Nếu bạn có khách hàng hoặc các thành viên trong nhóm làm việc ở các múi giờ khác nhau, có thể giờ làm việc của bạn sẽ khác mọi người. Bạn có thể đã gửi hoặc nhận thư điện tử trong những khoảng thời gian ngoài giờ hành chính.

Đã bao giờ bạn vô tình làm gián đoạn kỳ nghỉ cuối tuần của một khách hàng quan trọng? Hoặc làm phiền sếp vào nửa đêm bằng một thư điện tử gửi không đúng lúc? Đó là một sai lầm dễ mắc phải.

Vì nhiều người chuyển tiếp các thư điện tử của họ vào điện thoại cá nhân nên các thư gửi không đúng lúc sẽ thực sự làm ảnh hưởng tới họ. Tình hình xấu hơn nữa là điều này sẽ gây ra một ấn tượng không tốt đối với người gửi.

Tuy nhiên, bạn lại không muốn phải thức dậy lúc nửa đêm để gửi một email tại thời điểm mà bạn biết khách hàng hoặc đồng nghiệp của bạn đang làm việc theo múi giờ của họ. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng tính năng gửi thư điện tử hẹn giờ của Boomerang để giải quyết vấn đề này.

Plugin Boomerang hữu ích cũng giúp bạn sắp xếp các thư theo định kỳ. Ví dụ, nếu bạn có một cuộc họp nhóm định kỳ vào ngày đầu tiên của mỗi tháng, lịch trình một tin nhắn để gửi vào nhóm của bạn vào cuối mỗi tháng để nhắc nhở họ về cuộc họp sắp tới.

Bạn cũng có thể sử dụng Boomerang cho Gmail để sắp xếp thư theo dõi lời nhắc nhở. Ví dụ, nếu bạn gửi một thư và bạn không nghe thấy phản hồi từ người nhận thì bạn có thể sử dụng Boomerang để gửi trở lại thư chưa được trả lời vào hộp thư của bạn như là một lời nhắc nhở.

Trong bài hướng dẫn này, bạn sẽ học làm thế nào để bắt đầu sử dụng Boomerang cho Gmail. Chúng ta sẽ tìm hiểu làm thế nào để gửi thư điện tử vào thời gian sau đó, xác định các nhắc nhở thư điện tử, thiết lập các thư theo định kỳ, và làm thế nào để áp dụng một vài tính năng hữu ích nhất của Boomerang để cải thiện việc sử dụng email của bạn.

1. Làm thế nào để sử dụng Boomerang Gmail

Bắt đầu tìm hiểu nhanh về tính năng gửi thư hẹn giờ của Boomerang cho Gmail trong video dưới đây, hoặc tìm hiểu nhiều hơn về Boomerang bằng cách làm theo các bước trong phần hướng dẫn tiếp theo.

Bước 1. Kiểm tra yêu cầu hệ thống của bạn

Để sử dụng Boomerang cho Gmail, bạn phải có một trong các trình duyệt web sau:

• Google Chrome
• Firefox
• Opera
• Safari

Boomerang cho Gmail hoạt động với cả Gmail và G Suite Mail. Cũng có phiên bản của Boomerang cho Microsoft Outlook và Microsoft Office 365. Hướng dẫn này tập trung vào Boomerang cho Gmail.

Lưu ý: Đối với một số trình duyệt Internet, bạn có thể cần phải bật cookie của bên thứ ba hoặc vô hiệu hoá trình chặn popup.

Bước 2. Cài đặt Boomerang cho Gmail

Để cài đặt Boomerang plugin, đi đến trang web Boomerang và nhấp vào nút Add this to your Gmail!. Một cửa sổ pop-up hiện hỏi xem bạn có muốn thêm "Boomerang cho Gmail"?

Nhấp vào nút Add extension. Bạn sẽ thấy một popup ngắn hiển thị Boomerang đã được cài đặt.

