Unlimited WordPress themes, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Proposals
Business

Hướng dẫn viết đề xuất cho người làm việc tự do

by
Length:MediumLanguages:

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Vy Cam Nguyen (you can also view the original English article)

Việc viết đề xuất là một hình thức nghệ thuật: bạn cần bố trí khái niệm cho một dự án, với tất cả những lợi ích đáng kinh ngạc sẽ khiến khách hàng muốn ghi cho bạn một tấm séc ngay lập tức, cũng như những phản bác, giống như các nhãn ghi giá tiền.

Đó cần phải là một tài liệu thuyết phục, nhưng nó cũng cần phải rõ ràng và chuyên nghiệp.

Quyết định hình thức của đề xuất của bạn

Không phải mọi dự án đều yêu cầu một đề xuất. Trong thực tế, nhiều người làm việc tự do có thể không bao giờ viết một đề nghị chính thức nào trong cuộc sống của họ. Một bản tóm tắt hoặc thư truy vấn nhanh có thể là quá đủ để lấy được một dự án. Nhưng nếu mục tiêu của bạn là lấy được các dự án lớn hơn, thì điều quan trọng là phải thành thạo kỹ năng viết đề xuất - thật hiếm khi bạn có thể mô tả một dự án có ngân sách lớn bằng một trăm từ hoặc ít hơn. Thay vào đó, khi bạn đã có nhiều bộ phận chuyển động, bạn cần có thể mô tả chúng là gì, tại sao khách hàng cần từng bộ phận và thẻ giá.

Nếu bạn không cần một đề xuất đầy đủ để giành được khách hàng của mình, thì đó thường không đáng để bạn viết ra. Tuy nhiên, nếu bạn cần rèn luyện kỹ năng viết đề xuất của mình, nó đáng để tập hợp một vài nốt sâu hơn so với bạn thường cung cấp cho khách hàng của mình. Tôi sẽ đề nghị làm như vậy cho một bài viết hoặc logo một lần, nhưng đối với một cái gì đó lớn hơn một chút, hãy xem xét cơ hội để thực hành các kỹ năng của bạn.

Hợp lý hóa quy trình

Có một số phần nhất định của một đề xuất sẽ hoàn toàn giống nhau, cho dù bạn có đang viết đề xuất cho khách hàng lớn nhất mà bạn đã từng đạt được hay cho một dự án nhỏ hơn. Vậy tại sao lại viết lại những phần đó mỗi khi bạn cần đưa ra một đề xuất mới?

Bạn có thể tạo một mẫu cho doanh nghiệp của mình, cho phép bạn sử dụng công việc bạn đã thực hiện. Daniel Waldman, thuộc Evolve Communications, không sử dụng một mẫu chính thức nhưng anh ta có được lợi ích của việc sử dụng lại công việc của mình:

Kể từ khi bắt đầu kinh doanh, tôi đã viết rất nhiều đề xuất. Thêm vào đó, trong các công việc trước đây, tôi đã viết rất nhiều, rất nhiều đề xuất. Theo thời gian, tôi đã phát triển ngôn ngữ chứng khoán nhất định cho các dịch vụ và các mặt hàng khác được sử dụng nhiều lần. Nó không phải là một mẫu cho mỗi người, mà giống như một số cụm từ tiêu chuẩn mà tôi tùy chỉnh cho mỗi đề xuất.

Không cần thiết phải tạo một mẫu hoàn chỉnh mà bạn tuân theo thư khi viết đề xuất mới, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn không cần phải phát minh lại bánh xe mỗi khi bạn bắt đầu một đề xuất mới. Bạn có thể nhận được lợi ích của việc sử dụng lại công việc của mình nếu bạn chỉ giữ một bản sao của đề xuất khác khi bắt đầu một đề xuất khác, để bạn có thể cắt, dán và điều chỉnh ngôn ngữ.

Có một phần thưởng được thêm vào cùng với việc tuân theo một mẫu hoặc định dạng chuẩn cho mỗi đề xuất bạn viết. Thật dễ dàng để quên đi một phần mà bạn thường đưa vào khi bạn vội vàng để có được một giá thầu ra khỏi cửa. Bằng cách làm theo danh sách các phần tiêu chuẩn để đưa vào đề xuất của bạn, bạn sẽ làm cho việc bỏ lỡ bất cứ điều gì trở nên khó khăn hơn rất nhiều.

