Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Gmail
Business

Cách tạo ra các mẫu Email trong Gmail: với Canned Responses

by
Difficulty:IntermediateLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called Your Ultimate Guide to the Best Gmail Tips and Tricks.
How to Send an Email Later With Boomerang for Gmail (At the Best Time)
How to Email Large Files as Gmail Attachments

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Nguyễn Thành Phúc (you can also view the original English article)

Nó lại diễn ra lần nữa. Bạn mở email và có là một thư trong đó với câu hỏi mà bạn đã đã trả lời hàng chục lần.

Nếu bạn đang mệt mỏi vì phải trả lời đi trả lời lại những câu hỏi giống nhau, thì Gmail Canned Responses có thể giúp bạn.

Sử dụng Canned Responses trong Gmail để tạo email mẫu nhằm tái sử dụng một cách nhanh chóng với chỉ một vài chỉnh sửa.

Tất nhiên, không phải mỗi email bạn gửi đều là email mẫu. Một số email yêu cầu phản hồi cụ thể. Nhưng nếu không phải vấn đề này, bạn sẽ ngạc nhiên về số lần bạn có thể tiết kiệm bằng cách sử dụng một mẫu thư điện tử trong Gmail.

Thậm chí, bạn có thể sử dụng bộ lọc để tự động hoá Canned Response của bạn để nó luôn luôn được gửi đi như phản hồi một thư nào đó.

Dưới đây là một số trường hợp mà bạn có thể muốn sử dụng tính năng Canned Responses trên Gmail:

  • Help Desk - Nếu bạn hỗ trợ khách hàng, sử dụng Canned Response để trả lời những câu hỏi khách hàng thường hỏi.
  • Requests for a Product or Service Not Offered - Là người kinh doanh, đôi khi bạn nhận được yêu cầu ngoài khả năng. Hãy gửi một Canned Response để giải thích những gì bạn cung cấp.
  • Late Notices - Tạo một email mẫu để đối phó với các khoản thanh toán trễ hoặc trễ chuyến hàng.
  • Availability - Nếu ai đó muốn có lịch trình một cuộc họp hoặc tình cờ ghé qua, hãy sử dụng Canned Response để giải thích giờ làm việc của bạn.
  • Follow Up Notes - Theo dõi là một phần quan trọng của việc tạo dựng mối quan hệ. Hãy sử dụng một mẫu như một mô hình cho những loại email này.

Bạn có thể nghĩ đến thêm kịch bản cho mẫu thư điện tử có thể giúp cho việc kinh doanh của bạn. Học cách tạo và sử dụng các email mẫu với tính năng Canned Responses của Gmail có thể giúp bạn trở làm việc năng suất hơn. Trong hướng dẫn này, tìm hiểu cách sử dụng tính năng hữu ích này-từ thiết lập đến làm việc với các email mẫu.

Cách tạo ra một Canned Response trong Gmail

Bây giờ, chúng tôi đã nói về cách sử dụng các email mẫu, đó là thời gian để giải thích cách tạo riêng mẫu Gmail bằng cách sử dụng Canned Responses.

Xem nhanh qua video hướng dẫn nhanh để tìm hiểu cơ bản cách tạo một Canned Response trong Gmail:

Hoặc xem qua hướng dẫn chi tiết bằng văn bản theo từng bước bên dưới để biết cách tạo và sử dụng mẫu email trên Gmail.

Bước 1. Cách truy cập Gmail Labs và kích hoạt Canned Response

Canned Responses là một tính năng trên Gmail Labs, vì vậy, để sử dụng nó, trước tiên bạn cần truy cập vào Gmail Labs:

1. Truy cập Gmail Labs

Để truy cập Gmail Labs, từ cửa sổ chính hộp thư đến. Nhấp vào biểu tượng Settings (nó trông giống như một bánh răng) ở góc trên bên phải. Từ trình đơn thả xuống, nhấp vào tùy chọn Settings .

Gmail Settings Option
Nhấp vào tùy chọn Settings.

Màn hình Settings sẽ hiển thị. Nhấp vào tùy chọn Labs ở phía trên để hiển thị các tính năng có sẵn mà bạn có thể bật trong Gmail Labs. Sử dụng thanh cuộn bên phải di chuyển xuống tùy chọn Canned Responses trên Gmail lab.

Gmail Canned Responses Lab
Cuộn chuột đến Canned Responses trên Gmail Lab

2. Kích hoạt Gmail Canned Responses

Cài đặt Gmail mặc định cho Canned Responses là vô hiệu. Nhấp vào nút Enable ở bên phải của tùy chọn để bật tính năng.

Enable Canned Responses
Nhấp vào nút Enable.

Di chuyển đến dưới cùng của màn hình và nhấp vào nút Save Changes. Canned Responses đã được kích hoạt. Bây giờ hộp thư đến đã hiển thị.