Màn hình cảm ơn sẽ hiển thị với một lời mời xem qua các tính năng của Boomerang:

Bước 3. Xem qua các tính năng của Boomerang

Để xem giới thiệu về Boomerang, nhấp vào nút Start để bắt đầu. Nếu không, bấm nút Skip để bỏ qua. Khi bạn mở hộp thư Gmail của bạn, bạn sẽ thấy một biểu tượng Boomerang ở góc trên bên phải của màn hình:

Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu sử dụng Boomerang.

Lưu ý: Boomerang plugin là một phần mở rộng của trình duyệt Internet. Nếu bạn có nhiều hơn một tài khoản Gmail, Boomerang sẽ được cài cho tất cả các tài khoản nếu bạn sử dụng chúng trên cùng một trình duyệt. Nó được cài riêng cho trình duyệt của bạn. Nếu bạn sử dụng nhiều hơn một trình duyệt Internet, hãy cài đặt Boomerang cho mỗi trình duyệt.

2. Làm thế nào để gửi một Email tại một thời điểm cụ thể

Để lên lịch gửi cho một thư với Boomerang, trước tiên hãy soạn nội dung thư như bình thường. Nếu bạn chưa quen với cách tạo một thư mới trong Gmail, hãy tham khảo hướng dẫn hữu ích này:

• Làm thế nào để soạn và gửi Email đầu tiên của bạn với Gmail

  Bạn đã sẵn sàng để gửi một email, nhưng chưa chắc chắn làm như thế nào. Hãy tìm hiểu làm thế nào để viết và định dạng một email với Gmail, cũng như làm thế nào để gửi một email trên Gmail...

Lưu ý: Một khi bạn đã soạn xong nội dung thư, và bạn muốn lên lịch gửi bằng cách sử dụng Gmail và plugin Boomerang, hãy đừng vội nhấp vào nút gửi. Thay vào đó, hãy làm theo các bước dưới đây.

Bước 1. Lên lịch gửi cho Email của bạn

Đây là thư điện tử gửi cho một công nhân từ xa tưởng tượng ở tại một nơi nào đó trên thế giới. Đây là một thư ví dụ mà chúng ta sẽ sắp xếp để gửi đi tại một thời điểm cụ thể:

Để ý tới các tùy chọn của Boomerang xuất hiện bên dưới nút Send thông thường của Gmail. Để lên lịch cho thư này sẽ được gửi sau đó, nhấp vào nút Send Later ở góc dưới bên trái. Một trình đơn thả xuống xuất hiện:

Nếu bạn thấy thời gian được liệt kê khi bạn muốn gửi thư, hãy bấm vào nó. Nếu không, hãy nhập thời gian cụ thể mà bạn muốn gửi thư vào dấu nhắc ở dưới cùng của danh sách và bấm vào nút Confirm xác nhận.

Bước 2. Cấp quyền truy cập cho Boomerang

Nếu đây là lần đầu tiên bạn sử dụng Boomerang, bạn sẽ thấy màn hình sau đây:

Nhấp vào nút Allow để cho phép Boomerang lên lịch gửi cho thư của bạn. (Màn hình này chỉ xuất hiện vào lần đầu tiên bạn lên lịch gửi cho một thư.)

Sau khi bạn lên kế hoạch gửi thư, một lời nhắc sẽ xuất hiện trong Gmail thông báo cho bạn rằng thư đó đã được lên lịch gửi sau đó thành công.

Lưu ý: Nếu bạn cần một biểu đồ so sánh các múi giờ khác nhau trên toàn thế giới, trang web timeanddate.com có một danh sách thời gian hiện tại trên khắp thế giới, một bộ máy tìm kiếm múi giờ, và các tính năng hữu ích khá có liên quan đến các múi giờ. Thông tin các múi giờ rất hữu ích nếu bạn không chắc chắn về sự chênh lệch giữa múi giờ của bạn và múi giờ của người nhận thư. Điều này sẽ giúp bạn lựa chọn thời gian tốt nhất để gửi email của mình.