Không có phần nào thực sự cần phải có trong mọi đề xuất (ngoại trừ, có lẽ, giá cả), vì sự khác biệt giữa các dự án. Nhưng bạn có thể xây dựng một mẫu cho các loại dự án bạn thường đảm nhận.

Hiểu khách hàng của bạn

Bí quyết để tạo một đề xuất xuất sắc - như được xác định bằng cách dẫn đến việc bạn nhận được khoản thanh toán - là hiểu chính xác những gì khách hàng của bạn đang tìm kiếm. Như Waldman mô tả,

Các đề xuất tốt nhất là những người chiến thắng! Điều đó có nghĩa là những đề xuất tốt nhất là những đề xuất mà a) thể hiện kỹ năng của bạn b) thể hiện tính cách kinh doanh của bạn và c) thể hiện kiến thức của bạn về khách hàng. Đánh cả ba thứ này, và bạn có thể tốt như được thuê.

Thực hiện một số nghiên cứu nghiêm túc về bất kỳ khách hàng nào mà bạn đang viết đề xuất. Nó không phải là hiếm khi một freelancer có một cuộc họp với khách hàng tiềm năng trước khi tạo một đề xuất, nhưng bạn có thể muốn đi một bước xa hơn thế. Thực hiện một số nghiên cứu về cuộc thi khách hàng, ngành công nghiệp và các mối quan tâm cụ thể khác có thể giúp bạn giải quyết chúng trong đề xuất của bạn.

Khách hàng của bạn thường đến với bạn với các vấn đề cụ thể mà họ cần khắc phục. Ở cấp độ cơ bản nhất, một đề xuất là một gợi ý về cách khắc phục vấn đề. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn chỉ nên bám vào vấn đề mà khách hàng nói với bạn. Thực hiện nghiên cứu bổ sung đó sẽ cho bạn biết nếu có một bước khác thực sự có lợi cho khách hàng và cho phép bạn nổi bật so với đối thủ cạnh tranh.

Đề xuất một chọn lựa

Dường như luôn tốt hơn để cung cấp một chọn lựa cụ thể cho khách hàng của bạn, có lẽ với một vài chọn lựa mà họ có thể cân nhắc. Theo cách tiếp cận này có nghĩa là bạn sẽ không áp đảo khách hàng tiềm năng của bạn với quá nhiều lựa chọn. Cố gắng không cung cấp menu thực đơn Trung Quốc Giá cả, giá như Waldman mô tả. Theo kinh nghiệm của tôi, khi gặp quá nhiều lựa chọn, khách hàng sẽ không chọn cách nào ở trên. Tuy nhiên, có một số khách hàng chỉ muốn điều này.

Bạn luôn có thể cung cấp cho khách hàng nhiều tùy chọn hơn sau này, nhưng khó khăn hơn để đưa ra lựa chọn khỏi bàn. Nếu bạn có thể giữ các đề xuất của mình đơn giản, khách hàng tiềm năng của bạn có nhiều khả năng đọc toàn bộ tài liệu. Bạn cũng muốn làm cho nó dễ hiểu nhất có thể. Don Tiết sử dụng những từ hay biệt ngữ lạ mắt mà người đọc có thể không quen thuộc.

Luôn luôn sai về phía ngôn ngữ đơn giản - ngay cả khi bạn là một nhà văn và bạn muốn thể hiện. Điều quan trọng là phải rõ ràng nhất có thể về chính xác những gì bạn cung cấp để làm cho khách hàng nói riêng. Một sự hiểu lầm có thể buộc bạn phải ăn một chi phí, như Waldman đã phát hiện ra:

Hãy rõ ràng về những gì bạn sẽ làm. Tôi đã bị cuốn theo ngôn ngữ mơ hồ nhiều lần trong quá khứ, và cuối cùng tôi được yêu cầu thực hiện các dịch vụ mà tôi không muốn làm (tôi cũng không được trả tiền để làm chúng).

