Unlimited WordPress themes, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Productivity
Business

Làm thế nào để làm một việc tại một thời điểm- và ngừng làm nhiều việc cùng lúc

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Na Dang (you can also view the original English article)

Chúng ta sống trong thời đại đa nhiệm. Chúng ta sử dụng những ngày của mình để chìm đắm trong máy vi tính, máy tính bảng, điện thoại và các thiết bị khác cho phép chúng ta làm cả chục việc cùng lúc, trong khi vẫn cập nhật mới về thông tin, thể thao, email và tweet khắp nơi trên thế giới.

Chỉ có một vấn đề duy nhất đó là: bộ não của chúng ta không được xây dựng để làm nhiều việc cùng một lúc.

Nhân tiện, đây không phải là ý kiến của tôi. Đây là kết quả của rất nhiều nghiên cứu mà tôi sẽ trình bày sau. Rất nhiều người cho là họ rất giỏi để làm nhiều việc cùng một lúc, tuy nhiên nghiên cứu thì nói rằng điều đó đơn giản là không đúng. Chúng ta hoàn thành được ít hơn và chúng ta thực hiện nó ít chính xác và hiệu quả hơn khi chúng ta cố gắng làm nhiều việc cùng lúc. Và những người nghĩ rằng họ có thể làm nhiều việc cùng một lúc thì thật sự họ làm tệ nhất.

Vì vậy, trong bài hướng dẫn này, chúng ta sẽ tham khảo một cách làm việc tốt hơn. Trước tiên, tôi sẽ trình bày một số nghiên cứu về đa nhiệm và hiệu suất, sau đó, tôi sẽ trình bày cho bạn cách thiết lập một ngày của bạn để hoàn thành công việc được nhiều hơn bằng cách cắt giảm sự sao lãng và tập trung vào một thứ tại một thời điểm.

Trong thời đại của đa nhiệm, thật không dễ dàng để tự mình thoát khỏi mạng lưới của những sự sao lãng và đạt được sự tập trung nhiều hơn. Gỡ bỏ toàn bộ trở ngại và làm việc trong một tu viện yên bình là không thực tế cho hầu hết tất cả chúng ta, thậm chí ngay cả khi chúng ta thực sự muốn làm một điều gì đó. Nhưng có một số điều thực tế mà bạn có thể làm để giúp chính bản thân mình đi đúng đường thường xuyên hơn, và để hoàn thành mỗi ngày với sự hài lòng khi biết bạn đã thực hiện được những điều quan trọng nhất — một nhiệm vụ riêng biệt tại một thời điểm.

1. Chấp nhận rằng bạn không thể làm được nhiều việc cùng một lúc

Như đã hứa, chúng ta sẽ bắt đầu với một nghiên cứu.

Điều đầu tiên cần hiểu thật khó để nói ra, đó là đa nhiệm không tồn tại. Các nhà nghiên cứu nhận định rằng ngay cả khi chúng ta nghĩ rằng chúng ta đang làm nhiều thứ cùng một lúc, thì thực sự chúng ta đang chỉ tập trung vào một việc tại một thời điểm, và chuyển đổi nhanh chóng giữa chúng.

"Chuyển đổi từ công việc này sang công việc khác, bạn nghĩ rằng bạn đang thực sự chú ý đến tất cả mọi thứ xung quanh bạn cùng một lúc. Nhưng bạn thực sự không như vậy" - theo ông Earl Miller, giáo sư khoa Thần kinh học tại MIT, trong một bài báo của NPR. "Bạn đang không tập trung vào một hoặc hai thứ đồng thời, mà chuyển đổi qua lại giữa chúng rất nhanh."

Sự chuyển đổi này có một phí tổn, trong điều kiện thời gian, sự chú ý và hiệu quả. Một nghiên cứu báo cáo trong tờ Journal Of Experimental Psychology cho thấy các học sinh giải các bài toán phức tạp chậm hơn đến 40% khi họ phải chuyển sang các nhiệm vụ khác. Một nghiên cứu riêng bởi Viện Tâm thần học tại Đại học London tìm ra rằng đa nhiệm với các phương tiện điện tử sẽ tạm thời làm giảm 10 điểm chỉ số IQ của bạn.

Nhưng có lẽ bạn nghĩ rằng bạn đang làm tốt đa nhiệm. Có thể bạn làm điều đó tất cả thời gian và coi nó là một trong những thế mạnh của bạn. Nghiên cứu này không áp dụng cho bạn, phải không?

