Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Planning
Business

Làm thế nào để điều hành một doanh nghiệp nhỏ phát triển - với một bản checklist đánh giá hàng tháng

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Caitlyn Cat Tien (you can also view the original English article)

Khi bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ, có một điều chắc chắn là: bạn sẽ không bao giờ thiếu những việc cần làm.

Nhưng một trong những nguy hiểm của một danh sách dài những việc cần làm là bạn có thể bị mất đi sự tập trung của bạn. Có phải bạn vội vàng mỗi ngày để hoàn thành các công việc, nhưng đó không phải chính xác là những công việc quan trọng? Bạn có ưu tiên những thứ mà thực sự sẽ góp phần vào sự thành công lâu dài của doanh nghiệp của bạn?

Một cách hữu ích để bước ra khỏi việc chữa cháy từ ngày này sang ngày khác và mang bạn trở lại bằng cách tiến hành đánh giá công việc kinh doanh hàng tháng.

Những đánh giá đó nên bao gồm chính xác những điều gì? Các phạm vi chính mà bạn nên xem vào mỗi tháng, và những câu hỏi nào mà bạn nên hỏi? Đó là những điều mà chúng ta sẽ xem xét trong hướng dẫn này. Tôi sẽ đi qua từng bước chi tiết, và tôi cũng đã cung cấp một bản PDF checklist tóm tắt cho doanh nghiệp nhỏ để bạn tải về.

Monthly checklist for small businesses
Checklist đánh giá hàng tháng cho doanh nghiệp nhỏ

1. Đánh giá kế hoạch kinh doanh

Mỗi doanh nghiệp cần phải có một kế hoạch. Nó không phải là một kế hoạch kinh doanh chính thức, dài 30 trang với rất nhiều biểu đồ và đồ thị, nhưng nó cần phải giải thích một cách rõ ràng những điều doanh nghiệp của bạn thực hiện, cách nó sẽ thu hút các khách hàng, những mục tiêu của bạn là gì, và làm thế nào bạn sẽ đạt được những mục tiêu đó.

Tất nhiên, sẽ có nhiều hơn như vậy nữa, nếu bạn muốn biết thêm chi tiết, hãy xem các hướng dẫn sau đây:

Và nếu bạn chỉ sắp bắt đầu với kế hoạch của bạn, bạn cũng có thể tìm thấy một số mẫu kế hoạch kinh doanh hữu dụng trên Envato Market.

Một khi bạn có bản kế hoạch của bạn, điều quan trọng nhất bạn có thể làm mỗi tháng là đánh giá và đo lường sự tiến bộ của bạn. Một số chủ doanh nghiệp viết một kế hoạch cho một mục đích cụ thể, như gây quỹ, và sau đó bỏ nó qua một bên. Tuy nhiên, để thực sự hiệu quả, nó cần phải là một tài liệu sống.

Vì vậy, mỗi tháng, đánh giá các mục tiêu dài hạn mà bạn đã đề ra cho doanh nghiệp của bạn, cũng như bất kỳ mục tiêu cấp bách hơn mà bạn đã thiết lập. Lý tưởng nhất, bạn nên chia các mục tiêu lâu dài của mình thành các giai đoạn để hoàn thành trong khoảng thời gian ngắn dần. Vì vậ, các mục tiêu 5 năm đưa vào mục tiêu ba năm, một năm và hàng tháng của bạn.

Mỗi tháng, đề ra tiến độ của bạn dựa vào các mục tiêu quan trọng nhất trong kế hoạch kinh doanh của bạn, và sau đó thiết lập các mục tiêu mới cho tháng tới, phù hợp với kế hoạch tổng thể của bạn.

Ngoài ra, đừng quên đánh giá lại kế hoạch như một tổng thể. Hãy tự hỏi bản thân xem nếu có thay đổi to lớn nào trong suốt tháng đó hay không. Bạn có cần phải thay đổi hướng, hoặc thêm bất cứ điều gì vào kế hoạch của bạn? Những mục tiêu của bạn có cần phải thay đổi? Value proposition nhìn chung như thế nào? Có bất cứ điều gì xảy ra mà bạn cần phải thay đổi điều đó không?

Đó có thể là một sự cám dỗ để được đưa vào kế hoạch, cho dù là — thay đổi có thể cảm thấy như sự yếu kém hoặc một sự thú nhận thất bại. Tuy nhiên, các kế hoạch tốt nhất hay thay đổi và được cập nhật để giải thích cho các tình huống thay đổi, vì vậy đừng ngại để thay đổi bất cứ khi nào cần thiết. Suy nghĩ về những việc này một cách thường xuyên cũng đảm bảo được rằng đó là những điều lưu tâm nhất cho bạn trong suốt tháng đó.

