Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Email
Business

Làm thế nào để thiết lập một thư điện tử Gmail trả lời tự động

by
Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called Your Ultimate Guide to the Best Gmail Tips and Tricks.
How to Quickly Start Using Gmail Offline (With Chrome)
How to Quickly Delete Your Gmail Account Permanently

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Giang Nam (you can also view the original English article)

Thời gian nghỉ lễ là khá quan trọng để bạn thư giãn và sau đó tập trung vào công việc. Điều này đặc biệt đúng đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ, những người có thể có nhiều vai trò trong công việc kinh doanh của họ.

Thật không may, trong thế giới kết nối ngày nay, thư điện tử khiến bạn gần như là luôn luôn phải làm việc, ngay cả khi bạn đang cố gắng để nghỉ ngơi. Bạn có lẽ luôn luôn mang theo điện thoại hoặc thiết bị di động bên mình, thậm chí là trong kỳ nghỉ. Thiết bị di động của bạn ở đâu thì nơi đó có thư điện tử. Ở đâu có thư điện tử thì ở đó có công việc.

Thường xuyên kiểm tra email cho công việc kinh doanh khiến cho bạn không thể nghỉ ngơi một cách thực sự trong kỳ nghỉ của mình. Có một cách tốt hơn. Thiết lập một thư trả lời tự động cho Gmail trong kỳ nghỉ. Một thư trả lời tự động trong Gmail sẽ phản hồi một thư điện tử tự động cho bất kỳ ai gửi thư điện tử cho bạn trong một khoảng thời gian xác định.

Sử dụng thư trả lời tự động của Gmail để tạo sự yên tâm cho khách hàng và đồng nghiệp. Sử dụng nó cho các kỳ nghỉ, hoặc bất kỳ thời điểm nào khác bạn có việc đi xa văn phòng. Hãy nhớ rằng, việc nhận được một tin nhắn tự động sẽ tốt hơn rất nhiều so với việc không nhận được thông tin phản hồi.

Gmail Out of Office Reminder
Thiết lập một trả lời tự động trong Gmail (đồ họa).

Bài hướng dẫn này cung cấp các hướng dẫn theo từng bước để thiết lập một thư trả lời tự động trong Gmail. Nó cũng cung cấp cho bạn một số mẫu thư tự động. Cuối cùng, tôi sẽ hướng dẫn làm thế nào để bạn có thể chuyển lại thời gian làm việc khi kỳ nghỉ của bạn kết thúc.

Làm thế nào để thiết lập một thư trả lời tự động bằng cách sử dụng Gmail

Trong video hướng dẫn trên, bạn có thể tìm hiểu làm thế nào làm thế nào để nhanh chóng thiết lập một thư trả lời tự động trong Gmail. Hoặc bạn đọc bài viết hướng dẫn để giúp bạn thiết lập một thư trả lời tự động Gmail, những thủ thuật nên làm theo, và nhiều hơn nữa:

1. Bật chế độ thư trả lời tự động

Hãy cùng thiết lập thư trả lời tự động của bạn trong Gmail. Dưới đây là cách làm theo từng bước:

Bước 1

Trong cửa sổ Gmail, nhấp vào biểu tượng cài đặt (Settings). Bạn sẽ tìm thấy nó ở phía trên bên phải của màn hình trang Gmail.

Gmail Vacation Responder - Settings Buttton
Nút cài đặt.

Bước 2

Từ trình đơn thả xuống, nhấp vào tùy chọn cài đặt (Setiings).

Gmail Vacation Responder - Settings
Chọn cài đặt.

Bước 3

Màn hình cài đặt sẽ hiển thị. Di chuyển đến dưới cùng của màn hình cài đặt để tìm các tùy chọn thư trả lời tự động (Vacation responder) .

Gmail Vacation Responder - Toggle
Bật chế độ trả lời tự động và thiết lập ngày bắt đầu.

Mặt định của phần này đang để là tắt chế độ trả lời tự động. Để thay đổi lựa chọn đó, bấm vào nút Vacation responder on để bật chế độ trả lời tự động.

Nhập ngày bắt đầu kỳ nghỉ của bạn trong ô First day. Bạn cũng có thể nhấp vào giữa của phần ngày tháng để xuất hiện một bản lịch. Từ bản lịch hiện ra đó, chọn một ngày hoặc nhiều ngày.

Bước 4

Trừ khi bạn không biết khi nào bạn sẽ trở lại, tôi khuyên bạn nên điền ngày cuối cùng vào trường Last day. Trường Last day sẽ xác định ngày cuối cùng mà thư tự động Gmail của bạn sẽ được gửi đi. Để điền phần này, nhấp vào hộp kiểm để kích hoạt trường Last day. Tiếp theo, gõ ngày hoặc sử dụng bản lịch để nhập ngày.

