Unlimited WordPress themes, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Resumes
Business

Định dạng tốt nhất cho bản Sơ yếu lý lịch: Hướng dẫn toàn diện về so sánh giữa PDF và Word

by
Length:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Create a Great Resume (Ultimate Guide).
How to Make Your Resume the Perfect Length (+To the Point)
Top 15 Resume Mistakes (With Good vs Bad Resume Examples)

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Thùy Trang (you can also view the original English article)

Định dạng tốt nhất cho bản Sơ yếu lý lịch: Hướng dẫn toàn diện về so sánh giữa PDF và Word

Việc chuẩn bị hồ sơ xin việc có thể gây ra nhiều khó khăn cho bạn. Có rất nhiều sự lựa chọn và lời khuyên gây tranh cãi. Vậy đâu là kiểu hồ sơ xin việc tốt nhất? Nhiều người tìm việc đặt ra câu hỏi như vậy.

Dù bạn đang sử dụng dịch vụ làm sơ yếu lý lịch hay tự tạo sơ yếu lý lịch cho chính mình bằng cách sử dụng mẫu, điều quan trọng là phải cập nhật xu hướng hồ sơ mới nhất. Sử dụng mẫu sơ yếu lý lịch tốt sẽ tạo ra sự khác biệt giữa việc sơ yếu lý lịch của bạn gây được chú ý dẫn tới cuộc phỏng vấn hay sơ yếu lý lịch của bạn bị loại. Điều quan trọng là sử dụng đúng mẫu sơ yếu lý lịch để đạt kết quả tốt nhất.

Trong bài này chúng tôi hướng dẫn cụ thể với mẫu sơ yếu lý lịch định dạng file PDF hay Word. Chúng tôi so sánh ưu nhược điểm của cả hai loại. Chúng ta cũng trả lời những câu hỏi thường thấy khi bạn tạo sơ yếu lý lịch cho mình. Ví dụ,chúng ta sẽ xem cấu trúc sơ yếu lý lịch sẽ sử dụng hay có nên sử dụng mẫu hay không. Chúng ta cũng sẽ nghiên cứu những công cụ thường được sử dụng để tạo sơ yếu lý lịch.

PDF vs Word Which is the best resume format
PDF so với Word: Cái nào là tốt nhất cho định dạng của sơ yếu lý lịch?

Bạn sẵn sàng chưa? Hãy bắt đầu.

Các nhà tuyển dụng cần gì ở sơ yếu lý lịch

Để hiểu được các nhà tuyển dụng yêu cầu gì ở sơ yếu lý lịch,  đầu tiên hãy xem điều gì thường xảy ra với sơ yếu lý lịch của bạn sau khi bạn đã gửi nó đi. Bạn có thể mong chờ bộ phận nhân sự sẽ cẩn thận xem sơ yếu lý lịch của bạn ngay sau khi bạn gửi nó đi, sự thật thì không phải như vậy.

Ở hầu hết các doanh nghiệp tầm trung đến lớn thì hầu hết các sơ yếu lý lịch sẽ được soát bởi Hệ thống Theo dõi quy trình tuyển dụng( ATS). Hệ thống ATS sẽ rà soát toàn bộ những từ khóa trong sơ yếu lý lịch của bạn và kinh nghiệm mà công ty đang tìm kiếm. Những sơ yếu lý lịch không đạt tiêu chuẩn sẽ bị loại và không đi tiếp vào vòng sau. Những sơ yếu lý lịch đáp ứng yêu cầu sẽ được sắp xếp dựa theo việc chúng sát với tiêu chuẩn như nào. Xếp hạng càng cao thì việc sơ yếu lý lịch của bạn đến tay bộ phận nhân sự càng nhanh.

Vậy nên sơ yếu lý lịch của bạn cần có 2 yếu tố. Nó cần phải:

  • vượt qua được phần mềm hệ thống theo dõi quy trình tuyển dụng
  • để lại ấn tượng tốt với người đọc

Như bạn có thể thấy, hệ thống quản lý quy trình tuyển dụng đóng vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng. Bạn có thể vượt qua hệ thống quản lý quy trình tuyển dụng của công ty và đưa sơ yếu lý lịch của mình đến thẳng tay nhà tuyển dụng không? Câu trả lời là ... có thể.

