Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Gmail

Cách sử dụng các phím tắt của Gmail để tiết kiệm thời gian

by
Read Time:11 minsLanguages:
This post is part of a series called How to Use Gmail (Ultimate Beginner Guide).
14 Killer Gmail Features to Make Use of Now
How to Work With Gmail Passwords Safely & Not Get Hacked

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Dai Phong (you can also view the original English article)

Bạn dành bao nhiêu thời gian gởi thư điện tử mỗi tuần? Nếu bạn giống như chúng tôi, câu trả lời là...hàng giờ. Theo nhiều ước tính chính xác khác nhau, thời gian gởi thư trung bình của công nhân, nhưng một điều điều chắc chắn là. Dành thời gian gởi email là thời gian mà không dành cho các nhiệm vụ khác.

Trong một nghiên cứu, người tham gia khảo sát trả lời rằng họ đã dành hơn sáu giờ một ngày cho email cá nhân và công việc. Theo nghiên cứu, xuất bản bởi Reuters vào tháng 8 năm 2015, một số tình nguyện viên bắt đầu kiểm tra email trước khi rời khỏi giường. Rất nhiều thời gian dành cho email.

Liệu có cách nào nếu bạn có thể lấy lại những khoản thời gian bạn đã dùng cho email? Có cách nào để tốn ít thời gian gởi mail không?  Vâng, có đấy.

Một trong những lý do dành quá nhiều thời gian vào việc gởi thư bởi vì nhiều lý do chúng ta không học cách tiết kiệm thời gian của hệ thống mail. Chẳng hạn, Gmail có trang bị nhiều phím tắt mà bạn có thể sử dụng email dễ dàng hơn và giúp bạn tiết kiệm hàng tấn thời gian.

Save time with Gmail keyboard shortcutsSave time with Gmail keyboard shortcutsSave time with Gmail keyboard shortcuts
Phím tắt của Gmail tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu suất công việc của bạn. (Nguồn hình ảnh)

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu làm thế nào để kích hoạt phím tắt của Gmail và sử dụng chúng để giúp bạn tiết kiệm thời gian. Tôi cũng sẽ chia sẻ một số phím tắt đặc biệt trên máy tính để bàn.

1. Những gì bạn cần biết về phím tắt trong Gmail 

Bạn có thể tự hỏi, nó có giá trị chăng? Những phím tắt có thật sự tiết kiệm thời gian?

Nếu bạn dành rất nhiều thời gian vào email như những doanh nghiệp nhỏ, thời gian tiết kiệm là đáng kể.

Theo thống kê gần đây được thực hiện bởi DMR, trung bình nhân viên văn phòng nhận được 121 email một ngày. Vì vậy, hãy sử dụng các con số đó là một ví dụ. Nếu bạn nhận được nhiều email một ngày, chỉ cần một phút tiết kiệm thời gian xử lý mỗi email có nghĩa là tiết kiệm được hai giờ mỗi ngày hoặc mười hai giờ trong một tuần. Đối với một người kinh doanh nhỏ với rất nhiều trách nhiệm, tiết kiệm một vài giờ một ngày có nghĩa là nhiều thời gian để kiếm tiền hơn.

Ví dụ, bạn muốn thực hiện ba bước trên một email bạn nhận được:

  1. Bạn muốn phản hồi đến mọi người đã nhận được tin nhắn.
  2. Bạn muốn gắn ngôi sao trên mỗi thư.
  3. Bạn muốn di chuyển thư vào nhãn (thư mục).

Nếu bạn đã làm những bước này mà không có phím tắt, bạn sẽ phải thực hiện như sau:

  • Thao tác 1 - di chuyển con trỏ của bạn tới các phím mũi tên bên cạnh biểu tượng gửi và nhấp vào để hiển thị các trình đơn thả xuống. Từ trình đơn thả xuống, chọn Reply to All. Nhập nội dung tin nhắn. Nhấp vào nút Send ở dưới cùng của thư.
  • Thao tác 2 - di chuyển con trỏ chuột vào biểu tượng More và nhấp vào để hiển thị các trình đơn thả xuống. Từ trình đơn thả xuống, chọn Add Star.
  • Thao tác 3 - di chuyển con trỏ chuột vào biểu tượng thư mục (nhãn) và nhấp vào để hiển thị hộp thoại Move To. Gõ tên nhãn mà bạn muốn di chuyển các tin nhắn hoặc chọn nhãn từ danh sách thả xuống.

