() translation by (you can also view the original English article)
Bạn cảm thấy mệt mỏi? Bạn có thấy rằng bản thân mình đã dậy sớm, làm việc rất trễ, và vẫn không hoàn thành được tất cả? Nếu đây chính là bạn, giống như nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, có thể bạn đã ôm đồm quá nhiều thứ.
Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có rất nhiều việc phải làm. Nếu bạn không quản lý công việc bận rộn của mình, thì khối lượng công việc của bạn dường như là bất khả thi.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn về công việc bận rộn. Chúng tôi cũng sẽ chỉ cho bạn năm bước để giúp bạn quản lý được cả những nhiệm vụ trần tục nhất và đòi lại một số thời gian đã mất.
Công việc bận rộn là gì?
Công việc bận rộn có chế ngự bạn không? Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ bị đè nặng bởi công việc bận rộn, nhưng họ thậm chí không nhận ra nó. Đó là bởi vì công việc bận rộn cho cảm giác quan trọng như những ông việc khác, nhưng nó không có tác động tương tự đối với doanh nghiệp của bạn.
Công việc bận rộn có thể là những nhiệm vụ kinh doanh cần được hoàn thành nhưng không đóng góp vào lợi nhuận. Ví dụ về điều này bao gồm các nhiệm vụ kế toán và thuế, trả lời email, bảo trì trang web, nhiệm vụ văn thư và các công việc thường lệ khác. Không phải là những nhiệm vụ đó không quan trọng, mà nó chỉ là doanh nghiệp của bạn có thể sẽ tốt hơn nếu chúng được xử lý khác biệt.
Công việc bận rộn cũng có thể là những công việc vô dụng cho cảm thấy có ý nghĩa, nhưng không đóng góp gì cho doanh nghiệp của bạn. Ví dụ về điều này có thể là trang trí lại văn phòng của bạn hoặc tham gia các lớp học, nhưng không bao giờ áp dụng những gì bạn học. Ngay cả các nhiệm vụ như quảng bá doanh nghiệp của bạn thông qua phương tiện truyền thông xã hội hoặc kiểm tra hộp thư đến email của bạn có thể là công việc bận rộn nếu thực hiện quá mức.
Loại bỏ công việc bận rộn bắt đầu từ những điều cơ bản Nếu bạn, là một chủ doanh nghiệp nhỏ đang lãng phí rất nhiều thời gian vào công việc bận rộn, vậy thì rất có thể nhân viên bạn có cũng đang lãng phí thời gian.
Măc dù, bạn có thể cải thiện cách tiếp cận của bạn. Dưới đây là một số bước quan trọng để lấy lại thời gian của bạn và giảm công việc bận rộn của bạn.
Bước 1: Biết cách sử dụng thời gian
Mấu chốt trong việc tìm hiểu về cách giảm bớt công việc bận rộn là để tìm ra thời lượng thời gian mà bạn đang thực sự sử dụng vào nó. Hầu hết chúng ta sẽ không làm như vậy. Điều cuối cùng chúng tôi muốn dành thời gian để làm khi bận rộn là theo dõi thời gian của chúng ta.
Tuy nhiên, theo dõi cách bạn sử dụng thời gian của bạn là bắt đầu giảm bớt công việc bận rộn. Không theo dõi thời gian của bạn, bạn không thể chắc chắn nơi bạn sử dụng thời gian không hiệu quả.
Khi theo dõi thời gian của bạn, hãy thật chi tiết. Bao gồm mọi thứ bạn làm trong một ngày, bất kể nó có vẻ không đáng kể. Để có kết quả tốt hơn, hãy theo dõi thời gian của bạn trong vài ngày thay vì chỉ một ngày. Ngoài ra, hãy trung thực. Nếu bạn dành hai giờ một ngày để kiểm tra Facebook hoặc một giờ xem video trên YouTube, hãy ghi lại hoạt động đó.
