Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Excel
Business

Khởi động nhanh: Cách tạo một công thức cơ bản trong Excel

by
Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called How to Make and Use Excel Formulas (Beginner Bootcamp).
How to Use the Excel VLOOKUP Function - With Useful Examples

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Nguyễn Thành Phúc (you can also view the original English article)

Nếu bạn đã xóa bảng tính như một công cụ có thể giúp bạn như một freelancer hoặc sáng tạo, bây giờ là thời gian để suy nghĩ lại nó. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu cách tạo một công thức cơ bản trong Excel và giúp bạn suy nghĩ về cách bạn có thể sử dụng chúng.

Bạn có thể nghĩ về một bảng tính như một công cụ cho kế toán hay ngân hàng, nhưng đây là cách mà tôi sử dụng bảng tính hàng ngày như một phần công việc sáng tạo của tôi:

  • Lập kế hoạch và thực hiện các khóa học và những hướng dẫn tôi cộng tác cho Tuts+.
  • Để quản lý các freelancer khác giúp tôi cho việc kinh doanh, với các bảng tính được chia sẻ trong Dropbox.
  • Nắm bắt thông tin nghiên cứu và tài liệu tham khảo trong khi học một kỹ năng hoặc ứng dụng mới.

Những công thức rất hữu ích cho bảng tính. Hãy bắt đầu tìm hiểu cách sử dụng chúng.

Lưu ý nhanh: Nếu bạn thích một ứng dụng bảng tính khác như Apple Numbers hoặc Google Sheets, hãy đừng ngừng đọc bài này. Nhiều kỹ năng và công thức mà chúng tôi sẽ thực hiện với trong hướng dẫn này cũng làm việc trong các ứng dụng này khá tốt.

Khái quát bảng tính

Bảng tính Excel có một bảng các cột trống, sẵn sàng cho bạn thêm dữ liệu. Một trong những điều yêu thích của tôi về Excel, và bảng tính nói chung, chúng tăng tỷ lệ cùng với dữ liệu của bạn. Bạn có thể bổ sung thêm các sheet, công thức và chức năng như bạn cần phát triển.

Excel Basics - Rows and Columns
Dòng là đường thẳng nằm ngang được đánh số, trong khi đó cột là các đường thẳng nằm dọc được đánh là các ký tự chữ cái.

Trước khi chúng tôi viết công thức đầu tiên, dưới đây là bốn điều quan trọng để biết về cách làm việc của bảng tính:

  1. Các tập tin bảng tính thường được gọi là workbooks với nhiều tab được gọi là sheets
  2. Bảng tính Excel được tạo từ các dòng - rows (đường tạo từ bên trái qua phải) và các cột - rows (dòng đi từ trên xuống dưới).
  3. Khi các cột và dòng giao nhau, bảng tính gồm các ô - cells.
  4. Cells có thể chứa dữ liệu mà bạn nhập vào, hoặc công thức hàm chức năng để điều chỉnh và làm việc với dữ liệu.
Cell A2
Khi dòng và cột giao nhau, nó tạo nên các ô để chúng ta có thể thực hiện các công thức và các hàm chức năng. Giao nhau giữa dòng 2 và cột A là ô A2.

Cách tạo công thức và hàm cơ bản trên Excel (Video hướng dẫn nhanh)

Trong video hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn thông tin cần thiết để bắt đầu với các công thức Excel, cách tạo công thức đầu tiên trong Excel để làm việc với các chức năng cơ bản.

Đọc để tìm hiểu thêm về các công thức, bao gồm cả 10 hàm chức năng được xây dựng trong Excel để làm việc với dữ liệu.

Hàm Excel của bạn đầu tiên

Hãy viết công thức đầu tiên của chúng ta trong Microsoft Excel. Viết công thức bằng cách nhấp đúp vào bất kỳ chỗ nào trong Excel. Hãy thực hiện phép nhân cơ bản.

Tôi sẽ nhập vào ô:

=5*4

Khi tôi nhấn enter, Excel sẽ tính toán kết quả và cho kết quả 20 trong ô. Công thức vẫn ở hiển thị ở sau, và bạn có thể nhìn thấy nó trong thanh công thức -  formula bar ngay trên bảng tính.

Basic Math in Excel
Công thức toán học cơ bản này là một ví dụ về cách Excel sẽ tính toán cho chúng ta, còn công thức hiển thị bên trong.

Đây là cách hoạt động của Excel. Công thức này hoạt động trên dữ liệu và in ra kết quả. Đây là một ví dụ rất cơ bản về cách để làm việc với dữ liệu trong Excel. Hãy tìm hiểu các các chức năng nâng cao.

