Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Google Docs

Cách sử dụng Google Docs khi bạn đang Offline

by
Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Dai Phong (you can also view the original English article)

Google Docs là một sự thay thế tuyệt vời cho Microsoft Office nếu bạn không bận tâm là phải làm việc trong trình duyệt của bạn, nhưng nếu bạn cần phải làm offline, thì có vẻ như là các ứng dụng web của Google sẽ không làm việc cho mục đích của bạn. Hãy suy nghĩ lại.

Nếu bạn đang sử dụng trình duyệt Chrome, với chỉ vài bước nhanh chóng bạn có thể làm cho Google Docs làm việc bất cứ nơi nào bạn cần — bao gồm chế độ offline. Nó sẽ vẫn sẽ chạy trong trình duyệt của bạn, nhưng nó sẽ làm việc cho dù bạn đang offline hay online, và sẽ vẫn còn giữ các thay đổi của bạn được lưu trực tuyến bất cứ khi nào bạn kết nối lại.

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng Google Docs offline, cũng như cách để giữ tài liệu offline của bạn được đồng bộ sau khi chỉnh sửa chúng. Bạn cũng sẽ tìm hiểu cách làm việc với các tập tin từ nhiều tài khoản Google trên cùng một máy tính, cùng với những hạn chế của việc sử dụng dịch vụ offline mà bạn cần phải lưu ý.

Download the Chrome Browser for free Well use it for this Offline Google Docs workflow
Tải về miễn phí trình duyệt Chrome Browser. Bạn sẽ cần nó cho tiến trình làm viện offline với Google Docs.

Hướng dẫn này sẽ cho bạn thấy cách sử dụng Google Docs offline trên Windows, Mac, Chromebook và bất kỳ hệ thống máy tính để bàn nào có chạy Chrome. Tiến trình này là tương tự trên các nền tảng khác nhau.

1. Làm cho Google Docs Offline

Đối với bước đầu tiên trong hướng dẫn này, bạn cần phải có truy cập Internet.

Bước 1. Kiểm tra phiên bản Chrome của bạn

Để sử dụng Google Docs offline bạn sẽ cần phải sử dụng trình duyệt Chrome, và để cho kết quả tốt nhất bạn nên luôn luôn đảm bảo rằng bạn đã có các phiên bản mới nhất.

Nó sẽ thường tự động cập nhật, nhưng để chắc chắn bạn có thể đi đến Help > About Google Chrome trong trình đơn menu. Ứng dụng sẽ kiểm tra bất kỳ bản cập nhật mới và cài đặt chúng. Và, tất nhiên, nếu bạn đang sử dụng một chiếc Chromebook, thì trình duyệt của bạn đã hoàn hảo để làm việc với Google Docs offline.

Chrome latest version
Hãy luôn luôn kiểm tra xem bạn đã có phiên bản mới nhất của Chrome chưa.

Bước 2. Kiểm tra cài đặt của bạn

Bây giờ hãy vào drive.google.com trong Chrome và đăng nhập vào tài khoản của bạn.

Nhấp vào biểu tượng Settings ở góc trên bên phải. (Nó trông giống như một cái bánh xe.) Nhấp vào Settings trên trình đơn thả xuống. Trình đơn Settings hiển thị.

Google Chrome Settings
Đảm bảo rằng bạn có thể chỉnh sửa offline bằng cách tích vào hộp đánh dấu.

Bấm vào hộp đánh dấu ở bên phải của tùy chọn Offline trong trình đơn Settings, bên cạnh Sync Google Docs, Sheets, Slides and Drawings... Nhấp vào nút Done ở góc trên bên phải của màn hình.

Một tin thông điệp ngắn gọn hiển thị trong Google Drive nói rằng Offline is Enabled.

Bước 3. Kích hoạt Google Docs Offline

Bây giờ, chúng ta sẽ bao quát cách để bật đồng bộ hoá offline trong Google Docs, cũng như chỉnh sửa offline.

