Hướng dẫn cho một Freelancer để được thanh toán đúng hạn

Là một người làm công việc tự do, tất nhiên chúng ta yêu công việc của mình, nhưng chúng ta cũng cần được trả tiền khi thực hiện công việc đó.

Tuy nhiên việc nhận được thanh toán đúng hạn lại là cả một vấn đề. Trong một cuộc khảo sát tại Mỹ do Hiệp hội những người làm nghề tự do tiến hành thì 77% số thành viên nói rằng họ đã gặp phải vấn đề về thanh toán đúng hạn cho công việc của họ.

Vì vậy trong bài hướng dẫn này, tôi sẽ đưa ra cho bạn một số chiến thuật mà bạn có thể sử dụng để được thanh toán nhanh chóng. Tôi sẽ xem xét việc lựa chọn khách hàng phù hợp để bắt đầu, thiết lập các quy tắc thanh toán rõ ràng, gửi hóa đơn yêu cầu thanh toán một cách hiệu quả và giải quyết các vấn đề.

Tất nhiên là không có bài hướng dẫn nào có thể giúp bảo vệ bạn 100% khỏi các khách hàng xấu. Bạn có thể làm theo tất cả các bước này và có thể vẫn bị thiếu may mắn khi gặp phải một đối tượng lừa đảo, một khách hàng thiếu trung thực hoặc một khách hàng không có khả năng chi trả. Nhưng việc thực hiện theo đúng các chiến lược này sẽ giúp bạn có nhiều cơ hội để không bị rơi vào nhóm 77% thành viên trên đây, thay vào đó thì sẽ thuộc nhóm 23% các freelancer được nhận thanh toán đúng hạn và không gặp các phiền toái.

1. Lựa chọn các khách hàng của bạn

Điều này dường như không liên quan nhiều lắm, nhưng theo kinh nghiệm của tôi thì nó là bước quan trọng nhất. Là các freelancer, chúng ta có xu hướng lúc nào cũng đi tìm các công việc, và chúng ta không muốn từ chối một khách hàng tiềm năng mới. Nhưng đôi khi, bạn cần phải nói "Không".

Không có quy tắc nhanh chóng và bền vững nào cho việc xác định đâu là khách hàng thanh toán đúng hạn và đâu không phải. Nhưng dành ra một chút thời gian để tìm hiểu sẽ có thể giúp ích.

Kiểm tra qua về lý lịch và mức độ uy tín của công ty. Nó đã hoạt động lâu chưa? Quy mô lớn hay nhỏ? Nó có một văn phòng thực sự hay nó chỉ hoạt động trên mạng Internet?

Nếu bạn làm việc với cá nhân thì bạn cũng hãy thử tìm hiểu về lý lịch của họ theo cách tương tự. Họ làm việc cho công ty nào, và trước đó họ đã thuê các freelancer chưa? Và uy tín trên mạng của họ có tốt không? Bạn có thể tìm hiểu rất nhiều điều từ hồ sơ hoặc trang web LinkedIn của người khác- và những người thực sự đang hoạt động trực tuyến cũng có xu hướng nhạy cảm với danh tiếng trực tuyến của họ, thể hiện rằng họ ít có khả năng từ chối trả tiền cho bạn và giảm thiểu nguy cơ bị tấn công trên phương tiện truyền thông xã hội.

Bạn cũng có thể tìm trên diễn đàn, hỏi các freelancer bạn biết, hay làm một việc đơn giản như cách gõ tên của khách hàng vào Google đi kèm với các từ ngữ như "lừa đảo", "không đáng tin cậy", "khách hàng xấu" hay bất cứ điều gì khác mà bạn có thể nghĩ đến. Đôi khi một khiếu nại của freelancer hoặc các cảnh báo trên một diễn đàn hoặc bài viết blog sẽ hiện ra.