Một số chuyên gia về email khuyên bạn nên để thêm một vài ngày so với ngày trở về của bạn. Điều này là để giúp bạn có thêm thời gian để hòa nhập lại với công việc trước khi mọi người bắt đầu liên lạc lại với bạn. Chiến thuật này có thể đêm lại kết quả ngược lại nếu ai đó đã biết được ngày trở về thực tế của bạn. Vì vậy, hãy cẩn thận với nó.

Gmail Vacation Responder - Last Day
Thêm ngày kết thúc.

Bước 5

Bây giờ đó là lúc để tạo thư gửi tự động thực sự của bạn. Bắt đầu bằng cách đặt tiêu đề cho bức thư.

Hãy nhớ rằng, dòng tiêu đề là một trong những phần quan trọng nhất của một email. Một số người nhận thứ sẽ không đọc qua dòng chủ đề. Vì vậy, bạn sẽ muốn chuyển tải các thông tin ở đây nhiều nhất có thể. Tôi gõ "Việc truy cập vào email bị hạn chế cho đến ngày 8/18" ở đây vì đó nói với người nhận những gì họ cần phải biết.

Gmail Vacation Responder - Subject
Điền vào dòng tiêu đề email của bạn.

Bước 6

Vì bạn không thể đoán trước được ai sẽ là người nhận được thư gửi tự động của bạn nên bạn không thể ghi cụ thể tên người nhận là một cá nhân hay nhóm nào cả. Tốt nhất là chỉ gõ phần chính của email.

Tiếp theo, soạn phần chính của email. Luôn luôn là một ý tưởng tốt khi bao gồm trong thư một số điện thoại liên lạc đề phòng trường hợp có một vấn đề cấp bách nào đó cần phải được xử lý một cách nhanh chóng. Nếu bạn có một vài dự án, bạn có thể đưa ra các số điện thoại liên lạc khác nhau cho từng dự án. Hãy cho các đầu mối liên hệ dự phòng của bạn biết rằng họ có thể sẽ nhận thêm một số tin nhắn trong khi bạn đang đi vắng.

Gmail Vacation Responder - Message Body
Viết nội dung chính email của bạn.

Nếu bạn dùng mẫu chữ ký của Gmail, chữ ký Gmail của bạn sẽ được áp dụng cho thư trả lời tự động của bạn. Thông tin thêm về các mẫu chữ ký, hãy xem:

Bước 7

Cuối cùng, bạn sẽ nhận thấy một hộp kiểm ở dưới cùng cho phép bạn để giới hạn thư trả lời tự động chỉ áp dụng cho những người trong danh sách liên lạc của bạn. Tôi khuyên bạn nên chọn tùy chọn này. Bạn không muốn thư trả lời tự động được gửi tới các bản tin email bạn đã đăng ký hoặc các thư rác mà bạn nhận được.

Gmail Vacation Responder - Limit Auto Response
Chọn tùy chọn này để hạn chế người nhận thư tự động của bạn.

Sau khi bạn thấy hài lòng với thư trả lời Gmail, nhấp vào Save Changes để lưu lại.

Lưu ý rằng Gmail chỉ gửi thư tự động tới mỗi người nhận một lần trong mỗi bốn ngày. Nếu người nhận bỏ qua thư trả lời tự động của bạn và gửi cho bạn nhiều hơn một email trong một ngày, họ sẽ không liên tục nhận được thư trả lời Gmail của bạn đối với các email gửi sau.

2. Kiểm tra thư trả lời tự động

Sau khi thư trả lời tự động Gmail của bạn được thiết lập, bạn có thể muốn có một ai đó giúp bạn kiểm tra các tính năng. Để kiểm tra thư trả lời tự động của bạn, hãy đề nghị bạn bè của bạn gửi cho bạn một email vào ngày đầu tiên bạn bắt đầu nghỉ

Nếu nó hoạt động tốt, bạn bè của bạn sẽ nhận được thư trả lời tự động của bạn. Nếu họ không nhận được thư trả lời tự động, hãy lặp lại các bước trên cho đến khi thư trả lời tự động được thiết lập đúng.

3. Tắt thư trả lời tự động

Nếu bạn không nhập ngày cuối cùng để thư trả lời tự động của bạn hết hạn, hãy bật tắt nó một cách thủ công sau khi bạn đã trở lại sau kỳ nghỉ. Trở về màn hình cài đặt (Settings) và cuộn xuống phía dưới. Nhấp vào nút Vacation responder off để tắt.