Bước 2. Cách tạo một mẫu Gmail

Bây giờ Canned Responses đang hoạt động, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu tạo mẫu thư điện tử. Để bắt đầu, bấm vào nút Compose ở góc trên bên trái. Biểu mẫu New Message sẽ hiển thị:

Gmail New Message form
Gõ nội dung tin nhắn trên Gmail của bạn.

Gõ tin nhắn bạn muốn tạo như một mẫu thư điện tử. Hãy chú ý đến những gì bạn gõ trong trường Subject vì điều này sẽ trở thành tiêu đề mặc định của Canned Response. Nó không phải là cần thiết để điền vào trường Recipients.

Để tạo một chữ ký chuẩn trong Canned Response của bạn, hãy sử dụng một ảnh hoặc gõ chữ ký mà bạn muốn.

Một khi bạn đã hoàn thành tin nhắn của bạn, nhấp vào mũi tên xuống ở phía dưới bên phải của biểu mẫu New Message. Một trình đơn thả xuống xuất hiện:

New Canned response option
Nhấp vào tùy chọn New canned response.

Bây giờ bấm vào Canned responses > New canned response. Bạn sẽ được nhắc để đặt tên Canned Response (dòng chủ đề của bạn là mặc định):

Naming your Gmail Canned Response
Canned Response sẽ được đặt tên là Our Business Hours.

Nếu bạn muốn thay đổi tên Canned Response của bạn, bạn có thể thực hiện ngay bây giờ. Hãy chắc chắn rằng tên là đủ mô tả những gì cần nói trong tương lai.

Nhấp vào nút OK khi bạn hài lòng với tên của Canned Response mới. Bạn không cần phải gửi một thư để tạo một Canned Response.

Chú ý: Canned Responses được lưu trong nhãn Drafts. Nếu bạn vô tình xóa Canned Responses từ Draft, nó sẽ không còn làm việc ngay cả khi nó xuất hiện như là một tùy chọn trên trình đơn Canned Responses.

Bước 3. Cách sử dụng một mẫu Gmail để trả lời

Bây giờ, bạn đã tạo ra một mẫu Gmail, bạn đã sẵn sàng để sử dụng nó. Bạn có thể sử dụng một Canned Response cho một thư mới hoặc trả lời thư bạn đã nhận được. Bạn cũng có thể tạo một bộ lọc để tự động gửi một mẫu email để hồi đáp thông báo bạn nhận được.

Trong bước này, tôi sẽ giải thích làm thế nào để làm cả hai điều đó.

1. Sử dụng thủ công một mẫu

Để sử dụng một Canned Response, bắt đầu một thư mới hoặc nhấp vào biểu tượng Reply để phản hồi một tin nhắn đến.

Một khi bạn đã mở biểu mẫu New Message hoặc Reply, bấm vào mũi tên xuống ở góc dưới bên phải (bên cạnh biểu tượng thùng rác) để xem Canned Responses có sẵn:

Available Gmail Canned Responses
Chọn một Canned Response.trên Gmail.

Nhấp vào Canned Response bạn muốn chèn vào thư dưới tùy chọn Insert.

Ngay sau khi bạn bấm vào chọn Canned Response, thư mẫu để phản hồi được sao chép vào email của bạn.

Nếu bạn cần cá nhân hoá email mẫu, hãy thực hiện bây giờ. Ngoài ra, nếu Canned Response có bao gồm chữ ký, hãy xoá bất kỳ chữ ký tự động bạn đang sử dụng hoặc thư của bạn có hai chữ ký.

Nhấp vào nút Send bên trái ở dưới của biểu mẫu để gửi thư.

2. Sử dụng bộ lọc để tự động gửi một Canned Response

Bạn cũng có thể thiết kế một bộ lọc Gmail để tự động gửi một Canned Response.

Bắt đầu bằng cách mở màn hình Settings. Nhấp vào tùy chọn Filters and Blocked Addresses.

Creating a Gmail filter
Nhấp vào liên kết Create a new filter.

Nhấp vào liên kết Create a new filter. Hộp Advanced Gmail search hiển thị.

Advanced Gmail Search Box
Nhập các thông số bộ lọc.

Nhập các thông số cho những email mà bạn muốn nhận được một Canned Response. Bạn có thể tạo bộ lọc dựa trên bất kỳ sự kết hợp nào từ:

  • Trường From
  • Dòng Subject 
  • Nội dung thư
  • kể cả email có tập tin đính kèm
  • cho dù thư điện tử là một cuộc trò chuyện
  • Kích thước email

Nhập thông tin vào các trường với tham số thích hợp.

Sau khi chọn các thông số của bạn, nhấp vào liên kết Create Filter with this search. Hộp Create Filter xuất hiện:

Create Filter box
Chọn Gmail Canned Response để sử dụng.

Vì Canned Responses được kích hoạt, có một hộp kiểm Send canned response trong hộp Create Filter.

