Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Gmail
Business

Làm thế nào để nhanh chóng bắt đầu sử dụng Gmail ngoại tuyến (với trình duyệt Chrome)

by
Difficulty:IntermediateLength:LongLanguages:
This post is part of a series called Your Ultimate Guide to the Best Gmail Tips and Tricks.
How to Combine All Your Email Accounts Into One Gmail Account
How to Set Up a Gmail (Out of Office) Vacation Responder Email

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Giang Nam (you can also view the original English article)

Hầu hết chúng ta nhận được hàng chục email mỗi ngày. Đối với hầu hết chúng ta, kiểm tra và trả lời những email có nghĩa là bạn phải kết nối với Internet.

Tuy nhiên, Internet không phải luôn luôn có sẵn. Kết nối Internet của bạn có thể bị ngừng, hoặc bạn có thể di chuyển tới nơi không có kết nối. Thông thường, không có kết nối Internet có nghĩa là không truy cập vào được các thư Gmail của bạn.

Nhưng nếu bạn đang làm việc trên Chromebook hoặc thiết bị khác có cài trình duyệt Chrome, bạn là người may mắn. Bạn có thể sử dụng các ứng dụng Gmail ngoại tuyến trên Chrome để đọc và trả lời tin nhắn ngay cả khi bạn không kết nối. Bạn thậm chí có thể tìm kiếm thư và lưu trữ hoặc xóa tin nhắn của bạn trong khi bạn đang ngoại tuyến.

Ngay sau khi có kết nối Internet trở lại, các ứng dụng Gmail ngoại tuyến sẽ tự động đồng bộ và cập nhật tài khoản Gmail với các thay đổi bạn đã thực hiện trong khi bạn không kết nối. Ứng dụng Gmail ngoại tuyến có thể giúp bạn biến thời gian "chết" trở thành thời gian vẫn đang hoạt động.

Trong bài hướng dẫn này, tôi đưa ra các hướng dẫn theo từng bước làm thế nào để thiết lập và bắt đầu sử dụng ứng dụng Gmail ngoại tuyến trên Chrome. Chúng ta sẽ tìm hiểu làm thế nào để truy cập Gmail ngoại tuyến và làm việc với các email của bạn khi không có kết nối internet.

Làm thế nào để sử dụng Gmail ngoại tuyến (Video ngắn)

Video sau sẽ giải thích ngắn gọn cách làm thế nào để bạn thực hiện một số tác vụ bằng cách sử dụng các ứng dụng Gmail ngoại tuyến, khi bạn không kết nối Internet. Đó là những gì bạn cần để truy cập Gmail ngoại tuyến.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng Gmail ngoại tuyến, hãy xem lại các bước hướng dẫn dưới đây. Tôi cũng sẽ giải thích làm thế nào để loại bỏ các ứng dụng Gmail ngoại tuyến nếu bạn quyết định đó không phải là ứng dụng phù hợp với bạn.

Làm thế nào để truy cập và bắt đầu sử dụng Gmail ngoại tuyến

1. Tải về ứng dụng Gmail ngoại tuyến

Bạn phải có kết nối Internet để tải ứng dụng Gmail ngoại tuyến. Ngoài ra, bạn phải sử dụng một trình duyệt Chrome trên máy tính hoặc thiết bị của bạn.

Bắt đầu bằng việc mở trình duyệt Chrome. Truy cập các ứng dụng Gmail ngoại tuyến trong cửa hàng Chrome trực tuyến. Xuất hiện màn hình sau đây:

Gmail Offline Chrome App
Gmail Offline có sẵn trong cửa hàng Chrome.

Bấm vào nút Thêm vào Chrome ở góc trên bên phải. Một lời nhắc xác nhận sẽ xuất hiện. Nhấp vào Thêm app. Ứng dụng sẽ được thêm vào trình duyệt Chrome của bạn. Màn hình Các ứng dụng sẽ hiện ra.

The Apps Screen
Nhấp vào biểu tượng ứng dụng Google ngoại tuyến để định cấu hình Google ngoại tuyến.

Bước 2. Kích hoạt Gmail ngoại tuyến

Tiếp theo, bạn cần kích hoạt Gmail của bạn cho chế độ ngoại tuyến. Nếu màn hình Ứng dụng vẫn còn mở, nhấp vào biểu tượng Gmail ngoại tuyến. Bạn cũng có thể kích hoạt Gmail ngoại tuyến thông qua liên kết chính của Gmail ngoại tuyến, https://mail.google.com/mail/mu/. Dù bằng cách nào, bạn cũng sẽ thấy màn hình sau đây.

