Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Nguyễn Thành Phúc (you can also view the original English article)
Những bảng tính tồi được cho là khó đọc. Việc tạo cho bảng tính cách sử dụng thân thiện là thêm một chút về định dạng-thực hiện các bước cơ bản giống như cách thêm tiêu đề cột, canh chỉnh và sử dụng màu sắc phù hợp trong bảng tính của bạn.
Định dạng là cần thiết, nhưng định dạng có điều kiện lại còn mạnh mẽ hơn. Định dạng có điều kiện thay đổi cách một ô xuất hiện, dựa trên bên trong các ô.
Trong ảnh chụp màn hình ở trên, bạn có thể thấy sức mạnh của định dạng có điều kiện. Tôi đã thiết lập một quy tắc rất cơ bản có thể biến background của một ô với một màu xanh lá cây cho giá trị tích cực , trong khi đó, giá trị tiêu cực sẽ chuyển sang màu đỏ. Điều thay đổi là màu nền dựa trên giá trị.
Các ví dụ khác của định dạng có điều kiện có thể bao gồm:
- Đưa tất cả con số tiêu cực trong một danh sách dữ liệu với màu đỏ.
- Tạo thanh dữ liệu data bars để có một cái nhìn trực quan về các mục lớn nhất và nhỏ nhất trong bộ dữ liệu của bạn.
- Sử dụng các icons để chỉ ra các giá trị cao nhất và thấp nhất trong danh sách các dữ liệu.
Khi bạn thực hiện định dạng có điều kiện, việc định dạng điều chỉnh trong ô. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm ra cách dễ dàng sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel.
Cách áp dụng định dạng có điều kiện trong Excel (xem & Tìm hiểu)
Trong video này, tôi sẽ hướng dẫn bạn qua một số cách dễ nhất để áp dụng định dạng có điều kiện. Bạn sẽ xem lai cách mà tôi sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel để làm nổi bật các dữ liệu quan trọng.
Phần còn lại của hướng dẫn này sẽ tập trung vào việc thêm các định dạng có điều kiện vào bảng tính của bạn. Đọc để tìm hiểu cách bạn có thể sử dụng chúng trong bảng tính của riêng bạn.
1. Sử dụng định dạng có điều kiện đã thiết lập
Hướng dẫn này bao gồm ví dụ một bảng tính mà bạn có thể tải về miễn phí và sử dụng cho các bước dưới đây.
Bảng tính có thể được xuất hiện ngày càng nhiều. Tin tốt là định dạng có điều kiện được xây dựng và bắt đầu sử dụng dễ dàng trong Excel.
Chúng ta sẽ có một cái nhìn về định dạng có điều kiện được xây dựng trong Excel. Đối với mỗi kiểu, bạn có thể áp dụng chúng bằng cách tô sáng danh sách dữ liệu mà bạn muốn định dạng, và sau đó tìm nút Conditional Formatting trên tab Home trên ribbon.
Một khi bạn đã mở trình đơn conditional formatting trên Excel, chọn một trong các tùy chọn để bắt đầu áp dụng định dạng có điều kiện.
Tô sáng các ô.
Việc chọn lựa những tùy chọn tô sáng các ô cho phép bạn định dạng có điều kiện các ô trên nhiều yếu tố khác nhau. Nhấp vào Conditional Formatting và chọn một trong các tùy chọn từ trình đơn Highlight Cells Rules để bắt đầu với định dạng có điều kiện.
Hãy tưởng tượng về những tùy chọn này được cài đặt trước với định dạng có điều kiện. Dưới đây là cách thức làm việc của từng loại:
- Greater Than - Định dạng ô lớn hơn giá trị mà bạn thiết lập.
- Less Than - Định dạng ô thấp hơn một giá trị mà bạn thiết lập.
- Between - Thực hiện định dạng có điều kiện để sắp xếp các các giá trị, và làm nổi bật các ô giữa các giá trị đó.
- Between - Định dạng một ô khi nó là chính xác bằng một giá trị bạn thiết lập.
- Text that Contains - Định dạng ô có chứa chuỗi văn bản.
- A Date Occurring - Định dạng có điều kiện dựa trên ngày trong một ô.
- Duplicate Values - Nhanh chóng định dạng có điều kiện cho một danh sách dữ liệu với các bản sao.
Hãy xem một ví dụ. Tôi sẽ chọn Greater Than cho ví dụ của tôi. Sau đó, tôi sẽ đặt một giá trị trong cửa sổ pop up. Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, tôi thiết lập giá trị là 22.000$ và sử dụng tùy chọn "Green fill...".
Như bạn có thể thấy, Excel áp dụng định dạng có điều kiện để xem trước và tất cả giá trị lớn hơn 22.000$ đã được đánh dấu màu xanh lá cây.
Trình đơn này là một cách tuyệt vời để tuỳ chỉnh quy tắc định dạng có điều kiện. Bạn có thể dễ dàng xây dựng các quy tắc để định dạng các ô bằng cách bắt đầu với tùy chọn "Highlight Cells".
Áp dụng quy tắc Top/Bottom
Một cách tuyệt vời khác để thiết lập định dạng có điều kiện trên Excel là tùy chọn Top/Bottom Rules. Bạn có thể dễ dàng chọn lựa để làm nổi bật phía trên và dưới 10 mục trong một danh sách, hoặc áp dụng một tùy chọn khác.
Nhấp vào tùy chọn Conditional Formatting, chọn Top/Bottom Rules và chọn một định dạng hiển thị.
Trong trường hợp của tôi, tôi sẽ chọn tùy chọn Above Average để làm nổi bật tất cả số tiền bán hàng trên trung bình trong phần thiết lập.