Ví dụ: hãy tưởng tượng rằng bạn là nhà phát triển web. Sau khi theo dõi thời gian của bạn trong một vài ngày, bạn khám phá rằng bên cạnh các nhiệm vụ viết code, kiểm tra, phân tích và bảo trì, bạn cũng dành thời gian cho các công việc bận rộn sau đây:
- Kiểm tra email, thời gian trung bình đã sử dụng: mười phút mỗi giờ
- Nhiệm vụ hành chính, thời gian trung bình sử dụng: một giờ mỗi ngày
- Xem video trên YouTube, thời gian trung bình sử dụng: nửa giờ mỗi ngày
- Rời khỏi bàn của bạn để có được một bữa ăn nhẹ (không phải là một bữa ăn chính), thời gian trung bình sử dụng: nửa giờ mỗi ngày
Theo dõi thời gian của bạn cũng cho thấy rằng bạn sẽ dành một giờ rưỡi mỗi tuần để họp với các thành viên trong nhóm của bạn. Bạn tổ chức các cuộc họp thường xuyên, ngay cả khi không có ai có câu hỏi và không có vấn đề gì xảy ra. Nhìn chung, các cuộc họp không cần thiết làm mất thời gian chung. Theo thống kê từ Atlassian, một nửa tất cả các cuộc họp là một sự lãng phí thời gian.
Khi bạn thêm thời gian này vào, bạn sẽ thấy rằng bạn chỉ có trung bình khoảng năm giờ làm việc mỗi ngày. Tôi cá rằng đó là một khoảng thời gian thiếu hiệu quả hơn rất nhiều so với bạn nghĩ. Bạn cần tận dụng nó tối đa.
Nguyên tắc Pareto, còn được gọi là quy tắc 80/20, nhận định rằng bạn sẽ thấy một số lượng nhỏ công việc đang lãng phí phần lớn thời gian của bạn. Giảm thời gian bạn dành cho các nhiệm vụ đó và bạn sẽ giảm đi công việc bận rộn.
Để tìm hiểu thêm về Nguyên tắc Pareto và cách thực hiện Phân tích Pareto, hãy tham khảo bài hướng dẫn của Tuts+ về chủ đề này:
Tìm hiểu cách bạn sử dụng thời gian của bạn là một phần quan trọng trong việc giảm bớt công việc bận rộn. Nếu bạn có nhân viên, hãy yêu cầu họ theo dõi thời gian của họ để tìm hiểu cách họ đang sử dụng chúng như thế nào. Bạn có thể sử dụng phần mềm theo dõi thời gian như Harvest để hỗ trợ bạn.
Nếu bạn biết mình đã sử dụng thời gian ra sao, thì bạn đã sẵn sàng cho bước tiếp theo.
Bước 2: Lập kế hoạch cho thời gian của bạn
Khi đã biết cách bạn sử dụng thời gian của mình thế nào, bạn có thể bắt đầu lên kế hoạch để sử dụng thời gian đó hiệu quả hơn. Lập kế hoạch cho thời gian của bạn bắt đầu với mức độ ưu tiên.
Dưới đây là ba câu hỏi để hỏi về mỗi nhiệm vụ bạn xác định:
- Tôi đã dành bao nhiêu thời gian cho công việc này trong suốt những giờ làm việc?
- Nếu có thì nhiệm vụ này có đóng góp cho doanh nghiệp của tôi không?
- Tôi có thể ủy nhiệm nhiệm vụ này hoặc lên lại lịch biểu cho thời gian cá nhân không?
Những câu hỏi này sẽ giúp bạn ưu tiên các nhiệm vụ của mình và đặt mục tiêu lập kế hoạch.
Nếu bạn bắt đầu mỗi ngày mà không có mục tiêu, thật dễ dàng để thấy bản thân mình đang vất vả và lãng phí thời gian. Thay vào đó, hãy sử dụng lịch hoặc bảng kế hoạch để lên lịch cho thời gian của bạn hiệu quả hơn. Dưới đây là hướng dẫn về cách sử dụng bảng kế hoạch bằng giấy có thể in ra, nếu bạn không muốn sử dụng lịch kỹ thuật số.
