Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Resumes

Làm thế nào để gửi email resume của bạn một cách chuyên nghiệp (Hướng dẫn nhanh)

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Caitlyn Cat Tien (you can also view the original English article)

Có thể bạn nghĩ rằng bạn biết cách gửi một email sơ yếu lý lịch cho một nhà tuyển dụng tiềm năng. Nhưng hãy xem xét điều này, nếu email với hồ sơ của bạn được liên tục lọc ra hoặc bỏ qua, cơ hội của bạn sẽ được xem xét cho công việc đã biến mất.

Các nhà tuyển dụng thường nhận được hàng trăm hồ sơ để phản hồi lại một quảng cáo. Những hồ sơ thường được sắp xếp (và loại bỏ) bởi một Hệ thống Theo dõi ứng tuyển (Applicant Tracking System - ATS) trước khi chúng đến được với con người. Đó là lý do tại sao rất quan trọng để biết cách gửi email sơ yếu lý lịch của bạn để nó đến với người quản lý tuyển dụng.

How to email your resume and cover letter
Bạn có biết cách gửi email sơ yếu lý lịch và thư xin việc của bạn để có được một vị trí mới không? (nguồn đồ họa)

Có các bước bạn có thể thực hiện để làm cho email hồ sơ của bạn nổi bật so với những hồ sơ còn lại. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá việc gửi email sơ yếu lý lịch cho một công việc chuyên sâu. Chúng ta sẽ xem xét mọi khía cạnh của quy trình, bao gồm những điều cần nói khi gửi email sơ yếu lý lịch và cách đính kèm hồ sơ vào một email một cách phù hợp.

1. Tạo một resume & thư xin việc chuyên nghiệp

Cách thể hiện sơ yếu lý lịch và thư xin việc của bạn rất quan trọng. Một thiết kế hấp dẫn có thể là sự khác biệt giữa một sơ yếu lý lịch để có được một cái nhìn tiếp theo và một sơ yếu lý lịch được thông qua. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn biết rằng một người sẽ xem xét hồ sơ của bạn.

Sở hữu một mẫu resume chuyên nghiệp

Cách nhanh nhất để có được sơ yếu lý lịch chuyên nghiệp mà nó chắc chắn tạo được ấn tượng tốt đầu tiên là sử dụng mẫu sơ yếu lý lịch được thiết kế chuyên nghiệp và thư xin việc phù hợp. Với mẫu sơ yếu lý lịch, công việc thiết kế đã được thực hiện. Tất cả những gì bạn cần làm là đưa thông tin của bạn vào và nó đã sẵn sàng để sử dụng.

Bạn có thể tự hỏi nơi để tìm một mẫu resume được thiết kế chuyên nghiệp và thư xin việc ở đâu. Tại GraphicRiver bạn sẽ tìm thấy một lựa chọn tốt các mẫu sơ yếu lý lịch chuyên nghiệp hoặc duyệt qua danh sách được sắp xếp này:

Tổng hợp tất cả thông tin của bạn

Khi bạn đã chọn được một mẫu sơ yếu lý lịch, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu quy trình viết hồ sơ. Hướng dẫn này giải thích những gì bạn cần để bắt đầu:

Một số thông tin cụ thể mà bạn sẽ cần bao gồm các chức danh công việc trước đây, người sử dụng lao động trong quá khứ, và số năm làm việc, cũng như hồ sơ của bất kỳ chương trình giáo dục nào mà bạn đã hoàn thành. Khi bạn đã thu thập thông tin bạn cần, bạn đã sẵn sàng để đưa nó vào mẫu sơ yếu lý lịch đã chọn.

Cân nhắc về độ dài của resume của bạn

Độ dài của resume là một chủ đề gây tranh cãi. Hầu hết các chuyên gia về resume đồng ý rằng một hồ sơ nên được giữ ngắn gọn. Trừ khi bạn đã có nhiều năm kinh nghiệm làm việc, còn không thì một trang có lẽ là đủ dài.

