Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Communication
Business

Vấn đề nhân sự ở doanh nghiệp nhỏ: Làm thế nào để giao tiếp tốt hơn với các nhân viên

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
How to Make a Great Employee Training Plan (For Small Business)
What Are the Important HR Requirements for Small Business?

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Giang Nam (you can also view the original English article)

Trong thế giới kinh doanh, giao tiếp là một vấn đề phổ biến. Trong cuộc khảo sát được công ty đào tạo Fierce Inc. thực hiện, có 86% người phản hồi đã đổ lỗi cho những thất bại trong công việc là do thiếu sự cộng tác hoặc giao tiếp không hiệu quả.

Vấn đề về giao tiếp trở nên to lớn hơn khi công ty phát triển và có nhiều nhân viên hơn, nhưng thậm chí kể cả các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể gặp phải những vấn đề. Khi bạn chỉ có một hoặc hai nhân viên, thì mọi việc chỉ cần duy trì đơn giản và không quá trang trọng, nhưng khi bạn có nhiều nhân viên hơn và bắt đầu tổ chức công ty thành nhiều nhóm có cơ cấu quản lý, thì bạn sẽ cần phải thật chú ý đến việc giao tiếp với các nhân viên của mình như thế nào – và việc họ giao tiếp với bạn và các nhân viên khác ra làm sao.

Trong bài này, chúng ta sẽ xem qua việc làm thế nào để giao tiếp hiệu quả với các nhân viên. Chúng ta sẽ bao quát những chiến lược để thông tin đến mọi người, cách truyền đạt những giá trị quan trọng của công ty, và những phương pháp tìm kiếm các phản hồi và giải quyết các mâu thuẫn. 

Chúng ta cũng xem qua một số các ví dụ thực tế để giúp minh họa cho các điểm quan trọng. Phần cuối bài, bạn sẽ có một số gợi ý vững chắc để cải thiện việc giao tiếp giữa các nhân viên trong doanh nghiệp nhỏ của mình.

Are you communicating well with your small business employees
Bạn có đang giao tiếp tốt với các nhân viên trong doanh nghiệp nhỏ của bạn? (nguồn đồ họa)

Đây là một phần trong loạt bài về nhân sự của doanh nghiệp nhỏ. Cùng theo dõi thêm những tư vấn về việc tuyển dụng, cách giữ lại các nhân tài giỏi nhất, cách đề nghị lương và các lợi ích mang tính cạnh tranh, cách xây dựng nền văn hóa đa dạng và bao hàm của công ty, và nhiều vấn đề khác nữa.

1. Thông tin đến mọi người

Khi công ty bạn mới bắt đầu hoạt động, việc để mọi người cùng chung một tư tưởng là rất dễ. Nhưng một khi công ty bạn bắt đầu phát triển và có nhiều đội nhóm, có thể làm việc ở những địa điểm khác nhau, thì việc này sẽ trở thành một thách thức thực sự trong việc thông tin cho tất cả nhân viên về những gì đang diễn ra ở các lĩnh vực khác của doanh nghiệp.

Ngay cả trong các công ty nhỏ, các phòng ban có thể hợp nhất thành "các xi lô", cùng với việc ít tiếp xúc giao tiếp giữa các bộ phận. Phần này xem xét một số cách để phá vỡ các rào cản và để thông tin được truyền đi khắp công ty.

Bản tin nhân viên 

Có lẽ cách đơn giản nhất để thông báo cho mọi người là gửi tin tức cập nhật qua email. Đây là một công cụ phổ biến - một cuộc khảo sát của Ragan cho thấy 60% các công ty gửi bản tin qua email ít nhất mỗi tuần một lần, và thậm chí có 14% công ty gửi email hàng ngày.

Lợi thế của việc này cho thấy đây là cách làm dễ dàng và đáng tin cậy để tiếp cận mọi người trong công ty, và cũng đơn giản là để tạo danh sách email cho một số nhóm nhân viên nào đó nếu bạn muốn phân đoạn các thứ. Mọi người liên tục kiểm tra email của họ, vì vậy có thể thư của bạn sẽ được đọc và bạn có thể dễ dàng sử dụng phần mềm để theo dõi mức độ tương tác giữa mọi người (tỷ lệ mở thư, tỷ lệ nhấp chuột, v.v.).

