Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Freelance

Chuẩn bị cho cuộc đàm phán với khách hàng: Hướng dẫn toàn diện

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Thai An (you can also view the original English article)

Đàm phán không phải là nói ra những lời lẽ phép thuật có thể thôi miên khách hàng trả tiền cao hơn hoặc tăng giá. Tuy nhiên, nhiều freelancer thương lượng với khách hàng với nỗi sợ hoặc không thích, giống như yêu thuật.

Đó là lý do tại sao bài hướng dẫn này được thực hiện. Nó sẽ giúp xua tan những nghi ngại chung mà bạn có thể có về việc thương lượng với khách hàng bằng cách hướng dẫn cho bạn năm bước cụ thể, có thể hành động mà bạn có thể thực hiện để chuẩn bị thương lượng (bao gồm cả bảng tính có thể tải xuống).

Tìm hiểu cách phân tích doanh nghiệp của khách hàng của bạn, chứng minh giá trị của bạn, xây dựng một trường hợp thực tế mạnh mẽ cho mức giá của bạn và thậm chí chuẩn bị cho những sự phản đối có thể xảy ra. Đến cuối hướng dẫn này, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn khi thương lượng mức giá trên trung bình với khách hàng trong tương lai, yêu cầu tăng giá với những khách hàng hiện tại hoặc nói chung là thoải mái khi thảo luận về các mức giá. Bắt đầu nào.

1. Tìm hiểu các mục tiêu và vấn đề của khách hàng của bạn

Trước khi bạn thực sự có thể thương lượng, bạn phải biết nhiều nhất có thể về doanh nghiệp của khách hàng của bạn. Đối với khách hàng hiện tại, bạn rất có lợi khi quen thuộc với doanh nghiệp của khách hàng của bạn, nó chỉ là vấn đề lấp đầy một số điều bạn có thể chưa biết. Nhưng nếu họ là khách hàng mới, bạn có thể hẹn một cuộc họp sơ bộ hoặc yêu cầu họ điền vào bản tóm tắt khách hàng hoặc bảng câu hỏi.

Chúng ta hãy thực hiện một phương pháp tối giản ở đây vì rất dễ lạc lối khi yêu cầu khách hàng trả lời 50 câu hỏi khác nhau và bỏ lỡ cách tất cả thông tin này sẽ kết hợp với nhau. Chỉ có hai điều mà bạn nên tập trung: mục tiêu của khách hàng và các vấn đề của họ. Sau này, thông tin này sẽ có ích khi bạn tự đặt mình vào vị trí như một freelancer là người có thể giúp họ đạt được mục tiêu của họ hoặc giải quyết vấn đề của họ.

Dưới đây là một số câu hỏi để xác định mục tiêu của khách hàng của bạn:

  • Mục tiêu số một, mục tiêu quan trọng nhất cho doanh nghiệp của bạn trong năm nay là gì?
  • Nếu chỉ có một mục tiêu mà bạn muốn doanh nghiệp của mình đạt được trong năm nay, thì đó sẽ là gì và tại sao?
  • Những cơ hội tiềm năng nào có thể tạo ra sự khác biệt lớn nhất trong doanh nghiệp của bạn tại thời điểm này?

Dưới đây là các câu hỏi có thể giúp bạn khám phá các vấn đề, sự thất vọng hoặc những trở ngại mà khách hàng của bạn hiện đang phải đối mặt:

  • Điều khó chịu/bực bội nhất về doanh nghiệp của bạn là gì?
  • Điều thách thức nhất trong ngày làm việc điển hình của bạn là gì?
  • Những rào cản hoặc trở ngại nào đang cản trở thành công của bạn?
  • Những khía cạnh nào của doanh nghiệp đối thủ khiến bạn phải trăn trở?