Ngược lại, bạn có thể thực hiện các thao tác tương tự nhanh hơn bằng cách sử dụng các phím tắt sau đây:

  1. a để mở một tin nhắn gửi tới tất cả người nhận. Nhập nội dung tin nhắn. Gõ Tab + Enter để gửi thư.
  2. s để thêm một ngôi sao vào thư.
  3. v để di chuyển cuộc hội thoại vào một nhãn hiệu khác.

Đối với phím tắt thực sự giúp bạn tiết kiệm thời gian nên bạn cần phải ghi nhớ chúng. Có vẻ như là một nhiệm vụ khó khăn khi bạn nhận ra có nghĩa là có hàng chục các phím tắt trong Gmail.

Đừng hoảng sợ. Bạn không cần phải biết tất cả chúng trong Gmail đâu. Chỉ cần tập trung vào việc học các phím tắt cho các hoạt động mà bạn thực hiện thường xuyên cần tới và bạn vẫn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Đối với các phím tắt ít sử dụng, in ra và giữ nó gần máy tính để tham khảo.

Tiếp theo, chúng ta hãy xem làm thế nào để kích hoạt phím tắt trong Gmail.

2. Kích hoạt phím tắt Gmail 

Trước khi chúng ta xem làm thế nào để kích hoạt phím tắt Gmail, có là một vài phím tắt trong Gmail luôn được bật. Dưới đây là một danh sách ngắn của các phím tắt để bắt đầu sử dụng:

Hành động bạn muốn thực hiện...

Thao tác...

Di chuyển tới lui trong danh sách

Sử dụng các phím mũi tên lên xuống

Chọn thông tin

Sử dụng phím Enter

Sao chép địa chỉ người nhận tới một email

Nhấn Ctrl + Shift + c từ màn hình tin nhắn mới New Message

Thêm người nhận ẩn danh mới

Bấm Ctrl + Shift + từ màn hình tin nhắn mới New Message

Thay đổi địa chỉ gởi (nếu bạn đã thiết lập thêm địa chỉ)

Nhấn Ctrl + Shift + f

Di chuyển con trỏ đến cửa sổ chính

Nhấn Shift + Esc

Hầu hết các phím tắt khác sẽ không làm việc trừ khi bạn kích hoạt chúng. Trong các bước dưới đây bạn sẽ tìm hiểu làm thế nào để kích hoạt phím tắt đó.

Bước 1 - Mở màn hình cài đặt

Nhấp vào biểu tượng Settings ở góc trên bên phải của màn hình chính của Gmail. Một trình đơn thả xuống xuất hiện.

Open Gmail SettingsOpen Gmail SettingsOpen Gmail Settings
Nhấp vào biểu tượng Gmail Settings.

Nhấp vào tùy chọn Settings trong trình đơn thả xuống để hiển thị màn hình cài đặt.

Enter the Settings screenEnter the Settings screenEnter the Settings screen
Vào màn hình cài đặt.

Bước 2- Cách kích hoạt phím tắt

Các phím tắt tùy chọn là hướng về giữa màn hình, vì vậy di chuyển xuống cho đến khi bạn có thể nhìn thấy nó. Mặc định hệ thống là các phím tắt đều chưa được kích hoạt.

The Gmail Default is Keyboard shortcuts offThe Gmail Default is Keyboard shortcuts offThe Gmail Default is Keyboard shortcuts off
Mặc định phím tắt của Gmail tắt. 

Chọn nút bật/tắt cho các phím tắt bàn phím.

Toggle the Keyboard shortcuts onToggle the Keyboard shortcuts onToggle the Keyboard shortcuts on
Mở phím tắt bàn phím.

Đừng quên cuộn phía dưới cùng của màn hình cài đặt và nhấp vào nút Save Changes.

Save Changes to applySave Changes to applySave Changes to apply
Lưu thay đổi để áp dụng chúng.