Nếu bạn đang xin việc được đăng tin trên mạng hay thông qua website của công ty, hồ sư của bạn sẽ được chuyển tới hệ thống theo dõi quy trình tuyển dụng. Tuy nhiên nếu bạn biết ai trong công ty, bạn có thể được bỏ qua phần hệ thống quản lý quy trình tuyển dụng. Nếu người đó sẵn sàng gửi sơ yếu lý lịch của bạn trực tiếp đến người quản lý tuyển dụng, sơ yếu lý lịch của bạn sẽ được xét duyệt luôn thay vì thông qua hệ thống ATS.

Để sơ yếu lý lịch của bạn hấp dẫn hơn nhằm thu hút nhà tuyển dụng hãy xem lại hướng dẫn sau:

Trong hầu hết các trường hợp, hệ thống ATS đóng vai trò quan trọng trong quá trình xét duyệt sơ yếu lý lịch của bạn. Điều quan trọng là phải sử dụng dạng sơ yếu lý lịch tốt nhất để vượt qua phần kiểm tra của hệ thống ATS.

Định dạng sơ yếu lý lịch PDF vs Word

Bạn có thể sẽ cân nhắc dạng sơ yếu lý lịch xin việc khi ứng tuyển online. Nguyên tắc đầu tiên là đọc cẩn thận chi tiết công việc và làm theo hướng dẫn.

Nếu danh sách yêu cầu bạn đính kèm sơ yếu lý lịch theo định dạng .docx, hãy sử dụng dạng Word. Nếu yêu cầu phải đính kèm file PDF,  thì bạn hãy dùng định dạng PDF. Nếu nó yêu cầu bạn phải cut và paste sơ yếu lý lịch vào phần thân bài của email (Tôi đã thấy có các yêu cầu như vậy), hãy làm vậy. Tuân theo hướng dẫn rất quan trọng.

Nhưng nếu bạn có lựa chọn khác thì sao? Nếu đơn đăng ký online cho phép sơ yếu lý lịch xin việc ở nhiều dạng? Liệu một dạng có tốt hơn các cái khác không?

Hãy xem xét mặt lợi và hại của định dạng sơ yếu lý lịch file PDF với Word. Dưới đây là bảng tóm tắt những lợi ích của cả hai:

Lợi thế của sơ yếu lý lịch dạng Word
Lợi thế của sơ yếu lý lịch dạng PDF
Một trong những công cụ được chấp nhận rộng rãi. Nhiều tổ chức sử dụng.
File có thể mở dễ dàng bất luận hệ thống nào bằng cách sử dụng trình đọc miễn phí.
Kể cả những công cụ khác cũng có thể sử dụng định dạng này.
Xem giống nhau dù sử dụng hệ thống gì.
Được ưa chuộng bởi các cơ quan hàng đầu vì nó cho phép cải thiện hay đánh dấu sơ yếu lý lịch.
Giữ nguyên sơ yếu lý lịch tránh vô tình thay đổi.
Hệ thống rà soát ATS có thể dễ dàng tìm thấy từ khóa và các điểm phù hợp với tiêu chí.
Hệ thống ATS mới hơn có thể chứa hầu hết các file PDF (nhưng không phải các ảnh file PDF).
Nhiều bộ phận nhân sự thích sử dụng file .docx .
Các sơ yếu lý lịch định dạng PDF thường không bị nhiễm các virut.

Cũng như vậy, hãy cùng xem các điểm bất lợi của cả hai định dạng:

Bất lợi của sơ yếu lý lịch dạng Word Bất lợi của sơ yếu lý lịch dạng PDF
Thông tin có thể bị sai lệch hoặc vô tình bị xóa đi.
Hệ thống ATS cũ hơn có thể không tìm thấy từ khóa trong file PDF.
Có thể chứa virut phần mềm.
Một vài hệ thống ATS có thể bỏ lỡ sơ yếu lý lịch định dạng PDF.
Hình dạng có thể thay đổi nếu mở trong công cụ khác hay hệ thống khác thay vì cái nó được tạo nên.
Dù được sử dụng khá phố biến, không phải ai cũng có trình đọc PDF hay muốn tải cái khác.

