Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Backups
Business

Làm thế nào để tốt nhất tổ chức các tập tin máy tính của bạn, thư mục & tài liệu

by
Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Thùy Trang (you can also view the original English article)

Nếu bạn đang đọc này, đó là một tốt cơ hội máy tính của bạn là một mớ hỗn độn. Bạn đã có tập tin trên máy tính của bạn, thư mục tải crammed với chương trình cài đặt ứng dụng từ hai năm trước, và những người hiểu biết tập tin rằng Jason từ Billings cần thiết vào ngày hôm nay ở đâu. Hãy xem xét làm thế nào để sửa chữa nó.

Bây giờ, trước khi lặn chúng ta cần phải giải quyết vấn đề lớn nhất với bất cứ hệ thống tổ chức tập tin: bạn. Có là không có điểm thiết lập một hệ thống tập tin phức tạp mà mọi cặp là màu sắc mã hóa, được dán, và qua tham chiếu với mọi cặp khác. Nó sẽ kéo dài khoảng ba phút.

Ưu tiên đầu tiên của bạn, sau đó, là để thực hiện một hệ thống mà bạn có thể thực sự dính vào. Tôi muốn bạn đi và xem trong tủ quần áo của bạn; Nếu tất cả mọi thứ được tổ chức gọn gàng, tuyệt vời, bạn có thể bắt đầu với các công cụ nâng cao. Mặt khác, nếu bạn không thể thậm chí giữ cho áo sơ mi của bạn và của bạn vớ riêng biệt, sau đó bạn cần để bắt đầu với một thực sự đơn giản thiết lập mà bạn có thể dính vào. Hãy nhớ rằng, như với bất kỳ mục tiêu- và chúng tôi đã có một hướng dẫn đầy đủ để thiết lập mục tiêu, bạn nên kiểm tra-tính nhất quán là điều quan trọng nhất. Bạn có thể thêm phức tạp hơn sau này.

Với điều đó trên đường đi, bạn đã sẵn sàng để tìm hiểu về tổ chức thư mục? Hãy bắt đầu.

Làm thế nào để tổ chức các tập tin máy tính: quyết định về một cấu trúc

Có ba cách chính, bạn có thể cấu trúc hệ thống tập tin của bạn: dự án hoặc khách hàng dựa trên, theo ngày, và tập tin dựa trên loại. Có những ưu và khuyết điểm cho mỗi phương thức tổ chức các thư mục và bạn có thể sử dụng một sự kết hợp, ví dụ: nhóm tất cả mọi thứ của dự án nhưng trong mỗi dự án nhóm điều bởi loại tệp hoặc nhóm tất cả mọi thứ năm nhưng trong vòng mỗi năm nhóm bởi khách hàng.

Hãy xem xét mỗi cách tổ chức các tập tin máy tính. Bạn nên chọn phương pháp đó dường như để phù hợp với công việc của bạn tốt nhất và dính vào nó.

1. dự án hoặc hệ thống tập tin dựa trên khách hàng tổ chức

a project based file structure

Một dự án hoặc khách hàng dựa trên cấu trúc có lẽ là đơn giản nhất để dính vào. Mỗi dự án hoặc khách hàng-làm thế nào bạn chia những điều thực sự phụ thuộc vào những gì sắp xếp của công việc bạn làm — được dành riêng cho thư mục riêng của mình. Trong mỗi thư mục dự án hoặc khách hàng, bạn giữ tất cả các tập tin có liên quan và tài liệu.

Điều gì làm cho một dự án hoặc khách hàng thiết lập công việc như vậy cũng là là brainless. Nếu tập tin là làm với khách hàng X, nó đi vào thư mục X. Nếu tập tin B là để làm với khách hàng Y, sau đó, shockingly, nó đi vào thư mục Y.

Nếu bạn đã có nhiều dự án cho các khách hàng tương tự, bạn có thể cung cấp cho từng dự án thư mục cấp cao nhất của riêng mình hoặc có thư mục các dự án cá nhân trong mỗi thư mục khách hàng.

Nơi mà một dự án hoặc hệ thống tập tin dựa trên máy khách bắt đầu đổ vỡ là khi bạn đối phó với rất nhiều tổng hợp các tập tin đã làm với nhiều dự án hoặc tổ chức như một toàn thể. Bạn có thể cạo râu một thư mục tập tin dự án "Chung", nhưng điều đó có thể nhanh chóng tạo ra nhiều vấn đề hơn nó giải quyết. Tương tự, trùng lặp tập tin là hầu như không bao giờ câu trả lời.