Gmail Offline configuration screen
Nhấp vào nút bật bên cạnh mục Cho phép thư ngoại tuyến.

Trước tiên, hãy kiểm tra địa chỉ Gmail ở góc dưới bên trái. Nó phải phù hợp với tài khoản bạn đang cố gắng để kích hoạt chế độ Gmail ngoại tuyến. Tiếp theo, nhấp vào nút bên trái của tùy chọn Cho phép thư ngoại tuyến. Cuối cùng, nhấp vào nút Tiếp tục.

Bạn sẽ thấy hộp thư ngoại tuyến của bạn. Ứng dụng Gmail ngoại tuyến trên trình duyệt Chrome bây giờ sẽ đồng bộ với Gmail mỗi khi điện thoại được kết nối lại với Internet.

Bước 3. Cấu hình ứng dụng Gmail ngoại tuyến

Nhấp vào biểu tượng Cài đặt (nó trông giống như một bánh răng) ở góc trên bên phải của màn hình Cấu hình Gmail ngoại tuyến. Bạn sẽ thấy một số tùy chọn cài đặt cho các ứng dụng Gmail ngoại tuyến trong bảng bên phải.

Configure Gmail Offline in the right pane
Hãy chắc chắn rằng địa chỉ email của bạn là chính xác.

Sử dụng bảng bên phải để thiết lập một số thông số mặc định cho ứng dụng Gmail ngoại tuyến của bạn. Bắt đầu bằng việc xác định bạn muốn ứng dụng Gmail ngoại tuyến tìm kiếm các thư trong thời gian trước đó bao lâu. Thời gian mặc định là một tuần, nhưng nếu bạn bấm vào mũi tên chỉ xuống bên mục Download mail from past, bạn sẽ thấy các tùy chọn khác.

Drop-down menu for Gmail Offline
Xác định thời gian trước đó mà bạn muốn ứng dụng Gmail ngoại tuyến tìm kiếm các thư.

Chọn khoảng thời gian mà bạn muốn.

Tiếp theo, bạn có thể thiết lập thư trả lời tự động (Vacation Responder) sử dụng chế độ Gmail ngoại tuyến nếu bạn cần. Thư trả lời tự động là một tin nhắn tự động trả lời cho các thư được gửi trong khi bạn đang không trực tuyến. Nó đôi khi được gọi là thư tự động trả lời khi bạn không có mặt tại văn phòng (out-of-office message).

Để kích hoạt tính năng này, bạn kéo nút trượt sang bên phải. Tùy chọn thư trả lời tự động (Vacation Responder) sẽ hiển thị ở bên phải của màn hình.

Gmail Offline Vacation Responder options
Chọn ngày bắt đầungày kết thúc cho thư trả lời tự động (Vacation Responder) của bạn.

Theo mặc định, ngày bắt đầu cho thư trả lời tự động của bạn là ngày hôm nay. Thay đổi nó bằng cách nhấp vào trường ngày tháng. Một bảng lịch sẽ xuất hiện.

Vacation Responder calendar
Chọn một ngày từ bảng lịch.

Chọn ngày mà bạn muốn bắt đầu gửi thư tự động từ bảng lịch. Việc chọn ngày kết thúc cho thư gửi tự động là không bắt buộc nhưng bạn có thể nhấp chuột vào hộp có ghi chữ End và sử dụng bảng lịch để chọn ngày kết thúc.

Sử dụng thanh cuộn để di chuyển xuống dưới. Bạn sẽ thấy một hộp văn bản nơi bạn có thể gõ thư gửi tự động.

Vacation Responder Message
Soạn tin nhắn trả lời tự động của bạn.

Nhập dòng chủ đề và tin nhắn.

Cuối cùng, bạn có thể chọn gửi tin nhắn tự động tới riêng những người có trong danh bạ (Contacts) của bạn. Tùy chọn này được sử dụng khi bạn không muốn những các địa chỉ gửi thư rác hoặc các liên hệ thông thường biết bạn đang trong kỳ nghỉ. Để lựa chọn phần này, bạn kéo nút chọn sang phía bên phải.

