Unlimited WordPress themes, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Outsourcing
Business

Làm thế nào để cân đo ưu điểm và nhược điểm của việc thuê ngoài

by
Length:LongLanguages:

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Hoàng Minh Thủy (you can also view the original English article)

Thuê ngoài đề cập đến quy trình thuê một cá nhân hay một công ty khác để đảm nhiệm một vài hoạt động kinh doanh của bạn. Nó không phải khái niệm mới, thực ra việc thuê ngoài hiện đại đã bắt đầu phát triển từ những năm đầu của thập niên 1990 và các nghiên cứu cho thấy nó đã phát triển gấp đôi giá trị từ năm 2000.

Là một chủ doanh nghiệp, bạn có thể thuê ngoài cho một vài nhiệm vụ của bạn (chuyển cho các cá nhân, công ty nội địa hoặc nước ngoài) và dễ dàng tiếp cận các kỹ năng mới trong khi vẫn tiết kiệm được thời gian, tiền bạc.

Nếu bạn có những nhiệm vụ một lần diễn ra theo một chu kỳ không thường xuyên, chả có ý nghĩa gì trong chuyện thuê một nhân viên full-time để họ ngồi chờ việc cả. Tương tự, nếu bạn không có một kỹ năng cụ thể, có thể đó là quyết định thông minh khi tìm một ai đó có kỹ năng đó, còn hơn tốn thời gian cố gắng tự làm mọi việc.

Thuê ngoài cho phép bạn làm việc mình làm tốt nhất – điều hành doanh nghiệp của bạn và đảm nhiệm các công việc bạn được huấn luyện để làm, còn hơn là trễ deadline, hoặc không hoàn thành nổi dự án vì lý do thiếu thốn kỹ năng và thời gian.

Nếu bạn đang tự hỏi có nên thuê ngoài một vài công việc làm ăn của bạn không, bài viết này là dành cho bạn. Chúng ta sẽ xem xét xem công việc nào có thể được thuê ngoài, ưu/ nhược điểm của việc thuê ngoài, và làm thế nào để quyết định xem việc thuê ngoài có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không.

What are the pros and cons of outsourcing and is it right for you
Ưu điểm, nhược điểm của việc thuê ngoài là gì, và nó có phải là bước tiếp theo phù hợp cho bạn? (nguồn hình đồ họa).

Lưu ý: nếu bạn cần thuê ngoài thật nhanh. Chúng tôi có một cộng đồng chuyên nghiệp các nhà thiết kế, nhà phát triển và nhà sáng tạo sẵn sàng đáp ứng nhu cầu dự án của bạn tại Envato Studio.

Công việc nào có thể được thuê ngoài hiệu quả?

Ý tưởng chính đằng sau việc thuê ngoài là để tiết kiệm chi phí bất kỳ khi nào có thể, và tiết kiệm cho bạn thời gian nhiều hơn về lâu về dài. Dựa trên nguyên tắc đó, các nhiệm vụ bạn có thể thuê ngoài thường thuộc về các thể loại sau:

  • Sổ sách và kế toán
  • Bán hàng và marketing
  • Viết nội dung
  • Thiết kế và sản xuất
  • Hành chính và các hỗ trợ hậu cần văn phòng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Phát triển web
  • Bảo trì trang web
  • Thiết kế đồ họa
  • Và nhiều thứ khác

Trong một vài trường hợp, bạn có thể tìm các freelancer và các công ty khác tập trung vào việc cung cấp một dịch vụ chuyên môn nào đó như phát triển web. Những lúc khác, bạn có thể dùng cùng một công ty cho một vài nhiệm vụ như thiết kế web và hình ảnh, hay viết code và phát triển ứng dụng.

Do you need to outsource graphic design or web projects
Bạn có cần thuê ngoài cho thiết kế đồ họa hay dự án web không? (nguồn hình ảnh)

7 Ưu điểm của việc thuê ngoài

Như đã gợi ý từ trước, việc thuê ngoài có vài lợi ích khiến nó trở nên hấp dẫn với cả doanh nghiệp nhỏ và lớn.Đây là vài ích lợi chính của việc thuê ngoài.

