7 days of PowerPoint templates, graphics & videos - for free!* Unlimited asset downloads! Start 7-Day Free Trial
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Excel

Cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Microsoft Excel

Scroll to top
Read Time: 10 mins

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Nguyễn Thành Phúc (you can also view the original English article)

Những bảng tính tồi được cho là khó đọc. Việc tạo cho bảng tính cách sử dụng thân thiện là thêm một chút về định dạng-thực hiện các bước cơ bản giống như cách thêm tiêu đề cột, canh chỉnh và sử dụng màu sắc phù hợp trong bảng tính của bạn.

Định dạng là cần thiết, nhưng định dạng có điều kiện lại còn mạnh mẽ hơn. Định dạng có điều kiện thay đổi cách một ô xuất hiện, dựa trên bên trong các ô.

Conditional Formating ExcelConditional Formating ExcelConditional Formating Excel
Về cơ bản định dạng có điều kiện có thể thay đổi màu nền của một ô dựa trên giá trị của ô đó.

Trong ảnh chụp màn hình ở trên, bạn có thể thấy sức mạnh của định dạng có điều kiện. Tôi đã thiết lập một quy tắc rất cơ bản có thể biến background của một ô với một màu xanh lá cây cho giá trị tích cực , trong khi đó, giá trị tiêu cực sẽ chuyển sang màu đỏ. Điều thay đổi là màu nền dựa trên giá trị.

Các ví dụ khác của định dạng có điều kiện có thể bao gồm:

  • Đưa tất cả con số tiêu cực trong một danh sách dữ liệu với màu đỏ.
  • Tạo thanh dữ liệu data bars để có một cái nhìn trực quan về các mục lớn nhất và nhỏ nhất trong bộ dữ liệu của bạn.
  • Sử dụng các icons để chỉ ra các giá trị cao nhất và thấp nhất trong danh sách các dữ liệu.
Sales Team Review conditional formatting in ExcelSales Team Review conditional formatting in ExcelSales Team Review conditional formatting in Excel
Dễ dàng đọc ra những lá cờ này hữu ích để đánh dấu các giá trị cao nhất với màu xanh lá cây, giá trị trung bình cho màu vàng, và số tiền thấp cho màu đỏ.

Khi bạn thực hiện định dạng có điều kiện, việc định dạng điều chỉnh trong ô. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm ra cách dễ dàng sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel.

Cách áp dụng định dạng có điều kiện trong Excel (xem & Tìm hiểu)

Trong video này, tôi sẽ hướng dẫn bạn qua một số cách dễ nhất để áp dụng định dạng có điều kiện. Bạn sẽ xem lai cách mà tôi sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel để làm nổi bật các dữ liệu quan trọng.

Phần còn lại của hướng dẫn này sẽ tập trung vào việc thêm các định dạng có điều kiện vào bảng tính của bạn. Đọc để tìm hiểu cách bạn có thể sử dụng chúng trong bảng tính của riêng bạn.

1. Sử dụng định dạng có điều kiện đã thiết lập

Hướng dẫn này bao gồm ví dụ một bảng tính mà bạn có thể tải về miễn phí và sử dụng cho các bước dưới đây.

Bảng tính có thể được xuất hiện ngày càng nhiều. Tin tốt là định dạng có điều kiện được xây dựng và bắt đầu sử dụng dễ dàng trong Excel.

Chúng ta sẽ có một cái nhìn về định dạng có điều kiện được xây dựng trong Excel. Đối với mỗi kiểu, bạn có thể áp dụng chúng bằng cách tô sáng danh sách dữ liệu mà bạn muốn định dạng, và sau đó tìm nút Conditional Formatting trên tab Home trên ribbon.

Conditional Formatting menuConditional Formatting menuConditional Formatting menu
Áp dụng định dạng có điều kiện bằng cách tô sáng một danh sách dữ liệu, và sau đó chọn Conditional Formatting từ tab Home trên ribbon của Excel.

Một khi bạn đã mở trình đơn conditional formatting trên Excel, chọn một trong các tùy chọn để bắt đầu áp dụng định dạng có điều kiện.

Tô sáng các ô.

Việc chọn lựa những tùy chọn tô sáng các ô cho phép bạn định dạng có điều kiện các ô trên nhiều yếu tố khác nhau. Nhấp vào Conditional Formatting và chọn một trong các tùy chọn từ trình đơn Highlight Cells Rules để bắt đầu với định dạng có điều kiện.

Highlight cellsHighlight cellsHighlight cells
Tô sáng các ô để áp dụng cài đặt trước.

