Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Small Business
Business

Những Yêu Cầu Quan Trọng Về Quản trị Nhân Sự Đối Với Doanh Nghiệp Nhỏ Là Gì?

by
Length:LongLanguages:
This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
Small Business HR: How to Communicate With Employees Better
How to Handle Important Employees That Want to Quit

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Andrea Ho (you can also view the original English article)

Đến thời điểm này trong loạt bài HR cho doanh nghiệp nhỏ, chúng ta đã đi qua những chủ đề về quản trị nhân sự quan trọng như tuyển dụng, đào tạo và giao tiếp.

Tuy nhiên, cũng có một vài những đòi hỏi cơ bản mà bạn phải đáp ứng được khi là một chủ doanh nghiệp nhỏ hay là một nhân viên HR. Khi mọi người đến làm việc cho bạn, trách nhiệm của bạn là cung cấp một nơi làm việc an toàn và khỏe mạnh, là tuân theo các điều luật về có liên quan về thuê nhân sự tại quốc gia của bạn, là lưu trữ các hồ sơ tốt, trả lương và phúc lợi đúng hạn và hiệu quả.

Small business team human resources
Bạn có biết các yêu cầu về quản trị nhân sự tại doanh nghiệp nhỏ là chăm sóc đúng cách các nhân viên của bạn? (nguồn ảnh)

Trong bài hướng dẫn này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các chủ đề này và chỉ cho bạn cách tuân theo những yêu cầu về quản trị nhân sự quan trọng trong doanh nghiệp nhỏ của bạn. Có thể đây không phải là những điều thú vị nhất mà bạn sẽ thực hiện trong doanh nghiệp nhỏ của mình, nhưng lại mang tính then chốt nếu bạn muốn có những nhân viên vui vẻ, năng suất - và tránh xa những vấn đề đau đầu của các cơ quan và pháp luật bên dưới.

Chú ý: Khi bạn đọc bài hướng dẫn này, hãy nhớ rằng bài viết này đang hướng tới người đọc toàn cầu. Những luật lệ lao động và các điều lệ thay đổi tùy thuộc vào quốc gia bạn làm việc - và đôi khi các có các điều lệ nội bộ chỉ áp dụng cho thành phố, bang, tỉnh,... của bạn Vì vậy, mặc dù chúng ta sẽ đi qua một số ví dụ chung chung trong bài này, hầu hết chủ yếu dựa vào các điều lệ của Hoa Kỳ, hãy chắc chắn kiểm tra các điều lệ tại địa phương của bạn, và lý tưởng nhất là nhận được tư vấn pháp lý chuyên nghiệp để đảm bảo rằng bạn đang tuân thủ tất cả các luật có liên quan trong khu vực của bạn.

1. Giữ an toàn cho mọi người

Nếu bạn nghĩ rằng an toàn lao động hoặc các điều lệ "sức khỏe & an toàn" chỉ là chính sách đầy phiền toái của chính phủ, thì đây là số liệu thống kê gây sốc cho bạn: tại Hoa Kỳ năm 2015, 4.836 nhân viên qua đời vì các chấn thương đã gặp tại nơi làm việc. (Bạn thắc mắc con số phải chi trả cho các trường hợp không nguy hiểm đến tính mạng là bao nhiêu không? Là 2,9 triệu USD.)

Hãy tìm hiều về những con số này một chút nhé.

Nó nên được hiểu rõ, sau đó, trách nhiệm đầu tiên và quan trọng nhất của bạn như một chủ doanh nghiệp nhỏ đó là giữ an toàn cho nhân viên của bạn. Vì vậy, trong phần đầu tiên này, chúng ta sẽ đi qua một số nguyên tắc cơ bản của an toàn lao động.

Chú ý: Tôi dùng hầu hết các thông tin này theo lời khuyên trong Cẩm nang dành cho Doanh nghiệp nhỏ rất hay của Cơ quan Quản lý An toàn và Sức Khỏe của Hoa Kỳ. Cuốn sách này có rất nhiều thông tin, và có thể đọc miễn phí trực tuyến hoặc tải xuống dưới dạng PDF, vì thế, tôi mong bạn sẽ đọc nó nhé.