Tương tự, bạn muốn làm cho giá của bạn dễ hiểu. Khách hàng thường sẽ lướt qua một đề xuất, tìm kiếm điểm mấu chốt, trước khi đọc phần còn lại của tài liệu. Đưa ra một lời giải thích rõ ràng về giá cả, với tổng số cuối cùng được in đậm ở đâu đó gần phía trước đề xuất của bạn. Nếu một khách hàng có thể tìm thấy giá, cô ấy sẽ không bận tâm theo dõi đề xuất, ngay cả khi nó ở đó ở đâu đó.

Làm bất cứ điều gì để đảm bảo rằng khách hàng tiềm năng của bạn hiểu đầy đủ các đề xuất của bạn. Waldman gợi ý:

Tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh của bạn và mức độ phức tạp của quy trình khách hàng tiềm năng của bạn, mục tiêu có thể là có một cuộc họp để duyệt qua đề xuất. Tôi thấy rằng đây là một bước quan trọng, vì có thể có những câu hỏi phát sinh. Thêm vào đó, một cuộc trò chuyện trực tiếp luôn giúp củng cố mối quan hệ của bạn với khách hàng tiềm năng.

Một cuộc gặp mặt trực tiếp nghe có vẻ như là một công việc làm thêm, nhưng nếu nó đưa bạn đến với khách hàng, thì nó có thể có giá trị.

Chỉnh sửa nhiều lần nhất có thể - và sau đó một lần nữa

Ngay cả một lỗi đánh máy nhỏ cũng có thể khiến khách hàng tiềm năng bỏ rơi và khiến họ không hứng thú làm việc với bạn. Đọc lại các đề xuất của bạn nhiều lần nhất có thể trước khi bạn gửi chúng đi. Tất cả chúng tôi đã làm việc trên một đề xuất hoặc một dự án cho đến nửa đêm về sáng, đã gửi một bản sao ngay sau khi chúng tôi hoàn thành và sau đó tìm thấy nhiều lỗi vào ngày hôm sau. Điều đó chỉ có hại cho kinh doanh.

Nó có thể có nghĩa là đánh thức ai đó dậy, nhưng nó luôn luôn là một ý tưởng tốt để có người khác đọc các đề xuất của bạn. Bộ não của chúng ta có thể giở trò đồi bại với chúng ta, khiến việc phát hiện lỗi chính tả trở nên khó khăn hơn, đặc biệt là khi chúng ta đọc một tài liệu nhất định nhiều lần.

Tuy nhiên, một người đến với đề xuất mới sẽ có thời gian bắt lỗi dễ dàng hơn, ngay cả khi anh ta không phải là một người đọc thử chuyên nghiệp. Nếu bạn có thể có một chuyên gia hãy xem các đề xuất của bạn, thì càng tốt - giao dịch một số công việc có thể thực hiện cho các đề xuất tốt nhất mà bạn đã từng gửi.

Tiếp tục trau chuốt kỹ năng lập đề xuất của bạn

Bạn luôn có thể cải thiện việc viết một đề xuất. Chắc chắn cần phải có thời gian học mà bạn cần phải duy trì khi việc kinh doanh tự do phát triển.

Hãy chắc chắn để cập nhật các mẫu hoặc cụm từ có sẵn của bạn khi công việc của bạn phát triển. Waldman chỉ ra:

Tôi đã sử dụng cùng một tiểu sử của công ty trong khoảng 2 năm, cho đến khi một cộng sự đã chỉ ra cho tôi rằng trọng tâm kinh doanh của tôi đã thay đổi. Đó là một điều hiển nhiên cần cập nhật, nhưng vì một số lý do, tôi chưa bao giờ thực sự xem xét cập nhật phần đó.

Cũng đáng để thử nghiệm các cách tiếp cận khác nhau trong các đề xuất của bạn. Thật khó để thu thập đủ dữ liệu để xem xu hướng khi bạn chỉ gửi các đề xuất khi họ yêu cầu, nhưng đáng để thu thập những gì bạn có thể và phân tích nó.

Photo credit: Một số quyền được bảo lưu bởi adamradosavljevic.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.