2. Kiểm tra dòng tiền (Cash Flow) của bạn

Khi nói đến các tài chính của doanh nghiệp của bạn, dòng tiền là điều quan trọng nhất để theo dõi. Nó đặc biệt đúng với các doanh nghiệp rất nhỏ. Theo Dun & Bradstreet, 90% số doanh nghiệp nhỏ thất bại do dòng tiền kém.

Sau cùng, các công ty lớn có thể có nhiều sự dự trữ để sử dung, và trong một cuộc khủng hoảng thường mượn thêm hoặc tăng quỹ theo những cách khác. Nhưng các doanh nghiệp nhỏ thường có các tùy chọn giới hạn. Nếu bạn sử dụng hết tiền mặt thì trò chơi đó sẽ kết thúc, ngay cả khi bạn đang làm rất tốt tất cả mọi thứ khác.

Vì vậy hãy kiểm tra dòng tiền của bạn hàng tháng, và dự đoán nó cho tháng tiếp theo, để đảm bảo rằng bạn sẽ không bị thiếu. Theo bài báo của Bank of America, các doanh nghiệp thực hiện lên kế hoạch hàng tháng cho dòng tiền có một tỷ lệ sống sót chiếm 80%, so với 36% cho những doanh nghiệp chỉ có kế hoạch mỗi năm một lần.

Để rõ hơn, dòng tiền chỉ đơn giản là dòng tiền vào và ra của doanh nghiệp của bạn. Khi bạn nhận được tiền từ các khách hàng, đó là một dòng tiền mặt tích cực; Khi bạn phải trả tiền theo kiểu cho thuê, tiền lương, vật tư hoặc các chi phí khác, nó là một dòng tiền tiêu cực.

Sự khác biệt giữa các dòng tiền và lợi nhuận là chủ yếu là về thời gian. Thử nghĩ về cuộc sống cá nhân của bạn để hiểu được sự khác biệt. Nếu bạn nhận được một mức lương hàng tháng $3,000 và phải trả tiền thuê nhà và các chi phí khác $ 2,000, thì $1.000 là một tiền lãi tốt. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn thuê nhà hết hạn trước khi tiền lương của bạn được gửi vào tài khoản ngân hàng của bạn? Bạn đang gặp rắc rối. Ngay cả khi bạn đang kiếm được nhiều hơn bạn đang chi tiêu, vậy là bạn đã bị khủng hoảng tiền mặt, và chủ nhà của bạn sẽ không có cảm tình với điều đó.

Nó cũng tương tụ đối với một doanh nghiệp. Trong thực tế, nó có nhiều khả năng hơn, vì các công ty thường xuyên phải trả trước các khoản đầu về thiết bị và nguyên vật liệu thô và thực hiện thanh toán định kỳ cho thuê mướn và nhân viên, nhưng chỉ có thể được các khách hàng trả tiền trong một hoặc hai tháng sau khi gửi hóa đơn.

Vì vậy, mỗi tháng, phân tích dòng tiền của công ty của bạn cho tháng trước đó, và dự đóan dòng tiền mặt cho tháng tiếp theo. Cố gắng lên kế hoạch cho điều tồi tệ nhất, và nếu bạn thấy bất kỳ cuộc khủng hoảng tiềm năng nào đó lờ mờ hiện ra, hãy tính đến các cách để làm chậm chi tiêu hoặc tăng tốc độ luồng tiền vào.

Để biết thêm về quản lý dòng tiền một cách hiệu quả, về dự báo một cách chính xác, và về các biện pháp mà bạn có thể sử dụng nếu mọi việc trở nên tồi tệ hơn, xem các hướng dẫn sau đây:

3. Đánh giá các số liệu quan trọng khác

Chúng ta đang sống trong thời đại của dữ liệu. Thậm chí nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ và chưa đầu tư vào các giải pháp "dữ liệu lớn" phức tạp, thì khối lượng các dữ liệu có sẵn ngay lập tức để bạn có thể chắc chắn có thể tóm gọn lại được những điều mà các chủ doanh nghiệp có thể truy xuất vào dữ liệu của các thế hệ trước.

Trong bối cảnh đó, điều khó khăn không phải là tìm thấy dữ liệu, mà là quyết định sẽ tập trung vào những điều nào. Vì vậy, điều tốt nhất để làm là quyết định về một vài số liệu quyết định thành công cho doanh nghiệp của bạn.

Ví dụ, nếu bạn đang lo lắng về việc duy trì các khách hàng hiện tại của bạn, bạn có thể theo dõi tỷ tiêu hao hàng tháng của bạn. Nếu bạn đang đầu tư vào các nỗ lực tiếp thị để tiếp cận các khách hàng mới và muốn ước định sự thành công, bạn có thể nhìn vào những số liệu như Chi phí bỏ ra để có được một khách hàng mới hoặc Giá trị vòng đời của một khách hàng. Nếu bạn muốn trở thành hiệu quả hơn trong quy trình sản xuất của bạn, có thể kiểm tra vòng quay hàng tồn kho hoặc năng suất sử dụng của bạn.