Tiếp theo, mở Google Docs. Bạn sẽ thấy một số mẫu template xem trước. Bạn cũng sẽ thấy các tài liệu gần đây mà bạn đã làm việc với chúng ở hàng dưới cùng. Nhấp vào biểu tượng Main Menu ở góc trên bên trái (nó giống như ba đường ngang).

Main Menu Icon in Google Docs
Nhấp vào biểu tượng Main Menu.

Trình đơn thả xuống xuất hiện. Chọn tùy chọn Settings.

Settings option
Nhấp vào tùy chọn Settings để mở hộp Settings.

Hộp Settings xuất hiện.

The Settings box to turn on Offline sync
Hãy kiểm tra xem Offline sync đã được bật hay chưa và nhấn OK.

Kiểm tra xem khả năng Offline synce đã được bật hay chưa. (Nếu nó bật, thì từ "Turn off' xuất hiện trong màu xanh ở bên phải.) Nhấn nút OK. Màn hình sau đây xuất hiện.

Enable offline Google Docs
Bấm vào nút Enable Offline để kích hoạt chỉnh sửa sử Offline

Nhấp vào nút Enable Offline.

Lưu ý: Nếu bạn đã kích hoạt offline syncing từ menu cài đặt Google Drive, các hệ thống sẽ mặc định kích hoạt chỉnh sửa offline ở đây.

Bây giờ bạn đã sẵn sàng làm việc offline.

Bước 4. Chỉnh sửa các tập tin Offline

Bất cứ khi nào bạn có kết nối internet, Google Drive sẽ nhận ra điều này và làm việc theo cách bình thường, với việc đồng bộ hoá theo thời gian thực như vốn có. Bạn không cần quan tâm về các tập tin online và offline.

Khi bạn không có kết nối internet, bạn có thể tải các tập tin offline của bạn trực tiếp bằng cách vào drive.google.com/#offline. Điều này sẽ hiển thị cho bạn chỉ những tập tin bạn đã đồng bộ hóa cho việc sử dụng offline. Bây giờ hãy xem cách chỉnh sửa Google Docs offline.

Google Docs làm việc một chính xác theo cùng một cách với khi nó online. Nhấp vào một tập tin để mở nó ra và bắt đầu chỉnh sửa. Các thay đổi của bạn được lưu mỗi vài giây cũng giống như bình thường. Dấu hiệu duy nhất nhận biết bạn đang offline là một số tính năng còn thiếu (xem bên dưới) và một biểu tượng Offline màu xám nhỏ xuất hiện bên cạnh tên tài liệu ở trên cùng bên trái của màn hình.

Lightning icon
Biểu tượng tia sét nhỏ cho thấy bạn đang làm việc offline trong Google Docs.

Bước 5. Tạo các tài liệu mới

Tương tự, bạn có thể tạo các tập tin theo cách thông thường. Từ trang chính của Drive bấm vào New và chọn Google Docs, Google Sheets, Google Slides hoặc nhiều hơn.

Forms vẫn chưa sẵn có cho offline, mặc dù, có khả năng vì một form theo định nghĩa cần phải được online nếu bạn muốn có được bất kỳ phản hồi nào. Bạn cũng không thể mở tính năng Google My Maps trong khi bạn đang offline.

Create any document other than a form or map offline
Bạn có thể tạo tất cả mọi thứ offline nhưng không phải một Form.

Chọn kiểu tài liệu mới mà bạn muốn, cung cấp cho nó một tiêu đề, và sau đó bắt đầu chỉnh sửa. Tất cả những thay đổi sẽ được lưu tự động vào máy tính của bạn và các tập tin sẽ được tải lên khi bạn online trở lại.

Bước 6. Đồng bộ hóa các tập tin Google Docs ở trên máy

Tất cả các chỉnh sửa mà bạn đã thực hiện và các tài liệu bạn đã tạo ra được lưu ở máy cục bộ khi bạn đang làm việc offline. Chúng được đồng bộ hóa một cách tự động trong lần tiếp theo bạn online và đang đăng nhập vào tài khoản Drive của bạn. Các tập tin đồng bộ trong thời gian riêng của chúng, và nó có thể mất một vài phút để xong.

