Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Andrea Ho (you can also view the original English article)
Bạn muốn tham dự một hội nghị truyền thông xã hội diễn ra trong một vài tháng? Việc lấy một chứng chỉ Adobe thì thế nào? Một số công ty đã thiết lập ngân sách dành cho đào tạo cho công việc cụ thể và thăng tiến nghề nghiệp, trong khi các nhân viên khác đấu tranh trong môi trường một sống hai chết, như trong ví dụ sau:
Dù bạn ở trên con tàu nào, thì việc tìm kiếm một người chủ khác không phải là chọn lựa duy nhất.
Sự phát triển của nhân viên và mối quan hệ của nó với mực độ hài lòng với công việc
Theo khảo sát về sự hài lòng trong công việc của nhân viên và sự kết nối 2014 của Hội quản lý nguồn nhân lực (Society for Human Resource Management - SHRM), 40% nhân viên đánh giá việc đào tạo nghề cụ thể là "rất quan trọng" đối với mong muốn của họ, tiếp theo là sự phát triển chuyên nghiệp ở mức 36%.
Theo một bài báo từ Harvard Business Review, một phân tích hơn 1200 người trẻ tuổi (30 nhà quản lý) tiết lộ rằng các nhà tuyển dụng thường hài lòng với nhu cầu của họ về các cơ hội tăng cường trách nhiệm và thăng tiến. Nhưng "họ không nhận được nhiều trong cách phát triển chính thức, chẳng hạn như đào tạo, cố vấn và huấn luyện".
Theo kinh nghiệm của tôi, biết về điều này và thuyết phục sếp hay nhân sự của bạn về giá trị của việc đào tạo hoàn toàn khác biệt. Mối quan tâm chính của họ là lợi nhuận của công ty, không phải là sự hài lòng trong công việc của bạn. Nhưng với kỹ thuật và kịch bản thích hợp, thì bạn có thể xây dựng một tình huống thuyết phục.
Trước tiên, tải về bảng tính PDF miễn phí của chúng tôi để thương lượng nhận đào tạo có trả phí, điều này sẽ giúp bạn thực hành cho các chiến lược bạn sẽ học ở đây.
Hãy cho thấy việc đạo tào sẽ mang lại lợi ích cho ông chủ bạn
1. Nghiên cứu tỉ mĩ đường lối của công ty
Kiểm tra sổ tay nhân viên, mạng nội bộ và tài liệu nhân sự để biết các chính sách hiện có về đào tạo nhân viên. Mỗi công ty sẽ khác nhau nhưng đây là những kịch bản khả dĩ mà bạn có thể mong đợi:
- Không có chính sách nào cho hoạt động đào tạo nhưng không có nghĩa là họ không khuyến khích điều này. Ngân sách bị hạn chế hoặc không có nhân lực nhàn rỗi.
- Chính sách cắt giảm rõ ràng về các loại hình đào tạo được bao hàm, gồm chi phí có thể hoàn trả và chi phí tự vận động, trái phiếu nhân viên và các ràng buộc khác.
- Công ty có chính sách rõ ràng cho biết họ không hỗ trợ bất kỳ đào tạo nào.
Nếu không có tài liệu hướng dẫn, hãy hỏi một người nào đó từ HR một số câu hỏi:
- "Công ty đã từng trả tiền cho các đào tạo bổ sung của nhân viên chưa?"
- “Nhân viên có được cử đi làm đại diện cho công ty để thúc đẩy công việc kinh doanh mới không?” Đặt câu hỏi này trong trường hợp hoạt động được phê duyệt không liên quan đến công việc thực tế. Tìm hiểu xem liệu chủ lao động của bạn có sẵn sàng đầu tư vào các hoạt động không mang lại lợi tức trực tiếp (ROI) ngay tức thì không.
- “Các trường hợp về việc đào tạo có tài trợ trước đây là gì?” Việc đào tạo có cần thiết để bắt kịp công việc hoặc thăng tiến lên vị trí cao hơn không?
Tất cả điều này sẽ giúp bạn trả lời những phản đối tiềm ẩn sau này. Ví dụ: biết ngân sách công ty đã phân bổ hoặc có bằng chứng về yêu cầu được chấp thuận trước đây là một sự phản bác hữu hiệu với một lời từ chối trực tiếp "chúng tôi không có ngân sách".
