7 days of PowerPoint templates, graphics & videos - for free!* Unlimited asset downloads! Start 7-Day Free Trial
Advertisement
  1. Business
  2. Time Management

Sắp xếp và lên lịch công việc của bạn theo cấp năng lượng sáng tạo

Read Time: 18 mins

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Thai An (you can also view the original English article)

Là một người sáng tạo, bạn có hai loại nhu cầu cần giải quyết. Đầu tiên là những gì bạn cần cho sự phát triển và cảm hứng của riêng bạn. Thứ hai là những gì khách hàng của bạn mong muốn và mong đợi từ bạn.

Công việc sáng tạo không phải là phép thuật; bạn không phải là một con kỳ lân bụi cổ tích, những người cần được bao quanh bởi những cầu vồng và những tia nắng gầy. Tuy nhiên, bạn cần phải hiểu và tôn trọng những gì bộ não của bạn yêu cầu. Bạn cần thời gian để nghỉ ngơi, suy nghĩ sâu sắc, để phát triển ý tưởng, cho các kết nối mới, để nhìn chằm chằm vào không gian: cho cảm hứng, điều cần thiết cho sản lượng sáng tạo tiếp tục, chất lượng cao và cải tiến.

Làm việc liên tục dưới áp lực làm giảm khả năng sáng tạo của bạn. Nhưng bỏ qua cơ hội, thiếu thời hạn, hoặc chỉ làm việc khi bạn cảm thấy như nó không phải là một lựa chọn, một trong hai. Bạn cần nguồn cảm hứng, nhưng bạn cũng cần thu nhập đáng tin cậy.

Giống như tôi, bạn có thể chọn dòng công việc của bạn bởi vì bạn yêu thích nó; sự cần thiết cho sự sáng tạo liên tục, tuy nhiên, có thể kéo bạn xuống. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu cách tổ chức danh sách nhiệm vụ và lịch biểu của bạn theo năng lượng sáng tạo của bạn, để bạn có thể làm việc lấy cảm hứng thay vì nhấn mạnh.

Phương pháp tiếp cận chuẩn cho danh sách tác vụ

Hầu hết mọi người tiếp cận danh sách nhiệm vụ theo cấp độ khẩn cấp, theo mức độ ưu tiên, hoặc theo những gì cảm thấy thú vị nhất hoặc hấp dẫn tại thời điểm này.

Đối với danh sách nhiệm vụ tiêu chuẩn của bạn, nói rằng, công việc gia đình hoặc nhu cầu cá nhân, các phương pháp này có thể đủ. Tuy nhiên, khi nói đến việc quản lý khối lượng công việc sáng tạo liên tục, bạn cần một cái gì đó tốt hơn.

Cách tiếp cận khẩn cấp

Cách tiếp cận khẩn cấp, giải quyết các nhiệm vụ của bạn bằng một nhiệm vụ sắp tới (hoặc bây giờ, hoặc ngày hôm qua), kết quả luôn luôn chịu áp lực. Đối với tư duy sáng tạo, đây không phải là một cách tuyệt vời để làm việc.

Một nghiên cứu mở rộng cho thấy áp lực thời gian giảm khả năng tư duy sáng tạo. Các tác giả lưu ý rằng "mọi người dường như không biết gì về hiện tượng này. ... những người tham gia trong nghiên cứu của chúng tôi thường nhận thức mình là có nhiều sáng tạo hơn khi áp lực thời gian cao. Đáng buồn thay, nhật ký của họ đã nói dối với những người tự đánh giá. Rõ ràng là ít có suy nghĩ sáng tạo hơn trong bằng chứng khi áp lực tăng lên. "

Làm việc một cách sáng tạo trên cơ sở cấp bách là một cách tuyệt vời để liên tục tạo ra công việc kém chất lượng và thậm chí không nhận ra nó. Trong khi có một số ranh giới có thể giúp bạn tập trung, áp lực thời gian không đổi sẽ làm căng thẳng bộ não nhạy cảm với mối đe dọa của bạn. Căng thẳng làm cho nó thực sự khó khăn cho bạn để thư giãn và làm cho những kết nối sáng tạo bạn cần phải thực hiện để làm công việc tốt.