Thời gian khác mà bạn có thể chạy vào khó khăn với một dự án hoặc khách hàng thiết lập là khi có rất nhiều tập tin khác nhau để mỗi thư mục là một tổng mess. Các giải pháp để có thể sử dụng một trong hai sau set up trong thư mục dự án hoặc khách hàng của bạn.

Nói chung, tôi sẽ khuyên bạn nên đi với một dự án hoặc khách hàng thiết lập mặc định. Nó là rất đơn giản để dính vào và nó sẽ cung cấp cho máy tính của bạn một chút về nhiều cần tổ chức. Thậm chí nếu mỗi thư mục dự án hoặc khách hàng là một chút lộn xộn, mọi thứ sẽ tốt hơn rất nhiều hơn so với họ.

2. ngày dựa trên tập tin hệ thống tổ chức

a date based structure

Với một cấu trúc dựa trên ngày, bạn thường có một thư mục cho mỗi năm với một thư mục con cho mỗi tháng. Tùy thuộc vào bao nhiêu tác phẩm bạn làm việc với, bạn cũng có thể thêm thư mục con cho mỗi tuần mặc dù nó có lẽ là hơn giết.

Những điều tốt đẹp về một ngày dựa trên cấu trúc là nó làm cho nó rất dễ dàng để tìm các tập tin từ một thời gian nhất định, ví dụ, để xem xét cuối năm tài chính cho tháng một.

Một cấu trúc ngày là tốt nhất của mình khi bạn làm như vậy vài công việc hoặc làm việc với các tập tin tương tự một cách thường xuyên. Nếu bạn nhận được báo cáo hàng tuần tài chính hoặc marketing có cùng một tài liệu chỉ với số lượng khác nhau thì đó là lý tưởng. Bạn thực sự không thể nhóm đó sắp xếp các tập tin của dự án kể từ khi bạn sẽ nhanh chóng có 200 báo cáo ngồi trong mỗi thư mục- và tất cả mọi thứ là cùng một dự án nào — vì vậy, bạn đang trở lại một hình vuông.

Một ngày, dựa trên cấu trúc của vấn đề có liên quan đến sức mạnh của nó. Trừ khi bạn đã có một số lượng lớn các tập tin tương tự sau đó nó quá mức cần thiết và bạn sẽ không bị làm phiền để gắn bó với nó. Ngoài ra, nó không làm việc rất tốt nếu bạn đang làm việc trên cùng một tập tin cho một khoảng thời gian dài. Bạn để trình bày tiếp thị trong thư mục cho tháng này được lập năm? Tháng bạn hoàn thành nó trong? Tháng cuối bạn sử dụng nó trong?

Hãy suy nghĩ về những loại công việc bạn làm. Nó có thể sẽ rất rõ ràng nếu một hệ thống ngày là phù hợp với bạn hay không.

3. tập tin dựa trên kiểu tập tin hệ thống tổ chức

Một hệ thống tập tin dựa trên loại nhóm tất cả mọi thứ vào các thư mục dựa trên loại tệp đó là. Điều này không nghiêm chỉnh phải bằng loại tập tin máy tính, nhưng thay vào đó có thể sử dụng thư mục với các tên tuổi như:

  • tiếp thị
  • bài thuyết trình
  • tài chính
  • và như thế

Trong mỗi thư mục, bạn đặt tất cả các tập tin của loại đó.

Tập tin dựa trên kiểu cấu trúc không bình thường làm việc rất lớn như cấu trúc cấp quốc gia của bạn trừ khi bạn chỉ làm việc cho một công ty — hoặc bản thân bạn- và không có quá nhiều tập tin để xử lý. Tôi thực sự sử dụng một kể từ khi công việc của tôi chủ yếu được nhóm lại thành văn bản, chụp ảnh và lập hóa đơn.

Đối với hầu hết mọi người, một tập tin dựa trên kiểu cấu trúc hoạt động tốt nhất khi nó nằm trong một khách hàng hoặc cơ cấu dự án hoặc ngày. Nếu thư mục khách hàng của bạn đang nhận được lộn xộn, thêm tập tin dựa trên kiểu thư mục con là một cách tuyệt vời để sắp xếp những điều trên.