Mặt khác, email đại chúng hoàn toàn là một phương pháp giao tiếp từ trên xuống dưới, nó không có khả năng thúc đẩy các cuộc trò chuyện thú vị theo cách mà một số công cụ khác đang làm. Mọi người chỉ có thể trả lời riêng lẻ cho bạn hoặc họ có thể nhấn vào nút "Trả Lời Tất cả", có thể nhanh chóng tạo ra những chuỗi thư cồng kềnh, bị mắc kẹt trong hộp thư nếu như mọi người vượt quá giới hạn cho phép. Điều đó dẫn đến một vấn đề khác với email – cũng trong cuộc khảo sát đó của Ragan cho thấy 80% nhân viên than phiền về tình trạng quá tải email. Việc sử dụng email chỉ làm tăng thêm vấn đề, và có cơ hội thì nhân viên của bạn sẽ phớt lờ đi những tin nhắn ấy.

Để sử dụng email một cách hiệu quả, hãy cố gắng làm cho nó thật hấp dẫn và thú vị, cùng với một số lợi ích rõ ràng cho những người đọc nó - có thể là một món quà, một nguồn thông tin hữu ích, hoặc thông tin mà họ thực sự có thể sử dụng trong công việc của họ. Làm cho nó trông thật cuốn hút khi xem - hãy xem xét việc sử dụng một mẫu bản tin bằng email được thiết kế chuyên nghiệp:

Công cụ mạng nội bộ Intranet

Các mạng nội bộ của công ty đã tồn tại trong nhiều năm, và tiếc là rất nhiều trong số chúng trở thành các bãi tha ma vì hiếm khi được truy cập vào các tài liệu chính sách đã lỗi thời và các trang blog chưa đọc của đoàn thể công ty.

Nhưng vấn đề không phải như vậy. Nếu bạn thiết kế đúng cho nó và khiến nó đủ hấp dẫn, thì mạng nội bộ có thể là một cách tuyệt vời để tạo ra các cuộc hội thoại. Cơ bản là làm cho nó dễ sử dụng để mọi người có thể đăng những bình luận và các bài báo của chính mình, và trước tiên là để khuyến khích cho việc sử dụng, sau đó dần tạo ra một khối lượng tới hạn. Nếu như mọi người thấy các cuộc hội thoại thú vị đang diễn ra, thì họ sẽ biến nó thành một nơi để họ ghé thăm mỗi ngày. Nếu như thấy nội dung từ trên xuống dưới nhạt nhẽo, thì họ sẽ đánh dấu và hiếm khi quay trở lại.

Công ty phần mềm Dex Media, là một ví dụ, công ty này đã tạo ra một mạng nội bộ gọi là The Buzz, tại đây mọi người dễ dàng bình luận và đặt các câu hỏi. Vị Phó Chủ Tịch Truyền Thông Công Ty của họ đã nói với Interact Intranet như sau:

“Giờ đây, các nhân viên trong công ty đã có một tiếng nói và một nơi mà họ có thể chia sẻ những ý tưởng và cảm nghĩ của mình…Mọi người đang lập thành đội nhóm và các trang web dự án, bình luận về các bài viết và đặt các câu hỏi, và vì thế mà chúng tôi đang phát triển một nền văn hóa doanh nghiệp mang tính đương đại, tính kinh doanh, và tiên tiến hơn.”

Phần mềm đám mây và công nghệ trò chuyện

Nếu bạn không muốn đầu tư vào việc xây dựng một mạng nội bộ, bạn có thể đạt được hiệu quả tương tự với phần mềm đám mây và công nghệ trò chuyện.

Một ví dụ tại Envato Tuts+, chúng tôi có một đội ngũ trải khắp mọi nơi trên thế giới, từ Florida cho đến Thái Lan. Chúng tôi sử dụng ứng dụng Slack cho các cuộc trò chuyện thân mật được nhóm theo các chủ đề và các sở thích, và các ứng dụng web như TrelloBasecamp cho những dự án chính thức và hợp tác khác.  Mọi người cũng sử dụng Google Docs và những ứng dụng được đề nghị khác trên đám mây để chia sẻ thông tin một cách dễ dàng.

