Cách nhanh chóng thêm chữ ký email chuyên nghiệp trong Outlook

() translation by (you can also view the original English article)

Có một chữ ký email chuyên nghiệp tốt là rất quan trọng. Một chữ ký hấp dẫn của Microsoft Outlook giúp bạn tạo ấn tượng phù hợp với các liên hệ của mình. Nó cũng có thể giúp họ nhớ thông tin liên lạc của bạn, vì mọi thứ đều được tóm tắt gọn gàng trong chữ ký email của bạn.

Bạn có thể đã nhìn thấy chữ ký email chuyên nghiệp ở dưới cùng của thư điện tử trước đây - chúng gần giống danh thiếp với thiết kế logo hấp dẫn cũng như các chi tiết liên lạc. Bạn thậm chí có thể nghĩ đến việc thêm một chữ ký email cho chữ ký MS Outlook của mình, nhưng bạn có thể sẽ không chắc chắn biết cách thực hiện nó.

Có tin tốt đấy! Thật dễ dàng để thêm chữ ký email chuyên nghiệp vào tất cả thư email Outlook của bạn bằng các mẫu chữ ký email chuyên nghiệp. Bạn có thể thiết lập một để bất cứ ai nhận được thư từ bạn cũng sẽ nhận được chữ ký email chuyên nghiệp của bạn. Hoặc, bạn có thể thiết lập nhiều chữ ký cho cùng một tài khoản email Outlook. Bạn có thể sử dụng một mẫu chữ ký email chuyên nghiệp cho những lá thư email của doanh nghiệp của bạn và chuyển sang thiết kế nhẹ nhàng hơn cho email cá nhân của bạn.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách tìm và tải xuống một mẫu chữ ký email. Sau đó, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thêm chữ ký email chuyên nghiệp vào Outlook của bạn bằng một mẫu. Cuối cùng, tôi sẽ chia sẻ một số ví dụ chữ ký email chuyên nghiệp và các tài nguyên có liên quan khác sẽ giúp bạn quản lý email của mình tốt hơn.

Guide to Inbox Zero Mastery (Tải xuống eBook miễn phí)

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học cách thêm chữ ký email vào Outlook. Nhưng đây cũng là thời điểm tuyệt vời để kiểm soát hộp thư đến email Outlook của bạn. Vì vậy, hãy chắc chắn để tải eBook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Nó bao gồm các chiến lược tổ chức hộp thư đến và các thủ thuật hay để quản lý tất cả email đến của bạn hiệu quả hơn.

Bây giờ hãy chuyển sang hướng dẫn chính của chúng tôi về cách thêm chữ ký trong Outlook.

Cách thêm chữ ký vào Outlook (Video)

Tìm hiểu cách thêm chữ ký email chuyên nghiệp vào email Microsoft Outlook của bạn trong video ngắn này:

Cách tạo chữ ký trong Outlook

Nếu bạn muốn tạo chữ ký trong Outlook mà bạn có thể sử dụng nhiều lần, hãy làm theo các bước dưới đây:

Bước 1. Tải xuống mẫu email chuyên nghiệp

Trước khi bạn có thể thêm chữ ký email chuyên nghiệp vào email Outlook của mình, bạn cần tìm mẫu email phù hợp cho thương hiệu của mình. Bạn có thể tìm thấy các mẫu email hấp dẫn trên Envato Elements.

Envato Elements là một dịch vụ tuyệt vời cung cấp cho bạn quyền truy cập không giới hạn tới hàng trăm tài sản sáng tạo được thiết kế chuyên nghiệp như mẫu chữ ký email, theme WordPress, mẫu bản trình bày và hơn thế nữa! Là người đăng ký Envato Elements, bạn thậm chí sẽ có quyền truy cập vào các video hướng dẫn cao cấp độc nhất.

Đối với các ví dụ chữ ký email chuyên nghiệp trong hướng dẫn này, tôi đang sử dụng mẫu1000 Email Signatures:

1000 Email Signatures template — Mẫu 1000 Email Signaturess từ Envato Elements có hàng chục các tùy chọn thiết kế cho chữ ký email Outlook của bạn.

Mẫu thú vị này từ Envato Elements có một số tính năng thân thiện với người dùng, bao gồm:

Một danh mục thông minh để giúp bạn tìm thấy chữ ký email phù hợp với bạn
Phông chữ thay thế Lato, Montserrat và Raleway cho các tập tin HTML
Một tài liệu tập tin trợ giúp để bạn có thể bắt đầu nhanh chóng
Và hơn thế nữa!

Tất cả các tính năng này và nhiều tính năng khác nữa làm cho mẫu chữ ký này trở thành một lựa chọn tuyệt vời cho một chữ ký email chuyên nghiệp.