Phương pháp tiếp cận ưu tiên

Việc tiếp cận danh sách nhiệm vụ của bạn bằng cách ưu tiên cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn: bạn có thể đảm bảo rằng bạn đang dành thời gian cho các dự án quan trọng của mình và không chỉ đơn giản là cúi đầu trước sự bạo ngược của nhu cầu thời gian. Tuy nhiên, nếu công việc có mức độ ưu tiên cao của bạn không phù hợp với mức năng lượng của bạn, bạn sẽ gặp khó khăn để có năng suất và cảm hứng. Tình trạng này liên tục dẫn đến sự thất vọng, chán nản, và một sự cám dỗ mạnh mẽ để thả những thứ quan trọng bởi vì nó chỉ là quá khó khăn, quá chậm trong tiến trình, và quá thoát.

Phương pháp tiếp cận Haphazard

Cách tiếp cận ngẫu nhiên, thú vị có thể hoạt động cho đến khi thời hạn kết thúc: sau đó bạn gặp khó khăn trong việc xử lý các yêu cầu khẩn cấp, làm việc dưới áp lực, và tự hỏi tại sao bạn không làm việc này sớm hơn. Có một số bộ ranh giới hoặc hướng dẫn, một số kế hoạch về cách bạn sẽ sử dụng thời gian của bạn, giúp bạn tập trung và vượt qua rào cản bắt đầu đó cho công việc sáng tạo. Một cách tiếp cận haphazard không cung cấp cho bạn bất kỳ, và kết quả trong một rollercoaster ngày khủng khiếp căng thẳng tiếp theo là ngày phục hồi không hiệu quả.

Phương pháp tiếp cận thay thế

Làm việc dưới áp lực không phải là thứ bạn có thể tránh được hoàn toàn. Tuy nhiên, đó là điều bạn có thể giảm thiểu; chìa khóa là chủ động, quản lý danh sách nhiệm vụ của bạn theo mức năng lượng của bạn. Nếu bạn phân loại nhiệm vụ theo mức năng lượng sáng tạo, thì hãy lên lịch cho phù hợp với năng lượng sáng tạo và dòng chảy của năng lượng sáng tạo của bạn, bạn có thể có những điều tốt nhất của cả hai thế giới. Thêm dòng chảy, làm việc nhiều hơn khi được truyền cảm hứng, và một tỷ lệ sản xuất đáng tin cậy.

1. Lập bản đồ năng lượng sáng tạo của bạn

Xác định nhịp sinh học của bạn

Trước tiên, bạn cần có ý tưởng hay về dòng chảy và dòng chảy sáng tạo cá nhân của bạn. Nhịp sinh học chơi một phần khá quan trọng. Bạn có thể đã có một ý tưởng tốt cho dù bạn là một người vào ban đêm hay buổi sáng. Nếu bạn không chắc chắn, bạn có thể lấy Bảng câu hỏi buổi sáng tự động để xác định "loại nhịp sinh học của bạn".

Lập bản đồ mức năng lượng hàng giờ của bạn

Sử dụng bảng tính đơn giản để vạch ra các mức năng lượng sáng tạo của bạn. Có thể sẽ có một số lần bạn không chắc chắn. Đối với những người đó, chỉ cần đánh dấu "Không chắc chắn". Dưới đây là bảng tính của tôi trông như thế nào:

Theo dõi thời gian của bạn

Nếu bạn có bất kỳ giờ "Không chắc chắn" nào trong ngày, hãy ghi nhật ký thời gian để tìm hiểu điều gì đang xảy ra với cơ thể, trạng thái tinh thần và năng lượng của bạn. Có, mỗi ngày sẽ có biến thể, đặc biệt là tùy thuộc vào nghĩa vụ đã lên lịch. Tuy nhiên, nếu bạn ghi nhật ký thời gian trong ba ngày đến một tuần, bạn sẽ có thể chọn ra một số mẫu nhất định. Sau đó cập nhật bảng tính của bạn theo những gì bạn khám phá. Tác giả sản xuất Laura Vanderkam cung cấp một số bảng tính theo dõi thời gian hoặc bạn có thể sử dụng một ứng dụng như Toggl, Hours hoặc Timeneye.

Nếu bạn bị mắc kẹt khi lập bản đồ mức năng lượng sáng tạo của mình, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:

  • Khi nào tôi thích làm công việc suy nghĩ chăm chỉ hơn?
  • Khi nào là công việc dễ nhất?
  • Khi nào công việc khó khăn nhất?
  • Khi nào tôi sản xuất với tốc độ cao hơn?
  • Khi nào tôi làm việc chậm?

Xem lại hoạt động của bạn

Tiếp theo, hãy nghĩ về các hoạt động trong lịch biểu của bạn có ảnh hưởng đến mức năng lượng sáng tạo của bạn.

Thiền, tập thể dục, yoga, ngủ, thử những điều mới mẻ, và ở một mình là tất cả các hoạt động có ảnh hưởng tích cực nhất quán đến khả năng sáng tạo.