Để tìm hiểu thêm về Gmail, hãy xem xét một số  hướng dẫn khác của chúng tôi, bao gồm:

Các kinh nghiệm thực tiễn tốt nhất về thư trả lời tự động

Giống như bất kỳ các thư khác mà bạn gửi đi, thư trả lời tự động Gmail của bạn là phục vụ cho công việc làm ăn của bạn. Bạn muốn nó trông chuyên nghiệp và thể hiện một hình ảnh tích cực.

Mặc dù bài hướng dẫn này áp dụng cụ thể cho Gmail, bạn vẫn có thể sử dụng các kinh nghiệm thực tiễn trong này với các hệ thống email khác.

Dưới đây là một số kinh nghiệm thực tiễn tốt nhất nên làm theo để đảm bảo rằng thư trả lời tự động Gmail của bạn tạo ra ấn tượng phù hợp:

  • Hài hước. Bạn có thể có ý định để tạo một thư trả lời tự động mang tính chất trêu chọc mọi người giống như các email được liệt kê trong bài viết này tại HubSpot của Lindsey Kolowich. Trừ khi bạn rất chắc chắn rằng kiểu trả lời này sẽ được khách hàng và đồng nghiệp của bạn sẵn sàng tiếp nhận, thì hãy đừng tạo ra một thư trả lời có tính hài hước. Đôi khi sự hài hước rất dễ mang lại phản ứng trái ngược.
  • Bao gồm những gì. Tin nhắn trả lời tự động của bạn nên bao gồm các thông tin sau: ngày bạn sẽ rời đi, khi nào bạn sẽ trở lại, và người nhận có thể làm gì trong trường hợp có việc rất gấp cần liên hệ với bạn. Cũng sẽ là một ý tưởng tốt để bao gồm một ước tính sơ bộ khi nào thì họ sẽ có thể nhận được phản hồi từ chính bạn.
  • Định dạng. Sử dụng định dạng email phù hợp trong thư trả lời tự động của bạn. Để tìm hiểu thêm về định dạng email phù hợp, xem lại bài hướng dẫn tại Tuts +, Làm thế nào để làm chủ định dạng email thương mại phù hợp - và tránh các thảm họa nghề nghiệp. Vì bạn không thể đoán trước được là ai sẽ nhận thư trả lời tự động của bạn nên bạn không thể trả lời đích danh một cá nhân hay một tổ chức.
  • Mẫu. Nếu bạn có một chữ ký mẫu thiết lập cho email của bạn, sử dụng nó ở đây sẽ là một phần quan trọng cho thương hiệu của bạn. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn là chủ một doanh nghiệp nhỏ hoặc freelancer.
  • Sao lưu liên lạc. Sẽ là một ý tưởng tốt khi chuyển các email mà bạn nhận được sang một người khác có thể trả lời câu hỏi thay cho bạn. Chọn một ai đó đã quen với dự án của bạn, ví dụ như một đồng nghiệp hoặc một trợ lý áo, để làm công việc này giúp cho bạn. Đừng quên hỏi người đó xem liệu họ có thể giải quyết giúp một số công việc mà mọi người gọi đến khi bạn đi vắng hay không.
  • Các hệ thống khác. Một khi bạn đã hoàn thành thư trả lời tự động Gmail của mình, đừng quên đánh dấu sự vắng mặt của bạn bằng các công cụ khác, ví dụ như trên lịch của bạn, hoặc trong bất kỳ công cụ lập kế hoạch dự án nào mà bạn tham gia như là một phần nhân lực thực hiện. Bước này sẽ giúp mọi người không đưa bạn vào trong kế hoạch các cuộc họp diễn ra trong suốt thời gian bạn đi vắng.
  • Chống lại cám dỗ. Trong khi bạn đang đi nghỉ, bạn có thể sẽ có ý định đăng nhập vào email của mình từ xa và trả lời một vài thư. Đừng làm thế. Nếu các đối tác của bạn nhận ra rằng bạn đang trả lời thư thì họ sẽ cho rằng bạn vẫn đang làm việc. Những người khác sẽ không tôn trọng thời gian nghỉ ngơi của bạn nếu chính bạn cũng không tôn trọng điều đó.

Một khi bạn thiết lập xong thư trả lời tự động, bạn đã sẵn sàng để tận hưởng kỳ nghỉ của mình. Tuy vậy, cũng giống như tất cả những điều tốt đẹp khác, kỳ nghỉ nào rồi cũng phải kết thúc.

Dưới đây là một số ý tưởng để giúp bạn dễ dàng trở lại với công việc.

Một danh sách kiểm tra cầm tay nhắc nhở khi nào kỳ nghỉ kết thúc

Với một thư tự độngl thiết lập để thông báo cho địa chỉ liên lạc của bạn rằng bạn đang không có sẵn, bạn có thể thư giãn và tận hưởng kỳ nghỉ của bạn.