Kiểm tra hộp kiểm và sử dụng mũi tên lên và xuống bên phải để chọn Canned Response để sử dụng với bộ lọc này.

Nhấp vào nút Create Filter. Bạn sẽ thấy gợi ý "Your filter was created."

Thư bạn nhận khớp với các thông số bộ lọc sẽ tự động được gửi Canned Response đến địa chỉ đã chọn.

Để biết thêm chi tiết về những gì bạn có thể làm với bộ lọc Gmail, xem các hướng dẫn sau đây:

Bước 4. Cách sửa đổi hoặc xóa một mẫu thư điện tử Gmail

Đôi khi bạn không còn cần sử dụng tính năng Canned Response. Có lẽ các phản hồi cần phải được viết lại hoàn toàn, hoặc có thể tình huống yêu cầu Canned Response không còn tồn tại. Ví dụ, có lẽ bạn chịu trách nhiệm về hỗ trợ khách hàng, nhưng bạn đã thúc đẩy và không còn thỏa thuận với khách hàng. Bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa một mẫu thư điện tử Gmail khi cần thiết; dưới đây là cách làm

1. Sửa đổi một Canned Response

Để xóa một Canned Response email mẫu, mở biểu mẫu New Message hoặc Reply. Nhấp vào mũi tên xuống ở góc dưới bên phải để mở trình đơn Canned Responses:

Gmail Canned Responses menu
Chọn một Canned Response để chỉnh sửa.

Nhấp vào Canned Response. Sau đó nhấp vào [Name of the Canned Response] dưới tùy chọn Insert. Canned Response bạn chọn gắn vào thư:

Gmail Canned Response
Mẫu Canned Response trong một thư trên Gmail.

Thực hiện sửa đổi và thay đổi nội dung thư như mong muốn. Khi bạn hoàn tất việc thay đổi nội dung thư, hãy nhấp vào mũi tên xuống trên góc phải của màn hình. Nhấp vào tùy chọn Canned responses. Sau đó nhấp vào [Name of the Canned Response] dưới tùy chọn Save. Một gợi ý xác nhận sẽ hiển thị:

Overwrite Canned Response prompt
Bấm OK để ghi đè lên canned response.

Nhấp vào nút OK để lưu sửa đổi.

Lưu ý: Khi thay đổi Canned Response, hãy chắc chắn xóa Canned Response gốc từ nhãn Draft. Nếu bạn vô tình lưu hai Canned Responses có cùng tên, chúng không thể làm việc.

2. Xóa Canned Response

Bạn cũng có thể xóa Canned Response khi bạn không còn cần từ trình đơn thả xuống. Bắt đầu từ biểu mẫu New Message.

Nhấp vào mũi tên xuống ở phía dưới bên phải của biểu mẫu New Message. Nhấp vào tùy chọn Canned responses. Trình đơn Canned responses sẽ xuất hiện:

Canned Responses Menu
Chọn tên của Canned responses bị xóa.

Nhấp vào tên của Canned responses mà bạn muốn xoá. Hệ thống nhắc nhở sẽ hiển thị:

Delete Canned Response prompt
Bấm OK để xóa Canned Response.

Để xóa Canned Response, nhấp vào nút OK.

Lưu ý: Trong khi thư được loại bỏ từ công cụ Canned Response.và không được sử dụng, các văn bản của các Canned Response vẫn còn ở nhãn Draft cho đến khi bạn xoá nó.

Bước 5. Cách để vô hiệu hoá Canned Responses

Nếu bạn quyết định không muốn sử dụng Canned Responses trong Gmail, bạn có thể vô hiệu hóa chức năng này.

Để vô hiệu hóa chức năng Canned Responses, truy cập Gmail Labs qua màn hình Settings. Sử dụng thanh cuộn bên phải để di chuyển xuống Canned Responses trên Gmail lab. (Nó là phần Enabled Labs ở trên cùng màn hình.

Disable Gmail Canned Response
Nhấp vào nút Disable .

Nhấp vào nút Disable. Tiếp theo, nhấp vào nút Save Changes ở dưới cùng của màn hình. Tùy chọn Canned responses là không có sẵn.

Lưu ý: Canned Response trong thư bạn đã tạo ở nhãn Draft cho đến khi bạn xóa chúng.

Kết luận

Hãy dừng viết lại những email có nội dung giống nhau.  Hãy sử dụng mẫu thư điện tử trên Gmail mà bạn tạo và sử dụng khi nào bạn cần với Canned Responses trên Gmail lab. Bạn sẽ tiết kiệm thời gian và làm việc tăng năng suất hơn. Tính năng Canned Responses là cách dễ dàng để sử dụng khi bạn biết cách.

Hãy tìm đến bài viết của chúng tôi Hướng dẫn cơ bản cho người mới bắt đầu làm việc với Gmail để tìm hiểu nhiều hơn về bộ lọc trong Gmail, phím tắt trong Gmail và nhiều tính năng khác trên Gmail.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.