Advertisement
  1. Business
  2. Email

Cách viết email khiến đối tượng đọc và thực hiện hành động

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called Writing Effective Business Emails.
How to Write Clear and Professional Emails
Are You Making These Email Blunders?

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Caitlyn Cat Tien (you can also view the original English article)

Bạn sử dụng email cho công việc, phải không nào? Vậy thì, bạn có thể sẽ nhận được và / hoặc gửi hơn 100 email mỗi ngày. Đó là mức trung bình cho những người sử dụng email tại nơi làm việc. Bạn cũng có thể dành một phần tư thời gian làm việc của bạn — hai giờ một ngày — để đọc và viết email.

Nói cách khác, hầu hết chúng ta đang chết đuối trong cả mớ email, nhưng chúng ta không thực sự có thời gian để xử lý nó. Theo các số liệu thống kê email của người đi làm mà tôi đã trích dẫn ở trên, nó có nghĩa là mỗi email chúng ta nhận được chỉ có trung bình hơn một phút để chú ý đến nó.

Hãy nghĩ về những email mà bạn gửi đi. Bạn có bao giờ nghĩ rằng " Email này có lẽ sẽ chỉ nhận được một phút chú ý"? Đó là một suy nghĩ nghiêm túc. Nhưng biết điều này chính là vấn đề sẽ giúp bạn là một người viết email tốt hơn.

Chúng ta cần email của chúng ta được chú ý. Email là cách chúng ta hoàn thành công việc. Nếu các khách hàng, đồng nghiệp, hoặc cấp trên của chúng ta bỏ qua email của chúng ta và không thực hiện hành động trên email đó, vậy thì công việc sẽ bị ngưng trệ.

Đối với những người sử dụng email để hoàn thành công việc, kết luận quá rõ ràng: khi bạn viết email, bạn phải làm việc chăm chỉ hơn để khiến chúng nổi bật. Tất cả chúng ta cần phải viết email để khiến nó được mở ra, được đọc và thực hiện.

Thật may mắn, điều này là dễ dàng hơn bạn có thể tưởng tượng. Chúng ta phải sử dụng một vài chiến lược đơn giản mà bất kỳ ai cũng có thể chấp nhận và sẵn lòng áp dụng các chiến lược này. Nếu bạn chưa sử dụng những chiến lược này, bạn sẽ ngạc nhiên về sự khác biệt mà chúng tạo ra cho công việc của bạn.

Tất cả những gì chúng ta đều cần phải biết là cách viết email làm cho mọi việc xảy ra. Vì vậy, hãy xem cách thực hiện điều đó.

Bước 1: Nghĩ về người nhận

Những ngày này, rất nhiều người trong chúng ta làm việc trong phạm vi quốc tế với những người mà chúng ta chưa bao giờ gặp trực tiếp. Cách tiếp cận quốc tế này mang lại nhiều lợi thế. Nhưng bởi vì chúng ta không gặp những người mà chúng ta làm việc cùng, do đó, chúng ta có thể quên đi rằng đồng nghiệp của chúng ta là những người thực sự, giống như chúng ta. Họ có hy vọng, ước mơ và đấu tranh, giống như mọi người khác.

Hãy nhớ rằng có một người ở đầu bên kia của mỗi email bạn gửi sẽ giúp bạn viết email tốt hơn. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn có thể học cách nhìn thế giới từ quan điểm của người nhận.

Mỗi người đều khác nhau, vì vậy nhìn thế giới từ quan điểm của người nhận sẽ thay đổi mỗi email mà bạn viết. Điều đó nói rằng, một số điều nhất định là đúng với hầu hết mọi người:

  • Họ đang bận rộn và họ nhận được rất nhiều email (khoảng 100 email mỗi ngày, nhiều hơn nếu họ ở vị trí cấp cao hơn).
  • Họ muốn được yêu thích và được đánh giá cao.
  • Họ có những điều bận tâm và những thứ quan trọng đối với họ.

Hãy ghi nhớ những điều này khi bạn thực hiện qua các bước sau, vì chúng ta sẽ giải quyết từng thứ một.

