Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft
Business

15+ Quick Tip & Trick dành cho Email Outlook để tiết kiệm thời gian cho năm 2019

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Caitlyn Cat Tien (you can also view the original English article)

Đối với nhiều người trong chúng ta, email chiếm rất nhiều thời gian. Ước tính thời gian chúng ta sử dụng cho email ở mỗi người mỗi khác. Nhưng điểm mấu chốt là thời gian của bạn rất quý giá. Thậm chí, nếu bạn có thể tiết kiệm chỉ một chút thời gian ở rất nhiều nhiệm vụ, thì những thời gian đó có thể rất nhiều.

Outlook tip email signature
Một Tip hữu ích của MS Outlook là sử dụng chữ ký email của Graphic Outlook để tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách hàng. Envato Elements có hàng trăm mẫu email đồ họa.

Cải thiện năng suất Microsoft Outlook của bạn và bạn sẽ thấy mình làm việc hiệu quả hơn. Cho dù bạn muốn trở thành một chuyên gia về Outlook hay chỉ muốn tiết kiệm thời gian, thì bạn sẽ đánh giá cao các Tip tiết kiệm thời gian của Outlook trong hướng dẫn này. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chia sẻ 16 Tip tiết kiệm thời gian dành cho Outlook mà bạn sẽ không muốn bỏ qua.

Tìm hiểu cách quản lý email của bạn tốt hơn với eBook miễn phí của chúng tôi

Trước khi chúng ta đi sâu vào danh sách các Tip cho Outlook của mình, tôi muốn giới thiệu đến bạn một tài nguyên miễn phí mà chúng tôi có có thể giúp bạn có một hộp thư email ít lộn xộn hơn. The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery được tích hợp các chiến lược tổ chức hộp thư đến và các Tip xuất sắc để quản lý tất cả email đến của bạn hiệu quả hơn.

Guide to Inbox Zero Mastery

Tiếp theo, hãy khám phá một số Tip & Trick cho Outlook sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

1. Đầu tiên, bảo mật tài khoản email Outlook của bạn

Bảo vệ tài khoản email của bạn là một trong những trình tiết kiệm thời gian quan trọng nhất trong danh sách các Tip về Outlook của chúng tôi. Tài khoản email của bạn rất quan trọng vì thông tin cá nhân (như bảng sao kê tài khoản ngân hàng, hóa đơn, mật khẩu, v.v.) thường được gắn với email của bạn. Nếu người khác truy cập vào tài khoản email của bạn và kết quả là có thể truy cập mật khẩu hoặc dữ liệu tài chính, bạn thực sự có thể mất hàng giờ để cố gắng hoàn tác thiệt hại đó.

Outlook tip secure your email
Đặt mật khẩu an toàn là một phần quan trọng trong việc bảo mật email Outlook của bạn.

Đây là một trường hợp trong đó hành vi chống lại tốt nhất là phòng thủ tốt. Bảo vệ Email Outlook của bạn bằng cách tận dụng các biện pháp bảo mật của Outlook có thể ngăn ngừa các sự cố trong tương lai. Tìm hiểu về bảo mật Outlook trong hướng dẫn này:

2. Bảo vệ email Outlook bằng cách sao lưu chúng

Nếu bạn đã vô tình xóa hoặc làm thất lạc một email quan trọng, bạn sẽ biết rằng điều đó có thể gây bất tiện (và đôi khi đáng xấu hổ) như thế nào. Ngoài ra, nếu bạn mất quyền truy cập vào email Outlook của mình, bạn cũng sẽ mất quyền truy cập vào các thư email được lưu trữ trong đó - trừ khi bạn có bản sao lưu.