2. Các giới hạn và cách giải quyết

Hiện có một số hạn chế để làm việc offline trong Google Docs. Dưới đây là một số cách giải quyết cho những hạn chế đó.

1. Làm việc với nhiều tài khoản

Nó không bình thường cho việc nhiều người sử dụng cùng một máy tính, hoặc cho một người có nhiều tài khoản Google. Mặc định, bạn chỉ có thể có một địa chỉ Gmail thiết lập để làm việc offline cho mỗi máy tính. Nếu bạn cố gắng kích hoạt tài khoản thứ hai để làm việc offline, thì bạn sẽ thấy như sau trong hộp Settings của bạn.

Another user has already enabled offline access
Mặc định, chỉ có một địa chỉ Gmail có thể được cài đặt để làm việc offline cho mỗi tài khoản.

Giải pháp ở đây là sử dụng tính năng People thường bị bỏ qua trong Google Chrome để tạo người dùng mới cho tài khoản Google không liên kết với Gmail. Điều này cho phép những người dùng khác nhau có cho mình các tài khoản người dùng trong trình duyệt.

Nhấp vào biểu tượng Settings ở phía trên bên phải của thanh công cụ Chrome (nó trông giống như ba dấu chấm theo chiều dọc). Ở dưới tuỳ chọn People nhấn Add person. Chọn một biểu tượngmột tên và bạn đã hoàn tất. Bạn có thể nhập đánh dấu trang (bookmarks) nếu bạn muốn và đăng nhập vào tài khoản Google của bạn. Bây giờ bạn có thể thiết lập truy cập Offline cho tài khoản này.

Add extra user to offline Google docs
Thêm một người dùng thứ hai để sử dụng offline một tài khoản Google khác.

Quan trọng: Bạn không thể sử dụng hai tài khoản Google liên kết với một email từ cùng một miền. Ví dụ, nếu bạn dùng tài khoản Gmail cho người dùng đầu tiên, thì người dùng thứ hai phải có một tài khoản Google không dựa trên một tài khoản Gmail.

Để chuyển đổi giữa những người trong Chrome bấm vào biểu tượng People ở góc trên cùng bên phải của cửa sổ.

Switch users in Google docs
Bạn có thể chuyển đổi giữa những người dùng mọi lúc mọi nơi.

2. Hạn chế các lỗi về đồng bộ

Vấn đề lớn nhất cần lưu ý khi sử dụng đồng bộ hóa offline trong Google Docs là tiềm ẩn khả năng một tập tin được chỉnh sửa đồng thời bởi những người dùng khác nhau.

Nếu một người nào đó chỉnh sửa các tập tin online trong khi bạn chỉnh sửa offline thì hai tập hợp những thay đổi này sẽ được trộn lại với nhau khi phiên bản của bạn được tải lên lại. Điều này là không thể tránh khỏi. Các tùy chọn đổi tên (Rename) là không sẵn có trong chế độ offline do đó bạn thậm chí không thể lưu một phiên bản riêng của các tài liệu mà bạn đã chỉnh sửa.

Như vậy, nó không thích hợp để sử dụng chế độ offline cho các tập tin đang được cộng tác bởi nhiều người dùng (hoặc ít làm cho họ chú ý, hoặc tạo ra một bản sao trong khi bạn đang online một mình để sử dụng riêng của bạn). Có thể xem ai đã chỉnh sửa một tập tin, và nếu cần thiết, quay ngược lại về phiên bản cũ hơn. Với tập tin đang được mở, vào File > See revision history để xem tất cả các thay đổi.

Revert to older versions of files in Google docs
Có khả năng quay ngược lại về phiên bản cũ của một tài liệu trong Google Docs.

3. Các tính năng còn thiếu

Google Docs được thiết kế chủ yếu cho việc sử dụng điện toán đám mây, và trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ có một kết nối internet và vì vậy sẽ không cần phải sử dụng các dịch vụ offline. Khi bạn offline bạn nhận được các chức năng cốt lõi của một bộ văn phòng nhưng có một vài tính năng quan trọng thì biến mất, mà không có cách giải quyết. Chúng bao gồm:

  • kiểm tra chính tả
  • in ấn bảng tính hoặc bản trình bày
  • chia sẻ tập tin
  • tải về các tập tin
  • nhiều add-on

Bạn sẽ nhận thấy rằng các tùy chọn không sẵn có thì màu xám trên thanh menu khi bạn đang offline.