Như một ví dụ cụ thể hơn về mức độ ưu tiên và lập kế hoạch có thể giúp giảm bớt sự bận rộn, hãy xem kỹ hơn năm công việc bận rộn lãng phí thời gian được đề ra trong ví dụ tại Bước 1. Dưới đây là cách bạn có thể giải quyết từng sự lãng phí thời gian đó:
- Kiểm tra email. Nếu bạn dành nhiều thời gian để kiểm tra email mỗi ngày, bạn không phải là người duy nhất như vậy. Theo một nghiên cứu của Reuters, nhiều người đi làm dành tới 6,3 giờ một ngày để kiểm tra email. Để giảm bớt công việc bận rộn này, hãy thử giới hạn bản thân để kiểm tra hộp thư đến của bạn ba lần một ngày: khi bạn bắt đầu làm việc, trước bữa trưa và trước khi kết thúc ngày làm việc.
- Nhiệm vụ hành chính. Hầu hết các nhiệm vụ quản trị hành chính thực sự cần phải hoàn thành, nhưng bạn có phải là người tốt nhất để thực hiện chúng không? Thường thì câu trả lời là không. Chúng ta sẽ nói thêm về nhiệm vụ ủy nhiệm trong bước sau. Nếu có một vài nhiệm vụ quản trị hành chính mà chỉ bạn mới có thể xử lý, hãy xem xét xử lý tất cả các nhiệm vụ đó cùng một lúc. Dành một vài giờ mỗi tuần cho các nhiệm vụ hành chíh.
- Xem video trên YouTube. Trừ khi những video này liên quan đến công việc, hãy xem những video này trong thời gian cá nhân của bạn. Sử dụng công cụ chặn sự phân tâm như Stayfocusd hoặc Freedom nếu bạn cần phải làm như vậy. Nếu các video liên quan đến công việc, hãy tự hỏi rằng bạn có thực sự cần sử dụng thông tin đó hay không.
- Ăn vặt. Tôi hiểu rồi, bạn đói khi bạn làm việc. Nhưng để đồ ăn nhẹ trên bàn có thể là một sự mất tập trung lớn. Cân nhắc giữ một số đồ ăn nhẹ lành mạnh trong văn phòng của bạn để bạn không phải đi xa để tìm một thứ gì đó để ăn. Thậm chí tốt hơn, để một hộp đựng nước mát gần đó. (Mọi người thường nhầm lẫn giữa đói và khát nước.)
- Cuộc họp. Trừ khi có một chương trình nghị sự được thiết lập, các cuộc họp có thể khiến mất rất nhiều thời gian. Đặc biệt cảnh giác với các cuộc họp thường lệ không có mục đích thực sự. Nếu nhóm nhỏ của bạn họp mỗi tuần, không quan trọng họ có điều gì đó để thảo luận hay không, hãy cân nhắc thay thế cuộc họp hàng tuần bằng báo cáo trạng thái dưới dạng bản ghi nhớ.
Bây giờ bạn đã lên kế hoạch cho thời gian của mình, hãy xem xét một số cách khác để giảm bớt công việc bận rộn.
Bước 3: Sử dụng Công cụ phù hợp
Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có rất nhiều trách nhiệm bao gồm nhiều nhiệm vụ thường lệ. Việc chủ sở hữu doanh nghiệp cố gắng xử lý các nhiệm vụ đó chỉ bằng cách sử dụng các công cụ phần mềm họ quen thuộc nhất là rất hiếm có.
Nếu bạn chưa thêm bất kỳ công cụ phần mềm mới nào vào quy trình làm việc của mình sau vài năm, rất có thể bạn không hoạt động hiệu quả như bạn có thể. Rất nhiều nhiệm vụ thường xuyên có thể được xử lý hiệu quả hơn nếu bạn có công cụ phù hợp. Và các công cụ mới đang được phát triển mỗi ngày.