Cửa sổ pop up rất giống như các ví dụ trước, và chúng ta sẽ chọn Green Fill... từ trình đơn thả xuống.
Thông báo trong hình ở trên, Excel sẽ tự động làm nổi bật màu xanh lá cây của các ô màu xanh lá cây bất kỳ.
2. Sử dụng Styles cài sẵn trong Excel
Các tùy chọn mà chúng ta đã xem xét đến yêu cầu cho một số quy tắc Excel. Nếu bạn muốn cách nhanh nhất để thêm các định dạng có điều kiện, hãy thử một số tùy chọn dưới đây.
Làm việc với Data Bars
Một trong những cách nhanh nhất để thêm công cụ vào bảng tính là chọn tùy chọn data bars. Data bars sẽ đặt ở thanh bên trong các ô hiển thị "kích thước" dữ liệu trong danh sách của bạn.
Để áp dụng định dạng có điều kiện trên data bar, tô sáng dữ liệu của bạn trước tiên. Sau đó, tìm tùy chọn Data Bars và chọn một trong các tùy chọn gradient fill hoặc solid fill.
Ảnh chụp màn hình dưới đây cho thấy sức mạnh của data bars để minh họa cho dữ liệu. Trong cột January 2017, thanh gradient màu xanh tương ứng độ dài số tiền. Số tiền thấp nhất có thanh ngắn nhất, trong khi số tiền cao hơn có thanh dài hơn.
Data bars là một minh hoạ tuyệt vời về sức mạnh của định dạng có điều kiện trong Excel. Dễ dàng hơn là để tìm kiếm số tiền lớn nhất hơn cột tháng một, chỉ bằng cách quét độ dài của các thanh.
Áp dụng Color Scales
Color Scales thực sự gây chú ý đến giá trị cao nhất và thấp nhất trong danh sách dữ liệu. Sau khi bạn đã đánh dấu dữ liệu của bạn, quay về tùy chọn Conditional Formatting, và chọn một trong các tùy chọn từ trình đơn Color Scales.
Các Color Scales hiển thị trong các thumbnails sẽ được áp dụng cho dữ liệu của bạn. Tôi sẽ chọn biểu tượng đầu tiên trong danh sách, và bạn có thể nhìn thấy kết quả dưới đây:
Trong ví dụ trên, kết quả bán hàng tốt nhất có màu xanh lá cây trên nền tối, trong khi giá trị thấp nhất là màu đỏ. Tất cả các giá trị khác màu vàng và màu xanh lá cây để đại diện cho hiệu suất của nhân viên bán hàng.
Tùy chọn color scales có nhiều quy tắc định dạng có điều kiện trên Excel. Hãy thử một số thumbnails khác để áp dụng màu sắc khác cho dữ liệu của bạn.
Thêm Icon Sets
Icon Sets là một cách tuyệt vời để thêm một số style vào bảng tính của bạn. Trong ví dụ của tôi, tôi sẽ đánh dấu dữ liệu của tôi, và chọn một vài mũi tên từ các tùy chọn định dạng có điều kiện.
Icon sets bao gồm các mũi tên để hiển thị các thay đổi trong dữ liệu, cũng như các biểu tượng khác như cờ và thanh để hiển thị dữ liệu ngay bên trong các ô.
Trong dữ liệu dưới đây, tôi có cột percent change để hiển thị cách nhân viên bán hàng thực hiện so với tháng trước. Đây là một cách tuyệt vời để xem trực quan dữ liệu của bạn.
Mỗi styles biểu tượng cài đặt được thiết kế để giúp bạn đánh giá dữ liệu của bạn một cách nhanh chóng khi nhìn vào.
Tất cả các định dạng có điều kiện thích nghi khi dữ liệu thay đổi. Nếu con số bán hàng đã thay đổi, Excel sẽ tự động thay đổi biểu tượng cho phù hợp.
Thông thường, tôi bắt đầu với một trong những style được cài đặt sẵn và sửa đổi nó theo ý thích của tôi. Nó dễ dàng hơn để sử dụng tùy chọn định dạng có điều kiện và tinh chỉnh nó, thay vì bằng văn bản của riêng bạn lúc đầu.
Tóm lại
Hướng dẫn này bao hàm về định dạng có điều kiện trong Excel. Bạn đã học cách để thêm các style vào các ô của bạn thay đổi tự động dựa trên những gì bên trong các ô.
Đây là một vài điều đạt được: sử dụng định dạng làm cho bảng tính của bạn đọc dễ dàng hơn. Tuy nhiên, bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel giúp bạn hiểu trực tiếp các ô của bạn. Nó cho phép bạn hiểu nhanh chóng khi nhìn lướt qua dữ liệu.
Dưới đây là những bài hướng dẫn tuyệt vời thêm để giúp bạn tăng cường các kỹ năng Excel:
- Nếu bạn muốn có thêm hướng dẫn cơ bản để bắt đầu Excel, hãy xem hướng dẫn cho người mới bắt đầu với bài Cách tạo một hàm cơ bản trong Excel.
- Tìm hiểu thêm về định dạng với bài Cách sử dụng Format Painter trên Excel trong 60 giây.
- Hướng dẫn này bao hàm về định dạng có điều kiện, làm thay đổi diện mạo của một ô dựa trên nội dung. Chúng ta cũng có thể sử dụng các điều kiện để thay đổi dữ liệu trong một ô, với bài Cách sử dụng hàm IF đơn giản trong Excel.
Cách bạn sử dụng định dạng có điều kiện như thế nào? Style yêu thích của bạn áp dụng cho một ô là gì và cách sử dụng nó như thế nào? Hãy cho tôi biết trong các bình luận.
