Unlimited WordPress themes, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Planning
Business

Cách tạo một kế hoạch dự án khả thi với Google Spreadsheet

Length:ShortLanguages:

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Vy Cam Nguyen (you can also view the original English article)

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu cách tạo bảng kế hoạch dự án của riêng mình bằng Google Spreadsheet để bạn có thể sử dụng cho các dự án riêng của bạn hoặc chia sẻ với nhóm của bạn.

Đó là kỹ thuật đơn giản mà bạn có thể áp dụng cho dự án bất kỳ nhằm tổ chức thời gian của bạn và duy trì tiến độ.

Bạn cũng có thể sử dụng nó để ước tính thời gian cho dự án sẽ triển khai khi bạn đề xuất ý tưởng cho khách hàng. Tất cả những điều bạn cần là một Google Spreadsheet, vậy hãy bắt đầu nào!

1. Thiết lập spreadsheet của bạn

Bước 1

Tạo spreadsheet (bảng tính) mới (Create > Spreadsheet). Đặt Head Column A thành 'Task' (nhiệm vụ) và Column B thành 'Duration' (thời lượng) (tính theo ngày).

Bước 2

Điền các ngày liên tiếp cho Column C trở đi. Nếu bạn không có thời hạn cụ thể, hãy ước đoán khoảng thời gian: bạn luôn có thể thêm hoặc xóa các cột sau đó.

2. Chia nhỏ dự án của bạn thành những nhiệm vụ

Bước 1

Trong Column A, liệt kê tất cả các nhiệm vụ cần được hoàn thành cho dự án của bạn. Hãy cố gắng chi tiết nhất có thể. Nếu bạn đang làm việc với một đội nhóm, hãy liệt kê các nhiệm vụ của mọi người. Đây là một bước rất quan trọng: bạn càng chi tiết, có khả năng bạn không quên đi những việc quan trọng.

Bước 2

Sắp xếp lại danh sách của bạn cho đến khi nó đọc theo trình tự thời gian, với nhiệm vụ đầu tiên ở đầu và cuối cùng ở phía dưới. Đối với dự án mẫu này, tôi sẽ lập kế hoạch cho một sự kiện phát hành. Việc có thể cần phải suy nghĩ, nhưng nó đáng được thực hiện đúng: một số nhiệm vụ không thể bắt đầu cho đến khi một số khác đã kết thúc!

3. Chặn ngày và thời lượng cho mỗi tác vụ

Bước 1

Trong column B, ghi rõ thời gian cho mỗi công việc, tính theo ngày. Điều này không có nghĩa là sẽ mất cả ngày để thực hiện một nhiệm vụ, chỉ cần bạn cho các ngày khác nhau cho từng nhiệm vụ. Bạn có thể phải thảo luận điều này với nhóm của bạn hoặc nhà thầu bên ngoài để có được một ước tính chính xác. Đây là một phần trọng yếu trong giai đoạn lập kế hoạch vì nó có thể có tác động thúc đẩy bạn có thể bắt đầu nhiệm vụ trong tương lai.

Project Plan 5

Bước 2

Nếu bạn đang làm việc với một đội nhóm, hãy chỉ định màu cho từng thành viên trong nhóm để họ có thể dễ dàng xem những nhiệm vụ mà họ đảm nhận.

Bước 3

Tô sáng số ngày bằng một màu trong các field ngày thích hợp.

Bạn có thể: bắt đầu với thời hạn và nhiệm vụ cuối cùng và làm việc từ đó trở về trước, hoặc bắt đầu từ đầu để cho bạn ngày kết thúc của dự án. Một số nhiệm vụ sẽ có thể diễn ra đồng thời, trong khi một số nhiệm vụ khác chỉ có thể bắt đầu khi nhiệm vụ trước đó đã kết thúc. Đối với ví dụ của tôi về việc lên kế hoạch một sự kiện, tôi sẽ bắt đầu với hạn chót vào ngày 20 tháng 5 và bắt đầu làm ngược lại.

Bước 4

Nếu bạn có một nhóm làm dự án, hãy chắc rằng bạn sử dụng màu sắc khác nhau cho từng thành viên trong nhóm để cho thấy nhiệm vụ nào được phân bổ cho mỗi người.

4. Điều chỉnh kế hoạch dự án của bạn

Giai đoạn này cho thấy tầm quan trọng của việc lập kế hoạch: bạn có thể vượt quá thời hạn hoặc bạn có thể cần thêm một thành viên cho nhóm, thêm tài nguyên hoặc một số đầu vào từ khách hàng của bạn. Trong ví dụ của tôi, dưới đây, tôi đã hết cạn ngày!

Nếu bạn đang vượt quá thời hạn hoặc không thể bắt đầu sớm hơn, hãy xem những nhiệm vụ nào bạn có thể chuyển sang ngày trước đó hoặc những nhiệm vụ nào có thể thực hiện song song.

5. Chia sẻ Kế hoạch với khách hàng hoặc đội ngũ của bạn

Google Spreadsheet dễ dàng chia sẻ với bất kỳ ai. Chuyển đến File > Share và nhập địa chỉ email của người làm việc cùng bạn.

Bạn cũng có thể chia sẻ liên kết thông qua Gmail, Google+, Facebook hoặc Twitter. Hãy đảm bảo điều chỉnh cài đặt của bạn thành Public trên web (mà bất kỳ ai có được liên kết đều có thể truy xuất) hoặc chuyển sang cài đặt Private.

6. Tải về mẫu Google Project Plans Spreadsheet

Giờ đây bạn đã hoàn thành kế hoạch dự án của mình. Đừng quên tham khảo lại mỗi ngày để giúp bạn đi đúng hướng. Tải về kế hoạch dự án mẫu ở đây và sử dụng nó thật tốt.

Bạn đã sử dụng Google Spreadsheet để theo dõi các dự án kinh doanh của mình chưa? Nếu có, hãy đưa ra những lời khuyên tốt nhất của bạn bên dưới.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.