Cuối cùng, bạn có thể không bao giờ xác định được chính xác hoàn toàn rằng liệu một khách hàng sẽ là đáng tin cậy hay không. Nhưng việc tiến hành một số tìm hiểu cẩn thận trước khi tiến hành nhận công việc chắc chắn sẽ cải thiện cơ hội của bạn. Không bao giờ phải sợ nói "Không" với một lời đề nghị mà bạn thấy không ổn.

2. Thiết lập các quy tắc rõ ràng

Một khi bạn đã lựa chọn khách hàng cho mình, bạn cần phải thiết lập một số quy tắc.

Lựa chọn các điều khoản thanh toán

Cách thức và thời gian mà bạn mong đợi để được thanh toán? Đây là điều đầu tiên bạn cần phải thiết lập.

Có lẽ bạn sẽ có một số điều khoản thanh toán chung, và sau đó sẽ thêm các chi tiết cho các khách hàng và các dự án khác nhau. Ví dụ, bạn thường kỳ vọng sẽ được thanh toán trong vòng 30 ngày sau khi hoàn thành công việ, nhưng đối với các dự án lớn thì bạn kì vọng sẽ được thanh toán trước một phần ba, sau đó tiếp tục thanh toán một phần ba khi đạt tới một mốc nhất định, và nhận số còn lại khi hoàn thành dự án.

Hãy lựa chọn điều khoản thanh toán phù hợp cho mỗi dự án và mỗi khách hàng. Chúng ta hiểu rằng một số khách hàng sẽ có các điều khoản và quy trình thành toán theo tiêu chuẩn riêng của họ, nhưng bạn cũng cần phải kiên quyết với những gì sẽ có ích cho bạn.

Phương thức thanh toán bạn chọn sẽ phải phụ thuộc vào hệ thống ngân hàng và chuẩn mực của quốc gia bạn đang sinh sống, tuy nhiên, mục đích chính của hướng dẫn này là nhằm tìm ra được phương thức thanh toán được sử dụng rộng rãi, dễ dàng thực hiện (cho cả bạn và khách hàng/đối tác của bạn) và giảm thiểu chi phí giao dịch.

PayPal và các dịch vụ thanh toán trực tuyến tương tự đang được sử dụng rộng rãi, đặc biệt đối với các giao dịch thanh toán quốc tế. Bạn cũng có thể dùng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng hoặc séc đối với các giao dịch thanh toán trong nước.

Vậy thì, hãy kiểm tra các hình thức thanh toán tại quốc gia của bạn và tìm ra phương thức có mức phí thấp nhất, dễ sử dụng và được đối tác của bạn chấp thuận. Bởi vì nếu đối tác của bạn không chấp thuận thì dù có sử dụng phương thức có phí thấp nhất cũng chẳng có nghĩa lý gì.

Trao đổi ngay từ đầu

Hãy dành thời gian trao đổi với đối tác của bạn về phương thức thanh toán ngay từ đầu, không phải lúc gửi hóa đơn cho đối tác bạn mới đề cập tới việc này.

Lần đầu tiên khi tự kinh doanh, sau khi tôi hoàn thành xong công việc cho một khách hàng nước ngoài, tôi đã vui vẻ gửi ngay hóa đơn đồng thời cung cấp tài khoản PayPal cho khách hàng này. Đó quả là một sai lầm.

"Chúng tôi không sử dụng PayPal," họ đã nói thế với tôi.

Tôi đã cung cấp thông tin thay thế là tài khoản ngân hàng của mình sau đó nhưng họ cũng không thanh toán cho tôi. Tất cả họ làm là gửi thư điện tử cho tôi một tờ Séc. Để giải ngân một từ séc Mỹ vào tài khoản ngân hàng của tôi ở Anh, tôi đã mất rất nhiều thời gian, mất phí đồng thời phải điền tất cả các mẫu phức tạp như yêu cầu mới lấy được tiền.

