() translation by (you can also view the original English article)
Dù bạn đang chơi bài, chơi bóng chày hay Candy Crush Saga, bạn sẽ không
thành công trừ khi bạn biết cách giữ điểm số.
Trò chơi kinh doanh không hề khác. Vấn đề duy nhất là cách bạn giữ điểm số - kế toán và giữ sổ sách – có thể khá phức tạp. Trong một hướng dẫn gần đây, chúng tôi đã đề cập đến các vấn đề cơ bản về kế toán, nhưng có một phần rất quan trọng mà chúng tôi không đề cập đến, đó là: sự khác biệt giữa kế toán dồn tích và dựa trên dòng tiền.
Vì vậy trong sách hướng dẫn này, bạn sẽ học về cả kế toán dồn tích và dựa trên dòng tiền. Bạn sẽ gặp các ví dụ về từng kỹ thuật khi thực hành, tìm hiểu những ưu nhược điểm của chúng, và sẵn sàng quyết định nên sử dụng kỹ thuật nào cho doah nghiệp của bạn.
Nghe có vẻ bí hiểm, nhưng nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp thì đây là điều bạn cần hiểu. Như bạn sẽ thấy trong tài liệu hướng dẫn này, nếu bạn không báo cáo các giao dịch đúng cách, bạn sẽ kết luận sai về tình trạng thực sự của doanh nghiệp. Điều này sẽ làm cho việc lập kế hoạch khó khăn hơn, có thể ảnh hưởng đến số thuế bạn trả, và trong những trường hợp cực đoan, thậm chí có thể khiến bạn hiểu sai hoàn toàn về doanh nghiệp của bạn.
Bước 1: Kế toán tiền mặt là gì?
Giả sử bạn điều hành một công ty tư vấn, và trong tháng 9 bạn giành được một hợp đồng béo bở trị giá 50.000 đô la với một trong 500 công ty lớn nhất nước Mỹ. Xin chúc mừng!
Nhưng bạn không nhận được tiền ngay. Bạn cung cấp các dịch vụ tư vấn và nộp hóa đơn trong tháng 10, sau đó công ty mới cà kê tiến hành thủ tục thanh toán, như vậy bạn không nhận được séc cho đến tận tháng 12.
Vậy khi nào bạn làm báo cáo doanh thu 50.000 đô la? Khi bạn bán dịch vụ, khi bạn cung cấp dịch vụ. hay khi bạn nhận tiền?
Theo phương pháp kế toán dựa trên dòng tiền, bạn sẽ đợi đến khi bạn nhận được tiền vào tài khoản ngân hàng trong tháng 12. Trong suốt tháng 9, 10 và 11, bạn biết bạn sẽ sớm có 50.000 đô la, tuy nhiên số tiền đó không xuất hiện trong bất cứ bảng kê thu nhập nào của bạn.
Nghe có vẻ thận trọng, phải không? Hầu hết các chủ doanh nghiệp đều có những câu chuyện về khách hành trì hoãn thanh toán hóa đơn, hoặc trong một số trường hợp không hề thanh toán. Trong kế toán dựa trên dòng tiền, bạn chỉ ghi nhận doanh thu khi bạn nhận được tiền vào tài khoản.
Nhưng mặt tiêu cực là nếu bạn chịu chi phí, các khoản chi trả này sẽ không được ghi nhận cho đến khi bạn thực sự trả tiền. Để giúp bạn hoàn thành hợp đồng, bạn đầu tư 10.000 đô la vào một số thiết bị máy tính mới, nhà cung cấp trao cho bạn hợp đồng “mua trước, trả sau”.
Bạn đã chi 10.000 đô la trong tháng 10, nhưng khoản tiền này không được ghi nhận cho đến khi bạn thực sự cắt tiền hai tháng sau. Vậy nên phương pháp này không thận trọng như bạn hình dung lúc đầu.
Bước 2: Kế toán dồn tích là gì?
Phương pháp kế toán dồn tích nhằm mục đích ghi lại doanh thu và các khoản chi khi có phát sinh, bất kể khi nào tiền thay đổi.