Lưu ý: Bạn càng làm được điều này, thì bạn càng tìm thấy được các vấn đề và mục tiêu chung của hầu hết các doanh nghiệp. Ví dụ: thu hút và giữ chân nhiều khách hàng hơn thường quan trọng đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ. Bạn có thể thấy điều này được phản ánh trong các cuộc khảo sát như cuộc khảo sát này từ Constant Contact, phát hiện ra rằng “cách thu hút khách hàng mới” là mối quan tâm hàng đầu cho cả doanh nghiệp nhỏ B2B và B2C. Một cuộc khảo sát khác từ Inc.com cho thấy rằng đối với 91% doanh nghiệp nhỏ, việc tìm kiếm khách hàng mới ở Hoa Kỳ là một phần quan trọng trong kế hoạch kinh doanh của họ. Theo thời gian, bạn sẽ hiểu rõ hơn về các vấn đề và mục tiêu có thể xảy ra trước khi bạn nói chuyện với khách hàng, vì bạn sẽ có nhiều kinh nghiệm hơn với loại hình kinh doanh và thị trường của họ.

Nếu bạn muốn vượt ra ngoài mục tiêu chung và các vấn đề, hãy cố gắng xác định các phạm vi cụ thể hơn mà bạn có thể giải quyết, đặc biệt nếu nó có liên quan đến dự án bạn sẽ làm việc. Ví dụ:

  • Trong kinh nghiệm trước đây của họ khi làm việc với các nhà phát triển, điều gì khiến họ thất vọng nhất?
  • Nếu chiến dịch truyền thông xã hội mà bạn được thuê để thực hiện trở nên hoàn hảo, họ nghĩ điều đó sẽ như thế nào?
  • Bức tranh tinh thần hoàn hảo của họ sẽ là gì khi làm việc với một nhà thiết kế như bạn?

Để tóm tắt, hãy đầu tư vào việc tìm ra nơi khách hàng của bạn muốn đi với doanh nghiệp của họ và những gì đang diễn ra theo cách của họ. Điều này không chỉ mang lại cho bạn một vị thế thương lượng mạnh hơn sau này, nó cũng sẽ chứng minh rằng bạn không thương lượng chỉ để kiếm được nhiều tiền hơn — mà nó cũng có giá trị trong đó cho khách hàng.

2. Đo lường tác động của bạn

Tăng cơ hội thương lượng xoay quanh sự giúp đỡ của bạn bằng bằng cách có bằng chứng cụ thể về giá trị mà bạn cung cấp. Bất kỳ freelancer nào cũng có thể nói rằng họ đang viết báo, thiết kế lại trang một trang web hoặc xây dựng một ứng dụng — nhưng những thứ này chỉ là sản phẩm. Chúng không phải là giá trị bạn cung cấp và chúng không làm tốt công việc truyền đạt về sự tác động của sự đóng góp của bạn đến doanh nghiệp đó. Và bạn cần theo dõi tác động này bởi vì, sau cùng thì đó là những gì khách hàng đang trả tiền.

Bạn quan tâm đến khách hàng như thế nào với bạn? Câu hỏi này có vẻ đơn giản, đủ để trả lời nhưng, khi bạn nghĩ về nó một cách sâu sắc, thật khó để đưa ra một câu trả lời mà dường như không phải là phỏng đoán. Đây là lý do tại sao định lượng tác động của bạn là một phần quan trọng trong đàm phán.

Rất may mắn là có một cách đơn giản để thấy được tầm quan trọng của bạn (hoặc có thể tháy được) đối với doanh nghiệp của khách hàng của bạn.

Bước 1: Thu thập thông tin phản hồi tích cực cụ thể

Ngay cả khi bạn là một freelancer, người chỉ làm việc với một số dự án, thì bạn vẫn có được phản hồi tích cực về công việc của mình. Phản hồi này có thể hữu ích trong khi thương lượng.

Tìm kiếm hộp thư email của bạn để trao đổi email trước đó với khách hàng của bạn. Nếu bạn đang đàm phán với một khách hàng hiện tại, hãy tìm kiếm email của họ. Nếu bạn đang đàm phán với một khách hàng mới, mọi phản hồi trước đây từ khách hàng của bạn sẽ có ích. Bắt đầu thu thập phản hồi tích cực này vào một hồ sơ.

Nếu bạn giao tiếp với khách hàng của mình theo những cách khác nhau, chẳng hạn như nhắn tin tức thì, truyền thông xã hội hoặc ứng dụng quản lý dự án, hãy tìm kiếm các kênh đó để thu thập bất kỳ lời khen ngợi nào. Chỉ cần ghi chú ngày họ đưa cho bạn phản hồi đó và lý do. Bằng cách đó, khi bạn trình bày nó một lần nữa, bạn có thể cụ thể về bối cảnh đó.