Tất nhiên có rất nhiều sự lựa chọn khác, vì vậy chỉ cần tìm kiếm những gì phù hợp cho việc kinh doanh của bạn và khuyến khích việc giao tiếp. Hãy xem qua các gợi ý sau:

Tài liệu hướng dẫn và đào tạo

Các buổi họp mặt và đào tạo cũng có thể giúp mọi người cập nhật được tình hình. Bạn có thể lên lịch các buổi tập huấn cho một nhân viên ở một nơi nào đó để giới thiệu ngắn gọn về những người khác. Ví dụ: nhân viên bán hàng có thể tổ chức một buổi huấn luyện cho những người có vai trò quản lý sản phẩm, nói với họ về phản hồi họ nhận được từ khách hàng tiềm năng và những xu hướng mà họ thấy được trong ngành. Ý tưởng đó có thể có giá trị đối với những người ít khi liên hệ trực tiếp với khách hàng và có thể góp phần vào sự phát triển của sản phẩm thành công hơn.

Có tài liệu hướng dẫn vững chắc về các chính sách của công ty là một công cụ giao tiếp quan trọng khác - nó có thể giúp nhân viên biết được cách làm thế nào để hoàn thành công việc mà không phải lãng phí thời gian vào việc hỏi han khắp nơi. Sổ tay nhân viên là một công cụ tuyệt vời cho việc này. Chúng tôi đã có các bài hướng dẫn về việc đào tạo và hướng dẫn sử dụng sổ tay nhân viên ở mục khác trong các loạt bài này:

2. Truyền tải các giá trị của công ty

Mỗi một công ty thành công đều có những giá trị và mục đích riêng của nó. Dù cho bạn có nói rõ ra hay không, thì chúng vẫn tồn tại - công ty của bạn tồn tại vì một mục đích cụ thể (ngoài việc kiếm tiền!), và bạn có cách làm kinh doanh nào đó khác biệt so với những người khác.

Quan trọng là tất cả nhân viên phải có cùng cách nghĩ về các giá trị và sứ mệnh của công ty, nhưng điều này có thể dễ dàng bị quên mất trong cuộc sống công việc hàng ngày - đặc biệt là khi công ty bạn bắt đầu phát triển.

Nếu bạn muốn truyền đạt các giá trị của mình một cách hiệu quả và xác thực, tất nhiên trước hết bạn cần phải thật rõ ràng về chúng. Nếu bạn cần trợ giúp về điều đó, hãy xem các hướng dẫn sau đây:

Sau đó hãy bắt đầu thực hiện những việc mà trong bài viết xuất sắc của Harvard Business Review này gọi là “bán thương hiệu từ bên trong”.

Điều mà tôi thích về ý tưởng này là việc nó khuyến khích các doanh nhân tiếp cận việc giao tiếp giữa các nhân viên giống như cách mà họ tiếp cận với việc tiếp thị bên ngoài. Sau cùng, các mục tiêu thì đều tương tự như với cả nhân viên và khách hàng: làm thúc đẩy quan điểm tích cực về thương hiệu công ty và đạt được mức độ cam kết và lòng trung thành cao hơn.

Các chủ doanh nghiệp thường cho rằng sự cam kết và lòng trung thành của nhân viên là điều hiển nhiên, hoặc có thể họ tin rằng điều này sẽ tự động đổi lại bằng việc trả lương, nhưng điều đó không đơn giản là như vậy. Khảo sát sau khi điều tra cho thấy phần lớn lực lượng lao động bị tách ra khỏi công việc của họ và lên kế hoạch rời bỏ công việc của mình. Đối với nhân viên, cũng giống như đối với khách hàng, sự cam kết và lòng trung thành của bạn phải tự tìm lấy.

Bài viết HBR (Harvard Business Review) bao gồm một số ví dụ tuyệt vời về cách mà các công ty đã làm. Chúng chủ yếu là các công ty lớn, nhưng các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể làm những việc tương tự, vì vậy tôi khuyên bạn nên đọc nó để có được một số ý tưởng.

Ví dụ: một số giám đốc điều hành của Nike đã được trao tặng danh hiệu "Người kể chuyện của công ty" và khuyến khích kể những câu chuyện minh hoạ giá trị quan trọng của công ty qua việc Hãy làm điều đó:

"Nhà đồng sáng lập của Nike, Bill Bowerman, trong một nỗ lực tạo ra một chiếc giày tốt hơn cho đội của mình, đã lỡ tay làm đổ cao su vào khuôn làm bánh quế của gia đình, và khai sinh ra mẫu giày Waffle Sole đầu tiên nổi tiếng của Nike. Bằng cách nói về các tác động sáng tạo như vậy, công ty hy vọng sẽ giữ được tinh thần đổi mới tạo nét đặc trưng cho các chiến dịch quảng cáo sống động và hay trong công ty.”