Lưu ý: Để chỉ tải xuống một mẫu email duy nhất mà không cần truy cập vào bất kỳ tài nguyên quảng cáo nào khác, hãy mua mẫu chữ ký email được thiết kế chuyên nghiệp trên GraphicRiver.

Bước 2. Sửa đổi mẫu chữ ký email chuyên nghiệp

Khi bạn đã tải xuống mẫu chữ ký email của mình, bâu giờ là lúc sửa đổi mẫu để bao gồm thông tin liên hệ của riêng bạn.

Nếu mẫu chữ ký email mà bạn đã chọn bao gồm nhiều hơn một mẫu, hãy chọn mẫu bạn sẽ sử dụng với Microsoft Outlook.

Tiếp theo, thu thập thông tin liên hệ mà bạn muốn bao gồm trong mẫu chữ ký của bạn. Thông tin cần thiết sẽ tương tự với thông tin mà bạn sẽ đưa vào danh thiếp, chẳng hạn như:

Họ và tên
Chức danh
Tên công ty
Địa chỉ công ty
Địa chỉ email
Số điện thoại
Thông tin liên hệ truyền thông xã hội
Logo công ty
Hình ảnh (tùy chọn)

Khi bạn đã thu thập được những gì bạn cần, hãy thay thế các thông tin mặc định của mẫu đó bằng thông tin liên hệ của bạn. Để tùy chỉnh mẫu chữ ký email của bạn, hãy mở tập tin .psd trong Adobe Photoshop. Sử dụng công cụ Type Tool [T] để nhập vào các chi tiết của bạn:

modifying contact information — Bạn có thể sửa đổi thông tin liên hệ của mình trong Adobe Photoshop.

Bạn cũng có thể thay đổi màu sắc chữ ký email, thêm hình ảnh hoặc biểu tượng và thực hiện các thay đổi khác cho chữ ký email đó — tất cả từ bên trong Photoshop. Khi bạn đã hoàn tất việc thực hiện thay đổi, hãy lưu chữ ký email của bạn dưới dạng tập tin .png.

Để thêm siêu liên kết vào các thành phần trực tuyến của thông tin liên hệ của bạn, chẳng hạn như thông tin liên hệ truyền thông xã hội và địa chỉ email của bạn, hãy sử dụng công cụ như Adobe Dreamweaver để sửa đổi tập tin .htm.

Bước 3. Sao chép hình ảnh chữ ký email vào thư mục

Khi bạn đã hoàn tất các tập tin hình ảnh và siêu liên kết chữ ký email của mình, hãy sao chép các tập tin vào đường dẫn sau trên ổ cứng PC của bạn:

C:\Users\[YourUsername*]\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

* YourUsername là tên người dùng Microsoft Windows được gán cho bạn.

^{Vì vậy, trong ví dụ này, chúng tôi đang sử dụng tên Jane Doe, đường dẫn sẽ là:}

C:\Users\JaneDoe\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Ghi chú: Đường dẫn thư mục được mô tả trong ví dụ trên là đường dẫn mặc định nơi các tập tin chữ ký email MS Outlook được lưu trữ. Nếu bạn hoặc quản trị viên hệ thống của bạn đã thay đổi đường dẫn này, bạn sẽ cần phải sử dụng vị trí mới nơi các tập tin chữ ký email của bạn hiện được lưu trữ.

Bước 4. Mở một thư email mới

Tiếp theo, mở thư email mới trong Microsoft Outlook bằng biểu tượng New Email trên thanh Ribbon. Cửa sổ New Messages xuất hiện:

Outlook New Messages window — Để thay đổi một mẫu chữ ký email, bắt đầu bằng cách mở cửa sổ **New Messages** của MS Outlook.

Từ thanh Ribbon trên cửa sổ New Messages, chọn biểu tượng Signature. Từ trình đơn thả xuống, hãy chọn tùy chọn Signature. Cửa sổ Signatures and Stationery hiển thị:

Signatures and Stationery windo — Bạn có thể thêm, xóa hoặc đổi tên chữ ký email từ cửa sổ **Signatures and Stationery** .

Bước 5. Thêm chữ ký Outlook mới

Để thêm chữ ký email mới trong Outlook, hãy đảm bảo rằng bạn đang ở trên tab E-mail Signature trên cửa sổ Signatures and Stationery. Lưu ý cách hộp Select signature to edit đã có chữ ký có tên là Primary. Đó là chữ ký Outlook mặc định của bạn. Nếu bạn chưa thiết lập chữ ký email, nó có thể để trống.

