp nhỏ của bạn bao gồm một vài bảng tính và một số thủ tục giấy tờ được lưu trữ trong một tủ hồ sơ, bạn có thể đã bỏ lỡ đi một ngón nghề.

Mặc dù cách tiếp cận không chính thức có thể có kết quả trong những ngày đầu, nhưng nó sẽ nhanh chóng trở thành cơn ác mộng khi doanh nghiệp của bạn phát triển, gặm nhấm thời gian quý báu với các nhiệm vụ quản trị hành chính có giá trị thấp.

Trong thực tế, một cuộc khảo sát năm 2013 của OfficeMax cho thấy các chủ doanh nghiệp nhỏ đã lãng phí hơn 4 tỷ giờ mỗi năm cho công việc hành chính, và 41% trong số đó nói rằng điều này đã phá vỡ niềm đam mê và năng lượng của họ để điều hành công ty của họ.

hr software for small business
Nếu bạn không sử dụng phần mềm nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ, thì bạn có thể sẽ bỏ lỡ đi một ngón nghề. (Nguồn hình ảnh)

Một cách để thoát khỏi sự hỗn loạn này là đầu tư vào một giải pháp phần mềm nhân sự tốt, có thể giúp bạn tổ chức và xử lý các nhiệm vụ nhân sự phổ biến như lưu trữ hồ sơ, lương bổng và quản lý hiệu suất của nhân viên. Với giá khởi điểm chỉ vài đô la một tháng và thường tăng lên dựa trên số lượng nhân viên bạn có, đây là khoản đầu tư có thể nhanh chóng thanh toán, ngay cả khi bạn chỉ tiết kiệm được một vài giờ trong thời gian quý báu của mình.

Trong bài này, chúng tôi sẽ giới thiệu các tính năng chính cần tìm kiếm trong phần mềm nhân sự cho các doanh nghiệp nhỏ và cách chọn giải pháp phù hợp cho bạn, sau đó chúng ta sẽ tham khảo một số giải pháp phổ biến nhất hiện nay, với tổng quan ngắn gọn các tính năng và lợi ích chính của chúng. Cuối cùng, bạn sẽ có một cái nhìn rõ ràng về các tùy chọn có sẵn cho bạn và cách chọn một gói sản phẩm giúp bạn quản lý nhân sự hiệu quả hơn.

Các tính năng chính tìm kiếm trong phần mềm nhân sự cho các doanh nghiệp nhỏ

Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét một số tùy chọn có sẵn cho bạn khi tìm kiếm phần mềm nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ.

Các loại phần mềm nhân sự cho doanh nghiệp

Có hai loại chính của gói phần mềm Nhân sự cho doanh nghiệp: Nhân sự cốt lõi (Core HR) và Nhân sự chiến lược (Strategic HR).

  • Nhân sự cốt lõi thường là những chức năng "hành chính" nhân sự truyền thống như phúc lợi, theo dõi ngày công, xử lý trả lương,...
  • Mặt khác, các gói nhân sự chiến lược giúp bạn nhiều hơn về các nhiệm vụ chiến lược hướng tới tương lai như tuyển dụng và giữ lại các nhân viên giỏi nhất và theo dõi sự phát triển lâu dài của họ.

Sơ đồ này từ minh họa của HRdirect về sự khác biệt:

Core HR vs Strategic HR

Không phải tất cả các bộ phần mềm tập trung vào khu vực này hay khu vực khác - thường có rất nhiều sự trao đổi chéo và một số gói bao gồm mọi thứ, trong khi các gói khác thì tập trung vào một phân khúc hơn. Nhưng đó là một sự phân biệt hữu ích cần lưu ý khi bạn quyết định những gì bạn đang tìm kiếm.