Tất nhiên, cách tốt nhất để củng cố giá trị của công ty không phải là để nói về chúng mà là sống với chúng. Bài viết cũng trích dẫn Sản phẩm Xe Đạp Chất lượng của Minnesota, cam kết bảo vệ môi trường. Nhân viên sống trong vòng mười dặm gần công ty được cung cấp một khoản tín dụng hàng ngày là $ 2 để đi xe đạp, đi xe chung, hoặc đi làm bằng xe bus. Đó là những giá trị thực tiễn bằng việc làm.

3. Tìm kiếm phản hồi

Giao tiếp là một đường đi hai chiều. Cũng như việc giao tiếp với các nhân viên của mình, bạn cần phải khuyến khích họ giao tiếp với bạn, cả việc họ cảm thấy thế nào trong công việc cũng như những thông tin quan trọng hoặc ý tưởng về kinh doanh.

Sử dụng một số chiến lược mà chúng tôi vừa đề cập, chẳng hạn như phần mềm hợp tác và các công cụ trò chuyện, sẽ giúp ở một số mức độ nào đó. Nhưng thậm chí ngay cả trong các công ty nhỏ, mọi người có thể ngại nói lên suy nghĩ của mình về những vấn đề nhạy cảm trong các diễn đàn công cộng hoặc trước mặt sếp.

Hãy thực hiện các cuộc khảo sát nhân viên hiệu quả

Vì vậy, các cuộc khảo sát thường xuyên của nhân viên là điều bắt buộc. Tốt nhất là tìm một nhà tư vấn bên ngoài để tiến hành việc khảo sát, vì hai lý do:

  1. Để dữ liệu có ý nghĩa, bạn phải đặt ra những câu hỏi phù hợp theo đúng cách và phân tích kết quả một cách đúng đắn, vì vậy tốt hơn là nhờ người có kinh nghiệm thực hiện các cuộc khảo sát.
  2. Toàn bộ vấn đề là lấy ý kiến trung thực và thẳng thắn của nhân viên, vì vậy điều quan trọng là phải thiết lập sự tin tưởng rằng các phản hồi của họ sẽ được ẩn danh.

Với một doanh nghiệp nhỏ có ít nhân viên, bạn có thể phải mất nhiều thời gian để đảm bảo rằng mọi người không thể được nhận biết. Một nhà tư vấn có thể giúp làm việc đó. Cũng nên xem xét việc so sánh kết quả với một số điểm chuẩn, chẳng hạn như một tổ chức bên ngoài như Great Place to Work. Điều đó có thể giúp bạn thấy được bạn đang làm tốt ở đâu và bạn cần phải nỗ lực nhiều hơn ở chỗ nào. Việc khảo sát thường xuyên và duy trì sự nhất quán trong các câu hỏi được hỏi cũng có thể giúp bạn phát hiện ra các xu hướng theo thời gian.

Các cuộc gặp mặt không chính thức

Là chủ một doanh nghiệp nhỏ, không có lý do gì để không gặp mặt nhân viên của bạn thường xuyên. Thậm chí giám đốc điều hành Facebook Mark Zuckerberg cũng thường xuyên tổ chức các cuộc gặp gỡ những nhân viên cấp dưới với tên gọi "Zuck Reviews".

Tuy nhiên, thậm chí còn tốt hơn một cuộc gặp gỡ chính thức, là một cuộc họp mặt không chính thức. Zuckerberg là một fan của các cuộc họp đi bộ, cùng với những người nổi tiếng về công nghệ khác như Steve Jobs và Jack Dorsey. Mọi người thường có thể thả lỏng và thoải mái tâm trí nói chuyện khi họ đang đi bộ ngoài trời thay vì ngồi quanh bàn hoặc xung quanh bàn hội nghị.

Vì vậy, mặc dù bạn bận rộn, thi thoảng hãy lên lịch với mỗi một nhân viên càng thường xuyên càng tốt. Mặc dù chúng ta đã nói về một số giải pháp công nghệ cho quy mô lớn hơn, nhưng một cuộc trò chuyện mặt đối mặt đơn giản thường là hình thức giao tiếp hiệu quả nhất. Lúc đầu, có vẻ như không được tự nhiên cho lắm, nhưng nếu bạn làm nó thường xuyên, bạn sẽ có thể xây dựng được mức độ tin tưởng, điều này sẽ khuyến khích các nhân viên cởi mở với bạn và nói chuyện một cách thoải mái.