2. Xây dựng tình huống của bạn
Bây giờ bạn đã biết bạn đang làm gì, đã đến lúc thu thập bằng chứng cho đề xuất của bạn.
Bước 1: Thông tin đào tạo
Tìm kiếm chi phí, chương trình giảng dạy, thời lượng, thời hạn đăng ký, và người tham dự tối thiểu (nếu có). Đối với các sự kiện tại chỗ, ước tính chi phí đia điểm và phí đi lại. Bạn có thể có các khoản tiền hoàn lại này hoặc đề nghị chi trả các chi phí như một phần của đề xuất của bạn.
Lưu ý ngày và thời gian đào tạo, bao gồm các chọn lựa ban đêm và cuối tuần. Nửa ngày nghỉ ở văn phòng nghe ngắn ngủi với bạn nhưng với người quản lý thì không.
Bước 2: So sánh chi phí đào tạo với các chọn lựa khác
Mike Julian, một chuyên gia tư vấn kỹ thuật cao cấp, cho biết: “Tôi thấy rằng đối với những người quản lý có nhận thức về chi phí, thì việc giải thích những lựa chọn thay thế mà bạn xem xét và tại sao chúng kém hiệu quả hơn là một phần tuyệt vời cho một đề xuất”.
Xen kẽ lựa chọn đào tạo ưa thích của bạn với một lựa chọn ít tốn kém và đắt tiền hơn. Với một khóa học tự học Photoshop trị giá 150 đô, 500 đô cho đào tạo trực tiếp và một sự kiện kéo dài giá 1.500 đô có cùng một chủ đề, sẽ sếp của bạn sẽ dễ dàng bị thuyết phục bởi chọn lựa thứ hai. Trong cùng mối quan tâm, một chứng chỉ C++ đắt tiền có vẻ như một khoản đầu tư tốt hơn so với một chương trình tương tự không cấp chứng chỉ.
Bạn cũng có thể so sánh các lựa chọn dựa trên thời lượng, ví dụ một khoá học mất 2 ngày và một khoá khác mất cả tuần lễ.
Bước 3: Liệt kê ROI khả dĩ cho công ty
Chuyển hướng chú ý càng xa bạn càng tốt.
Các tác động tiêu cực khi phê duyệt yêu cầu của bạn khiến sếp của bạn lo lắng. Nếu bạn từ chức sau khi hoàn thành khoá học thì sao? Điều gì sẽ xảy ra nếu quản lý cao cấp hơn không chấp thuận lựa chọn của người quản lý của bạn để đồng ý với khoản chi phí này? Đó là lý do tại sao mọi người mà tôi từng nói chuyện đều nhấn mạnh đến việc trích dẫn ROI. Các ROI bạn có thể tham khảo là:
- Hoàn thành công việc của bạn nhanh hơn.
- Truyền đạt kỹ năng mới cho đội nhóm.
- Nhận lấy nhiều trách nhiệm hơn.
- Những kỹ năng mới không liên quan đến mô tả công việc của bạn mở ra những khả năng mới như bổ sung vào danh sách sản phẩm và dịch vụ hiện thời của công ty.
- Những đợt đào tạo giúp bạn cập nhật với xu hướng ngành, như các vấn đề bảo mật và phần mềm mới.
- Xây dựng nhận diện thương hiệu và học từ những con người quan trọng trong ngành.
- Đẩy mạnh những lời giới thiệu từ những người đã gặp bạn.
Bước 4: Tín dụng thuế và các khoản khấu trừ
Một số quốc gia cho phép các doanh nghiệp sử dụng khấu trừ thuế hoặc tín dụng để đầu tư vào việc đào tạo nhân viên của họ. Nhưng không phải tất cả các chương trình giáo dục và đào tạo đều đủ điều kiện, vì vậy hãy kiểm tra với phòng kế toán hoặc chuyên gia tư vấn thuế trước.