May mắn thay, sao lưu email của bạn trong MS Outlook dễ dàng hơn hầu hết mọi người có thể nghĩ đến. Để khám phá sáu phương pháp khác nhau để sao lưu email Outlook của bạn, hãy xem bài viết sau:

3. Tạo ấn tượng với các liên hệ của bạn với một chữ ký email chuyên nghiệp

Email của bạn có thể tạo ấn tượng mạnh mẽ với các liên hệ của bạn. Trên thực tế, đôi khi email của bạn định nghĩa ấn tượng đầu tiên mà khách hàng tiềm năng có về bạn. Và sự xuất hiện của email của bạn đóng một vai trò to lớn về những gì người khác có thể nghĩ về bạn. Một cách để làm cho thông điệp email của bạn hấp dẫn hơn là thêm chữ ký email chuyên nghiệp. Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn từng bước ở đây:

4. Tiết kiệm thời gian với các phím tắt dễ dàng

Không có danh sách các Tip & Trick cho Outlook nào được hoàn thành mà không bao gồm các phím tắt. Giống như hầu hết các công cụ phần mềm khác, bạn có thể bỏ qua hệ thống menu và sử dụng phím tắt cho các tác vụ thông thường. Thông thường, nếu bạn đang ở giữa việc gõ một email, thì sử dụng bàn phím sẽ nhanh hơn so với việc mở menu và đôi khi là menu con. Trong bài viết về các phím tắt trên bàn phím cho Outlook, chúng tôi xem xét hơn 25 phím tắt cho các tác vụ phổ biến của Outlook:

5. Giữ hộp thư đến gọn gàng với lệnh Clean Up

Quick Tip Outlook tiếp theo này giải quyết một vấn đề phổ biến trong các cuộc hội thoại email (còn được gọi là chuỗi email). Nếu một chuỗi email diễn ra rất lâu, có khả năng bạn sẽ có với rất nhiều thư bao gồm các thư khác. Những thư thừa này có thể chiếm dung lượng trong hệ thống email Outlook của bạn, đặc biệt nếu email của bạn gần đầy hoặc nếu một số email có tập tin đính kèm. Khắc phục sự cố này nhanh chóng bằng cách sử dụng công cụ Clean Up của Microsoft Outlook. Hướng dẫn dưới đây mô tả cách sử dụng công cụ Clean Up

6. Tạo quy tắc cho Hộp thư đến của bạn bằng cách làm chủ MS Outlook Rules

Một cách quan trọng để tăng năng suất Microsoft Outlook của bạn là sử dụng công cụ MS Outlook Rules. Các quy tắc có thể giúp bạn tự động sắp xếp email vào các thư mục phù hợp, gắn cờ một số thư nhất định, phát âm thanh khi nhận được tin nhắn - và nhiều hơn nữa. Khám phá cách sử dụng các quy tắc trong các hướng dẫn sau:

7. Sử dụng thư trả lời tự động

Nếu bạn giao dịch với khách hàng hàng ngày qua email, hãy cho họ biết phải liên hệ với ai khi bạn ra khỏi văn phòng có thể là một ý tưởng hay. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn cung cấp hỗ trợ kỹ thuật hoặc hỗ trợ khách hàng khác qua email. Để cho khách hàng của bạn biết sẽ liên hệ với người nào khi bạn vắng mặt, bạn có thể thiết lập một thư trả lời tự động. Hướng dẫn và video này sẽ chỉ cho bạn biết cần phải làm gì:

8. Lên lịch một tin nhắn để gửi đi trong tương lai

Bạn có biết rằng bạn có thể lên lịch gửi email để gửi trong tương lai không? Đây là một trong những thủ thuật Outlook thú vị nhất hiện có và có thể chứng minh là thực sự hữu ích.

Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn muốn gửi báo cáo trạng thái email cho sếp của bạn vào ngày mai để nó vào hộp thư đến email của họ vào buổi sáng. Vấn đề duy nhất là bạn không bắt đầu làm việc cho đến 9:00 sáng và sếp của bạn đến vào lúc 7:00 sáng. Với tính năng Future Delivery , chỉ cần viết tin nhắn vào đêm hôm trước và lên lịch để gửi vào lúc 6:45 sáng.

Để sử dụng Tip này, hãy viết email như bình thường. Trước khi bạn gửi tin nhắn, bấm vào Options > Delay Delivery. Hộp thoại Properties xuất hiện

outlook tip for scheduling future delivery

Trong Delivery Options, bạn sẽ thấy ô đánh dấu bên cạnh Do not deliver before. Chọn ô này để bật tính năng. Sau đó chọn ngày và giờ mà bạn muốn thư không thể được gửi trước đó. Đóng ô Properties và gửi tin nhắn như bình thường.