1. Phạm vi nhân tài lớn hơn

Trái ngược với quy trình thuê mướn truyền thống, thuê ngoài cho phép bạn tìm tài năng trên khắp thế giới.Nhờ vào internet, bất kỳ ai có một bộ kỹ năng cụ thể cũng có thể bán dịch vụ của họ trực tuyến. Họ không còn bị hạn chế trong việc tìm tuyển dụng địa phương. Các chủ doanh nghiệp như bạn có thể dễ dàng tìm nhà thầu cách hơn nửa trái đất.

Thuê ngoài một vài hạng mục cho những người bên ngoài quốc gia của bạn có thể đặc biệt có lời, nếu những hạng mục đó liên quan đến việc chăm sóc khách hàng 24/24, hỗ trợ kỹ thuật qua điện thoại, hay hoàn thành một trong các dự án kỹ thuật số.

2. Giảm chi phí khi thuê ngoài

Cho dù thuê ngoài tại địa phương hay quốc tế, chi phí của bạn sẽ giảm đáng kể so với việc kéo một ai khác về để thực hiện những công việc chỉ phát sinh lúc này lúc khác. Thay vì chi tiền cho ai đó theo định kỳ cho các công việc chỉ cần thực hiện một lần mỗi vài tháng, bạn chỉ chi tiền cho các nhiệm vụ cần ngay lập tức – vào đúng lúc bạn cần nó phải hoàn thành.

Hơn nữa, nếu bạn chọn thuê ngoài từ nước ngoài, hãy nhớ rằng tỉ suất hối đoái tiền tệ có thể làm lợi cho bạn, cho phép bạn chi ít tiền hơn.

Và điểm cuối cùng về chi phí, bạn không cần lo lắng việc mở rộng không gian doanh nghiệp hay thuê văn phòng lớn hơn khi thuê ngoài, so với việc tuyển dụng truyền thống.

3. Nó buộc bạn tạo ra các quy trình kinh doanh

Bạn có thể đã nghe rằng mọi doanh nghiệp cần ghi lại quy trình của họ, nhưng nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ thường quá bận rộn để ngồi xuống và ghi chúng ra. Nếu bạn lên kế hoạch thuê ngoài, bạn buộc phải ngồi xuống ghi chép lại các quy trình để đảm bảo nhiệm vụ được thuê ngoài thực hiện theo đúng quy chuẩn kỹ thuật và tiêu chuẩn chất lượng của bạn.

Ích lợi tiềm tàng đằng sau việc thuê ngoài và tạo ra các quy trình kinh doanh là sự thật rằng bạn sẽ có thể theo dõi tiến triển của nhân viên và khiến họ có trách nhiệm hơn. Giao việc cho nhân viên cũng trở nên dễ dàng hơn vì mọi người có cái nhìn rõ ràng về mọi thứ cần hoàn thành cũng như cách thức nó nên được thực hiện.

4. Tài năng chuyên môn và công cụ tốt hơn

Bạn có thể là người bán hoa tuyệt vời nhất từng sống trên thế giới này, nhưng điều đó không có nghĩa bạn là một kế toán giỏi hay cả một nhà thiết kế đồ họa nữa. Thuê ngoài cho phép bạn tìm những người có kỹ năng cần thiết để hoàn thành các công việc mà bạn chả có chút khái niệm nào về cách làm.

Không chỉ bạn sẽ có vẻ chuyên nghiệp hơn, dự án cũng sẽ được thực hiện bằng các công cụ dành riêng cho nó, thay vì chắp vá lung tung ra một phiên bản của riêng bạn. Việc hoàn thuế của bạn cũng dễ nộp hơn nếu sổ sách kế toán của bạn được thực hiện bằng các phần mềm kế toán thay vì một đống giấy lộn và hộp giày đầy hóa đơn bán lẻ.