3. Offline theo cách đơn giản

Có một cách khác, bạn có thể sử dụng tập tin Google Docs của bạn offline. Đó là tải về chúng và sau đó chỉnh sửa trong ứng dụng Văn phòng Office hoặc bất cứ phần mềm văn phòng nào khác mà bạn đã có cài đặt trên máy tính của bạn.

Để làm điều này mở các tập tin bạn muốn tải về ở trên Drive. Vào File > Download as và sau đó chọn định dạng mà bạn muốn tải về. Các định dạng Microsoft là tốt nhất nếu bạn muốn giữ lại bất kỳ định dạng nào trong các tập tin của bạn, hoặc PDF nếu bạn chỉ muốn lưu lại một bản sao nhưng không muốn chỉnh sửa chúng.

Save Google Doc files offline manually
Các tập tin Google Docs có thể được lưu theo cách thủ công để chỉnh sửa offline.

Tái tải lên các phiên bản đã chỉnh sửa đơn giản chỉ cần kéo tập tin vào cửa sổ Drive của bạn trong trình duyệt. Nó sẽ được chuyển đổi trở lại thành một định dạng Google Docs, do đó, một số định dạng có thể bị mất trong các tập tin phức tạp hơn. Đồng thời, lưu ý rằng khi bạn tải lên, phiên bản mới sẽ không ghi đè lên các phiên bản cũ. Bạn thậm chí còn có thể lưu hai tài liệu với cùng một tên.

Tái tải lên lại các phiên bản đã chỉnh sửa đơn giản chỉ cần kéo tập tin vào cửa sổ Drive của bạn trong trình duyệt. Nó sẽ được chuyển đổi trở thành một định dạng Google Docs, do đó, một số định dạng có thể bị mất trong các tập tin phức tạp hơn. Đồng thời, lưu ý rằng khi bạn tải lên, phiên bản mới sẽ không ghi đè lên các phiên bản cũ. Bạn thậm chí có thể lưu với hai tài liệu có cùng tên.

Uploading a file in Google Docs
Tải lên tập tin đã chỉnh sửa của bạn là đơn giản như kéo và thả vào trình duyệt.

Tổng kết

Với việc hỗ trợ offline trong Google Docs bạn không bao giờ sợ không có khả năng chỉnh sửa tập tin và các văn bản quan trọng của bạn. Cách mà nó chuyển đổi liền mạch giữa chế độ online và offline có nghĩa là bạn có thể để nó bật suốt mà vẫn an toàn.

Khi bạn có truy cập internet-phần lớn thời gian-nó sẽ hoạt động như là một bộ văn phòng bình thường dựa trên điện toán đám mây. Nếu bạn mất kết nối của bạn, nó sẽ chuyển thẳng vào chế độ offline mà không gián đoạn công việc của bạn. Theo cách đó bạn thật sự mất một số chức năng, nhưng với những cải tiến liên tục được thực hiện cho các dịch vụ đó chắc chắn sẽ không lâu nữa sẽ sẵn dùng offline trong Google Docs.

Bây giờ thì bạn biết cách làm việc offline trong Google Docs, bạn đã có sự tự do để sử dụng nó bất cứ khi nào và bất cứ nơi nào bạn muốn. Hãy thưởng thức nó, và cho chúng tôi biết nếu bạn có bất kỳ sự cố nào khi sử dụng Google Docs offline.

Để tìm hiểu thêm về Google Docs, hãy xem các hướng dẫn này:

Lưu ý từ người biên tập: Bài viết này đã được xuất bản vào năm 2014. Nó đã được hoàn toàn sửa đổi để cập nhật nó, chính xác và cập nhật bởi nhân viên của chúng tôi — với sự hỗ trợ đặc biệt từ Laura Spencer.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.