Thiết lập hợp đồng cho công việc tự do của bạn

Tôi thật may mắn. Tôi đã làm việc tự do trong mười năm, và chưa bao giờ gặp khách hàng không trả tiền, thay đổi hoàn toàn phạm vi của một dự án, hoặc gây rối cho tôi. Nhưng tôi luôn nghe được những câu chuyện khủng khiếp từ các freelancer (người làm việc tự do).

Liều thuốc giải cho những tình huống ác mộng này là một hợp đồng tốt, nhưng thiết kế một hợp động như vậy không đơn giản. Sau cùng, bạn là một freelancer, không phải là một luật sư (nếu bạn là một luật sư tự do, bạn đang may mắn, và không cần phải đọc thêm nữa!).

Do đó, trong hướng dẫn này, tôi sẽ hướng dẫn bạn quá trình tạo ra một hợp đồng đáng tin cậy để thiết lập rõ ràng nhưng mong muốn và bảo vệ bạn nếu sự việc trục trặc.

Chúng tôi sẽ bắt đầu bằng cách xem xét hợp đồng có ý nghĩa gì và tại sao hợp đồng lại quan trọng và sau đó tôi sẽ hướng dẫn bạn qua một số lĩnh vực chính để tập trung vào và tôi sẽ chỉ cho bạn một số tài nguyên và mẫu hữu ích trên web.

Tôi là một tác giả, không phải luật sư, vì vậy tôi không thể đưa ra lời khuyên cụ thể về pháp lý cho bạn. Trong bất kỳ trường hợp nào, chi tiết về những gì bạn nên đưa vào trong một hợp đồng sẽ thay đổi nhiều tùy thuộc vào loại hình công việc bạn làm và bản chất cụ thể của từng thỏa thuận. Những gì tôi có thể làm là đặt ra đưa ra số bước chung mà bạn có thể làm theo để tạo ra bất kỳ hợp đồng freelance (làm việc tự do), cho dù bạn là nhà thiết kế tự do, nhiếp ảnh gia, lập trình viên hay freelancer ở bất kỳ lĩnh vực nào khác.

1. Một hợp đồng có tác dụng gì và tại sao bạn luôn cần nó

Mục đích chính của hợp đồng là đưa ra chi tiết về công việc bạn đang làm và để bảo vệ cả bạn và khách hàng của bạn nếu mọi thứ có trục trặc.

Bảo vệ cả hai phía

Ví dụ: nếu khách hàng từ chối trả tiền hoặc tuyên bố rằng tỷ giá bạn đã đồng ý thấp hơn nhiều so với thực tế, bạn sẽ có ít cơ hội để phản đối nếu không có hợp đồng. Mặt khác, với một bản hợp đồng, mọi thứ đều rõ ràng. Ngay cả khi bạn không thực sự hành động về pháp lý, thì mối đe dọa từ hợp đồng đó có thể đủ để giải quyết hầu hết các tranh chấp.

Theo quan điểm của khách hàng, hợp đồng nêu rõ công việc bạn dự kiến ​​sẽ làm và cho họ khả năng truy đòi nếu bạn không làm theo thỏa thuận. Mặc dù bạn dĩ nhiên bạn sẽ làm rất tốt công việc, nhưng bạn cần chú ý đến phần này của hợp đồng và đảm bảo rằng những gì bạn cam kết là hợp lý và được xác định rõ ràng. Ta sẽ nói thêm về điều đó sau.

Hợp đồng cũng có tác dụng làm rõ rằng ai "sở hữu" kết quả công việc sau khi được tạo ra, nghĩa là người giữ bản quyền hoặc các quyền sở hữu trí tuệ khác đối với bất kỳ công việc nào do bạn tạo ra — lần nữa, sẽ nói nhiều hơn về điều đó sau.

Xác thực rõ ràng

Mặc dù mục đích chính của hợp đồng là bảo vệ cả hai bên trong trường hợp có tranh chấp, nhưng lợi ích phụ là nó làm rõ hơn về điều cả hai phía đang mong đợi.

Theo ý tôi thì lợi ích phụ này thực ra là lợi ích chính của bản hợp đồng. Một trong những vấn đề chính trong công việc tự do là gặp gỡ khách hàng với những mong đợi không rõ ràng hoặc không thực tế. Một hợp đồng được kiến tạo rõ ràng chính xác những điều khách hàng muốn, và những gì bạn mong đợi. Nó có thể báo hiệu các vấn đề từ sớm, giúp bạn thoát khỏi nhiều vất vả sau này.