Các tính năng chính

Dưới đây là một số tính năng chính mà phần mềm nhân sự kinh doanh có thể cung cấp:

  1. Lưu trữ hồ sơ nhân viên. Lưu trữ các bản sao hồ sơ quan trọng cho nhân viên của bạn, như được nêu chi tiết trong hướng dẫn của chúng tôi về các yêu cầu nhân sự kinh doanh chính yếu.
  2. Tùy chọn tự phục vụ. Cho phép nhân viên đăng nhập và thực hiện những việc như cập nhật chi tiết, yêu cầu thời gian nghỉ của họ, v.v.
  3. Quản lý phúc lợi. Giúp nhân viên đăng ký các phúc lợi và quản lý các tùy chọn của họ từ bên trong phần mềm.
  4. Tuyển dụng. Sử dụng phần mềm đó để theo dõi ứng viên và quản lý quá trình tuyển dụng.
  5. Giới thiệu. Giúp nhân viên mới nhanh chóng bắt kịp tốc độ bằng cách cung cấp đào tạo và các nguồn tài nguyên họ cần.
  6. Kế hoạch kế vị. Lập kế hoạch nhu cầu nhân sự trong tương lai của bạn và giảm sự phụ thuộc của bạn vào các nhân viên chủ chốt bằng cách có một kế hoạch kế vị sẵn sàng cho các vai trò quan trọng.
  7. Đào tạo. Một số gói cho phép bạn lên kế hoạch cho nhu cầu đào tạo và phát triển của nhân viên và đôi khi bạn thậm chí có thể tích hợp đào tạo vào ứng dụng đó.
  8. Đánh giá hiệu suất. Theo dõi hiệu suất của nhân viên qua các năm, đặt mục tiêu và mục đích mới và có quyền truy cập vào toàn bộ lịch sử phát triển của họ trong phần mềm.
  9. Báo cáo. Phân tích dữ liệu nhân viên của bạn và tạo báo cáo tùy chỉnh về những thứ như hiện diện, doanh thu, sự hài lòng của nhân viên, v.v.
  10. Thời gian và hiện diện. Quản lý yêu cầu vắng mặt của nhân viên với lịch biểu để đảm bảo bạn có thể xử lý phù hợp. Một số phần mềm cũng cung cấp theo dõi thời gian chi tiết hơn cho người lao động làm việc theo ca.
  11. Giao tiếp. Truyền đạt các tin quan trọng của công ty cho các nhân viên của bạn và cho phép họ giao tiếp với nhau thông qua blog, diễn đàn, bảng tin, v.v.
  12. Truy cập di động. Cho phép nhân viên truy cập vào hệ thống thông qua ứng dụng điện thoại thông minh để họ có thể đăng ký và tải lên thông tin khi đang di chuyển.

Làm thế nào để chọn phần mềm nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ

Như bạn đã thấy, có khá nhiều các tính năng có sẵn cho bạn. Nhưng tất nhiên, các giải pháp toàn diện hơn, thường đi kèm với giá cao hơn, vì vậy bạn sẽ cần phải xem qua danh sách và quyết định cái nào trong số chúng mà bạn thực sự cần thiết.

Câu hỏi chủ chốt để tự hỏi mình là: “Hiện tại, bản thân tôi dành bao nhiêu thời gian cho công việc này?".

Nếu bạn dành hàng giờ để in các bản lý lịch từ các nhân viên tiềm năng và sau đó cố gắng tìm chúng và nhớ những người bạn đã liên lạc và những người nào bạn chưa liên hệ, thì mô-đun tuyển dụng có thể sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và phần mềm đó sẽ giúp bạn thực hiện hiệu quả.

Các tính năng khác, chẳng hạn như các công cụ giao tiếp, có thể không có khoản hoàn trả trực tiếp, nhưng chúng vẫn có thể có giá trị. Xem hướng dẫn sau để tìm hiểu thêm về tầm quan trọng của giao tiếp tốt:

Ngoài ra, hãy nghĩ về cách bạn làm việc và cách nhân viên của bạn làm việc và quyết định các tính năng bạn cần và những tính năng bạn có thể làm mà không cần. Ví dụ: một số gói cung cấp ứng dụng dành cho thiết bị di động để nhân viên có thể sử dụng trên điện thoại thông minh của họ. Nếu bạn có lực lượng lao động thường hay di chuyển, thì đây có thể là một tính năng hữu ích, nhưng nếu nhóm của bạn làm việc trong văn phòng, thì nó có thể không cần thiết.

