Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Careers
Business

Làm thế nào để hàng ngày luôn tan sở đúng giờ (dù công việc có bận rộn ra sao)

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Caitlyn Cat Tien (you can also view the original English article)

Bạn thường xuyên ở lại văn phòng muộn? Bạn có thể nghĩ rằng đó là năng suất, và là điều mà nghề nghiệp tiên tiến thường làm . Nhưng trên thực tế, bạn không phải hy sinh cuộc sống cá nhân của bạn để là một nhân viên làm việc năng suất.

Cuộc khảo sát của Gallup năm 2014 với hơn 1000 nhân viên Hoa Kỳ cho thấy rằng cứ 4 trong số 10 người làm việc hơn 50 tiếng một tuần. Rất nhiều nhân viên cũng trả lời email và các cuộc gọi sau giờ làm việc.

Always at work
Nếu có vẻ như bạn luôn làm việc, số liệu thống kê này cho thấy bạn không phải là người duy nhất như vậy. (Hình ảnh Nguồn: Envato Elements)

Nhưng sự bận rộn không phải lúc nào cũng bằng năng suất lao động. Trên thực tế, nghiên cứu của The Economist về Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) cho thấy rằng các quốc gia làm việc nhiều giờ hơn thì kém hiệu quả hơn.

Trong khi lịch trình làm việc linh hoạt và các công việc có vị trí tự do cho phép các nhân viên kiểm soát được nơi chốn và thời gian họ làm việc nhiều hơn, thì sự linh hoạt như vậy cũng ngăn chặn rất nhiều nhân viên ngắt kết nối hoặc đăng xuất tại nơi việc.

Các con chíp trạng thái luôn kết nối này tại thời điểm mà bạn cần dành cho các hoạt động cung cấp cho thể chất và tinh thần không bị cản trở. Mặc dù không cố ý, nhưng các cuộc gặp gỡ xã giao, tập thể dục, thời gian cá nhân của bạn, và thậm chí cả thời gian bạn cần để chăm sóc gia đình và làm những việc vặt thường bị để qua một bên vì rất nhiều người trong chúng ta thật khó khăn để tan sở đúng giờ.

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ khám phá ra làm thế nào để luôn luôn tan sở đúng giờ và vẫn hoàn thành công việc của bạn. Tan sở đúng giờ để dùng thời gian cho những công việc cá nhân quan trọng đó.

Những suy nghĩ và thói quen của một nhân viên mẫu mực

Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách làm thế nào đạt được nhiều hơn với ít giờ làm việc hơn, và tại sao làm việc hơn 40 giờ một tuần sẽ không làm tăng năng suất của bạn.

Đọc bài này cũng sẽ giúp bạn phát triển tư duy đúng cách về thời gian bạn làm việc, và nó liên quan đến năng suất và sự thoải mái của bạn. Với việc thực hành, bạn sẽ không còn cảm thấy bị áp lực khi phải mang việc về nhà hoặc cảm thấy có lỗi khi tan sở đúng giờ.

1. Bắt đầu và kết thúc những ngày sinh hoạt

Bạn đã bao giờ có một ngày qua đi mà không đạt được bất cứ điều gì quan trọng? Cuộc sống, giống như công việc, chỉ xảy ra với bạn khi bạn không có một thói quen.

Một thói quen cho phép bạn kiểm soát một ngày của mình, do đó bạn sẽ không bị rối với hộp thư đến, công việc bận rộn và những nhu cầu của mọi người xung quanh bạn.

Ví dụ về bắt đầu của một ngày sinh hoạt

1. Lập kế hoạch cho ngày của bạn. Hãy ngồi xuống với công cụ tổ chức hoặc tờ lịch của bạn và quyết định về những nhiệm vụ mà bạn sẽ hoàn thành để làm cho ngày này thành công. Ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng sẽ giúp ích cho các mục tiêu của bạn, nhưng hãy thực tế về những gì bạn có thể đạt được trong một khoảng thời gian có hạn mà bạn có mỗi ngày.