5. Bạn có thể hỗ trợ khách hàng 24/7

Nếu việc kinh doanh của bạn phụ thuộc nhiều vào việc cung cấp hỗ trợ khách hàng 24/24, thuê ngoài mảng này cho các doanh nghiệp nước ngoài có vẻ hợp lý đấy chứ.Tìm một ai đó ở múi giờ đối lập nghĩa là họ có thể ở bên khách hàng của bạn khi mà bạn không thể.

6. Thuê ngoài cho bạn nhiều thời gian rảnh hơn

Khi bạn có một cá nhân hoặc công ty đảm nhiệm các công việc nằm ngoài chuyên môn và hiểu biết của bạn, bạn có nhiều thời gian rỗi hơn để tập trung vào công việc mà bạn được đào tạo để làm hơn. Nó cho phép bạn đưa ra những kế hoạch marketing mới cũng như sản phẩm mới. Nói cách khác, bạn có thể tập trung cho chuyện kinh doanh của bạn nhiều hơn việc tập trung vào doanh nghiệp của bạn.

7. Thuê ngoài cho phép bạn mở rộng quy mô công ty

Một ưu thế lớn của việc thuê ngoài là nó cho phép bạn mở rộng quy mô kinh doanh. Bằng cách giảm bớt lượng công việc đang đè nặng lên vai nhân viên của bạn, họ có thể dành thời gian tập trung vào các hoạt động cho phép công ty bạn mở rộng quy mô. Trên hết tất cả, phát triển kinh doanh là điểm mấu chốt với mọi doanh nghiệp và bạn không thể phát triển hiệu quả nếu khoảng thời gian vốn dĩ đã hạn chế của bạn được dành cho những việc đáng ra nên được ủy nhiệm đi đâu đó khác.

Do you need to outsource coding or development projects
Bạn có cần thuê ngoài việc viết code hay các dự án phát triển web không (nguồn hình ảnh)

4 Nhược điểm của việc thuê ngoài cần chú ý

Cũng như các ích lợi, việc thuê ngoài cũng có vài nhược điểm đi kèm khiến nhiều chủ doanh nghiệp e ngại. Trong phần này, chúng ta hãy tìm hiểu vài nhược điểm của việc thuê ngoài, chúng có thể ảnh hưởng đến quyết định cuối cùng của bạn đó.

1. Các rủi ro bảo mật tiềm ẩn của việc thuê ngoài

Để một công ty hoặc một cá nhân bên ngoài đảm nhiệm một vài các công việc nhạy cảm của bạn chịu một rủi ro cố hữu trong việc tiết lộ thông tin công ty.

Bạn có thể giúp tránh điều này bằng cách viết một thỏa thuận không tiết lộ và bắt họ ký chúng trước khi đồng ý làm việc với bạn. Cách khác, bạn cũng có thể giới hạn thuê ngoài chỉ những nhiệm vụ không yêu cầu trao đổi các thông tin mật về khách hàng hay công ty của bạn.

Nếu bạn biết mình sẽ thuê ngoài trên cơ sở định kỳ, việc kiểm tra lý lịch của công ty muốn thuê, và xem xét chính sách bảo mật của họ cũng là ý kiến hay.

2. Yêu cầu bạn hi sinh một chút sự kiểm soát

Hầu hết chủ doanh nghiệp thích có mức kiểm soát hoàn toàn với doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, ý tưởng này không có lợi lắm nếu bạn muốn phát triển quy mô công ty mà không chịu quá nhiều chi phí.

Như đã đề cập từ trước, trừ khi bạn có nhiều văn bằng, cơ hội cao là bạn không thể đảm nhiệm mọi nhiệm vụ liên quan đến việc kinh doanh của mình. Không chỉ vậy, nếu bạn nhận những công việc mà bạn không có đủ kiến thức hoặc thời gian cho nó, bạn có thể chịu nhiều chi phí hơn việc đơn giản là để ai đó khác đảm nhiệm nó.

