Cách lập một kế hoạch Email Marketing

Email là sự lựa chọn tuyệt vời cho các marketer. Nghiên cứu cho thấy với 1 đô la công ty đầu tư cho email marketing, họ sẽ thu về lợi nhuận 21 đô la. Email cũng là công cụ truyền thông được ưa dùng trong thời đại siêu kết nối của chúng ta. Hơn 3,5 tỷ người trên thế giới có một tài khoản email (so với 1,3 tỷ người sử dụng Facebook). Vì vậy, nếu bạn muốn chia sẻ một thông điệp hoặc sản phẩm nào đó thì email là cách tốt nhất để thực hiện.

Nếu bạn đã có sẵn một danh sách các email, bạn chỉ cần gửi các email tiếp thị và chờ đợi điều gì sẽ xảy ra. Đó là nếu bạn đã có danh sách, mà điều đó vẫn chưa đủ để thành công.

Để tăng cơ hội thành công, tốt nhất là bạn hãy xây dựng một kế hoạch email marketing. Với một kế hoạch phù hợp, bạn sẽ biết phải gửi mail cho ai, lí do gửi và đưa những gì vào email để đạt được mục tiêu marketing của mình. Bạn cũng phải có chiến lược để mở rộng danh sách email.

Để thực hiện kế hoạch marketing qua email, bạn cần sử dụng phần mềm email marketing. Tại sao vậy? Thứ nhất là vì sử dụng phần mềm này cho phép bạn tuân thủ luật chống thư rác. Thứ hai là giúp bạn dễ quản lý việc gửi mail đến một danh sách lớn. Có rất nhiều lựa chọn, thậm chí một số phần mềm còn cung cấp kế hoạch miễn phí cho người mới bắt đầu.

Bạn đã sẵn sàng để tạo kế hoạch marketing qua email của mình? Cùng bắt đầu nào.

Bước 1: Nắm được mục đích Email Marketing của mình

Trước khi bạn bắt đầu mở rộng danh sách email của mình và gửi đi, bạn cần phải biết lý do vì sao bạn bắt đầu sử dụng email cho marketing. Lý do này sẽ xác định đối tượng bạn nhắm đến và loại email bạn gửi.

Cách đơn giản nhất để hiểu điều này là thông qua các ví dụ.  Dưới đây là một số lý do sử dụng email marketing trong các doanh nghiệp và các tổ chức khác nhau:

• Mục tiêu của một công ty truyền thông là nhằm phát sinh số lượt xem trang nội dung của họ.
• Một nhà bán lẻ giảm giá kiếm tiền bằng cách bán theo khối lượng.  Mục tiêu sử dụng email của họ là thúc đẩy doanh số bán hàng.
• Một doanh nghiệp nhỏ ở địa phương muốn phát triển mối quan hệ thân tín với khách hàng tiềm năng.  Họ muốn giữ mức độ nhận biết thương hiệu cao nhất đối với các khách hàng tiềm năng và họ sẽ là lựa chọn đầu tiên khi khách hàng cần sử dụng dịch vụ.
• Một cửa hiệu thời trang muốn làm cho khách hàng cảm thấy tâm đắc, giống như họ là một phần của một cái gì đó độc đáo.
• Một blogger hoặc nhà văn có thể sử dụng email để tập hợp một nhóm độc giả trung thành.
• Mục đích phi lợi nhuận trong việc sử dụng email là để gây quỹ cho công việc tốt của nó.

Bạn đã hiểu tại sao bạn muốn sử dụng email marketing. Và chỉ khi biết được lý do bạn mới có thể phát triển chiến lược hiệu quả.

Bước 2: Quyết định Người nhận email

Bước tiếp theo là quyết định ai là người nhận email. "Tất cả mọi người" không phải là một câu trả lời hay. Càng tập trung chặt chẽ email của bạn vào một người tiếp nhận cụ thể, bạn sẽ thu hút được tất cả mọi người.

Một lần nữa, hãy xem một số ví dụ hữu ích sau.