Vậy thì bạn hãy xem các kết quả của thí nghiệm này, mà trong đó những người cho rằng tự bản thân họ làm tốt nhiều việc cùng lúc - họ làm rất tốt khi thường sử dụng điện thoại di động trong khi lái xe - thật sự những người này có số điểm thấp hơn những người khác trong một cuộc thử nghiệm về khả năng làm đa nhiệm.

Đây chỉ là một ví dụ nhỏ của nghiên cứu về đa nhiệm, và hầu hết những điểm số đều có cùng một khuynh hướng: đa nhiệm không có tác dụng. Như Giáo sư Tâm lý học tại Đại học Stanford Clifford Nass nói với NPR:

Các nghiên cứu gần như đều nhất trí với nhau, là rất hiếm hoi trong khoa học xã hội, và nghiên cứu này cho rằng những người thường xuyên làm nhiều việc cùng lúc có một sự hao hụt lớn. Về cơ bản, họ rất kém tất cả các loại hình công việc có liên quan đến tư duy, bao gồm cả đa nhiệm.

2. Thiết lập ngày của bạn để tập trung

Vì vậy, nếu đa nhiệm là có tác động xấu cho năng suất làm việc của bạn, chúng ta chỉ cần ngừng việc đó lại, phải không nào? Lý tưởng nhất là như vậy, nhưng nếu bạn đã từng thử điều này, bạn có thể nhận ra rằng nó không thật sự dễ dàng.

Cho dù bạn làm việc văn phòng hoặc hoạt động kinh doanh riêng, có thể bạn sẽ phải tung hứng rất nhiều công việc khác nhau trong bất kỳ ngày nào, cũng như vận hành thế giới thông tin liên lạc gần như tức thì tại nơi mà chúng ta đang sống. Bạn không thể chỉ cần treo một bảng hiệu "đang bận" và nói với khách hàng của bạn hãy trở lại tuần sau.

Vì thế, tạo ra một môi trường làm việc khiến bạn không bị phân tâm mà ở đó bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ đơn lẻ lâu hơn, cần một số nỗ lực có ý thức. Chúng ta sẽ xem xét một số phương pháp hữu ích ở đây và ở trong các phần sau.

Bắt đầu vào đầu mỗi ngày làm việc. Trước khi bạn lao vào chế độ giải quyết vấn đề, hãy dùng vài phút và lên kế hoạch cho ngày của bạn. Điều này không có nghĩa là tạo ra một danh sách công việc giặt ủi để hoàn thành. Thay vào đó, hãy tập trung vào một vài mục tiêu chính yếu, những thứ mà được xếp loại với mục tiêu kinh doanh dài hạn của bạn và sẽ giúp bạn tiến lên phía trước.

Hãy nhớ đến nguyên tắc Pareto, hay còn gọi là quy tắc 80/20: 80% của các kết quả đến từ 20% nguyên nhân. Hay trong trường hợp này, 80% thành công của bạn đến từ 20% của những nỗ lực của bạn. Nhiệm vụ nào chiếm 20% đó? Hãy cố gắng để hạn chế nó chỉ trong ba nhiệm vụ mà bạn thực sự cần để hoàn thành hôm nay để xem xét kết quả của ngày đó trước khi bạn đi ngủ.

Sau đó ước tính thời gian bạn cần để hoàn thành mỗi nhiệm vụ, và cố định một khoảng thời gian trên lịch của bạn để làm việc đó. Ý tưởng này là tạo ra những khoảng thời gian không bị phân tâm, như vậy, bạn chỉ cần "làm nhiệm vụ đơn lẻ" tại những lúc đó, và thực hiện xong những nhiệm vụ quan trọng nhất. Bạn có thể sử dụng các công cụ tổ chức để hoàn thành điều này, tuy nhiên hãy nhớ rằng những ứng dụng có nền tảng web sẽ đi kèm với những sao lãng tiềm tàng trong đó, do đó, bạn nên cân nhắc đến một bản kế hoạch thông thường.