Nếu bạn không chắc chắn những số liệu này là gì hoặc làm thế nào để tính toán chúng, bạn có thể tìm định nghĩa và các công thức cho những số liệu này và nhiều hơn nữa trong những bài viết của chúng tôi về các số liệu quan trọng mà mỗi doanh nghiệp cần phải theo dõi:

Bất kỳ số liệu nào mà bạn giải quyết trở nên phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn, tìm ra một cách nhanh chóng để tập hợp chúng trong một bảng điều khiển cho nhận xét của bạn mỗi tháng. Sau đó thiết lập một số chỉ tiêu, và sau đó mỗi tháng bạn có thể xem xét sự tiến bộ của bạn với các mục tiêu đó và quyết định các hành động sẽ thực hiện nếu không đạt được mục tiêu.

4. Nhận xét sự gắn kết khách hàng

Những khách hàng của bạn như thế nào? Họ đang nghĩ gì? Họ có đang hạnh phúc với dịch vụ mà bạn đang cung cấp hay không?

Nếu bạn không có ngay câu trả lời cho những câu hỏi này, bạn có thể bỏ lỡ một vài thứ quan trọng. Sau cùng, rất nhiều khách hàng không mất thời gian để cho bạn biết rằng họ không hài lòng — họ chỉ đi nơi khác. Nếu bạn có thể xác định các vấn đề phía trước, bạn có cơ hội để giải quyết chúng và giữ cho các khách hàng hài lòng. Bạn cũng có thể khám phá thêm những cơ hội, chẳng hạn như các dịch vụ mới mà một khách hàng sẽ muốn được cung cấp. Bạn không bao giờ biết cho đến khi bạn hỏi.

Tất nhiên, đó là một sự cân bằng để tấn công. Bạn không muốn giống như những nhân viên phục vụ , là những người gây cản trở cho bữa ăn của bạn đến năm lần để hỏi xem nếu tất cả mọi thứ đều OK. Liên hệ với các khách hàng vào mỗi tháng có thể là quá mức cần thiết. Nhưng nếu bạn có 20 khách hàng lớn, hãy kiểm tra với một vài trong số đó vào mỗi tháng có thể là một mục tiêu tốt, và sẽ đảm bảo rằng bạn hãy liên hệ với mỗi người trong số họ ít nhất một lần một năm.

Nếu bạn có nhiều hơn một nền tảng khách hàng đại chúng, bạn có thể gửi các khảo sát định kỳ — để biết thêm về thiết kế nhữn khảo sát này, xem các hướng dẫn:

Nhưng đừng đánh giá thấp sự hấp dẫn của một email cá nhân. Hãy tưởng tượng bạn sẽ cảm thấy thế nào nếu bạn nhận một email chính cống từ Tim Cook - Giám đốc điều hành Apple, chỉ cần kiểm tra và hỏi xem nếu bạn có bất kỳ feedback nào về iPhone của bạn. Rõ ràng rằng những điều này không phải là giải pháp quá tốt, nhưng nó có thể tiết lộ một số sự thấu hiểu thú vị, giúp bạn hiểu rõ vấn đề, và xây dựng các mối quan hệ mạnh mẽ với các khách hàng.

Vì vậy, mỗi tháng, hãy đánh giá sự gắn kết của bạn với khoảng thời gian trước đó. Bạn có thực hiện được các mục tiêu của bạn để tiếp cận khách hàng không? Quá trình đó có tiết lộ bất kỳ vấn đề hoặc cơ hội nào không? Bạn sẽ làm gì để đáp ứng được điều đó? Và bạn sẽ làm gì để gắn kết với các khách hàng của bạn trong tháng tới?

5. Kiểm tra các nỗ lực tiếp thị của bạn

Bây giờ chúng ta sẽ đi vào cơ sở khách hàng hiện tại của chúng ta, đây cũng là lúc để tiếp cận với những khách hàng mới. Không quan trọng các khách hàng hiện có của bạn có hài lòng hay không, thì vẫn luôn luôn có một cơ hội khiến họ ngăn chặn hoặc làm giảm chi tiêu của họ, thậm chí đó là những lý do hoàn toàn không liên quan đến dịch vụ mà bạn cung cấp. Vì vậy, bạn sẽ cần một nguồn cung cấp liên tục các khách hàng mới chỉ để duy trì doanh nghiệp của bạn, và bạn thậm chí sẽ cần thêm nhiều hơn các khách hàng nữa nếu bạn muốn phát triển.