Sau cùng, cách tốt nhất để đưa ra quyết định cuối cùng là thu hẹp xuống còn hai hoặc ba lựa chọn của bạn, và lấy chúng để chạy thử. Hầu hết các nhà cung cấp đều cung cấp một khoảng thời gian dùng thử miễn phí và ngay cả đối với những nhà cung cấp không cung cấp gói dùng thử, thì chi phí cho một tháng đơn lẻ không phải là quá đắt.

Vì vậy, rất đáng để thiết lập một tài khoản thử nghiệm trên hai hoặc ba hệ thống khác nhau. Tìm tòi xung quanh trong các bảng điều khiển và cài đặt, quyết định các tính năng mà bạn thích, mà các giao diện dễ sử dụng nhất,.... Bạn sẽ thường có cảm giác thích một nhà cung cấp nào đó hơn những nhà cung cấp khác, và sau đó bạn có thể hủy bỏ những cái không thích bằng và tập trung vào việc tăng tốc hoàn toàn với nhà cung cấp mà bạn đã chọn.

Giải pháp phần mềm nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ của bạn

Bây giờ mà bạn biết những điều cần tìm và làm thế nào để lựa chọn, đây là một danh sách các giải pháp phần mềm nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ hàng đầu để tham khảo.

1. BambooHR

BambooHR website

BambooHR là một bộ lưu giữ hồ sơ mạnh mẽ, bao gồm cả hỗ trợ chữ ký điện tử để bạn có thể tránh được công việc tẻ nhạt khi nhận được những giấy tờ có chữ ký và giữ bản sao bằng giấy.

Nó cũng cho phép bạn theo dõi người nộp đơn xin việc, phê duyệt các yêu cầu về thời gian, tiến hành đánh giá hiệu suất và tạo "quy trình công việc tùy chỉnh" để quản lý các quy trình phê duyệt trong giới hạn công ty của bạn, cùng với những thứ khác.

Mặc dù BambooHR nhắm vào các doanh nghiệp nhỏ, nhưng nó tự hào có một danh sách các khách hàng mà bạn có thể đã biết đến, như Disqus, Asana, Quora, Vimeo, SoundCloud, v.v.

2. Zoho People

Zoho People website

Nếu bạn chỉ có một vài nhân viên, thì một điều mà bạn sẽ thích về Zoho People là phần mềm này miễn phí sử dụng cho tối đa năm nhân viên. Sau đó, giá hàng tháng sẽ tăng lên theo số lượng nhân viên như hầu hết những nhà cung cấp khác.

Như bạn có thể thấy từ hình trên, có rất nhiều tính năng để bạn lựa chọn. Tính năng tự phục vụ khá ấn tượng — nó cho phép nhân viên của bạn:

  • sửa đổi thông tin cá nhân
  • xem báo cáo hiện diện
  • thêm công việc và ghi lại thời gian
  • yêu cầu bồi hoàn về y tế
  • xem các phúc lợi
  • cộng tác thông qua các feed
  • xuất dữ liệu cá nhân
  • xem các báo cáo và số dư ngày nghỉ
  • các yêu cầu tăng phí công tác
  • xem tất cả các phê duyệt và quyền hạng
  • truy cập các thông báo

3. Namely

Namely business HR website

Namely nhắm mục tiêu các công ty có qui mô trung bình, mà họ định nghĩa là bất cứ công ty nào có từ 15 đến vài nghìn nhân viên. Vì vậy, phần mềm này có thể không lý tưởng cho một doanh nghiệp vi mô thực sự, nhưng đó là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn có kế hoạch phát triển đầy tham vọng và muốn có một giải pháp có khả năng mở rộng.

Theo Namely, 75% khách hàng của họ nói rằng phần mềm đã tăng sự tham gia của nhân viên và 72% nói rằng phần mềm này đã làm cho các nhân viên làm việc năng suất hơn. Đó chỉ là một phần vì nó được thiết kế để có diện mạo và cảm nhận giống như các mạng xã hội mà mọi người đã sử dụng, vì vậy thật dễ dàng cho các nhân viên để bắt đầu sử dụng hệ thống này và cộng tác với các đồng nghiệp.

Một tính năng mạnh mẽ khác là khả năng tích hợp phần mềm với một số lượng lớn các công ty và giải pháp khác mà bạn có thể đang sử dụng cho bất kỳ thứ gì từ bảng chấm công để nhận dạng nhân viên.