• Các công ty truyền thông đều biết được khách hàng lý tưởng của họ là nam giới, 18-35 tuổi, có trình độ đại học. Họ sẽ viết nội dung cho đối tượng này. Đó là những người họ hướng đến trong email và phát triển chiến lược email marketing.
• Khách hàng của các nhà bán lẻ giảm giá là những bà mẹ bận rộn muốn làm tăng ngân sách gia đình của họ càng nhiều càng tốt.
• Doanh nghiệp địa phương quy mô nhỏ (giả dụ đó là công ty xây dựng vườn hoa và công viên) nhắm tới các chủ nhà thuộc diện giàu có trong thành phố.
• Nhà bán lẻ sang trọng bán đồng hồ đeo tay cao cấp. Vì vậy, khách hàng của họ là những người đàn ông có phong cách, thu nhập từ trung bình đến cao.
• Các blogger viết về cuộc sống tiết kiệm. Vì vậy, anh ta sẽ nhắm mục tiêu email của mình vào những người sống với một ngân sách eo hẹp.
• Các nghiên cứu phi lợi nhuận về chữa bệnh ung thư. Do vậy email sẽ hướng đến những người đã chiến thắng ung thư và cả gia đình, bạn bè của họ.

Bạn càng hiểu những người mà email hướng tới, bạn sẽ viết tốt hơn. Email là để xây dựng mối quan hệ với khách hàng của bạn và điều đó chỉ có thể thực hiện được khi bạn cùng ý hiểu với họ.

Để có được sự hiểu biết sâu sắc về khách hàng của bạn, bạn nên tạo mẫu khách hàng lý tưởng.

Một cách khác để tìm hiểu khách hàng của bạn là hỏi họ những gì họ muốn. Một khi bạn đã xây dựng danh sách của mình, hãy gửi một email hỏi khách hàng xem cách tốt nhất để bạn có thể giúp họ là gì? Điều đó sẽ mang đến cho bạn hàng loạt ý tưởng để đưa vào email.

Bước 3: Mở rộng danh sách email

Giờ bạn đã biết bạn muốn đưa ai vào trong danh sách của mình, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu phát triển danh sách email.

Cách tốt nhất để phát triển một danh sách email là gì? Đó là khuyến khích mọi người đăng ký.

Đơn giản như nói cho mọi người biết những gì họ sẽ nhận được khi họ đăng ký vào danh sách của bạn. Ví dụ: nghiên cứu về ung thư phi lợi nhuận có thể có một trang đăng ký trên website, "Đăng ký vào danh sách của chúng tôi để nhận được câu chuyện truyền cảm hứng của những người chung sống và vượt lên căn bệnh ung thư". Bạn càng nói cụ thể về những gì mọi người sẽ nhận được khi họ đăng ký vào danh sách của bạn, bạn càng nhận được nhiều đăng ký hơn.

Ngoài ra, bạn có thể đưa ra động lực cụ thể để đăng ký.  Dưới đây là một số ví dụ:

• Công ty truyền thông sẽ cung cấp quyền truy cập miễn phí 30 ngày đối với nội dung độc quyền.
• Blogger sẽ cung cấp sách điện tử miễn phí hoặc khóa học trực tuyến cho những người đăng ký mới.
• Nhà bán lẻ giảm giá sẽ tặng phiếu giảm giá "10%".

Bất cứ biện pháp khuyến khích nào bạn đưa ra nên nhắm mục tiêu đến khách hàng lý tưởng của bạn. Vì chúng hữu ích và có liên quan đến họ, khiến cho phải phải ngạc nhiên. Mọi người coi trọng sự riêng tư đối với hòm thư email của mình. Họ sẽ chỉ cung cấp địa chỉ email nếu những gì bạn đưa ra là không thể cưỡng lại được.

Bước 4: Phát triển Chiến lược Nội dung

Bạn đang xây dựng một danh sách những người đăng ký. Bước tiếp theo là viết cho những người này. Vậy bạn sẽ viết gì trong email?