2. Tập thể dục. Làm cho trái tim của bạn đập nhanh. Tập thể dục trước khi bạn đi làm để làm giảm mức độ căng thẳng và giúp bạn tăng năng lượng, do đó bạn sẽ không cảm thấy chậm chạp khi bắt đầu một ngày mới.

3. Bảo trọng với những sự phân tâm. Tránh những "sự phân tâm đã biết" trong văn phòng của bạn trước khi chúng thực sự làm phiền bạn. Nếu bạn có những đồng nghiệp hay nói chuyện, hãy đầu tư một chiếc tai nghe tốt, điều đó nói một cách tinh tế cho họ biết rằng bạn đang bận. Bạn cũng có thể tìm một nơi khác để ngồi nếu đồng nghiệp ngồi cùng bàn của bạn vẫn khăng khăng nói chuyện

Những phiền nhiễu nội bộ, chẳng hạn như cần nghỉ giải lao, kiểm tra Facebook hoặc sử dụng điện thoại của bạn có thể được sử dụng làm phần thưởng cho thời gian bạn đã làm việc. Ví dụ, bạn có thể tự thỏa thuận với chính mình rằng bạn có thể chạy đến máy bán hàng tự động để có một bữa ăn nhanh nếu bạn hoàn thành một nhiệm vụ trước 10 giờ sáng. Hệ thống khen thưởng "nếu-thì" này tạo điều kiện cho bộ não của bạn xem xét các phiền nhiễu nội bộ như là một thứ gì đó nằm trong sự kiểm soát của bạn, thay vì chấp nhận chúng như những sự lãng thời gian không thể tránh khỏi.

4. Đánh giá các cuộc mời họp và từ chối khi có thể. Đọc những vấn đề phải bàn của cuộc họp đó để xem liệu bạn có cần phải có mặt hay không, hoặc nếu bạn là một người quan sát được mời chỉ với mục đích đầy đủ mọi người. Hãy từ chối buổi họp đó một cách lịch sự nếu chủ đề đó không liên quan đến công việc của bạn, hoặc gợi ý một đồng nghiệp có thể đóng góp tốt hơn cho buổi đàm thoại đó. Nếu bạn phải có mặt, hãy trích dẫn một nhiệm vụ cần phải hoàn thành trong một thời hạn nhất định.

Một số cuộc họp được thực hiện hàng tuần và bao gồm các nhóm khác nhau, do đó, nếu trong trường hợp như vậy, bạn chỉ có thể tham dự một phần của cuộc họp có liên quan đến bạn sau đó xin phép cho bạn vắng mặt khi cuộc đàm thoại đó đã vượt ra ngoài phạm vi của bạn.

Kết thức một ngày sinh hoạt

Hãy suy nghĩ về điều này như một thói quen thư giãn, báo hiệu cho bản thân bạn và đồng nghiệp của bạn rằng bạn sắp tan sở trong vài phút.

  • Lưu lại tất cả các tài liệu mà bạn đang làm việc và đóng tất cả các tab trên cửa sổ trình duyệt của bạn.
  • Xem lại các nhiệm vụ mà bạn đã hoàn thành và ghi chú các mục đang chờ xử lý cần được đưa vào lịch trình của ngày mai.
  • Xem lại những gì đã diễn ra tốt và chưa tốt, và những gì có thể được thực hiện để tránh những vấn đề tương tự trong tương lai.
  • Bạn có một nhiệm vụ mà bạn đã tránh thực hiện trong vài ngày? Chia nó thành các nhiệm vụ nhỏ có thể quản lý được.
  • Tùy chọn: tạo một nhiệm vụ dễ dàng đạt được cho ngày mai.
  • Tắt máy tính và dọn dẹp bàn làm việc.

2. Đặt giờ nghỉ làm không thương thuyết

Thật khó để rời khỏi văn phòng đúng giờ khi đồng nghiệp của bạn vẫn còn làm việc chăm chỉ. Văn hoá công ty của chủ doanh nghiệp bạn có thể khiến bạn cảm thấy rằng về nhà đúng giờ có thể ảnh hưởng đến sự nghiệp của bạn.