Bước này mang lại hiệu quả tốt nhất nếu phản hồi mà bạn nhận được càng cụ thể càng tốt. Ví dụ: “Công việc nói chúng rất tuyệt vời!” Không hấp dẫn bằng “Cảm ơn bạn đã thiết kế lại trang web của chúng tôi. Khách hàng định kỳ của chúng tôi rất yêu thích giao diện mới đó! ”

Nếu bạn thấy rằng bạn đang thiếu phản hồi từ khách hàng cụ thể, thì bây giờ là thời điểm tuyệt vời để gián tiếp yêu cầu phản hồi qua biểu mẫu phản hồi của khách hàng. Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể hỏi:

  • Những đóng góp quan trọng nhất của tôi cho doanh nghiệp của bạn là gì?
  • Bạn đã đạt được mục tiêu kinh doanh nào với sự trợ giúp của các dịch vụ của tôi?

Chúng ta thường nghĩ rằng phản hồi rất hữu ích để chúng ta có thể cải thiện hoặc xác thực rằng chúng tađã làm việc tốt. Tuy nhiên, như bạn sẽ thấy từ bài tập này, phản hồi tích cực cũng có thể chứng minh rằng bạn là một khoản đầu tư an toàn.

Bước 2: Thu thập kết quả cụ thể mà bạn đã hoàn thành

Khi nói đến việc chứng minh giá trị của bạn, các từ ngữ đánh giá cao chỉ có thể đi đến mức đó. Để thực sự đóng một hợp đồng bạn cần thu thập bằng chứng cụ thể về những điều mà bạn đã hoàn thành — tốt nhất là nó có thể định lượng được. Điều này khác với việc chỉ hiển thị portfolio tác phẩm của bạn. Thông thường, portfolio chỉ trình bày danh sách các dự án của bạn và hoặc giới thiệu sản phẩm đã hoàn thành. Đối với bước này, bạn sẽ phải tìm hiểu sâu hơn và tìm dữ liệu hiển thị chính xác những gì khách hàng của bạn đã thực hiện như kết quả sản phẩm hoàn chỉnh của bạn. Dữ liệu bạn cần sẽ phụ thuộc vào các dịch vụ mà bạn cung cấp.

Có hai cách khác nhau để lấy dữ liệu này: tự mình theo dõi hoặc sử dụng dữ liệu công khai. Dưới đây là một số ví dụ về dữ liệu bạn có thể sử dụng:

Dữ liệu công khai

  • Các nhà văn trực tuyến có thể theo dõi các chia sẻ truyền thông xã hội, số lượng bình luận và nếu tác phẩm của họ đã được các nhà lãnh đạo trích dẫn/chia sẻ.
  • SEO có thể theo dõi thứ hạng công cụ tìm kiếm trên trang web của khách hàng của họ cho các từ khóa quan trọng và khách hàng của họ xếp hạng ra sao so với các đối thủ cạnh tranh của họ.
  • Nhà phát triển ứng dụng có thể theo dõi số lượt tải xuống ứng dụng của họ cũng như mọi đánh giá công khai.