Hãy tưởng tượng về những tùy chọn này được cài đặt trước với định dạng có điều kiện. Dưới đây là cách thức làm việc của từng loại:

  • Greater Than - Định dạng ô lớn hơn giá trị mà bạn thiết lập.
  • Less Than - Định dạng ô thấp hơn một giá trị mà bạn thiết lập.
  • Between - Thực hiện định dạng có điều kiện để sắp xếp các các giá trị, và làm nổi bật các ô giữa các giá trị đó.
  • Between  - Định dạng một ô khi nó là chính xác bằng một giá trị bạn thiết lập.
  • Text that Contains - Định dạng ô có chứa chuỗi văn bản.
  • A Date Occurring - Định dạng có điều kiện dựa trên ngày trong một ô.
  • Duplicate Values - Nhanh chóng định dạng có điều kiện cho một danh sách dữ liệu với các bản sao.

Hãy xem một ví dụ. Tôi sẽ chọn Greater Than cho ví dụ của tôi. Sau đó, tôi sẽ đặt một giá trị trong cửa sổ pop up. Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, tôi thiết lập giá trị là 22.000$ và sử dụng tùy chọn "Green fill...".

Format Cells greater thanFormat Cells greater thanFormat Cells greater than
Định dạng ô Greater Than trong Excel.

Như bạn có thể thấy, Excel áp dụng định dạng có điều kiện để xem trước và tất cả giá trị lớn hơn 22.000$ đã được đánh dấu màu xanh lá cây.

Trình đơn này là một cách tuyệt vời để tuỳ chỉnh quy tắc định dạng có điều kiện. Bạn có thể dễ dàng xây dựng các quy tắc để định dạng các ô bằng cách bắt đầu với tùy chọn "Highlight Cells".

Áp dụng quy tắc Top/Bottom

Một cách tuyệt vời khác để thiết lập định dạng có điều kiện trên Excel là tùy chọn Top/Bottom Rules. Bạn có thể dễ dàng chọn lựa để làm nổi bật phía trên và dưới 10 mục trong một danh sách, hoặc áp dụng một tùy chọn khác.

Nhấp vào tùy chọn Conditional Formatting, chọn Top/Bottom Rules và chọn một định dạng hiển thị.

TopBottom RulesTopBottom RulesTopBottom Rules
Top/Bottom Rules trong Excel.

Trong trường hợp của tôi, tôi sẽ chọn tùy chọn Above Average để làm nổi bật tất cả số tiền bán hàng trên trung bình trong phần thiết lập.

Cửa sổ pop up rất giống như các ví dụ trước, và chúng ta sẽ chọn Green Fill...  từ trình đơn thả xuống.

Above Average highlight in ExcelAbove Average highlight in ExcelAbove Average highlight in Excel
Tôi đã chọn tùy chọn Green Fill để làm nổi bật màu xanh lá cây trong ô bất kỳ trên mức trung bình trong danh sách.

Thông báo trong hình ở trên, Excel sẽ tự động làm nổi bật màu xanh lá cây của các ô màu xanh lá cây bất kỳ.

2. Sử dụng Styles cài sẵn trong Excel

Các tùy chọn mà chúng ta đã xem xét đến yêu cầu cho một số quy tắc Excel. Nếu bạn muốn cách nhanh nhất để thêm các định dạng có điều kiện, hãy thử một số tùy chọn dưới đây.

Làm việc với Data Bars

Một trong những cách nhanh nhất để thêm công cụ vào bảng tính là chọn tùy chọn data bars. Data bars sẽ đặt ở thanh bên trong các ô hiển thị "kích thước" dữ liệu trong danh sách của bạn.

Data bars option in ExcelData bars option in ExcelData bars option in Excel
Chọn gradient fill hoặc solid fill từ data bars.

Để áp dụng định dạng có điều kiện trên data bar, tô sáng dữ liệu của bạn trước tiên. Sau đó, tìm tùy chọn Data Bars và chọn một trong các tùy chọn gradient fill hoặc solid fill. 

Ảnh chụp màn hình dưới đây cho thấy sức mạnh của data bars để minh họa cho dữ liệu. Trong cột January 2017, thanh gradient màu xanh tương ứng độ dài số tiền. Số tiền thấp nhất có thanh ngắn nhất, trong khi số tiền cao hơn có thanh dài hơn.

Data bar example in ExcelData bar example in ExcelData bar example in Excel
Tùy chọn định dạng có điều kiện trên data bar thực sự mô tả dữ liệu của bạn, ngay bên trong các ô.

Data bars là một minh hoạ tuyệt vời về sức mạnh của định dạng có điều kiện trong Excel. Dễ dàng hơn là để tìm kiếm số tiền lớn nhất hơn cột tháng một, chỉ bằng cách quét độ dài của các thanh.

