Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Gmail
Business

Cách tìm kiếm và quản lý Tên liên hệ trong Gmail tốt hơn

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Gmail (Ultimate Beginner Guide).
How to Work With Tasks in Gmail to Be More Productive
How to Search Your Emails in Gmail Like a Pro

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Dai Phong (you can also view the original English article)

Danh bạ trong Gmail của Google là quan trọng. Là những người kinh doanh, bạn biết rằng công việc của bạn sẽ tiếp xúc với tất cả mọi người. Giữ liên lạc với mọi người là một trong những chìa khóa giúp thành công trong kinh doanh. Bằng cách tổ chức và quản lý danh bạ trong Gmail, bạn có thể xây dựng và tạo mối quan hệ bền chặt trong kinh doanh.

Nếu bạn giống như nhiều người dùng Gmail khác, bạn vẫn chưa nghĩ nhiều đến việc sử dụng danh bạ trong Gmail. Những gì bạn cần biết là công cụ quản lý danh bạ trong Gmail. Nó sẽ cho phép bạn sử dụng danh bạ trong nhiều tài khoản trên bộ công cụ G Suite của Google, kể cả ứng dụng lịch Calendar.

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu mọi thứ bạn cần biết về danh bạ trong Gmail. Bạn sẽ tìm hiểu cách tìm danh bạ trên Gmail, thêm một liên hệ mới vào Gmail và thực hành cách sử dụng nhóm danh bạ trong Gmail.

Lưu ý: Hướng dẫn này làm việc trên các tính năng mới về danh bạ của Google. Nếu bạn sử dụng danh bạ Gmail cổ điển, hãy chuyển sang danh bạ Gmail mới trước khi tiếp tục.

1. Tại sao danh sách danh bạ Google lại quan trọng

Bạn có thể tự hỏi tại sao quản lý danh sách danh bạ lại rất quan trọng. Gmail sẽ tự động lưu trữ các địa chỉ danh bạ mà bạn đã gửi email. Tại sao phải tìm hiểu để quản lý chúng tốt hơn?

Câu trả lời rất đơn giản. Việc sắp xếp danh bạ của bạn giúp tiếp tiết kiệm thời gian và bạn có thể trải nghiệm các tính năng của Google tốt hơn. Hãy nhớ rằng, theo thời gian, bạn có thể nhận được hàng trăm tên trong danh bạ của bạn - một trong số đó bạn không bao giờ liên lạc lại thêm lần nào nữa. Nó có thật sự có ý nghĩa và giúp bạn có thể quản lý và tìm kiếm những danh bạ một cách nhanh chóng khi cần thiết?

Danh bạ Gmail của bạn là một phần của tài khoản Google. Điều đó có nghĩa rằng danh bạ Gmail mà bạn thiết lập tương tự như trong danh sách liên hệ Google mà bạn sử dụng với trong bộ công cụ G-Suite.

Google có một số giới hạn về số lượng danh bạ mà bạn có. Gần đây, giới hạn tối đa danh bạ của Google là 25.000 hoặc giới hạn dung lượng lưu trữ là 20 MB (không kể hình ảnh). Nếu bạn gửi và nhận được rất nhiều email, bạn có thể vượt quá con số đó trước khi bạn nhận ra nó.

Ngoài ra, khi nhóm danh bạ trong Google được thiết lập đúng cách bạn có thể sử dụng các nhóm này để:

  • Chia sẻ lịch
  • Gửi thư nhóm
  • Quản lý Google hangouts

Hãy bắt đầu với một video tìm hiểu về cách làm việc của Google Gmail contacts.

Cách quản lý danh bạ trong Gmail của Google (Video hướng dẫn nhanh).

Nhìn nhanh trên màn hình này để tìm hiểu những cách cơ bản để thêm, tổ chức và quản lý danh bạ trên Gmail.

Hoặc tìm hiểu chi tiết các bước dưới đây để biết thêm thông tin, bắt đầu với các chi tiết về cách đưa danh bạ vào trong danh sách Gmail.

2. Cách tìm và thêm địa chỉ liên hệ Gmail

Bước đầu tiên để tổ chức danh bạ Gmail của bạn là tìm và thêm địa chỉ liên lạc mà bạn cần. Ngay cả khi bạn không bao giờ thêm một liên hệ Gmail, Gmail giữ theo dõi của những người đã gửi thư điện tử đến trong danh sách Frequently contacted.

Google cũng sẽ tự động tạo ra một danh sách All contacts có chứa tất cả các địa chỉ liên lạc mà bạn thêm hoặc nhập vào. Để giữ cho danh sách All contacts của bạn dễ quản lý, hãy nghĩ nó như là một không gian tạm thời giữ cho danh bạ cho đến khi bạn di chuyển chúng vào một nhóm danh bạ.