Vì vậy, ngay cả khi bạn không bao giờ cần dùng hành động pháp lý dựa trên hợp đồng tự do của bạn, thì để có mức độ minh bạch cao hơn cũng đáng để biên soạn một hợp động.

2. Làm sao để tạo một hợp đồng

Vậy bạn đã biết một hợp đồng đạt được điều gì, và vì sao nó lại rất quan trọng. Vậy bạn sẽ tạo một hợp đồng như thế nào?

Thông thường, khách hàng sẽ trao cho bạn một thỏa thuận mà họ đã sử dụng trước đây. Nhưng nếu tùy thuộc vào bạn để cung cấp, có thể khó biết nơi bắt đầu.

Các loại hợp đồng

Trước hết, bạn cần hiểu loại hợp đồng nào bạn sẽ sử dụng. Có nhiều biến thể, nhưng ba loại phổ biến nhất là:

• hợp đồng cho một công việc một lần duy nhất
• hợp đồng cho công việc đang diễn ra, với một mức giá thỏa thuận cho từng nhiệm vụ đã hoàn thành
• thỏa thuận trả trước

Trong trường hợp đầu tiên, bạn sẽ muốn hợp đồng thật cụ thể về những yêu cầu của dự án, những điều bạn sẽ cần từ khách hàng, bạn sẽ thực hiện điều gì và khi nào, đem đến điều gì, thanh toán sẽ là gì và nó sẽ được tổ chức ra sao.

Trong trường hợp thứ hai, các chi tiết có thể không quá cụ thể, bởi vì cả bạn và khách hàng sẽ muốn có không gian để thay đổi qua thời gian (công việc nhiều hoặc ít hơn, các kiểu công việc khác nhau, thời gian khác nhau). Điều quan trọng trong trường hợp này là quyết định xem yếu tố nào của công việc sẽ được khắc phục.

Ví dụ: bạn có thể đưa vào giá cho các loại công việc khác nhau. Hoặc nếu các công việc khác biêt quá nhiều, có thể thiết lập một giá tiền tối thiểu cho mỗi nhiệm vụ, với mức giá được thống nhất cho các dự án lâu hơn. Bạn có thể muốn đặt số công việc tối thiểu hoặc tối đa (hoặc số giờ làm việc) cho mỗi tuần hoặc mỗi tháng. Ý tưởng là hãy linh hoạt, nhưng cũng tạo nên một vài thông số về những điều quan trọng nhất.

Với thỏa thuận trả trước, bạn luôn sẵn sàng làm việc cho khách hàng khi cần, đổi lại là khoản thanh toán đều đặn. Ví dụ: nếu bạn là nhà thiết kế web và khách hàng liên tục quay lại yêu cầu bạn nhiều thay đổi nhỏ cho website, bạn có thúc ép một thỏa thuận trả trước thay vì tính phí cho từng thay đổi riêng lẻ. Vậy bạn được trả một khoản tiền trả trước mỗi tháng và làm việc cho các dự án nếu cần. Bạn nhận được một nguồn thu nhập thường xuyên, có thể dự đoán được và khách hàng luôn tìm thấy bạn.

Điều quan trọng ở đây là tập trung vào phạm vi. Có bao nhiêu công việc thật sự được bao gồm trong thỏa thuận người trả trước? Thiết lập giới hạn về số giờ mỗi tuần hoặc dùng bất kỳ cách định lượng nào thích hợp với tình huống của bạn. Điều quan trọng là phải làm rõ giới hạn này, để bạn không thấy mình bị quá tải với quá nhiều công việc cho cùng một khoản phí cố định.

Quyết định phương pháp tiếp cận của bạn

Khi bạn đã xác minh được kiểu hợp đồng nào bạn sẽ chuẩn bị, bạn cần phải quyết định cách tiếp cận nào để thực hiện hành động phù hợp.