Điều đó có nghĩa là tiếp thị phải là sự tập trung liên tục, và nó là một điều gì đó mà bạn sẽ cần phải đánh giá mỗi tháng. Bạn đã làm gì để lan truyền thông tin? Việc lan truyền đó đã thành công như thế nào? Bạn đã học được điều gì, và bạn có thể làm gì với một cách khác biệt? Bạn có cần phải đầu tư nhiều hơn trong nỗ lực tiếp thị của bạn, về thời gian hay tiền bạc? Những gì bạn sẽ cam kết sẽ thực hiện trong tháng tới?

Để biết thêm về thiết kế các kế hoạch tiếp thị của bạn và đo lường sự thành công của những nỗ lực của bạn, hãy tham khảo:

6. Đánh giá Botttom Line

Tất nhiên, Bottom Line của doanh nghiệp của bạn chính là lợi nhuận. Các doanh nghiệp hoạt động bằng cách bán sản phẩm hoặc dịch vụ nhiều hơn so với tổng chi phí sản xuất sản phẩm hay dịch vụ đó. Các Startup có thể tồn tại trong một thời gian mà không tạo ra lợi nhuận, nhưng lợi nhuận đó phải đến cuối cùng.

Vì vậy, điều cuối cùng để làm mỗi tháng là để kiểm tra thu nhập, các chi phí và lợi nhuận của công ty của bạn so với các mục tiêu của bạn. Như với các mục khác, hãy trung thực trong việc đánh giá của bạn về sự phát triển, và đừng ngại để đánh giá lại các mục tiêu của bạn bất cứ khi nào cần thiết. Nếu bạn đang bị thiếu hụt về điều mà bạn cảm thấy bạn cần có, thông tin đó nên đưa vào các mục tiêu khác cho doanh nghiệp - ví dụ như bạn có thể đưa ra những cách cắt giảm chi phí, hoặc lập kế hoạch định hướng marketing trở thành một doanh nghiệp mới thành công.

Để biết thêm về việc đánh giá bottom line của công ty của bạn, hãy xem các hướng dẫn sau đây:

Các bước tiếp theo

Bây giờ bạn đã thấy những điều quan trọng nhất để kiểm tra mỗi tháng khi bạn đánh giá doanh nghiệp nhỏ của bạn và sự phát triển của nó.

Bước tiếp theo là lập trình thời gian trong lịch của bạn vào mỗi tháng để hoàn tất quá trình này. Khi bạn đã thiết lập lịch trình thực hiện, sẽ không mất quá lâu để hoàn thành checklist dành cho doanh nghiệp nhỏ mỗi tháng và chắc chắn rằng bạn đang theo đúng tiến độ. Tuy nhiên, nó dễ dàng có sơ suất , vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn thiết lập một cuộc hẹn định kỳ trong lịch của bạn, và giữ cuộc hẹn đó với chính mình. Có nghĩa là làm đánh giá vào cuối mỗi tháng và thiết lập các mục tiêu mới cho tháng tới, nhưng tất nhiên bạn có thể làm điều đó cho bất kỳ ngày nào phù hợp với bạn. Quan trọng là hãy thực hiện cam kết này đều đặn.

Ngoài ra, hãy nhớ rằng checklist này chỉ là một điểm khởi đầu. Trong hướng dẫn này, chúng tôi đã bao trùm những điều quan trọng nhất cho một doanh nghiệp nhỏ nói chung, tuy nhiên, bạn nên dành một chút thời gian để nghĩ về công ty của riêng bạn và bất kỳ những điều cụ thể nào mà bạn muốn theo dõi.

Ví dụ, nếu bạn đang phụ trách rất nhiều dữ liệu khách hàng, có thể bạn sẽ muốn đánh giá sự an toàn của dữ liệu đó hàng tháng và đảm bảo rằng bạn các các xử lý phù hợp để giữ nó an toàn. Nếu bạn làm việc trong một ngành công nghiệp thay đổi nhanh chóng trong đó đào tạo những kỹ năng hoặc phần mềm mới là rất quan trọng, bạn có thể cần theo dõi số lượng đào tạo mà bạn và các bạn nhân viên của bạn đã hoàn tất.

Những điều này có thể dễ dàng để xử lý như là một phần của đánh giá kế hoạch kinh doanh tổng hợp, nhưng tách chúng ra để theo dõi như một mục riêng biệt có thể giúp tăng sự tập trung của bạn vào những mục này và chắc chắn rằng bạn sẽ xử lý chúng một cách nghiêm túc.

Thế là hết rồi đấy! Tôi hy vọng hướng dẫn này hữu ích cho bạn, và nếu bạn có bất kỳ gợi ý nào khác cho các mục để thêm vào checklist đánh giá cho doanh nghiệp nhỏ hàng tháng, xin vui lòng thêm chúng trong phần các bình luận bên dưới.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.