Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Outlook
Business

Cách bảo vệ email Outlook với mật khẩu mạnh mẽ và cài đặt bảo mật

by
Difficulty:IntermediateLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Use OneNote With Your Outlook Calendar
How to Add a Professional Outlook Email Signature Quickly

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Na Dang (you can also view the original English article)

Nếu bạn giống như hầu hết chúng tôi, tài khoản email Outlook của bạn có đầy những thông tin cá nhân quan trọng và doanh nghiệp quan trọng. Điều xấu nhất có thể xảy ra là để người lạ truy cập tài khoản email của bạn — hoặc tệ hơn, để bị khóa tài khoản email Outlook của bạn mà không có cách nào để đăng nhập lại.

Dĩ nhiên là các hacker theo dõi được dữ liệu email của bạn. Chúng ta đọc về vi phạm dữ liệu mới mỗi ngày. Và thường thì những vi phạm dữ liệu đó đến bằng email. Bộ Y tế và Phòng Dịch vụ Nhân sinh Hoa Kỳ về quyền công dân giữ một danh sách các vi phạm thông tin y tế. Vào tháng 7 năm 2018, danh sách này liệt kê 22 vụ vi phạm ảnh hưởng đến hàng nghìn cá nhân. Trong số 22 vi phạm đó, bảy vụ (hoặc gần một phần ba) liên quan đến email.

May mắn thay, có một số biện pháp bảo mật Outlook mà bạn có thể thực hiện để bảo vệ email Outlook của mình. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn những điều cần biết về bảo mật Outlook. Tìm hiểu cách chọn mật khẩu mạnh và giữ chúng an toàn. Tìm hiểu cách sử dụng các cài đặt bảo mật Outlook. Và cuối cùng, khám phá một số thực tiễn tốt nhất về bảo mật email của Microsoft như cách thiết lập xác thực người dùng.

Guide to Inbox Zero Mastery (Tải xuống sách điện tử miễn phí)

Trước khi chúng ta tìm hiểu cách bảo mật email Microsoft Outlook, hãy xem xét một phần quan trọng khác trong việc quản lý tài khoản email Outlook của bạn. Sách điện tử miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery được đóng gói với các chiến lược tổ chức hộp thư đến và các thủ thuật để quản lý tất cả email đến của bạn hiệu quả hơn.

Take back your inbox

Bây giờ chúng ta hãy đi sâu vào hướng dẫn về bảo mật email của Microsoft.

Các phương pháp hay nhất về email cơ bản để bảo mật mạnh

Bước đầu tiên trong việc bảo mật email Outlook của bạn là đưa vào một số thực tiễn tốt nhất về bảo mật email. Những thực tiễn này áp dụng cho hầu hết các phần mềm email bao gồm cả Microsoft Outlook.

Cảnh báo: Tôi không phải là chuyên gia an ninh thông tin. Bài đăng này dựa trên việc tổng hợp các thực tiễn tốt nhất được đề xuất và trải nghiệm của riêng tôi với tư cách là người dùng email Outlook.

Dưới đây là sáu cách bạn có thể giúp bảo vệ tài khoản email Outlook của mình:

1. Sử dụng mật khẩu

Trừ khi bạn đang sử dụng Outlook trên máy chủ trao đổi của Microsoft, bạn có thể đặt Outlook nhắc bạn nhập mật khẩu mỗi lần mở nó (xem hướng dẫn bên dưới). Một lời nhắc mật khẩu xuất hiện tự động cho một tài khoản Outlook.com sau khi bạn thiết lập và đăng ký Outlook.com. Nhưng bạn có thể muốn đặt mật khẩu riêng biệt cho Outlook, là một phần của Office 365.

Lưu ý: Nếu bạn đang truy cập email Outlook của bạn tại cơ quan hoặc ở trường, bạn có thể đang ở trên máy chủ trao đổi Microsoft. Liên hệ với quản trị viên hệ thống của bạn để biết cách thay đổi mật khẩu của bạn.