Cách tiếp cận tốt nhất là thuê một luật sư để tạo hợp đồng cho bạn. Không cần phải nói, việc này có thể tốn kém, và đối với nhiều freelancer nó sẽ tốn rất nhiều chi phí mà bạn nhận được. Tuy nhiên, có nhiều khả năng bạn có thể có được hợp đồng vững chắc, đặc biệt là nếu bạn chọn một luật sư chuyên về ngành nghề của bạn. Và nếu bạn có thể sử dụng hợp đồng này làm mẫu cho các công việc khác trong nhiều năm tới, thì việc đầu tư có thể đáng giá.

Nếu bạn đang tìm kiếm các chọn lựa miễn phí, thì có rất nhiều template trực tuyến có sẵn làm điểm xuất phát tốt. Tôi sẽ chỉ cho bạn một số chọn lựa trong số đó ở phần sau. Điều quan trọng ở đây là hiểu rằng đây chỉ là bắt đầu, bài viết vẫn chưa kết thúc. Trong hầu hết các trường hợp, sẽ không hiệu quả nếu chỉ để sao chép toàn bộ các mẫu đó; bạn sẽ cần phải điều chỉnh cho phù hợp với trường hợp cụ thể của bạn và đảm bảo rằng bạn sẽ đưa vào các điểm quan trọng đối với bạn. Tôi sẽ đề cập đến điều đó trong phần tiếp theo.

Một tùy chọn khác là điều chỉnh các hợp đồng bạn đã sử dụng từ các khách hàng khác. Một lần nữa, bạn sẽ cần phải làm một số việc để thay đổi cho hợp đồng có liên quan đến công việc bạn đang làm cho khách hàng mới, nhưng hợp đồng cũ có thể là một khởi điểm tốt. Khi bạn có nhiều công việc hơn, bạn có thể xây dựng thư viện mẫu của riêng mình để sử dụng khi cần thiết.

Nếu trước đó bạn chưa có hợp đồng, hãy hỏi thăm xung quanh. Tìm các freelancer khác, những người làm công việc tương tự cho bạn và hỏi xem họ có thể chia sẻ các hợp đồng họ đã sử dụng hay không (với các chi tiết nhạy cảm bị bỏ qua). Hoặc thử qua một tổ chức chuyên nghiệp trong ngành nghề của bạn. Nhiều tổ chức trong số đó cung cấp các mẫu đề xuất mà bạn có thể sử dụng. Ví dụ, AIGA, hiệp hội chuyên nghiệp về thiết kế, cung cấp một biểu mẫu thỏa thuận tiêu chuẩn cho các dịch vụ thiết kế trên website của mình.

3. Các lĩnh vực chính cần tập trung vào

Cho dù bạn tiếp cận theo cách nào thì bạn sẽ cần đảm bảo rằng hợp đồng bao gồm một số lĩnh vực quan trọng. Bạn có thể có những ưu tiên riêng của mình dựa trên loại công việc bạn làm và điều gì quan trọng đối với bạn, nhưng việc đưa những điều này vào đa số các hợp đồng tự do sẽ rất quan trọng:

Số tiền và các điều khoản thanh toán

Việc tập trung vào số tiền hoàn toàn tự nhiên: bạn sẽ nhận được bao nhiêu tiền. Nhưng có nhiều chi tiết khác bạn cần đưa vào. Khi nào bạn sẽ được trả tiền, để bắt đầu? Có phí trả trước không? Bạn có được trả tiền khi hoàn thành các cột mốc quan trọng trong dự án không? Nếu vậy, chúng được xác định như thế nào? Đối với tất cả các khoản thanh toán, hãy đảm bảo có thời hạn, ví dụ: trong vòng 30 ngày kể từ ngày hoàn thành, để khách hàng không thể tăng dòng tiền của riêng mình bằng chi phí trả cho bạn.

Sở hữu trí tuệ

Bất kể loại công việc bạn làm thì sở hữu trí tuệ rất quan trọng. Bạn cần xác minh ai là người có quyền sở hữu những gì bạn tạo ra cho khách hàng.

Nói chung, bản quyền thuộc về tác giả của công việc, do đó bạn có hai tùy chọn ở đây: chuyển các quyền đó cho khách hàng hoặc tạo giấy phép cho phép khách hàng sử dụng kết quả công việc của bạn. Tiêu chuẩn có thể thay đổi tuỳ ngành nghề, vì vậy hãy tiến hành một số nghiên cứu để tìm hiểu tiêu chuẩn trong lĩnh vực của bạn.

