Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Diversity
Business

Cách thêm sự đa dạng vào bản trình bày PowerPoint của bạn

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Improve Diversity in Your Business (Essential Guide).
15 Great Diversity and Inclusion Quotes for a Better Workplace
How to Advocate for LGBTQ Rights in Your Workplace

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Caitlyn Cat Tien (you can also view the original English article)

Nếu bạn muốn đưa sự đa dạng và hòa nhập vào tổ chức của mình một cách nghiêm túc, thì nó cần phải là một phần của mọi thứ mà bạn thực hiện. Và điều đó bao gồm cả việc nhúng sự đa dạng vào bản trình bày PowerPoint của bạn.

Rõ ràng, tôi không chỉ nói đến các bài thuyết trình về chủ đề đa dạng và hòa nhập. Tôi đang nói về mọi bản trình bày bạn thuyết trình, cho dù đó là bản trình bày bán hàng cho khách hàng, bản cập nhật chiến lược nội bộ hay bất kỳ nội dung nào khác.

Vấn đề là rất nhiều bài thuyết trình kinh doanh vô tình đã loại trừ các phân đoạn lớn của khán giả dự định của họ thông qua việc sử dụng hình ảnh, ngôn ngữ, v.v. Bằng cách làm cho bản trình bày của bạn hòa nhập hơn, bạn có thể thu hút nhiều người hơn.

Vì vậy, trong bài viết hôm nay, chúng ta sẽ xem xét cách đưa sự đa dạng và hòa nhập vào bản trình bày PowerPoint của bạn. Chúng ta sẽ bắt đầu bằng cách xem chi tiết hơn tại sao sự đa dạng lại quan trọng trong các bản trình bày và sau đó chúng ta sẽ đi qua quá trình để tìm hiểu về cách thêm các hình ảnh về sự đa dạng, cách làm cho bản trình bày của bạn có thể tiếp cận được và cách sử dụng ngôn ngữ hòa nhập. Chúng ta sẽ kết thúc bằng cách xem xét một số nguồn tài nguyên hữu ích về sự đa dạng trong các bản trình bày PowerPoint.

Trong khi chúng ta sẽ tập trung vào PowerPoint, thì hầu hết các kỹ thuật này cũng sẽ mang lại hiệu quả trong các phần mềm khác như Keynote. Vì vậy, nếu bạn đã sẵn sàng bao gồm sự bình đẳng và đa dạng hơn trong bản trình bày của mình, hãy tiếp tục đọc.

1. Tại sao nên có sự đa dạng trong các bản thuyết trình

Khi bạn thuyết trình, bạn không chỉ truyền đạt thông tin — mà bạn còn đại diện cho bản thân và doanh nghiệp của mình với khán giả. Và nếu bạn không giữ được sự đa dạng và hòa nhập trong đầu khi thiết kế và phân phối bản trình bày, bạn có thể vô tình gửi đi các thông điệp sai.

Hãy xem xét một vài ví dụ để làm cho điều này rõ ràng hơn.

Trường hợp 1: Thể hiện không đúng về các nhân viên của bạn

Trong trường hợp đầu tiên này, hãy hình dung rằng bạn đang đưa ra bản trình bày cuối năm cho nhân viên của mình, cập nhật cho họ về cách thức hoạt động của công ty.

Bạn quyết định bao gồm một số nhận xét từ người quản lý ở các bộ phận khác nhau của công ty, cùng với các hình ảnh của họ. Khi các trang trình bày cuộn xuống, trên màn hình thấy rõ ràng rằng tất cả mọi người là người đàn ông da trắng, mặc dù các nhân viên quản lý của bạn thực sự khá đa dạng.

Loại thông điệp nào gửi cho các nhân viên của bạn? Họ có thể kết luận rằng không khả thi cho phụ nữ hoặc những người da màu phát triển ở tổ chức của bạn, hoặc họ có thể tin rằng ngay cả khi họ đạt đến vị trí cấp cao, thì những đóng góp của họ không được thực hiện một cách nghiêm túc.