Các hoạt động khác, như cuộc họp, cuộc gọi của khách hàng, hoạt động xã hội, tương tác gia đình, v.v., sẽ ảnh hưởng đến những người khác nhau theo những cách khác nhau. Tự nghiên cứu và bắt đầu nhận thấy điều gì xảy ra với năng lượng sáng tạo của bạn sau mỗi hoạt động này. Tôi có xu hướng cần thời gian phục hồi sau khi ở gần mọi người; nếu tôi có một cuộc họp hoặc đi chơi xã hội, tôi sẽ trông đợi thời gian năng lượng thấp ngay sau đó, ngay cả khi những giờ đó có thể là năng lượng cao cho tôi.

2. Phân loại nhiệm vụ công việc theo mức năng lượng

Bây giờ bạn cần tạo một danh sách tất cả các nhiệm vụ công việc của bạn. Bạn có thể được chi tiết như bạn muốn. Tôi thích nhóm các nhiệm vụ tương tự; ví dụ, tôi có "Phương tiện truyền thông xã hội" như một mục trong danh sách nhiệm vụ của tôi, mặc dù đó là một tập hợp các hoạt động khác nhau.

Lập bản đồ công việc của bạn theo mức năng lượng

Khi bạn đã tạo danh sách của mình, hãy sắp xếp các tác vụ thành các danh mục: là mức năng lượng Thấp, Trung bình hoặc Cao cấp cần thiết để hoàn thành từng tác vụ? (Bây giờ, bỏ qua cột có nhãn "Spark"; chúng ta sẽ đi đến cột đó trong một phút.) Dưới đây là danh sách nhiệm vụ được phân loại của tôi:


Tác vụ Spark

Thời gian năng lượng cao điểm của bạn là tốt nhất để làm hầu hết công việc sáng tạo nhưng không phải tất cả công việc sáng tạo; các nghiên cứu gần đây cho thấy rằng khi bạn mệt mỏi, bạn nên tìm ra những ý tưởng và giải pháp mới lạ. Đó là bởi vì các rào cản "hợp lý" thoải mái hơn. Bạn nhận được nhiều hơn những kết nối kỳ lạ, điên rồ, và đôi khi, tuyệt vời bởi vì bộ não của bạn không giỏi lọc mọi thứ.

Với ý nghĩ đó, hãy xem xét danh sách nhiệm vụ của bạn cho các hoạt động cần suy nghĩ sáng tạo, liên kết này. Tôi sử dụng "Spark" làm tên danh mục ở đây. Đối với tôi, có hai hoạt động chính phù hợp với danh mục này, như bạn có thể thấy ở trên. Thay vì từ bỏ những công việc này bởi vì tôi mệt mỏi, tôi có thể sử dụng những giờ năng lượng thấp vào buổi chiều hoặc buổi tối để cho bộ não mệt mỏi của tôi nảy ra những ý tưởng mới mẻ, sáng tạo và hấp dẫn.

3. Đặt tất cả cùng nhau

Bây giờ là lúc để xem tất cả những điều này hoạt động như thế nào trên cơ sở hàng ngày, với lịch biểu của bạn.

Xác định các khối thời gian

Trên bản đồ hàng giờ của bạn, bạn có thể sẽ thấy tập hợp thời gian: vài giờ với cùng một mức năng lượng được nhóm lại với nhau. Tôi có một bộ thời gian năng lượng cao (buổi sáng), một bộ ở giữa (buổi chiều, với một vài giờ tôi không chắc chắn), và một bộ cấp thấp (tối). Hãy xem xét gia đình hoặc thói quen cá nhân bình thường của bạn và các hoạt động theo lịch trình, và đánh dấu trong những bộ đó những giờ bạn thực sự có thể làm việc. Đây là các khối thời gian của bạn cho công việc.

So khớp các tác vụ với các khối thời gian

Bước tiếp theo là khớp đúng loại công việc với mức năng lượng của từng khối thời gian. Bạn có thể sử dụng danh sách tác vụ được phân loại, vì vậy khi đến lúc làm việc, tất cả những gì bạn phải làm là bắt đầu làm việc trên các tác vụ trong danh mục thích hợp.