Trong khi bạn có thể bị cám dỗ liệt kê chi tiết đầy đủ cho mọi vị trí bạn từng nắm giữ, hãy nhớ rằng hầu hết các chuyên gia nhân sự quyết định rất nhanh chóng để chuyển hồ sơ ứng tuyển của bạn về phía trước trong quy trình tuyển dụng. Đó là lợi ích tốt nhất để chỉnh sửa bất kỳ chi tiết không liên quan nào.

Để có một cuộc thảo luận đầy đủ về độ dài resume, hãy đọc hướng dẫn của Envato Tuts này:

2. Tùy chỉnh resumevà thư xin việc của bạn

Một lỗi resume phổ biến là gửi chính xác sơ yếu lý lịch và thư xin việc với mọi đơn xin việc. Đừng phạm sai lầm này. Thay vào đó, hãy chỉnh sửa sơ yếu lý lịch của bạn cho từng vị trí mà bạn đang ứng tuyển.

Làm thế nào để điều chỉnh Resume của bạn cho một vị trí?

Bắt đầu bằng cách đọc kỹ mô tả công việc. Sau đó, hãy xem kinh nghiệm của riêng bạn và tìm các phần của kinh nghiệm của bạn mà nó phù hợp với mô tả công việc. Kinh nghiệm phù hợp là những gì bạn muốn làm nổi bật trong bản sơ yếu lý lịch của mình.

Ví dụ: bạn đang đăng ký để trở thành một nhà thiết kế web. Công việc trước đây của bạn là trợ lý hành chính tại một công ty thiết kế web. Trong công việc đó, bạn đã trả lời các cuộc gọi điện thoại và gửi hóa đơn. Tuy nhiên, bạn cũng chịu trách nhiệm thực hiện các cập nhật cho các trang web của khách hàng hiện tại. Ngoài ra, chủ lao động của bạn đã trả tiền cho bạn để tham gia các lớp thiết kế web. Những phần kinh nghiệm mà bạn sẽ tập trung vào từ công việc hiện tại của bạn sẽ là bạn cập nhật các trang web của khách hàng và hoàn thành các lớp thiết kế web.

Nếu bạn cụ thể, nó cũng sẽ giúp ích. Vì vậy, nếu bạn có thể, hãy cung cấp số và chi tiết về kinh nghiệm của bạn.

Khi đăng ký cho vị trí thiết kế web, bạn có thể mô tả vị trí cũ của mình như sau:

Trợ lý hành chính. Anytown Consulting (2014 đến nay). Các trách nhiệm bao gồm cập nhật 42 trang web của khách hàng hàng tháng. Hoàn thành sáu lớp thiết kế web tại Đại học ABC.

Ngược lại, nếu bạn đã đăng ký cho một vị trí trợ lý hành chính khác, bạn sẽ tập trung nhiều hơn vào khía cạnh hành chính của vị trí hiện tại của bạn. Mô tả về vị trí cũ của bạn có thể tương tự như sau:

Trợ lý hành chính. Anytown Consulting (2014 cho đến nay). Các trách nhiệm bao gồm hỗ trợ sáu nhà thiết kế web toàn thời gian trong một văn phòng bận rộn. Cũng cập nhật các trang web của khách hàng khi cần thiết. Hoàn thành các lớp thiết kế web tại Đại học ABC.

Hãy chắc chắn sẽ tùy chỉnh cả thư xin việc của bạn

Thực hiện theo các tùy chỉnh trong thư xin việc của bạn. Hãy nghĩ về thư xin việc của bạn như một cơ hội khác để giải thích lý do kinh nghiệm của bạn có liên quan đến công việc đang ứng tuyển. Một lần nữa, sử dụng mô tả công việc làm hướng dẫn.

Dưới đây là ví dụ về những gì cần viết trong email khi gửi hồ sơ. Ví dụ này giải thích tại sao vị trí trợ lý hành chính có liên quan đến công việc thiết kế web:

Trong vai trò trợ lý hành chính của tôi tại Anytown Consulting, tôi đã trở nên quen thuộc với lĩnh vực thiết kế web. Tôi đã học cách cập nhật trang web của khách hàng. Tôi cũng đã đăng ký và hoàn thành các lớp thiết kế web tại Đại học ABC. Tôi tin rằng kinh nghiệm của tôi tại Anytown Consulting, kết hợp với các học vấn của tôi, đã chuẩn bị cho tôi một vai trò toàn thời gian với tư cách là một nhà thiết kế web tại công ty của bạn.