3. Bỏ qua Email cho càng lâu càng tốt 

Vậy là bạn đã có một hình dung tốt, rõ ràng về những điều quan trọng mà bạn cần thực hiện hôm nay. Bây giờ, bạn sẽ lên mạng, kiểm tra email và tìm thấy rất nhiều email mới đang chờ bạn. Ngay lúc bạn hoàn thành việc trả lời các email này thì bạn đã mất đi một vài tiếng, và bạn không tiến hành được bất kỳ điều gì mà bạn vừa quyết định rằng nó là quan trọng.

Non-Multitasking Hipster Office
Hình ảnh từ Envato Unstock

Điều tồi tệ hơn, là bạn đã mất đi sự tập trung và rõ ràng là điều đầu tiên trong buổi sáng đó. Có thể trước đó bạn đã làm một vài nghiên cứu để trả lời một số email, vì thế bây giờ bạn có rất nhiều các ứng dụng và trình duyệt tab đang mở, và đầu của bạn sẽ bị ù với rất nhiều thông tin không liên quan đến nhau.

Bắt đầu một ngày của bạn với email, bạn đã để những người khác định rõ cách bạn tiêu dùng thời gian của mình. Có thể một vài trong số những email này thực sự rất khẩn cấp, tuy nhiên rất có khả năng là, nếu không phải là một hoặc hai ngày nữa, thì hầu hết trong số các email đó có thể chờ ít nhất thêm một hoặc hai tiếng nữa mà khiến cả bầu trời sụp đổ..

Vì vậy, hãy thử điều này: cho phép bản thân có một khoảng thời gian mỗi sáng để làm các công việc quan trọng nhất của bạn, trước khi xem vào hộp thư của bạn. Nếu ý tưởng này khiến bạn khó chịu, bạn có thể bắt đầu từ điều nhỏ: có thể cho phép bản thân bạn làm trong nửa giờ.

Nếu bạn sống sót qua khoảng thời gian không sử dụng email mà không khiến đám đông khách hàng giận dữ, hãy thử cân nhắc kéo dài lên 45 phút, một tiếng, hai tiếng. Nếu bạn có thể tồn tại trong một cả buổi sáng mà không kiểm tra email, năng suất làm việc của bạn của bạn sẽ tăng vọt. Điều này có thể không khả thi, tuy nhiên chỉ cần thấy được sự cân bằng phù hợp cho bạn và công việc của bạn.

4. Tắt đi các thông báo

Được rồi, lại thêm tin xấu cho những người nghiện email. Các nhà nghiên cứu tại Microsoft và đại học Illinois tìm ra rằng khi những người bị gián đoạn công việc bởi các email trong ngày, họ sẽ mất một chi phí lớn về thời gian bị mất đi và sự tập trung.

Đối với mỗi sự gián đoạn khi dùng email, trung bình mọi người thường mất gần 10 phút để làm việc với các email và thêm 10 đến 15 phút trước khi trở lại tập trung thực hiện công việc bị gián đoạn. Trong nhiều trường hợp, sự chậm trễ đã kéo dài hơn nữa: "Chúng tôi đã tìm ra rằng 27% số người trì trệ trong công việc phải mất hơn hai tiếng đồng hồ cho đến khi bắt đầu lại ."

Bài học này rất rõ ràng: ngay cả khi đó"chỉ là một email nhanh chóng", nó sẽ kéo bạn ra khỏi những gì mà bạn đã làm, và nó có thể sẽ mất rất nhiều thời gian để quay trở lại công việc. Vì vậy hãy tắt thông báo email khi bạn đang làm những công việc hàng ngày quan trọng nhất của bạn, và tắt bất kỳ các thông báo có thể trên máy tính hay điện thoại của bạn.

Hãy nhờ rằng, bạn đã để ra một khoảng thời gian để thực hiện các nhiệm vụ duy nhất, và bạn biết rằng bạn không có bất cứ cuộc hẹn hay các sự kiện khác trong suốt thời gian này. Thông báo duy nhất mà bạn cần đó là một đồng hồ đơn giản để bạn có thể biết được khi nào thời gian phân định của bạn đã hết và bạn có thể tiếp tục nhiệm vụ hoặc sự kiện tiếp theo. Ngoài ra, không nên có những tiếng bíp hay những tiếng vang nhỏ khác.

Tuy nhiên, nếu bạn đang lo lắng sẽ bỏ qua một cuộc gọi khẩn cấp từ của người thân hoặc trường học của con bạn, thì hầu hết các điện thoại thông minh đều cho phép bạn thiết lập chế độ im lặng nhưng vẫn cho phép người được chọn có thể liên lạc với bạn.