Đây là khi xung đột giữa nhiệm vụ và thời gian sẽ trở nên rõ ràng: nếu bạn có quá nhiều nhiệm vụ cấp cao và quá ít giờ năng lượng cao, bạn sẽ phải đưa ra một số quyết định. Bạn có thể cung cấp năng lượng thông qua các nhiệm vụ cấp cao bất kể năng lượng của bạn là gì, bạn có thể sắp xếp lại lịch biểu để có nhiều giờ năng lượng cao hơn, bạn có thể mở rộng thời hạn hoặc có thể loại bỏ một số nhiệm vụ đó trong cuộc sống của bạn.

Bạn có thể sử dụng chiến thuật năng suất để giảm lượng thời gian cần thiết cho công việc. Việc tập hợp các tác vụ quản trị cấp thấp, chẳng hạn, có thể giảm hiệu quả thời gian cần thiết để hoàn thành chúng. Bạn cũng có thể sẵn sàng thuê một số nhiệm vụ kéo dài mãi mãi nhưng không phải là một phần thưởng hấp dẫn hoặc thú vị. Cố gắng ép quá nhiều công việc vào một giờ sẽ không làm cho bạn hiệu quả hơn, và chắc chắn nó sẽ không làm cho bạn cảm thấy hứng thú hơn.

Làm việc trước để tránh khẩn cấp

Nó sẽ là hấp dẫn để nhảy đến bất cứ điều gì có vẻ khẩn cấp, có lẽ chi tiêu thời gian cao cấp trên trả lời email hoặc hoàn thành một dự án đó là do sớm. Nhưng cách duy nhất để bạn tự do làm việc tùy theo mức năng lượng của mình là làm việc trước, đặt thời gian năng lượng cao vào các nhiệm vụ cấp cao ngay cả khi không có gì ngay lập tức. Đối với hầu hết chúng ta, chúng tôi đã rèn luyện bản thân để làm việc đến hạn chót; làm việc chủ động, bởi sự lựa chọn và năng lượng, sẽ có một số retraining.

4. Bảo vệ các khối thời gian quan trọng nhất của bạn

Giờ quan trọng nhất của bạn cho công việc sáng tạo nên khá rõ ràng, ngay bây giờ. Chúng là các khối thời gian năng lượng cao của bạn và, như chúng ta đã học, một số trong những giờ cấp thấp mà bạn có thể sử dụng cho các nhiệm vụ tia lửa.

Sử dụng thời gian năng lượng cao của bạn

Khối thời gian năng lượng cao của bạn có thể dễ dàng bị xâm nhập bởi các công cụ cấp thấp. Bị lạc trong email hoặc xung quanh với các cập nhật trang web là những cách dễ dàng để tôi "bắt đầu" và kết thúc lãng phí thời gian làm việc tốt nhất của tôi.

Bằng cách phân loại các nhiệm vụ cấp cao của bạn, bạn đã xác định những gì bạn thực sự nên làm trong thời gian năng lượng cao của bạn. Bây giờ là tùy thuộc vào bạn để làm điều đó. Bạn có thể sử dụng bộ hẹn giờ để bắt đầu nhiệm vụ cấp cao và sử dụng các khoảng thời gian 5 hoặc 10 phút đó giữa các phiên để giải quyết một nhiệm vụ hài lòng nhưng cấp thấp.

Sử dụng thời gian năng lượng thấp của bạn

Tôi đã từ lâu đã từ bỏ việc làm bất kỳ công việc sáng tạo nào vào buổi tối, điều này rõ ràng từ những khoảng thời gian của tôi. Nhưng, hóa ra, tôi chỉ đang cố gắng làm loại công việc sáng tạo sai lầm: loại sản xuất thay vì loại phát ra ý tưởng. Bây giờ tôi đã bắt đầu dành một chút thời gian vào buổi tối với máy tính xách tay của tôi mở trước khi tôi ngủ trên chiếc ghế dài xem Netflix.

Thời gian năng lượng thấp của bạn thường là khi ý chí của bạn là thấp nhất, vì vậy nếu bạn muốn sử dụng thời gian đó để châm ngòi ý tưởng, hãy làm cho nó dễ dàng với chính bạn. Dễ dàng trong một thời gian ngắn đọc, đi bộ, nói chuyện, hoặc bất cứ điều gì có xu hướng để có được ý tưởng của bạn chảy. Sau đó hãy tự hỏi mình chỉ dành vài phút để ghi lại những ý tưởng đó.

5. Thiết lập các thói quen, Quota và các trợ giúp khác

Các thói quen, nghi lễ và hạn ngạch có thể giúp bạn tận dụng tối đa các khối thời gian của mình và điều chỉnh để quản lý công việc của bạn bằng năng lượng hơn là cấp bách.