Bắt đầu từ cửa sổ chính của Gmail. Để mở danh sách Frequently contacted, chọn Gmail > Contacts. Cửa sổ Contacts của bạn trên Google hiển thị.

Google Contacts window
Cửa sổ Contacts trên Google với danh sách Frequently contacted.

Đây là một tài khoản Gmail tương đối mới mà tôi tạo ra bài minh họa cho bài hướng dẫn này. Mặc dù vậy, lưu ý rằng tôi đã có ba tên được tự động tạo trên danh sách Frequently contacted.

Tôi không có tài khoản trên mạng xã hội Google+ nên Circles không được hiển thị trong thanh sidebar.  Nếu tôi đã có một tài khoản Google +, Circles sẽ xuất hiện bên dưới Groups thanh sidebar.

Lưu ý: Tên liên lạc được sử dụng trong hướng dẫn này không phải là tên thật.

Hãy tìm hiểu làm thế nào để có nhiều hơn số liên lạc trên danh bạ của tôi.

Bước 1. Nhập danh bạ từ Email

Phương pháp đầu tiên để có tên trên danh sách liên hệ Gmail  là nhập chúng. Bắt đầu bằng cách chọn More > Import trong bảng điều khiển bên trái của cửa sổ địa chỉ Contacts. Hộp Import contacts from other accounts hiển thị.

The Import contacts from other accounts box
Chọn một tùy chọn nhập.

Theo bài hướng dẫn này, giả sử rằng bạn muốn chuyển danh bạ từ tài khoản email Outlook của bạn. Nhấp tùy chọn Outlook.com.

Bạn sẽ được yêu cầu đồng ý với điều khoản sử dụngchính sách bảo mật. Bạn cũng sẽ được nhắc nhập mật khẩu. Tiếp tục làm theo gợi ý cho đến khi địa chỉ liên lạc Outlook của bạn được nhập. Google sẽ hiển thị một danh sách các địa chỉ liên lạc để nhập vào.

List of contacts imported from Outlook
Các địa chỉ liên hệ này đã được nhập từ Outlook.

Các số liên lạc mới được đặt trong một nhóm danh bạ của Google được gọi là Imported Outlook.com [Date]. Đừng lo lắng, sau này bạn có thể thay đổi tên của nhóm này.

Nếu bạn có địa chỉ liên lạc, bạn muốn chuyển bất kỳ tùy chọn khác, hãy chọn tùy chọn đó vào lúc này. Làm theo gợi ý để chuyển vào danh bạ của bạn.

Lưu ý: Bạn chỉ có thể nhập 3000 địa chỉ liên lạc tại một thời điểm. Nếu bạn cần phải nhập nhiều hơn 3000 địa chỉ, hãy đặt danh sách liên lạc ở định dạng CSV và chia nhỏ danh sách ít hơn 3000 tên.

Bước 2. Nhập địa chỉ liên lạc của bạn từ mạng xã hội

Nếu bạn có tham gia các mạng xã hội, bạn hiểu tầm quan trọng của mạng xã hội có thể giúp cho việc kinh doanh của bạn. Bạn có thể thêm địa chỉ liên lạc một cách chuyên nghiệp thông qua mạng xã hội vào hồ sơ Gmail của bạn. Để biết thêm chi tiết về cách xây dựng một hồ sơ Google+ chuyên nghiệp, hãy xem hướng dẫn này:

Gmail giúp bạn dễ dàng kết nối Google+ của bạn vào danh sách liên hệ Gmail khi Google+ Circles của bạn xuất hiện ở trong danh bạ của bạn.

Hãy nhìn vào vòng tròn trên tài khoản Gmail mà tôi đã liên kết với hồ sơ Google+. Tôi nhấp vào vòng tròn Writing Colleagues để xem những liên hệ này trong cửa sổ Contacts trên Google. (Tên của các vòng tròn Google+ của bạn sẽ được kết nối khác nhau).

Contacts in my Writing Colleagues social media circle
Bạn có thể thêm một kết nối Google + vào bạn danh sách liên hệ Google.

Tôi quyết định rằng tôi muốn thêm Andrew từ vòng tròn Writing Colleagues để thêm vào danh bạ của tôi. Tôi chọn Andrew từ danh sách. Một thẻ liên lạc xuất hiện với thông tin từ hồ sơ Google+ của Andrew  .

Contact information from a Google profile
Nhấp vào biểu tượng Add contacts để thêm kết nối Google+ vào danh bạ Gmail của bạn.