Phím tắt Gmail của bạn đang hoạt động.

3. Cách sử dụng phím tắt của Gmail trên máy tính để bàn

Để nắm được nhiều phím tắt của Gmail, bạn cần phải hiểu cách sử dụng chúng. Dưới đây là ba loại phím tắt có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian:

  1. Việc soạn thảo tin nhắn. Các phím tắt này giúp bạn tạo và gửi tin nhắn.
  2. Quản lý hộp thư đến. Các phím tắt này giúp bạn sắp xếp các hộp thư đến.
  3. Điều hướng. Các phím tắt này giúp bạn điều hướng thông qua hệ thống của Gmail.

Chúng ta hãy nhìn vào từng loại phím tắt riêng. Dưới đây, tôi đã tạo ra một bảng phím tắt riêng biệt cho mỗi loại phím tắt.

Để sử dụng một trong các bảng này, thãy hực hiện các hành động trong Do This column. Cần thiết kích hoạt? Cột chỉ ra rằng các tùy chọn Keyboard Shortcuts phải được sử dụng làm phím tắt.

Một số phím tắt yêu cầu rằng Gmail Conversation View được bật trước khi bạn có thể sử dụng các phím tắt. Để tìm hiểu thêm về cách bật Conversation View, hãy xem hướng dẫn này:

Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng trình duyệt web chặn popup, tắt nó trước khi sử dụng phím tắt của Gmail.

Nhìn vào các phím tắt khác của Gmail. Để thuận tiện cho bạn, tôi đã liệt kê từng loại phím tắt trong định dạng bảng cho bạn sử dụng như của riêng bạn.

Bước 1- Cách sử dụng thành phần phím tắt 

Sử dụng thành phần phím tắt để soạn thư mới hoặc để trả lời hoặc chuyển tiếp thư hiện có. Các bảng danh sách các phím tắt có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian khi bạn đang soạn một tin nhắn.

Hành động bạn muốn thực hiện...

Thao tác...

Trạng thái cần kích hoạt?

Mở một cửa sổ thư mới trên màn hình chính của Gmail

Loại c từ màn hình chính của Gmail

Mở một cửa sổ thư mới

Gõ  Shift + c từ màn hình chính của Gmail

Mở một cửa sổ thư mới trong một tab trình duyệt mới

Gõ d từ cửa sổ chính của Gmail.

Mở một khoảng để trả lời tin nhắn hiện tại ở dưới cùng của tin nhắn

r trong khi trong Chế độ xem cuộc hội thoại.

Mở một cửa sổ trả lời mới trên đầu trang của thư gần đây

Shift + r trong khi trong Chế độ xem cuộc hội thoại.

Mở một khoảng để trả lời cho tất cả người nhận thư gần đây ở dưới cùng của tin nhắn

a trong Chế độ xem hội thoại

Mở một cửa sổ trả lời mới để phản hồi cho tất cả người nhận thư gần đây trên đầu trang của thư gần đây.

Shift + a trong Chế độ xem hội thoại

Chuyển tiếp thư hiện tại

f trong Chế độ xem hội thoại

Chuyển tiếp thư hiện tại từ một cửa sổ mới

Shift + f trong Chế độ xem hội thoại

Lưu thư bạn đang soạn như là thư nháp trên máy tính 

Ctrl + s trong một tin nhắn mà bạn đang soạn

Gửi tin nhắn mà bạn đang soạn

Nhấn Tab + Enter

Bước 2- Cách sử dụng phím tắt quản lý hộp thư đến

Sử dụng các phím tắt quản lý hộp thư đến để sắp xếp các thư của bạn. Danh sách bảng phím tắt sau giúp bạn sắp xếp hộp thư của bạn.

Hành động bạn muốn thực hiện...

Thao tác...