Để xem các ví dụ về thư xin việc hiệu quả hơn, hãy xem lại hướng dẫn này:

3. Kiểm tra kỹ hồ sơ của bạn một cách cẩn thận

Sai lầm trong hồ sơ của bạn làm cho bạn có vẻ tệ. Vì vậy, hãy kiểm tra kỹ sơ yếu lý lịch của bạn để tránh những điều sau:

  • Lỗi chính tả. Bất kỳ lỗi chính tả nào đều tệ, nhưng đặc biệt cẩn thận về cách đánh vần tên công ty. Sử dụng tên sai cho một công ty có thể gây khó khăn cho việc kiểm tra thông tin của bạn.
  • Lỗi ngữ pháp. Ngữ pháp kém làm cho hồ sơ xin việc và thư xin việc của bạn trở nên cẩu thả. Nếu bạn không chắc chắn về ngữ pháp của mình, hãy xem thử có ai đó duyệt lại chúng cho bạn.
  • Thông tin không chính xác. Hãy đảm bảo rằng số năm làm việc và ngày tốt nghiệp của bạn được cập nhật.

Nếu công cụ soạn thảo của bạn có công cụ kiểm tra chính tả tích hợp, hãy sử dụng công cụ này. Nhưng đừng dừng lại ở đó. Trong khi các công cụ kiểm tra chính tả bắt được một số lỗi, thì nhiều lỗi trong số đó không thể sử dụng từ đúng cách. Vì vậy, hãy chắc chắn đọc kỹ sơ yếu lý lịch và thư xin việc của bạn.

Lỗi đánh máy thực sự có thể làm hỏng một bản lý lịch. Ví dụ, tôi nhớ đã duyệt một sơ yếu lý lịch cho một người viết lách. Họ đã liệt kê năm 1897 là ngày tốt nghiệp đại học của họ, trong khi nó nên là năm 1997. Đương nhiên, sai lầm trong ngày tháng đó làm cho người viết lách đó trông thật bất cẩn.

4. Tránh Hệ thống Theo dõi ứng tuyển (ATS)

Sự thật đáng buồn là rất nhiều hồ sơ không bao giờ làm cho nó trở thành một con người. Chúng bị loại bỏ bởi phần mềm theo dõi ứng tuyển (ATS). Bạn có thể cải thiện những cơ hội để làm cho nó thông qua ATS bằng cách sử dụng các từ khóa và cụm từ khóa và bằng cách định dạng sơ yếu lý lịch của bạn đặc biệt cho ATS. Tìm hiểu thêm trong các hướng dẫn sau:

Tuy nhiên, cách tốt nhất để đảm bảo rằng một người xem sơ yếu lý lịch của bạn là đưa nó trực tiếp cho một con người. Chiến thuật này giúp thông qua ATS và có thể đảm bảo rằng bản lý lịch của bạn thu hút sự chú ý mà nó đáng nhận được.

Gửi hồ sơ của bạn cho một liên hệ tại công ty

Để đưa hồ sơ của bạn cho một con người, hãy bắt đầu bằng cách tìm kiếm một liên hệ làm việc trong công ty bạn đang ứng tuyển. Một nơi tốt để tìm kiếm các địa chỉ liên hệ nằm trong hồ sơ LinkedIn của bạn. Nếu bạn tìm thấy một liên hệ trong công ty đó, bạn có thể sử dụng hệ thống nhắn tin riêng của LinkedIn để hỏi họ xem họ có sẵn sàng gửi hồ sơ của bạn cho người quản lý tuyển dụng hay không.