Để thêm Andrew vào danh sách liên hệ Gmail của tôi, tôi nhấp vào biểu tượng Add to contacts (nó trông giống như một người) trên các bức ảnh. Bây giờ, anh ấy đã xuất hiện trong danh bạ Gmail của tôi.

Đối với các số liên lạc từ các nền tảng truyền thông xã hội khác, trước tiên xuất chúng dưới định dạng CSV. Có một vài plug-ins mà có thể xuất danh bạ từ truyền thông xã hội.

Bước 3. Tạo số liên lạc mới của Gmail

Thỉnh thoảng, bạn có thể muốn thêm một số liên lạc mà bạn gặp. Có lẽ, ai đó đưa cho bạn danh thiếp tại triển lãm thương mại. Bạn có thể thêm một liên hệ mới trong Gmail.

Sử dụng thanh tìm kiếm ở trên cùng của cửa sổ để tìm một số liên lạc để thêm hoặc sử dụng các biểu tượng phía dưới bên phải của cửa sổ.

Để sử dụng biểu tượng Add new contacts, nhấp chọn nó. Theo gợi ý, nhập tên liên lạc mà bạn muốn thêm vào. Hệ thống có thể đề nghị danh các liên hệ có sẵn từ hồ sơ Google+ dựa trên tên mà bạn đã cung cấp trước đó.

Nhấp vào nút Create. Một thẻ danh bạ trống sẽ hiển thị.

A blank contact card
Nhập thông tin liên lạc vào thẻ trống.

Nhập thông tin mà bạn có thể sắp xếp danh bạ mới của bạn. Thêm ảnh nếu bạn có. Nhấp vào nút Save để lưu thẻ liên lạc mới.

Bước 4. Xóa một liên lạc trong Gmail

Một phần quan trọng của sắp xếp danh bạ Gmail là việc loại bỏ danh bạ mà bạn không có nhu cầu sử dụng trong thời gian dài. Có thể, một vài người đã rời khỏi vị trí đó hoặc đã thay công việc.  Dưới đây là cách để loại bỏ các số liên lạc từ danh bạ Google.

Bắt đầu bằng cách mở cửa sổ Contacts. Nhấp vào tên của số liên lạc bạn muốn loại bỏ. Mở thẻ liên lạc của họ. Click vào ba dấu chấm trên ảnh để mở một menu phụ.

Delete a Gmail contact
Để loại bỏ số liên lạc, nhấp vào Delete.

Nhấp vào tùy chọn Delete để xóa địa chỉ liên lạc. Địa chỉ liên lạc bị xoá khỏi danh bạ Gmail của bạn và được loại bỏ khỏi bất kỳ nhóm liên hệ.

Nếu bạn nhấp tùy chọn Remove from the "All contacts" list thì danh bạ được loại bỏ từ danh sách All contacts nhưng vẫn còn trong bất kỳ nhóm liên hệ mà bạn đã thiết lập.

Bước 5. Kết hợp những địa chỉ trùng lặp

Bạn có thể tìm thấy danh bạ của bạn có các mục trùng lặp. Điều này đôi khi xảy ra khi bạn tự thêm số liên lạc mới mà quên đi chúng đã có trên danh sách của bạn.

May mắn thay, Google có một công cụ để giúp bạn tìm và loại bỏ các liên hệ trùng lặp. Từ thanh sidebar, bấm vào tùy chọn Find duplicates. Hệ thống hiển thị các danh bạ có thể trùng lặp. Bạn có thể chọn tùy chọn Dismiss (bỏ qua) hoặc Merge để nhập các bản sao lại với nhau.

Nếu bạn chọn tuỳ chọn Merge, thông tin liên hệ được nhân bản sẽ được nhập vào một thẻ liên lạc duy nhất.

3. Xây dựng các nhóm liên hệ Gmail

Bây giờ, chúng ta hãy tìm hiểu cách thêm liên lạc vào Gmail. Sử dụng tính năng Groups, bạn có thể sắp xếp danh bạ của bạn. Tính năng này cho phép bạn nhóm các liên lạc lại với nhau.

Có thể bạn muốn tạo ra một nhóm các khách hàng tiềm năng, nhà cung cấp, nhân viên, đồng nghiệp, khách hàng hiện tại và nhiều hơn nữa. Những khả năng này là không ngoại lệ.

Bước 1. Tạo một nhóm liên hệ Gmail

Bắt đầu từ cửa sổ Contacts. Nhấp vào các tùy chọn New group trong bảng điều khiển. Popup New Group được hiển thị.

Adding a new contact group
Gõ tên của nhóm liên hệ mới của Google.

