Bạn có một danh sách những việc cần làm quá dài? Dưới đây là cách khắc phục

Hiện tại, con người không phải là máy móc, và không ai trong chúng ta có thể có được hiệu suất hiệu quả. Thực tế, hướng đến sự hoàn hảo là một công thức khiến chúng ta kiệt sức. Nhưng cũng có những cách giúp bạn cải thiện hiệu suất của mình. Để bắt đầu, bạn cần phải nắm bắt những gì đang lấn át bạn. Một khi bạn đã biết được đó là gì, bạn sẽ sẵn sàng đưa các hệ thống hiệu suất vào cuộc sống của bạn.

Bạn đã sẵn sàng để giải quyết đống quần áo bẩn đó chưa? Vậy thì, hãy giải quyết nó đi nào.

Bước 1: Chẩn đoán vấn đề hiệu suất của bạn

Chúng ta đều có quá nhiều việc phải làm từ lúc này đến lúc khác. Một số ngày chúng ta bận rộn hơn những ngày khác. Nhưng hầu hết thời gian chúng ta đều có thể đối phó tốt.

Vấn đề này xảy ra khi có quá nhiều việc phải làm khiến ta bị choáng váng. Có lẽ do thời hạn đang sắp đến, và bạn mong rằng bạn có thể dùng tuần trước để đầu hàng và làm việc thay vì đảm bảo rằng bạn sẽ giành thắng lợi trong cuộc đọ súng Nerf gần đây nhất. Hoặc có thể bạn đã dành một vài tháng trong chế độ rề rà, sau đó đột nhiên một tấn các cơ hội hấp dẫn xuất hiện. Cuộc sống cá nhân cũng có thể đẩy cao đường cong hiệu suất - một đứa trẻ mới, di chuyển về nhà, mai táng, ly hôn — tất cả đều có thể khiến bạn tự hỏi làm thế nào để đối phó.

Ngoài ra, cũng có thể bạn muốn làm việc hiệu quả hơn để bạn có thể đạt được một mục tiêu lâu dài mà bạn đã bỏ qua bấy lâu nay. Cho dù đó là bắt đầu một doanh nghiệp, viết một cuốn tiểu thuyết, học một ngôn ngữ mới, hoặc tự học code, thì bạn sẽ cần phải cắt ra một khoảng thời gian trong tuần của bạn để thực hiện nó. Điều này đặc biệt khó khăn nếu bạn có một công việc toàn thời gian và có con. Vì vậy, thậm chí khi nghĩ về việc khiến cho những mục tiêu này xảy ra cũng đã quá nặng nề như những vấn đề lớn của cuộc sống.

Một nguyên nhân khác cho việc chôn vùi đi hiệu suất có thể đơn giản chỉ là cần phải tìm hiểu thêm về hiệu suất, và những điều nó cần để giúp bạn có động lực. Bạn có thể ở trong tình huống này nếu:

• Bạn không biết bắt đầu từ đâu. Có rất nhiều việc phải làm, bạn không biết được làm thế nào để bắt đầu, vì vậy bạn không làm gì cả.
• Bạn thấy mình trì trệ hoặc tự hủy hoại. Có thể bạn đi làm trễ hàng ngày, hoặc bạn dành phần lớn thời gian làm việc của mình để xem Facebook và Twitter. Hoặc có thể bạn đã có một mục tiêu quan trọng mà bạn đã nhắm đến trong nhiều năm, nhưng không bao giờ làm bất cứ điều gì cho nó.
• Bạn quên những cuộc hẹn quan trọng. Đây có thể là các cuộc họp công việc hoặc các cuộc hẹn cá nhân như buổi biểu diễn ở trường mà con bạn đang tham gia. Hoặc có thể bạn quên những ngày quan trọng như ngày kỷ niệm của bạn. Việc quên đi có thể khiến bạn cảm thấy bị áp đảo bởi cảm giác tội lỗi. Vì nó là một thứ gì đó có thể dễ dàng sửa chữa được, đó là dấu hiệu bạn cần phải thực hiện những thay đổi nghiêm túc về cách bạn tiếp cận hiệu suất.
• Bạn không nhớ mình phải làm gì. Như với các cuộc hẹn bị quên lãng, thì điều này không nên xảy ra. Nhưng nếu có, nó có thể gây ra rất nhiều căng thẳng và áp lực. Có cảm giác cơ bản rằng bạn quên đi điều gì đó cũng có thể khiến bạn lo lắng và khiến bạn sao lãng khỏi công việc của bạn.
• Bạn luôn bận rộn và bạn luôn ở phía sau. Trở nên bận rộn không giống như trở nên hiệu suất. Có khả năng là có hiệu suất cao, nhưng vẫn chưa có nhiều thời gian cho bản thân và gia đình bạn. Liên tục di chuyển là một dấu hiệu cho thấy bạn có thể cải thiện cách tiếp cận hiệu suất của mình.
• Bạn tin rằng bạn không có thời gian. Bạn có thể có thời gian nếu bạn muốn. Chúng ta đều có 24 giờ một ngày, và không có đủ thời gian là một sự chọn lựa.