Điều quan trọng là đảm bảo rằng bạn hiểu bạn đang từ bỏ quyền nào và nếu bạn cần sử dụng bất kỳ thành phần nào của công việc trong tương lai (một mẫu công viêc tiêu biểu trên website của bạn), hãy ghi rõ trong hợp đồng bạn có quyền làm điều đó. Bạn cũng có thể muốn chỉ định rằng khách hàng chỉ có quyền sử dụng kết quả công việc sau khi đã thanh toán.

Phạm vi của dự án

Tính rõ ràng về phạm vi dự án là điều cần thiết. Ví dụ: hợp đồng cho biết bạn đang được hưởng $1.000 khi hoàn thành thiết kế website là không tốt. Chính xác bạn đang cung cấp điều gì? Bạn cần tài nguyên nào từ khách hàng để hoàn thành công việc? Bạn có bao nhiêu thời gian và điều gì xảy ra nếu bạn trễ thời hạn do sự chậm trễ trong việc nhận được những điều bạn cần từ khách hàng? Việc "hoàn tất" thiết kế được định nghĩa như thế nào? Ở đậy bạn cần phải bổ sung càng nhiều nhiều từ ngữ cụ thể càng tốt, để đảm bảo rằng cả bạn và khách hàng của bạn đều biết những điều được đưa vào hợp đồng và những điều không được đưa vào, và để tránh vấn đề "vượt phạm vi dự án" đáng sợ.

Đề phòng cho sự huỷ bỏ

Chuyện gì xảy ra nếu khách hàng có thay đổi và không còn cần dịch vụ của bạn nữa? Chuyện gì sẽ xảy ra nếu bạn gặp phải tình trạng khẩn cấp đột xuất và không thể đáp ứng phần nào đó của giao kèo? Những thay đổi bất ngờ có thể xảy ra và một hợp đồng tốt sẽ chuẩn bị cho những điều đó. Là một tác giả, tôi thường kèm theo một bản dự phòng cho “kill fee” (tiền thanh toán khi huỷ bỏ) trong hợp đồng của tôi, để nếu công việc bị hủy bỏ khi tôi đã bắt đầu làm việc, thì tôi nhận được một khoản phí (thường là 50%). Nếu đó là thỏa thuận hoặc tiền trả trước đang có, hãy xem xét bổ sung một thời điểm báo trước với cả hai phía cho việc huỷ bỏ thoả thuận.

Trách nhiệm pháp lý do thiệt hại

Điều gì xảy ra nếu công việc bạn làm ra tạo ra mang đến sự cố cho khách hàng của bạn? Có thể code bạn tạo ra có trục trặc khiến khách hàng mất các dữ liệu nhạy cảm. Có thể logo bạn thiết kế quá giống với một công ty khác và khách hàng của bạn bị kiện vì vi phạm nhãn hiệu. Có lẽ tuyên bố khiêu khích mà bạn đưa vào nội dung website khiến họ bị kiện vì sự phỉ báng.

Có thể có rất nhiều trục trặc, và hợp đồng làm việc tự do cần thiết lập những điều xảy ra trong tình huống đó. Điều quan trọng ở đây là công bằng và hỗ trợ công việc của bạn, mà không phải đồng ý quá nhiều và đừng để bản thân trước những trách nhiệm pháp lý dẫn đến việc kết thúc nghề nghiệp của bạn. Các hợp đồng mẫu chúng ta sẽ xem xét trong phần tiếp theo có chứa một số từ ngữ được đề xuất.

4. Các mẫu hợp đồng và trợ giúp khác

Nếu bạn muốn bắt đầu từ một template, có rất nhiều trợ giúp trực tuyến. Hãy nhớ rằng bạn sẽ cần phải điều chỉnh các template theo tính huống riêng của bạn. Nhiều mẫu trong số đó cũng được thiết kế riêng cho những quốc gia cụ thể, vì vậy có thể cần phải được diễn đạt khác nhau trong quyền hạn pháp lý của bạn. Trong bất kỳ trường hợp nào, sau đây là một số tài nguyên hữu ích.

Một nơi tốt để bắt đầu là Docracy, một bộ sưu tập nguồn mở hoàn toàn miễn phí của tất cả các loại tài liệu pháp lý. Hãy nhớ rằng bất cứ ai cũng có thể tải lên các tài liệu, vì vậy bạn cần phải đánh giá về việc tài liệu nào có thể sử dụng. Có một bộ hợp đồng hữu ích cho freelancer.