Như bạn có thể thấy cả sơ yếu lý lịch dạng Word lẫn PDF đều có điểm lợi và bất lợi. Bạn nên cập nhật phiên bản mới cho sơ yếu lý lịch của bạn ở mỗi dạng để bạn có thể đáp ứng nhu cầu của bất kỳ loại hình công việc nào.

Các định dạng khác

Bạn có thể cân nhắc các định dạng sơ yếu lý lịch khác. Đây là các dạng sơ yếu lý lịch thường được sử dụng:

  • HTML- Một vài người tìm việc thiết kế sơ yếu lý lịch xin việc dạng HTML để chứng tỏ họ là người sành công nghệ. Họ thậm chí có thể công bố sơ yếu lý lịch trên trang của họ. Lợi thế của dạng này là người tuyển dụng có thể truy cập bất cứ lúc nào và đường link có thể chia sẻ rộng rãi.
  • RTF - Để tránh bị trùng lặp, một vài người xin việc chuẩn bị sơ yếu lý lịch của họ theo định dạng văn bản giàu tính chất (RTF). Trong khi RTF tương thích với hầu hết các điều hành và hệ thống ATS, nó vẫn còn bị hạn chế về lựa chọn định dạng.
  • Hình ảnh đồ họa -Một chiến lược khác để thu hút sự chú ý cho sơ yếu lý lịch của bạn là tạo ra hình ảnh đồ họa. Nó có thể là thiết kế đồ họa dạng thông tin hay các thiết kế đồ họa khác. Nó rất phổ biến với những người chuyên nghiệp và có đầu óc sáng tạo. Tuy nhiên, hệ thống ATS có thể có khó khăn nhận diện văn bản trong hình ảnh.

Sơ yếu lý lịch hiện đại làm tốt nhất khi nó được chuyển trực tiếp tới người đánh giá. Nếu bạn gửi sơ yếu lý lịch dạng hiện đại thì bạn nên thêm cả mẫu truyền thống nữa.

Để hiểu thêm về sơ yếu lý lịch sáng tạo hãy nghiên cứu hướng dẫn sau:

Các mẫu ATS để lựa chọn

Khi tìm kiếm mẫu sơ yếu lý lịch dạng doc tốt nhất cho ATS, hãy ghi nhớ rằng hệ điều hành ATS có thể không đọc được văn bản bên trong các hình ảnh.  Trong khi các hệ thống ATS sử dụng phần mềm Nhận dạng ký tự quang học (OCR) để tách văn bản khỏi hình ảnh, nó cũng không đáng tin cậy.  Như vậy nếu bạn gửi sơ yếu lý lịch đến hệ thống online, hãy tránh sử dụng các logo, hình ảnh hay hình ảnh đồ họa khác.

Bạn nên cẩn thận khi tạo ra sơ yếu lý lịch theo định dạng PDF. Một vài sơ yếu lý lịch PDF được tạo ra bằng cách sử dụng máy rà soát tài liệu để tạo ra hình ảnh trên giấy. Phần mềm ATS không thể duyệt sơ yếu lý lịch dạng này.

Nếu bạn quyết định sử dụng sơ yếu lý lịch dạng PDF, cách tốt nhất để tạo ra nó là thông qua Word, InDesign hoặc công cụ khác.

Trong khi phầm mềm ATS tiếp tục cải tiến và được công nhận về mặt hình ảnh, bạn nên sử dụng văn bản thật trong sơ yếu lý lịch dạng doc và viết một cách dễ đọc, các font chữ thông thường như Arial, Helvetica, Verdana, or Times New Roman.

Phần tiêu đề trang và cuối trang trong văn bản có thể gây khó khăn cho ATS. Nên bạn tránh sử dụng chúng.