Không tìm hiểu cách trở nên hiệu quả là một sự tốn kém. Các doanh nghiệp kiếm được nhiều tiền nhất khi họ làm việc hiệu quả và được quản lý tốt. Không quan trọng có sở hữu một doanh nghiệp hay không, thì bạn sẽ có thể thúc đẩy tiềm năng nghề nghiệp của mình - và tiềm năng cá nhân của bạn - nếu bạn học cách quản lý cuộc sống của mình một cách hiệu quả.

Bất cứ ai cũng có thể làm điều đó, và con đường phía trước là để xây dựng một hệ thống hiệu suất phù hợp với bạn. Nhưng trước khi bạn có thể xây dựng một hệ thống như vậy, bạn cần phải tìm cách thoát ra khỏi mớ lộn xộn đó. Hãy xem cách giải quyết.

Bước 2: Viết nó xuống

Đây là lúc tuyên chiến với số lượng tràn ngập các công việc mà bạn phải làm. Một tướng quân sẽ làm gì trước khi đưa quân đội vào trận chiến? Anh ta sẽ tìm hiểu về kẻ thù nhiều nhất có thể. Anh ta đo lường kẻ thù của mình, vì vậy anh ta biết anh ta sẽ phải đối mặt với những gì.

Là con người, bộ não của chúng ta được thiết kế để chống lại sự tiêu cực. Điều này phục vụ loài người tốt trong quá khứ, nhưng nó thường không hữu ích trong thế giới hiện đại. Một hệ quả của khuynh hướng tiêu cực này là chúng ta tưởng tượng các vấn đề của chúng ta lớn hơn thực tế. Vì các vấn đề hay những thứ mà chúng ta phải luôn hiện hữu trong đầu chúng ta, chúng bắt đầu trông to hơn và đáng sợ hơn.

Đó là lúc để thả đi nỗi sợ của bạn và đo lường con quái thú mà bạn sắp phải đối mặt. Hãy nhìn con thú đó bằng đôi mắt.

Lấy một cây bút và một mảnh giấy, và viết ra mọi thứ đang xuất hiện trong bộ não của bạn mà bạn tin là cần làm. Hãy dành 20 phút để viết hết chúng ra khỏi bộ não của bạn.

Gợi ý: Một khi bạn làm điều này lần đầu, bạn nên bắt đầu mang theo một cây bút và một quyển sổ ghi chép đi cùng với bạn ở mọi nơi. Sau đó, bất cứ khi nào có một điều cho danh sách các việc cần làm xuất hiện trong đầu, bạn có thể ghi lại nó ngay lập tức, vì vậy nó sẽ không làm tắc nghẽn luồng sóng thần kinh của bạn.

Bằng cách viết ra các nhiệm vụ mà bạn cần phải giải quyết, bạn đang đưa mình đi đúng hướng để bắt đầu làm điều gì đó với chúng. Bạn sẽ đưa ra quyết định. Bạn cũng sẽ giải phóng tâm trí của bạn, mang lại cho bạn thêm năng lượng mà bạn cần để bắt đầu hành động cho danh sách những việc cần làm của bạn Như Dale Carnegie viết trong quyển How to Stop Worrying and Start Living:

Kinh nghiệm đã chứng minh cho tôi, qua thời gian, giá trị to lớn nằm ở việc đưa ra quyết định. Đó là sự thất bại để đi đến một mục đích cố định, không có khả năng ngừng luẩn quẩn trong những vòng tròn điên cuồng, khiến chúng ta bị suy nhược thần kinh và sống trong địa ngục. Tôi thấy rằng năm mươi phần trăm lo lắng của tôi biến mất khi tôi có một quyết định rõ ràng, chắc chắn; và bốn mươi phần trăm khác thường biến mất khi tôi bắt đầu thực hiện quyết định đó.

Làm thế nào để Carnegie đi đến một quyết định? Bước đầu tiên của ông là viết ra những gì ông đang lo lắng.

Vì vậy, hãy tiếp tục và lấy bút và giấy bây giờ. Sau đó, bạn sẽ sẵn sàng cho bước 3.