Bạn vẫn phải chắc chắn nhận được tiền trước khi bạn có thể báo cáo đó là doanh thu. Vào tháng 9, khi nhóm bán hàng của bạn ký kết hợp đồng, bạn không ghi nhận đó là doanh thu ngay. Thông thường bạn sẽ báo cáo nó khi bạn cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ và hóa đơn được gửi đi – vì vậy trong trường hợp này sẽ là tháng 10.
Vậy còn số thiết bị máy tính bạn đã mua thì sao? Theo phương pháp kế toán dồn tích thì ngày trả tiền là không tương thích. Bạn báo cáo khoản chi đó khi bạn mua hàng, như vậy là vào tháng 10.
Theo hệ thống này, bạn đi đến một bức tranh chính xác hơn nhiều về những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp của bạn. Bạn thực hiện công việc trong tháng 10, và doanh thu được báo cáo trong tháng 10. Bạn mua thiết bị máy tính trong tháng 10, và chi phí được thể hiện trong tháng 10.
Nhưng mặt khác, báo cáo tài khoản của bạn lại không tương thích với dòng tiền, điều này có thể gây rắc rối, chúng ta sẽ cùng xem xét…
Bước 3: Ưu và nhược điểm của phương pháp kế toán dựa trên dòng tiền
Bây giờ bạn đã biết mỗi phương pháp hoạt động như thế nào, đã đến lúc xem xét ưu nhược điểm của chúng.
Ưu điểm của phương pháp kế toán dựa trên dòng tiền
Ưu điểm chính của phương pháp dựa trên dòng tiền là sự đơn giản của nó. Phương pháp dồn tích có thể trở nên khá phức tạp khi bạn có các giao dịch phức tạp hơn những ví dụ mà chúng ta đã xem xét đến giờ. Nếu bạn có một số hóa đơn thanh toán trước, một số khoản nợ, và một số khoản khác trả góp, bạn có thể phải chuyển tiền loanh quanh giữa các tài khoản khác nhau và vắt óc suy nghĩ chính xác khi nào thì có thể ghi nhận mỗi giao dịch vào báo cáo thu nhập.
Với phương pháp dựa trên dòng tiền, bạn không phải mảy may lo lắng đến bất kỳ điều gì kể trên. Khi tiền vào tài khoản, đó là doanh thu. Khi tiền ra khỏi tài khoản, đó là chi phí. Đơn giản.
Một ưu điểm nữa của phương pháp dựa trên dòng tiền là nó cho bạn một bức tranh chính xác về số tiền bạn có trong tay vào bất kỳ thời điểm cụ thể nào. Đúng là bạn đã kiếm được tiền tư vấn trong tháng 10, nhưng điểm mấu chốt là bạn không có khoản tiền đó cho đến tháng 12. Như chúng ta đã thấy trong một tài liệu hướng dẫn trước đây, quản lý dòng tiền cần thiết cho các doanh nghiệp nhỏ, và việc sử dụng phương pháp kế toán dựa trên dòng tiền có thể giúp bạn đảm bảo rằng bạn luôn có đủ tiền để duy trì hoạt động.
Nhược điểm của phương pháp dựa trên dòng tiền
Như chúng ta đã thấy trong phần giới thiệu, kế toán cần thiết cho việc giữ điểm số cho doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn dựa vào phương pháp dựa trên dòng tiền, điểm số đôi khi có thể gây hiểu nhầm.
Theo ví dụ trên, phương pháp dựa trên dòng tiền cho thấy tháng 10 là một tháng tệ hại cho công việc tư vấn của chúng tôi. Chúng tôi không có lợi nhuận, và chịu 10.000 đô la chi phí. Mặt khác tháng 12 lại là một tháng bội thu – 50.000 đô la doanh thu, và không có khoản chi nào.
Điều này rõ ràng là gây hiểu nhầm. Tháng 10 thực sự là tháng chúng tôi đã làm việc chăm chỉ và kiếm được 50.000 đô la doanh thu, và thực tế là tháng 12 mặc dù nhận được số lợi nhuận này vào tài khoản nhưng vẫn không khiến nó là một tháng bội thu.
Những loại lỗi này dễ dàng nhận ra và điều chỉnh khi chúng ta nhìn vào một giao dịch riêng lẻ, nhưng khi doanh nghiệp của bạn có nhiều khoản doanh thu và chi phí khác nhau thì sẽ khó khăn hơn nhiều. Khoảng cách giữa thời điểm tạo ra thu nhập và thời điểm thu nhập đó vào tài khoản càng lớn, vấn đề càng trở nên nghiêm trọng hơn.