5. Không sử dụng khi bạn có thể

"Tùy chọn hạt nhân" này là để thắng lợi khi tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất là không sử dụng hoàn toàn: không internet, không điện thoại. Chỉ có bạn và tờ giấy trắng. Không có điều gì giống điều này.

Tôi đã nghe thấy các cuộc biểu tình, và tôi sẽ thừa nhận rằng nhiều người trong số đó là có căn cứ. Ngày nay, để hoàn thành một nhiệm vụ, chúng ta thường cần phải truy cập internet để nghiên cứu, để truy cập vào hình ảnh và các nguồn tài nguyên khác bao gồm trong dự án của chúng ta, hoặc một loạt các thứ khác.

Nhưng có thực sự lúc nào chúng ta cũng cần nó? Đôi khi, nhưng thường xuyên là không. Nếu khả thi, hãy xem xét việc sử dụng internet trong một khoảng thời gian giới hạn, để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể, và sau đó lại tắt nó đi.

Ví dụ, trong bài viết này, tôi cần thực hiện một số nghiên cứu trên mạng. Do đó, tôi đã bắt đầu tìm kiếm cho các bài viết và các trường hợp mà tôi cần, và mở rất nhiều những tab mới trong trang trình duyệt của tôi. Đây là một hình chụp màn hỉnh lộn xộn mà tôi đã sử dụng (bạn có thể thấy rằng tôi đang tìm kiếm xem từ "multitasking" có nên có dấu gạch ở giữa hay không).

Screenshot showing multiple tabs open at once

Multitasking là được dùng ổn nhất. Nhưng sau khi mở những tab này, tôi đã ngắt kết nối từ internet, đọc và thực hiện ghi chú về những gì tôi tìm thấy. Để thực sự viết hướng dẫn này, tôi đã không cần phải online. Trong thực tế, kết nối mạng có thể khiến bạn có thêm nhiều sự sao lãng, có thêm sự cám dỗ để click chuột từ trang này sang trang khác, cứ tiếp tục như vậy, cho đến khi tôi đã hoàn toàn lạc lối.

Mấu chốt đó là tách bản nghiên cứu đó (một nhiệm vụ) từ bài viết (một nhiệm vụ khác). Nhiệm vụ đầu tiên cần phải có internet; nhiệm vụ thứ hai thì không. Những câu hỏi sẽ xuất hiện khi tôi đang viết bài, nhưng tôi chỉ cần đơn giản là ghi chú lại và sẽ kiểm tra sau, khi tôi online trở lại. Trong khi viết, tôi chỉ tập trung vào nhiệm vụ đó.

Dĩ nhiên, điều này có tác dụng với bạn hay không tùy thuộc vào loại hình công việc mà bạn đang thực hiện. Ngày nay, không sử dụng trong một thời gian dài có thể không phù hợp cho rất nhiều người trong chúng ta. Nhưng hãy nghĩ xem liệu bạn có thể làm việc đó mà không cần internet hay không, ít nhất là trong một khoảng thời gian ngắn. Nếu bạn sẽ thực hiện điều này, có thể bạn sẽ muốn chuyển sang các công cụ tổ chức và lịch thông thường, như vậy, bạn sẽ có thêm nhiều thông tin trong tay mà không cần phải online.

Nếu bạn không thể ngừng sử dụng, ít nhất hãy sử dụng các biện pháp nhẹ hơn như sử dụng các ứng dụng để khóa lại các trang web yêu thích gây xao lãng của bạn hoặc sử dụng chế độ tập trung toàn màn hình cho chương trình mà bạn đang làm việc để giúp bạn quên đi mọi thứ khác.

6. Nghỉ ngơi

Ngoài việc trở nên dở tệ khi làm nhiều việc cùng một lúc , não bộ cũng không thể tập trung trong một khoảng thời gian kéo dài. Đó chính là lý do tại sao, khi bạn thúc đẩy bản thân mình làm việc hàng giờ liên tục để kịp thời hạn quan trọng, bạn sẽ tiếp tục nhận được các yêu cầu để xem video con mèo vui nhộn trên YouTube. Đó chỉ là bộ não của bạn cho bạn biết rằng nó cần nghỉ ngơi.