Gõ tên của nhóm bạn muốn thêm vào. Nhấp vào nút Create group để tạo nhóm liên lạc Gmail.

Bước 2. Thêm địa chỉ liên lạc vào nhóm

Bây giờ bạn có một nhóm, nhưng không có không có địa chỉ liên lạc trong đó. Bắt đầu mở nhóm mà bạn muốn thêm địa chỉ liên lạc. Nhấp vào biểu tượng Add person ở phía dưới bên phải của màn hình.

Adding a Gmail contact
Để thêm một số liên lạc mới, bấm vào nút Create.

Nếu bạn thấy tên của người đó, nhấp chuột vào nó để thêm chúng vào nhóm.

Để thêm một số liên lạc mới, bấm vào nút Create. Một thẻ liên lạc trống sẽ hiển thị.

Nhập thông tin của người liên lạc vào thẻ. Chèn ảnh nếu bạn có ảnh người đó. Nhấp vào nút Save để tạo số liên lạc mới và lưu nó vào nhóm liên hệ Gmail của bạn.

Bước 3. Đổi tên một nhóm liên hệ

Để đổi tên một nhóm liên hệ Google, bắt đầu mở nhóm lên. Nhấp vào biểu tượng Rename group (nó trông giống như một cây bút chì). Cửa sổ popup Rename group xuất hiện.

Renaming a Gmail group
Nhập tên nhóm và bấm vào nút OK.

Nhập tên mới của nhóm trong trường Please enter a group name. Nhấp vào nút OK. Thay đổi tên nhóm.

Bước 4. Sắp xếp danh bạ Google 

Sắp xếp danh bạ theo thứ tự hoặc danh sách tên. Bắt đầu bằng cách mở một nhóm hoặc danh sách danh bạ. Nhấp vào tùy chọn Sort ở phía trên bên phải.

Sort based on first name
Danh bạ Google được sắp xếp theo thứ tự ABC.

Nhấp vào tùy chọn sắp xếp theo thứ tự chữ cái mà bạn muốn. Lựa chọn sắp xếp danh bạ theo tên hoặc theo họ.

Dưới đây là sắp xếp theo tên.

Sort based on last name
Danh bạ Google được sắp xếp theo tên.

Bước 5. Gán địa chỉ liên lạc vào Nhóm Gmail khác

Để gán một hoặc nhiều địa chỉ liên lạc vào nhóm Gmail khác. Bắt đầu mở nhóm. Di chuyển chuột đến ảnh bên cạnh tên danh bạ để được gán. Hình ảnh được thay thế bởi một hộp kiểm. Nhấp vào hộp kiểm để chọn nó. Một trình đơn sẽ xuất hiện trên đầu trang của sổ Contacts. Hộp kiểm cũng hiển thị tất cả các tên trong nhóm.

Change groups icon to reassign the contact to another group
Nhấp vào biểu tượng Change groups để gán số liên lạc vào một nhóm khác.

Nếu bạn cần, hãy chọn thêm tên. Nhấp vào biểu tượng Change groups (nó trông giống như hình người) trong trình đơn. Một trình đơn thả xuống với các tên nhóm gần đây được hiển thị.

Current group names drop-down menu
Chọn tên nhóm để gán vào danh bạ của bạn.

Trong trường hợp này, tôi muốn di chuyển Joe Test Person sang nhóm Test Group để tạo thanh nhóm New Test Group. Tôi nhấp vào New Test Group để đặt một dấu kiểm lên nhóm đó. Tôi nhấp vào Test Group để loại bỏ dấu kiểm trên nhóm đó.

Nhấp vào khoản trắng. Bạn sẽ được thông báo là [Contact Name] của bạn vừa mới được di chuyển sang một nhóm khác.

Bước 6. Xoá nhóm liên hệ Gmail của Google

Theo thời gian, bạn có thể cần phải loại bỏ những nhóm không cần làm việc đến. Rất dễ để thực hiện việc đó.

Bắt đầu với nhóm bạn muốn mở để xoá. Nhấp vào biểu tượng Delete group (nó giống như một thùng rác).

Deleting a Gmail contact group
Để xoá nhóm, hãy nhấp vào biểu tượng Delete.

Một cửa sổ pop-up sẽ xuất hiện.

Delete group pop-up
Để xoá nhóm nhấp Delete.

Chọn một trong các bước sau:

  1. Để lưu các số liên lạc trong nhóm và xoá nhóm, hãy chọn option và nhấp vào nút Delete.
  2. Để xóa các địa chỉ liên hệ trong nhóm, chọn tùy chọn thứ hai và nhấp vào nút Delete.
  3. Để giữ nhóm và danh bạ không thay đổi, bấm nút Cancel.