Trong khi mẫu sơ yếu lý lịch rất quan trọng thì cách bạn sắp xếp nó cũng vậy. Bài này sẽ không hoàn chỉnh nếu thiếu phần tổng quan của những cách bạn có thể dùng để sắp xếp sơ yếu lý lịch của mình.

Bạn nên sắp xếp sơ yếu lý lịch của mình như thế nào?

Có bốn cách cơ bản để bạn sắp xếp sơ yếu lý lịch của mình.  Bốn kiểu sắp xếp sơ yếu lý lịch là:

  1. Sơ yếu lý lịch theo trình tự thời gian- Dạng sơ yếu lý lịch này giúp bạn liệt kê công việc hiện tại và quá khứ theo trình tự thời gian. Công việc gần nhất sẽ được liệt kê đầu tiên và công việc cũ nhất được đặt cuối cùng.
  2. Sơ yếu lý lịch dạng chức năng - Thay vì liệt kê các công việc trong quá khứ theo trình tự bạn làm việc, sơ yếu lý lịch chức năng liệt kê các kỹ năng trong công việc của bạn.
  3. Sơ yếu lý lịch kết hợp - Sơ yếu lý lịch kết hợp tích hợp các đặc điểm của cả sơ yếu lý lịch theo trình tự thời gian và dạng chức năng.
  4. Sơ yếu lý lịch kiểu sáng tạo - Sơ yếu lý lịch sáng tạo là kiểu sơ yếu lý lịch có cấu trúc hiện đại được thiết kế để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng. Nó có thể là đồ họa, bảng hay thậm chí website, video.

Mỗi cách sắp xếp sơ yếu lý lịch được thảo luận chi tiết trong những hướng dẫn sau:

Khi bạn nghĩ ATS đang duyệt sơ yếu lý lịch của mình, liệu việc nó được sắp xếp thế nào có quan trọng không?

Cũng có thể. Nhiều chuyên gia về công việc cho rằng sử dụng sơ yếu lý lịch hiện đại( ví dụ sơ yếu lý lịch chức năng hay sơ yếu lý lịch kết hợp) có thể gây khó khăn cho phần mềm tìm thông tin tuyển dụng. Nếu bạn không muốn sơ yếu lý lịch của mình bị loại bởi phần mêm ATS, tốt nhất bạn nên để sơ yếu lý lịch này khi phỏng vấn và tạo lập quan hệ.

Mặt khác, sơ yếu lý lịch dạng hiện đại và có tổ chức giúp bạn có lợi thế ở công ty nhỏ hay doanh nghiệp mới khi mà việc xét duyệt sơ yếu lý lịch được làm bởi người.

Đây là danh sách những lỗi sai khác trên sơ yếu lý lịch mà có thể khiến bạn bị loại sau khi ATS duyệt:

Chúng ta đã nói rất nhiều về dạng sơ yếu lý lịch tốt nhất và cách tổ chức sơ yếu lý lịch. Hãy cùng thảo luận các công cụ để hỗ trợ việc tạo sơ yếu lý lịch.

Công cụ tạo sơ yếu lý lịch tốt nhất là gì?

Nếu bạn đang làm sơ yếu lý lịch dạng Word, rõ ràng đó là lựa chọn tốt cho bạn. Bạn cũng có thể tạo ra sơ yếu lý lịch theo cách khác và chuyển nó sang dạng .docx. Nếu bạn quyết định làm thế, hãy xem lại sơ yếu lý lịch cẩn thận để chắc chắn rằng sơ yếu lý lịch của bạn nhất quán.

Học cách tạo sơ yếu lý lịch trong Word:

Nếu bạn muốn tạo ra sơ yếu lý lịch dạng PDF, bạn có các lựa chọn khác bao gồm:

  • Illustrator
  • Photoshop
  • InDesign

Một trong những lợi thế của việc sử dụng các công cụ để tạo sơ yếu lý lịch là bạn có nhiều lựa chọn hình đồ họa hơn và linh hoạt hơn. Sơ yếu lý lịch dạng Illustrator , Photoshop hay InDesign sẽ thu hút người đọc hơn.