Điều quan trọng là phải hiểu rằng bạn không có ý định như vậy. Ngay cả khi bạn không cố tình đặt ra để loại trừ các nhóm nhất định, thì số lượng lớn khán giả của bạn có thể sẽ cảm nhận nó theo cách đó. Họ không biết ý định của bạn, vì vậy họ phải phỏng đoán nó dựa trên các bằng chứng trước mắt họ: những từ ngữ và hình ảnh trong bài thuyết trình của bạn.

Trường hợp 2: Hạn chế cơ sở khách hàng tiềm năng của bạn

Đây là một ví dụ khác. Lần này, bạn đang đưa ra bản trình bày bán hàng và bạn bao gồm các hình mẫu của những người sử dụng sản phẩm của bạn.

Nhưng những hình mẫu này đều sử dụng hình ảnh stock về những người trẻ tuổi, mặc dù sản phẩm của bạn có thể được mọi người ở mọi lứa tuổi sử dụng. Bằng cách chọn hình ảnh, bạn có nguy cơ gửi đi thông điệp rằng sản phẩm của bạn được thiết kế cho một mẫu người nhất định và hàng triệu người lớn tuổi có thể kết luận rằng sản phẩm đó không dành cho họ. Bài học tương tự cũng áp dụng với những khía cạnh khác của sự đa dạng.

Nhìn vào tín hiệu của bạn từ lĩnh vực quảng cáo. Trong lịch sử, cách các thương hiệu được đại diện thiếu đi sự đa dạng trong đó, nhưng điều đó bắt đầu thay đổi khi các công ty nhận ra tiềm năng to lớn của các thị trường mà họ đã bỏ qua. Ví dụ, sức mạnh chi tiêu của người Mỹ gốc Phi được dự đoán sẽ đạt 1.2 nghìn tỷ đô la vào năm 2020 (AspireIQ), và sức mua của cộng đồng LGBTQ+ là 917 tỷ đô la. Bỏ qua những nhóm lớn này thì bạn đang bỏ lỡ rất nhiều khách hàng tiềm năng và doanh thu.

Đây chỉ là một vài ví dụ về tầm quan trọng của sự đa dạng trong các bài thuyết trình. Để biết thêm về chủ đề này, hãy xem hướng dẫn sau:

2. Cách thêm sự đa dạng vào hình ảnh của bản trình bày của bạn

Khi làm cho hình ảnh của bản trình bày của bạn trở nên đa dạng và hòa nhập hơn, hãy nhớ rằng đó là cách minh họa sự đa dạng đầy đủ về những nhân viên hoặc khách hàng hoặc thị trường của công ty của bạn nói chung, chứ không phải là đại diện cho các nhóm cụ thể khác với các nhóm khác.

Ví dụ: hãy nghĩ đến lần cuối mà bạn nhìn thấy hình ảnh của một người khuyết tật. Nó có lẽ là trong một bài báo hoặc chiến dịch đặc biệt về khuyết tật. Nhưng khi bạn nhìn thấy các hình ảnh đại diện cho "khách hàng" hoặc "người lao động" chung chung, thì họ thường không phải là những người khuyết tật.

Vì vậy, nếu bạn thực sự muốn sự đa dạng và hòa nhập, tại sao không sử dụng một hình ảnh như sau để minh họa cho người lao động đang làm việc trên một tài liệu?

Example of diversity in a presentation image
Hình ảnh stock từ Envato Elements

Sự tàn tật của người đàn ông không phải là trọng tâm, nhưng sự hiện diện của anh ta đơn giản phản ánh thực tế là người khuyết tật là một phần quan trọng trong lực lượng lao động đó.

Đi qua các khía cạnh của sự đa dạng và áp dụng một lý do tương tự cho mỗi người trong số họ. Cố gắng bao gồm sự kết hợp giữa các độ tuổi, sự kết hợp giữa nam và nữ, những người có khuynh hướng tình dục và nhận dạng giới tính khác nhau, v.v.

Bạn có phải bao gồm tất cả các thể loại này trong mọi bản trình bày PowerPoint hoặc mọi hình ảnh không? Tất nhiên là không. Tìm hiểu thêm về thành phần tổng thể của những hình ảnh mà bạn chọn và hướng đến phản ánh sự đa dạng của thế giới xung quanh bạn.