Giống như biện pháp khuyến khích đăng ký mà bạn đã tạo ở bước trước, tất cả email của bạn phải có liên quan và có giá trị đối với khách hàng. Đó là cách duy nhất để biến người đăng ký trở thành khách hàng trung thành đọc email của bạn.

Hãy xem lại các ví dụ sau để nhận ra những loại nội dung khác nhau mà doanh nghiệp có thể đưa ra.

• Các công ty truyền thông có thể chia sẻ những email cập nhật tin tức có đường dẫn đến các bài báo và video mới nhất của họ.
• Những nhà bán lẻ giảm giá có thể sử dụng email của họ để cho khách hàng biết về các ưu đãi đặc biệt và các thương vụ độc hữu.
• Các công ty xây dựng vườn hoa và công viên có thể chia sẻ lời khuyên làm vườn với người đăng ký của mình. Nhờ vậy, họ ngày càng tỏ ra hữu ích và có lợi. Việc kinh doanh của họ đến với tâm trí khách hàng của mình bất cứ lúc nào họ nghĩ về làm vườn hoặc cải tạo khu vườn của họ.
• Việc kinh doanh của họ đến với tâm trí khách hàng của mình bất cứ lúc nào họ nghĩ về làm vườn hoặc cải tạo khu vườn của họ.
• Blogger tiết kiệm có thể chia sẻ một loạt các mẹo và các câu chuyện liên quan đến tài chính cá nhân.
• Tổ chức phi lợi nhuận có thể chia sẻ những câu chuyện về những người được họ giúp đỡ, cùng với yêu cầu quyên góp.

Mẫu khách hàng lý tưởng bạn xây dựng trước đó sẽ mang đến cho bạn các ý tưởng về nội dung mà người đăng ký của bạn muốn xem.

Nếu bạn đang mắc kẹt giữa các ý tưởng, hãy tiến hành phân tích đối thủ cạnh tranh. Nói cách khác, đăng ký vào danh sách email của đối thủ, và xem các loại email mà họ gửi đi. Những nội dung nào họ đưa vào email của họ? Họ viết gì? Bạn sẽ nhận được những ý tưởng cho những gì nên làm và không nên.

Bước cuối cùng trong việc phát triển chiến lược nội dung của bạn là quyết định xem bạn sẽ gửi email văn bản thuần túy hay HTML. Email HTML phong phú về hình ảnh và cho phép bạn xây dựng nhận diện thương hiệu bằng cách đưa logo của công ty và các dấu hiệu trực quan khác vào email. Tuy nhiên, bạn nên lưu ý rằng đôi khi ảnh của bạn sẽ bị chặn bởi phần mềm email của người đăng ký. Email văn bản thuần túy không bao gồm đồ họa. Chúng trông giống như một email cá nhân, vì vậy chúng rất tốt cho việc xây dựng mối quan hệ.

Bước 5: Thiết lập một lộ trình gửi

Bạn đã quyết định được loại email nào sẽ gửi. Giờ đã đến lúc cố định lịch trình gửi email. Bạn sẽ gửi email bao lâu một lần?

Câu trả lời phụ thuộc vào thời gian và nguồn lực bạn có để tạo email, cùng các mục tiêu bạn đặt ra cho email của mình. Bất cứ lịch trình nào cũng phải bao gồm việc gửi email theo định kỳ. Có thể là hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng:

