() translation by (you can also view the original English article)
Nếu bạn đang quản lý dự án, bạn rồi sẽ cần phải tạo ra một biểu đồ Gantt.
Một biểu đồ Gantt tốt minh hoạ vòng đời của các công việc riêng lẻ tạo nên một dự án. Nếu bạn xây dựng một ngôi nhà, ví dụ là vậy, một biểu đồ Gantt có thể minh họa thời gian cần để mua đất, có được giấy phép, mua vật liệu, thuê nhân công, dụng cụ và vân vân. Ngoài ra còn có những mối quan hệ liên quan: bạn không thể bắt đầu làm việc mà không có giấy phép hoặc có công nhân trước khi vật liệu đến. Một biểu đồ Gantt cũng sẽ nói cho bạn biết mỗi công việc hoàn thành được bao nhiêu và bao nhiêu còn lại phải làm.
Trong bài này, tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách làm thế nào để tạo một biểu đồ Gantt bằng cách định dạng một biểu đồ hình thanh, dựa trên dữ liệu đơn giản. Chúng ta sẽ bắt đầu bằng cách nhập một tên công việc, ngày bắt đầu công việc, bao nhiêu ngày mỗi công việc được hoàn thành và bao nhiêu ngày còn lại. Chúng ta cũng cần phải biết ngày tháng bắt đầu và kết thúc, nhưng đưa những thứ trên vào bảng tính là không bắt buộc.
Video hướng dẫn
Nếu bạn muốn làm theo hướng dẫn này bằng cách sử dụng tập tin Excel của bạn, thì bạn có thể. Hoặc nếu thích, hãy tải tập tin Zip kèm theo hướng dẫn này, trong đó có bảng tính Excel. Xem video hướng dẫn đầy đủ ở trên hoặc tìm hiểu thông qua từng bước dưới đây.
1. Nhập Dữ liệu ban đầu trong Excel
Nhập dữ liệu như sau (hoặc bắt đầu với tập tin tải về "gantt-starting-data.xlsx"):
2. Thêm một Biểu đồ
Bây giờ hãy bấm vào bất cứ nơi nào bên trong vùng dữ liệu. Sau đó vào tab Insert trên thanh ribbon, và trong phần Charts, bấm vào nút Chart đầu tiên. Chọn thanh 2D Stacked Bar.
2. Định dạng Biểu đồ
Bước 1
Căng biểu đồ ra để nhìn rõ hơn, sau đó áp dụng một thiết kế được tích hợp sẵn. Tiếp tục chọn biểu đồ, vào tab Design trên thanh Ribbon, và trong phần Chart Styles, nhấp vào mũi tên xuống để hiển thị tất cả các lựa chọn.
Bước 2
Trong ví dụ này, tôi chọn Style thứ 8:
Bước 3
Hầu hết các thanh hiển thị ba phần: độ dài của thời gian trước khi dự án bắt đầu, số ngày hoàn thành, và số ngày còn lại.
Bước 4
Chúng ta cần phải ẩn phần đầu tiên của mỗi thanh, bởi vì chiều dài của thời gian trước khi dự án bắt đầu là vô nghĩa. Như vậy, hãy nhấp vào bất kỳ phần đầu tiên nào và chọn tab Format trên ribbon. Có ba mục để điều chỉnh ở tab này.
Nhấp vào trình đơn thả xuống Fill và chọn No Fill.
Bước 5
Tiếp tục chọn cái thanh. Nhấp vào nút Shape Outline, và chọn No Outline.
Bước 6
Cuối cùng, nhấp vào phần Shadow ở bên trái, và từ trình đơn thả xuống Shape Effects, nhấp vào Shadow và lựa chọn No Shadow.
Nhấp vào nền của biểu đồ để bỏ chọn các thanh và có một cái nhìn tốt hơn.
3. Khắc phục Ngày tháng
Bước 1
Bây giờ chúng ta hãy khắc phục phạm vi ngày dọc theo phía dưới. Nhấp vào bất kỳ ngày tháng. Một gợi ý sẽ hiện lên là Horizontal (Value) Axis (trục ngang).