Vì thế, khi bạn dùng một khoảng thời gian để thực hiện các nhiệm vụ quan trọng, hãy nhớ tính thêm cả thời gian nghỉ ngơi. Có một khoảng thời gian giới hạn sẽ giúp bạn giữ tập trung và thời gian nghỉ ngơi sẽ giúp bạn nạp lại sẵn sàng cho khoảng thời gian tiếp theo.

Một phần của nghiên cứu gợi ý rằng điều kiện cân bằng tốt nhất của thời gian làm việc và nghỉ ngơi đó là làm việc 52 phút và nghỉ ngơi 17 phút. Dĩ nhiên, bạn không cần phải bám lấy chính xác sự phân chia thời gian đó, hãy tìm một sự phân chia thời gian phù hợp với bạn. Một hệ thống phổ biến theo nguyên tắc tương tự là Pomodoro Technique, mà tại đó bạn sẽ làm việc trong một khoảng 25 phút được gọi là "pomodoros", thì sẽ có năm phút nghỉ giải lao. Hướng dẫn này về Pomodoro Technique sẽ đi vào chi tiết hơn.

7. Giữ tập trung các nhiệm vụ khác

Nếu bạn làm theo những lời gợi ý cho đến nay, bạn sẽ sớm có thể hoàn thành công việc quan trọng hàng ngày của bạn, tập trung vào từng hoạt động, mà không bị phân tâm. Đó là một bước tiến lớn cho hầu hết chúng ta.

Nhưng tất nhiên, bạn vẫn cần phải kiểm tra email, theo kịp với các phương tiện truyền thông xã hội, và tất cả những thứ khác có xu hướng khiến chúng ta sao lãng. Trên thực tế, nếu bạn không quan tâm đến chúng, tất cả email không trả lời sẽ có khả năng gọi cho bạn, thâm chí là mạnh mẽ hơn nữa, kéo bạn ra khỏi các hoạt động khác.

Vì vậy, cách tốt nhất để đối phó với chúng, nhưng theo một cách tập trung. Thay vì bị sao lãng ra khỏi các nhiệm vụ khác để trả lời một email ở đây đó, hãy dành nửa giờ hoặc một giờ vào cuối ngày để oanh tạc hộp thư của bạn. Thay vì lướt Twitter một cách vẩn vơ khi bạn nên viết một bản báo cáo, lập lịch trình các khoảng thời gian ngắn - có lẽ một lần vào giờ ăn trưa và một lần khác vào buổi tối — để cập nhật tất cả các hồ sơ của bạn và tương tác với bạn bè và những người theo dõi của bạn.

Thậm chí nếu bạn không dùng mạng xã hội, vẫn sẽ luôn có những công việc hàng ngày nho nhỏ, không phải là ưu tiên vẫn cần bạn hoàn thành. Nguyên tắc vẫn như cũ: hãy kiềm chế chúng lại. Chỉ hoàn thành chúng sau khi bạn đã hoàn thành ba nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn trong ngày. Bạn cần trả các hóa đơn sinh hoạt, nhưng bạn không cần phải chen ngang công việc sáng tạo của bạn để thanh toán hóa đơn. Hãy lên kế hoạch cho một khoảng thời gian sau đó trong ngày, và hãy quên nó đi cho đến khi khoảng thời gian ấy đến.

Những bước tiếp theo

Trong hướng dẫn này, bạn đã thấy làm nhiều việc cùng lúc thực sự là cách làm việc thiếu hiệu quả. Tốt hơn là phân chia ngày của bạn thành những khoảng thời gian khi bạn tập trung vào những nhiệm vụ duy nhất. Bạn cũng đã hiểu rằng nghỉ ngơi thường xuyên là một cách quan trọng để duy trì tập trung, và rằng tắt các thông báo, bỏ qua email và không online trong một khoảng thời gian cũng có thể giúp ích cho bạn.

Tập trung hoàn toản cả ngày dài là một mục tiêu không thể đạt được cho hầu hết tất cả chúng ta. Nhưng với các phương pháp đã nêu trong hướng dẫn này, bạn sẽ được trang bị tốt hơn tránh xa sự sao lãng và ít nhất là có thể hoàn thành được các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn mà không cần phải làm nhiều việc cùng một lúc.

Bạn có các phương pháp khác để tránh khỏi làm nhiều việc cùng mọt lúc không? Hãy chia sẻ với tôi trong phần bình luận nhé.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.