Điều gì xảy ra nếu Công ty của tôi không có sự đa dạng?

Cho đến nay, chúng ta đã nói về hình ảnh stock. Nhưng còn về các trường hợp khác mà chúng ta đã nói đến, trong đó bạn đã bao gồm các hình ảnh của nhân viên? Điều gì sẽ xảy ra nếu công ty của bạn không có nhiều sự đa dạng?

Vâng, giải pháp lâu dài sẽ là thay đổi điều đó! Đọc qua loạt bài của chúng tôi về sự đa dạng tại nơi làm việc và cải tiến những thứ như hoạt động tuyển dụngvăn hóa công sở:

Nhưng, về ngắn hạn, tất nhiên bạn phải phản ánh thực tế hiện tại. Một trường nghệ thuật của Pháp gần đây đã bị đưa lên báo khi minh họa kỹ thuật số một hình ảnh về các sinh viên da trắng (The Local) để làm cho nó xuất hiện như thể trường học này có sự đa dạng hơn thực tế. Đừng bao giờ làm như vậy!

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng bạn có thể có các cơ hội khác để bao gồm sự đa dạng trong bản trình bày của mình. Ngay cả khi công ty của bạn không có sự đa dạng, thì cơ sở khách hàng của bạn chắc chắn là có. Vì vậy, bạn có thể bao gồm các trích dẫn và hình ảnh từ các khách hàng của bạn, hoặc thay vào đó bạn có thể sử dụng hình ảnh stock đa dạng để cân bằng các bức ảnh của các nhân viên.

3. Cách làm cho bản trình bày của bạn có thể tiếp cận cho tất cả mọi người

Một phần quan trọng của việc hòa nhập là đảm bảo rằng mọi người có thể xem bản trình bày của bạn một cách dễ dàng. Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét ba thủ thuật có thể sử dụng cho các bản trình bày PowerPoint.

1. Hình ảnh rõ ràng

PowerPoint có một số tính năng trợ năng cụ thể mà chúng ta sẽ xem xét sau đây, nhưng trước tiên, có một số điều cơ bản bạn có thể làm để giúp những người khiếm thị.

Để bắt đầu, hãy thiết kế trang trình bày của bạn với văn bản lớn bằng phông chữ đơn giản, rõ ràng, dễ đọc như Arial hoặc Verdana. Đừng cố gắng làm lộn xộn các trang trình bày của bạn với khối lượng lớn văn bản — thay vào đó, hãy đưa các chi tiết đó vào ghi chú hoặc đính kèm chúng vào phụ lục.

Giữ các trang trình bày đơn giản và dễ đọc, chỉ với một vài thông điệp chính. Bạn có thể tìm thấy các biểu đồ để giúp bạn tính toán kích thước phông chữ phù hợp trong hướng dẫn này từ Think Outside the Slide. Sử dụng mẫu PowerPoint chuyên nghiệp và đi theo định dạng được đề xuất cũng sẽ giúp bạn tạo bản trình bày rõ ràng và dễ đọc.

Phần thưởng đó là nó cũng hỗ trợ cho những người khiếm thị, những kỹ thuật này cũng giúp ích cho tất cả những người xem của bạn!

2. Thiết kế cho những người mù màu

Bạn có biết rằng cứ mỗi 12 nam giới thì có 1 người (8%) và trong 200 phụ nữ sẽ có 1 người bị ảnh hưởng bởi mù màu (theo trang Colour Blind Awareness)? Có khả năng một người nào đó trong số các đối tượng của bạn sẽ phải cố gắng để đọc trang trình bày của bạn nếu bạn không sử dụng độ tương phản màu phù hợp.

Cách tốt nhất để hỗ trợ những người bị mù màu là sử dụng các màu sắc tương phản mạnh và tránh một số các sự kết hợp nhất định, như màu đỏ trên màu xanh lá cây hoặc xanh dương trên màu vàng, điều này rất khó cho nhiều người để phân biệt. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng có khá nhiều biến thể mù màu khác nhau cần phải biết.