Một lần nữa, nghĩ về những loại công việc bạn làm. Nếu nó chỉ là một vài điều hơn và hơn nữa, sau đó tập tin loại phương thức tổ chức các thư mục có thể phù hợp với bạn. Nếu không, hãy để sử dụng nó cho các thư mục con.

Không phải là một và hai là một: sao lưu

Bây giờ mà bạn đã quyết định làm thế nào bạn sẽ tổ chức các tệp và cặp, chúng ta cần phải nói về một cái gì đó rất quan trọng: sao lưu. Ổ đĩa cứng có thể- và làm-thất bại. Bạn có thể đi bộ vào văn phòng của bạn một buổi sáng, nghe một âm thanh lạ crunching từ máy tính của bạn và không bao giờ có thể truy cập các tập tin vào nó một lần nữa. Hoặc bạn có thể nhận được các máy tính xách tay snatched từ bàn tay của bạn trên một nền tảng đào tạo trong khi bạn đi uống cà phê vào buổi sáng của bạn. Chỉ có các tập tin của bạn cũng tổ chức là không đủ, bạn cần phải giữ chúng an toàn.

Chúng tôi đã có một hướng dẫn đầy đủ về làm thế nào để tạo ra một trở lại cao độ lên kế hoạch cũng như các bài viết cụ thể trên sao lưu của bạn máy PC hoặc Mac, bằng cách sử dụng máy thời gian, nên kiểm tra những bài viết để được hướng dẫn cụ thể. Tôi sẽ chỉ cung cấp cho một tổng quan dưới đây.

Khi nói đến tốt sao lưu, bạn cần nhiều lớp bảo mật. Đó là tất cả tốt và tốt để trở lại máy tính của bạn đến một ổ cứng bên ngoài, nhưng những gì sẽ xảy ra nếu căn nhà của bạn bỏng với cả máy tính và ổ sao lưu bên trong? Tất cả các dữ liệu của bạn là đi. Đây là nơi offsite sao lưu và sao lưu đám mây đến.

Hệ thống ưa thích của tôi là để giữ cho tất cả các tập tin quan trọng của tôi trong Dropbox của tôi-mặc dù bạn cũng có thể sử dụng Google Drive hay Microsoft OneDrive-vì vậy mà ngay sau khi tôi tiết kiệm cho họ, họ đang được lưu vào đám mây. Đây không phải là một bản sao lưu đúng vì không có versioning và tùy chọn khôi phục hạn chế, nhưng nó là một lớp đầu tiên tuyệt vời. Nếu bạn đã có một kết nối internet nhanh, đều được phép theo chính sách công ty, và không làm việc với terabytes dữ liệu, sau đó chỉ cần giữ tất cả các tập tin mà bạn làm việc trên một dịch vụ đám mây là một cách tuyệt vời để giữ nó an toàn. Nó cũng có lợi ích của làm cho tập tin của bạn có thể truy cập từ bất cứ nơi nào.

Cũng như cách sử dụng Dropbox để giữ an toàn dữ liệu của tôi, tôi cũng sử dụng một dịch vụ sao lưu đám mây dành riêng. Tôi sẽ đề nghị bạn hãy kiểm tra Backblaze. Không chỉ này có nghĩa là tôi đã có hai bản sao của offsite của tất cả các tập tin của tôi, nhưng tôi đã có tùy chọn để khôi phục Phiên bản trước và khôi phục lại tất cả mọi thứ nếu nhu cầu.

Cuối cùng, khi tôi đang làm một cái gì đó mà có một cơ hội tôi có thể mất rất nhiều dữ liệu — như Cập Nhật máy tính của tôi-tôi tạo ra một bản sao lưu cục bộ vì vậy tôi có thể nhanh chóng khôi phục lại những điều mà không phải chờ đợi cho họ để tải về từ internet.

Bạn không cần phải sao chép chính xác kế hoạch dự phòng của tôi, nhưng bạn thực sự cần phải có một offsite, tự động sao lưu của tất cả các tập tin quan trọng của bạn tại chỗ. Nếu không, bạn có nguy cơ mất đi tất cả các dữ liệu của bạn.