Khi kỳ nghỉ của bạn kết thúc, bạn sẽ muốn chắc chắn rằng bạn quay trở lại công việc một cách thoải mái và sẵn sàng bắt tay vào làm việc. Tuy nhiên, những ngày đầu tiên quay trở lại làm việc có thể sẽ rất khó khăn, trừ khi bạn chuẩn bị trước.

Đây là một danh sách tiện dụng các công việc cần làm để giúp bạn dễ dàng hòa nhập lại với công việc sau kỳ nghỉ của mình:

  1. Tắt chức năng thư gửi tự động Gmail. Không có gì khó chịu hơn là việc vẫn tiếp tục nhận được các thư gửi tự động từ một người sau khi người đó đã trở lại sau kỳ nghỉ. Nếu có thể thì đây nên là việc bàn cần làm đầu tiên khi bạn trở lại với văn phòng.
  2. Đọc lướt qua các thư mà bạn nhận được trước khi trả lời chúng. Việc xem nhanh qua các thư giúp bạn biết điều gì đang đợi bạn. Bạn có thể giảm được khối lượng công việc của mình nếu như bạn biết được rằng một người nào đã tự tìm được câu trả lời sau khi họ gửi thư cho bạn.
  3. Phân loại ưu tiên đối với các thư cần trả lời và các nhiệm vụ công việc. Đừng cố làm tất cả các công việc bị dồn lại trong suốt kỳ nghỉ ngay trong ngày đầu tiên bạn trở lại. Ghi chép lại các công việc cần thiết hay các thư có thể bỏ qua. Sau khi bạn đã giải quyết các công việc cần làm ngay lập tức và xóa các thư rác, bạn hãy trả lời các thư còn lại theo thứ tự chúng được gửi cho bạn.
  4. Kiểm tra lịch xem có cuộc họp nào sắp tới không. Lên kế hoạch thời gian cho bất kỳ cuộc họp nào đã được sắp xếp. Bạn sẽ có xu hướng chỉ tập trung để giải quyết trả lời các thư điện tử khi quay trở lại làm việc, và có thể khiến bạn xao nhãng các khía cạnh khác của công việc.
  5. Đừng lo lắng. Bạn sẽ mất vài ngày để hòa nhập lại với công việc. Điều này là bình thường. Nếu bạn giải quyết các vấn đề cấp bách trước, hầu hết các khách hàng và đồng nghiệp của bạn sẽ hiểu rằng họ phải chờ một hai ngày nữa để bạn trả lời các thư của họ.
  6. Rời khỏi chỗ làm đúng giờ. Sau kỳ nghỉ, chúng ta thường làm tiêu tan các lợi ích của việc nghỉ ngơi tĩnh dưỡng bằng việc làm quá sức ngay trong tuần đầu tiên quay trở lại. Không cần quan tâm khối lượng công việc còn nhiều như thế nào, bạn nên rời chỗ làm đúng giờ và cố gắng không bị căng thẳng về hòm thư điện tử của bạn.

Mặc dù bài hướng dẫn này được viết riêng cho những người dùng Gmail, tuy nhiên nhiều điểm trong danh sách những việc cần làm vẫn có thể được áp dụng bởi những người dùng các hệ thống thư điện tử khác.

Việc thiết lập thư trả lời tự động có ý nghĩa như thế nào đối với bạn?

Với một thư trả lời tự động Gmail, bạn không phải "bị gắn với công việc" mọi lúc, mọi nơi. Công việc làm ăn của bạn vẫn tiếp diễn bình thường trong khi bạn đang đi nghỉ. Bằng việc thiết lập một thư trả lời tự động thích hợp trong Gmail, bạn có thể chắc chắn rằng kỳ nghỉ của bạn có thể giúp bạn thảnh thơi theo đúng nghĩa và giúp cho khách hàng và đồng nghiệp của bạn vẫn biết được tình hình trong khi bạn đang đi nghỉ.

Hãy luôn nhớ rằng thư điện tử của bạn, bao gồm cả thư trả lời tự động Gmail, là một phần thương hiệu của bạn. Bạn sẽ muốn làm theo các kinh nghiệm thực tiễn về thư trả lời tự động để thư của bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp nhất có thể.

Khi bạn quay trở lại với công việc, có một số việc bạn có thể làm để hòa nhập lại dễ dàng hơn. Hãy bắt đầu bằng việc tắt thư trả lời tự động Gmail và phân loại ưu tiên các thư cần trả lời.

Bạn có trả lời thư điện tử trong thời gian bạn đi nghỉ không? Tại sao có, hoặc tại sao lại không?

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.