Thiết lập thói quen & nghi lễ

Các thói quen thường xuyên giúp bạn tiết kiệm rất nhiều quyết định. Thiết lập các khối thời gian, và sau đó gắn bó với chúng trên cơ sở khá nhất quán, là một bản thân thường trình. Bạn càng có nhiều thời gian làm việc hơn, bộ não của bạn càng dễ làm việc hơn. Bạn có thể sử dụng thói quen để tăng cường loại công việc bạn sắp giải quyết: sau khi tập thể dục có thể là thời gian tuyệt vời cho công việc sáng tạo (như có thể sau khi ngủ) để bạn có thể lên lịch tập luyện hoặc ngủ ngắn trước khi khối thời gian năng lượng cao.

Bạn cũng có thể thiết lập các nghi lễ để di chuyển từ mức năng lượng này sang mức năng lượng khác, kiểm tra bộ não của bạn rằng đã đến lúc chuyển từ loại công việc này sang nhiệm vụ khác. Nếu bạn bắt đầu một khối thời gian ở mức năng lượng thấp hoặc trung bình, bạn có thể dành thời gian cho những nhiệm vụ cấp thấp hoặc trung cấp đó, sau đó sử dụng nghi thức của bạn để giúp bạn thực hiện các nhiệm vụ cấp cao. Nghi thức có thể đơn giản: đổ một tách cà phê, kéo dài trong vài phút, di chuyển đến một vị trí hoặc khu vực làm việc khác hoặc mở một chương trình cụ thể trên máy tính. Làm cho mỗi nghi thức cụ thể và dễ dàng lặp lại. Bạn không muốn một cái gì đó quá chung chung đến mức nó vô nghĩa, cũng không phải cái gì phức tạp đến nỗi bạn tránh nó.

Sử dụng Hạn ngạch và Tín hiệu

Hạn ngạch có thể giúp bạn bắt đầu và tập trung. Nếu bạn định hướng mục tiêu, có hạn ngạch hàng ngày hoặc hàng tuần cụ thể là động lực. Tôi thích làm việc hướng tới một số từ cụ thể hàng ngày, và cảm thấy như tôi đã thắng nếu tôi gặp nó hoặc, tốt hơn, đánh bại nó. Bạn có thể đặt hạn ngạch để hoàn thành một số tiền nhất định trên một dự án mỗi ngày, mỗi tuần hoặc trong mỗi lần chặn. Hoặc bạn có thể tự mình yêu cầu hoàn thành số lượng tác vụ cấp cao X mỗi giờ hoặc ngày. Nếu bạn sử dụng hạn ngạch, hãy theo dõi tiến trình của bạn; đó là động lực để xem những gì bạn đã làm.

Cues như giữ một máy tính xách tay mở trên bàn của bạn, chơi một loại âm nhạc nhất định, hoặc chỉ định một số thời gian rảnh rỗi màn hình có thể giúp bạn tận dụng tối đa thời gian không tối ưu. Nếu bạn bắt đầu nhận thấy điều gì gây nên ý tưởng và cảm hứng, bạn có thể đặt nhiều hơn vào những giờ thấp điểm đó.

Thử, kiểm tra, điều chỉnh

Không có gì hoàn hảo, đặc biệt là không phải lần đầu tiên. Đặt lịch biểu của bạn theo những gì bạn nghĩ rằng bạn biết về năng lượng sáng tạo của bạn, hãy thử nó trong một tuần, và sau đó đánh giá sự tiến bộ của bạn. Bạn có thể thấy rằng mức năng lượng của bạn không phải là những gì bạn nghĩ, và rằng bạn sẽ cần phải điều chỉnh lịch trình của bạn.

Mục đích không chỉ là hiệu quả: bạn có thể buộc bản thân mình vào năng suất với các hệ thống tuyệt vời và áp đặt thời hạn. Nhưng bạn muốn tận hưởng công việc của bạn, không phải chịu đựng nó. Mục tiêu là tạo cho mình một cuộc sống làm việc cho phép dòng chảy và cảm hứng hơn là căng thẳng và kiệt sức. Bằng cách ánh xạ năng lượng sáng tạo của bạn, phân loại nhiệm vụ của bạn và phù hợp từng công việc với một khoảng thời gian thích hợp, bạn có thể làm điều đó.

Tài nguyên

Tín dụng đồ họa: Biểu tượng luồng được thiết kế bởi Yamini Chandra từ Dự án danh từ.

Advertisement
Did you find this post useful?
Want a weekly email summary?
Subscribe below and we’ll send you a weekly email summary of all new Business tutorials. Never miss out on learning about the next big thing.
Advertisement
Scroll to top
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.