Tan sở đúng giờ không phải là tội lỗi hay một đặc ân. Trừ khi hợp đồng công việc của bạn nêu rằng bạn được yêu cầu thường xuyên làm thêm giờ, không thì không ai có thể ngăn bạn trở về nhà. Nghỉ làm việc sớm không có nghĩa là bạn làm việc ít hơn các đồng nghiệp của bạn. Đây chỉ là vấn đề về nhận thức.

Tái tạo lại những gì bạn nghĩ hoặc cảm thấy về giờ nghỉ làm. Thay vì nghĩ rằng bạn đang "rời bỏ công việc", thì hãy suy nghĩ xem bạn sẽ làm gì tiếp theo để đưa sự tập trung của bạn vào các nhiệm vụ khác cũng quan trọng như công việc của bạn.

Ví dụ:

  • "Tôi sẽ đến một sự kiện với bạn bè của tôi."
  • "Tôi sẽ về nhà để nấu ăn và ăn tối với gia đình của tôi."
  • "Tôi sẽ đến phòng thể dục bởi vì tập thể dục giúp tôi gọn gàng và khỏe mạnh."

Tốt hơn nữa, lên lịch hẹn ngay sau giờ nghỉ làm để ép bản thân bước ra khỏi công ty.

Hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng, như vậy bạn sẽ không phải làm việc trễ.

Tất nhiên, tất cả các chiến lược trên sẽ không có hiệu quả nếu bạn không hoàn thành được bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào. Người quản lý của bạn sẽ không cho phép bạn tan sở sớm nếu bản báo cáo mà bạn được giao vẫn chưa hoàn thành. Nếu bạn lãng phí thời gian có thể khiến bạn không hoàn thành công việc của mình. Các chiến lược dưới đây sẽ giúp bạn ưu tiên và tập trung vào những vấn đề quan trọng, thay vì lãng phí thời gian vào những công việc không cần thiết.

3. Ưu tiên

Dưới đây là một cách dễ dàng để ưu tiên cho các công việc của bạn:

1. Liệt kê tất cả các công việc của bạn trong ngày. Đừng lo lắng về số lượng các mục trong danh sách đó hoặc thứ tự, nó sẽ được hoàn thành sau đó.

2. Xác định các nhiệm vụ cấp bách, quan trọng, cấp bách VÀ quan trọng. Nhiệm vụ cấp bách là những công việc cần chú ý ngay lập tức, chẳng hạn như các nhiệm vụ đến hạn vào cuối ngày hoặc những nhiệm vụ đã quá hạn. Nhiệm vụ quan trọng là những nhiệm vụ góp phần vào mục tiêu nghề nghiệp của bạn hoặc sẽ có các kết quả nghiêm trọng cho bạn, sếp hoặc công ty của bạn nếu bạn không hoàn thành.

Các công việc không cấp bách có thể bỏ lại cho ngày hôm sau hoặc được ủy thác cho người khác. Chỉ tập trung vào việc hoàn thành các nhiệm vụ cấp bách và quan trọng, sau đó tiếp tục thực hiện các nhiệm vụ khẩn cấp sau đó.

3. Đánh giá giá trị của nhiệm vụ đó cho công việc và người sử dụng lao động của bạn. Đôi khi tất cả các nhiệm vụ của bạn sẽ cấp bách hoặc cấp bách và quan trọng, làm cho bạn khó có thể chọn một nhiệm vụ nào sẽ làm trước. Đó là khi nó giúp ích để chỉ định một giá trị hoặc trọng lượng cho một dự án cụ thể.

Trong hầu hết các trường hợp, các nhiệm vụ cho khách hàng quan trọng hơn các công việc nội bộ bởi vì những khách hàng đó đã trả tiền cho chủ của bạn và có những kỳ vọng nhất định. Nói chung, các nhiệm vụ có giá trị cao ảnh hưởng đến nhiều người, doanh thu và danh tiếng của công ty.