Các thực tiễn tốt nhất cho tổ chức các tập tin máy tính

Khi tôi nhấn mạnh ở đầu bài viết này, điều quan trọng nhất về việc tạo ra một cơ cấu tổ chức tập tin là bạn dính vào nó. Dưới đây là một số thực tiễn tốt nhất để làm điều đó và cũng sử dụng các thiết lập của bạn gọn gàng, mới.

  • Bỏ qua bàn làm việc. Không bao giờ cất giữ các tệp trên máy tính của bạn. Nó chỉ có vẻ lộn xộn và lộn xộn. It's okay để kéo một tập tin từ một phím USB máy tính để bàn của bạn, nhưng sau đó nó nên được nộp đi ngay lập tức.
  • Bỏ qua tải. Đừng để ngồi trong thư mục tải các tập tin. Hoặc gửi chúng nơi họ thuộc về hoặc xóa chúng.
  • Tập tin điều ngay lập tức. Nếu bạn chờ đợi để tập tin những điều họ sẽ nhận được ra khỏi tầm tay. Ngay sau khi bạn tạo hoặc nhận được một tập tin, đặt nó ở vị trí thích hợp của nó.
  • Sắp xếp tất cả mọi thứ một lần một tuần. Với mà nói, mỗi thứ hai buổi sáng hoặc buổi tối thứ sáu, tìm kiếm thông qua các tập tin bạn đã làm việc trên đó và đảm bảo rằng họ đang ở đúng nơi. Thu dọn mọi thứ, xóa bỏ bất kỳ tập tin không cần thiết và nói chung có thể ngăn chặn những thứ nhận được lộn xộn trước khi họ nhận được quá xấu. Nếu bạn sử dụng một máy Mac, có những ứng dụng như màu hạt dẻ có thể tự động cho bạn.
  • Sử dụng mô tả tên. Khi bạn đang đặt tên tập tin của bạn, cung cấp cho họ tên mô tả. "Kế hoạch tiếp thị" là xấu. "Kế hoạch tiếp thị - khách hàng X - tháng Giêng" là tốt hơn nhiều.
  • Tìm kiếm là mạnh mẽ. Tính năng tìm kiếm bên trong hệ điều hành hiện đại là thật sự mạnh mẽ. Nếu bạn không thể tìm thấy một tập tin bằng cách xem, cố gắng tìm kiếm nó. Nếu bạn đã đặt tên tập tin và thư mục của bạn một cách chính xác, nó sẽ được dễ dàng tìm thấy.
  • Không sử dụng quá nhiều thư mục. Có quá nhiều thư mục lồng nhau gây phiền nhiễu. Mỗi thư mục cần phải có tối thiểu là khoảng 10 tập tin trong nó. Nếu bạn chỉ có hai hoặc ba tập tin trong mỗi thư mục, bạn cần phải xem xét lại cấu trúc của bạn.
  • Gắn bó với nó. Không chỉ cung cấp cho sau một vài ngày. Nó luôn luôn mất một ít thời gian để thích ứng với một cái gì đó mới. Cam kết sử dụng cấu trúc tập tin của bạn cho một vài tuần trước khi tháo dỡ nó.
  • Tiếp tục tinh chỉnh. Từ trên xuống hệ thống là stupid; họ hiếm khi làm việc. Bắt đầu với một trong các cấu trúc tôi khuyên bạn nên và sau đó chỉnh nó như bạn đi. Thích ứng với nó đến công việc của bạn chứ không phải là cố gắng để lực lượng công việc của bạn để thích ứng với một cấu trúc tập tin cứng nhắc.

Kết thúc

Một máy tính tổ chức là dễ chịu hơn nhiều để sử dụng. Nếu bạn biết nơi mỗi tập tin được lưu trữ sau đó nó không còn một cơn ác mộng khi một ai đó đi và hỏi cho các tập tin như vậy-và-như vậy từ hai năm trước đây; nó đang ngồi trong một thư mục và các thư mục con gọi là 2016 > tài liệu tiếp thị hoặc tương tự.

Và một khi bạn đã có một hệ thống tổ chức tại chỗ đó là thực sự không phải là khó khăn để dính vào. Chỉ mất một vài giờ một buổi chiều để thiết lập nó và bạn sẽ được tốt để đi.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.