Về cơ bản, bạn đang cố gắng đánh giá hiệu suất của bạn dựa trên các giao dịch phản ánh khá tùy tiện thực tế thời điểm việc chi trả được thực hiện, và điều này có thể gây rắc rối. Ví dụ, các doanh nghiệp thường nhìn vào các giai đoạn khi họ khá bận rộn hoặc thảnh thơi, và phân bổ nhân viên cho phù hợp. Nếu doanh thu của bạn được báo cáo không đúng giai đoạn khi nó phát sinh, có thể dẫn đến việc bạn được phân bổ quá nhiều nhân viên trong giai đoạn nhàn rỗi mà lại thiếu nhân viên cho giai đoạn bận rộn.
Bước 4: Ưu nhược điểm của kế toán dồn tích
Kế toán dồn tích giải quyết một số vấn đề gây ra bởi kế toán dựa trên dòng tiền, nhưng lại tạo ra các vấn đề của chính nó. Dưới đây là một bản tóm tắt:
Ưu điểm của kế toán dồn tích
Kế toán dồn tích cho thấy một bức tranh rõ ràng hơn nhiều về lợi nhuận của doanh nghiệp, bằng cách phản ánh một cách chính xác khi nào doanh thu và chi phí phát sinh.
Việc này giúp bạn thấy được tháng nào, quý nào, năm nào bạn thực sự thành công. Bức tranh thực tế không bị bóp méo bởi bất cứ sự chậm trễ chi hay nhận tiền nào.
Nó cũng đưa ra một bức tranh rõ ràng hơn nhiều về “điểm số”chung của bạn tại bất kỳ thời điểm nào. Bạn sẽ dễ lập kế hoạch hơn vì bạn đã tính được hết lợi nhuận và chi phí của mình mặc dù bạn chưa được thanh toán.
Phương pháp kế toán dồn tích hiệu quả hơn khi xử lý các giao dịch phức tạp, bởi vì bạn đang theo dõi dòng tiền trong các tài khoản khác nhau tùy thuộc vào việc nó được nhận trước hay chưa nhận được như dự kiến. Bạn cũng tính được các chi phí phát sinh nhưng chưa được trả, giúp bạn tránh bị bội chi.
Nhược điểm của Kế toán dồn tích
Kế toán dồn tích phức tạp hơn kế toán dựa trên dòng tiền. Bất cứ ai cũng có thể theo dõi tiền được chuyển vào và ra khỏi một tài khoản; còn việc dự đoán trước các giao dịch chưa diễn ra thì khó khăn hơn.
Sự phức tạp có thể dẫn đến nhầm lẫn, và thậm chí lừa đảo. Có một thành ngữ cũ trong kinh doanh: “Tiền mặt không nói dối.” Trái lại, tính toán dồn tích có thể thao túng.
Enron là một ví dụ nổi tiếng về một công ty đã báo cáo tài khoản của mình bằng cách rất tích cực ghi nhận doanh thu một cách nhanh chóng. Họ ký các hợp đồng mua bán khí và điện nhiều năm, và ghi vào sổ sách đầy đủ mọi khoản lãi trong ngày. Điều này dẫn đến một sự chênh lệch lớn giữa mức lợi nhuận công ty kiếm được và số tiền họ thực sự nhận được.
Tất nhiên hầu hết các công ty không đi quá xa như Enron. Nhưng khi bạn sử dụng phương pháp dồn tích, bạn cần phải nhớ rằng bạn đang báo cáo doanh thu trước khi bạn thực sự nhận tiền. Nếu không cẩn thận, bạn có thể sẽ bị thiếu vốn ngay cả khi công việc kinh doanh của bạn đang sinh lời. Bạn cần theo dõi dòng tiền riêng biệt khi sử dụng hệ thống dồn tích, và luôn tính đến khả năng doanh thu dự kiến không được trả.
Bước 5: Quyết định sử dụng phương pháp nào
Vậy phương pháp nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn: kế toán dồn tích hay dựa trên dòng tiền?