4. Cắt các nhiệm vụ không quan trọng. Hoặc làm chúng sau, tìm cách để tự động hóa chúng, hoặc ủy thác cho người khác.

Phân loại danh sách của bạn theo hệ thống trên, sau đó chỉ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp và từ đó làm theo cách của bạn. Thực hiện các công việc bận rộn đó khi bạn có thêm thời gian hoặc vào những ngày dễ dàng hơn để bắt đầu với một nhiệm vụ khởi động trước khi nhảy vào các công việc sâu sắc hơn và phức tạp hơn.

4. Tập trung lại

Đặt báo thức đổ chuông mỗi 90 phút. Khi đó, đứng lên và hít thở sâu, hoặc đi vòng quanh văn phòng trong vài phút để thư giãn đầu óc. Làm điều này trong ba đến năm phút.

Sử dụng thời gian này để đánh giá cách bạn đã thực hiên công việc của mình cho đến nay. Bạn đã dùng những giờ cuối cùng một cách hiệu quả, hoặc một email từ sếp của bạn đã khiến bạn phân tâm? Dù bằng cách nào đi nữa, hãy sử dụng khoảng thời gian ngắn này để hiệu chỉnh lại danh sách những việc cần làm về mặt tinh thần và tập trung vào những gì bạn sẽ làm thực hiện trong 90 phút tiếp theo.

Ngừng làm việc mỗi 90 phút không phải là một sự lãng phí thời gian. Thực hiện đúng cách, khoảng nghỉ năm phút nhanh chóng này sẽ giúp bạn tránh khỏi mơ mộng hoặc trầm tư, điều này đôi khi xảy ra ngay cả khi bạn đang làm một việc gì đó. Nó cũng có thể giúp bạn lùi lại một bước và tập trung vào những điều quan trọng sau khi bạn bị phân tâm.

5. Just Start

Bắt đầu là điều khó nhất để thực hiện nhưng khi bạn làm, nó sẽ dễ dàng hơn từ đó. Nhà nghiên cứu B.J.Fogg của Đại học Stanford đã tạo ra chương trình Những thói quen nhỏ của mình theo khái niệm này. Theo chương trình của ông, bắt đầu một thói quen (hoặc bất kỳ nhiệm vụ nào tại nơi làm việc) không nhất thiết là một cuộc quyết đấu, nếu bạn chỉ tập trung vào các bước nhỏ. Đặt tiêu chuẩn thấp là cách dễ nhất để loại bỏ bất kỳ sự ma sát nào khiến bạn cảm thấy chống lại công việc

Ví dụ: thay vì tự tạo áp lực cho mình phải đọc toàn bộ bản tóm lược sáng tạo cho một buổi quay video, hãy nói với bản thân rằng bạn vẫn ổn, chỉ cần đọc một đoạn văn hoặc một câu nếu bạn thích. Thử nghiệm của Fogg cho thấy rằng bạn có nhiều khả năng tiếp tục hơn khi bạn bắt đầu.

6. Ngừng cố gắng làm nhiều việc cùng lúc

Bộ não của bạn không hoạt động tốt để làm nhiều việc cùng lúc, mặc dù đó là điều bạn nghĩ. Một nghiên cứu của Đại học California Irvine nhận thấy rằng phải mất trung bình 23 phút để một người lấy lại sự tập trung sau khi chuyển đổi nhiệm vụ. Làm nhiều việc cùng lúc có thể làm cho bạn cảm thấy năng suất trong công việc, nhưng bối cảnh chuyển đổi những gì bạn đang làm là làm bạn chậm lại và ảnh hưởng đến chất lượng công việc của bạn.