Cách sử dụng các hàm chức năng trong Excel

Nhiều người sử dụng thuật ngữ formula - công thức function - hàm chức năng thay thế cho nhau trong Microsoft Excel. Trong thực tế, hai thuật ngữ này là khác nhau:

  • Formulas - là các thao tác cơ bản trên các ô, chẳng hạn như các phép tính như + hoặc / để cộng và chia số liệu trong công thức của bạn, chẳng hạn. Công thức rất đơn giản.
  • Functions - Sử dụng hàm chức năng có sẵn của Excel, chẳng hạn như =AVERAGE để thực hiện các thao tác dễ dàng trên dữ liệu của bạn. Excel đi kèm với xây dựng các chức năng đã được định nghĩa sẵn các phép tính mà bạn có thể làm việc, giống như công thức nấu ăn có sẵn.

Hầu như mọi lúc, người dùng Excel sẽ gọi chung là những "công thức". Hàm chức năng thực sự là một công cụ kỳ diệu trên Excel, bạn có thể thực hiện các giá trị trên Excel và Excel tự động hoá công việc cho bạn.

Hàm chức năng bắt đầu với một dấu bằng và tên, và sau đó thường là một dấu ngoặc đơn mở. Sau đó, bạn sẽ thực hiện các chức năng đối với dữ liệu để làm việc.

Excel Function Examples

Hãy sử dụng chức năng AVERAGE, chẳng hạn. Thay vì cộng và chia số liệu, Excel tự động tính trung bình. Hãy xem cách sử dụng chúng.

Để bắt đầu với hàm AVERAGE, nhấp đúp chuột vào ô trong Excel và nhập =AVERAGE(, và bây giờ, chúng ta có hai lựa chọn cho cách tính trung bình đối với một số giá trị:

1. Dữ liệu trên dòng

Bạn có thể nhập dữ liệu vào bên phải hàm chức năng vào công thức. Trong trường hợp tính trung bình, bạn có thể nhập giá trị được phân tách bằng dấu phẩy, và Excel sẽ tính trung bình các giá trị đó.

=AVERAGE(1,3,5,7,9)

Average Example
Phân chia các giá trị với dấu phẩy để tính trung bình.

2. Ô tham chiếu

Giả sử chúng ta đã nhập dữ liệu vào một bảng tính. Bạn có thể sử dụng các hàm chức năng, và dùng chúng để tính trung bình cho các ô khác. Trong ví dụ dưới đây, tôi sẽ tính trung bình cho danh sách dữ liệu với công thức này:

=AVERAGE(B1:B3)

Average on Data in Excel
Tính trung bình trong Excel với các ô tham chiếu.

Công thức tôi sử dụng tính trung bình tất cả các dữ liệu tôi chỉ định, trong trường hợp này từ ô B1 đến B3.

Hầu hết các hàm chức năng sẽ cho phép bạn làm việc với dữ liệu ngay bên trong công thức, hoặc thực hiện các chức năng trên dữ liệu mà bạn đã nhập ở bất kỳ chỗ nào.

10 Công thức và hàm chức năng hữu ích trên Excel

Bây giờ chúng ta đã nắm vững cách sử dụng một hàm chức năng cơ bản. Tin tốt là Excel cung cấp rất nhiều tính năng mà bạn có thể sử dụng trên dữ liệu của bạn. Nếu bạn đã biết sử dụng một hàm chức năng, tất cả những hàm chức năng khác thao tác cũng tương tự như vậy.

Tôi dành nhiều thời gian làm việc trong Excel mỗi ngày. Dưới đây là mười công thức tôi sử dụng lặp đi lặp lại để hiểu rõ về các bảng tính hoặc làm việc với dữ liệu, và các ví dụ về cách sử dụng chúng.

Lưu ý: Tất cả các công thức này làm việc trên dòng dữ liệu, nhưng thông thường sẽ được sử dụng trên các ô mà bạn đã nhập vào một ô.

1. =AVERAGE

Chúng ta đã vận dụng hàm chức năng AVERAGE, nhưng tôi nghĩ rằng nó là một trong những hàm quan trọng nhất trong Excel. Cho dù bạn tính trung bình trên lớp hoặc một người thống kê của NBA, đây là một công thức đơn giản nhất và hữu ích nhất.

Ví dụ trên dòng:

=AVERAGE(1,3,5,7,9)

Sử dụng trên ô:

=AVERAGE(A1:A5)

Ví dụ minh họa:

Average Example 2

2. =COUNT

Hàm COUNT sẽ giúp bạn tìm ra số lượng trong một cột hoặc một danh sách. Hàm count thường sẽ chỉ được sử dụng trên một danh sách dữ liệu, và không phải trong dòng.

Cách sử dụng trên ô:

=COUNT(A1:A5)

Ví dụ minh họa:

3. =UPPER, =LOWER, & =PROPER

Hàm UPPER, LOWER, và PROPER sẽ giúp bạn làm gọn văn bản mà bạn chèn vào bảng tính. Các công thức liên quan chỉnh sửa văn bản trong nhiều cách khác nhau:

  • UPPER - chuyển đổi một chuỗi văn bản thanh chữ hoa.
  • LOWER - Chuyển đổi văn bản thành chữ thường.
  • PROPER  - Chuyển đổi một từ viết hoa, viết hoa theo danh từ riêng.