Đánh giá rủi ro

Bắt đầu bằng cách phân tích nơi làm việc của bạn và qui trình nhân viên của bạn phải tuân theo. Tìm kiếm các nguy cơ tiềm ẩn và lập danh sách kiểm kê toàn diện.

Một vài nơi làm việc sẽ có nguy cơ gặp nguy hiểm hơn những nơi khác - những nguy hiểm về mặt sản xuất, nơi những công nhân tiếp xúc với các chất độc hóa học và vận hành máy móc nặng thường dễ gặp phải là những nhân viên làm việc tại văn phòng là một ví dụ. Tuy nhiên, trong bất kỳ nơi làm việc nào, nguy hiểm cũng có thể xảy ra.

Ví dụ, tại Hoa Kỳ, mỗi năm có 27 người thiệt mạng và hơn 10,000 người bị thương vì thang máy. Hàng ngàn người bị thương do bất cẩn, đôi khi rất nghiêm trọng, nguyên nhân do vấp phải dây điện lỏng, mở ngăn kéo bàn, những món đồ bỏ trên hành lang, và vân vân. Ghế văn phòng và nơi làm việc được có thiết kế kém có thể khiến nhân viên có thể bị tổn thương gây đau lưng, các chấn thương cử động lập đi lập lại, và các bệnh nghiêm trọng khác. Một tòa nhà cũ hoặc bảo trì kém có thể tạo ra rất nhiều các mối nguy hiểm, từ hệ thống dây điện bị rò rỉ cho đến những viên gạch lát trần nhà bị long ra. 

Vì vậy, hãy bắt đầu bằng cách biên một danh sách các mối nguy hiểm tiềm ẩn. Bạn có thể sẽ phải mời một nhà chuyên môn có kinh nghiệm về sức khỏe và an toàn đến nơi làm việc của bạn và thực hiện khảo sát miễn phí như một phần của chương trình hỗ trợ của chính phủ. Hoặc bạn có thể chi trả cho một nhà tư vấn tư nhân để thực hiện nó.

Khuyến khích các nhân viên báo cho bạn khi họ thấy có bất kỳ dấu hiệu nào trong công việc có nguy hiểm tiềm ẩn - các nhân viên này chính là nguồn lực tốt nhất để giúp bạn biên danh sách dụng cụ an toàn ban đầu và sau đó giữ nó được cập nhật.

Giữ cho mọi thứ trong tầm kiểm soát

Một khi bạn đánh giá các rủi ro, cố gắng xoá bỏ những mạo hiểm khi bạn có thể, và nơi nào bạn không thể xoá bỏ chúng, ít nhất cũng hướng đến việc kiểm soát chúng và giảm thiểu các khả năng có thể xảy ra.

Thông thường việc này ảnh hưởng việc thiết lập những thủ tục đặc trưng mà mỗi nhân viên nên tuân theo (ví dụ bạn đang vận hành cỗ máy này, bạn phải mang kính bảo hộ và kiểm tra rằng những quy tắc an toàn được thực hiện đúng đắn). Sau đó chắc rằng mọi người biết các thủ tục, chúng đã được ghi lại cẩn thận, và các dấu hiệu hoặc các áp phích để nhắc nhở mọi người.

Đây là một vài bước quan trọng khác:

  • Lên kế hoạch cho việc bảo trì thường xuyên của các toà nhà và bất kể các dụng cụ nào mà nhân viên sử dụng.
  • Có một kế hoạch cho những ca cấp cứu y tế và số điện thoại khẩn cấp.
  • Huấn luyện một vài nhân viên các thủ tục y tế mọi người biết họ đang ở đâu và làm sao để tiếp cận họ.
  • Có thủ tục cho việc báo cáo thương tật và chắc rằng mọi người biết nó.
  • Huấn luyện tất cả nhân viên về các quy chuẩn an toàn và sức khoẻ để bảo đảm họ biết điều cần phải làm.
  • Tạo một kế hoạch khẩn cấp và tổ chức các buổi thực hành thường xuyên.