Bước 5: Nâng tầm ý định của bạn
“Cơ hội đào tạo và phát triển nghề nghiệp thường được xem là phần thưởng cho những người có biểu hiện xuất sắc. Đó là cách công ty đầu tư vào những người đã được chứng tỏ được mang lại ROI,” Mark Tosczak, một nhà chiến lược nội dung cho biết. Thu thập các lời tuyên dương từ các dự án trước đây sinh lợi từ sự lãnh đạo và kỹ năng của bạn.
Nhấn mạnh rằng đầu tư vào bạn chứng tỏ rằng bạn là tài sản quý báu của công ty. Giữ chân nhân viên là một con đường hai chiều và sếp của bạn đã biết điều đó. Một lời nhắc nhở nhẹ sẽ không gây tổn thương. Nhưng nếu bạn không đáp ứng các chỉ số hiệu suất hoặc thường đi muộn, thì sếp của bạn sẽ không chấp thuận bất kỳ thứ, điều này sẽ trì hoãn việc của bạn.
3. Gửi đề xuất của bạn qua email
Đừng hy vọng sếp của bạn chấp thuận yêu cầu nếu bạn tự mình trực tiếp mang đến. Không cần phải phục kích họ. Thay vào đó, trước tiên hãy gửi email về yêu cầu của bạn và sau đó thương lượng trực tiếp. Bằng cách này, bạn có hai cơ hội để thương lượng và có thêm thời gian để thuyết phục sếp của bạn.
Harri Tiburcio, một viên chức truyền thông xã hội tại Manulife, đã viết một đề xuất yêu cầu đào tạo Search Engine Optimization (SEO) cho anh ta và nhóm làm việc của anh. Vì không được phép tiết lộ email, nên anh ấy đã cung cấp một mẫu phác thảo dựa trên yêu cầu của mình:
“Chào (Tên),
Nhóm của tôi cần đào tạo thêm về Search Engine Optimization cho doanh nghiệp mới mà chúng tôi đang xây dựng. HIện giờ, chúng tôi chỉ biết cơ bản về SEO.
Tôi đã tìm thấy một công ty cung cấp một chương trình đào tạo toàn diện về chủ đề này. Chi tiết bên dưới:
Tên công ty: ________________
Thông tin xác thực: danh sách các đơn vị liên kết và chứng thực.
Chương trình học: Bản sao phác thảo của chương trình nhận được từ website của họ.
Chi phí: giá tiền cho mỗi người tham dự.
Lịch trình và thời gian đào tạo: Đào tạo nửa ngày từ 9 giờ sáng đến 3 giờ chiều, bất kỳ cuối tuần nào của tháng 7.
Số lượng người tham dự được đề xuất là X. Chúng tôi có thể có ít người tham dự hơn nhưng tối thiểu là Y.
Tôi cũng đã xem xét SEO hiện tại và thứ hạng của website của chúng tôi. Nó cần cải tiến nhưng điều chúng ta biết vẫn chưa đủ. Chúng ta có thể áp dụng những gì sẽ được học để cải thiện website. Khóa đào tạo này cũng có thể giúp chúng ta hướng khách hàng tiềm năng đến website và thu về nhiều cơ hội kinh doanh cho đội ngũ.
Xin vui lòng cho tôi biết bạn nghĩ gì."
Anh ấy nhấn mạnh sự cần thiết phải đào tạo trong đoạn đầu tiên và đã viết một kết thúc mạnh mẽ với nhiều lợi ích hơn. Liệt kê số lượng người tham dự lý tưởng và tối thiểu cho thấy sếp của anh ta có hai lựa chọn về tổng chi phí và giờ làm việc bị mất. Cụm từ, "Vui lòng cho tôi biết ông nghĩ gì." cho thấy anh ấy hy vọng một cuộc thảo luận nếu yêu cầu bị từ chối mà không tạo cảm giác huênh hoang.
Chuẩn bị cho bài phát biểu của bạn
Dưới đây là tập hợp các lời khuyên và kịch bản trong thương lượng mà tôi cóp nhặt được từ các chuyên gia làm việc trong nhiều ngành nghề khác nhau.