Bước 2: Email của bạn được mở

Trước khi ai đó thực hiện hành động theo email của bạn, họ cần mở email của bạn. Mấu chốt chính là ở đây ư?

Khi email của bạn xuất hiện trong hộp thư đến của ai đó, họ chỉ nhận được hai mẩu thông tin: tên của bạn và tiêu đề email.

Nếu bạn đang ở vị trí có thẩm quyền hoặc có liên quan, và người bạn đang gửi email đang trông mong bạn (dù là lựa chọn hay vì do họ được trả tiền để làm việc), thì chỉ tên của bạn thôi cũng khiến họ mở email đó. Mặc dù vậy, dựa vào thẩm quyền của bạn để các email được mở là một chiến lược dài hạn nghèo nàn. Trong một xã hội kết nối mạng lưới, chủ nghĩa độc tài là một cách nhìn lỗi thời về thế giới.

Bạn không thể dựa vào tên của mình để khiến các email của mình được mở. Điều đó sẽ bỏ qua tiêu đề. Đối với hầu hết chúng ta, đây là cơ hội duy nhất để chúng ta nắm lấy sự chú ý và kích thích sự hứng thú để người nhận mở email.

Tiêu đề là một thỏa thuận rất lớn cho các nhà tiếp thị email. Khi các email của họ được mở ra, họ kiếm được tiền. Vì vậy, họ cống hiến cuộc sống của họ để nghiên cứu những gì hiệu quả và không hiệu quả đối với tiêu đề. Rất nhiều những quyển sách đã được viết về chủ đề này.

Vậy đâu là lời khuyên số một của các nhà tiếp thị email khi nói đến việc viết các tiêu đề? Hãy có liên quan.

Như Oli Gardner của Unbounce viết trong How to Write the Perfect Email Subject Line, khi bạn viết một tiêu đề bạn phải "cực kỳ cụ thể" và "đảm bảo rằng nó có liên quan".

Nếu tiêu đề email của bạn có liên quan đến người nhận, email sẽ được mở. Nói cách khác, một tiêu đề có liên quan kết nối với các công việc trước của người nhận và những thứ quan trọng đối với họ. Vì vậy, họ sẽ muốn biết thêm.

Đối với các nhà tiếp thị qua email, việc viết một tiêu đề có liên quan và cực kỳ cụ thể là một yêu cầu khó vì các email của họ được gửi tới hàng chục nghìn người đăng ký.

Đối với bạn, việc giữ cho tiêu đề của bạn có liên quan rất dễ dàng vì bạn đang gửi email cho một người. Ví dụ, tiêu đề của bạn có thể là về:

  • Một dự án (hoặc tiểu mục của một dự án) bạn đang làm việc cùng nhau.
  • Một người quen biết.
  • Một hệ thống làm việc.

Cũng như việc làm cho các tiêu đề của bạn có liên quan, rất đáng để nhớ rằng những người nhận email của bạn đang bận rộn và họ muốn được đánh giá cao.

Vì vậy, nếu email của bạn là một câu hỏi nhanh (và nếu có thể, nó nên như vậy - chúng ta sẽ đề cập đến điều này sau), hãy hỏi trong tiêu đề của bạn. Ví dụ:

  • "Hỏi nhanh về [dự án]"
  • "trả lời Có/không cần thiết cho [dự án]"
  • "[dự án]: cần một câu trả lời"

Điều đó cho thấy người nhận rằng anh ấy sẽ có thể xử lý email của bạn chỉ trong vài giây — vì vậy, nó có thể là một trong những email đầu tiên anh ấy mở và trả lời.

Cuối cùng, nếu người mà bạn gửi email đã giúp bạn, hãy gửi cho người một ghi chú để đánh giá cao việc đó. Trong hoàn cảnh thích hợp, "Cảm ơn" là một tiêu đề xuất sắc.

Bạn chỉ nên nói lời cảm ơn nếu bạn thực sự có ý đó. Và không gì có thể ngăn bạn thực hiện một yêu cầu nhỏ cùng với lời cảm ơn của bạn.