Vậy bài học cho câu chuyện trên là gì? Luôn luôn trao đổi về các điều khoản thanh toán trước khi bắt đầu làm việc cho dự án. Nếu có thể nên đưa ra một vài lựa chọn về thanh toán cho đối tác nhưng điều quan trọng mà đặc biệt với các đối tác nước ngoài là phải đảm bảo rằng đối tác ấy cũng phải thanh toán theo phương thức mà bạn có thể chấp nhận được.

Bạn cũng nên đề cập tới các điều khoản thanh toán khác liên quan, ví dụ như tiến độ thanh toán hay bất cứ phương thức thanh toán nào miễn là bạn sẽ được thanh toán đúng hạn trước hoặc trong suốt dự án. Tốt nhất là quy định chặt chẽ luôn tất cả những điều này trong một hợp đồng bằng văn bản (xem bài hướng dẫn trước của tôi để tham khảo thêm các vấn đề về hợp đồng).

Hầu hết các trường hợp, việc đồng ý các chi tiết của việc thanh toán đều không cho bạn thấy những rắc rối thực sự, nhưng nếu có bất cứ sự bất đồng nào thì tốt nhất nên làm rõ chúng sớm nhất. Theo cách đó, nghĩa vụ được đẩy sang phía đối tác của bạn, họ phải làm sao để thỏa mãn được điều khoản thanh toán mà bạn đưa ra nếu muốn bạn thực hiện công việc - và bây giờ nếu bạn muốn đối tác thanh toán thì điều đó hoàn toàn phụ thuộc vào bạn khi chấp thuận các điều kiện của đối tác.

3. Có hóa đơn rõ ràng

Nếu bạn muốn được thanh toán nhanh chóng, bạn cần phải ghi các mục trong hóa đơn một cách rõ ràng. Ngay khi hoàn thành công việc hay đạt được đến mốc nào đó như đã thỏa thuận với đối tác, hãy gửi hóa đơn cho họ ngay.

Quan trọng hơn, hãy đảm bảo rằng hóa đơn bao gồm tất cả các mục cần thiết như:

• tên của bạn, hoặc nếu là doanh nghiệp thì tên doanh nghiệp và các thông tin liên lạc chi tiết
• tên và địa chỉ của khách hàng
• số hóa đơn để tham chiếu
• ngày của hoá đơn
• ngày mà bạn muốn nhận được tiền thanh toán
• tóm tắt công việc hoàn thành
• số tiền phải thanh toán
• chi tiết về tiền thuế phù hợp
• hướng dẫn thanh toán

Bạn có thể nêu tất cả những thông tin chi tiết như vừa nêu và các thông tin khác miễn là phù hợp với đặc thù công việc của bạn, mẫu bạn sử dụng như thế nào không quá quan trọng. 

Cá nhân tôi dùng một mẫu đơn giản của Excel đối với hệ điều hành MAC (đến File > New from Template …, chọn Business Finance và nhấn vào Invoice). Cái này rất cơ bản và có lẽ nó chưa từng được trao giải gì liên quan đến thiết kế nhưng lại phù hợp với tôi. Có các mẫu tương tự có sẵn trên Word và các chương trình khác tương tự, cho cả hệ điều hành Mac và Windows.

Nếu như công việc của bạn phức tạp hơn và bạn cần ghi khối lượng công việc nhiều hơn, bạn có thể sử dụng các phần mềm hoặc ứng dụng chuyên ngành hơn, với các tiện ích thêm như thể hiện rõ tiến độ hoặc thực hiện một số chức năng về tài chính khác. Có rất nhiều ứng dụng cho bạn lựa chọn, ví dụ như mẫu của Zoho, Harvest và Invoicable. Bạn cũng có thể gửi hóa đơn thông qua PayPal, rất thuận tiện nếu như bạn vừa muốn ghi hóa đơn và nhận thanh toán cùng qua PayPal.