ROI có liên quan đến công việc và công ty
Julian, Chuyên gia tư vấn kỹ thuật cao cấp trước đó đã đề cập chia sẻ hai chiến lược — một cho các sự kiện mà anh ấy là diễn giả và một chiến lược khác, nơi anh ấy là người tham gia:
“Tôi sẽ diễn thuyết tại (tên sự kiện) sự kiện về (chủ đề liên quan đến công việc). Là một diễn giả, công ty có thể hưởng lợi từ việc chi trả các chi phí của tôi theo những cách khác nhau.
Sự nhận diện thương hiệu từ việc có ai đó đứng trên sân khấu, cộng với cơ hội tuyển dụng hiện hữu trong các sự kiện như thế nhiều đáng giá hơn chi phí gửi tôi đến đó. ”
Julian nói thêm: “Tôi thường thấy 'sáng tạo' với những thứ tôi muốn họ trả tiền (chẳng hạn như một hội thảo liên quan đến lĩnh vực của tôi hoặc một khóa học không liên quan đến mô tả công việc của tôi hoặc doanh nghiệp của công ty). Đôi khi điều này có tác dụng, nhưng thông thường thì không. ”Kịch bản không phải lúc nào cũng có tác dụng, đặc biệt là cho việc đào tạo không liên quan.
Khi nói đến đào tạo, lập luận chủ chốt của anh là kịch bản bên dưới, trong đó X, Y và Z đề cập đến những lợi ích mà nhà tuyển dụng của anh chưa nhận được.
“Các kỹ năng tôi muốn học sẽ được tiếp thu hiệu quả nhất thông qua đào tạo. Điều này sẽ trực tiếp mang lại lợi ích cho công việc của tôi theo cách X, Y và Z.
MInh hoạ thực tế
John Fieldsend, một nhà quản lý tiếp thị kỹ thuật số và nhà phát triển web, đã thương lượng một khóa đào tạo nâng cao về bảo mật PHP kéo dài 4 ngày với sếp trước đây của anh. Cách tiếp cận của anh là một bài thuyết trình đề xuất ý tưởng thuyết phục với một minh hoạ trực tiếp:
“Qua 10 năm làm việc với tư cách là nhà phát triển web, tôi đã thấy nhiều công nghệ mới xuất hiện. Tôi đã luôn cố gắng ứng dụng các tiêu chuẩn mới nhất trong phát triển web bằng cách từ bỏ bố cục bảng và bắt kịp các ý tưởng CSS mới. Thay đổi lớn nhất là được phát triển với PHP, mà tôi đã học được để viết code ngoài giờ làm việc.
Website công ty mới của chúng tôi hiện dễ cập nhật và duy trì thông qua CMS tự xây dựng. Tuy nhiên, tôi đã nghe về một lỗ hổng bảo mật mới từ các nhà phát triển PHP khác được gọi là SQL injection.
Tôi đã tìm được một khóa đào tạo PHP chuyên sâu và tôi muốn đăng ký để cải thiện kỹ năng code và đảm bảo rằng website và code của chúng tôi được an toàn ”.
Đối với minh hoạ của mình, ông đã cho thấy cách một hacker sử dụng SQL injection có thể xâm phạm một website demo sau đó thay đổi mật khẩu và thông tin cơ sở dữ liệu.
Minh hoạ có giá trị trước
Dennis Mejia, một cựu chuyên gia IT (chuyên gia thông tin y tế), cho biết "bởi vì sếp cũ của tôi là một startup, chúng tôi không tiếp cận các đào tạo bổ sung." Vì vậy, ông tự mình đã trả tiền cho đăng ký trực tuyến khoá đào tạo, sau đó thuyết phục sếp của anh để gia hạn sau. Dưới đây là kịch bản dựa trên đề xuất ngắn gọn, không chính thức của anh ấy:
“Chào sếp, về website tôi đã kể với ông với bạn (tên website), ở đó tôi đã học được tất cả những điều tuyệt vời đó và nó cho phép tôi thích nghi với các công nghệ nhanh chóng? Đăng ký của tôi sắp hết hạn. ”
Sếp của anh ấy đã nhanh chóng đưa ra gợi ý bởi vì ông đã nhìn thấy giá trị của các gói đăng ký trả trước.