Mặc dù không phải tất cả các sự phân tâm hoặc chuyển đổi công việc là xấu. Nghiên cứu này nhấn mạnh rằng nếu một sự phân tâm chỉ trong một vài phút, và không phải là một điều gì đó khiến bạn phải cẩn thận để nghĩ về nó, giống như ký văn bản hoặc đi vào phòng tắm, nó sẽ không gây ra một sự gián đoạn lớn nào trong quá trình suy nghĩ của bạn.

Bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn (và sức mạnh của bộ não) nếu bạn tập trung vào một nhiệm tại một thời điểm. Bạn cũng sẽ làm việc với chất lượng tốt hơn và tránh rủi ro của những ý tưởng trở nên trộn lẫn trong đầu của bạn

7. Ngăn chặn các trang web và ứng dụng gây phân tâm

Sử dụng các chương trình chặn trang web hoặc ứng dụng nếu bạn gặp khó khăn khi bỏ qua các trang web gây phân tâm. Các phần mở rộng như StayFocusedSelfControl để hạn chế hoặc chặn các trang web giải trí nhưng làm tốn thời gian trong giờ làm việc. Tắt thông báo ứng dụng mà bạn không thể gỡ bỏ hoặc ít nhất là đặt chế độ im lặng để chúng không gây phân tâm cho bạn.

Bạn vẫn đang bị phân tâm ư? Đặt "tấm lót phân tâm" bên cạnh máy tính của bạn, do đó bạn có thể ghi lại suy nghĩ, ý tưởng, hoặc sự kiện hoặc bất cứ thứ gì làm bạn phân tâm khi chúng hiện trong đầu bạn. Làm điều này làm giảm sự phân tâm từ não bộ của bạn và vào tờ giấy đó, vì vậy nó không khiến bạn phải nặng đầu, như một ý nghĩ ngẫu nhiên tiếp tục hiện lên khi bạn bận rộn với những nhiệm vụ quan trọng.

8. Kiểm tra email của bạn chỉ một vài lần một ngày

Bạn có biết trung bình một nhân viênkiểm tra hộp thư của họ 36 lần trong một giờ? Cho dù bạn có tin hay không, tôi chắc chắn rằng bạn kiểm tra hộp thư đến của bạn nhiều hơn cần thiết. Thậm chí bạn có thể làm điều này theo thói quen bởi vì tài khoản email của bạn luôn mở trong trình duyệt của bạn.

Chỉ kiểm tra email của bạn vào những thời điểm cụ thể để tiết kiệm thời gian và tránh bị phân tâm. Khi có thể, kiểm tra email của bạn chỉ sau khi bạn hoàn thành ít nhất một nhiệm vụ quan trọng vào ngày hôm đó, như vậy, sự chú ý của bạn sẽ không bị chuyển hướng tới các nhiệm vụ không cần thiết.

Đấu tranh với sự thôi thúc phải trả lời ngay lập tức các email không yêu cầu phải chú ý ngay. Bạn cũng có thể ngăn chặn các cuộc thảo luận qua lại bằng email bằng cách cung cấp các sự lựa chọn hoặc cung cấp trước nhiều thông tin về chủ đề của cuộc trò chuyện của bạn. Ví dụ: khi thiết lập các cuộc hẹn, hãy đưa ra hai hoặc ba tùy chọn lịch thay vì chỉ một ngày và thời gian, do đó người trả lời của bạn có thể dễ dàng chọn thời gian phù hợp với lịch biểu đó. Áp dụng tương tự như vậy khi lựa chọn một địa điểm họp. Khi nói về bất kỳ loại nhiệm vụ nào, bao gồm người, cái gì, khi nào, ở đâu, làm thế nào, và mọi thông tin liên quan mà bạn có thể nghĩ đến, trước khi người nhận yêu cầu chúng.

4 Lời khuyên để sắp đặt kỳ vọng về thời gian tan sở

Các chiến lược được liệt kê dưới đây sẽ rất hữu ích nếu văn hóa văn phòng của bạn gây áp lực cho bạn để ở lại muộn bất kể công việc bạn đã hoàn thành bao nhiêu.