2. Chọn mật khẩu mạnh

Khi chọn mật khẩu cho MS Outlook hoặc tài khoản Microsoft của bạn, hãy đảm bảo chọn mật khẩu mạnh. Tránh các mật khẩu có thể dễ đoán như tên của bạn bè, thành viên trong gia đình hoặc thú nuôi. Sinh nhật, địa chỉ và số điện thoại cũng không phải là lựa chọn tốt cho mật khẩu vì thông tin đó có thể có sẵn ở nơi khác.

Khi nói đến mật khẩu, những mật khẩu dài hơn càng khó để những kẻ xâm nhập đoán biết. Những mật khẩu tốt nhất bao gồm kết hợp chữ hoa và chữ thường, số và ký hiệu. Hãy tránh xa các trình tạo mật khẩu độc lập, mà đôi khi đưa vào các bên có tiếng xấu để truy cập thông tin mật khẩu.

Ngoài ra, hãy đảm bảo mật khẩu Outlook của bạn khác với các mật khẩu khác của bạn. Nếu bên thứ ba có quyền truy cập vào tài khoản của bạn, thì bạn sẽ không muốn họ có quyền truy cập vào tất cả tài khoản của mình.

Đây là nguồn tài nguyên tuyệt vời để giúp bạn tìm hiểu thêm về mật khẩu:

3. Lưu mật khẩu an toàn

Khi bạn đã chọn mật khẩu mạnh, hãy nhớ lưu trữ mật khẩu một cách an toàn. Trình quản lý mật khẩu trực tuyến như Dashlane, Keeper hoặc Sticky Password là các tùy chọn tốt để giữ mật khẩu của bạn tránh xa những con mắt tò mò. Đảm bảo chọn mật khẩu mạnh và đáng nhớ cho trình quản lý mật khẩu của bạn — bạn sẽ phải nhớ mật khẩu này. Dưới đây là một số trình quản lý mật khẩu và hướng dẫn khác về cách sử dụng chúng:

Dù bạn làm gì, đừng giữ mật khẩu của bạn trên tờ giấy ghi chú và dính nó vào máy tính xách tay của bạn, đặc biệt là nếu bạn làm việc trong một không gian chung. Ngoài ra, không giữ thông tin mật khẩu trong một danh sách trong tài liệu Word hoặc Excel trên PC của bạn trừ khi tài liệu đó được bảo vệ bằng mật khẩu. Nếu máy tính của bạn bị đánh cắp, bạn sẽ không muốn kẻ trộm tìm thấy tất cả các thông tin mật khẩu của bạn cùng một lúc!

4. Thay đổi mật khẩu định kỳ

Các chuyên gia không tán thành về việc liên tục thay đổi mật khẩu của mình, nhưng họ tán thành rằng đôi khi việc thay đổi mật khẩu có thể ngăn người khác sử dụng tài khoản của bạn. Bằng cách đó, nếu ai đó nắm giữ mật khẩu của bạn, có khả năng là thông tin họ đã nhận không phải là mới nhất. Tất nhiên, việc thay đổi mật khẩu của bạn không thay thế cho việc chọn một mật khẩu mạnh.

Bạn không chỉ cần thay đổi mật khẩu hộp thư đến Outlook của mình thường xuyên, nếu bạn đang sử dụng Office 365, thì bạn cũng nên cập nhật mật khẩu tài khoản Microsoft của mình thường xuyên. Mật khẩu tài khoản Microsoft của bạn rất quan trọng vì đó là chìa khóa để sử dụng tất cả các sản phẩm Microsoft của bạn bao gồm Outlook, Word, Excel, PowerPoint, v.v.

5. Thêm xác minh hai bước

Xác minh hai bước là một loại xác thực người dùng sử dụng hai hình thức nhận dạng để xác nhận danh tính của bạn. Các hình thức nhận dạng có thể bao gồm địa chỉ email hoặc số điện thoại của bạn.

Xác minh hai bước được sử dụng khi bạn cố gắng thực hiện các tác vụ nhạy cảm như đặt lại mật khẩu cũng như khi bạn cố gắng truy xuất Account information của mình. Thông thường mã được gửi đến điện thoại hoặc email của bạn. Để truy cập tài khoản của bạn, bạn cần nhập mã cũng như mật khẩu của mình. Mục đích của xác minh hai bước là để ngăn người khác truy cập hoặc thay đổi tài khoản của bạn.