Dữ liệu mà bạn có thể tự theo dõi

  • Nhà tiếp thị — từ chuyên gia tư vấn cho đến các nhà tiếp thị truyền thông xã hội — thường có lợi thế là có các báo cáo phân tích như là một phần của dịch vụ mà họ cung cấp. Ngoài việc là một dịch vụ, điều này sẽ giúp chứng minh cho vai trò của một nhà tiếp thị trong công việc kinh doanh của một khách hàng.
  • Các nhà thiết kế web, như một phần của dịch vụ của họ, có thể sử dụng bản đồ nhiệt trên các trang web để xem các mục của trang mà người dùng có xu hướng nhấp vào hoặc thử nghiệm A/B của các trang được thiết kế lại.
  • Có một số phân tích năng suất có thể hữu ích, tùy thuộc vào cách bạn định khung nó. Bạn cũng có thể theo dõi số giờ bạn đã làm việc trong dự án đó và so sánh nó với thời gian mà khách hàng có thể đã dành riêng để làm việc trên nó. Bạn cũng có thể theo dõi nhanh chóng xem bạn đã hoàn thành dự án đó như thế nào, đặc biệt là nếu bạn đã chuyển giao sớm.
  • Khi bạn có đủ thời gian để chuẩn bị trước khi thương lượng với khách hàng hiện tại, bạn có thể yêu cầu họ cung cấp dữ liệu cần thiết để đo lường tác động của bạn. Một cách để làm điều này là nói với họ rằng bạn sẽ đánh giá cao quyền truy cập vào thông tin này bởi vì bạn muốn giúp cải thiện những con số đó - điều mà bạn sẽ làm bất cứ giá nào nếu bạn cam kết giúp khách hàng của mình với công việc kinh doanh của họ.

Để tìm hiểu xem dữ liệu nào sẽ hữu ích cho bạn, hãy liệt kê tất cả các dịch vụ chính mà bạn đã cung cấp cho khách hàng của mình trong quá khứ. Cái nào đã có tác động tích cực nhất đến doanh nghiệp của họ? Hãy thử để đo lường tác động định lượng đó. Rất nhiều thứ chúng tôi làm cho các khách hàng có tác động có thể đo lường được và nếu chúng tôi thấy khó, chúng tôi có thể tìm cách chứng minh nó.

3. Xây dựng một trường hợp thực tiễn cho mức giá của bạn

Đối với bước này, bạn sẽ sử dụng tất cả các nghiên cứu của mình cho đến nay để xây dựng một trường hợp thực tiễn mạnh mẽ để nhận được mức giá bạn muốn. (Lưu ý: Nếu bạn không chắc về mức giá yêu cầu của mình, bạn có thể xem hướng dẫn về cách đưa ra ước tính. Một nguồn tài nguyên vững chắc khác là Freelance Industry Report, liệt kê mức giá làm việc theo giờ của các freelancer quốc tế trong một số ngành.)

Khi bạn đã thiết lập được mức giá phù hợp cho công việc của mình, hãy quay lại danh sách mục tiêu và vấn đề cho khách hàng của bạn và đối với mỗi mục, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:

  • Bạn có những kỹ năng, kinh nghiệm và đặc điểm nào có thể đóng góp cho mục tiêu này (hoặc giải quyết vấn đề này)? Liệt kê các kỹ năng, kinh nghiệm và tính cách hàng đầu hoặc nét nổi bật mà bạn có có thể giúp khách hàng của bạn đạt được mục tiêu hoặc giải quyết vấn đề. Về cơ bản, bạn cần trả lời câu hỏi “Tại sao tôi?” Tại sao bạn là người lý tưởng mà khách hàng nên đầu tư vào, so với các lựa chọn khác của họ, chẳng hạn như thực hiện nó trong nội bộ hoặc thuê một công ty lớn?
  • Doanh nghiệp của khách hàng sẽ trông như thế nào khi đạt được mục tiêu này (hoặc giải quyết vấn đề này)? Đặt mình vào vị trí của khách hàng mục tiêu và suy nghĩ về cách đạt được mục tiêu hoặc giải quyết vấn đề sẽ thay đổi doanh nghiệp của họ. Ví dụ: nếu mục tiêu của họ là tăng gấp đôi doanh thu, không chỉ tập trung vào các con số — điều đó có nghĩa là họ sẽ tăng gấp đôi doanh thu của họ? Họ có thể mở rộng không gian văn phòng của mình không? Thuê một số nhân viên? Hãy càng cụ thể càng tốt.

Ở giai đoạn này, bạn sẽ tạo ra sự kết nối giữa các kỹ năng và đặc điểm độc đáo của mình cho kịch bản lý tưởng của khách hàng; doanh nghiệp của họ trông như thế nào khi họ đạt được các mục tiêu quan trọng nhất và khắc phục những vấn đề khó khăn nhất của họ. Khi bạn đã tạo được sự kết nối này, khách hàng của bạn sẽ hiểu rõ hơn về vai trò mà bạn sẽ thực hiện trong sự thành công của họ.