Nhấp vào nút New bên dưới hộp chọn Select signature to edit. Hệ thống này sẽ nhắc bạn tạo tên cho chữ ký email Outlook mới của bạn:

signature name prompt — Vì bạn có thể thiết lập một số email trên MS Outlook, hãy sử dụng một cái tên để mô tả chữ ký này.

Trong ví dụ này, tôi sẽ thiết lập chữ ký email doanh nghiệp cho MS Outlook, vì vậy tôi nhập tên doanh nghiệp: AnyTown Consulting. Sau đó, tôi nhấp vào nút OK. Bây giờ bạn sẽ thấy tên chữ ký bạn vừa nhập vào (trong trường hợp này là AnyTown Consulting) phía trên chữ ký email Primary (mặc định) của bạn:

new Outlook email signature — Bạn vừa thêm một chữ ký email Outlook mới.

Ghi chú: Bạn cũng có thể sử dụng nút Delete bên dưới trường Select signature to edit để xóa chữ ký email mà bạn không muốn sử dụng nữa. Hoặc, sử dụng nút Rename để đổi tên chữ ký.

Bước 6. Sửa đổi chữ ký email của bạn

Trên cửa sổ Signatures and Stationery, đảm bảo rằng chữ ký email bạn sẽ thay đổi đang được chọn trong hộp bên dưới trường Select signature to edit. Tiếp theo, nhấp vào hộp bên dưới trường Edit signature nơi bạn muốn chữ ký của mình xuất hiện:

insert email signature image — Nhấp vào biểu tượng **Insert Picture** để chèn chữ ký email chuyên nghiệp đã sửa đổi mà bạn đã tùy chỉnh trước đó.

Nhấp vào biểu tượng Insert Picture. Một cửa sổ Insert Picture xuất hiện, cho phép bạn chọn một tập tin đồ họa cho chữ ký bạn muốn sử dụng. Bạn cần chọn tập tin chữ ký email .png mà bạn đã thay đổi và lưu trước đó. Khi bạn tìm thấy tập tin đó, hãy nhấp vào nút Insert. Bạn sẽ thấy chữ ký email trong hộp Edit signature ký:

new professional email signature image — Chữ ký email chuyên nghiệp mới của bạn hiển thị trong hộp **Edit signature** .

Bước 7. Thêm một chữ ký văn bản

Rất tốt để thêm chữ ký email văn bản bên dưới hình ảnh đồ họa chữ ký email chuyên nghiệp của bạn. Có văn bản trong chữ ký MS Outlook của bạn sẽ hữu ích khi email của bạn được nhận bởi hệ thống email không chấp nhận đồ họa.

Ít nhất, chữ ký email văn bản của bạn nên bao gồm:

Họ và tên
Chức vụ
Công ty
Điện thoại
Địa chỉ email

Với thông tin văn bản này, người nhận email của bạn sẽ có thể trả lời email của bạn nếu họ muốn làm như vậy.

Nhập thông tin chữ ký email văn bản của bạn ngay bên dưới chữ ký email đồ họa. (Sử dụng thanh cuộn để di chuyển xuống cửa sổ đó.):

text email signature — Vì một số hệ thống email không nhận được hình ảnh, hãy thêm một số thông tin chữ ký văn bản vào chữ ký email Outlook của bạn.

Nhấp vào nút OK để lưu các thay đổi của bạn vào chữ ký email của bạn.

Lần sau khi bạn mở thư email mới, chữ ký email Outlook mà bạn đã tạo sẽ tự động được thêm vào cuối thư của bạn:

message with Outlook email signature — Khi bạn đã lưu chữ ký trong Outlook, thông tin chữ ký của bạn sẽ xuất hiện ở cuối mỗi email sử dụng chữ ký đó.

Nhập thư của bạn như bình thường, sau đó gửi nó đi.

Bước 8. Thêm một chữ ký email khác

Như tôi đã đề cập trước đó, bạn có thể có nhiều chữ ký được thiết lập trong email Outlook. Điều này đặc biệt thuận tiện nếu bạn sử dụng cùng một email cho email doanh nghiệp và cá nhân. Bạn có thể muốn có chữ ký email thứ hai, nhẹ nhàng hơn và thú vị hơn cho bạn bè và gia đình.

Để tạo chữ ký email khác, hãy quay lại Bước 5 và thực hiện lại quy trình này. Hãy chắc chắn đặt cho chữ ký email thứ hai của bạn với một tên khác với tên đầu tiên của bạn.

Sau khi bạn đã sẵn sàng gửi một thư email Outlook với chữ ký email thứ hai, bấm vào biểu tượng Signature trong cửa sổ New Message trên thanh Ribbon. Một trình đơn thả xuống sẽ xuất hiện. Nhấp chuột vào tên của chữ ký email mà bạn muốn sử dụng. Sau đó gửi thư của bạn.