Ghi chú của bạn có thể trông giống như sau:

Xin chào Jane Doe,
Bạn có nhớ rằng chúng ta đã cùng làm việc tại công ty tư vấn Anytown? Đã một vài năm rồi, nhưng tôi sẽ không bao giờ quên công việc của bạn về dự án NOP. Đó là một dự án khá thú vị.
Tôi nhận thấy rằng bây giờ bạn làm việc tại tư vấn XYZ. Tôi đang xin một vị trí làm cộng sự ở đó và tôi tự hỏi liệu bạn có sẵn sàng giới thiệu tôi cho vị trí này và gửi hồ sơ của tôi cho người quản lý tuyển dụng không?
Nếu bạn có thể giúp tôi, tôi thực sự rất cảm kích. Tôi đã đính kèm sơ yếu lý lịch hiện tại của mình trong email này.
Trân trọng,
Avery Smith

Lưu ý: Một số công ty cung cấp tiền thưởng môi giới cho nhân viên cho các ứng cử viên đủ điều kiện mà họ tham khảo. Vì vậy, họ không chỉ giúp bạn bằng cách giới thiệu bạn, mà bạn cũng có thể đang giúp họ.

Tìm các liên hệ trong công ty trên LInkedIn

Nếu bạn không biết một liên hệ trong công ty, bạn vẫn có thể tìm thấy tên của người quản lý tuyển dụng trên LinkedIn. Khi bạn đã có tên, hãy mời họ là một kết nối đầu tiên — điều này cho phép họ xem tiểu sử của bạn và tự làm quen với bằng cấp của bạn.

Trong khi đó, ứng tuyển cho vị trí đó thông qua các phương tiện thông thường, sau đó gửi người quản lý tuyển dụng một lưu ý ngắn (hãy nhớ, những người này thường bận rộn) đề cập đến mối quan tâm của bạn trong việc làm việc cho công ty đó. Giải thích nhanh chóng rằng bạn đã đăng ký vị trí này và tại sao bạn cảm thấy mình đủ điều kiện.

Với bất kỳ may mắn nào, người quản lý tuyển dụng sẽ trả lời và bắt đầu cuộc trò chuyện với bạn. Nếu hồ sơ LinkedIn của bạn có vẻ tốt, họ có thể tìm kiếm hồ sơ của bạn trong hồ sơ của ứng viên hoặc yêu cầu bạn gửi trực tiếp cho họ. Dù bằng cách nào, bạn đã đạt được mục tiêu của bạn là gửi sơ yếu lý lịch của bạn cho một người thực sự.

Để được hướng dẫn cách thiết lập một hồ sơ LinkedIn chuyên nghiệp, hãy nghiên cứu bài viết này:

5. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp

Địa chỉ email bạn sử dụng cho các ứng dụng công việc và gửi hồ sơ của bạn có thể gây ấn tượng xấu. Nếu bạn giống như nhiều người trong chúng ta, bạn có thể đã tạo ra một email nhiều năm trước khi bạn đang đi học. Thật không may, một số tên người dùng của sinh viên đó có thể mang lại cho người sử dụng lao động tiềm năng một ấn tượng sai lầm.

Các địa chỉ email tốt nhất sử dụng dịch vụ email nổi tiếng (chẳng hạn như Gmail) và biến thể của họ và tên của bạn. Cách khác, nếu bạn có trang web chuyên nghiệp cá nhân, bạn có thể sử dụng email đó. Một lần nữa, sử dụng tên và họ của bạn làm tên người dùng.

Dưới đây là ví dụ về các địa chỉ email chuyên nghiệp và không chuyên nghiệp.

Địa chỉ email không chuyên nghiệp

Averyl1kesaParty@example.com

Địa chỉ email chuyên nghiệp

AverySmith@example.com

6. Cách đính kèm hồ sơ email

Bây giờ bạn đã tạo một bản lý lịch chuyên nghiệp, bạn đã sẵn sàng để gửi nó cho một công ty. Nếu bạn đang trả lời một bài đăng tuyển việc làm, hãy làm theo hướng dẫn một cách cẩn thận. Nếu bạn đang gửi bản lý lịch cho một cá nhân, có thể bạn sẽ sử dụng email.

Hãy cẩn thận về thời gian bạn chọn gửi email sơ yếu lý lịch của mình. Một email được gửi vào thứ Sáu hoặc vào cuối ngày (ngay trước khi đóng) sẽ ít có khả năng được đọc hơn.