3. Khó duy trì kiểm tra chất lượng

Kiểm tra chất lượng có thể trở nên khó khăn hơn để thực hiện và duy trì, đặc biệt là khi bạn thuê ngoài ở nước ngoài. Để tránh rủi ro ảnh hưởng khi điều này xảy ra, hãy thành lập và ghi chép lại quy trình tạo ra sản phẩm của bạn cũng như quy trình dịch vụ chính xác. Thêm nữa, hãy thêm các mốc kiểm tra vào lối tiếp cận của mình. Một phần quy trình nghiên cứu thuê ngoài của bạn nên bao gồm cả các lời chứng thực và liên hệ của cá nhân hoặc công ty mà bạn đang cân nhắc, để bạn có thể chọn ứng cử viên phù hợp để thuê ngoài.

4. Các rào cản ngôn ngữ có thể xảy ra khi thuê ngoài

Chuyện các doanh nghiệp thuê ngoài một số công việc ra nước ngoài cũng không quá hiếm. Nhờ tỉ lệ hối đoái tiền tệ, chuyện thuê một freelancer từ Châu Âu hoặc Châu Á có thể còn rẻ hơn thuê ai đó cách bạn ba tiểu bang. Tuy nhiên, trong những trường hợp đó, bạn phải chú ý rằng freelancer hoặc công ty bạn thuê có thể chưa được lưu loát hoàn toàn với ngôn ngữ của bạn. Với vài công việc, điều này cũng chẳng gây ra những vấn đề quá nghiêm trọng.

Nhưng với những công việc phụ thuộc vào sự giao tiếp với khách hàng như hỗ trợ khách hàng, điều bắt buộc là người bạn thuê phải đủ khả năng hiểu và nói cho khách hàng hiểu một cách thật dễ dàng.

Bạn có nên thuê ngoài không?

Do đếm ưu điểm và nhược điểm của việc thuê ngoài là bước đầu tiên để ra quyết định đúng cho công ty của bạn. Bạn cũng cần cân nhắc nhiệm vụ nào bạn cảm thấy thoải mái để thuê ngoài cho ai đó khác và cái gì nên được đảm nhiệm tại nhà.

Câu trả lời cho câu câu hỏi đó phụ thuộc phần lớn vào bản chất doanh nghiệp của bạn.Hầu hết doanh nghiệp nhỏ có thể thuê ngoài các nhiệm vụ như marketing trên mạng xã hội. Tạo hình đồ họa hay các tài liệu in như brochue và cập nhật hay duy trì website cũng có thể được thuê ngoài để tiết kiệm thời gian.

Nhập dữ liệu, mặt khác, phụ thuộc vào chính dữ liệu đó.Đối phó với các thông tin nhạy cảm và bảo mật, tốt hơn là nên tự làm tại nhà để giảm thiểu rủi ro tiết lộ thông tin. Tương tự, một vài công việc như kế toán và sổ sách có thể nên được xử lý tại nhà trong các trường hợp đó, kéo ai đó lên chung thuyền tiết kiệm chi phí hơn chuyện cứ phải thuê ngoài mỗi tháng.

Trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, cân nhắc những điều sau:

  • Bạn có đủ hướng dẫn và công cụ để tự làm không?
  • Bạn có thời gian để làm không?
  • Có rủi ro bảo mật nào không?

Nếu câu trả lời là có cho tất cả các câu hỏi trên, thì doanh nghiệp của bạn có thể không cần phải thuê ngoài gì cả. Hãy ghi nhớ rằng, mặc dù, kể cả khi bạn có đủ hướng dẫn và thời gian để tự làm, sự phát triển doanh nghiệp có thể bị chậm lại nếu bạn cứ tiếp tục tự làm mọi thứ.