Khi bạn đã hài lòng với tất cả các lựa chọn của mình, nhấp chuột vào nút Áp dụng ở góc trên bên phải màn hình. Bạn sẽ nhận được một xác nhận thông báo các thông tin của bạn đã được lưu.

Để tìm hiểu thêm về thư gửi tự động, bạn hãy xem các hướng dẫn này:

2. Làm thế nào để sử dụng ứng dụng Gmail ngoại tuyến

Các thư trong ứng dụng Gmail ngoại tuyến dành cho Chrome chỉ được cập nhất tới thời điểm gần nhất mà bạn đã kết nối với Internet. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thực hiện nhiều tác vụ trong Gmail khi bạn đang ngoại tuyến. Trong phần này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm như thế nào.

Bước 1. Làm thế nào để truy cập Gmail ngoại tuyến

Khi bạn đang ngoại tuyến, hãy mở trình duyệt Chrome của bạn. Nhấp vào biểu tượng ứng dụng trong góc trên bên trái để hiển thị màn hình ứng dụng.

Chrome Apps screen
Sử dụng các biểu tượng để truy cập vào các ứng dụng Gmail ngoại tuyến khi bạn không kết nối Internet.

Nhấp vào biểu tượng Gmail ngoại tuyến để truy cập vào hộp thư Gmail của bạn. Màn hình Hộp thư đến của Gmail ngoại tuyến hiển thị.

Gmail Offline inbox
Hộp thư đến Gmail ngoại tuyến được chia làm hai phần.

Như bạn thấy, các thư Gmail gần đây nhất xuất hiện ở phần bên trái. Bên phải là một khung nội dung cho mỗi tin như.

Ngay cả khi bạn đang ngoại tuyến, bạn vẫn có thể thực hiện một số nhiệm vụ từ màn hình này, bao gồm:

  • Duyệt qua các thư
  • Trả lời hoặc chuyển tiếp một thư
  • Tìm kiếm thư
  • Lưu trữ các thư
  • Xóa thư

Ngay khi thiết bị hoặc máy tính của bạn kết nối lại với Internet, tài khoản Gmail ngoại tuyến sẽ đồng bộ với tài khoản Gmail của bạn. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện trong khi ngoại tuyến được áp dụng và bất kỳ thư nào mà bạn đã soạn sẽ được gửi.

Hãy xem mỗi hành động ngoại tuyến mà bạn có thể thực hiện một cách riêng biệt.

Bước 2. Duyệt thư Gmail ngoại tuyến

Bạn có thể dễ dàng cuộn lên xuống để xem các thư Gmail của mình bằng cách sử dụng các mũi tên lên và xuống trên bàn phím của bạn. Thư được chọn được đánh dấu màu xanh lam. Nội dung của thư đã chọn sẽ xuất hiện trong khung bên phải.

Browsing through Gmail messages
Sử dụng các mũi tên lên và xuống trên bàn phím của bạn để duyệt qua các tin nhắn Gmail ngoại tuyến.

Khi bạn nhìn thấy một thư mà bạn muốn đọc hoặc trả lời, hãy nhấp vào dòng chủ đề của thư trong khung bên trái. Nội dung của thư trong khung bên phải được thay đổi sang nội dung của thư mà bạn vừa chọn.

Bạn cũng có thể duyệt qua các thư mục thư của bạn và nhấp vào các tab bằng cách sử dụng ứng dụng Gmail ngoại tuyến. Nhấp chuột vào biểu tượng Folders ở góc trên bên trái màn hình của bạn (nó trông giống như ba dòng kẻ ngang). Tất cả các thư mục Gmail và các tab của bạn hiển thị trong khung bên trái.

Gmail folders and tabs
Bạn có thể kiểm tra thư trong các thư mục Gmail và các tabcủa bạn trong khi đang ngoại tuyến.

Bấm vào tên một thư mục hoặc tab để mở nó và xem các thư bên trong.

Bước 3. Trả lời hoặc chuyển tiếp thư

Bạn có thể trả lời thư và lên lịch cho nó sẽ được gửi ngay cả khi bạn đang ngoại tuyến. Các tin nhắn được gửi ngay sau khi các thiết bị được kết nối với Internet.

Để trả lời hoặc chuyển tiếp một thư, bạn hãy nhấp vào biểu tượng Reply (nó trông giống như một mũi tên uốn cong) ở phía phải của khung bên phải. Nút trả lời (Reply) và chuyển tiếp (Forward) xuất hiện.