Bất cứ phương thức thanh toán nào mà bạn sử dụng, nên nhớ cài đặt nhắc nhở khi hóa đơn đến hạn thanh toán. Theo cách đó bạn có thể kiểm tra được khi nào đối tác thanh toán và theo dõi nếu đối tác không thanh toán đúng hạn. Chúng ta sẽ xem sẽ làm thế nào nếu điều đó xảy ra ở mục tiếp theo dưới đây.

4. Phải làm gì nếu họ không trả tiền

Nếu như bạn đã làm theo các bước ở trên rồi, tức là bạn sẽ có cơ hội thuận lợi trong việc nhận được tiền thanh toán đúng hạn. Nhưng đôi khi, mặc dù bạn đã nỗ lực lựa chọn đối tác một cách thận trọng rồi; lựa chọn và trao đổi về phương thức thanh toán cũng như đã gửi hóa đơn rõ ràng và đúng hạn thì có lúc bạn vẫn không nhận được tiền thanh toán như thỏa thuận. Trong mục này, chúng ta sẽ xem xét tới việc làm sao để xử lý tình huống vừa nêu.

Bước 1: Nhấc điện thoại lên

Đôi khi mà đặc biệt là khi bạn làm việc cho những công ty lớn, việc đối tác không thanh toán có thể là do đối tác quên hay do sự lộn xộn về giấy tờ nên họ không thanh toán. Vì vậy, không cần phải nóng vội ngay. Thay vào đó hãy nhấc điện thoại lên và gọi điện cho họ xem nguyên nhân tại sao chưa thanh toán.Tôi đã thấy nhiều bất đồng đã được giải quyết nhanh hơn rất nhiều chỉ trong một cuộc điện thoại kéo dài 5 phút thay vì một loạt các email trao đổi qua lại dài dòng.

Mặc dù bạn đang làm một việc có vẻ như không được chính thống cho lắm ở bước này, tuy nhiên bạn muốn công việc được mau lẹ. Nếu bạn đã thực hiện như lời khuyên ở bước trước và đã cài đặt nhắc nhở khi thanh toán đến hạn, phải đảm bảo bạn đã thực hiện bước đó một cách nhanh chóng – trong vòng 1 hoặc 2 ngày là tốt nhất. Theo đó, bạn không chỉ bắt đầu cho quá trình thanh toán một cách sớm nhất mà còn cho đối tác thấy bạn đã tuân thủ các điều khoản thanh toán một cách nghiêm túc.

Bước 2: Theo dõi bằng văn bản

Sau khi bạn đã gọi điện cho đối tác, lập tức gửi thư điện tử xác nhận rằng bạn đã đồng ý với kế hoạch thanh toán của họ. Bạn nên giữ mọi thứ một cách thiện chí nhưng điều quan trọng là phải ghi lại cuộc nói chuyện điện thoại phòng khi có rắc rối liên quan sau đó. Ví dụ, bạn có thể viết email như sau:

Tôi rất vui vì cuộc nói chuyện với ông ngày hôm nay và tôi cũng xin cảm ơn vì ông đã cho tôi biết rằng nhân viên kế toán của bên ông đang nghỉ phép. Tôi cũng rất vui vì biết anh ta sẽ trở lại làm việc trong hôm nay và tôi sẽ nhận được tiền thanh toán cuối tuần này. Tôi sẽ gửi email cho ông vào thứ 2 tới để báo cho ông biết là tôi đã nhận được tiền hay chưa.

Lời diễn giải trong email tùy thuộc vào bạn nhưng ý chính chủ yếu xác nhận về ngày mà bạn muốn nhận được tiền thanh toán từ đối tác (và nêu thêm ý nói bạn sẽ theo dõi việc đó).

Bước 3: Làm việc với đúng người 

Không có gì đảm bảo nếu trong một khâu công việc mà lại có quá nhiều người tham gia. Đặc biệt nếu như đối tượng lại là một công ty lớn, đó quả là một vấn đề không hề nhỏ.