Bài hướng dẫn sau đây có thể hữu ích:

Thể hiện sự tận tâm của bạn

Xác định rủi ro và kiểm soát mọi thứ đâu vào đấy thì rất tuyệt, nhưng điều gì xảy ra nếu nhân viên của bạn vẫn không tuân thủ các quy định đúng mực? Điều này rất quan trọng khi mọi người nghiêm túc coi trọng sự an toàn nơi làm việc, và bạn có thể chứng mình bằng hành động của mình.

Chứng minh sự tận tuỵ của bạn về các vấn đề an toàn nơi làm việc với nhân viên sẽ khuyến khích nhân viên của bạn đón nhận vấn đề này một cách nghiêm túc, và có lẽ sẽ tránh được những tai nạn. Trên cả việc này, nó thể hiện rằng bạn xem trọng họ và tình trạng thể chất mạnh khoẻ của họ, vậy nó sẽ gửi một thông điệp mạnh mẽ có thể cải thiện hạnh phúc chung và thoã mãn cho công việc của họ.

Vậy hãy tạo dựng một chính sách rõ ràng về sự an toàn và sức khoẻ ở nơi làm việc, và đặc biệt lưu ý nó cho mọi người và trong mạng nội bộ hoặc trang web của công ty. Tổ chức các cuộc họp để truyền đạt chính sách cho từng người, và yêu cầu các cấp quản lý và nhân viên có trách nhiệm tuân thủ các chính sách đó. 

Tiếp tục xem xét và cập nhật chính sách và quy định của bạn thường xuyên, khuyến khích bổ sung và các đề xuất từ nhân viên. Và nếu bạn đang yêu cầu mọi người làm thêm việc để chắc chắn mọi thủ tục được tuân theo, hãy bảo đảm rằng họ có thời gian và nguồn lực để làm nó một cách hiệu quả.

Tuân thủ tất cả những bước này sẽ không giải trừ tất cả những tai nạn nơi làm việc, nhưng sẽ giúp giảm thiểu những khả năng xảy ra và tạo một môi trường làm việc an toàn hơn cho mọi người.

2- Hiểu biết về luật

Luật lao động là những phần trọng yếu của yêu cầu quản lý nhân sự ở doanh nghiệp nhỏ và họ có thể rất phức tạp. Những luật này cũng chi phối những doanh nghiệp nhỏ, vì thế bạn cần phải nắm rõ tình hình và chắc chắn bạn đang tuân theo các luật lệ. Một lần nữa, chúng tôi sẽ xem một vài ví dụ điển hình dựa trên bộ luật của U.S, nhưng hãy kiểm tra tình huống doanh nghiệp của bạn và chọn từng lời khuyên nếu phù hợp.

Các luật về bình đẳng

Một trong những hình thức phổ biến nhất của luật lao động đương đầu với vấn đề về bình đẳng cơ hội. Chủ yếu, bạn không nên kỳ thị trong thực tiễn tuyển dụng dựa trên giới tính, tôn giáo, xuất xứ quốc gia, tuổi tác, và sự tàn tật. Và bạn nên có sẵn các chính sách rõ ràng để chống lại sự kỳ thị và quấy rối nơi công sở. Bạn cũng có thể đưa các lưu ý trong công sở để thông báo cho các nhân viên về quyền và nghĩa vụ với các luật lệ có liên quan.

Một vài ví dụ về luật ảnh hưởng về mảng này tại U.S:

  • Đạo luật nhân quyền
  • Các luật Bình đẳng về cơ hội việc làm (EEOC)
  • Luật thuê mướn và tái tuyển dụng người từng là quân nhân
  • Thanh toán tương bình đẳng
  • Đạo luật cho người tàn tật

Quyền công nhân

Công nhân ở nhiều quốc gia có quyền tổ chức hoặc gia nhập một hiệp hội. Họ thường có quyền được trả công làm tăng ca nếu họ làm thêm giờ, và phải có số giờ nghỉ nhất định trong ngày.