Bước 3: Đưa những cảm xúc tốt vào email của bạn

Nếu email của bạn khiến mọi người cảm thấy thoải mái thì bạn có nhiều khả năng nhận được phản hồi tích cực và có giá trị hơn.

Bạn có thể làm gì để đưa cảm xúc tốt vào email của mình?

  • Mở với tên người nhận. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang gửi email cho ai đó lần đầu tiên. Nếu bạn đang trong một cuộc trò chuyện qua email nhanh với một đồng nghiệp, thì điều này là không cần thiết (dù sao đi nữa thì email của bạn đang được mở và trả lời), nhưng sẽ là một ý tưởng tốt để nêu tên của họ ở đâu đó trong email. Như Dale Carnegie, tác giả của quyển Đắc nhân tâm có viết "Tên của một người là tên của họ, là tên gọi ngọt ngào nhất và quan trọng nhất ở bất kỳ ngôn ngữ nào".
  • Nghĩ về Ps và Qs. Phép lịch sự là điều quan trọng nhất để đảm bảo được người mà bạn giao tiếp có cảm giác tốt. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn làm theo đúng phép lịch sự cơ bản khi bạn viết. Theo mẫu email tiêu chuẩn như mẫu mà chúng tôi cung cấp trong bài viết này có thể giúp bạn đi đúng hướng với tác phong email của mình.
  • Hãy cảm ơn khi cần phải cảm ơn. Tôi biết tôi đã đề cập đến điều này trong Bước 2, nhưng tôi không thể quá nhấn mạnh nó. Nếu ai đó đã giúp bạn, hãy gửi cho anh ấy hoặc cô ấy một ghi chú để nói lời cảm ơn. Ngay cả khi đó là công việc của họ để giúp bạn, nói cảm ơn là điều phải làm. Hãy nhớ rằng nói cảm ơn là một khoản đầu tư dài hạn. Bạn càng cám ơn mọi người vì sự giúp đỡ của họ, thì họ càng sẵn sàng để giúp đỡ bạn trong tương lai. Hay như Dale Carnegie có nói: "Nếu bạn muốn lấy mật, đừng đá vào tổ ong".
  • Đừng ngại đưa ra lời ca ngợi. Hãy trở nên hào phóng về sự đánh giá cao của bạn đối với công việc của người khác là một chiến lược đơn giản để viết email khiến mọi người muốn mở.

Bước 4: Viết email ngắn gọn

Viết một tiêu đề tốt sẽ giúp email của bạn được mở. Nhưng làm thế nào để bạn có thể chắc chắn rằng nó sẽ được đọc và trả lời một cách nhanh chóng?

Đây là câu trả lời gồm 4 từ: Viết email ngắn gọn.

Email ngắn không chỉ đọc nhanh hơn. Đó là một điểm rõ ràng. Các Email ngắn có nhiều khả năng được đọc ngay lập tức. Như Tina Su của Think Simple Now giải thích:

Khi chúng ta mở một email rất dài, phản ứng của chúng ta là đóng email đó lại hoặc quay lại sau khi chúng ta có thêm thời gian.

Nói cách khác, việc mở một email dài sẽ gửi một tín hiệu ngay lập tức đến bộ não của người nhận: quay lại sau. Những Email ngắn thì gửi tín hiệu ngược lại. Theo Tina Su:

Chúng ta có xu hướng trả lời hoặc dễ bị hấp dẫn để gửi email trả lời hoặc xử lý nhanh nhất. Điều đó có nghĩa là email đó yêu cầu rất ít công việc hoặc suy nghĩ.

Tuy nhiên, ngắn không phải là tất cả mọi thứ. Mục đích của bạn là làm cho người nhận có thể dễ dàng trả lời nhất có thể. Điều đó đôi khi có nghĩa là cung cấp thông tin cơ bản rõ ràng hoặc phác thảo một loạt các tùy chọn có thể xảy ra, để người nhận có thể đưa ra quyết định ngay lập tức. Khi bạn viết một email dài vì lý do này, hãy làm những điều bạn đã làm rõ trong đoạn mở đầu của bạn. Nói điều gì đó kiểu như:

  • "Tôi đã nêu gọn mọi thứ mà bạn cần biết, vì thế bạn chỉ cần trả lời có/không."