Nếu bạn thấy rằng một nhiệm vụ đơn lẻ nào đó cần sử dụng thời gian một cách đáng kể, hãy tìm cách hiệu quả hơn để thực hiện nhiệm vụ đó. Ví dụ, lương bổng là một loại nhiệm vụ có thể mất rất nhiều thời gian khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Có thể mất một thời gian dài để xử lý lương bổng ngay cả khi bạn chỉ có một vài nhân viên. Có nhiều cách để hợp lý hóa quy trình lương bổng đó. Hãy xem hướng dẫn Tuts + của chúng tôi để biết các thủ thuật về cách xử lý lương bổng hiệu quả:
Thiếu tổ chức cũng có thể khiến mất nhiều thời gian cho chủ doanh nghiệp nhỏ. May mắn thay, có rất nhiều công cụ để giúp bạn tổ chức và đạt năng suất. Đối với một số ý tưởng cụ thể về việc cải thiện năng suất của bạn bằng phần mềm Mac, hãy xem lại:
Đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ có nhân viên, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng các nhân viên của bạn cũng có các công cụ phù hợp.
Công cụ không phải là cách duy nhất để giảm thời gian mà bạn dành cho các nhiệm vụ thường ngày.
Bước 4: Nhận sự hỗ trợ
Có vẻ như cách duy nhất để hoàn thành mọi thứ là tự làm điều đó? Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đã cố gắng hết sức bằng cách cố gắng xử lý mọi thứ. Đó là một lộ trình nhanh chóng để làm kiệt sức và có những sai lầm.
Ngay cả khi bạn chưa sẵn sàng thuê thêm nhân viên, bạn cũng không phải tự mình làm mọi thứ. Outsource một số khối lượng công việc sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và cho phép bạn tập trung vào kinh doanh cốt lõi của mình. Dưới đây là ba loại nhiệm vụ để cân nhắc outsource:
- Các nhiệm vụ một lần hoặc không thường xuyên. Doanh nghiệp của bạn có thể không đủ lớn để thuê một nhân viên thiết kế trang web hoặc viết nội dung tiếp thị, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn phải tự mình làm điều đó. Loại nhiệm vụ này rất lý tưởng cho một nhà thầu độc lập. EnvatoStudio giúp bạn dễ dàng tìm được một nhà thầu có chất lượng trong các lĩnh vực như logo hoặc thiết kế đồ họa, lập trình, copywriting, và nhiều hơn nữa. Khám phá thêm các ý tưởng về những lời khuyên về tiết kiệm thời gian khi làm việc với nhà thiết kế.
- Nhiệm vụ yêu cầu kiến thức chuyên môn. Nếu bạn thấy mình liên tục làm rất nhiều nghiên cứu bởi vì bạn không biết cách xử lý một số nhiệm vụ kinh doanh nhất định, bạn có thể nên chuyển giao những nhiệm vụ đó cho một người nào đó bằng đào tạo chuyên nghiệp. Ví dụ, thuế là một lĩnh vực mà nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ yếu kém. Kế toán được đào tạo cụ thể về cách xử lý thuế kinh doanh.
- Nhiệm vụ hành chính định kỳ. Một trợ lý ảo có thể giúp bạn nếu bạn sử dụng nhiều thời gian cho các công việc văn thư thông thường như phân loại và trả lời email, quảng bá doanh nghiệp của bạn trên phương tiện truyền thông xã hội hoặc cập nhật danh sách liên hệ của bạn. Hầu hết các trợ lý ảo làm việc như các nhà thầu độc lập. Bạn có thể thuê họ theo giờ mỗi tuần hoặc tháng. Hoặc, bạn có thể làm việc với họ trên cơ sở khi cần thiết.
Để biết liệu việc thuê một ai đó cho một nhiệm vụ có mang lại hiệu quả hay không, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:
- Nhiệm vụ này thường kéo dài bao lâu?
- Tôi sẽ phải trả bao nhiêu để có được một người nào đó thực hiện nhiệm vụ cho tôi?