Có những luật về số ngày nghỉ phép du lịch hoặc những phúc lợi khác bạn cần phải cung cấp cho họ - và nếu bạn cung cấp những kỳ nghỉ có trả phí và các nhân viên kg sử dụng, có lẽ bạn cần phải chi trả hiện kim tương đương cho họ. Và có rất nhiều quyền nữa, lớn nhỏ đều có, mà nhân công đã đấu tranh nhiều năm và hệ thống hoá thành bộ luật.

Đôi khi có những ngoại lệ - ví dụ như, trong luật U.S, nhân công được trả lương được miễn thuế cho giờ tăng ca và giờ nghỉ trưa, và những hợp đồng độc lập được miễn trừ rất nhiều luật lệ áp dụng cho nhân viên dài hạn. Nhưng bạn cần phải cẩn trọng trong việc phân loại mọi người, bởi vì có các luật về việc đó, và rất dễ vấp phải chúng.

Đừng quên những việc như quyền chăm sóc con cái và quyền lợi về y tế. Bạn phải cho phép nhân viên có ngày nghỉ dựa trên luật của quốc gia của bạn, và chắc chắn rằng công việc của họ vẫn sẵn sàng khi họ quay lại.

An toàn nơi làm việc

Chúng ta đã thông qua các vấn đề chủ yếu của an toàn nơi làm việc trong phần gần nhất, nhưng cũng có những luật lệ cụ thể bạn cần tuân theo và những áp phích bạn cần trưng ra ở nơi làm việc. Vì vậy để cung cấp một nơi làm việc an toàn, hãy chắc rằng bạn đang tuân theo các luật liên quan.

3- Giữ những kỷ lục tốt

Điền thông tin không phải là một nhiệm vụ thú vị bạn từng làm, nhưng nó rất quan trọng. Tin tốt là các yêu cầu rất đơn giản - bạn chỉ cần tạo một file ( hoặc nhiều files, chúng ta sẽ xem qua lát đây) cho mỗi nhân viên, gồm những thông tin quan trọng về công việc của họ. Và quan trọng nhất, bạn sẽ cần giữ an toàn những file này, bởi vì chúng gồm những thông tin nhạy cảm.

Lý tưởng nhất, bạn sẽ có hai file tách biệt cho mỗi nhân viên: một cho các thông tin cơ bản, và file còn lại cho những thông tin y tế. (Và trong vài quốc gia, bạn có lẽ cũng cần giữ lại những kỷ lục có liên quan đến nhập cảnh.) Mỗi file gồm có những thông tin sau:

File thông tin nhân viên

File này chứa tất cả thông tin có liên quan đến một nhân viên cụ thể. Bạn có thể bắt đầu làm nó khi bạn thuê họ, bằng cách sử dụng hồ sơ lý lịch của họ hoặc bất kỳ tại liệu tuyển dụng hoặc các biểu mẫu họ đã ký tên.

Sau đó bạn có thể bổ sung các tài liệu ví dụ như:

  • các kỷ luật huấn luyện
  • xét duyệt hiệu quả
  • bất kỳ những hoạt động kỷ luật nào
  • biểu mẫu thuế
  • thông tin tiền lương
  • lời cảm ơn về việc nhận được sổ tay nhân viên
  • những hợp đồng hoặc các thoã thuận nhân viên đã ký vào

File y tế cho nhân viên

Nếu một nhân viên có những điều kiện y tế hoặc tàn tật làm ảnh hưởng đến công việc của họ, bạn có lẽ cần giữ lại các kỷ lục y tế, nhưng bạn luôn luôn nên giữ chúng trong một file riêng biệt ở một vị trí an toàn.