Bước 3. Xem các thư đã được lên lịch gửi của bạn

Để xem các thư đã được hẹn giờ gửi đi của bạn, nhấp vào biểu tượng Boomerang ở góc trên bên phải của màn hình. Một trình đơn thả xuống sẽ hiển thị:

Nhấp vào tùy chọn Manage scheduled message để quản lý các thư đã được hẹn giờ. Một cửa sổ sẽ mở ra hiển thị các thư đã được lên lịch để gửi đi:

Nhấp vào thẻ Messages to Send Later để xem các thư đã được lên lịch gửi đi của bạn:

Nếu bạn muốn thay đổi về việc gửi một thư nào đó được hiển thị trong danh sách này, hãy bấm vào nó. Bạn sẽ thấy các biểu tượng sau đây xuất hiện phía trên các thư hẹn giờ:

• Chỉnh sửa (Edit) - sử dụng biểu tượng này để sửa lại thư của bạn. Nhấp vào nút Save message khi bạn thực hiện xong.
• Sửa thời gian gửi (Reschedule) - sử dụng biểu tượng này để đặt lại thời gian mà thư của bạn sẽ được gửi đi. Nhấp vào nút Confirm để xác nhận sau khi bạn đã chọn một ngày và thời gian  mới .
• Gửi ngay bây giờ (Send Now) - sử dụng biểu tượng này để gửi thư đi luôn.
• Không gửi nữa (Don't Send) - sử dụng biểu tượng này để hủy bỏ thư. Thư của bạn khi bị hủy sẽ quay trở lại hộp thư nháp (Drafts).

3. Làm thế nào để thiết lập một lời nhắc nhở bằng cách sử dụng Boomerang

Sau khi bạn đã gửi xong một thư điện tử, rất dễ dàng để quên nó đi. Là một chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc một chuyên gia bận rộn, bạn cần cách nào đó để theo dõi các thư mà bạn đã gửi đi.

Với Boomerang, bạn có thể thiết lập một khung thời gian mà trong đó bạn có thể áp dụng một số điều kiện. Nếu các điều kiện không xảy ra trong khoảng thời gian mà bạn đã xác định, Boomerang sẽ trả lại thư ở vị trí trên cùng của hộp thư đến (Inbox) trong Gmail của bạn như là một lời nhắc nhở rằng bạn cần phải theo dõi với người nhận.

Bạn cũng có thể sử dụng Boomerang để gửi tin nhắn đã nhận được trở lại vị trí trên cùng trong hộp thư đến của bạn như một lời nhắc nhở cần làm gì đó với chúng. Hóa đơn, nhiệm vụ cần làm và thậm chí cả các cuộc họp là các ví dụ điển hình của các thư mà bạn nhận được và bạn có thể muốn thiết lập chúng như những lời nhắc nhở.

Bước 1. Xác định khung thời gian nhắc nhở

Trong ví dụ sau, chúng ta sử dụng Boomerang nhằm tạo ra một lời nhắc nhở để theo dõi một thư khi chúng ta gửi thư đó đi.

Để thiết lập nhắc nhở, đầu tiên là soạn thư của bạn. Nhấp vào hộp kiểm bên cạnh nút Send Later để chọn một khoảng thời gian cho lời nhắc nhở. Bấm vào từ in 2 days để xác định khung thời gian của bạn. Một thực đơn sẽ xuất hiện để hiển thị nhiều khung thời gian khác nhau có sẵn:

Như bạn thấy, các khung thời gian có sẵn là từ 1 giờ đến 1 tháng. Bạn cũng có thể sử dụng hộp thoại phía dưới để chọn một thời gian và ngày cụ thể . Để chọn một phạm vi thời gian nào đó, hãy bấm vào nó. Sau khi bạn đã sử dụng các hộp thoại, bấm vào nút Confirm để xác nhận.