Áp dụng Color Scales

Color Scales thực sự gây chú ý đến giá trị cao nhất và thấp nhất trong danh sách dữ liệu. Sau khi bạn đã đánh dấu dữ liệu của bạn, quay về tùy chọn Conditional Formatting, và chọn một trong các tùy chọn từ trình đơn Color Scales.

Color Scales conditional formattingColor Scales conditional formattingColor Scales conditional formatting
Áp dụng Color Scales với định dạng có điều kiện trong Excel.

Các Color Scales hiển thị trong các thumbnails sẽ được áp dụng cho dữ liệu của bạn. Tôi sẽ chọn biểu tượng đầu tiên trong danh sách, và bạn có thể nhìn thấy kết quả dưới đây:

Color Conditional formatting in ExcelColor Conditional formatting in ExcelColor Conditional formatting in Excel
Định dạng có điều kiện với màu sắc làm nổi bật các ô với màu background dựa trên giá trị của chúng.

Trong ví dụ trên, kết quả bán hàng tốt nhất có màu xanh lá cây trên nền tối, trong khi giá trị thấp nhất là màu đỏ. Tất cả các giá trị khác màu vàng và màu xanh lá cây để đại diện cho hiệu suất của nhân viên bán hàng.

Tùy chọn color scales có nhiều quy tắc định dạng có điều kiện trên Excel. Hãy thử một số thumbnails khác để áp dụng màu sắc khác cho dữ liệu của bạn.

Thêm Icon Sets

Icon Sets là một cách tuyệt vời để thêm một số style vào bảng tính của bạn. Trong ví dụ của tôi, tôi sẽ đánh dấu dữ liệu của tôi, và chọn một vài mũi tên từ các tùy chọn định dạng có điều kiện.

Icon sets bao gồm các mũi tên để hiển thị các thay đổi trong dữ liệu, cũng như các biểu tượng khác như cờ và thanh để hiển thị dữ liệu ngay bên trong các ô.

Icon Set conditional formatting in ExcelIcon Set conditional formatting in ExcelIcon Set conditional formatting in Excel
Icon Set với định dạng có điều kiện trong Excel.

Trong dữ liệu dưới đây, tôi có cột percent change để hiển thị cách nhân viên bán hàng thực hiện so với tháng trước. Đây là một cách tuyệt vời để xem trực quan dữ liệu của bạn.

Icon to show change in ExcelIcon to show change in ExcelIcon to show change in Excel
Các biểu tượng percent change giúp bạn xem lại dữ liệu của bạn một cách nhanh chóng, và điều chỉnh tự động khi dữ liệu thay đổi.

Mỗi styles biểu tượng cài đặt được thiết kế để giúp bạn đánh giá dữ liệu của bạn một cách nhanh chóng khi nhìn vào.

Tất cả các định dạng có điều kiện thích nghi khi dữ liệu thay đổi. Nếu con số bán hàng đã thay đổi, Excel sẽ tự động thay đổi biểu tượng cho phù hợp.

Thông thường, tôi bắt đầu với một trong những style được cài đặt sẵn và sửa đổi nó theo ý thích của tôi. Nó dễ dàng hơn để sử dụng tùy chọn định dạng có điều kiện và tinh chỉnh nó, thay vì bằng văn bản của riêng bạn lúc đầu.

Tóm lại

Hướng dẫn này bao hàm về định dạng có điều kiện trong Excel. Bạn đã học cách để thêm các style vào các ô của bạn thay đổi tự động dựa trên những gì bên trong các ô.

Đây là một vài điều đạt được: sử dụng định dạng làm cho bảng tính của bạn đọc dễ dàng hơn. Tuy nhiên, bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel giúp bạn hiểu trực tiếp các ô của bạn. Nó cho phép bạn hiểu nhanh chóng khi nhìn lướt qua dữ liệu.

Dưới đây là những bài hướng dẫn tuyệt vời thêm để giúp bạn tăng cường các kỹ năng Excel:

Cách bạn sử dụng định dạng có điều kiện như thế nào? Style yêu thích của bạn áp dụng cho một ô là gì và cách sử dụng nó như thế nào? Hãy cho tôi biết trong các bình luận.

Advertisement
Did you find this post useful?
Want a weekly email summary?
Subscribe below and we’ll send you a weekly email summary of all new Business tutorials. Never miss out on learning about the next big thing.
Advertisement
Start your 7-day free trial*
Start free trial
*All Individual plans include a 7-day free trial for new customers; then chosen plan price applies. Cancel any time.