6. Cập nhật Outlook (và Trình duyệt của bạn)

Cập nhật phần mềm là một phần quan trọng trong việc giữ an toàn cho dữ liệu của bạn. Cập nhật thường được xuất bản để tăng cường bảo mật phần mềm hoặc để khắc phục các vấn đề bảo mật phát sinh. Không cập nhật phần mềm Outlook của bạn và trình duyệt của bạn, bạn có thể khiến chúng dễ bị tổn thương.

Cách bảo vệ tài khoản email Outlook của bạn

Các bước trong phần này là dành riêng cho Outlook 365. Nếu bạn có phiên bản Outlook cũ hơn, hoạt động trên Outlook.com hoặc nếu bạn truy cập Outlook của mình thông qua máy chủ Microsoft Exchange, thì các bước này có thể không phù hợp cho bạn.

Bước 1. Đặt Mật khẩu cho Hộp thư đến Outlook của bạn

Bạn có biết rằng bạn có thể cài đặt Outlook để nhắc bạn nhập mật khẩu mỗi khi bạn mở nó không? Đây là việc cần làm:

Bắt đầu với MS Outlook mở và nhấp vào tab File ở bên trái hộp thư đến:

Open Outlook inbox
Sử dụng tab File để truy cập vào cửa sổ Account information.

Cửa sổ Account information Outlook xuất hiện:

Outlook Account Information Window
Chọn Account Settings > Account Settings.

Nhấp vào nút Account Settings và chọn lại Account Settings từ trình đơn thả xuống. Hộp thoại Account Settings hiển thị:

Account Settings dialog box
Chọn tập tin hộp thư đến (inbox.pst) từ tab Data Files trên hộp thoại Account Settings.

Chọn tab Data Files. Bạn sẽ thấy các loại tập tin dữ liệu Outlook khác nhau (tập tin .pst) bao gồm tập tin lưu trữ và tập tin hộp thư đến. Để Outlook nhắc bạn nhập mật khẩu khi bạn mở hộp thư đến, hãy bấm đúp vào tập tin dữ liệu hộp thư đến. Hộp Outlook Data File xuất hiện:

Outlook Data File box
Chọn nút Change Password.

Nhấp vào nút Change Password. Tại dấu nhắc, gõ mật khẩu mới của bạn hai lần và bấm OK. Nhấn OK lần nữa.

Lưu ý: Nếu bạn hiện chưa thiết lập mật khẩu hộp thư đến, hãy để trống khoảng trống phần mật khẩu cũ của bạn.

Quan trọng: Microsoft sẽ không thể truy xuất mật khẩu này cho bạn nếu bạn mất nó, vì vậy hãy chắc chắn lưu nó vào một nơi an toàn.

Bước 2. Thay đổi mật khẩu của bạn

Mật khẩu phải được cập nhật thường xuyên. Trong phần này tôi sẽ hướng dẫn bạn cách cập nhật mật khẩu cho hộp thư đến Outlook và mật khẩu cho tài khoản Microsoft của bạn.

1. Cách thay đổi mật khẩu hộp thư đến, hộp thư đi

Khi bạn đã tạo mật khẩu cho hộp thư đến của mình, bạn cần cập nhật nó thường xuyên. Từ cửa sổ Account information của Outlook, chọn Account Settings > Accounting Setting. Hộp thoại Account Settings xuất hiện:

Account Settings dialog box
Sử dụng hộp thoại Account Settings để thay đổi mật khẩu của bạn.

Chọn tab Data Files. Nhấp đúp vào tập tin dữ liệu hộp thư đến (inbox.pst). Hộp Outlook Data File xuất hiện:

Outlook Data Files box
Sử dụng nút Change Password để đặt mật khẩu mới cho hộp thư đến Outlook của bạn.