Đó là bởi vì những thông tin y tế rất riêng tư, và vài người có lẽ cần truy cập vào file thông tin cơ bản, họ không nên nhìn thấy các kỷ lục y tế. Cho nên giữ các thông tin này trong một file riêng biệt, và thật khắt khe trong việc ai có thể truy cập vào fiie này và tại sao.

Các kỷ lục nhập cảnh

Ở vài quốc gia, bạn có lẽ cần giữ các minh chứng của một nhân công có đủ tư cách làm việc tại một quốc gia, ở U.S là ví dụ, đó gọi là Form I-9 (mẫu I-9). Bởi vì các cơ quan nhập cảnh có thể yêu cầu để kiểm tra những biểu mẫu này, bạn nên giữ chúng tách biệt với những thông tin khác, vì thế bạn chỉ có thể cung cấp cho họ đến chính phủ mà không cần truy cập vào tất cả thông tin cá nhân của nhân viên đó.

4- Cung cấp lương và phúc lợi

Một yêu cầu cơ bản khác của nhân sự cho mỗi doanh nghiệp nhỏ để chi trả cho mọi người đúng ngày và cung cấp những phúc lợi liên quan. Chúng ta đã xem qua làm sao để xét tỉ lệ lương và các phúc lợi trong loạt bài viết này, nhưng một khi bạn hoàn thành nó, bạn cần bảo đảm rằng bạn thực hiện cơ chế này đúng đắn.

Đầu tiên, điều đó có nghĩa chi trả cho mọi người đúng hạn, bất kể chuyện gì. Khi chúng ta khai thác bài hướng dẫn về dòng luân chuyển của tiền mặt, các doanh nghiệp nhỏ thường tranh đấu với dòng tiền vừa đủ, nhưng nếu bạn quản lý nó cẩn thận và có những dự đoán chính xác, bạn có thể chắc bạn luôn có đủ trong tay. Và nếu bạn muốn làm ngưng trệ những khoản thanh toán, tiền lương của nhân viên không phải là thứ có thể đem ra đùa giỡn. Thanh toán chậm sẽ nói cho họ biết rằng họ không được tôn trọng, và/hoặc doahh nghiệp đang có vấn đề nghiêm trọng. Nói cách khác, đó chắc là một cách khiến họ cập nhật CV và tìm kiếm một công việc mới.

Nhưng trên hết, bạn cũng cần bảo đảm bạn tính toán đúng con số, thực hiện đúng việc trừ thuế, cung cấp các kỷ lục đúng, các biểu mẫu với các uỷ quyền về thuế, so cứ như thế.

Bạn cũng cần giữ các phúc lợi - cho các nhân viên thông tin đúng và tạo điều kiện dễ dàng cho họ truy xuất vào các quyền lợi, và các kỷ lục, ví dụ, bao nhiêu ngày phép đi chơi mà mỗi người lấy dùng trong các quyền tổng quan. Nơi những phúc lợi được cung cấp bởi bên thứ ba, ví dụ các công ty về bảo hiểm sức khoẻ, hoặc bạn cần bảo đảm rằng cho vào quỹ từ thiện, mong rằng húng ta 

Để có thêm nhiều thông tin hơn cho việc thanh toán lương hiêu quả, xem bài viết sau đây:

Tổng kết

Trong bài hướng dẫn này, bạn đã được đọc về cách làm thế nào để tuân theo những yêu cầu về quản trị nhân sự (HR) quan trọng dành cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Bạn đã tìm hiểu được cách giữ an toàn cho nhân viên, cách giữ vị trí quan trọng nhất các điều luật và điều lệ về thuê mướn, cách lưu trữ các hồ sơ tốt và cách thanh toán lương và phúc lợi hiệu quả.

Trong bài hướng dẫn tiếp theo trong loạt bài về HR cho doanh nghiệp nhỏ, bạn sẽ được tìm hiểu về cách giải quyết một vấn đề khó mà không một chủ doanh nghiệp nào muốn đối mặt, đó là: khi một nhân viên muốn nghỉ việc. Hẹn sớm được gặp lại bạn!

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.