1. Nói với mọi người khi bạn lên kế hoạch tan sở

Nói với các đồng nghiệp và người quản lý của bạn một cách bình thường khi bạn dự định tan sở trước đó một vài tiếng. Lái cuộc trò chuyện về thời gian rời khỏi của bạn một cách khéo léo khi bạn nói về công việc trong ngày, như

"Tôi phải rời khỏi công ty lúc 5 giờ chiều hôm nay, do đó, nếu có bất cứ điều gì khác tôi cần phải hoàn thành càng sớm càng tốt, hãy cho tôi biết trước 2 giờ chiều."

Câu nói ở trên đạt được ba mục tiêu:

  • Nó đặt kỳ vọng rằng bạn sẽ tan sở, vì vậy các đồng nghiệp sẽ không cảm thấy rằng bạn rời đi mà không thông báo cho họ.
  • Buộc người quản lý hoặc đồng nghiệp của bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ mà họ sẽ giao cho bạn
  • Ngăn chặn các nhiệm vụ được giao trong phút chót và cho bạn một lý do chính đáng để từ chối các yêu cầu đó

Bạn có thể lo lắng về những gì các đồng nghiệp của bạn sẽ nghĩ về việc bạn rời khỏi công ty sớm.Nếu đúng như vậy, hãy đề cập đến những nhiệm vụ quan trọng mà bạn đã hoàn thành trong ngày, đồng thời thông báo ý định tan sở sớm để tránh những cáo buộc tiềm ẩn rằng bạn lười biếng hoặc không phải là người làm việc đồng đội để ra về sớm.

2. Bắt đầu các cuộc họp ít nhất một giờ trước khi kết thúc chính thức của ngày làm việc

Dĩ nhiên, điều này sẽ chỉ hiệu quả nếu bạn có tiếng nói trong lịch trình cuộc họp. Nhưng nếu bạn làm như vậy, hãy nhân cơ hội này để bắt đầu các cuộc họp ít nhất một giờ trước khi bạn về nhà. Bắt đầu cuộc họp vào lúc 4 giờ chiều là một ý tưởng hay nếu các cuộc họp của bạn chỉ kéo dài 30 phút và nếu bạn định về nhà lúc 5 giờ chiều. Chuyển thời gian họp 30 phút sớm hơn nếu bạn nghĩ rằng nó sẽ kéo dài ít nhất một giờ.

3. Hỏi Quản lý của bạn về những ưu tiên của họ

Một số nhà quản lý không giỏi trong việc ưu tiên, đó là lý do tại sao họ chỉ giao nhiệm vụ cho bạn khi họ được yêu cầu hoặc cần thiết. Vì vậy, tùy thuộc vào bạn để yêu cầu họ xếp hạng tất cả các nhiệm vụ chưa giải quyết từ quan trọng đến ít quan trọng nhất. Nếu người quản lý của bạn đang gặp sự cố khi ưu tiên các tác vụ, thay vào đó hãy hỏi thời hạn của mỗi tác vụ hoặc sử dụng phương pháp ưu tiên được mô tả ở trên.

4. Nói "Không"

Từ chối yêu cầu trợ giúp hoặc bất kỳ nhiệm vụ nào không yêu cầu chuyên môn của bạn nếu bạn đang có nhiều việc. Đừng đồng ý ngay khi có ai đó yêu cầu bạn làm điều gì đó. Hãy suy nghĩ về tất cả các nhiệm vụ đang chờ xử lý, các nhiệm vụ lặp lại và trong tương lai của bạn trước tiên để tránh hối tiếc sau này.

Bạn vẫn sẽ phải làm việc vào ngày mai

Cho dù bạn có làm việc chăm chỉ như thế nào đi nữa, sẽ luôn có những email để trả lời, công việc để giải quyết và các mục trong danh sách các công việc phải làm của bạn. Nó sẽ không dừng lại cho dù bạn đang ở văn phòng hay ở nhà, vì vậy bạn cũng có thể tan sở đúng giờ và nạp năng lượng lại cho bản thân mình.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.