Hầu hết các dịch vụ email giúp dễ dàng đính kèm tài liệu. Dưới đây là cách đính kèm sơ yếu lý lịch vào email bằng cách sử dụng hai nhà cung cấp dịch vụ email phổ biến:

Cách đính kèm hồ sơ với Gmail

Dưới đây là cách gửi email thư xin việc và resume trong Gmail:

1. Bắt đầu một email mới bằng cách nhấp vào nút Compose.

2. Nhập vào email, bao gồm địa chỉ email của người nhận và dòng tiêu đề.

attach a resume to email in Gmail
Sử dụng biểu tượng Attach để đính kèm hồ sơ vào email trong Gmail.

3. Nhấp vào biểu tượng Attach Files (trông giống như một kẹp giấy) ở dưới cùng của màn hình.

4. Từ màn hình File Upload, đính kèm tệp chứa bản lý lịch và thư giới thiệu của bạn.

attach a file with resume and cover letter to an email in Gmail
Sau khi bạn đã đính kèm hồ sơ của mình vào email trong Gmail, bạn có thể gửi nó đi.

5. Nhấp vào nút Open ở cuối màn hình của màn hình File Upload. Bản lý lịch đã được đính kèm vào email.

6. Nhấp vào nút Send ở bên trái thư của bạn để gửi email cùng với bản lý lịch của bạn.

Tìm hiểu thêm về cách bắt đầu sử dụng Gmail:

Cách đính kèm hồ sơ với MS Outlook

Dưới đây là cách gửi email thư xin việc và resume trong MS Outlook:

1. Nhấp vào nút New Email ở góc trên bên trái để bắt đầu một email mới.

2. Nhập email, bao gồm địa chỉ email của người nhận và dòng tiêu đề.

attach a file with resume to an email in Outlook
Sử dụng biểu tượng Attach File để đính kèm hồ sơ của bạn vào email trong MS Outlook.

3. Nhấp vào biểu tượng Attach File (trông giống như một cái kẹp giấy) ở phía trên cùng của màn hình.

4. Nhấp vào tùy chọn Browse this PC và điều hướng tới nơi bạn đã lưu tệp sơ yếu lý lịch của mình.

attach a file with resume and cover letter to an email in Gmail
Sau khi bạn đính kèm hồ sơ xin việc và thư xin việc, bạn có thể gửi email.

5. Nhấp vào nút Open ở cuối màn hình Insert File. Bản lý lịch đã được đính kèm vào email.

6. Nhấp vào nút Send ở trên cùng bên trái của thư của bạn để gửi.

Tìm hiểu thêm về việc liệu Gmail hoặc Outlook có tốt hơn để sử dụng hay không:

7. Theo dõi

Khi bạn đã gửi hồ sơ của mình qua email, điều quan trọng là phải theo dõi. Nếu bạn chưa nhận được tin nhắn từ người liên hệ của mình sau một hoặc hai ngày, hãy gửi email tiếp theo. Có thể họ chưa bao giờ nhận được hồ sơ được gửi qua email của bạn hoặc họ có thể có câu hỏi cho bạn.

Nếu mọi việc suôn sẻ, bạn có thể phải đàm phán một mức lương cho vị trí mới của bạn. Nếu điều đó xảy ra, bạn sẽ cần thông tin trong hướng dẫn này:

Kết luận

Bạn vừa mới biết cách gửi email sơ yếu lý lịch để các được người quản lý tuyển dụng chú ý. Cơ hội tìm kiếm việc làm của bạn sẽ tốt hơn nhiều khi bạn sử dụng mạng lưới chuyên nghiệp để hướng sơ yếu lý lịch của mình đến đúng người.

Chúng ta cũng đã thảo luận một số phương pháp để tránh tạo ấn tượng xấu ban đầu, chẳng hạn như sử dụng mẫu sơ yếu lý lịch chuyên nghiệp và gửi thông tin của bạn từ một địa chỉ email chuyên nghiệp.

Để tìm hiểu thêm về cách tạo một bản lý lịch nổi bật, hãy nghiên cứu loạt bài hướng dẫn của chúng tôi về resume, How to Create a Great Resume (Ultimate Guide).

Chúc bạn may mắn trong tìm kiếm công việc và có được một vị trí tuyệt vời!

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.