Thuyết phục ông chủ của bạn để trả tiền cho khoá đào tạo trực tuyến có mức giá hợp lý sẽ dễ dàng hơn một chút so với các lựa chọn đắt tiền hơn, vì vậy đó là một khởi đầu tốt. Chúng tôi cung cấp đào tạo video trực tuyến về các chủ đề công nghệ và sáng tạo tại Envato Tuts+, hãy xem đề xuất khoá học của chúng tôi.
Hiệu ứng nhỏ giọt
Ryan Cox, một nhà thiết kế trực quan, cho biết sếp của ông nhận biết giá trị của việc đào tạo. Nhưng trong giai đoạn đầu, “cả thời gian và tiền bạc đều hạn chế, vì vậy hầu hết chúng tôi có thể đề xuất là khoản đăng ký cho một cơ sở dữ liệu hướng dẫn,” ông nói.
Các ràng buộc ngân sách cản trở việc tạo nên một chương trình phát triển cho nhân viên. Nhưng ông vẫn kiên trì và chủ động trong việc giảng dạy người khác. Nỗ lực đầu tiên của anh tập trung vào việc trình bày lại những lợi ích mà nhóm của anh đã trải nghiệm trước:
“Như bạn đã biết, video hướng dẫn trực tuyến hữu dụng cho chúng tôi. Nó giúp mọi người trong nhóm hiểu thấu phần mềm mới. Nhưng kinh nghiệm của chúng tôi qua các hướng dẫn theo tiến độ tự quyết cho thấy chúng không thể thay thế cho việc nhìn thấy và nói chuyện trực tiếp với các chuyên gia.
Cox nói “sự nhiệt tình mới đã thúc đẩy ý tưởng học tập theo nhóm”. Một vài cuộc thảo luận về việc học tập theo nhóm trực tiếp diễn ra sau đó, ở đó ông đã nêu bật những lợi ích của phương pháp này bằng những cách khác nhau.
“Với đào tạo trực tiếp, một chuyên gia có hàng giờ trải nghiệm tại lớp học sẽ giảng dạy chúng ta. Các giảng viên có thể trả lời các câu hỏi và tạo điều kiện hướng dẫn thực hành bài học trong văn phòng của họ. Chúng tôi không nhận được loại phản hồi này khi tự học.”
“Nhóm của chúng tôi có thể tập trung hơn vào việc học nếu chúng tôi không ở văn phòng.”
“Đào tạo theo nhóm có thể giúp chúng tôi làm việc theo nhóm tốt hơn.”
Sau đó, một hướng dẫn sơ bộ về Continued Personal Development (CPD) - không ngừng phát triển cá nhân, đã được triển khai. “Điều này có nghĩa là một số giờ làm việc có thể được dành riêng cho việc học các kỹ năng mới, có thể là trực tuyến hoặc thông qua các chuyến đi bên ngoài. Sếp của chúng tôi sẽ chấp thuận hoặc từ chối các cơ hội đào tạo được đề xuất tuỳ theo thời gian, chi phí và kinh nghiệm thu được,” Cox nói.
“Kết quả là chúng tôi đã đi tham quan phòng thu âm cho bộ phim truyền hình BBC The Archers, có chuyến thăm quan đến BVE, tham dự một Sound Seminar tại Electric Cinema và nhiều hơn nữa”, ông tiếp tục.
Chỉnh sửa tài liệu từ công ty đào tạo
Jesse Anderson, một nhà phát triển chương trình giảng dạy Big Data, cho biết “các website hội nghị và đào tạo có các bài viết để gửi tới sếp của bạn.” Nếu họ không có, bạn có thể yêu cầu. Các tổ chức đào tạo hiểu sự cần thiết phải hợp lý hóa chi phí cho sếp của bạn.
Hội nghị thế giới Strata + Hadoop tại London có một chuyên trang hoàn chỉnh với các chiến lược thuyết phục sếp của bạn và email yêu cầu tham dự.