Ví dụ, bạn gửi email yêu cầu thanh toán tới một người thường xuyên liên hệ công việc với bạn tên là Bill, anh ta gửi mail cho sếp của anh ta tên là Janet, rồi Janet chuyển tiếp email cho Sanjay là trưởng phòng kế toán, sau đó Sanjay lại chuyển cho nhân viên Jared xử lý việc thanh toán.

Jared trả lời Sanjay, Sanjay lại trả lời Janet, rồi sau đó tới Bill, và cuối cùng mới trả lời bạn, đã mất 1 tuần sau đó chỉ để trả lời cho một yêu cầu ban đầu, và cứ như thế bạn lại phải bắt đầu cả quá trình lại từ đầu.

Theo cách vừa nêu thật vô lý nhưng quả thật tôi đã từng rơi vào tính huống đó trước đây (chỉ là các tên nhân vật đã được tôi đổi đi).

Rõ ràng là tốt nhất trong trường hợp này nên nói trực tiếp với Jared và biết được tiến độ đã tới đâu. Như vậy, bạn sẽ giải quyết vấn đề một cách nhanh gọn và cũng tránh việc gây tổn hại tới mối quan hệ với những người khác mà bạn đang làm việc cùng.

Ngay khi bạn cảm thấy có vấn đề, có lẽ phát hiện trong cuộc gọi ở Bước 1, hãy hỏi luôn người chịu trách nhiệm trong việc thanh toán là ai và xin luôn thông tin liên hệ. Sau đó liên lạc với anh ta trực tiếp, trừ khi không có tiến triển gì với người này thì bạn mới liên hệ với người mà bạn thường xuyên làm việc cùng trong dự án/công việc.

Bước 4: Dứt khoát và đều đặn

Luôn theo dõi thường xuyên thông qua điện thoại hoặc emai, ghi chép lại sự việc và liên hệ với nhiều người khác nhau nếu cho đó là phù hợp và cần thiết. Đặt nhắc nhở sau mỗi cuộc điện thoại hoặc một lời hứa hẹn, và lại theo dõi ngay khi chúng đến hạn.

Bằng cách này, bạn đã nói rõ thông điệp với đối tác rằng bạn vẫn luôn ở đây và theo dõi “không đi đâu hết” và cách đơn giản nhất để kết thúc tình huống này chính là việc đối tác phải thanh toán cho bạn. Không cần phải làm phiền bất kỳ ai, hãy chỉ theo dõi một cách đều đặn và ổn định.

Bước 5: Dừng công việc

Trong các cuộc tranh chấp lao động ở vương quốc Anh, các lãnh đạo liên đoàn lao động thường nói với các thành viên của họ rằng “Hãy dừng làm việc!”. Các công nhân cũng sẽ bỏ các đồ nghề xuống và từ chối làm việc cho tới khi bất bình được giải quyết. 

Nếu bạn là một người làm việc tự do thì đây chính là hướng dẫn chỉ cho bạn cách mà bạn có thể nhận được tiền thanh toán đúng hạn. Điều này có hiệu quả như là chiến lược đòi được tiền đúng thời hạn hay không thì nó còn phụ thuộc vào giá trị của chính bạn đối với đối tác của bạn và vào khả năng đối tác của bạn có dễ dàng thuê được người khác để làm công việc đó thay cho bạn. Nhưng ít nhất điều này cũng giúp bạn tránh việc phải chịu thêm những tổn thất. Nếu khách hàng không trả tiền cho công việc mà bạn đã hoàn thành thì không nên tiếp tục làm việc với họ nữa để lại tiếp tục có nguy cơ bị tổn thất thậm chí nhiều hơn thế nữa.