9. Tìm hiểu bí mật của việc gửi các tập tin lớn

Outlook giới hạn kích thước tập tin đính kèm ở mức 20 MB. Điều này chính xác cho dù bạn đang đính kèm một tập tin có dung lượng trên 20 MB hay nhiều tập tin có dung lượng lớn hơn 20 MB.

Nếu bạn phải gửi một tập tin thực sự lớn, bạn có thể sẽ nghĩ rằng không có cách nào để làm điều đó với Outlook. Nhưng có nhiều cách để giới hạn kích thước sẽ cho phép bạn đưa (các) tập tin của mình đến người nhận dự định:

  1. Sử dụng thay đổi kích thước tự động của Outlook.
  2. Nén tập tin trước khi bạn gửi nó.
  3. Gửi tập tin qua Microsoft OneDrive.

Để biết hướng dẫn chi tiết về cách xử lý các tập tin lớn, hãy xem lại phần sau:

10. Lưu các mục Outlook vào máy tính để bàn hoặc thư mục của bạn

Trong tất cả các thủ thuật của Outlook, đây có thể là điều đáng ngạc nhiên nhất. Hoặc có lẽ tôi không bao giờ nghĩ sẽ làm điều đó. Bạn có biết rằng bạn có thể lưu các mục Outlook (tin nhắn email, cuộc hẹn trên lịch, thậm chí danh bạ) vào máy tính để bàn của bạn không?

Để bắt đầu, hãy mở mục bạn muốn lưu. Trong ví dụ này tôi đang sử dụng một cuộc hẹn lịch. Sau đó nhấp vào tùy chọn menu File ở đầu màn hình Outlook:

Save items to desktop or folder

Trên màn hình tiếp theo, chọn tùy chọn Save As từ bảng điều khiển bên trái.

save item to desktop or folder

File Explorer mở ra và bạn có thể xác định nơi lưu mục Outlook của mình. Tôi cũng thường thay đổi định dạng thành .txt trên màn hình này.

11. Lưu một email dưới dạng tập tin PDF

Bạn có cần giữ một bản sao cứng của một email quan trọng cho các tập tin của mình, nhưng hiện tại không có quyền truy cập vào máy in? Tại sao không tạo một tập tin PDF? Khi bạn đã chuyển đổi email của mình thành PDF, bạn có thể chuyển nó sang lưu trữ đám mây OneDrive (hoặc lưu trữ đám mây khác). Sau này, khi bạn có quyền truy cập vào máy in, bạn có thể truy cập tập tin từ đám mây và in nó ra.

Trang web Microsoft Support có các hướng dẫn từng bước để giúp bạn xuất tin nhắn của mình sang PDF.

12. Sử dụng OneNote

Hầu hết mọi người biết Microsoft OneNote là một ứng dụng ghi chú hữu ích. Và với điều đó, một Tip về Outlook mà hầu hết mọi người không biết về cặp đôi OneNote và Outlook. Có một cách hợp lý để tạo biên bản cuộc họp. Tìm hiểu hack OneNote / Outlook này và các Tip khác về cách sử dụng hai công cụ cùng nhau trong bài học này:

13. Trở thành Chuyên gia lịch Outlook

Hoặc ít nhất là bắt đầu sử dụng lịch Outlook. Khi bạn nghĩ về Outlook, bạn có thể nghĩ về email. Nhưng có rất nhiều thứ hơn nữa đối với Outlook. Một trong những Tip Microsoft Outlook tốt nhất tôi có thể cung cấp cho bạn là chỉ cho bạn cách làm chủ lịch Outlook. Bạn sẽ không chỉ có thể theo dõi các cuộc họp, cuộc hẹn và nhiệm vụ mà bạn còn có thể sử dụng lịch của mình để tạo một To Do List.