Nếu các câu trả lời, mặt khác, là một chữ không mạnh mẽ, thì doanh nghiệp của bạn chắc chắn hưởng lợi trong việc chuyển giao các trách nhiệm đó sang một bên thứ ba. Có nhiều cách để đảm bảo chất lượng dịch vụ và sản phẩm của bạn được duy trì tốt, cũng như bảo vệ các thông tin nhạy cảm và giữ nó bí mật.

Tìm các tài năng tốt ở đâu để thuê ngoài

Nếu bạn quyết định rằng thuê ngoài là cách mình lựa chọn, câu hỏi tiếp theo là đi đâu để tìm các tài năng mà bạn cần. Cũng may, Internet có rất nhiều giải pháp.

Một trong các cách để tìm một freelancer hay công ty với bộ kỹ năng cần thiết là hỏi đồng nghiệp của bạn để xin kiến nghị.Một cách khách là tự mình tìm Google một chút.

Mặc dù cũng chẳng có gì sai khi dùng một trong các phương pháp đó, một trong những cách tốt nhất để tìm người tin cậy đảm nhiệm công việc của bạn là thông qua một chợ freelancer như Envato Studio:

Envato Studio - Outsource your website design and marketing projects
Envato Studio –Thuê ngoài trang web, thiết kế và các dự án marketing của bạn.

Envato Studio là một nơi tuyệt vời để thuê ngoài các công việc như tạo ra các đồ họa tùy chỉnh, cập nhật website của bạn, chỉnh các tập podcast, hay tạo ra một video giới thiệu siêu độc cho sản phẩm của bạn.

Bạn cũng sẽ tìm được các cây bút đảm nhiệm về nội dung blog cho bạn, hoặc sở hữu nội dung mô tả sản phẩm kích thích mua hàng cho mình. Các công việc khác bao gồm cả việc tối ưu hóa SEO cho website WordPress của bạn, hoặc cải thiện thời gian tải cho trang.

Tất cả những gì bạn cần làm là chọn loại dịch vụ bạn thích, chọn nhà cung cấp đạt yêu cầu của bạn, và nhận xét, phê duyệt dự án một khi nó hoàn thành.

Các ích lợi chính khi làm việc với Envato Studio

Ích lợi của việc dùng một chợ bên thứ ba là bạn không cần lo lắng về chất lượng công việc, vì chuyện giám tuyển ban đầu đã được hoàn thành cho bạn rồi. Mỗi chợ freelancer có hệ thống kiểm tra riêng của họ giúp họ chỉ chọn những chuyên gia tốt nhất trong nhiều lĩnh vực như thiết kế, viết lách, marketing và nhiều thứ khác.

Một lợi ích khác nữa của việc dùng Envato Studio là mọi chi tiết và chi phí được trình bày ngay từ trước để bạn khỏi đối mặt với những sự bất ngờ khó chịu như chi phí ẩn. Bạn có thể chi trả cho mỗi dự án được giao mỗi lần. Trên hết, cả người mua và người bán đều được bảo vệ bởi một quy trình giải quyết mạnh mẽ để giảm thiểu rủi ro về dịch vụ không hài lòng.

Bạn đã sẵn sàng thuê ngoài chưa?

Có rất nhiều yếu tố để cân nhắc khi đụng đến vấn đề thuê ngoài; từ việc quyết định cái gì cần thuê ngoài từ đầu cho tới việc đảm bảo doanh nghiệp bạn có được lợi ích tốt nhất trong việc tiết kiệm thời gian và tiền bạc của bạn.

Một khi bạn đã có hiểu biết rõ ràng về cách thức thuê ngoài có thể giúp công ty của bạn, và nhiệm vụ nào bạn sẽ thuê ngoài, bạn có thể bắt đầu tìm kiếm tài năng phù hợp. Dùng Envato Studio để tìm các freelancer đảm nhiệm nhu cầu thiết kế đồ họa hay trang web, cũng như viết code và phát triển ứng dụng.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.