4. Những cách thực tế để sử dụng danh sách liên hệ trên Google

Một khi bạn đã thiết lập danh sách liên hệ Google và nhóm trong Gmail, có rất nhiều cách thiết thực để sử dụng chúng. Dưới đây là một vài cách.

1. Chia sẻ lịch

Chia sẻ một sự kiện của Google Calendar với một số liên lạc cá nhân hoặc một nhóm nội bộ. Bắt đầu bằng cách mở Google Calendar. Đi đến https://calendar.google.com để tìm Google Calendar của bạn. Thêm nhóm liên lạc Gmail vào sự kiện này như là một cá nhân. Nếu người bạn mời cũng sử dụng Google Calendar, sự kiện này sẽ được thêm vào lịch của họ trong vòng nửa tiếng.

Lưu ý: Lời mời sự kiện được giới hạn không quá 200 khách.

2. Gửi email nhóm 

Sử dụng nhóm liên hệ của Google để gửi email nhóm. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn làm việc với một đội và bạn cần thông báo cho các thành viên của nhóm. Gửi email cho nhóm từ hộp thư đến, hoặc bằng cách sử dụng thanh menu ở phía trên cùng của danh sách liên hệ nhóm của bạn. Hiện có hai cách để gửi email cho nhóm.

Cách 1

Từ hộp thư đến Gmail, nhấp vào nút Compose. Trong trường To, nhập tên của nhóm liên lạc. Bạn sẽ thấy địa chỉ email cá nhân trong trường To khi bạn nhấn phím Enter. Soạn tin nhắn xong và gửi như bình thường.

Cách 2

Mở nhóm danh bạ của bạn, đưa chuột qua ảnh bên trái tên của danh bạ. Hình ảnh được thay thế bởi một hộp kiểm. Nhấp vào hộp kiểm bên cạnh tên của tất cả các địa chỉ liên lạc mà bạn muốn gửi email nhóm. Một thanh trình đơn sẽ xuất hiện trên đầu cửa sổ Contacts.

Tiếp theo, nhấp vào biểu tượng More Actions (nó trông giống như ba dấu chấm dọc) bên phải của thanh menu.

Group email from contacts group
Để gửi email nhóm đến các danh bạ đã chọn, bấm vào tùy chọn Email.

Nhấp vào tùy chọn Email từ trình đơn thả xuống. Một email mới sẽ mở ra. Nhập và gửi tin nhắn như bình thường.

3. Sử dụng Google Hangout

Bắt đầu Google Hangout với một hoặc nhiều địa chỉ liên lạc.

Bắt đầu với một nhóm hoặc mở danh sách All contacts. Đặt trỏ chuột vào ảnh cạnh một tên liên lạc. Hình ảnh được thay thế bởi một hộp kiểm. Nhấp vào hộp kiểm để chọn tên liên lạc. Một trình đơn sẽ xuất hiện trên đầu cửa sổ Contacts.

Tiếp theo, nhấp vào biểu tượng More Actions (nó trông giống như ba dấu chấm dọc) bên phải của thanh menu. Từ trình đơn More Actions thả xuống, bấm vào tùy chọn Hangout. Một popup sẽ xuất hiện yêu cầu bạn gửi một lời mời đến hangout của bạn.

Invite contacts to a Google Hangout
Bạn có thể mời một hoặc nhiều địa chỉ liên lạc đến Google Hangout.

Nhấp vào nút Send Invite. Khi lời mời của bạn được phản hồi, bạn có thể bắt đầu trò chuyện.

Lưu ý: Nếu tùy chọn Hangout hiển thị màu xám thì chức năng Hangouts đã bị vô hiệu hóa. Hoặc có thể không có đủ thông tin về thẻ liên lạc để gửi một lời mời Hangout.

Để tìm hiểu thêm về cách sử dụng Google Hangouts cho kinh doanh, hãy xem xét hướng dẫn này:

Tóm lại

Học làm thế nào để tìm kiếm và tổ chức danh bạ Gmail là một cách tiết kiệm thời gian hơn. Bạn sẽ mở rộng mối quan hệ với người lạ trong việc làm ăn khi bạn biết cách sử dụng danh bạ trong Gmail.

Tìm hiểu thêm cách làm việc với Gmail trong nhiều bài viết Hướng dẫn căn bản cho người mới bắt đầu sử dụng Gmail. Nó bao gồm các cài đặt tài khoản, mẹo quản lý hộp thư đến, phím tắt nhanh trong email, và nhiều vấn đề khác.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.