4. Gusto

Gusto website

Với Gusto, bạn có thể chuyển đổi toàn bộ quy trình tuyển dụng của mình thành một quy trình không cần giấy tờ, hiệu quả hơn. Bạn có thể gửi thư mời nhận việc cho các nhân viên mới, yêu cầu họ đăng ký cho các phúc lợi và lương bổng, v.v. — tất cả đều trực tuyến.

Sau đó, bạn có thể làm những việc như quản lý các yêu cầu nghỉ phép, tiến hành khảo sát nhân viên, tạo biểu đồ tổ chức, v.v. Và Gusto cũng cung cấp bảng lương và các mô-đun quản trị phúc lợi, cũng như tích hợp với phần mềm kế toán phổ biến, các ứng dụng theo dõi thời gian và hơn thế nữa.

5. Zenefits

Zenefits website

Mô-đun nhân sự của nền tảng Zenefits bao gồm những thứ như thuê và giới thiệu, lưu trữ hồ sơ nhân viên, báo cáo ... Các tính năng này khá mạnh mẽ, nhưng nó chỉ là một phần của một sự cung cấp rộng hơn bao gồm những thứ như theo dõi thời gian, tuân thủ quy định, qui trình lương bổng và quản trị phúc lợi.

Công ty tuyên bố một “tư duy ưu tiên cho thiết bị di động” và cung cấp ứng dụng iOS và Android cho mọi thứ từ việc kiểm tra chi tiết bảo hiểm cho đến log giờ vào làm và tan sở, vì vậy đây là một lựa chọn tốt nếu bạn có các nhân viên thường di chuyển.

6. CakeHR

CakeHR website

Cake bắt đầu như là một startup Latvia nho nhỏ vào năm 2011 và đã mở rộng để phục vụ khách hàng tại hơn 1.000 thành phố, bao gồm cả những công ty nổi tiếng như công ty thương mại điện tử Paperless Post.

Đây là một giải pháp trực tuyến đơn giản cung cấp một loạt các dịch vụ như theo dõi kỳ nghỉ, lịch công ty được chia sẻ, báo cáo, ứng dụng dành cho thiết bị di động và tích hợp với các ứng dụng phổ biến như Slack và Google Apps. Một mô-đun đánh giá hiệu suất dựa trên phản hồi 360 độ sắp ra mắt.

7. Cezanne

Cezanne HR Software website

Nếu bạn muốn một cái gì đó phức tạp hơn và đầy đủ tính năng hơn, hãy thử Cezanne. Phần mềm này nhắm đến các công ty cỡ vừa hơn là các doanh nghiệp nhỏ, vì vậy nó có thể quá phức tạp đối với các doanh nghiệp rất nhỏ. Nhưng đối với các công ty đang phát triển, nó cho phép truy cập vào một bộ phần mềm mạnh mẽ có thể xử lý hầu hết các nhiệm vụ nhân sự mà bạn có thể nghĩ đến.

Ví dụ, với mô-đun People, bạn có thể làm tất cả mọi thứ từ quản lý công việc thay cho đến ghi lại các sự cố về an toàn và sức khỏe, ghi lại và theo dõi các quy trình kỷ luật, và nhiều hơn nữa. Trong khi đó, mô-đun Career & Succession cho phép bạn kết hợp các kế hoạch chiến lược cho các nhu cầu về nhân sự trong tương lai, lập bản đồ cho các vai trò trụ cột và những người thành công tiềm năng,...

Đó chỉ là một vài ví dụ - đây thực sự là một giải pháp toàn diện cho bất kỳ doanh nghiệp nào có quy mô vừa và ngân sách phù hợp để sử dụng phần mềm này.

8. WebHR

WebHR website

Giống như Zoho, WebHR cung cấp một gói sử dụng miễn phí cho tối đa năm nhân viên, với tỷ lệ hàng tháng dựa trên số lượng nhân viên bạn có sau đó.