Gmail Offline app Reply and Forward buttons
Sử dụng các nút ReplyForward của ứng dụng Gmail ngoại tuyến để trả lời tin nhắn.

Từ màn hình này, bạn có hai lựa chọn. Bạn có thể trả lời thư. Hoặc, bạn có thể chuyển tiếp nó cho người khác.

Làm thế nào để trả lời thư

Để trả lời thư trong chế độ Gmail ngoại tuyến, nhấp vào nút trả lời (Reply). Hộp thoại trả lời (Reply) sẽ mở ra.

Reply dialog box
Nhập tin nhắn của bạn trong hộp thoại Reply của Gmail ngoại tuyến.

Nhập tin nhắn của bạn vào hộp thoại trả lời (Reply). Để gửi thư, nhấp vào nút gửi (Send) ở góc trên bên trái. Bạn cũng có thể lưu trả lời của bạn như là một bản thư nháp bằng cách nhấp vào nút Save hoặc loại bỏ các trả lời của bạn bằng cách bấm vào nút huỷ (Discard).

Để biết thêm chi tiết về làm thế nào để soạn một email chuyên nghiệp, hãy xem bài hướng dẫn:

Nếu bạn lưu những phần trả lời như là một thư nháp, bạn sẽ thấy từ "Draft" bằng chữ màu đỏ bên cạnh thư của bạn.

Nếu bạn gửi một thư trả lời, bạn sẽ tìm thấy nó trong thư mục hộp thư đi (Outbox) của bạn. Để kiểm tra thư mục hộp thư đi, nhấp vào biểu tượng Folders ở góc trên bên trái của màn hình hộp thư đến (Inbox) của ứng dụng Gmail ngoại tuyến.

Làm thế nào để chuyển tiếp thư

Để chuyển tiếp thư cho người khác trong Gmail ngoại tuyến, nhấp vào nút Forward. Hộp thoại chuyển tiếp thư mở ra. Bản thư gốc xuất hiện bên dưới với một khoảng trống phía trên để bạn gõ một lưu ý ngắn cho người nhận mới.

Forwarding a message in Gmail Offline
Bạn có thể chuyển tiếp một thư trong Gmail ngoại tuyến.

Nhập địa chỉ email của người bạn muốn chuyển tiếp thư tại trường To. Nếu bạn muốn, hãy gõ một ghi chú ngắn gọn ở phần bên trên bản thư gốc để giải thích rõ vì sao bạn chuyển tiếp nội dung thư. Sau đó, sử dụng các nút phù hợp để gửi thư đi, lưu lại thành bản thư nháp hoặc hủy thư mà bạn muốn chuyển tiếp đó.

Lưu ý: Thư của bạn sẽ chưa được gửi hoặc chuyển tiếp đi cho tới khi bạn kết nối với Internet.

Bước 5. Tìm kiếm thư trong Gmail ngoại tuyến

Bạn cũng có thể sử dụng các ứng dụng Gmail ngoại tuyến của trình duyệt Chrome để tìm kiếm một thư cụ thể bằng cách gõ một từ hoặc cụm từ vào trường tìm kiếm xuất hiện phía trên các thư trong ngăn bên trái của màn hình hộp thư đến của Gmail ngoại tuyến.

Gmail Offline search field
Bạn có thể tìm kiếm các thư của bạn bằng cách sử dụng ứng dụng Gmail ngoại tuyến.

Sau khi bạn nhập cụm từ tìm kiếm, nhấn phím Enter. Danh sách các thư đáp ứng tiêu chí tìm kiếm của bạn xuất hiện trong khun bên trái.

Gmail Offline search results
Ứng dụng Gmail ngoại tuyến hiển thị các kết quả phù hợp với tìm kiếm của bạn.

Bước 6. Lưu trữ thư trong ứng dụng Gmail ngoại tuyến

Bạn cũng có thể sử dụng ứng dụng Gmail ngoại tuyến để sắp xếp các thư được lưu trữ từ hộp thư chính của bạn vào bất kỳ tab hoặc thư mục nào khác.

Nhấp vào hộp kiểm ở bên trái của thư mà bạn muốn lưu trữ. Khi bạn chọn mỗi tin nhắn, bạn sẽ thấy một danh sách các thư đã chọn sẽ xuất hiện trong khung bên phải của màn hình.

Archiving messages in Gmail Offline App
Sử dụng ứng dụng Gmail ngoại tuyến để sắp xếp các thư được lưu trữ.