Các nghệ sĩ thiết kế đồ họa và những người khác, nói chung đều tập trung tới vẻ ngoài của sơ yếu lý lịch. Những người thuê nhân viên sáng tạo thường mong đợi sơ yếu lý lịch bắt mắt. Những mẫu sơ yếu lý lịch đẹp mắt giúp chúng nổi bật hơn so với các sơ yếu lý lịch thông thường khi nhà tuyển dụng xét duyệt.

Tìm các mẫu sơ yếu lý lịch ở đâu

Nếu bạn không có thời gian để tự thiết kế bộ sơ yếu lý lịch đẹp mắt, hãy tham khảo các mẫu sơ yếu lý lịch. Bộ sơ yếu lý lịch phù hợp có thể tiết kiệm hàng giờ thiết kế. Hầu như các mẫu sơ yếu lý lịch đều có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn.

Bạn có thể tìm thấy các mẫu sơ yếu lý lịch chuyên nghiệp ở Envato Market (GraphicRiver) cho phép bạn lưu giữ sơ yếu lý lịch theo dạng: Word, PDF và hơn thế nữa.

Dưới đây là lựa chọn một số mẫu sơ yếu lý lịch sáng tạo đẹp nhất của chúng tôi:

Nó rất hữu dụng khi bạn xin ứng tuyển ở một doanh nghiệp mới, kết nối nhiều người hay muốn tạo ấn tượng khác biệt khi ứng tuyển.

Mẫu sơ yếu lý lịch tốt nhất cho bạn là gì?

Chọn mẫu sơ yếu lý lịch phù hợp nhất và quyết định xem sắp xếp sơ yếu lý lịch của mình như nào có thể khá khó khăn. Tuy vậy có một vài lựa chọn cho bạn.  Điều quan trọng bạn phải nhớ rằng bạn gửi sơ yếu lý lịch tới ai. Chuẩn bị một chút thì bạn có thể chọn mẫu sơ yếu lý lịch phù hợp với nhu cầu của mình.

Bài viết này chính là câu trả lời cho các thắc mắc của bạn về định dạng của sơ yếu lý lịch phù hợp với nhu cầu của bạn. Đây là một vài ý quan trọng:

  • Làm cho sơ yếu lý lịch của bạn dễ đọc hơn trên máy scan - Khi bạn đang làm sơ yếu lý lịch của mình hãy nhớ rằng bạn đang ứng tuyển dạng online và nó sẽ được scan bởi hệ thống ATS để tìm từ khóa trước khi được xét duyệt bởi bộ phận nhân sự. Hãy đảm bảo rằng sơ yếu lý lịch của bạn sẽ dễ scan để tránh bị loại.
  • Sắp xếp thông tin hợp lý- Cách bạn trình bày thông tin trên sơ yếu lý lịch của mình rất quan trọng. Hãy sắp xếp sơ yếu lý lịch của mình sao cho dễ đọc với bạn kể cả với hệ thống ATS.
  • Sử dụng đúng công cụ -  Sử dụng công cụ phù hợp và đúng mẫu sẽ giúp sơ yếu lý lịch của bạn trông chuyên nghiệp hơn. Mẫu cũng sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian thiết kế nếu bạn không có khả năng thiết kế.
  • Chuẩn bị sẵn sàng nhiều mẫu - Nhiều người tìm việc có hai phiên bản cho sơ yếu lý lịch xin việc. Một cái để ứng tuyển online còn cái kia trong trường hợp bộ phận nhân sự sẽ xét duyệt.
  • Làm theo hướng dẫn của thông báo tuyển dụng- Khi ứng tuyển online, hãy làm theo những chỉ dẫn về định dạng hồ sơ được sử dụng. Nhà tuyển dụng sẽ thích những mẫu làm theo chỉ dẫn hơn và nếu bạn không làm theo thì sơ yếu lý lịch của bạn có thể bị loại.

Giờ bạn đã sẵn sàng chọn mẫu sơ yếu lý lịch tốt nhất cho mình. Dù bạn chọn mẫu định dạng PDF hay Word cũng được. Dù bất luận lựa chọn của bạn là gì chúng tôi chúc bạn may mắn trên con đường tìm việc!

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.