Trạng thái kích hoạt

Lưu trữ cuộc hội thoại

e

Đưa một ngôi sao vào cuộc đàm thoại

s

Hiển thị đoạn hội thoại trong hộp thư đến ưu tiên là quan trọng

+ từ Chế độ xem hội thoại

Chọn một cuộc trò chuyện

x

Hiển thị một đoạn hội thoại trong hộp thư ưu tiên là không quan trọng

- từ chế độ xem hội thoại

Di chuyển một cuộc trò chuyện thư mục Trash

#

Mở một tin nhắn

o từ màn hình chính của Gmail với một tin nhắn đã chọn

Gửi tin nhắn trong một cuộc trò chuyện trực tiếp để lưu trữ, trừ khi chúng được xác định gởi cho bạn

m

Mở menu Labels 

l
từ màn hình chính của Gmail với một tin nhắn đã chọn

Di chuyển một cuộc trò chuyện tới một nhãn khác hoặc thùng rác

v từ màn hình chính của Gmail với một tin nhắn đã chọn

Đánh dấu thư là đã đọc

Nhấn Shift + i từ màn hình chính của Gmail với một tin nhắn đã chọn

Đánh dấu thư là chưa đọc

Nhấn Shift + u
từ màn hình chính của Gmail với một tin nhắn đã chọn

Lưu trữ cuộc hội thoại hiện tại và trở về trước

{ trong tin nhắn

Lưu trữ cuộc hội thoại hiện tại và đi đến cuộc hội thoại kế tiếp

} trong tin nhắn

Báo cáo một thư rác

!

Lưu trữ cuộc hội thoại của bạn và đi đến cuộc hội thoại kế tiếp

Gõ o

Chọn tất cả thư trong nhãn hiện tại

* + a từ cửa sổ chính của Gmail

Bỏ chọn tất cả thư

* + n từ cửa sổ chính của Gmail

Chọn tất cả thư đã đọc

* + r từ cửa sổ chính của Gmail

Chọn tất cả các thư chưa đọc

* + u từ cửa sổ chính của Gmail

Chọn tất cả thư gắn dấu sao 

* + s từ cửa sổ chính của Gmail

Chọn tất cả thư không đánh dấu sao

* + t từ cửa sổ chính của Gmail

Bước 3 - Cách sử dụng phím tắt điều hướng

Sử dụng phím tắt điều hướng để nhanh chóng di chuyển đến các phần khác của hệ thống trên Gmail. Bên dưới là bảng liệt kê các phím tắt điều hướng.

Hành động bạn muốn thực hiện...

Thao tác...

Trạng thái cần kích hoạt?

Đi tới hộp tìm kiếm

/

Di chuyển đến danh sách tin nhắn

k

Chuyển tới cuộc hội thoại trước đó

j

Đi tới mục hộp thư đến tiếp theo

' từ cửa sổ chính của Gmail

Đi tới mục hộp thư đến trước

~ từ cửa sổ chính của Gmail

Quay lại hộp thư đến hoặc danh sách trò chuyện

u trong một tin nhắn

Di chuyển con trỏ vào hộp tìm kiếm trò chuyện

q

Xem tác vụ khác từ trình đơn thả xuống 

.

Di chuyển đến biểu tượng đầu tiên trong thanh công cụ của Gmail

,

Đi tới tất cả thư trên màn hình 

g + a

Đi đến danh sách của tất cả các cuộc hội thoại gắn dấu sao

g + s

Đi tới danh sách liên hệ của bạn

g + c

Đi tới danh sách thư nháp

g + d

Đi đến nhãn

g + l

Đi đến hộp thư đến

g + i

Đi đến Thư đã gửi 

g + t


Có một số phím tắt không phù hợp với bất kỳ mục nào. Dưới đây là một ví dụ: bạn có thể nhấn Esc để di chuyển con trỏ khỏi trường hiện hành.

Tóm lại

Không thể để thư điện tử tiêu tốn thời gian đối với những người kinh doanh nhỏ. Bạn có thể giảm thời gian sử dụng Gmail bằn cách tìm hiểu các phím tắt của Gmail và hiểu để sử dụng chúng.

Để tìm hiểu nhiều hơn về cách sử dụng thư điện tử nói chung và Gmail nói riêng, hãy xem các bài viết sau:

Chúc may mắn thực hiện hết các phím tắt Gmail! Đừng ngần ngại chia sẻ mẹo tiết kiệm thời gian trong Gmail với các bình luận bên dưới.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.