Nếu bạn đang sử dụng nhiều hơn một chữ ký email với MS Outlook, sẽ là một ý tưởng tốt để hình thành thói quen kiểm tra chữ ký email của mình mỗi khi bạn gửi thư để đảm bảo rằng bạn đang sử dụng chữ ký chính xác. Bạn sẽ không muốn vô tình sử dụng chữ ký email thú vị của bạn cho một email doanh nghiệp hoặc email doanh nghiệp của bạn cho một lá thư vui vẻ gửi tới bạn bè hoặc gia đình.

Mẫu chữ ký email cao cấp khác

Trong hướng dẫn này, chúng ta tập trung vào việc sử dụng một gói mẫu chữ ký email duy nhất từ Envato Elements, nhưng có nhiều chữ ký email có sẵn từ Envato Elements và GraphicRiver mà bạn có thể muốn sử dụng cho email Outlook của mình. Đây chỉ là một vài trong số chúng:

1. 360 Professional Email Signature Templates

Gói mẫu email chuyên nghiệp linh hoạt này từ Envato Elements bao gồm 360 tập tin HTML riêng lẻ. Chọn trong 30 tùy chọn bố cục khác nhau và 12 phong cách màu khác nhau. Bạn có thể dễ dàng cá nhân hóa các mẫu này bằng logo, ảnh và thông tin của riêng bạn. Ngoài ra còn có tài liệu trợ giúp HTML để giúp tùy chỉnh của bạn diễn ra một cách suôn sẻ hơn.

2. Modern Email Signature Template

Nếu bạn đang tìm kiếm một mẫu chữ ký email chuyên nghiệp, hiện đại, đẹp mắt với nhiều tính năng hữu ích, thì đây là một mẫu phù hợp. Dưới đây là một số tính năng mà bạn sẽ tìm thấy trong Modern Email Signature Template:

Sử dụng các đối tượng thông minh
Bao gồm các tập tin trợ giúp HTML được tài liệu hóa tốt
Lựa chọn giữa 11 biến thể chữ ký điện tử với 11 tập tin HTML
Và hơn thế nữa!

3. 301 Email Signature Template

Mẫu 301 Email Signature là tất cả cho các tùy chọn. Chọn giữa 43 tùy chọn bố cục khác nhau và bảy biến thể màu sắc khác nhau. Trong mẫu này, bạn sẽ tìm thấy nhiều mẫu thiết kế chữ ký khác nhau từ mẫu chữ ký email bao gồm cả hình ảnh cho đến các chữ ký email văn bản chỉ tập trung vào truyền thông xã hội. Một trong số chúng sẽ phù hợp với bạn.

Tìm hiểu thêm về chữ ký email

Chữ ký email mà bạn sử dụng sẽ để lại ấn tượng cho người đọc của bạn. Đối với các liên hệ kinh doanh, bạn sẽ muốn đảm bảo sử dụng chữ ký email chuyên nghiệp và bạn vừa tìm hiểu cách thực hiện điều đó.

Để tìm hiểu thêm về cách kết thúc một email và thông tin chi tiết hơn về chữ ký email, hãy nghiên cứu các hướng dẫn sau:

Để tìm các mẫu chữ ký email chuyên nghiệp hơn nữa mà bạn có thể sử dụng với MS Outlook, hãy xem bài viết này:

E-mail

12+ Professional Email Signature Templates: With Unique Designs

Sean Hodge

Các mẹo và chiến lược email hữu ích khác

Đừng quên đăng ký nhận bản tin Tuts + Business và tải eBook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Nó bao gồm với các chiến lược tổ chức hộp thư đến và các thủ thuật hay để quản lý tất cả email đến của bạn hiệu quả hơn.

Thêm chữ ký email chuyên nghiệp vào PowerPoint ngay hôm nay

Trong hướng dẫn này, tôi đã cung cấp hướng dẫn từng bước cho bạn về cách thêm chữ ký email vào Microsoft Outlook. Tôi cũng đã chia sẻ một số mẫu email tốt nhất mà bạn có thể sẽ muốn xem xét sử dụng. Tôi thậm chí còn liệt kê một số tài nguyên khác để giúp bạn tạo các chữ ký email tốt nhất mà bạn có thể cũng như giúp bạn nhận được nhiều hơn nữa từ hộp thư đến của mình.

Bạn vừa phát hiện ra cách dễ dàng để thêm chữ ký email vào tất cả thư email Outlook của bạn bằng cách sử dụng mẫu chữ ký email được thiết kế chuyên nghiệp! Tại sao không bắt đầu với việc nâng cấp chữ ký email của bạn với một mẫu từ Envato Elements hoặc GraphicRiver ngay hôm nay?