Bước 2. Xác định một điều kiện kích hoạt lời nhắc

Tiếp theo, bấm vào if no reply để xác định điều kiện kích hoạt lời nhắc nhở. Một thực đơn sẽ xuất hiện hiển thị các điều kiện khác nhau mà có thể kích hoạt một lời nhắc nhở:

Chọn một trong những điều sau đây để kích hoạt lời nhắc nhở của bạn:

• Nếu không có trả lời (If no reply) - sử dụng tùy chọn này để nhận lời nhắc nhở nếu bạn không nhận được trả lời trong khoảng thời gian mà bạn đã xác định.
• Nếu không nhấp vào thư (If not clicked) - sử dụng tùy chọn này để nhận lời nhắc nhở nếu các liên kết trong thư không được bấm vào trong khoảng thời gian quy định.
• Nếu không được mở (If not opened) - sử dụng tùy chọn này để nhận lời nhắc nhở nếu thư không được mở ra trong thời gian quy định. Điều này thêm một yêu cầu xác nhận đã nhận được vào thư gửi đi.
• Regardless - sử dụng tùy chọn này để nhận lời nhắc nhở theo dõi thư sau khoảng thời gian mà bạn đã chỉ định, bất kể là người nhận làm gì với thư của bạn.

Bạn đã sẵn sàng để gửi thư của bạn. Nhấp vào nút Send để gửi thư ngay lập tức. Hoặc nhấp vào nút Send Later để hẹn giờ khi nào bạn muốn thư được gửi đi.

Nếu có đầy đủ các điều kiện kích hoạt, thư sẽ xuất hiện ở phía trên cùng của hộp thư Gmail của bạn như một lời nhắc nhở.

4. Làm thế nào để thiết lập một thông điệp theo định kỳ (Tính năng trong phiên bản trả tiền)

Bạn có gửi thư điện tử thường xuyên? Có lẽ bạn có một cuộc họp nhóm hàng tháng và bạn muốn gửi một thông điệp để nhắc nhở các thành viên trong nhóm của bạn. Hoặc có lẽ tất cả các báo cáo chi phí là vào lúc cuối tháng và bạn cần phải nhắc nhở nhân viên của bạn để xử lý chúng.

Boomerang cho Gmail có thể giúp bạn. Khả năng gửi thư định kỳ là một tính năng trong phiên bản trả phí của Boomerang.

Bước 1. Tạo thư điện tử của bạn

Bắt đầu bằng cách tạo ra thư điện tử của bạn. Trong ví dụ này, tôi sẽ lên lịch một lời nhắc nhở rằng cuộc họp nhóm hàng tháng là ngày thứ hai đầu tiên của tháng.

Đây là thư mà chúng ta sẽ gửi đi:

Để thiết lập nó như một thư gửi đi theo định kỳ, hãy nhấp vào nút Send Later.

Khung thời gian cho tính năng gửi hẹn giờ trong Gmail xuất hiện:

Bên dưới khung thời gian có sẵn, bạn sẽ thấy một liên kết cho phép bạn sắp xếp thư gửi theo định kỳ. Nhấp vào liên kết Schedule recurring message. (Nó sẽ xuất hiện ngay lập tức phía trên nút Send Later của Gmail.)

Bước 2. Xác định khi nào thư của bạn sẽ được gửi

Hộp thoại Schedule recurring message sẽ hiển thị:

Đầu tiên, chọn ngày trong mục Starts để đặt khi thư thông báo bắt đầu và chọn Send Time để xác định thời điểm gửi.

Tiếp theo, xác định mức độ thường xuyên mà thư thông báo sẽ được gửi đi. Nhấp vào mũi tên trỏ xuống bên cạnh trường Repeats. Trình đơn thả xuống Frequency hiển thị để cài đặt tần suất:

Để chọn một mức tần suất mà bạn muốn thư nhắc nhở được gửi đi, hãy bấm vào nó. Dải tần suất để lựa chọn là từ hàng ngày đến hàng năm.

Trường Every không cố định, tùy thuộc vào tần suất mà bạn đã chọn cho thư. Sử dụng trường Every để xác định thêm mức độ thường xuyên thư của bạn được gửi đi. Trong ví dụ này, chúng ta chọn gửi thư vào thứ Sáu cuối cùng của mỗi tháng vì cuộc họp mà thư thông báo đề cập đến là vào ngày thứ Hai đầu tiên.