Bước 3: Đánh giá danh sách việc cần làm mới của bạn

Bước tiếp theo là đi qua danh sách của bạn để phân tích nó thành các yếu tố cần thiết và sắp xếp nó. Hướng đến hai điều với các mục trong danh sách của bạn:

1. Hãy vứt bỏ mọi thứ đi nào! Loại bỏ bất kỳ nhiệm vụ nào không cần thiết ở đó.
2. Ưu tiên các nhiệm vụ còn lại.

Để làm cho quá trình này đơn giản nhất có thể, bạn có thể sử dụng Ma trận Eisenhower. Ma trận này xuất phát từ một trích dẫn cho Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower:

Điều quan trọng thì hiếm khi khẩn cấp, và điều khẩn hiếm khi quan trọng.

Chuyển trích dẫn này thành sơ đồ, bạn sẽ có được công cụ tạo quyết định sau:

Eisenhower nói rằng đã sử dụng công cụ này để đưa ra quyết định của riêng mình.

Vẽ biểu đồ trên một mảnh giấy hoặc tải xuống Eisenhower Matrix từ Businesstuts+ và in ra một bản sao. Tiếp theo, đặt mỗi mục trong danh sách những việc cần làm và đưa vào một trong bốn phần của biểu đồ:

• Khẩn cấp và quan trọng
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp
• Không khẩn cấp cũng không quan trọng

Sự khác biệt giữa nhiệm vụ cấp bách và quan trọng là gì?

Các nhiệm vụ khẩn cấp có thời hạn cụ thể gần sát nhau. Hạn chót này thường được áp đặt bởi người khác hoặc tùy theo hoàn cảnh. Ví dụ về các nhiệm vụ cấp bách bao gồm thực hiện mua thực phẩm (trước khi chỗ đựng thức ăn trống rỗng) hoặc trả lời email của sếp của bạn.

Các nhiệm vụ quan trọng không có thời hạn cụ thể, nhưng chúng vẫn quan trọng đối với bạn. Chúng thường liên quan đến mục tiêu cá nhân của bạn. Ví dụ về các nhiệm vụ quan trọng bao gồm tập thể dục, viết nhật ký, học một ngôn ngữ mới và giúp con bạn làm bài tập về nhà.

Nhiệm vụ cấp bách và quan trọng thì quan trọng với bạn và có thời hạn cụ thể. Ví dụ như viết một bài báo cho khóa học đại học bạn đang thực hiện hoặc đăng ký một công việc mới.

Các nhiệm vụ không khẩn cấp cũng không quan trọng không nên thực sự nằm trong danh sách việc cần làm của bạn, ít nhất là trong khi bạn đang giải quyết vấn đề tràn ngập những việc cần làm. Nếu bạn muốn ghi lại chúng, hãy tạo một danh sách mới gọi là nguyện vọng.

Nếu bạn thấy rằng vẫn rất khó để ra quyết định về nơi đặt các nhiệm vụ cụ thể trên ma trận này, bạn có thể cung cấp cho các công việc đó bằng việc xếp hạng. Xếp hạng mỗi nhiệm vụ giữa -5 và +5 cho tầm quan trọng (với +5 là quan trọng nhất) và giữa -5 và +5 cho mức độ khẩn cấp. Khi bạn có xếp hạng này, bạn sẽ biết vị trí đặt nhiệm vụ trong biểu đồ của mình.

Mỗi ngày mới sẽ mang lại các nhiệm vụ mới để thêm vào danh sách việc cần làm của bạn. Các nhiệm vụ khẩn cấp đặc biệt có xu hướng nổi bật ở phút cuối cùng. Với mỗi nhiệm vụ mới đưa vào, chỉ định cho nó xếp hạng trên biểu đồ của bạn. Khi bạn thực hiện điều này, bạn sẽ bắt đầu thực hiện nó gần như theo bản năng.

Một khi bạn bắt đầu trung thực về những gì cần làm, và những gì bạn có thể bỏ qua, bạn sẽ bắt đầu cảm thấy tốt hơn. Những gì có vẻ như một vách đá không thể leo qua thì bây giờ chỉ là một vài bước nhỏ về phía trước. Bây giờ bạn đã biết chính xác các bước cần thực hiện và thứ tự để thực hiện chúng. Nói về việc thực hiện các bước, chúng ta hãy xem cách bạn nên tiếp cận trong việc làm sạch danh sách của mình.

Bước 4: Xóa tồn đọng của bạn

Trước khi chúng ta bắt đầu phần này, chúng ta cần làm rõ rằng: một danh sách những việc cần làm hiếm khi bị trống. Một khi bạn đã làm sạch những điều cần thực hiện của bạn, thì các nhiệm vụ mới sẽ nhanh chóng xuất hiện để thêm vào danh sách đó.

Thiên nhiên tạo ra khoảng không, và linh hồn con người cũng vậy. Chúng ta thích có một cái gì đó để làm. Điều tốt về danh sách nhiệm vụ của bạn là nó cho bạn thấy phải làm gì tiếp theo. Bạn sẽ tập trung thay vào nó thay vì nhảy lộn xộn từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.