• Email hàng ngày tạo ra một mối liên kết chặt chẽ với khách hàng của bạn.  Nếu bạn là một doanh nghiệp vi mô hoặc blogger và bạn muốn phát triển một nhóm khách hàng trung thành, sẽ rất tốn nếu viết cho khách hàng mỗi ngày. Nhược điểm là nhiều khách hàng sẽ cảm thấy bị quá tải bởi email thường xuyên của bạn và sẽ hủy đăng ký.
• Email hàng tuần là đủ để khách hàng không ngạc nhiên khi nhận tin từ bạn, mà cũng thư thả để họ không cảm thấy quá tải. Nếu bạn đủ nguồn lực để gửi email hàng tuần thì đó là một cách hay.
• Email hàng tháng là một lựa chọn chắc chắn nếu bạn có ý định làm cho email của mình trở nên cực kỳ có giá trị, ví dụ: nếu mỗi email bao gồm mã khuyến mại giảm giá. Chúng cũng có thể được dùng làm thư tin tức. Vì bạn sẽ không phải viết thường xuyên, chúng tiêu tốn khoảng thời gian ít hơn so với email hàng ngày hoặc hàng tuần. Vấn đề chủ yếu của email hàng tháng là chúng ít được chú ý tới trong các hộp thư của khách hàng bận rộn. Họ sẽ ít để mắt đến email của bạn.

Bước 6: Viết Email

Bạn đã đặt ra tần suất mà ban sẽ gửi email. Và bạn đã quyết định nội dung email. Và giờ bạn đã sẵn sàng để viết chúng.

Đừng sợ hãi! Email không phải là một tác phẩm văn học. Thực tế, email sẽ hiệu quả hơn khi chúng được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, hàng ngày.

Tiêu đề là phần quan trọng nhất trong email của bạn, cũng là phần bạn nên dành nhiều thời gian nhất để viết. Một chủ đề thu hút sẽ lôi cuốn khách hàng mở email. Một chủ đề vụng về, thiếu sức hút chắc chắn sẽ khiến người ta làm ngơ email của bạn.

Bí quyết để viết email tốt là viết như thể bạn đang gửi đến một người. Đừng bắt đầu email của bạn bằng câu "Chào mọi người" và tránh gọi khách hàng của bạn là "các bạn". Điều đó làm cho độc giả của bạn cảm thấy như họ chỉ là một trong nhiều người khác. Bạn muốn độc giả của bạn cảm thấy như bạn đang viết cho họ.

Mẫu khách hàng bạn tạo ra trước đó sẽ giúp bạn định hình được người gửi email tới và sẽ giúp bạn điều chỉnh đúng giọng điệu cho email.

Sau khi viết email, hãy đọc lại.

Bước 7: Gửi Email

Bạn đã viết email và kiểm tra chính xác chính tả và ngữ pháp. Đừng chần chừ nữa. Bạn đã sẵn sàng để gửi chúng!

Email của bạn không cần phải hào nhoáng. Bạn nên gửi email của mình miễn là cảm thấy hài lòng với nó. Nếu đã chuẩn bị cẩn thận để quyết định gửi email và định hình được khách hàng, email của bạn sẽ ổn. Thế nên hãy gửi đi.

Dù bạn làm gì đi nữa thì cũng đừng chần chừ vì nó không hoàn hảo. Không có email nào là tuyệt mỹ cả. Chỉ khi gửi đi và xem hiệu quả của email bạn mới có thể nhận được phản hồi để cải thiện chúng.

Tốt nhất là bạn nên bắt đầu với một cái gì đó, xem nó hoạt động như thế nào, sau đó tinh chỉnh nó, thay vì chờ đợi cho một ý tưởng hoàn hảo.

Đánh giá hiệu quả và hoàn thiện.

Như tôi đã đề cập trước đó, nếu bạn gửi email marketing thì bạn phải sử dụng phần mềm email marketing. Làm như thế là bạn đã làm đúng cách.

Quan trọng hơn, từ quan điểm marketing, việc sử dụng phần mềm email marketing cho phép bạn theo dõi các email gửi đi. Bạn sẽ thấy số email được mở ra và số liên kết trong email của bạn được nhấp vào. Sử dụng dữ liệu này để cải thiện email của bạn.

Khi gửi các email, qua thời gian bạn sẽ cảm nhận được những gì cần được cải thiện. Khi bạn thấy phải làm gì, hãy làm nhiều hơn thế.

Tìm hiểu thêm bước đầu với email marketing trong loạt bài cơ bản bao gồm nhiều phần của chúng tôi về chủ đề này.