Một công cụ tuyệt vời khác là Freelancers Union Contract Creator. Lần này, thay vì lấy một template, bạn điền tất cả các chi tiết của mình vào biểu mẫu trên web và sau cùng bạn sẽ nhận được một hợp đồng có đầy đủ thông tin đã điền vào và sử dụng được ngay.

Sau đó, hãy thử qua các tổ chức chuyên nghiệp hoặc thương mai địa phương. Tôi đã đề cập đến template AIGA cho các nhà thiết kế ở Hoa Kỳ, nhưng trong các ngành nghề khác nhau và các quốc gia khác nhau, có rất nhiều tài nguyên khác. Lấy một ví dụ ngẫu nhiên, nếu bạn là nhiếp ảnh gia tự do từ Thụy Điển, bạn có thể tìm thấy các hợp đồng mẫu tại website của Svenska Fotografers Förbund. Vậy hãy tìm một hiệp hội thương mại tốt trong khu vực của bạn và kiểm tra website hoặc gọi điện để hỏi thăm về các hợp đồng mẫu.

Có rất nhiều tài nguyên hợp đồng khác, vì vậy nếu bạn biết một website hay mà tôi chưa nhắc đến, vui lòng để lại bình luận để tôi và các bạn đọc của bạn cùng biết.

5. Điều gì xảy ra nếu Khách hàng đã chuẩn bị hợp đồng?

Nhiều khách hàng sẽ đưa một thỏa thuận đã được chuẩn bị sẵn sàng để bạn ký. Nếu đúng như vậy, bạn sẽ không phải tự mình tạo ra một hợp đồng, nhưng bạn vẫn nên đọc kỹ và đảm bảo rằng bạn hài lòng với nó.

Khách hàng thường sẽ nói rằng một hợp đồng là "tiêu chuẩn", nhưng trong thực tế các từ ngữ luôn có thể được chỉnh sửa nếu bạn thúc đẩy đủ mạnh. Thật cám dỗ khi chỉ cần ký vào, đặc biệt nếu bạn thực sự muốn công việc đó, nhưng hãy nhớ rằng nếu bạn đang ở giai đoạn hợp đồng, thì khách hàng đã quyết định bạn là người tốt nhất cho công việc, vì vậy họ thực sự rất muốn có bạn. Đừng ngại kháng cự và đấu tranh cho quyền lợi của bạn.

Áp dụng phương pháp chúng tôi đã nói ở đây để đánh giá hợp đồng bạn đã được cung cấp và đảm bảo rằng nó bao gồm các điểm quan trọng làm bạn hài lòng. Một lần nữa, tìm kiếm sự giúp đỡ thích hợp từ các hiệp hội làm việc tự do hoặc yêu cầu freelancer khác trong lĩnh vực của bạn để nhận được một ý kiến ​​thứ hai về việc liệu hợp đồng có tốt hay không. Và nếu bạn có đủ khả năng, hãy thuê một luật sư để kiểm tra tỉ mỉ.

Bước tiếp theo

Bạn hiện đang ở giai đoạn tạo hợp đồng cho công việc tự do của mình. Bạn biết một hợp đồng có tác dụng gì và tại sao nó quan trọng, bạn đã thấy một số loại hợp đồng tự do khác nhau và các cách tiếp cận khác nhau để bạn có thể tạo ra chúng và bạn biết các lĩnh vực chính nào cần tập trung vào. Tôi cũng đã chỉ cho bạn một số mẫu và mẫu hợp đồng mà bạn có thể sử dụng để làm điểm khởi đầu.

Với bất kỳ vấn đề pháp lý nào, không có gì tốt hơn việc thuê một luật sư giỏi. Nhưng với những gì bạn đã học được trong hướng dẫn này và các tài nguyên miễn phí hữu ích sẵn có trực tuyến, bạn có thể tạo ra một bản hợp đồng gồm có các điểm quan trọng nhất, thiết lập phạm vi sắp xếp của bạn với khách hàng và bảo vệ bạn khỏi một số vấn đề thường gặp .

Tài nguyên

Graphic Credit: biểu tượng Contract được thiết kế bởi Michael Wohlwend từ Noun Project.