4. Giải quyết mâu thuẫn

Trong công ty lớn, chức năng quan trọng của bộ phận nhân sự là giải quyết mâu thuẫn giữa các nhân viên và giải quyết khiếu nại. Nếu một nhân viên cảm thấy bị đối xử không công bằng, hoặc nếu hai nhân viên không thể giải quyết những bất đồng giữa họ, thì họ sẽ cần đến một khả năng thích hợp để giải quyết vấn đề.

Là chủ một doanh nghiệp nhỏ, những việc đó cũng có thể là trách nhiệm của bạn, do đó, hãy cùng xem qua một số cách thực hiện tốt nhất:

Trước tiên, bạn cần phải có một kế hoạch. Mâu thuẫn sẽ nảy sinh theo thời gian trong bất kỳ tổ chức nào, ngay cả khi văn hoá nơi làm việc nói chung là lành mạnh, vì vậy bạn cần phải có phương pháp xử lý nó. Nếu công ty của bạn quá nhỏ để có một đại diện nhân sự, thì bạn có thể phải bước vào vị trí đó, nhưng cũng nên nhìn xung quanh công ty xem xem liệu có người nào có các kỹ năng ứng xử để có thể trở thành người hòa giải hiệu quả.

Sau đó thiết lập một quá trình giải quyết xung đột. Bảng liệt kê sau đây của bộ phận Nhân sự ở Đại học California, Berkeley, cung cấp một số điểm khởi đầu tuyệt vời:

  1. Nhận thấy một tình huống khó khăn đang tồn tại.
  2. Để các cá nhân thể hiện cảm xúc của mình.
  3. Xác định vấn đề.
  4. Xác định nhu cầu cơ bản.
  5. Tìm kiếm các phạm vi chung của việc thỏa thuận, dù nhỏ lẻ.
  6. Tìm kiếm giải pháp để đáp ứng nhu cầu.
  7. Xác định việc theo dõi mà bạn sẽ thực hiện để theo dõi các hành động.
  8. Xác định việc bạn sẽ làm gì nếu xung đột không được giải quyết.

Cố gắng khuyến khích các mô hình giao tiếp lành mạnh bằng cách yêu cầu mọi người loại bỏ những quan điểm và cảm xúc cá nhân, và cố gắng mô tả các vấn đề và hậu quả một cách khách quan, mà không đưa ra lời tố cáo.

Xung đột có thể rất khó để đối phó, cả với những người có liên quan và những người cố gắng hòa giải. Nhưng, nếu không được giải quyết, nó có thể dẫn đến sự căm phẫn bị tích lũy lâu ngày và môi trường làm việc bị nhiễm độc.

Xem bài viết của Berkeley để biết thêm chi tiết, cũng như bài viết này về việc sử dụng “ngôn ngữ loài hươu cao cổ” một ngôn ngữ kỳ lạ nhưng có sức mạnh để xoa dịu mâu thuẫn. Nếu mọi thứ trở nên tồi tệ đến mức bạn cảm thấy không thể đối phó được với nó, hoặc nếu tình huống đòi hỏi một mức độ công bằng mà bạn không thể cung cấp, hãy cân nhắc đến việc dẫn đến một người hòa giải hoặc một người làm trọng tài ở bên ngoài.

Kết luận

Trong bài hướng dẫn này, bạn đã biết được các cách cải thiện việc giao tiếp giữa các nhân viên trong doanh nghiệp nhỏ của mình. Bạn thấy được một số ví dụ từ các doanh nghiệp thành công và biết được một số kỹ thuật mà bạn có thể sử dụng trong doanh nghiệp của mình từ hôm nay.

Cho dù bạn có dựa vào các công cụ phần mềm, bản khảo sát, bản tin, các cuộc gặp mặt trực tiếp hoặc kết hợp tất cả mọi thứ lại với nhau, thì bạn có thể đặt dấu ấn cho riêng mình qua các cách ấy và tạo ra một số phương pháp hay nhất của riêng bạn. Sau cùng, việc giao tiếp tốt nhất là khi mà nó xác thực, do đó, hãy làm những gì mà cảm thấy thực sự phù hợp với bạn.

Tiếp theo trong loạt bài viết về nhân sự của doanh nghiệp nhỏ là xem xét một số yêu cầu nhân sự quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ. Sau đó chúng ta sẽ xem xét các chủ đề khác như các vấn đề nhân sự tồi tệ nhất và các giải pháp phần mềm nhân sự tốt nhất. Vậy nên hãy chờ trong giây lát!.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.