Xác định ngày kết thúc cho thư gửi theo định kỳ của bạn bằng cách nhấp vào nút chuyển đổi bên cạnh tùy chọn End. Bạn có thể kết thúc việc gửi thư định kỳ sau khi một số lượng thư xác định đã được gửi đi, vào một ngày cụ thể, hoặc chọn No end date để gửi thư định kỳ vô thời hạn.

Sau khi bạn đã xác định các thông số cho thư gửi định kỳ của bạn, hãy nhấp vào nút Schedule. Hệ thống sẽ nhắc bạn rằng thư gửi định kỳ đã được lên kế hoạch để gửi đi.

Bước 3. Hủy bỏ thư gửi định kỳ

Bạn có thể hủy bỏ một thư gửi định kỳ nếu bạn cần.

Bắt đầu từ cửa sổ hộp thư đến trong Gmail của bạn. Nhấp vào biểu tượng Boomerang ở góc trên bên trái để hiển thị trình đơn thả xuống của Boomerang. Nhấp vào tùy chọn Manage scheduled messages. Một cửa sổ sẽ mở ra hiển thị các thư đã được lên lịch:

Nhấp vào tab Recurring Messages để xem tất cả các thư gửi lặp lại theo định kỳ mà bạn đã lên lịch. Nhấp vào thư bạn muốn xoá. Bạn sẽ thấy các biểu tượng tùy chọn trên thư đã được chọn:

Để xoá thư gửi định kỳ được chọn, nhấp vào biểu tượng Cancel ở bên phải.

Lưu ý: Bạn có thể cũng sửa lại thư gửi theo định kỳ hoặc thay đổi khi nào thư được gửi đi từ màn hình này. Để thay đổi nội dung chính trong thư gửi định kỳ của bạn, hãy chọn biểu tượng chỉnh sửa. Để xác định lại khi nào thì gửi thư định kỳ, hãy nhấp vào biểu tượng Reschedule. Hộp thoại Reschedule this Recurring Message sẽ hiển thị.

Sử dụng Boomerang cho Gmail để cải thiện công việc với email của bạn

Doanh nghiệp nhỏ hoặc nhóm của bạn có cần thêm quyền kiểm soát khi thư của bạn được gửi đi? Có thể bạn có khách hàng hoặc đồng nghiệp ở tại các múi giờ khác nhau. Hoặc, có thể bạn muốn đảm bảo rằng bạn đang theo dõi một số loại thư.

Bạn có thể nhanh chóng cải thiện việc quản lý email của mình khi bạn sử dụng Gmail với Boomerang.

Trong hướng dẫn này, chúng ta đã thảo luận làm thế nào để gửi một email tại một thời điểm cụ thể. Tình năng hẹn giờ cho Gmail của Boomerang giúp bạn đảm bảo rằng email của bạn đến khi người nhận có khả năng để đọc nó. Bạn cũng có thể sử dụng Boomerang cho Gmail để gửi lời nhắc hoặc xác định  thư gửi theo định kỳ.

Chúng ta mới chỉ đề cập tới một số tính năng cơ bản có sẵn với plugin của Boomerang cho Gmail. Nhưng Gmail có thể làm nhiều hơn thế.

Khám phá thêm các Plugins hữu ích cho Gmail hoặc tìm hiểu thêm thông tin các tính năng cải thiện năng suất của Gmail:

• 20 + Plugins hữu ích cho Gmail để quản lý email tốt hơn

  Các plugin cho Gmail có thể giúp cho việc quản lý email của bạn trở nên rất dễ dàng. Hãy tìm hiểu những tiện ích cho Gmail sẽ giúp bạn làm việc nhiều năng suất hơn và nhanh hơn trong công việc kinh doanh nhỏ của bạn.

• 14 tính năng tuyệt vời cho Gmail để sử dụng ngay bây giờ

  Cải thiện công việc của bạn với những tính năng hữu ích của Gmail. Dưới đây là bộ sưu tập một vài trong số những công cụ thú vị và tốt nhất cho Gmail mà bạn có thể không biết.

Những tính năng gì mà bạn thấy hữu ích nhất khi làm việc với Gmail? Có plugin hoặc tính năng nào đã giúp cải thiện công việc của bạn?