Cách sử dụng trên ô:

=UPPER(A1)

=LOWER(A1)

=PROPER(A1)

Ví dụ minh họa:

Upper Lower Proper

4. =LEFT và =RIGHT

Các hàm chức năng LEFT và RIGHT sẽ giúp bạn lấy dữ liệu từ một phần của một ô. Hãy tưởng tượng bằng cách sử dụng công thức này để lấy tiền tố từ một danh sách tên, chẳng hạn như "Mr." hoặc "Ms."", chẳng hạn.

Các công thức LEFT và RIGHT sẽ thực hiện

Cách sử dụng trên ô:

=LEFT(A1,5)

Lấy năm ký tự đầu tiên từ ô A1.

=RIGHT(A1,5)

Lấy năm ký tự cuối từ ô A5.

Ví dụ minh họa:

Right Example

5. =&

Chức năng =& được sử dụng để nối văn bản và các ô lại với nhau. Bạn có thể sử dụng nó để kết hợp dữ liệu từ nhiều ô thành một ô duy nhất.

Công thức này hoạt động có một chút khác nhau. Thay vì phải mở &; thì bạn đặt nó ở giữa văn bản hoặc các ô.

Ví dụ cách sử dụng trên dòng:

="Andrew "&"Childress"

Cách sử dụng trên ô:

=A1&A2

Ví dụ minh họa:

And Example

6. =MAX và =MIN

Hàm MAX và MIN là những công thức có liên quan để xác định giá trị lớn nhất và nhỏ nhất trong danh sách các dữ liệu. Công thức này thường được sử dụng trên dữ liệu mà bạn đã nhập trong Excel, đặc biệt là danh sách mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất và nhỏ nhất trong danh sách.

Ví dụ cách sử dụng trên dòng:

=MAX(1,3,5,7,9)

=MIN(1,3,5,7,9)

Cách sử dụng trên ô:

=MAX(A1:A10)

=MIN(A1:A10)

Ví dụ minh họa:

Max Min Example

7. =TODAY

Hàm TODAY là một trong những chức năng đơn giản và hữu ích nhất. Đơn giản hãy chèn nó và Excel sẽ luôn luôn cho kết quả ngày hôm nay trong ô. Mỗi khi bạn mở lại bảng tính, Excel sẽ làm mới và hiển thị ngày hôm nay trong ô.

Ví dụ cách sử dụng trong dòng:

=TODAY()

Ví dụ minh họa:

Today Example

8. =TRIM

= TRIM là một chức năng sẽ giúp bạn nắm rõ các văn bản trong công thức. Nếu văn bản của bạn có khoảng trống ở đầu hoặc cuối, hàm TRIM sẽ giúp loại bỏ nó.

Cách sử dụng trên ô:

=TRIM(A1)

Ví dụ minh họa:

Excel Trim

9. =DAYS

=DAYS sẽ giúp bạn tính toán số ngày giữa hai ngày. Tôi muốn sử dụng công thức DAYS khi tôi tìm số lần giữa ngày hôm nay và một sự kiện trong tương lai, chẳng hạn.

Ví dụ cách sử dụng trên dòng:

=DAYS("2/28/2016","1/1/2016")

Cách sử dụng trên ô:

=DAYS(B1,B2)

Ví dụ minh họa:

Days Example

10. =NETWORKDAYS

= NETWORKDAYS là một chức năng để giúp bạn tính toán số ngày làm việc giữa hai ngày. Hình dung cho bản thân bạn bằng cách sử dụng hàm này khi bạn đang tính toán số ngày còn lại trước khi bạn nhận được kiện hàng, chẳng hạn.

Ví dụ cách sử dụng trên dòng:

=NETWORKDAYS("1/1/2016","2/28/2016")

Cách sử dụng trên ô:

=NETWORKDAYS(A2,B2)

Ví dụ minh họa:

Net Work Days Example

Các hàm chức năng này là công cụ mạnh mẽ để làm việc với dữ liệu. Làm chủ  Excel là kết hợp tất cả các chức năng này để làm việc với dữ liệu và tự động hóa cuộc sống của bạn.

Tóm lại

Nếu bạn thích hướng dẫn này về cách tạo một công thức trong Excel và làm quen mình với các chức năng và công thức bảng tính cơ bản. Tôi khuyên bạn nên tìm các tài nguyên sau để tìm hiểu:

Bạn đã bắt đầu với việc với bảng tính? Bạn muốn tìm hiểu thêm về cái gì? Hãy để lại một cho tôi bình luận.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.