4. Phác thảo và thực hành bản chào hàng (Pitch) của bạn

Đây là nơi mà tất cả các sự chuẩn bị của bạn cuối cùng sẽ tập hợp lại với nhau. Bạn sẽ tóm tắt tất cả mọi thứ mà bạn đã thu thập từ trước đến nay thành một bản chào hàng về những gì bạn sẽ nói với khách hàng về thời gian đàm phán. Dưới đây là một cách để phác họa nó:

  • "Trong các cuộc trò chuyện trước đây của chúng tôi, bạn đã đề cập rằng bạn muốn ..." [Chèn một trong những mục tiêu hoặc vấn đề của họ ở đây.]
  • "Tôi biết tôi có thể giúp bạn với điều đó bởi vì tôi có một hồ sơ theo dõi của ..." [Mang lại những kết quả bạn đã đạt được và các kỹ năng và kinh nghiệm mà bạn có thể đóng góp.]
  • “Trên thực tế, bạn thậm chí còn nói rằng…” [Đưa ra phản hồi tích cực mà khách hàng đã cung cấp cho bạn trước đó. Nếu đây là khách hàng mới, đây là nơi bạn mang đến lời khen ngợi từ các khách hàng khác của mình.]
  • “Khi tôi giúp bạn đạt được mục tiêu này (hoặc giải quyết vấn đề này), doanh nghiệp của bạn sẽ…” [Vẽ cho họ một bức tranh về kết quả kinh doanh của họ như thế nào].
  • [Đây là điểm mà bạn nói với họ những gì bạn đang yêu cầu. Nếu bạn tuyên bố mức giá của mình với khách hàng mới, bạn chỉ có thể nói “Để đến thời điểm đó, khoản đầu tư vào dự án này sẽ là…” và nêu rõ tỷ lệ của bạn. Nếu bạn đang yêu cầu tăng giá, bạn có thể nói “Nhưng để tôi có thể phân phối những kết quả đó, chúng tôi cần điều chỉnh tỷ lệ nhỏ…”]
  • "Điều đó nghe như thế nào?"

Ví dụ: một người làm công việc thiết kế trang web có thể chuẩn bị phác thảo sau:

  • “Trong các cuộc trò chuyện trước đây của chúng ta, bạn đã đề cập rằng bạn muốn có thêm 20% khách hàng trong sáu tháng tới”.
  • “Tôi biết tôi có thể giúp bạn với điều đó bởi vì tôi có một hồ sơ theo dõi thiết kế trang web bán sản phẩm thực sự tốt. Trong một dự án gần đây, tôi có thể giúp một công ty tăng số lượt tải xuống ứng dụng của họ, chỉ từ việc thiết kế lại trang chủ đơn giản. "
  • "Trong thực tế, họ nói với tôi rằng khách hàng lặp lại của họ thấy trang web dễ sử dụng hơn."
  • “Khi tôi giúp bạn có được nhiều khách hàng hơn, doanh nghiệp của bạn sẽ phát triển tài chính và theo đuổi các cơ hội bổ sung.”
  • “Để đạt được điều đó, tổng mức đầu tư vào dự án này sẽ là $8,000 đến $10,000.”
  • "Điều này nghe thế nào?"

Bạn không phải sử dụng nguyên văn phác thảo này. Sử dụng các từ ngữ hoàn hảo không phải là vấn đề. Điều quan trọng là bạn đưa thông tin này vào các từ khóa của mình. Bạn muốn tạo sự kết nối mạnh mẽ giữa tất cả thông tin bạn có cho đến nay: mục tiêu và vấn đề của khách hàng, hồ sơ theo dõi của bạn và tỷ lệ của bạn.

Tốt nhất là nên soạn thảo hai đến năm phiên bản này để tìm ra phiên bản phù hợp nhất với tình huống và âm thanh của bạn một cách tự nhiên nhất có thể. Khi bạn thực hành nói những câu này cho chính mình, bạn sẽ không chỉ nhớ cách chứng minh giá trị của mình, mà bạn còn được nhắc nhở về công việc tốt nhất của mình và đạt được sự tự tin từ điều đó.