Bước 2
Với tab Format của Ribbon vẫn còn được kích hoạt, nhấp vào Format Selection ở bên trái để hiển thị một bảng các tuỳ chọn. Chúng ta cần thiết lập ngày bắt đầu là ngày đầu tiên trong danh sách: Ngày 2 tháng 3 năm 2016 và ngày kết thúc là ngày 1 tháng 7 năm 2016.
Trong bảng tác vụ, bạn sẽ thấy các ngày Minimum (tối thiểu) và Maximum (tối đa) hiển thị 5 con số, nhưng bạn có thể nhập ngày tiêu chuẩn, ngắn gọn. Vậy hãy thiết lập Minimum là 3/2/2016, bấm phím Tab, sau đó thiết lập Maximum là 7/1/2016 và bấm phím Tab. Các hộp sẽ thay đổi ngày tháng thành dãy số của chúng, nhưng bạn sẽ thấy biểu đồ điều chỉnh các ngày mà bạn đã nhập, với Task 1 chuyển sang bắt đầu của trục ngang.
4. Sắp xếp lại Công việc
Bước 1
Bây giờ chúng ta hãy đảo ngược danh sách các nhiệm vụ trong trục dọc để Task 1 nằm trên cùng. Nhấp vào một trong các tên công việc và gợi ý sẽ cho bạn Vertical (Category) Axis (trục dọc). Một lần nữa nhấn vào Format Selection trên ribbon. Trong bảng tác vụ, hãy tích vào hộp Categories in reverse order.
Bước 2
Lưu ý rằng đặt trục ngang trên cùng của biểu đồ. Nếu bạn muốn nó trở lại bên dưới cùng, có một cách khắc phục nhanh: một lần nữa, nhấp vào một trong những ngày tháng trên trục ngang, và nhấp vào Format Selection trên ribbon.
Nếu cần thiết, cuộn xuống bảng công việc Format Axis và bấm vào hình tam giác nhỏ bên trái Labels để hiển thị các tùy chọn của nó. Nhấp vào trình đơn thả xuống Label Position và chọn High.
Nhấp vào dấu X ở trên cùng của bảng tác vụ để đóng nó.
5. Xoá các Trường không mong muốn
Điều cuối cùng chúng ta muốn làm cho biểu đồ là loại bỏ các "Start Date" từ phụ đề. Nhấp vào phụ đề để chọn nó, sau đó nhấp vào Start Date để chọn nó.
Nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa nó. Lưu ý hai phần tử khác trong phụ đề tự động điều chỉnh vị trí của chúng.
6. Đặt tên Biểu đồ Gantt của bạn
Cuối cùng: đặt cho biểu đồ của bạn một cái tên có ý nghĩa. Chỉ cần nhấp vào "Chart Title" ở trên cùng để chọn nó, sau đó nhấp vào nó một lần nữa để chèn văn bản. Bây giờ hãy sửa cái tên. Nhấn phím Esc hai lần để thoát khỏi chỉnh sửa tên và bỏ chọn biểu đồ.
Xin chúc mừng! Bây giờ bạn đã có một biểu đồ Gantt hoàn chỉnh.
7. Thêm Công thức
Nhưng một điều nữa: nếu bạn cần tạo ra một mối quan hệ giữa kết thúc của Task 1 và bắt đầu Task 2 thì sao? Có lẽ cần có một khoảng cách 2 ngày giữa chúng hay 5 ngày chồng lấn. Đối với điều đó, chúng ta sẽ đặt một công thức trong dữ liệu.
Chọn B5 và xóa. Để tạo ra một khoảng cách 2 ngày từ kết thúc Task 1, hãy nhập công thức:
=B4+C4+D4+2
Nếu bạn muốn 5 ngày chồng lấp, hãy nhập công thức này:
=B4+C4+D4-5
Bây giờ áp dụng: Task 1, thay đổi ngày bắt đầu (B4), hoặc các ngày hoàn tất (C4) hoặc các ngày còn lại (D4). Ngay sau khi bạn thực hiện, trên thanh Task 2 sẽ tự động điều chỉnh tương ứng với thanh Task 1.
Để làm việc với bài tập hoàn chỉnh, hoặc để sử dụng nó cho các dự án của riêng bạn, hãy tải về tập tin Zip cho dự án Excel miễn phí.