Nhấp vào nút Change Password. Tại dấu nhắc, nhập mật khẩu hiện tại của bạn vào trường Old password. Nhập mật khẩu mới của bạn vào trường New password và một lần nữa trong trường Verify password.

Lưu ý: Đảm bảo giữ mật khẩu này ở nơi an toàn để bạn có thể truy cập mật khẩu nếu cần. Microsoft không giữ thông tin này và không thể truy xuất thông tin nếu bạn mất nó.

Khi bạn đã nhập xong mật khẩu mới, bấm OK và sau đó Close. Bạn vừa thay đổi mật khẩu của mình.

2. Cách thay đổi mật khẩu cho tài khoản Microsoft của bạn

Bạn không chỉ nên thay đổi mật khẩu cho hộp thư đến Outlook của bạn, nếu bạn đang sử dụng Outlook với Office 365, thì bạn cũng nên thay đổi mật khẩu tài khoản Microsoft của bạn một cách thường xuyên.

Để thay đổi mật khẩu Tài khoản Microsoft của bạn, hãy đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn. Nhấp vào biểu tượng hồ sơ người dùng của bạn ở góc trên bên phải. Từ trình đơn thả xuống, chọn View Microsoft account. Thông tin tài khoản Microsoft của bạn sẽ hiển thị.

Nhấp vào tùy chọn Security từ menu trên đầu màn hình. Cửa sổ Security basics xuất hiện:

Microsoft account information
Mật khẩu bạn thay đổi ở đây sẽ dành cho toàn bộ tài khoản Microsoft của bạn.

Nhấp vào nút Change Password. Bạn sẽ được nhắc xác minh danh tính của mình bằng email hoặc văn bản. Làm theo hướng dẫn để xác minh danh tính của bạn. Bạn sẽ thấy màn hình Change your password:

Microsoft Change your password screen
Nhập mật khẩu hiện tại của bạn một lần. Sau đó nhập mật khẩu mới hai lần.

Nhập mật khẩu hiện tại của bạn vào trường trên cùng. Nhập mật khẩu mới vào hai trường bên dưới.

Lưu ý hộp kiểm bên cạnh các dòng Make me change my password every 72 days. Nếu bạn đánh dầu vào ô này, bạn sẽ được nhắc thay đổi mật khẩu của mình sau 72 ngày. Chọn hộp này có thể là một ý tưởng hay nếu bạn gặp khó khăn khi nhớ thay đổi mật khẩu của mình.

Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Save để lưu các thay đổi của bạn.

Bước 3. Kiểm tra cài đặt bảo mật của bạn

Trong khi bạn đang ở trên màn hình Security basics, bạn nên kiểm tra cài đặt bảo mật của Microsoft. Nhấp vào nút Update Info để xem cài đặt bảo mật tài khoản Microsoft hiện tại của bạn. Các cài đặt này rất quan trọng vì nó xác định cách Microsoft xác minh danh tính của bạn. Đây là cửa sổ Security Settings của Microsoft:

Microsoft Security Settings window
Xác minh rằng thông tin trên màn hình này là chính xác.

Đảm bảo rằng thông tin được hiển thị là chính xác. Nếu sai, hãy sử dụng liên kết Remove để xóa thông tin không chính xác. Nhấp vào liên kết Add security info để thêm thông tin mới hoặc cập nhật.

Bước 4. Thiết lập xác minh hai bước

Bạn cũng có thể sử dụng cửa sổ Security Settings để thiết lập quy trình xác minh hai bước cho tài khoản Microsoft của mình. Nhấp vào liên kết more options trong văn bản ở cuối màn hình. Bạn sẽ thấy cửa sổ Additional security options:

Additional security options window
Bạn có thể thiết lập xác minh hai bước cho tài khoản Microsoft của mình.

Như bạn có thể thấy, có một số tùy chọn bảo mật có sẵn. Đối với hướng dẫn này, chúng tôi muốn tập trung vào xác minh hai bước. Đây là một sự nhận diện tốt bảo vệ an toàn cho hầu hết người dùng. Nhấp vào liên kết Set up two-step verification để bắt đầu quá trình.