Bắt đầu sử dụng lịch hiệu quả hơn bằng cách nghiên cứu hướng dẫn này:

14. Thiết lập nhiều múi giờ cho lịch

Nếu bạn là một nhân viên làm việc remote như tôi, có khả năng bạn đã có đồng nghiệp ở các múi giờ khác nhau. Theo dõi tất cả những khác biệt múi giờ có thể rất khó khăn. Quick Tip tiếp theo này dành cho Outlook có thể hữu ích. Bạn có thể hiển thị tối đa ba múi giờ trên Outlook Calendar của mình.

Nó sẽ dễ dàng hơn bạn nghĩ. Bắt đầu với lịch Outlook của bạn mở. Nhấp vào tab File. Từ cửa sổ Account information, chọn Options. Hộp thoại Outlook Options xuất hiện. Chọn Calendar từ bảng bên trái. Bên dưới Time Zones, bạn sẽ thấy rằng bạn có tối đa ba tùy chọn:

set up multiple time zones for calendar

Nhập tên cho từng múi giờ bạn muốn thêm vào trường Label. Sử dụng danh sách thả xuống ở bên phải của mỗi trường Time Zone để chọn múi giờ bạn muốn hiển thị trên lịch Outlook của mình. Sau đó bấm OK.

Outlook calendar with three time zones

Bạn sẽ thấy lịch hiện có ba múi giờ hiển thị cạnh nhau. Bạn sẽ không bao giờ bị nhầm lẫn múi giờ nữa.

15. Tạo một ghi chú kỹ thuật số

Một trong những Tip yêu thích khác của tôi khi sử dụng Outlook là tạo ghi chú kỹ thuật số từ bên trong Outlook. Điều thú vị về ghi chú kỹ thuật số là nó sẽ không bị bong ra và bị mất.

Để tạo ghi chú kỹ thuật số Outlook, hãy sử dụng phím tắt CTRL + SHIFT + N. Ghi chú kỹ thuật số của bạn sẽ trông giống như thế này:

Outlook digital sticky note

Một điều tuyệt vời là ghi chú kỹ thuật số vẫn ở trên máy tính để bàn của bạn ngay cả khi bạn đóng Outlook.

15. Cho các ngân sách eo hẹp thì vẫn có Outlook.com

Outlook.com là một thay thế miễn phí, dựa trên đám mây cho email Microsoft Outlook. Mặc dù hai chương trình tương tự nhau, nhưng chúng không hoàn toàn giống nhau. Ví dụ: Outlook.com có quảng cáo hiển thị. Cũng không có hỗ trợ kỹ thuật cho Outlook.com. Chúng cũng có những khác biệt khác.

Nếu bạn cần một hệ thống email và bạn không đủ ngân sách cho MS Office, Outlook.com có thể là một lựa chọn tốt. Để so sánh giữa Outlook và Outlook.com, hãy đọc bài viết này:

Tìm hiểu thêm về email

Bạn vừa học được một số Tip & Trick tuyệt vời cho Outlook sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Nhưng khi nói đến email, có rất nhiều thứ để tìm hiểu. Ví dụ, bạn có thể học cách viết email tốt hơn. Dưới đây là một số hướng dẫn để giúp bạn hiểu:

Tìm hiểu thêm về cách tối ưu hóa hộp thư đến của bạn

Một Tip email không dành riêng cho Outlook mà tôi có là tối ưu hóa hộp thư đến của bạn. Sắp xếp các thư mục và danh mục để chúng làm việc cho bạn. Chúng tôi đã có một tài nguyên sẽ giúp bạn thực hiện điều đó. Để có hướng dẫn đầy đủ về cách tổ chức hộp thư đến email của bạn, hãy đăng ký nhận bản tin Tuts+ Business và tải eBook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery.

Free email ebook

Sử dụng Quick Tip Microsoft Outlook của chúng tôi để tiết kiệm thời gian

Biết cách sử dụng hiệu quả Outlook có thể tăng năng suất của bạn. Bây giờ bạn đã có danh sách một số Tip & Trick cho Outlook tốt nhất của chúng tôi và bạn đã sẵn sàng để bắt đầu tiết kiệm thời gian. Chọn ra một hoặc nhiều Tip và bắt đầu sử dụng chúng ngay hôm nay nhé.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.