Lưu ý: Các thay đổi mà bạn thực hiện sẽ được đồng bộ với Gmail khi bạn kết nối trở lại với Internet.

Bước 7. Xoá thư

Quy trình xoá thư trong ứng dụng Gmail ngoại tuyến là gần giống với quá trình lưu trữ thư. Chọn thư bạn muốn xoá từ khung bên phải. Khi thư của bạn được chọn, nhấp vào nút Xóa (Delete) ở phía trên của khung bên phải để sắp xếp các thư đã chọn sẽ bị xóa.

Lưu ý: Các thay đổi mà bạn thực hiện sẽ được đồng bộ với Gmail khi bạn kết nối trở lại với Internet.

3. Gỡ bỏ ứng dụng Gmail ngoại tuyến

Chúng ta có hai bước để loại bỏ ứng dụng Gmail ngoại tuyến. Đầu tiên, bạn phải xoá cookie từ trình duyệt Chrome. Thứ hai, bạn phải gỡ bỏ ứng dụng.

Hãy kiểm tra từng bước chi tiết hơn:

Bước 1. Xóa Cookies.

Gõ Chrome://settings/cookies vào phần địa chỉ của trình duyệt. Màn hình Cookies and Site Data sẽ xuất hiện.

Cookies and Site Data screen
Nhấp vào lựa chọn Xóa tất cả.

Nhấp vào nút Xóa bỏ tất cả. Sau đó, nhấp vào Hoàn tất.

Bước 2. Loại bỏ các ứng dụng Gmail ngoại tuyến

Nhấp vào biểu tượng Apps ở góc trên bên trái của cửa sổ trình duyệt. Màn hình các ứng dụng (Apps) xuất hiện. Nhấp chuột phải vào biểu tượng Gmail ngoại tuyến. Bạn sẽ thấy một trình đơn thả xuống.

Gmail Offline Apps screen drop-down menu
Nhấp chuột phải vào biểu tượng Gmail ngoại tuyến.

Từ trình đơn thả xuống, nhấp vào tùy chọn Remove from Chrome... App info. Một thông báo nhắc sẽ xuất hiện yêu cầu bạn xác nhận việc loại bỏ ứng dụng. Nhấp vào nút Delete để xoá.

Bạn sẽ nhận thấy rằng biểu tượng Gmail ngoại tuyến không còn xuất hiện trên màn hình các ứng dụng. Ứng dụng Gmail ngoại tuyến cho Chrome đã được gỡ bỏ khỏi hệ thống của bạn. Bạn sẽ cần phải cài đặt lại ứng dụng nếu bạn muốn sử dụng Gmail ngoại tuyến.

Lưu ý: Truy cập vào Gmail ngoại tuyến rất hữu ích

Nếu bạn giống như hầu hết chúng tôi, bạn có thể tốn khá nhiều thời gian kiểm tra và xử lý thư điện tử. Thông thường, xử lý thư điện tử yêu cầu một kết nối Internet.

Với ứng dụng Gmail ngoại tuyến và trình duyệt Chrome, bạn không cần phải chờ đợi đến khi có kết nối Internet để xử lý các thư của bạn. Bạn có thể đọc và trả lời thư của bạn ngay cả khi không có kết nối Internet. Bạn thậm chí có thể xóa và lưu trữ các thư trong khi ngoại tuyến.

Ngay khi bạn kết nối lại với Internet, những thay đổi và tác vụ mà bạn thực hiện với ứng dụng Gmail ngoại tuyến sẽ được đồng bộ hóa với tài khoản Gmail của bạn.

Nếu bạn hay phải di chuyển, hoặc nếu kết nối Internet của bạn đôi khi không có sẵn, thì ứng dụng Gmail ngoại tuyến có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian bằng cách cho phép bạn có thể xử lý thư của bạn ngay cả khi không kết nối với Internet.

Các bài hướng dẫn hữu ích khác về Gmail

Đây chỉ là một bài hữu ích trong một loạt các hướng dẫn về Gmail trên Envato Tuts +:

Sử dụng Gmail với truy cập ngoại tuyến là một điều hữu ích để tăng hiệu suất công việc của bạn. Kết hợp một vài lời khuyên và thủ thuật với nhau và bạn sẽ tiết kiệm khá nhiều thời gian với cách tiếp cận của bạn trong việc quản lý thư điện tử hàng ngày.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.