Nếu bạn muốn xem cách thức nó hoạt động trong thực tế, hãy tham khảo trực tuyến về giả lập Coblis. Bạn có thể tải lên hình ảnh các trang trình bày của mình để biết những người mù màu khác nhau sẽ thấy chúng như thế nào.

3. Sử dụng tính năng trợ năng của PowerPoint

Cuối cùng, PowerPoint có một số tính năng trợ năng tuyệt vời được tích hợp sẵn. Bạn có thể sử dụng các tính năng này để giúp những người sử dụng trình đọc màn hình để xem bản trình bày của bạn.

Ví dụ: bạn có thể thêm văn bản thay thế bằng các hình ảnh và hình dạng để giải thích chúng là gì và bạn có thể chỉ định thứ tự trong đó các yếu tố nào trên trang trình bày đó sẽ được đọc. Và có Trình Accessibility Checker mà bạn có thể sử dụng để kiểm tra bản trình bày của mình và các cải tiến đề xuất. Chỉ cần chuyển đến tab Review và chọn Check Accessibility.

Bạn có thể tìm thêm thông tin chi tiết về các tính năng trợ năng của PowerPoint trong hướng dẫn hữu ích này của Andrew Childress:

4. Cách sử dụng ngôn ngữ hòa nhập

OK, vậy là bạn đã thiết kế được một bản trình bày sử dụng hình ảnh đa dạng và hòa nhập và có thể tiếp cận đầy đủ. Tiếp theo là gì?

Bây giờ bạn đã phải tập trung vào nội dung của bản trình bày, có hai phần:

  1. văn bản mà bạn hiển thị trên trang trình bày của mình
  2. những gì bạn thực sự nói khi bạn thuyết trình bản trình bày

Phần đầu tiên dễ hơn. Khi bạn thiết kế bản trình bày của mình, bạn có thể dành thời gian tìm kiếm ngôn ngữ phù hợp để sử dụng. Có rất nhiều hướng dẫn trực tuyến có sẵn, chẳng hạn như các hướng dẫn về ngôn ngữ hòa nhập từ Hội đồng Nhân sự ở Canada hoặc tài liệu này từ Đại học Manchester Metropolitan ở Anh.

Chú ý không chỉ đến cách bạn ám chỉ đến các nhóm người cụ thể, mà còn sử dụng ngôn ngữ có thể củng cố khuôn mẫu giới tính, giả định dị biệt, kỳ thị đối với người khuyết tật, v.v. Ví dụ: ngôn ngữ tiếng Anh có đầy đủ ngôn ngữ có nam giới làm trung tâm như “manpower”, “workmen”, v.v. Hãy xem qua các bản trình bày của bạn và đảm bảo bạn không gửi đi các thông điệp sai.

Phần thứ hai có thể khó khăn hơn. Khi bạn nói, bạn có thể thấy mình sử dụng các thuật ngữ không hòa nhập trong thói quen, và bạn sẽ phải cố gắng một cách có ý thức để thay đổi.

Ví dụ: bạn có thể đang nói về người dùng ứng dụng của mình và thấy mình nói điều gì đó như "Khi người dùng nhấp chuột vào nút này, anh ấy sẽ nhận được thông điệp trong hộp thư đến của mình". Không chủ ý, bạn vừa gửi đi một thông điệp rằng người dùng dự định của ứng dụng của bạn là nam giới.

Kiểu này có thể đặc biệt gây tổn hại ở những phạm vi bất bình đẳng đang tồn tại, chẳng hạn như sự mất cân đối của nam giới và nữ giới trong ngành công nghiệp công nghệ. Trong một môi trường mà phụ nữ có thể cảm thấy bị loại trừ, sử dụng ngôn ngữ bất cẩn có thể củng cố thông điệp đó.

Có rất nhiều cách để tránh những cạm bẫy này và để sử dụng ngôn ngữ hòa nhập. Trong ví dụ trên, bạn có thể chỉ cần nói: “Khi bạn nhấp vào nút này, bạn sẽ nhận được thông điệp trong hộp thư đến của mình.” Điều này khiến mọi người tập trung hơn vào người xem. Trong các tình huống khác, bạn có thể chuyển sang một ví dụ số nhiều và sử dụng "họ" là giới tính trung tính.