- Tôi có thể thực hiện công việc tốt nhất trong nhiệm vụ này không?
Ban đầu, outsource một số nhiệm vụ có vẻ quá tốn kém. Ví dụ: bạn có thể nghĩ rằng bạn không đủ tiền thuê luật sư hoặc kế toán. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng việc đào tạo và kiến thức chuyên môn của họ cho phép họ thực hiện nhiệm vụ của mình nhanh hơn bạn. Ngoài ra, việc sử dụng những người có chuyên môn giúp bạn tập trung vào các hoạt động tạo ra doanh thu.
Một bước cuối cùng sẽ làm giảm công việc bận rộn (và cải thiện sức khỏe của bạn).
Bước 5: Nghỉ ngơi đầy đủ
Nó có vẻ phản trực quan, nhưng đôi khi bạn càng làm việc nhiều thì bạn hoàn thành công việc càng ít. Điều này đặc biệt đúng đối với chủ doanh nghiệp nhỏ, những người có thể bị đè nặng với công việc bận rộn và những mối lo ngại khác.
Thật không may, những người mệt mỏi làm việc chậm hơn. Nếu bạn đang làm việc nhiều giờ và đi ngủ muộn để cố gắng làm được nhiều việc hơn thì đừng làm như vậy. Có thể bạn đang phá hoại chính mình.
Theo một báo cáo từ Trung tâm kiểm soát dịch bệnh, không ngủ đủ giấc là một vấn đề sức khỏe nghiêm trọng. Thiếu ngủ có thể gây ra vấn đề về sự tập trung và trong một số trường hợp có thể dẫn đến bệnh tật. Hầu hết người lớn cần từ 7 đến 8 giờ ngủ, vì vậy hãy lên kế hoạch cho lịch trình để bạn nghỉ ngơi đầy đủ. Nếu bạn có nhân viên, hãy chắc chắn rằng họ cũng có đủ thời gian nghỉ để nghỉ ngơi đầy đủ.
Bước tiếp theo của bạn: Kiểm soát công việc bận rộn của bạn
Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể cảm thấy bị choáng ngợp bởi mọi thứ bạn phải làm. Nó không cần thiết phải như vậy.
Để giảm bớt công việc bận rộn của bạn, hãy nhớ năm bước trong bài đăng này:
- Theo dõi thời gian của bạn để tìm hiểu cách bạn sử dụng nó.
- Lập kế hoạch thời gian của bạn bằng cách ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng.
- Sử dụng các công cụ phù hợp để hoạt động hiệu quả hơn.
- Ủy quyền các nhiệm vụ quản trị hành chính, nhiệm vụ một lần hoặc các nhiệm vụ yêu cầu kiến thức chuyên môn.
- Nghỉ ngơi đầy đủ.
Để tìm hiểu thêm về cải thiện năng suất của bạn, hãy bắt đầu với những kiến thức cơ bản, tìm hiểu về cách xây dựng hệ thống năng suất của riêng bạn hoặc kiểm tra danh mục về năng suất của chúng tôi trên Tuts+. Dưới đây là một số hướng dẫn về năng suất hữu ích nhất cho các chủ doanh nghiệp nhỏ:
ProductivityHow to Stay in Control of Your To-Do List
ProductivityYour Productivity Style: Find It and Use It for Better Work
ProductivityHow to Do One Thing at a Time—and Stop Multitasking
Thực hiện một vài bước ban đầu để bắt đầu với các nhiệm vụ mà bạn và nhóm của bạn trong doanh nghiệp của bạn. Ủy quyền khi cần, cải thiện hệ thống của bạn, phân bổ thời gian của bạn tốt hơn và định hình lại sự tập trung của bạn. Thử nghiệm với các phạm vi có thể làm cho quy trình làm việc của doanh nghiệp nhỏ của bạn tốt hơn. Bạn cần đảm bảo rằng thời gian của bạn đang được sử dụng tốt nhất, vì thời gian là có hạn.