Mẫu email của chúng ta có thể giúp các email của bạn ngắn nhất có thể.

Bạn cũng nên tự hỏi mình câu hỏi sau đây:

Bước 5: Mục đích của Email này là gì?

Trước khi bạn viết một từ trong email, bạn nên biết kết quả mà bạn mong đợi từ người nhận. Khi bạn biết những điều bạn muốn từ email của bạn, bạn sẽ thấy nó dễ dàng viết hơn nhiều.

Đấu tranh với việc viết email hoặc viết email dông dài thường là một dấu hiệu cho thấy bạn không thực sự biết bạn muốn gì từ người nhận. Vì vậy, hãy rõ ràng về điều bạn muốn trước khi bạn bắt đầu viết.

Mỗi email bạn viết nên có một mục đích duy nhất. Nghĩa là, nó chỉ cần một hành động duy nhất từ người nhận nó. Nếu một email yêu cầu nhiều hơn một hành động, thì bạn nên chia nhỏ nó thành các email riêng biệt.

Tại sao phải làm như vậy? Bởi vì nếu bạn yêu cầu nhiều hành động trong một email và một trong những hành động đó bị trì hoãn, thì nó sẽ trì hoãn sự trả lời. Nó cũng làm giảm tinh thần trách nhiệm. Mặt khác, yêu cầu một hành động cho mỗi email có nghĩa là các hành động đó có thể sẽ được thực hiện.

Leo Babauta nói về điều đó theo cách này:

Đã có rất nhiều lần khi tôi đọc một email, thấy hành động đó cần thiết, và đã đi và thưc hiện nó ... chỉ để tìm ra rằng ba thứ khác cũng cần thiết để trả lời email đó. Tôi cũng đã trả lời phần đầu tiên của một email chứ không phải những phần khác, chỉ vì tôi không có đủ thời gian.

Nếu bạn viết về nhiều thứ, với nhiều yêu cầu, bạn cần làm hai việc: 1) làm cho nó có khả năng là email của bạn thực sự sẽ không được đọc hoặc hành động; và 2) làm cho nó có khả năng là ngay cả khi nó được hành động hoặc trả lời, thì người nhận sẽ chỉ làm một trong số những điều đó.

Thay vào đó, hãy gắn lấy một tiêu chủ đề, với một yêu cầu. Khi đã xong, bạn có thể gửi một email thứ hai, nhưng nếu có thể đừng quá áp đảo người nhận.

Bước 6: Bao gồm một nút Lời kêu gọi hành động

Bạn đang gửi email cho ai đó vì bạn cần họ thực hiện một hành động cụ thể. Đừng ngại khi yêu cầu và đừng cho rằng họ sẽ tự động hiểu bạn cần gì và khi nào bạn cần nó.

Nếu bạn muốn người nhận làm điều gì đó, thì hãy rõ ràng về điều bạn cần.

Lời kêu gọi hành động hiệu quả có năm yếu tố:

  • Hành động. Bạn cần điều gì để hoàn thành?
  • Một diễn viên. Bạn mong đợi ai sẽ hoàn thành hành động này? Nếu bạn muốn người nhận làm điều đó, hãy làm rõ nó.
  • Tinh thần trách nhiệm. Họ nên làm gì khi họ đã hoàn thành hành động đó? Họ nên cho ai biết khi đã thực hiện xong?
  • Hạn cuối cùng. Khi nào thì hành động đó cần được hoàn thành?
  • Chất tạo ngọt. Có gì trong đó cho người nhận? Ngay cả khi đó chỉ là lòng biết ơn của bạn, hãy cho họ biết rằng bạn biết ơn họ.

Làm thế nào để bạn chắc chắn rằng email của bạn yêu cầu hành động?

Bạn sử dụng chiến lược nào để các emails được mở và hành động theo đó? Có bất kỳ điều gì bạn thấy đặc biệt hiệu quả không? Hãy cho chúng tôi biết trong phần ý kiến ​​dưới đây.

Nguồn tài nguyên

Graphic Credit: Email được thiết kế bởi Simple Icons từ Noun Project.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.