Đôi khi, người ta gạt bỏ điều này như một "sự đúng đắn chính trị" không quan trọng hoặc tầm thường. Nhưng sự thật là ngôn ngữ là cực kỳ quan trọng. Những từ ngữ mà chúng ta sử dụng luôn tạo ra các ý nghĩa, cả về cố ý lẫn không cố ý. Chú ý đến những từ ngữ đó và cố gắng đảm bảo rằng chúng chính xác và đầy đủ nhất có thể là một phần quan trọng trong giao tiếp thành công.

Để biết thêm về chủ đề ngôn ngữ hòa nhập, hãy xem bài viết tuyệt vời của Rachel McCollin:

5. Các nguồn tài nguyên về sự đa dạng trong bản trình bày PowerPoint

Chúng tôi đã trình bày một số nguồn tài nguyên trong số này trong bài hướng dẫn này, nhưng dưới đây là một số nguồn tài nguyên hữu ích cho sự đa dạng trong các bản trình bày PowerPoint.

1. Hình ảnh stock

Trước tiên, bạn có thể tìm thấy hình ảnh stock về sựđa dạng trên Envato Elements. Ví dụ: tìm kiếm “diversity in the workplace” cho thấy hơn 1.200 hình ảnh.

Images for diversity in presentations

Bạn cũng có thể tìm kiếm các hình ảnh cụ thể hơn, tất nhiên và bạn có thể chỉ định các hình ảnh theo hướng dọc, ngang hoặc vuông để vừa với bố cục của mình. Bạn thậm chí có thể lọc các hình ảnh có màu sắc phù hợp với bản trình bày của bạn.

2. Hướng dẫn ngôn ngữ

Để đảm bảo ngôn ngữ của bạn hòa nhập và tôn trọng, đừng quên tham khảo các hướng dẫn mà tôi đã đề cập trước đó từ Hội đồng Nhân sự Đại học Manchester Metropolitan.

Ngoài ra, bạn có thể tìm thấy hướng dẫn chi tiết hơn cho các phạm vi cụ thể mà bạn đang nói đến. Ví dụ, chính phủ Anh đã xuất bản một bộ hướng dẫn viết về người khuyết tật. Và đối với người LGBTQ, GLAAD Media Reference Guide là một tài liệu tuyệt vời để tham khảo.

Và để tìm hiểu thêm về sự đa dạng và hòa nhập nói chung, hãy đọc hướng dẫn toàn diện của chúng tôi.

3. Các nguồn tài nguyên trợ năng của PowerPoint

Để được trợ giúp về cách thực hiện các bản trình bày PowerPoint, hãy đọc trang hỗ trợ của Microsoft về trợ năng hoặc hướng dẫn mà tôi đã đề cập trước đó về các bản trình bày PowerPoint có thể tiếp cận.

Ngoài ra, hãy tìm một số mẫu PowerPoint chuyên nghiệp để giúp bạn khởi đầu đúng hướng và sử dụng định dạng dễ đọc.

Để biết thêm các ý tưởng, hãy xem bài đăng này:

Kết luận

Trong bài viết này, bạn đã tìm hiểu về tầm quan trọng của việc bao gồm sự đa dạng trong các bản trình bày PowerPoint của mình. Bạn đã học cách sử dụng nhiều hình ảnh đa dạng hơn, cách làm cho bản trình bày của bạn có thể tiếp cận được và cách sử dụng ngôn ngữ hòa nhập. Chúng ta cũng đã tham khảo một số nguồn tài nguyên hữu ích để làm cho bản trình bày của bạn hòa nhập hơn.

Vậy tại sao không bắt đầu đưa tất cả điều này vào thực tiễn cho bài thuyết trình tiếp theo của bạn? Và hãy tiếp tục theo dõi để đọc thêm các bài viết trong loạt bài về sự đa dạng và hòa nhập của chúng tôi.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.