5. Chuẩn bị bản thân chống lại các phản ứng có thể xảy ra

Đôi khi, dù bạn có hay không trình bày rõ ràng về trường hợp thực tiễn của mình, thì một số khách hàng vẫn sẽ ngần ngại cung cấp cho bạn một khoản giá tăng hoặc trả giá theo yêu cầu của bạn — ngay cả khi họ có thể. Trong một số trường hợp, đây có thể là dấu hiệu cho thấy bạn không phù hợp hoặc họ không phù hợp với bạn. Nhưng nếu các cuộc thảo luận từ trước đến giờ vẫn thân thiện, có lẽ bạn chỉ cần giải quyết sự phản đối của họ. Đây là lý do tại sao tốt nhất nên đoán trước sự phản đối của họ trước tiên, như vậy bạn sẽ biết cách trấn an họ.

Nếu bạn đã làm freelancer trong vài năm nay, có khả năng bạn đã quen thuộc với những sự do dự phổ biến nhất mà khách hàng có khi thương lượng. Dưới đây là hai điều thường gặp, bao gồm các ý tưởng về cách phản hồi:

  1. "Nó không phù hợp với ngân sách." Có một số trường hợp là khi phản đối này là hợp lệ, chẳng hạn như khi làm việc với một tổ chức phi lợi nhuận hoặc nếu khách hàng sử dụng khoản tiết kiệm cá nhân của mình để tài trợ cho dự án. Tuy nhiên, trong các trường hợp khác, thường có một số sự lung lạc. Hỏi họ cách họ đưa ra ngân sách và quy trình ra quyết định. Điều này có thể tiết lộ các vấn đề cơ bản của họ: có thể họ không kiếm đủ doanh thu, có thể họ không có khả năng điều chỉnh ngân sách hoặc họ muốn xem kết quả trước tiên trước khi họ đầu tư nhiều hơn. Biết điều này cho phép bạn trả lời họ một cách thích hợp.
  2. "Các freelancer khác đang báo giá một số tiền thấp hơn." Bạn có thể nói với khách hàng rằng bạn hiểu rằng mức giá của bạn cao hơn một chút so với những người khác, nhưng đó là vì có một lý do rất tốt — lợi ích mà bạn cung cấp. Để chứng minh rằng bạn là sự đầu tư tốt hơn, bạn sẽ cần đề cập đến những thành tích của mình, chẳng hạn như kết quả cụ thể mà bạn đã đạt được cho các doanh nghiệp khác, cũng như các kỹ năng và trải nghiệm độc đáo mà bạn có.

Liệt kê các phản ứng có thể xảy ra khác mà bạn có thể nghĩ đến và sau đó tham khảo tất cả công việc chuẩn bị mà bạn đã thực hiện cho đến nay để xem chúng hữu ích như thế nào trong việc đối phó với những phản đối đó.

Hãy nhớ rằng: Khi khách hàng của bạn có bất kỳ phản đối nào, tốt nhất là giải quyết những phản đối này và trấn an khách hàng của bạn thay vì chỉ đưa ra một tuyên bố phản đối. Hiểu rằng những phản đối của họ có vẻ thực tế và hợp lệ đối với họ, ngay cả khi bạn đã thu thập tất cả bằng chứng bạn cần để chứng minh rằng bạn là một đầu tư tốt.

Niềm tin đến từ sự chuẩn bị

Không phải tất cả các freelancer đều đủ tự tin để chứng minh cho việc tăng lương từ khách hàng hoặc tính phí trên mức trung bình và điều đó hoàn toàn bình thường. Nhưng một khi bạn thực hiện các bài tập trên, bạn sẽ không chỉ sẵn sàng với tất cả thông tin mà khách hàng của bạn sẽ cần để đưa ra quyết định có lợi cho bạn, mà bạn cũng sẽ nhắc nhở bản thân về mọi thứ khiến bạn trở thành một freelancer quý giá. Với tất cả sự chuẩn bị này, bạn có thể bước vào cuộc thảo luận đó một cách bình tĩnh, tự tin và sẵn sàng.

Nguồn tài nguyên

Graphic Credit: Biểu tượng bắt tay được thiết kế bởi irene hoffman từ Noun Project.




Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.