Đây là cách bạn nên tiếp cận từng loại công việc trong danh sách của bạn.

Nhiệm vụ cấp bách và quan trọng. Vì những lý do hiển nhiên, đây là những thứ cần làm rõ trước tiên. Lấy lịch của bạn (hoặc mua một quyển lịch nếu bạn không có), và sắp xếp thời gian trong ngày của bạn để hoàn thành. Bạn có thời gian để làm chúng. Nếu bạn không thể tìm thấy thời gian, chúng có thể không quan trọng hoặc cấp bách, và bạn cần phải xếp hạng lại chúng trên Ma trận Eisenhower.

Nhiệm vụ khẩn cấp (nhưng không quan trọng). Hãy tự hỏi: Điều gì làm cho các nhiệm vụ này khẩn cấp? Bạn có thực sự cần phải làm chúng? Nếu chúng phải được thực hiện, bạn có thể ủy quyền cho người khác không? Nếu bạn phải thực hiện chúng, và việc ủy ​​quyền là không thể, vậy hãy thêm chúng vào lịch của bạn — nhưng chỉ sau khi bạn đã hoàn thành các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng.

Mẹo: Một nguồn lớn của các nhiệm vụ gọi là "cấp bách" là email Hãy thử giảm số lần bạn kiểm tra email mỗi ngày. Điều này sẽ giải phóng thêm thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng.

Nhiệm vụ quan trọng (nhưng không cấp bách). Dành thời gian mỗi ngày để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng. Hãy cẩn thận không để bản thân quá đà. Nếu một trong những nhiệm vụ quan trọng của bạn là tập thể dục, nhưng bạn đã không tập thể dục trong nhiều tháng, thì lập kế hoạch một giờ mỗi ngày để tập thể dục sẽ lấn át bạn. Thay vào đó, hãy lên lịch mười phút tập thể dục hoặc điều chỉnh ngày của bạn để kết hợp tập thể dục. Ví dụ, bạn có thể tạo đạp xe đi làm thay vì lái xe ô tô?

Nhiệm vụ không khẩn cấp, không quan trọng. Những gì vẫn còn trên danh sách của bạn? Tấn công chúng đi!

Bạn có thể nghĩ rằng "Tất cả chúng đều tốt, nhưng vấn đề của tôi là tìm ra động lực để hoàn thành chúng".

Nếu bạn đang nghĩ về điều này và bạn chưa thực hiện các bước 2 và 3, hãy quay lại và thực hiện chúng. Động lực thường là hệ quả của hành động. Khi bạn thực hiện hành động để tăng kích thước danh sách những việc cần làm của mình, bạn sẽ có động lực để tiếp tục hành động.

Có thể nói rằng, động cơ và sự tập trung là những thành phần quan trọng của hiệu suất. Trong các bài viết sau trong loạt bài này, chúng ta sẽ xem xét các công cụ để giúp bạn tập trung vào nhiệm vụ có thể hoàn thành được và các phương pháp để giúp bạn có động lực.

Khi công việc tồn đọng của bạn đã hết, bạn đã sẵn sàng cho bước tiếp theo.

Bước 5: Tạo hệ thống hiệu suất

Ma trận Eisenhower là một ví dụ về hệ thống hiệu suất. Nó không phải là hệ thống duy nhất, nhưng thật dễ dàng để tìm hiểu, khiến cho nó một điều tốt để bắt đầu. Nhiều hệ thống hiệu suất khác đã được phát triển, bao gồm Getting Things Done (GTD), Phương pháp Pomodoro và Don't Break the Chain. Chúng tôi sẽ giới thiệu các hệ thống này trong một loạt các bài viết về hiệu suất tại Businesstuts+.

Bằng cách thử các hệ thống này, bạn sẽ phát triển một bộ công cụ hiệu suất. Khi đọc bài viết này và học cách sử dụng Ma trận Eisenhower, bạn đã gieo hạt cho bộ công cụ của mình với hệ thống đầu tiên của mình. Bây giờ, bạn đã sẵn sàng thử nghiệm với các hệ thống hiệu suất khác.

Một khi bạn đã thử các hệ thống khác nhau, bạn sẽ bắt đầu biết được hệ thống nào sẽ hiệu quả cho suy nghĩ và lối sống của bạn. Sau đó, bạn có thể dùng các khía cạnh từ các hệ thống khác nhau để phối hợp tấn công hệ thống của riêng bạn. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách phát triển hệ thống hiệu suất tùy chỉnh này cho phù hợp với nhu cầu của bạn.

Vì vậy, hãy ở lại với chúng tôi, và bạn sẽ trở thành một ninja hiệu suất.

Nguồn tài nguyên

Graphic Credit: Sự hoảng loạn được thiết kế bởi Cédric Villain từ Noun Project.