Các doanh nghiệp lớn không có lựa chọn: họ phải dùng phương pháp kế toán dồn tích. Nếu công ty của bạn có doanh thu hơn 5 triệu đô la một năm hoặc duy trì danh mục bán hàng ra công chúng và có tổng doanh thu hơn 1 triệu đô la một năm, bạn cần phải sử dụng phương pháp dồn tích.
Nó phức tạp hơn đối với các công ty nhỏ hơn. Hãy nghĩ về điều gì phù hợp nhất với tình huống của bạn. Nếu bạn sở hữu một công ty rất nhỏ, sự đơn giản của kế toán dựa trên dòng tiền có thể khiến bạn dễ tiếp cận hơn, nhất là nếu bạn thường được thanh toán một cách nhanh chóng. Nhưng khi công ty của bạn trở nên phức tạp hơn, thông tin bổ sung được ghi nhận từ phương pháp dồn tích sẽ bắt đầu phát huy tác dụng, đặc biết nếu có khoảng cách lớn giữa thời điểm bạn bán hàng và khi bạn được trả tiền.
Bạn cũng nên xem xét tình hình thuế của bạn. Đối với mục đích thuế thì phương pháp này không hẳn vốn dĩ “tốt hơn” phương pháp còn lại, nhưng phương pháp bạn sử dụng có thể ảnh hưởng đến năm thuế mà doanh thu và chi phí được báo cáo. Đối với các doanh nghiệp cụ thể, việc lựa chọn phương pháp này thay vì phương pháp kia có thể mang lại cho bạn lợi thế.
Ví dụ, nếu bạn kinh doanh nhiều vào mùa lễ hội cuối năm, nhưng bạn không nhận được tiền cho đến tận tháng 1, khi đó phương pháp dựa trên dòng tiền có thể phù hợp với bạn. Bạn phải hoãn báo cáo doanh thu (và đóng thuế cho doanh thu này) sang năm tính thuế tiếp theo, bạn có thêm một năm giữ tiền và chi nó cho bất cứ khoản nào bạn muốn. Trong những tình huống khác, phương pháp dồn tích có thể tốt hơn – đó là hiểu được điều gì sẽ giúp ích cho việc kinh doanh cụ thể của bạn.
Kết luận
Như vậy bây giờ bạn đã biết sự khác biệt giữa kế toán dồn tích và dựa trên dòng tiền. Bạn đã thấy vì sao nó quan trọng, cách thức mỗi hệ thống hoạt động và ưu nhược điểm là gì.
Bạn đã thấy được lợi ích chính của phương pháp dựa trên dòng tiền là sự đơn giản của nó và cách nó kết nối các tài khoản của bạn với số tiền thực tế bạn có trong tay. Trái lại, phương pháp kế toán dồn tích phức tạp hơn, nhưng cho bạn bức tranh chính xác hơn về việc doanh nghiệp của bạn sinh lời như thế nào, và lợi nhuận phát sinh khi nào.
Vậy phần còn lại là bạn quyết định phương pháp nào phù hợp với bạn. Hãy cân nhắc quy mô và sự phức tạp của công ty bạn, và cả tình trạng thuế của bạn. Cả hai phương pháp đều giá trị, nhưng bạn phải lựa chọn phương pháp hày hoặc phương pháp kia mà không luân chuyển qua lại giữa chúng khi phù hợp với bạn. Khi bạn đã quyết định, bạn sẽ biết thời điểm thích hợp để báo cáo từng giao dịch, và nó ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn như thế nào.
Khi bạn tiến bước và sử dụng phương pháp đã lựa chọn, hãy nhớ rằng mỗi cách tiếp cận đều có những giới hạn riêng của nó. Nếu bạn sử dụng phương pháp kế toán dựa trên dòng tiền, hãy nhớ rằng kết quả có thể không phản ánh đúng hiệu suất của bạn trong mỗi giai đoạn. Và nếu bạn sử dụng phương pháp kế toán dồn tích, hãy nhớ rằng nó đo lợi nhuận chứ không phải dòng tiền của bạn, vì vậy bạn cần theo dõi cẩn thận dòng tiền của mình.
Tài nguyên
Tín dụng đồ họa: Bảng tính được thiết kế bởi Adam Mullin từ dự án Noun.