Dưới đây là ảnh chụp màn hình email cho phép tải xuống của họ:
Tra Google với từ khoá “Convince your manager” + “(workshop or training topic)” hoặc “Justification Letter” và “(topic)” với dấu ngoặc kép để tìm thêm các mẫu có thể tải xuống liên quan đến khóa học mong muốn của bạn. Ví dụ: tìm kiếm về "graphics design seminar" + "convince your manager" ("hội thảo thiết kế đồ họa" + "thuyết phục người quản lý của bạn") đã dẫn tôi đến trang của NIWeek để cung cấp thư xác nhận cho người tham dự.
Bữa trưa mang theo
Tosczak nói việc cung cấp một bữa trưa mang đi hoặc món quà sau khi trở về từ sự kiện này thường thuyết phục được các sếp trước đây của ông. Dưới đây là một đề xuất có thể biến đổi dựa trên chiến lược của anh ấy:
“Tôi đã thấy một hội thảo 3 ngày về (chủ đề) diễn ra tại (địa điểm). Một số chủ đề là (thách thức liên quan đến công việc) được trình bày bởi (tên đáng chú ý 1) và (hướng dẫn về một công cụ mới) theo (tên đáng chú ý 2). Đón đầu những xu hướng sắp tới và trò chuyện với các đối thủ cạnh tranh và các nhà cung cấp trong (ngành) là một lợi thế lớn.
Tôi cũng sẽ tổ chức một bữa ăn trưa tự mang theo khi tôi trở về để đồng nghiệp của tôi có thể chia sẻ những thông tin giá trị nhất mà tôi đã học được từ sự kiện này. ”
Dự đoán sự cản trở
Hãy chuẩn bị câu trả lời cho các câu hỏi và phản đối có thể mà sếp của bạn có thể ném vào bạn, chẳng hạn như:
- "Những nhiệm vụ đang dang dở của bạn sẽ ra sao khi bạn vằng mặt?"
- "Bạn sẽ rời văn phòng trong bao lâu?"
- "Bạn sẽ từ chức sau khi hoàn thành chứng chỉ này phải không?"
- "Bạn có mong muốn được thăng chức, hoặc tăng lương sau việc này phải không?"
- "Sao lại tốn kém nhiều vậy?"
- "Sao công ty phải chấp thuận việc này? Chúng tôi có lợi gì?"
Nhiệm vụ: đề xuất một khoá đào tạo do công ty tài trợ
Hãy chọn phương pháp gặp ít cản trở nhất. Chọn 2 đến 3 hội thảo diễn ra trong nửa ngày có chi phí hợp lý và liên quan trực tiếp đến công việc của bạn hoặc bắt đầu bằng cách đề xuất yêu cầu đăng ký đào tạo trực tuyến.
Hãy nghiên cứu, đừng tiếc rẻ những thông tin chi tiết - và viết đề xuất qua email. Sau khi gửi đi, hãy sẵn sàng cho cuộc nói chuyện về ý tưởng của bạn và các phản bác, trong trường hợp sếp bạn muốn nói chuyện. Tải về miễn phí bảng tính PDF về cách làm sao để đàm pháp cho khoá đạo tạo trả phí để hướng dẫn cho bạn.
Nếu tất cả đều thất bại, hãy lịch sử hỏi tại sao yêu cầu của bạn bị từ chối. Có lẽ họ không thấy mối liên kết giữa khoá đào tạo và trách nhiệm của bạn. Chú ý lý do, vì vậy bạn có thể kiểm tra chúng và trình bày một đề xuất hơn để hiểu ra sự lưỡng lự của họ cho lần gặp tiếp theo.
Đào tạo trực tuyến tại Envato Tuts+
Nếu bạn đang muốn bắt đầu với chương trình đào tạo video trực tuyến theo tiến độ tự quyết cho các chủ đề công nghệ và sáng tạo, thì hãy bắt đầu ngay tại đây tại Envato Tuts+. Kiểm tra thư viện video chuyên sâu của trong khóa học của chúng tôi hoặc đăng ký ngay cho một tài khoản trả phí với giả hợp lý. Bạn có thể học cách viết code, đồ họa, thiết kế website hoặc tìm hiểu về nhiếp ảnh và video. Có quyền truy cập vào tất cả 630 khóa học video với hơn 900 giờ học.
Tài nguyên
Graphic Credit: biểu tượng Money được thiết kế bởi Creative Stall từ Noun Project.