Dĩ nhiên bạn không muốn dùng đến chiến thuật này ngay lập tức. Hãy dành thời gian hợp lý đối với đối tác để thống nhất hết các vấn đề có thể gây ra sự đình trệ thanh toán. Nhưng nếu mọi thứ đều đình trệ và bản cảm thấy rằng đối tác của bạn không công bằng, thì “dừng công việc” là một phản ứng hợp lý và hoàn hảo.

Bước 6: Bắt đầu (hoặc dọa sẽ bắt đầu) khởi kiện

Thú thực, khởi kiện được coi là phương án cuối cùng. Bạn có thể kiện ở tòa nhỏ nhưng ở nhiều quốc gia, quá trình này diễn ra chậm, rắc rối, đôi khi còn tốn kém và nói chung chả liên quan gì đến công việc mà bạn muốn làm.

Tin tốt lành nếu như đối tác của bạn cũng không muốn dính líu đến kiện tụng vì nó chỉ làm giảm uy tín của họ mà thôi. Bị khởi kiện bởi một người làm việc tự do vì không trả tiền đúng hạn quả là không đáng chút nào.

Vì thế, đơn giản là gửi một văn bản chính thức để khởi kiện là đủ để các bên ra hầu tòa. Nếu không, tiếp tục quá trình đòi nợ vì đối tác có thể quyết định giải quyết bất đồng ở một vài điểm nào đó. Quá trình kiện tụng còn khác nhiều so với phạm vi nêu tại điều khoản này bởi nó còn khác nhau giữa các quốc gia. Bạn nên tìm sự giúp đỡ từ các cơ quan/tổ chức sở tại hoặc các tổ chức tự do và cố gắng có được những lời khuyên về pháp lý một cách chuyên nghiệp mà bạn có khả năng thực hiện được.

Đã đến bước này, bạn cũng có thể muốn dùng một số cách khác, thí dụ như công khai việc thiếu nợ của đối tác hoặc làm giảm uy tín của đối tác. Các cách này cũng là các phương án cuối cùng, nhưng nếu bạn đã đến bước này đó là bởi vì các cách phù hợp trước đó không còn hiệu quả. Và bạn có thể sử dụng bất kỳ phương tiện nào mà bạn muốn nhưng đảm bảo những cách đó không làm ảnh hưởng tới danh tiếng hay tên tuổi của bạn là được.

Các bước tiếp theo

Mặc dù hướng dẫn này đã đến hồi kết ở bước hơi chua chát là phải đe dọa và khởi kiện để đòi nợ, nhưng nó lại quan trọng đáng để bạn ghi nhớ vì hầu hết các tranh chấp đều diễn ra kiểu như thế, không hề xa lạ.

Nếu bạn lựa chọn đối tác một cách kỹ lưỡng, hãy thiết lập các quy định rõ ràng về thời gian và phương thức trả nợ, phát hành hóa đơn một cách mạch lạc và theo dõi thường xuyên, bạn hầu như sẽ nhận được tiền thanh toán đúng thời hạn.

Làm theo chỉ dẫn trong hướng dẫn này không chỉ giúp bạn tránh lãng phí thời gian vào những bất đồng không hay và không cần thiết, nó còn trợ giúp về tài chính cho một cá nhân làm việc tự do như bạn. Như tôi đã viết trong một bài hướng dẫn trước đó dành cho công việc kinh doanh nhỏ lẻ, có dòng tiền tốt là một nhân tố cấu thành cho thành công của công việc kinh doanh. Nhận được tiền sớm có nghĩa là bạn sẽ có tiền sẵn để chi trả cho các hóa đơn mà không phải bị thiếu nợ, vì thế có thời gian để đưa ra được các điều khoản thanh toán một cách thẳng thắn đồng thời phát hành các hóa đơn một cách cận thận.

Bạn có các lời khuyên hoặc các chiến lược khác để nhận được thanh toán đúng thời hạn? Hãy chia sẻ với các đồng nghiệp freelancer của bạn trong các ý kiến dưới đây, hoặc trên diễn đàn của học viên Tuts +.