Khẩu hiệu "Từ Thuê cho đến Nghỉ hưu"; là khá đúng - phần mềm WebHR là khá toàn diện, bao gồm mọi giai đoạn của cuộc sống của nhân viên tại công ty của bạn, từ việc thuê trở đi. Có một tính năng theo phong cách truyền thông xã hội đẹp để tăng cường giao tiếp của nhân viên thông qua nhắn tin, diễn đàn, cập nhật trạng thái, v.v. Và nhân viên có thể thực hiện rất nhiều thứ thông qua hệ thống này, chẳng hạn như đăng ký xin nghỉ phép hoặc công tác, gửi yêu cầu hoàn tiền và thậm chí là từ chức trực tuyến của họ.

9. BreatheHR

BreatheHR website

BreatheHR có trụ sở tại Vương quốc Anh cho phép bạn mang nhiều dữ liệu khác nhau cùng nhau vào các trang tổng quan dễ sử dụng cho cả bạn và nhân viên của bạn.

Ví dụ, một nhân viên có thể xem một trang tổng quan hiển thị số ngày nghỉ mà họ đã yêu cầu và số ngày còn lại, hồ sơ nghỉ bệnh, bất kỳ khóa đào tạo nào họ đã hoàn thành hoặc đã yêu cầu, các mục tiêu chính và nhiệm vụ của họ và bất kỳ cuộc họp riêng mà họ đã lên lịch với người quản lý của họ. Và trên cùng một trang, họ có thể nhấp vào nút để thực hiện hành động trong từng lĩnh vực sau: yêu cầu đào tạo, yêu cầu cuộc họp riêng, v.v.

Nó cũng có nhiều tính năng phổ biến khác như lưu giữ và báo cáo bản ghi chép và cung cấp bản dùng thử miễn phí 14 ngày.

10. JazzHR

JazzHR website

Hầu hết các giải pháp mà chúng tôi đã xem xét đều khá rộng lớn. Nhưng đôi khi bạn không cần mọi thứ - bạn chỉ cần một sản phẩm chuyên biệt cho một phạm vi cụ thể.

JazzHR là một ví dụ về một đề nghị chuyên môn hơn. Nó tập trung vào khía cạnh tuyển dụng nhân sự, cung cấp độ sâu thực sự của các tính năng trong phạm vi cụ thể đó. Ví dụ, bạn có thể tạo các bài đăng việc làm và tự động đăng chúng lên nhiều bảng công việc, sau đó theo dõi các ứng dụng và chọn ứng dụng nào để phát triển hoặc bỏ đi. Sau đó, bạn có thể sử dụng phần mềm đó để ghi lại các cuộc phỏng vấn và so sánh các ứng cử viên một cách có hệ thống, trước khi nghiên cứu bồi thường, đưa ra lời mời và hơn thế nữa, tất cả sử dụng bên trong phần mềm này.

Nếu bạn cần một loạt các giải pháp nhân sự lớn hơn thì một trong những giải pháp khác sẽ tốt hơn cho bạn, nhưng nếu bạn chỉ cần về tuyển dụng thì JazzHR là lý tưởng.

Kết luận

Trong hướng dẫn này, bạn đã có tổng quan về phần mềm nhân sự tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ và bạn đã thấy các tính năng cần tìm và cách chọn các tính năng phù hợp cho công ty của bạn.

Hãy dành thời gian của bạn và khám phá một vài lựa chọn khác nhau và đưa ra một danh sách ngắn gồm hai hoặc ba ứng cử viên. Sau đó kiểm tra chúng ra, xem cái nào phù hợp nhất với bạn, và khởi động và sử dụng với lựa chọn cuối cùng của bạn. Bạn sẽ bắt đầu thấy những lợi ích ngay sau đó.

Nếu bạn quyết định bạn cần thêm trợ giúp thực hành, bạn có thể thuê nhân sự bên ngoài. Thay vì dựa vào phần mềm, bạn có thể tiếp cận với nhân viên nhân sự thực tế tại một công ty bên ngoài, là người sẽ quản lý mọi thứ cho bạn. Nó thường đắt hơn các giải pháp phần mềm mà chúng ta đã xem xét, nhưng nó có thể giúp bạn bạn tiếp cận với một số chuyên môn về nhân sự có giá trị. Để tìm hiểu thêm về cách làm việc với nhân sự bên ngoài, hãy xem hướng dẫn sau:

Và nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, tại sao không tham khảo một số bài viết khác trong loạt bài về HR cho doanh nghiệp nhỏ của chúng tôi nhỉ?

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.