Hệ thống sẽ hướng dẫn bạn qua quá trình thiết lập bảo vệ này theo tình hình cụ thể của bạn. Hãy chắc chắn đọc kỹ từng màn hình và làm theo hướng dẫn như đã cho.

Bước 5. Kiểm tra và cài đặt bản cập nhật MS Outlook mới nhất

Cài đặt cập nhật phần mềm thường bị bỏ qua, nhưng nó là một phần quan trọng trong việc giữ an toàn cho tài khoản của bạn. Để đảm bảo rằng bạn đang sử dụng phiên bản Outlook mới nhất (và phần mềm MS Office khác), hãy chuyển đến cửa sổ Account information của Outlook. Từ ngăn dẫn hướng bên trái, hãy bấm vào Office Account. Cửa sổ Product Information của Microsoft hiển thị:

Product Information
Vì Outlook đi kèm trong MS Office, do đó, Outlook sẽ được cập nhật khi bạn cập nhật Office.

Như bạn thấy, cửa sổ này bao gồm thông tin về phần mềm Outlook của bạn, bao gồm cả phiên bản hiện tại. Để cập nhật Outlook, hãy nhấp vào nút trên cùng bên cạnh Office Updates. Một trình đơn thả xuống sẽ hiển thị:

Drop-down Update menu
Sử dụng trình đơn thả xuống để cập nhật MS Office nếu có bản cập nhật.

Một số tùy chọn cập nhật hiển thị. Với mục đích của hướng dẫn này, tôi sẽ chọn Update Now. Nếu phiên bản Office của bạn đã cập nhật, bạn sẽ nhận được thông báo nhắc rằng You’re up to date!

Mắt khác, hệ thống sẽ cố gắng cập nhật các ứng dụng Microsoft Office của bạn, bao gồm cả Outlook. Nếu bạn đã mở ứng dụng Office trên máy của mình, bạn có thể được nhắc đóng chúng lại:

Close open apps
Nếu bạn đã mở bất kỳ ứng dụng Microsoft Office nào, bạn cần phải đóng chúng trước khi có thể cập nhật MS Office.

Làm theo các hướng dẫn trên lời nhắc. Bạn có thể được yêu cầu khởi động lại máy tính của mình. Các ứng dụng Microsoft của bạn sẽ được cập nhật tự động.

Đừng quên cập nhật trình duyệt của bạn thường xuyên.

Tìm hiểu thêm về cách sử dụng email hiệu quả

Cho dù bạn là chủ doanh nghiệp hay chuyên gia kinh doanh, email là một công cụ giao tiếp quan trọng. Điều quan trọng là phải đảm bảo email của bạn chuyên nghiệp nhất có thể. Những hướng dẫn này có thể giúp:

Nếu bạn muốn trở nên tốt hơn khi sử dụng MS Outlook, hãy xem phần còn lại của Hướng dẫn Outlook tiện dụng của chúng tôi trong loạt bài: What Is MS Outlook? (Pro Email Software Tool).

Để quản lý hộp thư email của bạn tốt hơn và giữ cho các email đến của bạn được sắp xếp, đừng quên đăng ký nhận bản tin của TheTuts Business và tải Sách điện tử miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Nó đi kèm với các chiến lược tổ chức hộp thư đến và các thủ thuật tuyệt vời để quản lý tất cả email đến của bạn hiệu quả hơn.

Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery

Bảo vệ tài khoản email Outlook của bạn ngay hôm nay

Bây giờ bạn đã biết một số biện pháp bảo mật Outlook mà bạn có thể thực hiện, bạn đã sẵn sàng để bảo vệ email Outlook của mình. Bạn đã học được cách chọn mật khẩu mạnh và cách sử dụng cài đặt bảo mật Outlook. Chúng ta cũng đã thảo luận các phương pháp hay nhất về bảo mật email như cách thiết lập xác thực người dùng và hơn thế nữa.

Tài khoản email Outlook của bạn là một phần quan trọng trong cách bạn điều hành doanh nghiệp của mình. Hãy chắc chắn tận dụng tối đa các phương pháp hay nhất về bảo mật của Outlook.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.